Diplomarbeit. Konzept und Implementierung einer Langzeit- - Archivierungslösung. Vorgelegt am: 03. September 2010

Größe: px
Ab Seite anzeigen:

Download "Diplomarbeit. Konzept und Implementierung einer Langzeit-E-Mail- Archivierungslösung. Vorgelegt am: 03. September 2010"

Transkript

1 Diplomarbeit Konzept und Implementierung einer Langzeit- - Archivierungslösung Vorgelegt am: 03. September 2010 Von: Studiengang/ Studienrichtung: Oberländer, Philipp Kuhschnappler Berg Bernsdorf Wirtschaftsinformatik Seminargruppe: WI 2007 Matrikelnummer: Praxispartner: ASCOTA-IT GmbH Annaberger Str Chemnitz Gutachter(Studienakademie): Herr Dr. Ing. Wolfgang Oehme Gutachter: Herr Dipl. Math. Dieter Reyer

2

3 Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis... IV Tabellenverzeichnis... V Abkürzungsverzeichnis... VI 1. Vorwort Einleitung Dokumente Ziel Vorgehensweise Allgemeine Vorbetrachtung Papierarchiv/analoges Archiv Elektronisches Archiv Definition eines elektronischen Archives Vergleich zwischen elektronischem - und nicht elektronischem Archiv Ablauf der elektronischen Archivierung Elektronische archivierung Marktanalyse archivsysteme Elektronische -Archivierung als Teil des DMS Revisionssicherheit Gesetzliche Grundlagen (der Archivierung) Unterschiede zu anderen Staaten Anforderungen an Hard- und Software Formatanforderungen Analyse der möglichen Vorgehensweisen Agile Softwareprogrammierung Entwicklung mittels Scrum Konzept Plattformunabhängigkeit Open Source Objektorientierung Objektorientierte Sprache II

4 Objektorientierte Datenbank Geplante Umsetzung Java als Programmiersprache Eclipse als Entwicklungsumgebung Nutzung von db4o als Datenbank GUI mittels JGoodies FormLayout Funktionsumfang für das potentielle System Implementierung Vorgehensweise Oberflächengestaltung ImapMail Config-File Datenbank Database DBQuery Suchen JavaDocs Ausblick/Zusammenfassung Literaturverzeichnis Anhangsverzeichnis III

5 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Dokumentenzyklus in einem Archivsystem Abbildung 2: PDCA Cycle nach Deming Abbildung 3: UML-Diagramm: Klasse Abbildung 4: Arbeitsspeicherverbrauch von Eclipse Abbildung 5: Eclipse Oberfläche Abbildung 6: Auszug von Grundbefehle in db4o Abbildung 7: Query by Example Abbildung 8: Auszug aus einer NQ-Abfrage Abbildung 9: Auszug aus einer S.O.D.A. Abfrage Abbildung 10: Aufbau der Maske Abbildung 11: JGoodies einbinden Abbildung 12: Layout verfeinern Abbildung 13: Layout mit Elementen Abbildung 14: Fenster mittels JGoodies FormLayout Abbildung 15: UML-Diagramm de.ascota.eas Abbildung 16: Oberfläche Einfache Suche Abbildung 17: Oberfläche Erweiterte Suche Abbildung 18: UML-Diagramm de.ascota.eas.window Abbildung 19: UML-Diagramm de.ascota.eas.mail Abbildung 20: Config-File Abbildung 21: UML-Diagramm de.ascota.eas.config Abbildung 22: UML-Diagramme de.ascota.eas.database Abbildung 23: UML-Diagramm de.ascota.eas.search IV

6 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Kosten der elektronischen Archivierung Tabelle 2: Kosten analoge Archivierung Tabelle 3: Herausgenommene Anbieter Tabelle 4: Aufkommen Tabelle 5: Vergleich der Speicherkapazitäten Tabelle 6: Mailnummer Tabelle 7: Vorgänge Tabelle 8: Kontaktdaten Tabelle 9: Query-Methoden Tabelle 10: Constraint-Methoden V

7 Abkürzungsverzeichnis AktG AO API BAO BSD CAD CNIPA CRM DBMS db4o ddn DMS DOC EAS EDIFACT EIDI-V ERP EU GDPdU GeBüV GIF GmbHG GNU Aktiengestz Abgabenordnung Application Programming Interface Bundesabgabenordnung Berkeley Software Distribution Computer Aided Design (rechnergestützter Entwurf) Centro Nationale per Informatica nella Pubblica Amministrazione (Italien) Customer-Relationship-Management Datenbankmanagementsystem database for objects db4o Development Network Dokumenten-Management-System Microsoft Office Word Dokument -Archvierungs-System Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport Verordnung des eidg. Finanzdepartementes über elektronisch übermittelte Daten und Informationen Enterprise Resource Planning Europäische Union Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Geschäftsbücherverordnung Graphics Interchange Format GmbH Gesetz GNU is not Linux GNU-GPL GNU-General Public License VI

8 GNU GPL GoBS HTML IDE IMAP JDK JIT JPEG JSF JSP JVM KB MB MS SQL MWSTG OCR OID OQL OR PDCA PDF PEC PLZ GNU-Lesser General Public Licence Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme Hypertext Markup Language integrated development environment Internet Message Access Protocol Java Development Kit Just-in-time Dateiendung nach Norm ISO/IEC zur Bildkompression JavaServer Faces JavaServer Pages Java Virtual Machine KiloByte Mega Byte Microsoft Structures Query Language Mehrwertsteuergesetz Optical Character Recognition Object Identifier Object Query Language Obligationsrecht (Schweiz) Plan Do Check Act Portable Document Format Posta elettronica certificata (Zertifizierte Elektronische Post) Postleitzahl POP3 Post Office Protocol Version 3 PPS SDK SSD Produktionsplanung und Steuerung Software Development Kit Solid State Drive VII

9 TXT UGB UStG UUID WORM XLS XML ZertES ZPO Dateiendung einer Textdatei Unternehmensgesetzbuch Umsatzsteuergesetz Universally Unique Identifier Write Once Read Multiple (times) (dt.: einmal schreiben, mehrmals lesen) Microsoft Office Excel Dokument Extensible Markup Language Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur Zivilprozessordnung VIII

10 1. Vorwort Die ist heutzutage nicht mehr aus dem Alltag wegzudenken. Vor über hundert Jahren, als die Industrialisierung gerade begann, wurden die Briefe noch zu Pferd oder Bahn übermittelt. Diese Art der Informationsweiterleitung war sehr langsam und umständlich, Informationen konnten schnell abhandenkommen. Mit dem weiter fortschreitenden Ausbau der Eisenbahn, der Erfindung der Telegrafie und später des Telefons, ging die Übermittlung von Nachrichten wesentlich schneller von statten. Am Anfang des 20. Jahrhunderts wurde der Informationsfluss immer größer und die Informationsmenge stieg stetig an. Dies lag daran, weil die Industrialisierung immer weiter voran schritt. Während der Zeit der Weltkriege wurde die schnelle Nachrichtenübermittlung vorrangig vom Militär genutzt. In der 2. Hälfte des 20. Jahrhundert wurden viele wirtschaftliche Vorgänge über das Telefon abgewickelt. Dennoch behielt der Brief zum Übertragen von wichtigen Nachrichten seine unangefochtene Stellung. Gegen Ende des 20. Jahrhunderts hielt der Computer immer mehr Einzug in die Industrie und Wirtschaft. Er war schneller und arbeitete fehlerfreier als der Mensch. Mit der Erfindung der (electronic Mail = engl. für elektronischer Brief) und des Internets eröffneten sich neue Wege der Informationsübertragung. Bis heute wurde die immer beliebter und begann nach und nach den herkömmlichen Brief abzulösen. Besonders im betrieblichen Umfeld werden viele Dinge nur noch per Mail geregelt. Der Brief als betrieblich wichtiges Dokument wird und wurde immer abgelegt und archiviert. Dasselbe gilt natürlich auch für sein elektronisches Ebenbild, die . Durch die kurzen Übertragungszeiten der ist die übermittelte Informationsmenge heutzutage wesentlich größer als zu Zeiten des Briefes. Dieses Problem muss man bei der Archivierung der s beachten. Es lohnt sich nicht, die vorhandenen s auszudrucken und abzuheften. In manchen Fällen schreibt der Gesetzgeber sogar die Aufbewahrung im Originalformat vor. Dies wird im Kapitel III Abs. 1 der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) geregelt. Dieser besagt, dass die AO (Abgabeordnung) in 146 Abs. 5 festschreibt, dass originär elektronische Dokumente in ihrer Urform aufgehoben werden müssen, wenn diese zu Geschäftsfällen gehören. 1

11 2. Einleitung 2.1. Dokumente Dokumente werden schon seit langen von den Menschen aufbewahrt. Bereits in der Zeit vor Christus wurden Dokumente gelagert, so zum Beispiel in der Bibliothek von Alexandria. Dies geschah auf der einen Seite, um sie erneut einsehen zu können, wenn sie benötigt werden und auf der anderen Seite, um diese Dokumente für die Nachwelt aufzuheben. Man legte die gerade nicht mehr benötigten Dokumente nach einem bestimmten Ordnungsprinzip, an einem bestimmten Ort, in einer Organisationseinheit, ab. An der Bedeutung eines Archives hat sich bis heute nichts geändert, nur die Art der Archivierung ist je nach Einsatzgebiet etwas spezieller geworden. Dokumente werden heutzutage nicht mehr nur in Bibliotheken für die Allgemeinheit gespeichert. Auch für Unternehmen sind Dokumente sehr wichtig. Sie werden nicht nur archiviert, um später etwas nachschlagen zu können, sondern auch aus rechtlichen Gründen. Auch die Art der zu archivierenden Dokumente hat sich geändert. Die löst allmählich den Brief ab. Zeichnungen werden nicht mehr ausgedruckt oder auf Papier gemalt, sie werden gleich elektronisch weitergeleitet. Wurde früher Post noch abgehängt und im Archiv gelagert werden nun s, Belege, Zeichnungen und Notizen digital gespeichert und sind in Sekundenschnelle wieder abrufbar. Vorteil der elektronischen Speicherung ist die Möglichkeit der Einsparung bei Kosten, Lagerraum, Personal sowie der geringere Zeitaufwand bei der Suche nach Dokumenten. Unternehmen besitzen heutzutage allerlei verschiedene elektronische Systeme zur Unterstützung ihrer Geschäftsprozesse und innerbetrieblichen Abläufe. Großunternehmen, wie aber auch viele Mittelständler, sind meist sehr gut versorgt mit vernetzten elektronischen Systemen. Das mächtigste System ist dabei das ERP- System (Enterprise Resource Planning), welches je nach Hersteller und Konfiguration schon verschiedene Systeme beinhaltet, z.b.: ein CRM-System (Customer- Relationship-Management), um die Kundenbindung zu verbessern. PPS-Systeme (Produktionsplanung und Steuerung) werden genutzt, um die Produktionsabläufe besser kontrollieren und planen zu können. Ein DMS (Dokumenten-Management- System) wird verwendet, um z.b.: eine automatisierte Dokumentenweiterleitung im Unternehmen zu erreichen oder Dokumente jederzeit abrufbar digital einzulagern. Alle derartigen Systeme dienen nur einem Zweck: der Optimierung der betrieblichen Prozesse. Sie unterstützen die Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer Arbeit und vereinfachen die betrieblichen Abläufe. Unter DMS versteht man ein elektronisches System zum Managen von unternehmensrelevanten Dokumenten. Doch existieren das DMS im Vergleich zu anderen 2

