RETSOFT ARCHIV. Eine ausführlichere digitale Bedienungsanleitung ist in diesem Programm integriert. Sie können diese Anleitung durch drücken von F1.

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1 Deutsches Handbuch v.1.0 ARBEITEN MIT: RETSOFT ARCHIV PRO VERSION 1.0 Eine ausführlichere digitale Bedienungsanleitung ist in diesem Programm integriert. Sie können diese Anleitung durch drücken von F RetSoft BV. Diese Ausgabe oder Teile dieser Ausgabe dürfen ohne ausdrückliche Genehmigung von RetSoft BV weder vervielfältigt, veröffentlicht, fotokopiert, auf Mikrofilm gespielt oder auf irgendeine andere Art und Weise verbreitet werden. 1

2 Index: 1. Buttons und Menü Übersicht 2. Archiv erstellen und verwalten 2.1 Ein Archiv erstellen und öffnen 2.2 Ordner erstellen 2.3 Sicherungen 3. Dokumente scannen und importieren 3.1 Dokumente scannen 3.2 Dokumente mit einem MFP, Kopierer oder Netzwerkscanner scannen 3.3 Dokumente importieren 3.4 s archivieren 3.5 Aus Windows Explorer archivieren 3.6 Aus anderen Anwendungen archivieren 4. Inbox 4.1 Inbox Einstellungen 4.2 Dateien importieren 5. Eigenschaften von Dokumenten und Ordnern 5.1 Dokumenten-Eigenschaften ändern 5.2 Ordner-Eigenschaften ändern 6. Dokumente und Ordner verschieben 6.1 Ordner verschieben 6.2 Dokumente verschieben 6.3 Dokumente klassifizieren und Vorschläge 7. Nach Dokumenten und Ordnern suchen 7.1 Einfache Suche 7.2 Erweiterte Suche 7.3 Ein Dokument finden 7.4 Wildcards 8. RetSoft-Dokumente 8.1 Trennen und Zusammenfassen von Dokumenten 8.2 Bildbearbeitung 8.3 Auswahl innerhalb eines Dokuments 8.4 Anzeige-Optionen (Zoom-Einstellungen) 8.5 Memos hinzufügen 9. Dokumente reproduzieren und exportieren Fax 9.3 Drucken 9.4 Export 10. Einstellungen 10.1 Grundeinstellungen 10.2 Texterkennung 10.3 Metadaten Erweiterte Einstellungen 2

3 11. Papierkorb 12. Automatische Updates 13. Optinale Erweiterungen 13.1 OCR Add-on (Texterkennung) 13.2 OCR Templates 14. Prozessregeln 15. Kurzwahltasten 16. Effizient archivieren 1. Buttons und Menü Übersicht Menüs: Alle Möglichkeiten von Scan and Sort it sind über die Menüs im oberen Teil des Fensters und die sogenannten Popupmenüs im Hauptfenster erreichbar. Popupmenüs können durch einen Rechtsklick auf Ordner, Dokumente, den Suchergebnissen oder dem Viewer aufgerufen werden.! Wenn kein Dokument oder Ordner ausgewählt ist, sind die Icons, die für Dokumente und Ordner zur Verfügung stehen, deaktiviert. Übersicht der Buttons in der Menüleiste: Scannen: (Leertaste) Startet einen neuen Scanvorgang. Daten importieren: Importiert Daten von der Festplatte. Suchen: (Ctrl/F) Sucht nach Ordnern und Dokumenten im Archiv. Texterkennung (OCR): (Ctrl/O) Wendet Texterkennung auf einem oder mehreren RetSoft Dokumenten an. Ideal zur Erstellung eines vollständig durchsuchbaren Archivs nach Inhalt, oder zum exportieren in ein Textdokument. Trennblatt drucken: Klicken um ein Trennblatt zu drucken. Legen Sie ein oder mehrere Trennblätter zwischen Ihre Dokumente, die Sie scannen wollen. Scan and Sort it erkennt diese Trennblätter und erzeugt für Ihre Dokumente jeweils eigene Dateien. Memo: Drucken: Export: Fügen Sie eine Notiz an ein RetSoft-Dokument zu. Versendet ein oder mehrere Dokumente als . Druckt ein oder mehrere Dokumenten. Exportiert Daten aus dem Archiv auf die Festplatte. Export als PDF: Exportiert Daten als PDF-Dokument. Export als MS Word: Exportiert Daten aus dem Archiv als Word-Dokument. Einstellungen: Einstellungen ändern. Buttons bezüglich eines aktuell ausgewählten RetSoft-Dokuments: Nur die aktuelle Auswahl wird als versandt. 3

4 Drucken: Nur die aktuelle Auswahl wird gedruckt. Text recognition (OCR): (Ctrl/O) Die Texterkennung wird nur auf der aktuellen Auswahl angewandt. Dies ermöglicht es Ihnen, schnell und einfach Suchbegriffe dem Notizfeld des Dokumentes zuzufügen. Zoomen: Zoomt in die aktuelle Auswahl. Ausschneiden: Das geöffnete Dokument wird durch die aktuelle Auswahl ersetzt. Kopieren: Die aktuelle Auswahl wird in ein neues Dokument kopiert. Neuer Ordner: Verschieben: Erstellt einen neuen Ordner im Archiv. Verschiebt die ausgewählten Ordner und Dokumente in einen anderen Ordner. Kopieren: Erstellt eine Kopie des ausgewählten Dokuments. Eigenschaften: (Ctlr/E) Zeigt die Eigenschaften der Datenbank an, wenn der Display Eigenschaften der Datenbank in der Stammordner ausgewählt ist oder zeigt die Eigenschaften eines ausgewählten Ordners oder Dokumentes an. Löschen: Drehen: (Del) Löscht die ausgewählten Dokumente oder Ordner. Dreht ein ausgewähltes( RetSoft) Dokument um 90 im Uhrzeigersinn. Ausrichtung: Umkehrung: Korrigiert die Ansicht von ausgewählten Dokumenten Kehrt die Farben der ausgewählten (RetSoft) Dokumente um. Bildrauschen: Entfernt Bildrauschen eines ausgewählten (RetSoft) Dokuments. (Durch mehrfache Anwendung kann die Qualität erhöht werden!) Schärfe: Versucht die Schärfe eines Dokuments zu erhöhen (Durch mehrfache Anwendung kann die Qualität erhöht werden!) Buttons bezüglich der Anzeigengröße von RetSoft-Dokumenten (Zoom): Zoom in: Zoom out: (Ctlr/+) (Ctrl/-) An Bildschirmgröße anpassen: Gesamte Breite: Navigation durch die Dokumente: Erstes, nächstes und letztes Dokument aus der Liste. Diese Funktionen können über das Menü im oberen Teil des Bildschirms aufgerufen werden, aber auch durch Popup-Menüs, die durch einen Rechtsklick aufgerufen werden. 4

5 2. Ein Archiv erstellen und verwalten 2.1 Archive erstellen und öffnen Öffnen Sie RetSoft Archiv das erste mal, wird automatisch ein Beispiel-Archiv eröffnet. Dieses Archiv ist im Archiv -Ordner im Dateiverzeichnis von RetSoft Archiv Pro abgelegt. Ind er Regel ist dies 'C:\Program Files\RetSoft\RetSoft Archive Pro\Archives' in Windows XP und früheren Versionen, für Windows 7 ist das C:\ProgramData\RetSoft Archive Pro\Archives. Sobald Sie mit dem Umgang von RetSoft Archiv vertraut sind können Sie Ihr eigenes Archiv eröffnen. Erstellen Sie einen Verzeichnisordner beispielsweise mit dem Namen Mein Archiv auf Ihrer Festplatte. Merken Sie sich, wo Sie diesen Verzeichnisordner gespeichert haben, damit Sie später keine Schwierigkeiten haben, Ihr Archiv zu finden (z.b. zur Datensicherung).! Jedes Archiv besteht aus einer Hauptdatenbank-Datei (*.dat) und einem oder mehreren Unterdatenbank-Dateien (*.pdb). Diese Unterdatenbank-Dateien beinhalten die jeweiligen Dokumente. Wenn Sie Ihr Archiv Mein Archiv genannt haben, wird die Hauptdatei MeinArchiv.dat und die Unterdateien MeinArchiv_1.pdb', ' MyArchive_2.pdb' etc.heißen. Ein neues Archiv erstellen Ein neues Archiv können Sie mit der Funktion Neues Archiv im Menü Optionen erstellen. Wählen Sie für die Datenbank am Besten einen Namen, der den Inhalt der Dokumente wiederspiegelt. Ein Archiv, das nur private Dokumente enthalten soll, benennen Sie einfach Persoenliche Unterlagen.dat oder Privat.dat '. Sie können keine Sonderzeichen wie / _ \ * etc. im Namen des Archivs verwenden. Die Verwendung von mehreren Datenbank kann sehr hilfreich sein. So möchten vielleicht Unternehmen Personalakten vom ein- und ausgehenden Postversand getrennt halten. Archive können auch in Jahren unterteilt sein. Je nach Menge der Dokumente kann eine Unterteilung sinnvoll sein. Ein bestehendes Archiv öffnen Öffnen Sie ein bestehendes Archiv über das Menü Optionen -> Archiv öffnen. Öffnen Sie den Ordner, indem Sie Ihr Archiv gespeichert haben und wählen Ihr gewünschtes Archiv aus. 5

