IT-Prozesse. Einfach. Machen.

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1 IT-Prozesse. Einfach. Machen. Vom Prozess zum Praxiseinsatz. Detlef Bäumer, Volker Hindermann PICTURE GmbH Bonn PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 1

2 Wir stehen Ihnen gerne für Rückfragen zur Verfügung. Detlef Bäumer Kundenberater +49 (0) Volker Hindermann Seniorberater Agenda Firmenvorstellung PICTURE-Methode IT(IL) Lösungspaket Live-Demo Fragen und Diskussion +49 (0) PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 2

3 Methode, Software + Prozessmanagement aus einer Hand Prozessmanagement. Einfach. Machen. Software- und Beratungshaus, gegründet 2007 aus der WWU Mission: Verwaltungsmodernisierung mit einfachen und effektiven Werkzeugen Spezialisiert auf alle Ebenen der öffentlichen Verwaltung 32 Mitarbeiter am Standort Münster 1/3 Software 2/3 Beratung Enge Verzahnung zu Forschung und Wissenschaft (ERCIS) Unterstützt und gefördert vom BMWi PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 3

4 Sie befinden sich in bester Gesellschaft: Wir unterstützen mehr als 200 Kunden aller Segmente Bund Land Hochschulen, Weiterbildung Kirchen, Wohlfahrt Kammern und Verbände Städte und Gemeinden Kreise PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 4

5 Unsere Kunden unterstützen wir deutschlandweit themen- und lösungsorientiert in verschiedensten Projekten Identifikation von IT-Potenzialen Prozessoptimierung Prozessorientierte DMS-Einführung IT-Servicemanagement Prozessbenchmarking Softwareeinführung Qualitäts- und Wissensmanagement Einführung E-Government Haushaltskonsolidierung PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 5

6 Prozessmanagement mit PICTURE macht durch einen mehrstufigen Ansatz die Komplexität beherrschbar. Prozesslandkarte strategische Priorisierung der Handlungsfelder für Modernisierungsprojekte Prozessregister Basisinformationen zu allen Prozessen der Handlungsfelder Basis einer systematischen Handlungslinie Prozesserfassung und Prozessanalyse Anforderungserhebung, Potenzialabschätzung und Prozessoptimierung zur Effizienzsteigerung PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 6

7 Eine zielgerichtete Kombination von Entscheidungsregeln erlaubt eine transparente und sachlich fundierte Schwerpunktsetzung Prozessregister Prozess mit hoher Komplexität Prozesse mit hohem Risiko Und einer Fallzahl > 1000 p.a. Anzahl Prozesse: PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 7