12 elektronischen Systemen noch nicht so lange. Sie gibt es erst seit der Definition des Dokumentenmanagements durch Ulrich Kampffmeyer Zu einem DMS zählen das automatische und intelligente Weiterleiten von Dokumenten mittels eines Workflows, die Aufbewahrung (Archivierung) von geschäftsrelevanten Daten, das Digitalisieren von Geschäftsbriefen und deren Verwaltung und das Archivmanagementsystem. Letzteres ist für die Verwaltung der Daten in der Datenbank zuständig. Damit die empfangenen s nicht erst ausgedruckt werden müssen, was einen hohen Kosten- und Lageraufwand zur Folge hätte, ist es sinnvoll, diese Art von Dokumenten gleich digital zu archivieren. Da diese Systeme immer wichtiger werden, beschäftigt sich diese Arbeit mit diesem Teilgebiet des DMS-der Archivierung von s Ziel Auf dem Markt gibt es schon verschiedene Lösungen zur Thematik des Dokumentenmanagements. Vergleicht man diese Lösungen miteinander, gibt es noch kein System welches alles optimal abdeckt. Alle haben sie ihre Vor- und Nachteile. Komplexe Systeme sind meist sehr preisintensiv und nicht immer für den Einsatz im Mittelstand optimal geeignet. Viele Lösungen sind für den Einsatz in kleineren mittelständigen Unternehmen überdimensioniert. Andere stand-alone-lösungen haben den Nachteil, dass sie sich nicht beliebig untereinander kombinieren lassen. Man kann sich hier die Komponenten aussuchen, die erforderlich sind und muss kein System nutzen, von dem nur ein kleiner Teil benötigt wird. Doch der Nachtteil dabei ist, dass die Kombination verschiedener Systeme nur schwer realisierbar und meist mit Problemen behaftet ist. Um diesem Problem entgegenzuwirken, beschäftigt sich diese Arbeit mit der elektronischen -Archivierung. Es soll eine neue, kostengünstige Alternative geschaffen werden, welche erst einmal eine stand-alone-funktionalität besitzt. Später soll die Engine der -Archivierung Grundlage oder Komponente in einem neu geschaffenen DMS sein. Das Archivsystem soll in einer objektorientierten Programmiersprache entwickelt werden. Die Datenverwaltung übernimmt in diesem Falle eine objektorientierte Datenbank. Die Kosten bei diesem Projekt sollen gering gehalten werden, damit das fertige Produkt dem Kunden als Open Source-Lösung angeboten werden kann Vorgehensweise Um einen erfolgreichen Projektabschluss zu erreichen ist es wichtig, bestimmte Schritte einzuhalten. 3

13 Der erste Schritt ist die Vorbetrachtung. Hierbei werden erst einmal Informationen gesammelt. Es ist wichtig zu wissen, welche Komponenten von Bedeutung für das System sein können, was beachtet werden muss und welche Richtlinien eingehalten werden müssen, um auch rechtlich alle Aufgaben zu erfüllen, die an eine Archivierung gestellt werden. Im zweiten Schritt erfolgt eine Analyse der Situation. Der Markt wird durchforscht nach anderen Produkten und Vorgehensweisen bei deren Entwicklung. Hierbei werden wichtige Informationen über das spätere Produkt gesammelt. Schritt Nummer drei ist dann die theoretische Planung eines -Archivsystems. Dabei ist es besonders wichtig, die verschiedenen Möglichkeiten und Herangehensweisen genau abzuwägen. Der vorletzte Schritt ist dann die Umsetzung/Implementierung des vorher Festgelegten. Danach erfolgt die Dokumentation der Lösung und der Vergleich zwischen dem was erreicht werden sollte und den Ergebnissen. 4

14 3. Allgemeine Vorbetrachtung 3.1. Papierarchiv/analoges Archiv Von Archivierung spricht man bei einer sinnvollen Ablage von Dokumenten zur späteren Wiedereinsichtnahme. Heutzutage unterscheidet man in Unternehmen zwei Arten von Archiven. Einmal die herkömmlichen Papierarchive und ihre Nachfahren, die elektronischen Archive (oder auch digitale Archive). Es gibt verschiedene Archivierungsarten, so z.b.: Ablagen, Ordner, Fächer, Aktenschränke, Tresore, etc.. Diese unterscheiden sich in der Geschwindigkeit der Informationsfindung. Das Archivieren von Informationen dient meist dem Zweck, dass auf Dokumenten vermerkte Wissen zu speichern (z.b.: Baupläne von Gebäuden) oder es hat rechtliche Hintergründe. Unternehmen sind gezwungen, geschäftsbezogene Dokumente über längere Zeit aufzubewahren. Besonders wichtige Dokumente werden an separat gesicherten Orten aufbewahrt (Bsp.: in einem Tresor). Es gibt verschiedene Typen von Dokumenten, die zu archivieren sind. Dazu zählen vor allem Konstruktionszeichnungen, Grundrisse, Verkabelungspläne und vieles mehr. Andere Dokumente werden vor allem auf Grund gesetzlicher Vorgaben aufbewahrt, darunter fallen vor allem: Bilanzen, Rechnungen oder Buchungsbelege. Die Aufbewahrungsdauer ist von Dokument zu Dokument sehr unterschiedlich und wird in verschiedenen Gesetzestexten geregelt. Auch nach dem Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer kann eine weitere Archivierung von Dokumenten noch erforderlich sein, wenn deren Inhalte von großer Wichtigkeit sind. Auf Grund der Tatsache, dass Dokumente bis zu zehn Jahren und länger aufgehoben werden müssen, sind Lagerflächen und Ablagesysteme von Nöten, die die über Jahre anfallenden Schriftstücke aufbewahren können. Auf Grund der großen Menge kann es nötig sein, größere Lagerhallen anzumieten. Mit steigender Zahl der archivierten Daten muss man sich ein sinnvolles Archivierungssystem überlegen. Dies ist besonders wichtig bei der Suche der Dokumente. Je besser das System ist, umso schneller können die Mitarbeiter die gewünschten Akten finden. Beispiele für eine Ordnung der Unterlagen ist das häufig verwendete Prinzip der Sortierung nach Anfangsbuchstaben (Name, Wohnort, Ansprechpartner) oder die Sortierung nach bestimmten Datumsangaben (z.b.: dem Belegdatum). Das einmal eingeführte Ablagesystem sollte eingehalten werden, da sonst Dokumente nur schwer bis gar nicht wieder gefunden werden können. Darauf ist besonders bei Wiederablage zu achten, nachdem die Schriftstücke aus dem Archiv entnommen wurden. Da in den meisten Fällen die Informationen in den Akten wichtig und vertraulich sind, muss man das Archiv gegen den Zugriff von Unbefugten sichern. Eine Möglichkeit ist das Einschließen der Dokumente in einem Tresor. Dies ist jedoch nur sinnvoll bei einer geringen Anzahl zu sichernder Schriftstücke. Da hierfür aber größere Lager- 5

15 flächen benötigt werden, ist auch der Aufwand viel höher, um die archivierten Informationen zu schützen. Nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen muss auch Zugriff auf alle Dokumente des Unternehmens haben. Dies kann datenschutzrechtliche Gründe haben oder auch der Geheimhaltung von Unternehmensgeheimnissen dienen. Damit nicht jeder Mitarbeiter Zugang hat, müssen die Dokumente nach Sicherheitsstufen kategorisiert werden und mit bestimmten Mechanismen versehen werden, die nur berechtigten Personen Zugriff gewähren. Bei der Aufbewahrung der Unterlagen über Jahre hinweg muss Acht gegeben werden, dass diese auch nach Jahren noch lesbar sind. Hierbei ist es wichtig, dass die Dokumente gegen Zerstörung geschützt werden. Besondere Gefahren gehen dabei von Feuer und Wasserschäden aus. Das Einlagern von einer Sicherheitskopie pro Dokument ist nicht sehr sinnvoll, da dies die Menge zu archivierender Dokumente verdoppeln würde. Bei manchen Archiven werden auch Computer zur Suche der Dokumente eingesetzt. Diese dienen jedoch nur der Lagebestimmung der Dokumente in der Ablage. Es ist keine elektronische Archivierung, da man immer noch die Dokumente manuell und nicht digital einlagert. Ein Dokument, welches momentan zur Einsichtnahme aus dem Archiv entnommen wurde, kann bis zu seiner Rückgabe nicht gleichzeitig von anderen eingesehen werden Elektronisches Archiv Definition eines elektronischen Archives Das elektronische Archiv kann auch als digitales Archiv bezeichnet werden. Es ist der digitale Gegenpart des Papierarchives, Dokumente werden nur noch auf elektronischem Wege gespeichert. Die Speicherung der Daten wird vom Archivmanagementsystem übernommen, welches Bestandteil der Archivprogrammes ist. Die Ablage erfolgt auf unterschiedliche Weise: schlagwortbasierend, indexbasierend und volltextbasierend. Die Unveränderbarkeit und Nachhaltigkeit der Unterlagen muss computertechnisch gewährleistet werden. Bei digitalen Archiven werden 2 Arten von zu archivierenden Schriftstücken unterschieden. Es gibt originär digitale Dokumente, so z.b.: s, CAD (Computer Aided Design) 3D Modelle, Buchungsdaten etc. sowie noch zu digitalisierende, originär papiergebundene Dokumente (Eingangsrechnungen, Notizen, sonstige Belege). Diese anfangs noch analogen Akten müssen vor der Archivierung digitalisiert werden. Dies erfolgt durch das Scannen der papiergebundenen Dokumente. 6

16 Um diese dann im Archiv wiederzufinden, ist es nötig, diese mit Indizes zu versehen. Bei originär digitalen Dokumenten kann dies gleich über eine Schnittstelle im Programm automatisch ablaufen. Die Möglichkeit der manuellen Indizierung kann trotzdem gegeben sein. Vorher papiergebundene Dokumente müssen manuell nach dem Digitalisieren indiziert werden. In manchen Fällen ist es möglich, über eine OCR (Optical Character Recognition) - Software verschiedene Textteile oder den Kompletttext digital zu extrahieren. Die Speicherung der Dateien kann auf verschiedenen elektronischen Medien erfolgen, die speziell dafür konzipiert sind (Magnetspeicher, Bandlaufwerk, u.a.). Das Ablegen in einem elektronischen Archiv ist nicht identisch mit der Ablage in Ordnern in einem Betriebssystem. Erst wenn ein Programm die Verwaltung übernimmt, spricht man von einem echten elektronischen Archiv oder Archivsystem. Die Datensicherung (Backup) einer Festplatte oder von Teilen der Daten auf der Festplatte ist keine elektronische Archivierung, da beim Backup eine andere Intention verfolgt werden soll. Es erfolgt dabei die Sicherung und nicht die bloße Auslagerung der Daten Vergleich zwischen elektronischem - und nicht elektronischem Archiv Um Vorteile und Nachteile besser abwägen zu können, ist ein Vergleich zwischen elektronischen und papiergebundenen Archiven wichtig. Zum Vergleich wurden folgende Merkmale ausgewählt: Sortierungsmöglichkeiten, Zugriffsbeschränkung, entstehende Kosten, Zugriffsgeschwindigkeit, Sicherung gegen Verlust und Zerstörung, allgemeine Sicherheit der Daten, Lesbarkeit nach mehreren Jahren und Möglichkeit der Erweiterung des Archives. In einem elektronischen Archiv findet eine Vorabsortierung nicht statt. Dokumente werden einfach hinein gespeichert. Anhand ihres Inhaltes und ihrer Indizes können sie bei der Suche gefunden werden. Dies bietet eine größere Vielfalt an Suchwörtern. Bei einem Papierarchiv muss beim Einlagern der Dokumente eine Sortierung nach bestimmten Kriterien vorgenommen werden, sonst wird es schwierig, die Dokumente wiederzufinden. Es ist keine Sortierung nach mehreren Kategorien gleichzeitig möglich. Die Beschränkung des Zugriffes ist bei Archiven von hoher Bedeutung. In Papierarchiven ist es nur durch räumliche Abtrennung und Absicherung mittels Schlössern möglich. Für jede Berechtigungsgruppe muss ein eigenes Archivabteil angelegt werden. Bei elektronischen Archiven können jedem Dokument Eigenschaften mitge- 1 vgl. Küspert 1998, S