6 Ein Archiv wiederfinden Wie bereits erwähnt ist es wichtig, dass Sie sich den Speicherpfad zu Ihrem Archiv merken. Für den Fall, dass Sie ihn vergessen haben, können Sie ein Archiv wie folg wiederfinden (für Windows XP. Für Vista und Windows 7 öffnen Sie das Fenster Mein Computer und geben Sie *_*.pdb in das Suchfeld ein) : Klicken Sie den Startbutton in der Windows Taskleiste Klicken Sie Suchen Wählen Sie Dateien und Ordner Geben Sie *_*.pdb in das Feld Namen Wählen Sie Mein Computer im Feld Suchen in Klicken Sie Suchen Nachdem die Suche abgeschlossen ist erhalten Sie eine Liste der Unterdatenbank-Ordner Ihres Archivs. Starten Sie RetSoft Archiv Pro und klicken Sie Archiv öffnen im Menü Optionen. In neuen Fenster öffnen Sie den Order, der Ihnen in den Suchergebnissen angezeigt wurde. Wenn alles richtig ist öffnet sich der Dialog Archiv öffnen. VERMEIDEN SIE: - Kopien des selben Archivs auf derselben Festplatte zu speichern. - Archive manuel umbenennen. - Datenbankdateien (*.dat, *.pdb, *.omd, ) in verschiedene Ordner aufzuteilen. - Teilsicherungen zu erstellen. Sichern Sie immer die gesamte Datenbank. Kompatibilität Archive, die Sie erstellen oder konvertieren, können nicht von früheren Versionen der Software geöffnet werden. Sichern Sie Ihre Archive in regelmäßigen Abständen! 2.2 Ordner erstellen Damit Ihr Archiv übersichtlich bleibt, empfehlen wir, alle Dokumente in Ordnern abzulegen (genau wie in einem konventionellen Aktenschrank). Zu viele Dokumente in einem Ordner verursachen längere Ladezeiten. * Abhängig von Ihrer Systemkonfiguration nicht mehr als 500 Dokumente. Die erstellen Ordner sind tatsächlich in der Datenbank und eine optische Hilfe. Sie sind keine Ordner auf der Festplatte, wie man Sie von Microsoft Windows her kennt. Klicken Sie auf 'Neuer Ordner'. Das folgende Fenster öffnet sich. 6

7 Tragen Sie den Namen des Ordners in das obere Feld ein oder wählen Sie eines der vordefinierten Wörter, die im Einstellungen -Fenster eingetragen wurden. Im Notizfeld können Sie ergänzende Informationen für den späteren Gebrauch eintragen. Dies wird auch das finden zu einem späteren Zeitpunkt erleichtern. Klicken Sie auf 'OK' um den Ordner zu erstellen. Der erstellte Ordner wird auch der neue aktive Ordner sein. Anmerkung: Es ist ebenfalls möglich, Unterordner anzulegen. Dazu klicken Sie einfach 'Ordner erstellen' im geöffneten Ordner. 2.3 Backups Erstellen Sie Sicherrungskopien Ihrer Datenbanken um unerfreuliche Überraschungen zu vermeiden! Eine Sicherung mit RetSoft Archiv Pro erstellen RetSoft Archive Pro bietet die Möglichkeit, Sicherungen direkt aus dem Programm zu erstellen (und zu speichern). Öffnen Sie dazu das Menü Optionen im Hauptfenster und wählen Sie Sicherung erstellen. Wählen Sie anschließend einen Speicherort und ändern Sie, falls erforderlich, den Namen. Wir empfehlen eine Sicherung auf einem Laufwerk im Netzwerk oder einer bespielbaren DVD. Weil die Sicherung einige Zeit in Anspruch nehmen kann, haben Sie die Möglichkeit, den PC nach Beendigung der Sicherung automatisch herunterfahren zu lassen. ACHTUNG: SChlägt die Sicherung fehl wird der PC nicht heruntergefahren! Sie können den Sicherungsprozess jederzeit unterbrechen. 7

8 Eine Sicherung mit RetSoft Archiv Pro zurückspielen Öffnen Sie das Menü Optionen und wählen Sie Sicherung zurückspielen. Das folgende Fenster öffnet sich: Wählen Sie die zurückzuspielende Sicherung und wählen Sie einen Speicherort dafür. Archive mit dem selben Namen werden nicht überschrieben. Der Name des rückgesicherten Archivs wird stattdessen mit deinem zurückgesichert ergänzt. Manuelle Sicherung Wir gehen davon aus, dass Sie mit Microsoft Windows und dem Verschieben und Kopieren von Dateien vertraut sind. Zahlreiche Bücher wurden zu diesem Thema bereits verfasst. Unser Support wird keine Hilfestellung bei Problemen mit Windows oder Software anderer Anbieter geben. Öffnen Sie den Ordner, indem sich das Archiv befindet. Drücken und halten Sie die Taste CTRL (STRG) und wählen Sie die HauptDatenbank- Dateien (*.dat) mit der linken Mousetaste. Wählen Sie anschließend auch die Unterdateien (*.pdb und *.omd mit demselben Naben wie die *.dat-datei) während Sie die CTRL (STRG)- Taste immernoch gedrückt halten. Wählen Sie Kopieren aus dem Popup-Menü, nachdem Sie die rechte Mousetaste gedrückt haben. Erstellen und öffnen Sie ein neues Verzeichnis auf einem anderen Speichermedium wie z.b. eine Wechselspeicherplatte. Rechtsklicken Sie in das leere Verzeichnis und wählen Sie aus dem Popup-Menü die Funktion Einfügen. Software wie Windows Commander machen diesen Prozess einfacher. Um Datenbanken auf CD zu exportieren schauen Sie bitte in den entsprechenden Handbüchern nach. Die Dateien *.pdb sind niemals größer als 650 MB. Dadurch ist es ein Leichtes, Sie auf CD zu brennen. 8

9 3. Scannen und importieren von Dokumenten 3.1 Dokumente scannen Öffnen Sie den Ordner, in den die neuen Dokumente hinzugefügt werden sollen. Klicken Sie 'Scan' um folgendes Fenster zu öffnen: Tragen Sie einen Namen für das Dokument ein, das Sie scannen möchten. Wenn Sie häufig benutze Suchbegriffe im 'Einstellungen' -Fenster eingetragen haben, dann können Sie diese über das 'Pulldown' rechts neben jedem Feld auswählen. Um Dokumente einfach und schnell finden zu können ist es ratsam, mehrere Suchbegriffe hinzuzufügen, vielleicht auch einen Nummerncode. Diese Eigenschaften werden allen Dokumenten hinzugefügt, die Sie in diesem Durchgang scannen werden. Wenn die OCR-Funktion benutzt wird, ist es nicht notwendig, Schlüsselwörter zu vergeben. Das OCR- Addon erlaubt es Ihnen durch die Texterkennung, Dokumente anhand ihres Inhaltes wiederzufinden. Sie können ebenfalls die Daten ändern (die derzeitigen Systemdaten werden als Standard gesetzt). Klicken Sie 'weiter >' um fortzufahren. Das folgende Fenster sollte nun erscheinen: 9