8 Vorstellung und PICTURE-Methode PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 8

9 Or.... Prozessablauf Input Output Führt aus & unterstützt IT Fü... BEC_Antrag ist bereits gestellt worden BEC_Benutzes Vekehrsmittel ist ÖPNV Ist beispielsweise ein mehrwöchiges Praktikum vorgesehen BEC_Bearbeite Antrag nicht weiter BEC_Karte ist nicht zu teuer stelle BEC_Schülerjahreskarte ist wirtschaftlicher BEC_Prüfe, ob zu bestellende Karte teurer als Erstattungsgr... BEC_Prüfe, ob Schule nächstgelegene Schule ist BEC_Schule ist nächstgelegene mögliche Schule BEC_Prüfe Einstiegs- und Ausstiegshalte- BEC_Ermittle zu benutzenden Verkehrsträger BEC_Prüfe, ob Jahreskarte wirtschaftlicher BEC_Karte ist zu teuer BEC_Antragsteller kommt für zusätzliche Kosten auf BEC_Prüfe, ob Antragsteller für zusätzliche Koste... BEC_Entscheide ob Schülerjahreskarte BEC_Schülerjahreskarte ist auszustellen BEC_Antragsteller kommt nicht für zusätzlich... BEC_Schülerjahreskarte ist nicht wirtschaftlicher BEC_Anspruch ist generell gegeben BEC_Antrag auf Schülerfahrkosten ist elektronisc... BEC_Klasse liegt an angegebener Schule vor BEC_Prüfe, ob Anspruch für angegebene Klasse besteht Kein Anspruch für Berufsschüler BEC_Anspruchs voraussetzungen sind erfüllt BEC_Ermittle gewünschtes Verkehrsmittel BEC_Schule ist nicht nächstgelegene mögliche Schule ausgestell... BEC_Erstatte Fahrkarten nachträglich Bei elektronischen Anträgen sollte die Vollständigkeitsprüfung automatisiert geschehen BEC_Überprüfe Anspruchsvoraussetzungen BEC_Antrag ist ohne Mitfahrer BEC_Veranlasse Schülerspezialverkehr BEC_Länge ist ausreichend genau messbar BEC_ÖPNV ist nicht verfügbar BEC_Prüfe, ob Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Bewillige Antrag (Schülerjahreskarte) BEC_Antragstellerdaten sind validiert BEC_Überprüfe Klassen- und Schulangaben BEC_Anspruch ist nicht gegeben BEC_Ermittle Länge des verkehrsüblichen BEC_Schulweglänge ist nicht bekannt BEC_Vermesse Länge des verkehrsüblichen Schulwegs BEC_Prüfe, ob Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher BEC_Prüfe, ob Antragstellerstammdaten BEC_Antragsteller ist bereits erfasst BEC_Gebe Anspruch nicht statt BEC_Antrag ist vollständig BEC_Prüfe, ob Antragsteller bereits Antrag gestellt hat BEC_Antrag ist noch nicht gestellt worden BEC_Gleiche Antragstellerdaten mit Schülerdaten ab BEC_Länge ist nicht ausreichend genau messbar BEC_Stelle Vermessungsantrag BEC_Vermessungsdaten sind eingegangen BEC_Klasse liegt an angegebener Schule nicht vor BEC_Benutzes Verkehrsmittel ist nicht ÖPNV Schulwegs zur BEC_Ergänze Weglängenliste (verkehrsüblich) BEC_Schulweglänge ist bekannt BEC_Prüfe ob ÖPNV für diese Strecke verfügbar BEC_ÖPNV ist nicht zumutbar BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Taxi bei voller Erstattung ist erforderlich BEC_Erstatte Beförderung in angemieteten Fahrzeugen erfasst sind BEC_Schülerspezialverkehr ist wirtschaftlicher BEC_Schülerspezialverkehr ist nicht wirtschaftlicher BEC_Prüfe, ob außergewöhnliche Umstände Taxieinsat... BEC_Ermittle entstehende Kosten BEC_Antrag auf Schülerfahrkostenerstat- tung is... BEC_Prüfe Antrag auf Vollständigkeit BEC_Antragsteller ist noch nicht erfasst BEC_Taxi bei voller Erstattung ist nicht erforderlich BEC_Erstatte Beförderung mit eigenem Fahrzeug BEC_Bewillige Antrag (Kostenerstattung) BEC_Pflege Bewilligungsart und -höhe BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Schülerdatensatz ist eingepflegt BEC_Prüfe Existenz weiterer Anträge Doppelantragssteller werden aufgespürt BEC_Exportiere Bestelllisten pro Schule und Verkehrsträger BEC_Versende Bestellliste(n) BEC_Bestellliste(n) sind versandt BEC_Erstelle Auszahlungsanordnung BEC_Auszahlungsanordnung ist erstellt BEC_Leite Auszahlungsanordnung an Stadtkass... BEC_Auszahlun gsanordnung ist weitergeleitet BEC_Antragstell erdaten sind nicht zu validieren BEC_Fehlende Daten sind ermittelt BEC_ÖPNV ist verfügbar BEC_Prüfe Zumutbarkeit der ÖPNV-Nutzung BEC_Antrag ist ohne Mitfahrer BEC_Entstehende Kosten sind nicht höher als ÖPNV-Kosten BEC_Bestellung ist korrekt BEC_Überweisungen sind noch nicht eingegangen BEC_Halte