17 geben werden, z.b. für die Berechtigung zu diesem Dokument. Die Rechtevergabe für die Nutzergruppen kann über die Nutzerverwaltung im Netzwerk erfolgen. Die Betrachtung der Kosten für Implementierung und Erhaltung eines Archives sind sehr unterschiedlich. Je größer das Papierarchiv ist, desto höher sind die Lagerkosten (durch Benutzung von zusätzlichen Räumen). Weitere Kosten sind Papierund Druckkosten, für die auszudruckenden Dokumente. Steigende Personalkosten entstehen dadurch, dass Mitarbeiter Zeit im Archiv mit der Suche nach Dokumenten verbringen oder neue Mitarbeiter für die Archivverwaltung eingestellt werden müssen. Bei langen Wegen zwischen Archiv und Arbeitsplatz entstehen Transportkosten. Bei der elektronischen Archivierung entstehen Personalkosten für eigene Mitarbeiter, die die Hard- und Software des Archivsystems betreuen oder Supportkosten bei Fremdvergabe. Desweiteren können Anschaffungskosten für die Hardware und Software anfallen. Die Hardwarekosten für Speicherplatz sind im Vergleich zur speicherbaren Menge an Dokumenten sehr gering. Die restliche IT- Infrastruktur des Unternehmens sollte bereits in gesonderten Räumen untergebracht und vor unbefugten Zugriffen gesichert sein. Darin kann das elektronische Archivsystem integriert sein. Ist dies nicht der Fall müssten neue Räume geschaffen werden. Um Personalkosten zu sparen und um die internen Prozesse nicht zu behindern ist die Zugriffsgeschwindigkeit ein wichtiges Kriterium bei der Archivierung. Durch die heutige Technik liegt die Zugriffszeit in einem elektronischen Archivsystem nur noch im Sekundenbereich. In einem Papierarchiv kann die Suche nach einem Dokument auch mehrere Stunden dauern. Dokumente können gerade entliehen sein und sind deshalb nicht auffindbar. Bei elektronischen Systemen hat man sofort Zugriff auf alle noch im System befindlichen Daten. Sehr alte Dokumente (10 Jahre oder älter) können auf Medien in gesonderten Ablagen ausgelagert wurden sein und es kann zu Verzögerungen beim Abrufen der Daten kommen. Verlorene oder zerstörte Dokumente sind der schlimmste Fall, der in einem Archiv eintreten kann. In einem Papierarchiv ist normalerweise keine Sicherheitskopie vorgesehen, denn dadurch würden sich die Menge der Unterlagen verdoppeln. Im Falle eins Brandes oder Wasserschadens können Schriftstücke unwiderruflich zerstört werden. Ein weiteres Problem ist der Verlust von Dokumenten durch Mitarbeiter. Im elektronischen Archiv ist dies kein Problem. Bei diesen Systemen wird mit redundanten Speichern gearbeitet, sodass Dateien zur Sicherheit mindestens zweimal vorhanden sind. Wird in einem Papierarchiv eine Akte ausgeliehen, ist diese im Moment für andere nicht zugänglich. Das elektronische Archiv funktioniert nach einem anderen Prinzip. Hier kann auf die Datei gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern zugegriffen werden. Das Original bleibt immer erhalten, wenn das Archivsystem die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und eine Revisionssicherheit 8

18 gewährleistet. Wird ein Dokument von einem Mitarbeiter bearbeitet, erzeugt das System eine neue Version und verknüpft diese mit dem Original. Wird im Papierarchiv das Original bearbeitet, so wird es unwiderruflich verändert. Ein besonderer Unterschied hinsichtlich der Sicherheit der archivierten Unterlagen ist die Darstellung von Klartexten. Im Papierarchiv werden die Dokumente und ihre enthaltenen Informationen nicht chiffriert. Im elektronischen Archiv gibt es die Möglichkeit, die abgespeicherten Daten zu komprimieren und zu verschlüsseln. Somit kann diese Datei zwar gestohlen werden, aber ohne den Schlüssel zur Entschlüsselung kann man die enthaltenen Informationen nicht lesen. Dokumente sind bei beiden Systemen nicht zu 100%ig sicher. So kann ein Unbefugter sowohl die einem elektronischen Archiv als auch bei einem Papierarchiv eindringen und an relevante Daten kommen. Beim elektronischen Archiv ist dies über Schwachstellen im System möglich. Im Papierarchiv kann ein Einbrecher die Schwachstellen im Sicherheitskonzept ausnutzen und ebenfalls an die Informationen gelangen. Die Dokumente in Papierarchiven müssen vor Verwitterung geschützt werden. Bei digitalen Dokumenten ist es wichtig, dass das abgespeicherte Format auch nach Jahren noch lesbar ist. Durch die rasante Entwicklung in der Informationstechnologie könnte dies zu einem Problem werden. Durch spätere Konvertierung in neue Formate kann dem Problem entgegenwirkt werden. Eine kleine Beispielrechnung soll verdeutlichen, welche Kosten bei der Archivierung entstehen können. Die folgenden Tabellen zeigen den Unterschied zwischen den Kosten der elektronischen und der analogen Archivierung. Bei der Archivierungsdauer wird von 10 Jahren plus 1 Jahr ausgegangen, da die Daten erst nach 10 abgeschlossenen Geschäftsjahren gelöscht/zerstört werden dürfen. In Tabelle 1 ist die elektronische Archivierung aufgeführt und in Tabelle 2 die analoge Archivierung. Die zu archivierende Menge an Schriftstücken beträgt 1000 Seiten pro Tag. Wenn man davon ausgeht, dass eine Seite eines Dokumentes im PDF-Format im Mittel etwa 100 KB (KiloByte) groß ist, fallen innerhalb eines Jahres etwa 24,13 GB an Daten an. Nach 11 Jahren hat man ein Datenvolumen von rund 265 GB. Durch die Löschung der Daten des ersten Jahres im elften Jahr müsste sich theoretisch das Datenvolumen nicht mehr erhöhen. Doch so unterschiedlich auch die Speichermedien sind, haben sie trotzdem etwas gemeinsam. Festplatten und Magnetbänder müssen schon nach 5-10 Jahren gegen neue getauscht werden, sonst kann es zu einem Verlust der Daten kommen. Die einzigen Medien die mehrere Archivierungszyklen aushalten könnten, wären die WORM-Medien (Write Once Read Multiple (times)) mit ihrer Haltbarkeitsdauer von bis zu 30 Jahren. Doch sind WORM-Medien nur einmal beschreibbar, deshalb müssen nach der Vernichtung der Daten neue Medien angeschafft werden. Der Silent Cube von FAST LTA wäre eine Festplatten basierende Speicherlösung, mit Controller und Verwaltungseinheit. Vom Volumen 9

19 her hätte diese Speichereinheit eine Menge von 4 TB (redundant). Aus dem Neupreis von ergeben sich die Kosten pro GB von rund 1,60. 2 Damit wäre diese Speicherlösung die Teuerste. Bei den anderen Medien ist aber noch keine zusätzliche Hard- und Software zu ihrer Verwaltung mit einberechnet. Der Silent Cube von FAST LTA würde somit rund 420 in 11 Jahren plus Lizenz-, Service- und Stromgebühren kosten. Beim analogen Archiv werden die Dokumente in Ordner abgeheftet. Ein Ordner kostet 1 und fasst 500 Seiten. Pro Tag wird eine Menge von 2 Ordnern gefüllt, was in einem Jahr 506 Ordner ausmacht. Als Mietpreis pro m² wurden 2,50 gesetzt, ein Durchschnittswert für die Region Chemnitz. Ein Regalmeter hat eine Grundfläche von 0,6 m². Dies verursacht Kosten von 1,50 pro Regalmeter. Die entstehenden Kosten belaufen sich auf 18 /Regalmeter/Jahr. In einem Regalmeter können 168 Ordner gelagert werden. Somit werden rund 3 Regalmeter pro Jahr benötigt. Die Kosten für die Lagerung summieren sich nach 11 Jahren auf etwa Der durchschnittliche Preis für eine bedruckte A4 Seite in schwarz-weiß beträgt 4 Cent. Es wird davon ausgegangen, dass nur die Hälfte der jährlich anfallenden Dokumente selbst ausgedruckt wurden. Die sich daraus ergebenden Kosten (mit den Kosten für Ordner) belaufen sich auf etwa in 11 Jahren. Zusammen mit den Kosten für die Lagerung in den Regalen ergibt sich eine Summe von rund Dazu sind noch die Kosten für Gänge und Material im Lager hinzuzurechnen, außerdem sind noch Personalkosten, Strom sowie Kosten für die Entsorgung einzuplanen. Im Vergleich ist die analoge Archivierung ca. 147-mal teurer als die elektronische Variante. Das Volumen an zu sichernden Daten steigt jedes Jahr an. Dies wurde in dem Beispiel nicht berücksichtigt. Durch das Mehraufkommen an Daten ist der Unterschied in den Kosten mit jedem Jahr größer. 2 Online: Silent Cubes v. FAST LTA

20 elektronisches Archiv 1.000,00 Seiten/Tag 5.000,00 Seiten/Woche ,00 Seiten/Jahr Seite PDF: 100 KByte Pro Tag: ,00 KByte = 97,66 MB Pro Woche: ,00 KByte = 488,28 MB Pro Jahr: ,00 KByte = MB = 24,13 GB Jahr 1: 24,13 GB = 24,13 GB Jahr 2: 2 x 24,13 GB = 48,26 GB Jahr 3: 3 x 24,13 GB = 72,38 GB Jahr 4: 4 x 24,13 GB = 96,51 GB Jahr 5: 5 x 24,13 GB = 120,64 GB Jahr 6: 6 x 24,13 GB = 144,77 GB Jahr 7: 7 x 24,13 GB = 168,90 GB Jahr 8: 8 x 24,13 GB = 193,02 GB Jahr 9: 9 x 24,13 GB = 217,15 GB Jahr 10: 10 x 24,13 GB = 241,28 GB Jahr 11: 11 x 24,13 GB = 265,41 GB Es fallen 265,41 TB in 11 Jahren an. Archivierungsmedium: Kosten nach 11 Jahren Kosten pro 1fach redundant** Festplatte*: 0,20 GB = 106,16 212,33 Band: 0,625 GB = 165, ,759 WORM: 1 GB = 265,41 530,82 FAST LTA 4TB 1,58 GB = 419,88 * nach 6 Jahren durch Neuprodukte zu ersetzen, deshalb 2fache Kosten ** in dieser Rechnung soll ein redundantes System den doppelten Speicherplatz benötigen Tabelle 1: Kosten der elektronischen Archivierung 11