10 Die folgenden Einstellungen können für den Scan-Durchgang gemacht werden: Scanner Wählen Sie Ihren Scanner aus der Liste der derzeit TWAIN-kompatiblen Quellen aus. Den Scan-Mode auswählen SCHWARZ / WEIß Empfohlen. Diese Einstellung ist für die Archivierung von Dokumenten bevorzugt. Die Vorteile gegenüber anderen Scan-Modes sind: Bessere Ergebnisse beim Drucken. Klein beim Anhängen an s. Beste Texterkennungs-Ergebnisse. Schnelle Ladezeiten. Die Datengröße bleibt für das gesamte Archiv relative klein FARBE Wenn Sie Dokumente archivieren, in denen die Farbe eine wichtige Rolle spielt (Artikel aus Magazinen, Tabellen und Grafiken etc.) dann wählen Sie diese Option oder GRAUSTUFEN. (Siehe die Richtlinen unter ERWEITERT). Besonders, wenn Sie Ihre Dokumente anhand ihres Inhaltes wiederfinden möchten, stellen Sie sicher, dass nur das nötigste in Graustufen oder Farbe scannen. GRAUSTUFEN Hier gilt das geliche wie für FARBE. Die Bildqualität ist besser als bei Schwarz / Weiß. Nicht empfolen, wenn Sie nur Texte scannen. ERWEITERT Verwenden Sie diese Option, wenn Sie spezielle (erweiterte) Funktionen Ihres Scanners verwenden möchten. Oder wenn Ihr Scanner nicht auf die vorgewählten Modi reagiert. Wichtig sind die folgenden Richtlinien: Farbe und Graustufen können in einer durchschnittlichen Auflösung gescannt werden (150 bis 200 dpi) bei 8-bit (256 Farben). Schwarz / Weiß sollten bei hoher Qualität (300 dpi) gescannt werden. ACHTUNG! Reagiert Ihr Scanner nicht auf die Modi SCHWARZ / WEIß, FARBE oder GRAUSTUFEN, dann wählen Sie ERWEITERT. Manche Hersteller erstellen Treiber, die nicht vollständig mit TWAIN kompatibel sind. Dies kann zu Problemen beim Scannen mit einem der vorgewählten Modi führen. 10

11 Automatische Nummerierung Markieren Sie 'Automatische Nummerierung' wenn Ihre gescannten Dokumente fortlaufend durchnummeriert werden sollen. Mehrseitiges Dokument Wählen Sie diese Option, wenn Sie alle gescannten Seiten als ein Dokument gespeichert haben wollen. (z.b. Briefe, die aus mehr als einem Blatt bestehen). Möchten Sie mehrere Dokumente gleichzeitig scannen, benutzen Sie dafür Trennblätter. Einstellungen Über das folgende Fenster können Sie Scanner-spezifische Einstellungen wie Papierformat, ADF Duplex etc. vornehmen. Papiergröße Das Papierformat, dass Sie einscannen möchten. Nützlich, wenn Sie Fotos (DIN A5 / A6) einscannen möchten. ADF Automatic Document Feeder. Wählen Sie diese Option, wenn Ihr Scanner ein ADF besitzt und Sie mehr als eine Seite scannen möchten. Hat Ihr Scanner sowohl ADF als auch Flachbetteinheit, nutzen Sie die Auswahl um zwischen den beiden Scan-Arten hin und her zu wechseln. Duplex (scannt beide Seiten) Scannen Sie beide Seiten Ihrer Vorlagen in einem Schritt (nur wenn Ihr Scanner Duplex unterstützt). Leere Seiten erkennen und aussortieren Mit dieser Funktion können Sie leere Seiten während des Scanvorgangs erkennen und aussortieren lassen. Besonders nützlich, wenn Sie im Duplex-Modus scannen. Dadurch speichern Sie alle Seiten mit Inhalten auf Vorder- und Rückseite. Seiten ausrichten Verwenden Sie diese Funktion, damit Ihre gescannten Vorlagen gerade auf dem Bildschirm angezeigt werden. Diese Einstellungen werden bei Scan and Sort it Scanner-spezifischen abgespeichert. Das bedeutet, dass Sie diese Einstellungen nicht jedes Mal vor dem Scannen erneut eingeben müssen. Klicken Sie auf den 'Scanen' Button (oder den 'Next' Button um die Einstellungen für die OCR Texterkennung vorzunehmen). 11

12 Die folgenden zwei Einstellungen können in diesem Fenster geändert werden: Texterkennung anwenden (OCR) Wenn diese Option gewählt ist wird Scan and Sort it einen Suchindex für jedes gescannte Dokument während des Scandurchgangs erstellen. Template Mit dem Template-Manager Add-On können Templates erstellt werden um bestimmte Bereiche in einem Dokument einzugrenzen, die dann durch die OCR erkannt werden, anstelle des gesamten Dokuments. Diese Funktion ist besonders dann hilfreich, wenn Sie eine größere Anzahl von Dokumenten mit gleichem Aufbau verarbeiten. Als Standard-Einstellungen Durch markieren dieser Funktion wird die Frage nach der Texterkennung nicht mehr bei jedem Scanvorgang erscheinen. Scan and Sort it übernimmt die letzte Einstellung und setzt sie als Standardwert. Über das Menü Einstellungen (Karteireiter Texterkennung ) können Sie die Abfrage wieder aktivieren. Dokumente mit einem MFP, Kopierer oder Netzwerkscanner scannen Mit einem MFP (Multifunktionales Gerät), einem Kopierer oder Netzwerkscanner können Sie ebenfalls möglich, Dokumente in Scan and Sort it zu scannen. Ist Ihr Gerät TWAIN-kompatibel können Sie sogar direkt in die Anwendung scannen. Wie Sie dies machen ist oben erklärt. Gerät konfigurieren Um einem MFP, Kopierer oder Netzwerkscanner verwenden zu können, müssen Sie Ihr Gerät zunächst so konfigurieren, dass Ihre Scans in einem Ordner im Netzwerk gespeichiert werden. Dieser ordner wird mit Scan and Sort it über die Inbox-Funktion verknüpft. Mehr Informationen darüber erhalten Sie in dem Abschnitt Inbox. Scan and Sort it unterstützt PDF und naherzu alle gängigen Grafikformate. Wir enpfehlen Ihnen, so viel wie möglich in schwarz / weiß TIFF-Format (Typ FAX G4) mit einer Auflösung von 300 dpi zu scannen. Farbe und Graustufen sollten bei 150 bis 200 dpi gescannt und als JPEG abgespeichert werden. Lesen Sie im Handbuch zu Ihrem Scanner mehr über die Konfiguration. 3.2 Dateien importieren Neben RetSoft-Dokumenten, PDFs, MS Office Dokumenten unterstützt Scan and Sort it fast alle Dateiformate. Drücken Sie den Button 'Import' und der 'Datei öffnen ' Dialog erscheint auf Ihrem Bildschirm. In diesem Fenster können Sie die Dateien auswählen, die Sie importieren möchten. Verwenden Sie die Tasten Shift und Ctrl um mehrere Dateien auszuwählen. Wenn Sie mit der Auwahl fertig sind benutzen Sie den Button Öffnen : 12

13 In diesem Fenster können Sie weitere Eigenschaften den Dokumenten zuweisen, die zum Import anstehen. Wenn Sie die 'Dateinamen'-Option wählen, wird der Dateiname jedes Dokuments als Name benutzt. Wenn Sie einen Namen eintragen, dann wird jedes Dokument diesen Namen gefolgt von einer Nummer erhalten s archivieren Scan and Sort it bietet die Möglichkeit, s der häufig benutzen -Clients zu archivieren und anzuzeigen. Für einige der bekannteren -Clients wird ein Add-in angeboten, das während der Installation von Scan and Sort it installiert werden kann. Zur Zeit sind diese -Clients Microsoft Outlook 2000, 2003, 2007 und 2010, Mozilla Thunderbird 1 und 2. s werden mit Anhängen archiviert. Wenn möglich können diese ebenfalls mit Hilfe des Add-on OCR-Texterkennung durchsucht werden. Add-ins Mit diesem Add-in können Sie ausgewählte s direkt aus Ihren -Client in die Inbox von Scan and Sort it kopieren. Benutzen Sie Microsoft Outlook dann finden Sie den Link in der Menüleiste der Anwendung. Das Beispiel unten bezieht sich auf Outlook 2007: Benutzen Sie Mozilla Thunderbirds finden Sie das Add-in durch rechtsklicken auf den ausgewählten s. Das auftauchende Menü zeigt dann 'Mit Scan and Sort it archivieren'. Wählen Sie diese Option um das Add-in zu starten. Thunderbird erlaubt es aber auch einen Button in der Menüleiste einzusetzen. Rechtsklicken Sie auf die Menüleiste und wählen 'Anpassen''. Das erscheinende Fenster beinhaltet ein Scan and Sort it Icon. Ziehen Sie dieses Icon in die Menüleiste und klicken Sie 'OK'. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in der Hilfedatei Ihres Mozilla Thunderbirds. Nachdem Sie das Add-in gestartet haben erscheint das untere Fenster zur Festlegung der Inbox, in die die Dateien gesendet werden sollen. Wenn Sie damit fertig sind klicken Sie bitte 'Fertigstellen' um den Export abzuschließen. 13