zuzahlungspflichtige Karten zurück BEC_Überweisung ist eingegangen BEC_Antrag ist unvollständig BEC_Halte Rücksprache mit Antragsteller/Schule BEC_ÖPNV ist zumutbar BEC_Prüfe, ob Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Vergleiche entstehende Kosten mit ÖPNV-Kosten BEC_Alle neuen Schülerdaten sind eingepflegt BEC_Drucke Ablehnungsbescheid(e) BEC_Versende Ablehnungsbescheid(e) BEC_Ablehnungsbescheide sind versandt BEC_Schülerjahreskarte(n) ist(sind) eingegangen BEC_Gleiche Kontrollbogen ab BEC_Versende Schülerjahreskarte(n) an Schulen BEC_Schülerjahreskarte(n) sind versandt BEC_Anspruchs voraussetzungen sind nicht erfüllt BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Entstehende Kosten sind höher als ÖPNV-Kosten BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Ablehnungsbescheid ist zu erstellen BEC_Lehne Antrag ab BEC_Prüfe Überweisung zuzahlungspflichtige... BEC_Überweisungen sind eingegangen BEC_Drucke Bewilligungsbescheid(e) BEC_Versende Bewilligungsbescheid(e) BEC_Erstattungsbeschei(e) sind versandt BEC_Fehlende Daten sind nicht zu ermitteln BEC_Prüfe, ob Ablehnung zu erstellen ist BEC_Bestellung ist nicht korrekt BEC_Veranlasse Nachbesserung BEC_Nachbesserung ist veranlasst BEC_Ablehnungsbescheid ist nicht zu erstellen BEC_Verwerfe Antrag BEC_Schülerdaten BEC_Schulangebotsliste BEC_Anspruchslisten BEC_Vermessungsantrag BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Schulangebotsliste BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_ÖPNV-Preisliste BEC_ÖPNV-Preisliste BEC_ÖPNV-Preisliste BEC_Schülerdatensatz BEC_Kostenaufstellung BEC_Bestellliste BEC_Ablehnungsbescheid BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Kontrolliste BEC_Kontrolliste BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schülerstammdaten BEC_Bestellliste BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Vermessungsantrag BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Kostenaufstellung BEC_Schülerdatensatz BEC_Schülerdatensatz BEC_Bestellliste BEC_Schülerjahreskarten-Bestellung BEC_Ablehnungsbescheid Versand sollte wenn möglich elektronisch erfolgen BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Kontrolliste BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schülerjahreskarte ist nicht auszustellen BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Busfahrpläne BEC_Busfahrpläne BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_ -P rogramm BEC_Erfasse/ Übernehme Antragstellerdaten BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Haushalt skassensyste m BEC_Busfahrpläne Verwaltungsspezifische Prozessbausteine der PICTURE-Methode verringern die Komplexität und vereinfachen die Prozessbeschreibung. Dokument/ Information entgegennehmen Attribute: - Art des Dokuments - Kanal (postalisch, persönlich, telefonisch, , ) Daten in EDV übernehmen - genutztes Anwendungssystem - Datengrundlage - Bearbeitungszeit Formell prüfen - Typ (Zuständigkeit, Fristeinhaltung, Vollständigkeit, Datenabgleich, ) - Bearbeitungszeit Dokument/ Information versenden - Art des Dokuments - Kanal (postalisch, persönlich, telefonisch, , ) PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. 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10 Die 24 PICTURE-Bausteine sorgen für Verständlichkeit, Konsistenz und Auswertbarkeit von Prozessbeschreibungen. Inhaltliche Verwaltungsarbeit Berechnung durchführen Einzahlung/ Auszahlung durchführen Dokument/ Information sichten Formell prüfen Inhaltlich prüfen / Entscheidung treffen Arbeitsort wechseln Spezielle Tätigkeit durchführen Verschriftlichung/ Dokumentation Vorgang registrieren Dokument/ Information erstellen Dokument/ Information bearbeiten Dokument unterzeichnen Dokument/ Information aussondern Vorgang z.d.a. Medienwechsel Daten in EDV übernehmen Drucken Kopieren Scannen Datenträger bespielen Informationsbeschaffung/ Koordination Beratung durchführen Rückfrage durchführen Recherche durchführen Absprache/ Vereinbarung treffen Informationsflüsse Dokument/ Information entgegennehmen Bearbeitungsunterbrechung Dokument/ Information versenden PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 10