21 analoges Archiv 1000 Seiten/Tag 5000 Seiten/Woche Seiten/Jahr Ordner: 500 Seiten Maße in cm: 8 * 29 * 32 Pro Tag: 2 Ordner Pro Woche: 10 Ordner Pro Jahr: 506 Ordner Kosten pro m² Lagerraum pro Monat: 2,50 pro Jahr: 30,00 Maße Regalmeter in cm: 100 x 60 x 240 Grundfläche Regalmeter in m²: 0,6 Fassungsvermögen in Ordner: 12 x 2 x 7= 168 Stück Kosten pro Regalmeter: 30 /m² * 0,6m² = 18,00 / m² Regalmeter pro Jahr: 3,012 Stück = 3 Stück/ Jahr Kosten in 3 Jahren 54,00 für 3 Regalmeter Regalmeter in 11 Jahren: 198 Jahr 1: 54,00 = 54,00 Jahr 2: 2 x 54 = 108,00 Jahr 3: 3 x 54 = 162,00 Jahr 4: 4 x 54 = 216,00 Jahr 5: 5 x 54 = 270,00 Jahr 6: 6 x 54 = 324,00 Jahr 7: 7 x 54 = 378,00 Jahr 8: 8 x 54 = 432,00 Jahr 9: 9 x 54 = 486,00 Jahr 10: 10 x 54 = 540,00 Jahr 11: 11 x 54 = 594,00 Σ 3.564,00 in 11 Jahren Kosten A4 Seite s/w: 0,04 Kosten Ordner: 1 50% der archivierten Seiten selbst gedruckt: Seiten Kosten Papier: Kosten Ordner: Σ 5.060,00 /Jahr ,00 /11 Jahre 253 /Jahr /11 Jahre ,00 /11 jahren Lagerkosten ,00 Σ ,00 /11 jahren Lagerkosten in % von Gesamtkosten: 5,75% Tabelle 2: Kosten analoge Archivierung 12

22 Ablauf der elektronischen Archivierung Analoge (Papier-) Dokumente (1) werden mittels eines Scanners digitalisiert (3). Nach der Digitalisierung erfolgt die Indizierung (4) der Dokumente. Dies kann automatisch mit Hilfe einer OCR- Software vonstattengehen oder muss von Hand erledigt werden. Elektronische Dokumente (2) werden gleich indiziert (4). Dies kann manuell oder automatisch über die Schnittstellen der Programme erfolgen, die diese Dateien erstellt haben. Das Archivsystem (auch: Archivmanagementsystem) (5) übernimmt die Aufgabe der Verwaltung. Ankommende Dokumente speichert es mit den Indizes zusammen in die Datenbank (Ablage/Massendatenspeicher) (6). In der Datenbank existieren mehrere Instanzen des einen Dokumentes (7). Dies liegt an der Revisionssicherheit von Dokumenten (Unveränderbarkeit). Der Nutzer (8) startet eine Abfrage (9) an das Archivsystem, wenn er ein bestimmtes Dokument sucht. Das Archivsystem greift (10) auf die Datenbank zu und sucht nach Dokumenten mit den Indizes oder den Begriffen, nach denen der Nutzer sucht. Der User kann sich bei dem gesuchten Dokument alle Versionen (11) des Dokumentes anzeigen lassen, um die Veränderungen nachzuvollziehen. Bearbeitet der Nutzer jetzt ein Dokument (12) und speichert es im Archiv, erzeugt er eine neue Version (13), die das Archivsystem in der Datenbank ablegt. Abbildung 1: Dokumentenzyklus in einem Archivsystem 13

23 3.3. Elektronische archivierung Marktanalyse archivsysteme Am Markt gibt es sehr viele Anbieter von DMS. Um nicht alle vergleichen zu müssen, wurde nach bestimmten Kriterien aussortiert, so dass am Ende nur noch eine kleine Zahl von Anbietern übrig blieb. Diese verfügen in ihren Produkten über Archivsysteme und haben genügend Informationen zu einem Vergleich ihrer Produkte bereitgestellt. Es wurden keine eigenständigen Systeme betrachtet, weil diese meist auf anderen Prinzipien aufbauen. Das neu zu entwickelnde archivierungssytems der Grundbaustein für ein DMS sein, deshalb wurden nur Anbieter verglichen, die dies boten. Der Vergleich der Produkte ist notwendig, um die Konzeption der eigenen Lösung im Markt am besten einordnen zu können und etwaige Schwächen der Konkurrenz abzudecken. 3 Bevor man den Vergleich starten kann, muss man Kriterien dazu aufstellen. Das erste Vergleichskriterium ist die Sprache (siehe Anhang 1), denn neben dem deutschen Markt lassen sich auch noch andere Märkte abdecken. Das zweite Vergleichskriterium war das Lizenzmodell (siehe Anhang 1). Dabei wurde unterschieden zwischen Open Source, kostenpflichtiger Software und anderen. Dies ist besonders wichtig, um zu sehen, wie die Wettbewerber ihre Produkte vertreiben und mit wem man am Markt rechnen muss. Ein weiteres wichtiges Vergleichskriterium, ist die Integration und Kompatibilität mit anderen Programmen (siehe Anhang 1). Dabei ist vor allem auf die Marktführer Microsoft und Lotus Notes (IBM ) zu achten. Der Vergleich, mit welcher Oberfläche gearbeitet wird (siehe Anhang 1), hat vor allem den Grund, zu sehen, mit welchen Oberflächen die Nutzer am liebsten arbeiten und welche von denen am Markt wirklich plattformunabhängig sind. Unter (5) (siehe Anhang 2) finden sich eine Übersicht über die unterstützen Mail-Protokolle. Die Deduplizierung ist einer der wichtigsten Punkte bei der Archivierung, da sie verhindert, dass Speicherplatz unnütz mehrfach mit denselben Informationen belegt wird (siehe Anhang 2). Genauso wichtig ist der Punkt der Verschlüsselung der Daten (siehe Anhang 2), denn nur so sind sie vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Um rechtlich alle gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, sollte die Archivierung revisionssicher sein. Dabei ist vor allem auf die Historienverwaltung und die Unveränderbarkeit der Dokumente zu achten (siehe Anhang 2). Die Daten sollen im Archiv möglichst schnell wiedergefunden werden. Deshalb ist es sehr wichtig zu wissen, welche Suchfunktionen die Wettbewerber anbieten, um die gespeicherten Dokumente so schnell wie möglich wiederzufinden (siehe Anhang 2). Um die Archivierung der s besonders nutzerfreundlich und selbst anpassbar 3 online: Produkte zur -Archivierung 14

24 zu machen, ist es nötig, die Nachrichten automatisch indizieren zu können. Um dennoch persönliche Anpassungen vornehmen zu können, sollte eine manuelle Indizierung möglich sein (siehe Anhang 3). Die Previewfunktion ist ein sehr beliebtes zusätzliches Gimmick, da es die Navigation in den Suchergebnissen sehr erleichtert (siehe Anhang 3). Sehr interessant ist es zu erfahren, wie die Wettbewerber die Administration geregelt haben (siehe Anhang 3), da es hier sehr viele verschiedene Herangehensweisen gibt. Eine Datensicherung muss nicht mit eingebunden sein in die Archivierungssoftware, meist kann dies von anderen Programmen erledigt werden. Die Anbieter, die eine Datensicherungslösung mit integriert haben, stehen unter Punkt (13) in Anhang 3. Um eine stand-alone-lösung oder auch ein DMS mit anderen IT-basierenden Unternehmenslösung zu vernetzen, sind Schnittstellen sehr wichtig (siehe (14) Anhang 3). Bei der Revisionssicherheit und der Lagerung der Dokumente über Jahre hinweg ist es wichtig, dass man auf Standards setzt, welche festgelegt wurden, um über mehrere Jahre ein einheitliches Format zu schaffen (siehe Anhang 3). Dabei ist vor allem von Interesse, welche anderen Formate außer PDF/A und TIFF extra noch unterstützt werden. Außerdem ist wichtig für die Marktanalyse, ob ein- und ausgehende s gespeichert werden (siehe Anhang 4). Die meisten Systeme laufen auf relationalen Datenbanken von z.b.: Oracle, Microsoft oder MySQL, doch für dieses -Archivierungsprogramm ist von Vorteil zu wissen, welche Systeme mit objektorientierten Datenbanken arbeiten (siehe Anhang 4). Da in den meisten Fällen bereits Daten aus der Zeit vor der Einführung des Archivierungssystems vorliegen, könnte es vom Kunden gewollt sein, auch ältere s zu importieren (siehe Anhang 4). Um ein DMS optimal zu nutzen, darf die Unterstützung von Workflow nicht fehlen (siehe Anhang 4). Die letzten zwei Punkte in dem Vergleich der Marktteilnehmer sind die Funktion der Wiederherstellung gelöschter Dokumente (siehe Anhang 4) und die Komprimierung der Dateien (siehe Anhang 4), um Speicherplatz zu sparen. Vergleichspunkte wie Black-/Whitelisting wurde außer Betracht gelassen, da gar keine Informationen dazu bei den Anbietern vorhanden waren. Die Ausbeute an Informationen ist, von der technischen Seite her gesehen, sehr gering. Die Anbieter am Markt publizieren kaum technisch relevante Informationen. Sie wollen mit den Informationen, die sie öffentlich zugänglich machen, meist Entscheider in Managementpositionen ansprechen. Diese interessieren sich weniger für die technischen Details der Software. In Anbetracht der begrenzten Zeitspanne, die für die Entwicklung der neuen Software vorgegeben ist, war es auch nicht möglich, umfangreiche Tests mit Demoversionen der Hersteller durchzuführen. In der Marktanalyse (siehe Anhänge 1-4) sind die größten und bekanntesten Anbieter aufgelistet. Diese haben genügend Informationen für einen Vergleich bereitgestellt. 15