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15 3.4 Aus Windows Explorer archivieren Sie können ein oder mehrere Dateien über den Windows Explorer durch einen Rechtsklick archivieren. Im Menü finden Sie die Option Mit Scan and Sort it archivieren (Windows Explorer Integration muss dafür installiert sein). Diese Option funktioniert nur bei 32-bit Windows Versionen. Danach können Sie den Zielordner auswählen Aus anderen Anwendungen archivieren Der RetSoft Dokumentendrucker erlaubt es Ihnen, Dokumente aus anderen Anwendungen zu archivieren, solange diese Anwendungen eine Druckfunktion haben. Der Dokumentendrucker kann aus der Anwendung heraus über die Druckfunktion gestartet werden. Wählen Sie den RetSoft Dokumentendrucker aus Ihrer Druckerliste und fahren Sie mit dem Druckauftrag wie gewohnt fort. Der virtuelle Druckauftrag beginnt und folgendes Fenster erscheint: In diesem Fenster wählen Sie den Zielorder und das bevorzugte Format (s/w oder Farbe). Wählen Sie schwarz / weiß solange Sie kein Dokument gedruckt haben, für das Farbe dringend erforderlich ist. 4. Inbox Eine Inbox ist ein Ordner in Ihrem Archiv genannt 'Inbox <Benutzer>'. Eine Inbox ist mit einem Verzeichnis auf der Festplatte oder auf dem Server verbunden Eine Inbox arbeitet wie folgt: Der Benutzer legt ein oder mehrere Dateien in den verbundenen Ordner. Jedes Mal wenn Scan and Sort it gestartet wird oder wenn der Benutzer manuell seine Inbox auf neue Dateien überprüft, werden diese Dateien automatisch importiert. Die meisten Dateiformate werden unterstützt, wie z.b. gescannte Dokumente in TIFF oder JPEG, aber auch solche wie MS Word, Excel, PDF und viele andere. Diese Funktion ist besonders hilfreich wenn Sie z.b. die speichern unter -Option einer anderen Software verwenden, oder auch wenn Sie einen Netzwerkscanner verwenden. 15

16 4.1 Inbox Einstellungen Klicken Sie auf 'Einstellungen' im Hauptfenster um folgendes Fenster zu öffnen: Sie können den Eingangsordner durch drücken von 'Einstellungen Eingangsordner' verwalten: Danach können Sie einen Speicherort auf Ihrer Festplatte oder auf dem Server auswählen, mit dem Ihr Eingangsordner verknüpft werden soll. Anschließend klicken Sie 'OK' und der Eingangsordner ist aktiviert. Ein Ordner 'Eingangsordner' wurde Ihrem Ordnerverzeichnis im Hauptfenster von Scan and Sort it zugefügt. Sobald der Eingangsordner in Ihrem Archiv Dokumente enthält, wird er rot dargestellt. 16

17 Es ist nicht möglich, den Eingangsordner zu löschen, neu zu benennen oder zu verschieben. 4.2 Dateien importieren Sofort nach dem Start von Scan and Sort it werden Sie benachrichtigt, ob es Datensätze gibt, die auf den Import in den Eingangsordner warten und Sie werden gefragt, ob diese Datensätze importiert oder nicht importiert werden sollen. Enthält Ihr Eingangsordner Dokumente, dann wird dieser rot dargestellt. Auch durch einen Rechtsklick auf Ihren Eingangsordner im Ordnerverzeichnis können Sie überprüfen, ob neue Datensätze vorhanden sind. Datensätze werden automatisch importiert: Achtung! Fast alle Datenformate werden von Scan and Sort it unterstützt. Die Ausnahme stellen Systemdateien dar, diese werden nicht durch die Inbox importiert. Nicht unterstütze Datensätze bleiben in einem Ordner auf Ihrer Festplatte. Wir empfehlen, diese Datensätze von Hand zu löschen oder zu verschieben. 17

18 5. Eigenschaften von Dokumenten und Ordnern 5.1 Dokumenten-Eigenschaften ändern Jedem Dokument im Archiv können verschiedene Eigenschaften zugewiesen werden. Diese Eigenschaften bestehen aus Name, verschiedenen Kennworte, Merkmalen, einem Nummerncode und einem Datum. Die Benutzung von Dokument-Eigenschaften erleichtet die Suche erheblich. Die Eigenschaften eines Dokumentes können über die Menüleiste aufgerufen werden, über das 'allgemeine' Menü oder durch Benutzung der Kurzwahltasten Ctrl+E. Das folgende Fenster erscheint: In diesem Fenster können die Eigenschaften des gewählten Dokuments editiert werden. Namen der Eigenschaften können im Einstellungen -Fenster geändert werden. 5.2 Ordner-Eigenschaften ändern Ordner haben weniger Eigenschaften als Dokumente. Außer mit einem Namen kann ein Ordner mit ein paar Notizen versehen werden. Die Eigenschaften eines Ordners können auf gleichem Wege aufgerufen werden wie bei Dokumenten. Beim Verschieben von Dokumenten als Ordner-Vorschlag verfügbar 18

19 RetSoft Archive Pro bietet Empfehlungen von möglichen Zielordnern beim Verschieben von Dokumenten an. Sehen Sie dazu die Dokumentenklassifikation durch. 19

20 6. Dokumente und Ordner verschieben 6.1 Ordner verschieben Ordner können auf zwei Wegen verschoben werden. Zu Beginn sollten Sie den Ordner auswählen, den Sie verschieben möchten. Der erste Weg ist durch Drag and Drop, genau wie bei Windows. Halten Sie die linke Mouse-Taste gedrückt, während Sie den Ordner dort hinziehen, wo Sie ihn haben möchten. Der andere Weg ist durch Klicken des 'Verschieben' Knopfs. Wählen Sie danach den Zielordner im Fenster, das erscheint. Dies ermöglicht es Ihnen, nach dem Zielordner zu suchen und evtl. neue Ordner zu erstellen. 6.2 Dokumente verschieben Dokumente werden genauso verschoben, wie im Punkt "Ordner verschieben" beschrieben ist. Haben Sie die Tasten 'Shift' oder 'Ctrl' gehalten, können Sie mehrere Dokumente für das Verschieben auswählen. Verschieben im Suchergebnis-Bereich ist ebenfalls möglich und funktioniert auf gleichem Wege. 6.3 Dokumente klassifizieren und Empfehlungen Beim Verschieben von Dokumenten kann Ihnen Scan and Sort it Empfehlungen für Zielordner geben. Drücken Sie auf 'Empfehlung geben / Nächte Empfehlung' im Fenster 'Zielordner' um die Empfehlung zu nutzen. Das Programm lernt im Hintergund. Mit der Zeit wird die Qualität der Empfehlungen immer besser. Der Klassifizierungsprozess (Lernprozess) 20

21 Jedes Archiv von Scan and Sort it lernt im Hintergrund mit.* Dieser Lernprozess kann einige Stunden dauern, je nach Geschwindigkeit Ihres Computers und Größe Ihres Archivs. Die Performance eines langsamen PCs kann dadurch beeinträchtigt sein. Falls nötig können Sie den Klassifizierungsprozess verschieben, pausieren oder abschalten. Den Klassifizierungsprozess verschieben Bevor der Klassifizierungsprozess das erste mal gestartet wird (wen nein Archiv, das mit einer älteren Version von Scan and Sort it erstellt und geöffnet wurde), warden Sie Folgendes gefragt: Sie können wählen, ob Sie die Klassifizierung auf einen späteren Zeitpunkt verschieben wollen. Pausieren und Fortsetzen der Klassifizierung Auf der rechten Seite der Windows Taskleiste finden Sie das RetSoft Icon: Klicken Sie hier mit der rechten Mouse-Taste um das Untermenü zu öffnen und die Klassifizierung zu pausieren oder fortzusetzen. Den Lernprozess im Hintergrund abschalten* Öffnen Sie das Menü mit der rechten Mouse-Taste wie oben beschrieben und wählen Sie Schließen'. Starten Sie Scan and Sort it erneut wird das RetSoft Icon wieder erscheinen und der Klassifizierungsprozess beginnt erneut. Möchten Sie den Klassifizierungsprozess ganz abschalten, öffnen Sie dazu die erweiterten Einstellungen über das Hauptmenü und wählen Sie Dokumentenklassifizierung abschalten (für langsame PCs) aus. Die Dokumentenempfehlung wird dann beim Verschieben von Dokumenten nicht mehr zur Verfügung stehen. * Scan and Sort it verwendet einen Hintergrund-Prozess mit niederiger Priorität. 21