11 PICTURE-Classic und PICTURE-BPMN stehen gleichberechtigt nebeneinander und spielen unterschiedliche Stärken aus. Beide Methoden sind nahtlos in die PICTURE-Prozessplattform integriert. PICTURE-Classic bietet maximale Einheitlichkeit, PICTURE-BPMN steht für Flexibilität. PICTURE-Classic garantiert schnelle, einfach bedienbare und zielgerichtete Modellierung, insbesondere für große Prozessmengen. PICTURE-BPMN erlaubt eine detaillierte Einzelprozessbetrachtung, freie Modellierung mit beliebiger Tiefe und visuelle Gestaltung. PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 11

12 IT(IL) PICTURE-Lösungspaket PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 12

13 IT-Prozesse von IT-Dienstleistern und IT-Abteilungen einfach beschreiben und zukunftssicher gestalten Situation Generell komplexe IT-Verfahrenslandschaft in Verwaltungen In Verwaltungen häufig autarke IT, im Haus zentral organisiert Hohe Anforderungen und Erwartungen an die Mitarbeiter aus dem IT-Bereich Es gibt unterschiedliche Strategien des IT-Betriebs: Eigenbetrieb, Outsourcing, Shared Service etc. Problem Die Ansprüche der Nutzer sind kontinuierlich gestiegen Die Komplexität der Verfahren und Infrastrukturdienste steigt Die Risiken haben sich vergrößert: Ein Systemausfall heute bedeutet einen größeren Schaden als in der Vergangenheit. Häufig hängt der Erfolg der IT an dem Spezialwissen einzelner Personen. Diese gehen vielfach in den Ruhestand gute Nachfolger sind schwer zu finden. Frage Wie können IT-Prozesse einfach beschrieben und zukunftssicher gestaltet werden? PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 13

14 IT(IL) PICTURE-Lösung Lösungspaket in fünf Modulen Informationsveranstaltung IT(IL) PICTURE-Bibliothek Workshops Dienstleistungen IT(IL) Check PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 14

15 IT(IL) PICTURE-Lösung Grundlagen - ITIL Best Practices ITIL = Information Technology Infrastructure Library ITIL = Reihe von Publikationen, zur Bereitstellung von qualitätsbasierten IT Services Planung, Bereitstellung und Lieferung von IT-Services (ITSM) ITIL bietet eine systematische Einführung in die Förderung der Qualität von IT- Services. Entwicklung und Fortschreibung seit den 1980ern. Aktueller Inhaber (Copyright und Handelsrechte) ist die Axelos Limited (Joint Venture des Cabinet Office und Capita Limited, früher: OGC Office of Governance Commerce) Bislang gab es drei Aktualisierungen: ITIL V ITIL V ITIL 2011 PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 15

16 IT(IL) PICTURE-Lösung Grundlagen - ITIL Best Practices Die Phasen des ITIL Lebenszyklus: Service Strategy (SS) Service Design (SD) Service Operation (SO) Service Transition (ST) Continual Service Improvement (CSI) Zentrale Prozesse, bspw.: Incident Management Change Management Service Level Management PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 16

17 IT(IL) PICTURE-Lösung Die Module im Zusammenhang Informationsveranstaltung IT(IL) PICTURE- Bibliothek Workshops Dienstleistungen IT(IL) Check PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 17