25 Tabelle 3 stellt eine Übersicht über die Hersteller dar, die nicht mit in den Vergleich hinein genommen wurden und die Gründe dafür. Anbieter/Produkt Gründe ELO Digital Office GmbH Keine relevanten Informationen vorhanden. ELO Prof./Enterprise Optimal Systems GmbH Keine relevanten Informationen vorhanden. OS.5/ECM Windream GmbH Es wurden nur Informationen über Windream Plattformunterstützung, Rechteverwaltung und Previewfunktion gefunden. Die Informationen waren zu allgemein gehalten. Easy Software AG Zu allgemeine Informationen, keine Details: Easy Software Es waren wurden nur Aussagen getroffen über MS Exchange- und Lotus Notes-Unterstützung, die Nutzung eines Webinterfaces, einer einfachen Deduplizierung sowie das Vorhandensein einer Volltextsuche. EMC Corp. Zu wenige Informationen. Es konnte nur EMC Source One herausgefunden werden, dass es eine Unterstützung für Notes und Exchange gibt, sowie ein mobiles Portal, die Administration mittels Policies funktioniert und dasdie Dokumente in ein zentrales deduplizierten Archives gespeichert werden. Tabelle 3: Herausgenommene Anbieter Elektronische -Archivierung als Teil des DMS s sind heutzutage wichtige Dokumente, da die Kommunikation über die elektronische Post wesentlich schneller vonstattengeht als über den herkömmlichen Weg (z.b. per Brief). Dabei können auch betriebliche Informationen versandt werden. Diese Dokumente können rechtlich und unternehmerisch relevant sein. Deshalb sollten s wie herkömmliche Briefe behandelt und mit archiviert werden. Das Ausdrucken der s wäre nicht von Vorteil, da bei dem heutigen Aufkommen an elektronischer Post zu einen sehr hohen Papierverbrauch führen würde. Beim Drucken der s kann es zu großen Problemen mit den Anhängen kommen, denn diese können auch nichtdruckbare Informationen enthalten (Bsp.: Videodateien, Audiodateien). Für die Archivierung von s in einem DMS sprechen mehrere Gründe. Die E- Mail liegt schon originär elektronisch vor und somit können Metatags automatisch mit übergeben werden. Desweiteren haben alle Mitarbeiter Zugriff darauf, wenn diese die nötigen Berechtigungen besitzen. Mitarbeiter löschen des Öfteren nicht mehr benötigte Mails, diese können aber noch rechtlich und steuerrechtlich relevant sein. 16

26 Ein weiter Vorteil ist, dass die meisten versendeten Dokumente durch die Anbindung an ein DMS sehr einfach und schnell per versandt werden können und keinen doppelten Speicherplatz verbrauchen, da sie nur einfach abgespeichert werden müssen. Viele der Mails im Unternehmen sind sinnlos untereinander verschickte Nachrichten mit Videoanhängen oder Bildern. Diese s müssen nicht mehr lange Zeit auf dem Mailserver gelagert werden. Deren Löschung führt dazu, dass der Server effektiver arbeitet. Die anfallende Menge an s ist abhängig von der Größe und Branche, in der das Unternehmen tätig ist. Eine Beispielrechnung soll verdeutlichen, wieviele s anfallen. Die Zahl an s ist außerdem abhängig von den Nutzern. Nicht jeder Nutzergruppe versendet und empfängt gleich viele s. In diesem Beispiel wird ein Unternehmen betrachtet, in dem 500 Mitarbeiter tätig sind. Es gibt 3 verschiedene Nutzergruppen: Hauptnutzer, Normal-Nutzer und Wenig-Nutzer. Zur Hauptnutzergruppe gehören 150 Mitarbeiter, welche 35 s empfangen und 25 versenden pro Tag. In die Gruppe der Normal-Nutzer sind 300 Mitarbeiter einzuordnen, diese versenden 10 s pro Tag und empfangen 15 Stück. Die Gruppe, die das geringste -Aufkommen hat, ist die Gruppe der Wenig-Nutzer. Zu ihr gehören 50 Mitarbeiter, die 10 s empfangen und 5 senden am Tag. Haupt- Nutzer Normal- Nutzer Wenig- Nutzer Empfangen (Tag) Gesendet (Tag) Pro Jahr (220 Tage) In 3 Jahren Nutzer Summe Mails Tabelle 4: Aufkommen 4 Bei einer durchschnittlichen größe von etwa 300 KB und Mails in 3 Jahren wird einen Speicherplatz von ca. 3 TB benötigt Revisionssicherheit Gesetzliche Grundlagen (der Archivierung) Um nicht gegen die vielen verschiedenen existierenden Gesetze zu verstoßen, ist es wichtig, diese zu kennen. In der deutschen Gesetzgebung spielen dabei das HGB, die AO, die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU eine Rolle. 4 SAPERION Whitepaper -Management mit Saperion 17

27 Unterlagen dürfen steuerrechtlich nach 147 Abs. 2 AO und handelsrechtlich nach 257 Abs. 3 HGB auf einem Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies der GoB entspricht. Die Dokumente und ihre enthaltenen Daten müssen mit den Daten der originalen Handels- und Geschäftsbriefe bildlich und inhaltlich übereinstimmen. Bei elektronischen Unterlagen, die mittels eines DV-Programmes erstellt wurden, besteht ein elektronisches Zugriffs- und Auswertungsrecht für Betriebsprüfer nach 147 Abs. 6 AO. Die digitalisierten Belege müssen unverzüglich lesbar gemacht werden können. 5 Die Dauer der Aufbewahrung schreibt der Gesetzgeber in der AO fest. Sie unterscheidet sich jedoch nach Dokumententyp. Unter 147 Abs. 1 AO sind diese Informationen zu finden. Darin wird geregelt, dass z.b.: Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege, Lageberichte und ähnliches für 6 Jahre aufbewahrt werden müssen. Handels- und Geschäftsbriefe, sowie sämtliche Unterlagen die Bedeutung zur Besteuerung haben, müssen 10 Jahre gelagert werden, bevor sie vernichtet werden dürfen. Die Rechnung wird steuerrechtlich gesondert behandelt, sie fällt unter 14 b UStG (Umsatzsteuergesetz). Hier ist es so geregelt, dass eine Rechnung (Eingangsrechnung) oder zu mindestens eine Kopie davon, 10 Jahre aufbewahrt werden muss. Der Gesetzgeber macht keine einheitliche Aussage zur Aufbewahrung von s. Da heute jedoch Absprachen sehr oft per getroffen werden, kann der Gesetzgeber diese Form der Kommunikation nicht mehr außer Acht lassen, weil davon auszugehen ist, dass diese Informationen steuerlich relevant sind. Sie können somit zum sachlichen Umfang einer Betriebsprüfung gehören. Nach der GDPdU ist die mit allen Inhalten und Formatierungen auf einen Datenträger zu archivieren. Sie muss außerdem einen unveränderbaren Index erhalten, unter welchem die verwaltet wird. Anhänge stellen einen Streitpunkt in der Archivierung dar. Da aber in vielen Anhängen der Hauptaussagepunkt der E- Mail steckt, sind diese sicherheitshalber mit zu archivieren. Zählt eine zu einem Geschäftsvorfall, muss sie nach Kapitel III Absatz 1 der GDPdU in ihrem originären elektronischen Format aufgehoben werden ( 146 Abs. 5 AO). 6 In der GDPdU ist der Datenzugriff durch staatliche Behörden zum Zweck der Prüfung unternehmensinterner Unterlagen geregelt. Bei der Betriebsprüfung ist die Bereitstellung von Hilfsmitteln zur Auswertung vorgeschrieben. Außerdem muss es dem Prüfer möglich sein, mit allen erforderlichen Zugriffsrechten Einsicht in die Unterlagen zu nehmen. Der Datenbestand muss unveränderbar sein, dies muss zwingend gewährleistet werden. Eine Mithilfe sowie die Überlassung relevanter Datenträger während der Prüfung sind durch die GDPdU vorgeschrieben. 7 5 vgl. Legal Requirements for Document Management in Europe, 2010, S. 23, Germany 6 vgl. Legal Requirements for document Management in Europe, 2010, S. 23/24, Germany 7 vgl. Wähner, 2003 S

28 Rechnungen, die in elektronischer Form übermittelt werden, müssen nach 14 Abs. 3 UStG eine qualifizierte elektronische Signatur enthalten, damit diese als Vorsteuerabzugsberechtigt gelten. Diese elektronische Signatur muss dem Signaturgesetz entsprechen, um anerkannt zu werden. An die elektronische Rechnung werden somit erhöhte Anforderungen gestellt. Bei einem Verstoß gilt dieses Dokument nicht mehr als Rechnung und steuerrechtlich wertlos. 8 Nicht alle Originale dürfen einfach vernichtet werden. Dafür gibt es bestimmte Regeln. Die Elektronischen Kopien der originalen Dokumente müssen gleichgestellt und eine genauso rechtsverbindliche Eigenschaft haben wie die analogen Originale. Wenn das Archivierungsverfahren den GoBS entspricht, ist es legitim, eine Papierrechnung nach dem Scannen zu vernichten. 9 Vor Gericht (in Zivilprozessen) kann ein Richter nach seiner eigenen Überzeugung entscheiden, welchem Dokument er Glauben schenken will. Dies gilt für alle Arten von Dokumenten, egal ob Fotokopien, gescannte Dokumente und Daten auf elektronischen Datenträgern. Dabei haben Urkunden eine besondere Stellung, sie besitzen einen besonderen Beweiswert. Nach 371 a ZPO (Zivilprozessordnung) hat ein elektronisches Dokument nur diese besondere Stellung, wenn es mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Wenn das Dokument vom Signaturschlüssel-Inhaber signiert wurde, wird eine Echtheit vermutet. Zur Widerlegung dieser Tatsache müsste ein Gegenbeweis geführt werden. Durch eine qualifizierte elektronische Signatur kann die Beweiskraft vor Gericht erhöht werden. Für eine qualifiziert signierte gilt das gleiche wie für andere elektronische Dokumente. Eine Straftat nach 283b, 274 StGB sowie nach 370 AO kann die Verletzung der Buchführungspflicht darstellen. Deshalb ist die Aufbewahrung der steuerrechtlichen Unterlagen und anderen Dokumente mit ihren besonderen Mindestaufbewahrungsfristen besonders wichtig. Nach 379 AO kann eine Steuergefährdung vorliegen. Die Geschäftsführer bzw. Vorstände von Kapitalgesellschaften hätten bei der Verletzung der Aufbewahrungspflicht eine Schadenersatzforderung nach 43 Abs. 2 GmbHG (GmbH Gesetz) und 92 Abs. 2 AktG (Aktiengesetz) zu befürchten. 10 Das HGB schreibt nach 238, 239, vor, dass jeder Kaufmann zur Buchführung und Aufbewahrung der Unterlagen verpflichtet ist. Als Kaufleute sieht das HGB grundsätzlich alle Gewerbetreibenden an. Die zur Besteuerung bedeutsamen Bücher und Aufzeichnungen müssen nach der AO 140, 141 auch aufbewahrt werden. Aufbewahrt werden müssen nach 257 HGB u.a. folgende Dokumente: Handelsbücher, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Inventare, 8 vgl. Legal Requirements for Document Management in Europe, 2010, S. 24, Germany 9 vgl. Legal Requirements for Document Management in Europe, 2010, S. 25, Germany 10 vgl. Legal Requirements for Document Management in Europe, 2010, S , Germany 19