22 7. Dokumente und Ordner suchen 7.1 Einfache Suche Dokumente und Ordner suchen Klicken Sie auf 'Suchen' (oder benutzen Sie die Kurzwahltasten Ctrl+F) um nach Dokumenten und Ordnern zu suchen. Standardmäßig erscheint das folgende Fenster: Wenn Sie ein Wort (oder Teile eines Wortes) in das Feld 'Suchen nach:' eingeben, wird Scan and Sort it nach allen Dokumenten und Ordnern suchen, die ein oder mehrere Eigenschaften haben, die das eigegebene Wort enthalten. Wenn Sie die optionale OCR-Texterkennung benutzen, wird Scan and Sort it auch diese Dokumente durchsuchen, die zuvor mit der Texterkennung verarbeitet wurden. Ab Scan and Sort it Version 7 werden auch MS Word, MS Excel, PDF und andere unterstütze Formate (außer graphischen Formaten) anhand ihres Inhaltes erkannt. Wenn Sie mehrere Worte eingegeben haben, wird Scan and Sort it nach einem 'und-und'- Verfahren arbeiten, das bedeutet, Scan and Sort it wird nach allen Dokumenten und Ordnern suchen, die beide Wörter in mindestens einer Eigenschaft beinhalten. Wenn Sie nach einer bestimmten Abfolge von Wörter, wie z.b. Vor- und Nachname, dann setzen Sie die beiden Worte in Anführungszeichen. Wenn Sie also nach "Petra Muster" suchen, wird Scan and Sort it alle Dokumente und Ordner finden, die ein oder mehrere Eigenschaften mit der Wortkombination Petra Muster haben. Es ist ebenfalls möglich nach Ordnern und Dokumenten zu suchen, die zu einem bestimmten Wort passen, aber nicht auf spezielle Worte (oder Teilworte) passen müssen. Wenn Text erlaubt ist, müssen Sie ein Pluszeichen vor das Wort setzen. Möchten Sie einen bestimmten Text auslassen, dann setzen Sie ein Minuszeichen davor. Suchen Sie nach +Geburtstag-"Manfred Beispiel", dann wird Scan and Sort it nach allen Dokumenten suchen, die Geburtstag aber nicht Manfred Beispiel beinhalten. Notiz: Das Plus-Zeichen ist optional. Groß- und Kleinschreibung werden für die Suche gleich behandelt. Im Fenster Einstellungen ist die Option 'Suchkriterium im Inhalt hervorheben' verfügbar. Wenn diese Option markiert ist, werden alle gefundenen Wörter, die durch Scan and Sort it gefunden werden, hervorgehoben (Dies funktioniert nur bei Worten mit mehr als drei Buchstaben). ACHTUNG! Damit die von Scan and Sort it gefundenen Wörter hervorgehoben werden können, ist es wichtig, erst die Texterkennung (OCR) auf die Dokumente anzuwenden. Wenn gefundene Wörter nicht hervorgehoben werden, obwohl die Option 'Suchkriterium im Inhalt hervorheben' gesetzt ist, kann es daran liegen, dass die Texterkennung (OCR) für diese Dokumente nicht benutzt wurde. Nur im aktuell gewählten Ordner und dessen Unterverzeichnissen suchen Mit dieser Option werden nur Dokumente und Ordner in den Suchprozess eingebunden, die sich im aktuell gewählten Verzeichnis befinden. Ist diese Option nicht markiert wird die gesamte Datenbank durchsucht. 22

23 7.2 Erweitere Suche Es ist ebenfalls möglich, nach bestimmten Eigenschaften zu suchen. Klicken Sie dazu 'erweitert'. Nachfolgendes Fenster öffnet sich. Suchfelder: Das optionale Feld 'Name' kann für die Suche nach einem Datei- oder Ordnernamen benutzt werden. Falls gewünscht, tragen Sie für die Suche einfach den Namen (oder Teile davon) in das Namensfeld, oder benutzen Sie eines der vordefinierten Wörter, die im Fenster Einstellungen eingetragen wurden. Suchbegriffe können Dokumenten zugewiesen werden (Dokumenteneigenschaften). Die optionalen Felder 'Wort1' bis 'Wort5' können für die Suche nach Dokumenten mit bestimmten Worten in den Eigenschaften benutzt werden. Jedes der 'Wort' Felder wird versuchen mit einem der fünf Wörter aus den Eigenschaften des Dokumentes übereinzustimmen. Das bedeutet, die Reihenfolge der eingegebenen Worte ist nicht entscheidend. Das optionale Feld 'Zahlencode' kann für die Suche nach Dokumenten, die auf diesen Zahlencode passen, benutzt werden. Ein Verfallsdatum kann ebenfalls als Suchkriterium genutzt werden. Nicht zutreffend: Das Verfallsdatum wird in der Suche nicht berücksichtigt Verfällt nach: Sucht nach Dokumenten, die ein Verfallsdatum haben, aber noch nicht abgelaufen sind Verfällt am: Sucht nach Dokumenten, die exakt zu diesem Datum verfallen. Verfällt vor: Sucht nach Dokumenten, die bereits abgelaufen sind Benutzen Sie die optionalen Felder 'Notiz/Memo' um Notizen und Memos in den Suchprozess mit aufzunehmen. 23

24 Scan and Sort it setzt die Standard-Daten zwischen das 'älteste' und das 'neueste' Dotkument. Verändern Sie das Datum um in bestimmten Zeiträumen zu suchen. Wenn Sie das optionale OCR Add-on benutzen, dann können Sie ebenfalls im Text der Dokumente suchen. Dazu geben Sie einfach ein oder mehrere Suchbegriffe in das Feld 'Inhalt' ein. Es gibt Dokumente die neben dem Barcode noch eine Barcodenummer enthalten. Wenn Sie nach solch einer Nummer suchen möchten, dann tragen Sie dazu einfach die Nummer (oder Teilnummern) in das Feld 'Barcodenummern. Um alle Felder zu löschen drücken Sie den Button 'Aktualisieren'. Suchoptionen: 'Nur nach Ordnern Suchen' - Markieren Sie dieses Kästchen um nur nach bestimmten Ordnern zu suchen. 'Der (Ordner)Name muss übereinstimmen' - Ist diese Option markiert, dann werden nur Dokumente / Ordner mit exakt übereinstimmenden Namen aus dem Feld 'Name' gefunden. 'Nur der aktuellen Ordner mit Unterverzeichnissen' - Wenn dieses Feld markiert ist, wird nur der aktuell geöffnete Ordner mit seinen Unterverzeichnissen durchsucht. Suchergebnisse: Klicken Sie auf den Button 'Suchen' um die Suche zu starten. Die Ergebnisse werden in der Ergebnisspalte der Hauptanzeige angezeigt Sie können problemlos zwischen den 'Suchergebnissen' und den 'Dokumenten' hin und her schalten, die Ergebnisse werden solange bereit gehalten bis Sie eine neue Suchanforderung gestartet oder eine andere Datenbank geladen haben. Im Fenster Einstellungen ist die Option 'Suchkriterium im Inhalt hervorheben' verfügbar. Wenn diese Option markiert ist, werden alle gefundenen Wörter, die durch Scan and Sort it gefunden werden, hervorgehoben (Dies funktioniert nur bei Worten mit mehr als drei Buchstaben). ACHTUNG! Damit die von Scan and Sort it gefundenen Wörter hervorgehoben werden können, ist es wichtig, erst die Texterkennung (OCR) auf die Dokumente anzuwenden. Wenn gefundene Wörter nicht hervorgehoben werden, obwohl die Option 'Suchkriterium im Inhalt hervorheben' gesetzt ist, kann es daran liegen, dass die Texterkennung (OCR) für diese Dokumente nicht benutzt wurde. Wenn Sie ein Dokument oder einen Ordner in den Suchergebnissen öffnen, werden Sie die Farbe ändern, um Sie daran zu erinnern, dass Sie dies schon eingesehen haben. Um von Fenster der erweiterten Suche in das Fenster einfache Suche zu wechseln, drücken Sie den Button 'einfach' 24