18 IT(IL) PICTURE-Lösung IT(IL) PICTURE-Bibliothek IT(IL) PICTURE-Bibliothek Konkrete, vereinfacht auf den öffentlichen Sektor angepasste Prozesse angelehnt an ITIL Mehr als 100 Prozessmodelle realisiert mit PICTURE- BPMN und mehr als 40 Prozesslandkarten Umfassende Inhalte in den Strukturmodellen in der Prozessplattform und RACI-Verantwortlichkeitstabellen Release: 2016 (Angelehnt an aktuelle ITIL Edition 2011) PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 18

19 IT(IL) PICTURE-Bibliothek Live-Demo PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 19

20 IT(IL) PICTURE-Lösung Modul Information Informationsveranstaltung Vorstellung PICTURE GmbH, -Methode und PICTURE- Prozessplattform für Neu- und Bestandskunden Live-Demonstration der IT(IL) PICTURE-Lösung, insbesondere der IT(IL) PICTURE-Bibliothek Nächster Termin: Münster Weitere Termine folgen PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 20

21 IT(IL) PICTURE-Lösung Workshops Workshops Vertiefung einzelner ITIL-Themen in Verbindung mit IT(IL) PICTURE Bibliothek 2-tägiger Intensivworkshop im Tagungshotel inkl. Abendveranstaltung als Get-Togehter IT(IL) Service Operation mit der IT(IL) PICTURE- Bibliothek am 11. bis in Münster IT(IL) Kompakt und Service Transition ggf. im Juni und Juli 2016 in Münster (Termine folgen) PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 21

22 IT(IL) PICTURE-Lösung Dienstleistungen Dienstleistungen Konfigurationsanpassung für Bestandskunden Anpassung einer vorhandenen IT(IL) PICTURE- Bibliothek an individuelle Bedarfe/Bedürfnisse Integration der Prozesse in ein Wiki, Sharepoint oder ähnliches Unterstützung bei der Auswahl und Einführung von ITSM- Tools PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 22

23 IT(IL) PICTURE-Lösung Modul IT(IL) Check IT(IL) Check Einstieg in IT- und E-Government-Strategie; Versachlichung und Objektivierung des Ist-Zustands Schafft Transparenz und Klarheit über die aktuelle Situation und Handlungsbedarfe Kick-Off-Workshop; Erhebungsverfahren: IT-Services, IT-Infrastruktur und IT-Personal Ergebnisanalyse und Auswertung; Analyse- und Auswerteworkshop PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 23

24 Vom Prozess zum Praxiseinsatz. Auf den Zahn gefühlt. Volker Hindermann, Seniorberater, PICTURE GmbH PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung Seite 24

25 IT(IL) PICTURE-Bibliothek Kundereferenzen Die citeq und die Stadt Münster setzen schon seit Langem auf die PICTURE-Methode und die PICTURE-Prozessplattform. Die neue ITIL-Prozessbibliothek macht die Sache für uns als IT- Dienstleister jetzt richtig rund und stiftet uns einen großen Nutzen bei der verständlichen Dokumentation unserer Prozesse und der effizienten, standardkonkormen Einführung eines IT- Servicemanagements. PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 25

26 IT(IL) PICTURE-Lösung Die Module im Zusammenhang mit den PICTURE-Komponenten Informationsveranstaltung IT(IL) PICTURE- Bibliothek Workshops Dienstleistungen IT(IL) Check Basisschulung Schulungen Standard Inhouse Portal-Modul PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 26

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie noch Fragen? Rufen Sie uns gerne an! PICTURE GmbH ITIL PICTURE Bibliothek Seite 27

28 Wir stehen Ihnen gerne für Rückfragen zur Verfügung. Detlef Bäumer Kundenberater +49 (0) Volker Hindermann Seniorberater Agenda Firmenvorstellung PICTURE-Methode IT(IL) Lösungspaket Live-Demo Fragen und Diskussion +49 (0) PICTURE GmbH IT(IL) PICTURE-Lösung ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXELOS Limited. Seite 28