29 Lageberichte sowie alle zum Verständnis dieser Dokumente wichtigen Unterlagen und Arbeitsanweisungen, desweiteren alle empfangenen Handelsbriefe und Kopien abgesandter Handelsbriefe und Buchungsbelege. Der 147 AO schreibt außerdem noch vor, dass alle zur Besteuerung notwendigen Unterlagen aufbewahrt werden müssen. 11 In welcher Form die Dokumente aufbewahrt werden sollen, regelt 257 Abs. 3 HGB sowie 147 Abs. 2 AO. Für Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse und Eröffnungsbilanzen ist vorgeschrieben, dass diese im Original aufzubewahren sind. Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, sowie Buchungsbelege müssen originalgetreu bildlich wiedergegeben werden. Handelsbücher, Arbeitsanweisungen, Lageberichte und Inventare z.b. können auch nur inhaltlich wiedergegeben werden. Originär digitale Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie maschinell ausgewertet werden können, besagt 147 Abs. 2 Ziffer 2 in Verbindung mit Absatz 6 AO Unterschiede zu anderen Staaten Die Regelungen zur Aufbewahrung sind in den Europäischen Staaten sehr unterschiedlich. In Österreich regelt die Aufbewahrungspflichten und fristen 212 UGB (Unternehmensgesetzbuch), im 190 Abs. 5 UGB ist die Aufbewahrung und Buchführung auf Datenträgern beschrieben. Die Vorschriften zur Vorlage von digitalen Unterlagen ist im 216 UGB beschrieben sowie steuerrechtlich im 132 Abs. 2 BAO (Bundesabgabenordnung). Aufbewahren müssen in Österreich nach 212 Abs. 1 UGB alle unternehmerisch tätigen Personen und Kapitalgesellschaften. Ausgenommen davon sind nach 189 Abs. 4 UGB Angehörige von freien Berufen, Landwirte und Forstwirte. Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse, empfangene Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und Kopien der abgesandten Geschäftsbriefe müssen archiviert werden. Wer in Österreich Daten elektronisch aufbewahren möchte, muss den 216 UGB beachten. Darin ist beschrieben, dass der Unternehmer die Dokumente auf seine Kosten und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar zu machen hat, sobald es zu einer Betriebsprüfung kommt. Die Dokumente müssen inhaltsgleich und vollständig wie ihre Originale sein ( 212 Abs. 1 UGB). Die Dauer der Aufbewahrung ist bei Dokumenten auf 7 Jahre festgesetzt. Besondere Schriftstücke, die Grundstücke betreffen, sind 12 Jahre lang aufzubewahren. Digitale Rechnungen und s gelten als unversehrt und rechtlich gleich einer unterschriebenen Papierrechnung, wenn diese eine sichere digitale Signatur besitzen vgl. Aufbewahrungspflichten und fristen nach Handels- und Steuerrecht, 2002, S. 11/12 12 vgl. Aufbewahrungspflichten und fristen nach Handels- und Steuerrecht, 2002 S vgl. Legal Requirements for Document Management in Europe, 2010, S. 3-9, Österreich 20

30 In der Schweiz gibt es, die Archivierung betreffende Vorschriften, welche nicht viel anders sind als die der EU-Ländern (Europaische Union). Die Archivierung ist in den Gesetzestexten GeBüV (Geschäftsbücherverordnung), EIDI-V (Verordnung des eidg. Finanzdepartementes über elektronisch übermittelte Daten und Informationen) und MWSTG (Mehrwertsteuergesetz) geregelt. Art. 3 GeBüV besagt, dass Dokumente so geführt und aufbewahrt werden müssen, dass sie unverändert bleiben. Desweiteren müssen sie innerhalb einer angemessenen Frist geprüft werden können, dazu müssen nach Art. 6 GeBüV Personal und Geräte zur Verfügung gehalten werden. Die Dokumentenlager sind vor unberechtigtem Zugriff zu schützen und jeglicher Zugriff ist aufzuzeichnen, besagt Art. 8 GeBüV. Bei digitalen Archiven muss regelmäßig eine stichprobenartige Kontrolle der Datenlesbarkeit gemacht werden. Buchungsbelege und Geschäftsbücher dürfen auch elektronisch aufbewahrt und geführt werden (Art. 957 OR (Obligationsrecht)). Betriebsrechnungen und Bilanzen sind in jedem Fall in Papierform aufzuheben. Nach Art 962 OR sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenzen 10 Jahre lang aufzubewahren. Das MWST schreibt für manche Dokumente sogar noch längere Fristen vor. Diese richten sich meist nach der Verjährungsfrist der jeweiligen Mehrwertsteuerforderungen. Unterlagen, die im Zusammenhang mit Immobilien stehen, verjähren erst nach 20 Jahren, teilweise sogar erst nach 25 Jahren (Art. 58 Abs. 2 MWSTG). Seit der EIDI- V, aus dem Jahr 2002, ist die elektronische Rechnungsstellung in der Schweiz möglich. In dieser Verordnung werden die Anforderungen an Beweiskraft und Kontrolle von elektronischen Informationen geregelt. Ein elektronische Rechnung oder benötigt nach EIDI-V eine fortgeschrittene elektronische Signatur mit einem Zertifikat eines anerkannten Zertifizierungsanbieters (gemäß ZertES (Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur)). Elektronisch aufbewahrte Bücher und Belege sind nach Art. 957 Abs. 4 OR gleichwertig wie ihre Originale in Papierform. Deshalb ist die Vernichtung der Originale möglich. Vor Gericht zählt das Prinzip der allgemeinen freien Beweiswürdigkeit, deshalb liegt die Entscheidung jeweils beim Richter. Ein zertifiziertes elektronisches Dokument oder eine handschriftlich unterschriebene Rechnung zählt jedoch von der Glaubwürdigkeit her mehr. 14 In Frankreich regeln die Art und Art des Code Civil, dass elektronische Dokumente den papiergebundenen gleichgestellt sind. Dies gilt nur, wenn die Person ermittelt werden kann, die es ausgestellt hat und wenn die Integrität des Dokuments erhalten geblieben ist. Vor Gericht kann der Richter die Beweiskraft der Dokumente selbst abwägen (Art Code Civil). Die elektronische Signatur in Frankreich soll den Autor des Dokumentes identifizieren und die Integrität des Dokuments beweisen. Man geht immer von der Korrektheit einer Signatur aus, bis das 14 vgl. Legal Requirements for Document Management in Europe, 2010, S , Schweiz 21

31 Gegenteil bewiesen ist (Art Abs.2). Laut Art Abs. 3 Code Civil wird zwischen einer einfachen Unterschrift und einer sicheren Unterschrift unterschieden. Nativ elektronische Dokumente haben die gleiche Beweiskraft wie Papierdokumente, digitalisierte Dokumente ersetzen nicht ihre Originale in analoger Form, ausgedruckte nativ elektronische Dokumente ersetzen nicht ihre Originale in digitaler Form. Es gibt kein Gesetz, welches die Zerstörung von Originalen erlaubt. Dokumente, die das Unternehmen betreffen, sind seit dem Gesetzeserlass vom 15. Juli 2008 zu archivieren. Bestimmte Zeiträume werden durch den Code Civil und die rechtlichen Verjährungsfristen definiert. Diese legen das Minimum der Aufbewahrungsfrist fest. Digital geführte Buchungsunterlagen und Registerauszüge müssen 6 Jahre gelagert werden, davon 3 Jahre in elektronischer Form und 3 Jahre in selbst zu wählender Form. Dokumentationen in Bezug auf die Durchführung von Computerverarbeitung müssen 3 Jahre aufbewahrt werden. s haben, egal in welcher Form, (ob als Original oder Ausdruck), vor Gericht die gleiche Bedeutung, falls sie nicht mit einem qualifizierten elektronischen Zertifikat versehen sind. 15 In Italien werden die technischen Regeln zur Reproduktion und Speicherung auf optischen Medien sowie der Sicherstellung der Übereinstimmung mit den Originalen in der Resolution der CNIPA (Centro Nationale per Informatica nella Pubblica Amministrazione) vom 19. Februar 2004 Nr. 11 geregelt. In der Resolution der CNIPA vom 21. Mai 2009 Nr. 45 werden die Regeln für die Anerkennung und Überprüfung von elektronischen Dokumenten festgeschrieben. Damit ein elektronisches Dokument die volle Beweiskraft besitzt, muss es mit einer qualifizierten elektronischen Signatur ausgestattet sein. Diese soll aus einem Public Key und einem Private Key bestehen. Anhand dieser Informationen kann der Empfänger die Herkunft des Dokuments eindeutig bestimmen. Von einem solchen Dokument ist immer erst einmal anzunehmen, dass es echt ist. Das Gegenteil muss erst bewiesen werden. Vor italienischen Gerichten ist die auch ohne Signatur als Beweis angesehen, aber nur als Dokument mit einfacher Beweiskraft. In Italien gibt es ein E- Mailsystem welches so bisher von keinem anderen Staat genutzt wird. Dieses System nennt sich PEC (Posta elettronica certificata), was übersetzt so viel wie Zertifizierte Elektronische Post bedeutet. Dabei handelt es sich um ein - System, welches ähnlich funktioniert wie ein Einschreiben mit Rückschein bei der Post. Nach dem Senden der Nachricht wird vom Provider bestätigt, dass sie abgeschickt wurde. Wenn die Nachricht vom Empfänger erhalten wurde, bestätigt dies ebenso der Provider, wie auch die Tatsache, dass der Empfänger die Nachricht unverändert erhalten hat. Die Nachrichten werden zwischen den Providern verschlüsselt übertragen. Sonst verhält sich diese wie jede andere und ist 15 vgl. Legal Requirements for Document Management in Europe, 2010, S , Frankreich 22

32 über herkömmliche -Clients einfach abrufbar. 16 Speichersysteme müssen die Identifikation der Person gewährleisten, von der das Dokument ist. Sie müssen weiterhin die Integrität des Dokuments bestätigen. Es muss ein statisches Format sein, welches unveränderbar ist. Gemäß Dekret vom 30. Juni 2003 Nr. 196 ist es vorgeschrieben, dass Maßnahmen zur Gefahrenabwehr getroffen werden sollen. Das Format, in dem die Dokumente abgespeichert werden, muss gewährleisten, dass diese Dokumente mit den Originalen übereinstimmen und auch noch nach Jahren lesbar sind. Es müssen z.b. buchhalterische Dokumente, Rechnungen, Briefe und Steuererklärungen gespeichert werden. Nach Art des Code Civil (ital. Bürgerliches Gesetzbuch) müssen Dokumente 10 Jahre lang, ab dem Zugang oder der Erstellung des Dokuments, gespeichert werden. 17 In Spanien müssen sowohl elektronische als auch analoge Dokumente für die Dauer eines Geschäftsjahres aufgehoben werden. Eine Ausnahme spielen hier nur Buchführungsdaten, die für eine Dauer von 6 Jahren, (seit der letzten Buchung) aufbewahrt werden müssen. Rechtliche Grundlage ist hier das Reak Decreto 1496/2003 vom 28. November Um steuerlich auf der sicheren Seite zu stehen, müssen in Spanien Dokumente 4 Jahre aufbewahrt werden. Ein digitalisiertes Bild einer Rechnung soll ab sofort auch rechtsgültig sein. Dieses Vorhaben wird derzeit von der La Afencia Tributaria (spanische Steuerbehörde) gefördert. Zur Sicherheit soll die elektronische Signatur ES-X-L verwendet werden. Die Verwendung einer OCR-Software ist nur zugelassen bei der Nutzung einer erlaubten Vorlage. Bei der Abspeicherung von Daten in einer Datenbank muss gewährleistet werden, dass diese signiert ist und so codiert, dass jede Änderung nachvollziehbar ist. Nur wenn diese Regeln eingehalten werden, zählt dieses Dokument als gültig. Bei der Formatwahl hat man in Spanien eine sehr große Auswahl, zugelassen sind unter anderem: EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport), XML (Extensible Markup Language), PDF (Portable Document Format), HTML (Hypertext Markup Language), DOC (Microsoft Office Word Dokument), XLS (Microsoft Office Excel Dokument), GIF (Graphics Interchange Format), JPEG (Dateiendung nach Norm ISO/IEC zur Bildkompression) und TXT(Textdatei-Endung). 18 In Großbritannien ist die Grundlage für die Erlaubnis in Großbritannien, die Dokumente auch elektronisch aufzubewahren, der Limitations Act von Die Aufbewahrungsdauer der Dokumente ist in Großbritannien sehr unterschiedlich. Es gibt Fristen von 1, 2, 3, 6, 12 Jahren oder sogar eine unbegrenzte Aufbewahrungs- 16 online:. PEC: Zertifizierte adressen 17 vgl. Legal Requirements for Document Management in Europe, 2010, S Italien 18 vgl. Legal Requirements for Document Management in Europe, 2010, S , Spanien 19 online: Limitation Act 1980,