25 7.3 Im Dokument finden Wenn Sie nach speziellen Wörtern oder Ausdrücken in einem geöffneten Dokument suchen, können Sie die Option 'In Dokument suchen' benutzen. Rechtsklicken Sie auf das Dokument wird ein Popup- Menü erscheinen. Dieses Menü beinhaltet die Option 'Im Dokument finden'. Sie können aber auch die Kurzwahltaste 'Ctrl+G' verwenden. Das folgende Fenster öffnet sich: Geben Sie Ihr Wort oder Ausdruck in das Feld 'Suchen nach', bestätigen Sie mit der 'Enter'-Taste oder klicken Sie auf 'Weiter''. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Exemplare des Dokuments. Die Ergebnisse werden blau hervorgehoben. 7.4 Wildcards (Advanced search only) RetSoft Archive Pro bietet bei der Suche die Verwendung von Wildcards Diese Zeichen können als Wildcards benutzt werden: % und _ Das % steht für jede Zahl oder jeden Buchstaben. Möchten Sie z.b. alle Dokumente, deren Name mit Quittung endet, geben Sie in das Suchfeld %Quittung ein. Das _ steht für eine einzelne Zahl oder einen einzelnen Buchstaben. Möchten Sie z.b. alle Dokumente mit Code 1224a bis 1224z finden, tragen Sie in das Suchfeld einfach 1224_ ein. 8. RetSoft-Dokumente! RetSoft-Dokumente sind gescannte Dokumente oder allgemein unterstützte Grafik-dateien wie JGP-, BMP- oder TIFF-Dateien. 8.1 Trennen und Zusammenfassen von mehrseitigen Dokumenten RetSoft-Dokumente können zu einem mehrseitigen Dokument zusammen gefasst werden. Bei mehrseitigen Dokumenten werden alle Seiten untereinander angezeigt. Die aktive Seite hat dann eine rote Umrandung. Die Seitenanzahl und die Nummer der aktiven Seite werden in der Statusleiste im unteren Teil des Hauptfensters angezeigt. Mehrseitige Dokumente können auch in einzelne Dokumente aufgetrennt werden. Dokumente zusammenfassen Benutzen Sie die Tasten ctrl und/oder shift um die Seiten auszuwählen, die Sie zusammenfassen möchten. Haben Sie dies gemacht, klicken sie mit der RECHTEN Maustaste auf eines der ausgewählten Dokumente und wählen Sie die Option 'Zusammenfassen' im Menü. Ein neues Fenster öffnet sich. In diesem Fenster können Sie die Eigenschaften des neuen mehrseitigen Dokuments eintragen. Die Eigenschaften der ersten Seite werden als Standard gesetzt, aber in diesem Fenster können Sie sie ändern. Dokumente aus Suchergebnissen zusammenfassen Wenn Sie Dokumente aus Suchergebnissen zusammenfassen werden Sie nach dem Speicherort gefragt, an dem das neu erstellte merhseitige Dokument gespeichert werden soll. Nachdem Sie einen Speicherort gewählt haben, können Sie die Eigenschaften, wie oben beschrieben, eintragen. 25

26 Merhseitige Dokumente auftrennen Ein mehrseitiges Dokument kann in einzelne Seiten aufgeteilt werden. Wählen Sie das aufzutrennende Dokument aus. Klicken Sie mit der RECHTEN Maustaste auf das Dokument und wählen Sie die Option 'Auftrennen' aus dem Menü. 8.2 Bildbearbeitung RetSoft-Dokumente können auf folgende Weise nachbearbeitet werden: Um 90 drehen Mit dieser Option kann eine Auswahl von Dokumenten im Uhrzeigersinn um 90 gedreht werden. Bild ausrichten: Diese Option erlaubt es Ihnen, schräge Bilder wieder gerade auszurichten. Bildwerte umkehren: Die Farben können durch drücken von 'Invert' umgekehrt werden. Bildrauschen: Dokumente (z.b. bei Faxen) mit großem Bildrauschen können mit dieser Funktion aufgearbeitet werden. Es kann öfters als ein Mal angewandt werden. Schärfe: Schlecht lesbare Dokumente können mit 'Schärfe' mit 'Schärfe' Schlecht lesbare Dokumente können 8.3 Auswahl innerhalb eines Dokuments Eine Auswahl innerhalb eines Dokumentes kann durch Klicken eines der Rechtecke in der Dokumentenansicht getroffen werden. Scan and Sort it bietet eine Reihe von Optionen, die nur in diesen Auswahlen anwendbar sind. Diese Optionen können über die Menüleiste (siehe unten), oder aus dem Popup-Menü nach einem Rechtsklick aufgerufen werden. Nur die aktuelle Auswahl wird per versandt. Drucken Nur die aktuelle Auswahl wird gedruckt. Texterkennung (OCR) (Ctrl/O) Texterkennung wird nur auf die aktuelle Auswahl angewandt. Das ermöglichst es Ihnen, schnell und einfach Suchbegriffe dem Dokument zuzufügen. Zoom in Zoomt in die aktuelle Auswahl. Ausschneiden Das geöffnete Dokument wird ersetzt durch die aktuelle Auswahl. Kopieren Die aktuelle Auswahl wird in ein neues Dokument kopiert. 8.4 Anzeigeoptionen (Zoom-Einstellungen) Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten die Größe der Anzeige eines Dokumentes einzustellen. Die Erste durch die Prozentangabe, mit welcher Größe das Dokument angezeigt werden soll. Die zweite Möglichkeit besteht darin, das Dokument so groß wie möglich auf dem Bildschirm anzeigen zu lassen. Und die dritte Mölglichkeit wäre die Darstellung über die gesamte Breite des Bildschirms. Zoom in (Ctrl/+) Der Zoom erfolgt in 10%-Schritten und kann bis zu einem Maximum von 500% aufgefahren werden. Der zuletzt gewählte Zoom-Faktor wird gespeichert und bei allen folgenden Dokumenten verwandt. Alternativ können Sie auch über die Auswahl zoomen. Zoom out 26

27 (Ctrl/-) Das gleiche wie für das Zoom in gilt für das Zoom out. Aber statt erhöhen reduziert sich der Zoomfaktor um jeweils 10% An die Größe des Bildschirms angepasst: Bei dieser Einstellung wird das gesamte Dokument so groß wie möglich angezeigt. Mit dieser Option hat man den besten Überblick. Gesamte Breite: Zeigt das Dokument passend zu der größtmöglichen Breite des Bildschirms. Ist ein Dokument höher als es breit ist, dann kann das Dokument nach oben und unten gescrollt werden. Diese Option macht das Dokument best möglich lesbar. Dokumente können direkt aus der Anwendung versandt werden. Mit diesem Button ist es möglich, nur einen ausgewählten Teil des Dokumentes zu senden. Mit diesem Button ist es ebenfalls möglich, nur einen ausgewählten Bereich des Dokuments zu versenden. Um mehrere Dokumente in einer zu versenden wählen Sie diese aus der Liste 'Dokumente' in den Suchergebnissen aus und drücken Sie den Button. OCR-Texterkennung on-the-fly Mit dieser Option (nur über ein Popup-Menü verfügbar) können Sie einen markierten Text als neuen Namen des Dokumentes verwenden. Dazu muss das Add-on OCR-Texterkennung installiert und aktiviert sein. Im Kapitel 12 Add-on OCR-Texterkennung erhalten Sie weiterführende Erklärungen zu diesem Thema. 8.5 Memos anhängen Sie können ein Memo wie folgt einem Dokument anhängen: Rechtsklicken Sie auf das Dokument, dem Sie ein Memo anhängen wollen und wählen Sie anschließend Seite -> Memo anhängen oder klicken Sie auf 'Memo' in der Menüleiste. Ein gelbes Memofeld erscheint in der oberen linken Ecke des Dokumentes: In dieses Feld können Sie Ihren Kommentar schreiben. Memos ansehen und verstecken Sie können Memos auf folgenden Wegen verstecken: Durch Bewegen des Mauszeigers auf die Büroklammer in der Ecke werden Sie bemerken, dass es aufleuchtet. Wenn Sie jetzt auf die Büroklammer drücken, wird Ihr Memo versteckt. Die Büroklammer bleibt in der oberen linken Ecke des Dokuments sichtbar. Klicken Sie auf die Büroklammer, um Ihr Memo anzeigen zu lassen. Wenn Sie auf 'Memo' in der Menüleiste klicken, dann wird Ihre Memo verschwinden. Klicken Sie erneut wird es wieder erscheinen. Rechtsklicken Sie auf das Dokument und wählen Sie Seite -> Memo verstecken aus dem erscheinenden Menü. Um das Memo wieder anzeigen zu lassen, rechtsklicken Sie auf das Dokument und wählen Sie Seite -> Memo anzeigen. Bemerkung: Ein Dokument mit einem versteckten Memo ist an der Büroklammer in der oberen linken Ecke zu erkennen. 27

28 Größe und Memos verschieben Sie können Memos verschieben, indem Sie die linke Maustaste am Rand des Memos gedrückt halten (in diesem Fall sehen Sie, dass der Mausanzeiger sich verändert). Die Größe des Memos können Sie durch gedrückt halten der linken Maustaste in der unteren rechten Ecke des Memos verändern. Bemerkung: Größe und Position des Memos wird gespeichert. Memos löschen Sie können Memos löschen, indem Sie den Text einfach löschen. 28