33 pflicht. Wenn es sich um Urkunden handelt, müssen diese mindestens 12 Jahre aufgehoben werden. Buchhalterische Unterlagen müssen in der Regel 6 Jahre aufgehoben werden. Diese Regelungen sind im Companies Act von 1985 und VAT Act von 1994 festgeschrieben. Da sich die verschiedenen Aufbewahrungsfristen ständig ändern, wird von der Regierung ein immer auf dem aktuellen Stand gehaltenes Dokument ausgegeben, der ICSA Guide to Document Retention. Die E- Mail zählt als Dokument, darunter fällt auch der Anhang. Als Dokument ist sie rechtlich zulässig vor Gericht. Eine mit einem elektronischen Zertifikat wird vor Gericht mehr gewichtet. Ein elektronisches Verwaltungssystem für s muss den Beweis der Zuverlässigkeit erbringen, damit es rechtlich zulässig ist. Bei Rechnungen hat der Rechnungssteller die Wahl zwischen Papier oder dem elektronischen Versand. Die Verwendung von Dual-Systemen ist möglich. Dabei werden die Dokumente in elektronischer Form und in Papierform abgelegt. Ein rein elektronisches System ist nicht erlaubt. Immer wiederkehrende Tests sollen die Integrität der Daten gewährleisten und die Zuverlässigkeit des Systems prüfen. Zurzeit ist es noch nicht erlaubt, die Originaldokumente zu vernichten. Vor Gericht reicht es in Großbritannien aus, eine Kopie eines Dokumentes vorzuzeigen, sobald das Original nicht mehr auffindbar ist Anforderungen an Hard- und Software Nicht jeder Datenträger erfüllt die gesetzlichen Anforderungen zur Speicherung der elektronischen Dokumente, die Anforderungen werden in Abschnitt 1 der GDPdU geregelt. In 146 Abs. 4 AO heißt es: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. 21 Dies wird auch noch einmal in der GDPdU beschrieben unter Abschnitt I. Dort steht, dass eine Unveränderbarkeit von Dokumenten gewährleistet sein muss. Um dies abzusichern müssen die Medien, auf denen die Daten archiviert werden, bestimmte Merkmale besitzen. Erlaubt sind zur Archivierung Bilddatenträger wie der Mikrofilm, magnetische Datenträger (darunter fallen Magnetband, Diskette und Festplatte) und optische Datenträger (CD, DVD, Laserdisk). Diese optischen Medien nennt man auch WORM. Auf diesen Medien hat man nur einmal Zugriff zum Abspeichern der Daten. Will man ein Dokument bearbeiten, muss man eine neue Revision/Version speichern, da das Original nicht überschrieben werden kann. Dasselbe gilt für den Mikrofilm, dieser kann nach einmaliger Beschreibung nicht mehr verändert werden. Anders sieht es bei der Verwendung von Bandspeichern aus, diese erlauben technisch mehrere Schreibvorgänge auf die gleichen Daten. Damit trotzdem die rechtlichen Anforderungen erfüllt werden, muss mit bestimmten Softwaremechanismen diese Revisionssicherheit gewährleistet werden. Eine Mög- 20 vgl. Legal Requirements for Document Management in Europe, 2010, S , United Kingdom 21 vgl. Wähner, 2003 S

34 lichkeit hierzu wäre die Steuerung des Datenstroms über einen zusätzlichen Controller im Festplattenverbund, der gewährleistet, dass alle Dateien einen besonderen Schreibschutz besitzen. Die Archivierungssoftware prüft, ob die zum Bearbeiten geöffnete Datei beim Speichern eine andere Checksumme besitzt und somit eine neue Version der Datei erzeugt wurde. Diese wird dann nicht über die erste geschrieben. Ein besonders wichtiger Punkt ist der Schutz vor unbefugtem Zugriff. Jeder Zugriff aufs Archiv muss dokumentiert werden, damit man später die Informationen besitzt, welcher Mitarbeiter welches Dokument verändert hat. Damit keine Unbefugten von außen auf das Archiv zugreifen können, sind geeignete Maßnahmen zum Zugriffsschutz zu treffen, so wie bei anderen IT-Systemen. In der unteren Tabelle wurden die verschiedenen zurzeit existierenden Speichermedien zur Archivierung verglichen. Entscheidend dabei sind vor allem Kosten und Lagerdauer. Billige Medien können nicht so lange aufbewahrt werden wie teurere. Merkmal Band Festplatte SSD Optische Platte Heutige Bis 3,2 TB > 2 TB >512 GB 100 GB Kapazität Zukünftige max. Transferrate n 20 MB/s 270 MB/s 40 MB/s 150 MB/s 80 MB/s 250 MB/s 4 MB/s 12 MB/s Lebensdaue 7 10 Jahre 6 Jahre 5 Jahre 30 Jahre r Preis/GB 0,25 1 0,2 0,8 3,00 5,00 1 Umweltbedingunge n Periodisches Hochfahren notwendig Büroumgebung Büroumgebung Physikalisches WORM Wahlfreier Zugriff Kühl und trocken lagern, nicht in der Nähe elektrischer Felder, Magnete oder direkter Sonneneinstrahlung nein nein nein ja nein ja ja ja Tabelle 5: Vergleich der Speicherkapazitäten Formatanforderungen 22 eig. Darstellung in Anlehnung an: online: Künftige Datenspeicher für die digitale Archivierung,

35 Betreffs des Formates bei der Speicherung von elektronischen Dokumenten schreibt der Gesetzgeber in den GoBS nur vor, dass die Daten vollständig, richtig und zeitgerecht gespeichert sein müssen. Außerdem muss Klarheit darüber herrschen, mit welchem Programm die Daten erstellt wurden und wer sie erstellt hat. Desweiteren muss Sicherheit über die Veränderung der Daten gewährleistet werden und die Informationen müssen prüfbar sein. 23 Ein bestimmtes Dateiformat lässt die Gesetzgebung aber offen. Damit aber die Bestimmungen nach Lesbarkeit über mehrere Jahre sowie die Revisionssicherheit erfüllt werden, empfiehlt es sich, standardisierte Formate wie PDF-A oder TIFF zu verwenden. Da dies nicht bei allen Dateien möglich ist, kann man auch davon abweichen, wenn man die Revisionssicherheit auf andere Art und Weise gewährleistet Analyse der möglichen Vorgehensweisen Agile Softwareprogrammierung Als Vorgehensweise bei der Entwicklung wurde die Agile Softwareprogrammierung bestimmt, dadurch wird ein schneller Start des Projektes gewährleistet. Die Agile- Softwareprogrammierung eignet sich sehr gut, um lange Konzeptions- und Projektplanungszeiten zu vermeiden. Sie ist weitaus flexibler und schlanker als herkömmliche Methoden. Der schnelle Start des Projektes ist wichtig, da es in einer sehr kurzen Zeit abgewickelt werden soll. Die Agile Softwareprogrammierung setzt ihre Schwerpunkte unter anderem auf Agile Werte, Agile Methoden, das Agile Prinzip und Agile Prozesse sowie die agile Bewertung. Dazu gehören die Qualifikation der Mitarbeiter, die Abkehr von der Verwendung komplexer Programmdokumentationen (da diese viel Zeit kosten), mehrfaches Nutzen vorhandener Ressourcen, die Einbeziehung des Kunden in die Entwicklung und die gemeinsame Codebasis mehrerer Programmierer. Um bei der Planung des Projektes und des Programmes nicht zu viel Zeit zu verlieren, steht bei der Agilen Softwareprogrammierung der Start des Projektes im Vordergrund. Es gibt verschiedene agile Methoden, z.b.: das Extreme Programming oder die Softwareentwicklung mittels Scrum Entwicklung mittels Scrum Die Projektmanagement- und Entwicklungsmethode Scrum ist eine der beliebstesten agilen Softwaremethoden. Sie wurde in den 1990er Jahren von Ken Schwaber, Mike Veedle und Jeff Sutherland entwickelt. Scrum ist ausgelegt für eher kleine Teams und man nennt die Entwicklungszeiträume Sprints. Dies sind die Kernelemente des Projektmanagements mittels Scrum. Sie haben eine Dauer von einer Woche bis 23 vgl. Wähner, 2003 S

36 maximal 4 Wochen. Täglich werden Scrum Meetings durchgeführt, um den aktuellen Stand der Entwicklung zu besprechen. 24 Grundlegende Argumente für Scrum sind, dass eine sehr weit vorausschauende Planung meist nicht möglich ist, weil zu viele Einflussfaktoren das Ergebnis und den Zeitpunkt der Fertigstellung beeinträchtigen. Desweiteren ist der Softwareentwicklungsprozess sehr abhängig von der Teamleitung. Scrum ist sehr stark kundenorientiert. Um dies auch zu gewährleisten, ist der Kunde als Mitglied des Projektteams mit in die Entwicklung eingebunden und kann sofort seine Wünsche und Vorschläge mit einbringen. Die Ziele von Scrum sind vielschichtig. Das oberste Ziel ist es, den Kunden zufrieden zu stellen, ebenso gehören dazu noch die Verbesserung der Qualität der Produkte sowie die Verbesserung der Fähigkeiten der Mitarbeiter. Man will erreichen, dass Software punktgenau zum vereinbarten Termin geliefert werden kann. Scrum soll das Teamgefühl der Mitarbeiter verbessern und die Kommunikation in der Gruppe stärken. 25 Während der Entwicklungsphase der Software soll kontinuierlich funktionsfähige Software dem Kunden geliefert werden, welche schon einsatzbereit ist, sodass der Kunde damit arbeiten kann. Dies erspart später (nach der kompletten Fertigstellung) die lange Schulungsphase der Mitarbeiter. Auch sind so für den Kunden die Entwicklungsfortschritte besser erkennbar. Für die Planung des Projektes ist das genannte Vorgehen einfacher, da diese kleinen Schritte besser planbar sind und die Dauer einfacherer vorausgesagt werden kann. Ein weiteres Ziel von Scrum ist die Erhöhung der Produktivität. Alle diese Ziele dienen dem Hauptaugenmerk bei der Projektplanung, der Erhöhung der Kundenzufriedenheit. Bei Scrum hat auch der Teamleiter einen besonderen Namen, er heißt ScrumMaster. Dafür gibt es seit 2003 eine Zertifizierung. Der ScrumMaster muss die Leitung und Koordination der Aufgaben übernehmen. Das Team soll aber dennoch nicht, wie sonst üblich, von ihm geführt werden, sondern er soll Motivator und Regulator sein. Der ScrumMaster weist die Teammitglieder in ihre Aufgaben ein und bewertet die Teamleistung. Er ist zuständig für allgemeine Planungen und soll eine positive Atmosphäre im Team organisieren. Deswegen muss er die Lösung von Problemen und Streitereien im Team übernehmen (prevention of impediment), wenn dies das Team nicht allein schafft. Der ScrumMaster macht jedoch keine Vorgaben wie das Problem gelöst werden soll, das entscheidet das Team selbst. In der Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Außenstehenden soll er die Schnittstelle bilden. 26 Weil das Team nicht alles untereinander klären kann, muss der ScrumMaster die Arbeit im Team synchronisieren. Er setzt ScrumMeetings an und leitet diese. Dabei hat er 24 Brede Moe, Nils, 2009, S.1 25 Brede Moe, Nils, 2009, S.2 26 online: Gloger, S