29 9. Dokumente reproduzieren und exportieren 9.1 Dokumente können direkt aus der Anwendung versandt werden. Mit diesem Button ist es möglich, nur einen ausgewählten Teil des Dokumentes zu senden. Mit diesem Button ist es ebenfalls möglich, nur einen ausgewählten Bereich des Dokuments zu versenden. Um mehrere Dokumente in einer zu versenden wählen Sie diese aus der Liste 'Dokumente' in den Suchergebnissen aus und drücken Sie den Button. 9.2 Fax Wenn ein Fax-Drucker installiert ist können Dokumente direkt aus der Anwendung gefaxt werden. Benutzen Sie die übliche 'Drucken' Funktion dazu. Wählen Sie die Fax-Funktion aus der Liste der verfügbaren Drucker. 9.3 Drucken Wenn eine Fax-Funktion installiert ist, können Dokumente direkt aus der Anwendung gefaxt werden. Benutzen Sie die übliche 'Drucken' Funktion dazu. Wählen Sie die Fax-Funktion aus der Liste der verfügbaren Druckern. 9.4 Export Der 'Export' Button bietet die Möglichkeit, ein oder mehrere Dokumente auf Ihrer Festplatte zu speichern. (Die Dokumente in Scan and Sort it sind nicht als einzelne Datensätze auf der Festplatte, dafür aber in der Datenbank gespeichert). Dadurch können Sie Ihre Dokumente in anderen Anwendungen wie -Programm oder einer Textverarbeitungssoftware verwenden. Wenn Sie mehr als ein RetSoft Dokument ausgewählt haben, werden diese in einer multiplen TIFF Datei gespeichert. Ein weiterer Weg, Dateien zu exportieren, ist durch das optionale OCR Add-on. Dieses Add-on gibt Ihnen nciht nur die Möglichkeit, den gesamten Inhalt zu durchsuchen (siehe 'vereinfachte Suche'), sondern auch die Möglichkeit, Dokumente als PDF- und Word zu exportieren. Anmerkung: Wenn als Word oder PDF gespeichert wird, werden farbige Seiten immer in s/w gewandelt. 29

30 10. Einstellungen Die meisten Funktionen von Scan and Sort it können im Fenster Einstellungen bearbeitet werden. Alle Einstellmöglichkeiten sind in Gruppen, sogenannten Karteireitern, aufgeteilt. Beim ersten Start von Scan and Sort it werden alle Einstellungen auf ihren Standardwert gesetzt. Sie können Ihre Einstellungen an Ihr Arbeitsumfeld anpassen. Unten finden Sie die Beschreibung der einzelnen Karteireiter Grundeinstellungen Klicken Sie auf den Button 'Einstellungen' öffnen: im Hauptfenster um das folgende Fenster zu Das Fenster besteht aus fünf Karteireitern. Der erste Reiter zeigt Einstellungen zur Datenbank und einige generelle Einstellungen. Der zweite Reiter ist für die OCR-Texterkennung. Unter dem dritten Reiter können Sie Wörter für die Ordner- und Dokumenteneigenschaften vorgeben. - Einstellungen machen Sie bitte unter den vierten Reiter und mit dem fünften Reiter öffnen Sie die erweiterten Einstellungen. Reiter 'Allgemein': Trennblatt drucken Klicken um ein Trennblatt zu drucken. Legen Sie ein oder mehrere Trennblätter in Ihre zu scannenden Dokumente. Scan and Sort it erkennt diese Trennblätter und erstellt damit einzelne Dokumente Inbox Einstellungen Mit Scan and Sort it können Sie ebenfalls Dokumente über eine Inbox importieren. Eine Inbox ist ein Ordner in Ihrem Archiv, der mit einem Verzeichnis auf Ihrer Festplatte oder Ihrem Server verknüpft ist. Wird eine Datei in diesem Verzeichnis abgelegt, wird es automatisch importiert. Auf Updates überprüfen Mit dieser Option können Benutzer mit Administrator-Rechten his option allows a user with administrator rights to check for an updated version of Scan and Sort it and install it if an update is available. Beim Exportieren den Namen Die Eigenschaften eines Dokuments werden beim Exportieren eines Dokuments in einer Textdatei gespeichert. Suchkriterien im Inhalt hervorheben Die gefundenen Wörter werden in den Suchergebnissen hervorgehoben. 30

31 Falls möglich, nicht grafische Dokumente in Scan and Sort it öffnen MS Word, MS Excel, PDF, Text und alle anderen unterstützten Dokumente können in Scan and Sort it angesehen werden, wenn diese Funktion aktiviert und Ihr System das Öffnen solcher Dateien erlaubt. Autovervollständigung aktivieren Diese Funktion vervollständigt die Eingabefelder automatisch anhand der Liste der vorgegebenen Schlüsselwörter. Sie können die Liste der Schlüsselwörter im Karteireiter Metadaten bearbeiten Karteireiter 'Texterkennung': Wenn das optionale OCR Add-on installiert ist, dann können hier Einstellungen zur Texterkennung gemacht werden. Dieser Karteireiter ist in 'OCR Einstellungen' näher erklärt Karteireiter Metadaten : Jedes Dokument hat eine Reihe von Feldern die zur Beschreibung dienen. Sie können die Beschriftung jedes Felds ändern und nebendran eine Liste mit vorgegebenen Schlüsselwörtern eintragen. Diese Liste enthält am besten häufig benutze Schlüsselwörter. Mit der Option Vorgegebene Liste der Schlüsselwörter automatisch erweitern wird die Liste Ihrer Vorgaben ständig aktualisiert Karteireiter ' ' 31

32 In diesem Karteireiter können Sie festlegen, wie Dokumente an eine angehängt werden sollen. Dies gilt ausschließlich für RetSoft (gescannte) Dokumente. Andere Formate wie MS Word, MS Excel, PDF, etc. werden im eigenen Format angehängt Erweiterte Einstellungen Klicken Sie auf den Button 'weiter' um zu den erweiterten Einstellungen von Scan and Sort it zu gelangen Folgendes Fenster wird sich öffnen. Im Screenshot können Sie im oberen, rechten Teil ein Fragezeichen '?' sehen. Um weitere Informationen zu diesen Einstellungen zu erhalten, drücken Sie auf das Fragezeichen, anschließend auf die spezielle Einstellmöglichkeit. 11. Papierkorb Wenn ein Dokument gelöscht wird, wird es nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, sondern wird in den Papierkorb verschoben. Sie können den Papierkorb über das Menü 'Optionen' -> 'Papierkorb' 32

33 aufrufen. Dieses Menü gibt Ihnen auch Auskunft darüber, wie viele Dokumente sich bereits im Papierkorb befinden. Für den Fall, dass Sie ausversehen ein Dokument löschen, kann es so ohne Probleme wieder durch den Button 'Wiederherstellen' zurück in die Datenbank verschoben werden. Um gelöschte Daten endgültig zu entfernen benutzen Sie 'Papierkorb leeren'. Nur Benutzer mit Administator-Rechten haben Zugriff auf den Papierkorb. 12. Automatische Updates RetSoft Archive Pro kann automaitsch nach Updates suchen. Im Einstellungs-Fenster (Kapitel 10) können Sie diese Funktion konfigurieren. Sie können manuel oder in regelmäßigen Abständen (nie, einmal am Tag, einmal pro Woche oder einmal im Monat) nach Updates suchen lassen. Ist ein Update verfügbar, wird sich dieses Fenster öffnen: 33

34 Möchten Sie das Update installieren, klicken Sie einfach auf Installieren. Die erforderlichen Zugriffsrechte auf Ihrem System sind dafür selbstverständlich vorausgesetzt. 13. Optimanle Erweiterungen 13.1 OCR Add-on (Texterkennung) Die wichtigste Funktion des Add-ons OCR-Texterkennung besteht in Möglichkeit, Ihr Archiv vollständig anhand des Inhalts durchsuchbar zu machen. Das gilt sowohl für RetSoft (gescannte) Dokumente als auch für importierte nicht-graphische Dokumente wie fast alle Office-Dateien, PDF- Dateien, Textformat, s und andere Formate. Klicken Sie im Einstellungen-Fenster öffnen: auf 'OCR Einstellungen' um die OCR Einstellungen zu Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen: Erkennungssprache: Die Sprache der Dokumente, in denen Texterkennung angewandt werden soll. Sie können eine primäre und eine sekundäre Sprache eingeben. Anwenden von Texterkennung (OCR) nach einem Scanvorgang: Wählen Sie diese Option um die Texterkennung nach jedem Scan-Vorgang anzuwenden. Ergebnisse nach OCR Verarbeitung anzeigen: Wenn eine einzelne Darstellung, oder nur Teile davon erkannt wurden, werden die Ergebnisse im Anschluß an den Scanvorgang angezeigt. Diese 34

35 Option steht nur bei manueller OCR und einzelnen Dokumenten zur Verfügung. Zusätzlich den erkannten Text als Textdatei im folgenden Ordner speichern: Wenn diese Option markiert ist, werden alle erkannten Texte als Textdatei auf dem Laufwerk gespeichert. Manuelle OCR Manuelle OCR kann wie folgt gestartet werden: Drücken Sie den Button 'Texterkennung' im Hauptfenster. Drücken Sie die Kurzwahltasten Ctrl+O. Durch Auswahl von 'Texterkennung' im Menü 'Optionen' des Hauptfensters. Durch die verschiedenen Popup-Menüs, die sich öffnen, wenn man an den verschiedenen Stellen im Hauptfenster die rechte Maustaste drückt. Texterkennung können Sie bei einzelnen Dokumenten, bei mehreren Dokumenten oder bei einer Auswahl innerhalb eines Dokumentes anwenden. Wenn die Texterkennung auf ein Dokument angewandt wurde, werden die Ergebnisse dem jeweiligen Dokument angehängt. Die Texterkennung ermöglicht es nach Inhalten eines Dokumentes zu suchen. Es ist möglich, die Ergebnisse zu speichern und auch nach jeder Texterkennung anzeigen zu lassen. Die Ergebnisse werden nur angezeigt, wenn 'Ergebnisse nach OCR Verarbeitung anzeigen' in den OCR Einstellungen markiert ist. Es ist ebenfalls möglich, die Texterkennung nur auf solchen Dokumenten anzuwenden, die noch nicht zuvor erkannt wurden. Markieren Sie diese Option um Dokumente vor mehrfacher Texterkennung zu bewahren. OCR Templates: In diesen Templates sind Bereiche definiert, in denen Scan and Sort it die Texterkennung anwenden soll. Automatische OCR Automatische OCR bedeutet, dass die Texterkennung direkt nach dem Scanvorgang auf das Dokument angewandt wird. Um automatisch die Texterkennung anzuwenden wählen Sie im Fenster Einstellungen die Option Immer. Suche vereinfachen Das OCR Add-on kann die Suche deutlich vereinfachen. Gescannte Dokumente sind für den Computer wie Fotos, der Inhalt kann nicht mit einer Textverarbeitungssoftware bearbeitet werden. Durch Benutzen von OCR werden die Inhalte von gescannten Dokumenten erkannt (siehe 'Manuelle OCR' oder 'automatische OCR' für weitere Informationen). Der erkannte Text wird zu den Eigenschaften des Dokumentes hinzugefügt. Dies macht es möglich diese Dokumente anhand ihres Inhalts zu finden. Ab der Version 7.0 MS Word, MS Excel, PDF, Text, HTML und andere nichtgraphische Formate können ebenfalls nach deren Inhalt wiedergefunden werden. Beispiel: Sie haben all Ihre nummerierten Rechnungen mit Namen 'Rechnung' und der markierten Option 'Anwenden von Texterkennung (OCR) nach einem Scanvorgang'. Sie wollen nun in der Lage sein, 35

36 eine spezielle Rechnung mit einem bestimmten Inhalt zu finden. Im Suchfenster geben Sie 'Rechnung' in das Namensfeld und ein oder mehrere Wörter des speziellen Inhalts in das Feld Notiz, füllen Sie den Rest des Formulars aus und drücken Sie 'suchen'. Using recognized text as a name (OCR on-the-fly) Diese Option erlaubt es Ihnen, erkannten Text eines RetSoft (gescannten) Dokuments als neuen Namen zu verwenden. Zuerst legen Sie einen bestimmten Bereich im Dokument fest. Dies machen Sie, indem Sie die linke Maustaste festhalten und ein Rechteck ziehen. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste in Ihrer Auswahl und wählen 'Auswahl' gefolgt von 'Erkannten Text als Namen verwenden'. Hinweis: Wenn Sie die Taste CTRL und ALT während des Ziehens des Rechtsecks gedrückt halten, wird die Auswahl sofort als 'Erkannten Text als Namen verwenden' erkannt OCR Templates OCR Templates behandelt nur bestimmte Bereiche eines Dokumentes, das nicht vollständig durch OCR erkannt werden muss und dadurch den gesamten Erkennungsvorgang beschleunigt. Das Benutzen von Templates ist besonders dann hilfreich, wenn viele Dokumente mit gleichem Layout gescannt werden sollen, oder Dokumente, die nur einen geringen Teil an relevantem Text beinhalten. Mehr Informationen über diese Erweiterung des OCR Add-ons sind auf unserer Internet-Seite verfügbar (http://www.retsoft.com). 14. Prozessregeln Eine Prozessregel beschreibt eine Aktion, die immer dann ausgeführt wird, wen ein importiertes oder gescanntes Dokument auf die von Ihnen getroffenen Vorgaben passt. Sie können den Prozessregel- Wizard für Definition einer Prozessregel verwenden. Sie können den Wizard über das Retsoft Archiv Menü Extras öffnen um Regeln zu bearbeiten, erstellen, aussetzen oder entfernen. Prozessregel aussetzen Mit der Checkbox neben dem Namen der Prozessregel können Sie eine Regel aussetzen. Prozessregel entfernen Wählen Sie die Prozessregel, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie den entsprechend benannten Button. EIne Prozessregel bearbeiten oder erstellen Nachdem Sie auf Neu oder Bearbeiten geklickt haben, erscheint dieses Fenster. Bearbeiten Sie eine bestehende Prozessregel, sind die Felder bereits ausgefüllt. Sie können einen Namen für eine Regel und die Bedingungen, die auf ein Dokument zutreffen sollen, eintragen. 36

37 Im nächsten Schritt können Sie einen Zielordner und ggf. einen neuen Namen für das Dokument eintragen. Lassen Sie dieses Feld frei wenn Dokumente den bisherigen Namen verwenden sollen. Die Angabe eines Zielordners ist allerdings Pflicht. Klicken Sie auf Fertig um Ihre Regel zu speichern. Prozessregeln anwenden Prozessregeln werden auf Dokumente aus Ihrer inbox angewandt. Rechtsklicken Sie auf Ihre Inbox und wählen Sie aus dem öffnenden Menü Prozessregeln anwenden. Nachdem der Prozess abgeschlossen ist, werden Ihnen die Ergebnisse im unteren linken Bereich des Fensters angezeigt. 37

38 ! Bedenken Sie, dass alle auf eine Regel passenden Dokumente in einen neuen Ordner vorschoben werden. Stellen Sie sicher, Ihre Bedingungen sind ausreichend genau um eine falsche Zuordnung zu vermeiden. 15. Kurzwahltasten Scan and Sort it unterstützt die Pfeiltasten rechts, links auf und ab, die Tasten Bild raus und Bild runter um durch die Dokumente und Ordner zu navigieren und innerhalb der Dokumente zu scrollen. Enter - Öffnet ein Dokument oder einen Order aus den Suchergebnissen Delete/Del/Entfernen/Entf - Löscht markierte Dokumente und/oder Ordner Strg/Ctrl+A - Markiert alle Dokumente im Archiv-Fenster Strg/Ctrl+O - Wendet OCR auf das ausgewählte Dokument an Strg/Ctrl+Shift+O - Zeigt den erkannten Inhalt des gewählten Dokuments (wenn OCR angewandt wurde) Strg/Ctrl+E - Zum Bearbeiten der markierten Dokumente oder Ordner Strg/Ctrl+F - Öffnet das Suchfenster Strg/Ctrl+P - Druckt die gewählten Dokumente Strg/Ctrl+M - Zum Verschieben ausgewählter Dokumente oder Verzeichnisse Strg/Ctrl+N - Erstellt einen neuen Ordner Strg/Ctrl+Leertaste - Importiert Dateien Leertaste - Startet einen neuen Scanvorgang + / - - Erhöht/verringert die Nummer des gewählten Dokuments, wenn diese nummeriert sind. F1 - Hilfe F2 - Ändert den Namen des gewählten Dokuments oder Ordners Ctrl Zoom in Ctrl Zoom out Ctrl+Mausrad - Zoom R - Dreht RetSoft Dokumente um 90 im Uhrzeigersinn D - Richtet ein RetSoft Dokument aus V - Invertiert ein RetSoft Dokument 38

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