37 die Aufgabe, die Informationen und den Entwicklungsstand einzusehen und Auszuwerten. 27 Das Team, auch als Scrum bezeichnet (Scrum = das Gedränge beim Einwurf des Spielballes im Rugby) 28, besteht aus bis zu 7 Mitgliedern plus ScrumMaster plus Product Owner (Auftraggeber). Das Scrum hat die Autorität und Verantwortung über die Projektplanung, die Einteilung aller Aufgaben und alle ihre getroffenen Entscheidungen. Der ScrumMaster ist nur Coach und Begleiter, kann aber auch Entwicklungsaufgaben übernehmen (besonders bei sehr kleinen Teams). Er soll nur eingreifen, wenn es zu Problemen kommt und Unstimmigkeiten vom Team nicht mehr selbst gelöst werden können. 29 Am Ende eines Sprints hat das Scrum ein funktionierendes Programm mit nutzbaren Funktionen zu liefern. Der Product Owner priorisiert im Product Backlog (Funktionalitäten-Liste) seine Ziele und konkretisiert diese in der Product-Vision. Er ist aktiv in die Entwicklung mit eingebunden, damit das Scrum schnell auf seine Bedürfnisse und Anregungen reagieren zu kann. Elementar wichtig für Scrum ist die Unterteilung des Projektes in kleine Abschnitte, die Sprints. Am Ende dieser Zeit muss ein funktionstüchtiges Programm vorgestellt werden können. Ein Sprint wird in DailySprints aufgeteilt, die immer die Dauer von einem Tag haben. Ein Sprint startet und endet immer mit einem ScrumMeeting. Im ersten Meeting werden die Aufgaben für den nächsten Sprint verteilt und die Vorgehensweise besprochen. Im letzten Sprint werden die Ergebnisse vorgestellt. Pro DailySprint wird ein 15-minütiges ScrumMeeting abgehalten. Dabei soll der Stand der Entwicklung aufgezeigt werden. Außerdem sollen Komplikationen und Probleme frühzeitig verhindert werden. Ein wichtiger Bestandteil ist der Deming Cycle. Dieser wurde als Plan-Do-Check-Act- Zyklus (DPAC) von Dr. W. Edward Deming beschrieben (Abbildung 2). Dies bildet als Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung den Kern von Scrum als Methode der Softwareentwicklung. Man kann den Demin Cycle als Zyklus von Meeting verstehen, die dazu dienen, immer effektiver zu arbeiten Brede Moe, Nils, 2009, S.6 28 online: Scrum Kompakt, Brede Moe, Nils, 2009, S.6/7 30 online: Gloger, S

38 Act Plan Check Do Abbildung 2: PDCA Cycle nach Deming Der One-Piece-Flow ist ein weiterer wichtiger Kernpunkt von Scrum. Darunter versteht man die Ausarbeitung der Programmfunktionen in einer priorisierten Reihenfolge. Der Idealfall wäre, dass alle Scrum-Mitglieder an einem Feature arbeiten. Dies nennt sich dann One-Piece-Flow. Leider ist das in der Praxis nicht immer umsetzbar. Fehler, die während des Sprints auftauchen, sollen noch während dieses Sprints korrigiert werden. Neue Funktionen hingegen kommen ins Product Backlog und werden dann im nächsten Sprint abgearbeitet. Ein weiterer wichtiger Begriff ist das Pull-Prinzip. Dazu gehört u.a., dass der Product Backlog auf Grund der Markterfordernisse erstellt werden sollte. Dabei spielt die technische Machbarkeit eine untergeordnete Rolle. Das Team entscheidet am Ende des ersten ScrumMeeting darüber, wie viele dieser Funktionen es im ersten Sprint liefern wird. Done besagt, dass ein Programm am Ende eines Sprints potenziell nutzbare Funktionen liefern muss. Der Idealfall wäre die Auslieferung eines kompletten Programmteils am Ende eines Sprints online: Gloger, S. 197/198 29

39 4. Konzept 4.1. Plattformunabhängigkeit Plattformunabhängigkeit ist die Eigenschaft eines Programms, mit unterschiedlichen Hard- und Software-Konstellationen kompatibel zu sein. 32 Programme, die plattformunabhängig sind, laufen auf den üblichen Betriebssystemen wie: Windows, Linux/Unix und Mac OS. Dabei ist es egal, auf welchem Prozessor und welcher anderen Hardware das System läuft. Die Anwendungen laufen in einem Zwischencode, der auf jeder Plattform gleich ist. Erst der Interpreter (für jedes Betriebssystem und jede Hardware ein anderer) übersetzt den Zwischencode in den Maschinencode und lässt diesen vom Prozessor ausführen. Dieser Interpreter muss vorinstalliert sein, sonst funktioniert das Programm nicht. Für jedes System muss er extra geschaffen werden. Dies ist jedoch wesentlich einfacher, als für jede Oberfläche das Programm in einer anderen Sprache zu schreiben. Ein weiterer Vorteil ist, dass ein einmal entwickeltes Programm auf jedem Rechner gleich abläuft. Somit kann mit sehr wenig Aufwand sie Wünsche von sehr vielen verschiedenen Kunden realisiert werden Open Source Open Source ist ein sehr weit verbreitetes Lizenzsystem. Dies ist nicht nur auf Software beschränkt, sondern findet auch Anwendung in anderen Bereichen, so z.b. bei Open Cola. Der Grundgedanke von Open Source ist die Freiheit der Idee zum Zwecke der Weiterentwicklung durch viele andere Programmierer. Im Computerumfeld bezieht sich der Begriff meist auf die Quelloffenheit von Software. Dabei ist darauf zu achten, dass es eine strikte Trennung zwischen Open Source und freier Software gibt. Diese beiden Begriffe sind nicht gleich zu setzen. Freie Software ist kostenlos und soll jedem zugänglich sein. Open Source bezieht sich auf die Freiheit der Weiterentwicklung. Jeder soll die Möglichkeit haben, dass Programm nach seinen Wünschen zu verändern und anzupassen, ohne dabei Probleme wegen Lizenzrechten zu bekommen. Der Begriff Open Source (zu deutsch: Offene Quelle) wurde von der Open Source Initiative geprägt. Zu einem kompilierten Programm muss immer eine unkompilierte Version des Quelltextes mit vertrieben werden. Der Quelltext soll in verständlicher Form vorliegen und darf kein Binär- oder Maschinencode sein. Es gibt keine Vorschriften betreffs der Verwendung einer bestimmten Programmiersprache. Sie muss für jeden verständlich sein, damit der Quelltext jedem zur Verfügung steht. Eine sehr häufig genutzte Sprache ist dabei die objektorientierte Programmiersprache Java. 32 online: Plattformunabhängigkeit,

40 Open Source Software soll frei genutzt werden können und es muss die Möglichkeit zur Einsicht des Quellcodes bestehen. Ebenso darf es keine Beschränkung in der Weitergabe dieser Software geben. Quelloffene Software kann auch verkauft werden. Dabei muss aber gewährleistet sein, dass es für den Nutzer auch die Möglichkeit gibt, diese kostenlos zu erhalten (z.b.: durch Download aus dem Internet). Nur dann ist es erlaubt Open Source Software zum Verkauf anzubieten. Die Software darf auf keinen Fall irgendwelchen Nutzungsbeschränkungen unterworfen werden. Es soll keine Diskriminierung stattfinden, jeder muss Zugang zur Software erhalten können. Die Veränderung der Software ist ausdrücklich erlaubt, auch darf die veränderte Version der Software selbst weiter vertrieben werden. Diese Weiterverbreitung unterliegt denselben Regeln wie die der originalen Version. Die Open Source Initiative definiert Open Source Software folgendermaßen: 1. Freie Weitergabe der Software, 2. Quellcode muss in verständlicher Sprache zugänglich sein, 3. Modifikationen müssen möglich sein, 4. Integrität des ursprünglichen Quellcodes muss gewährleistet sein. Eine Diskriminierung von Personen und Gruppen ist laut Punkt 5 verboten. Im 6. Punkt wird geregelt, dass es keine Beschränkung auf Einsatzbereiche geben darf. Punkt 7 beschreibt, dass die Weitergabe der Lizenz möglich sein muss. Sie darf nicht auf ein Produkt beschränkt sein (Punkt 8) und darf nicht in Zusammenhang mit anderer Software beschränkt sein (Punkt 9). Die 10. Regel besagt, dass die Lizenz technologieunabhängig sein muss. 33 Es existieren verschiedene Lizenzen, unter denen Software als Open Source Software vertrieben werden darf. Die meist verbreitete ist die GNU (GNU is Not Linux)- GPL (GNU General Public License). Andere Lizenzen wären noch GNU LGPL (GNU- Lesser General Public Licence), die GNU Lizenz für Freie Dokumente und die BSD- Lizenz (Berkeley Software Distribution) Objektorientierung Objektorientierte Sprache Die Objektorientierung macht bei der Programmierung heutzutage einen immer größeren Anteil aus. Bei früheren Programmiersprachen wurde prozedural programmiert. Es wurde ein fester Ablauf erstellt, dem das Programm folgen sollte. Heutzutage wird der Großteil der Programme mit objektorientierten Programmiersprachen entwickelt. Die Vorteile im Vergleich zur prozeduralen Programmierung sind folgende: Die objektorientierte Programmierung ist besser verständlich für den Programmierer, denn Menschen denken in Objektstrukturen. Sie versuchen, die Programmteile mittels Objekten aus ihrer Umwelt zu beschreiben. Da der Programm- 33 online: The Open Source Definition 31

41 ablauf bei der objektorientierten Programmierung nicht mehr dem prozeduralen Prinzip folgt, müssen die Komponenten des Programmes nicht in einer bestimmten Reihenfolge hintereinander geschrieben werden. Dies fördert die Übersichtlichkeit. Bei der objektorientierten Programmierung können Komponenten ausgekapselt werden, d.h. sie werden nur aufgerufen, wenn sie benötigt werden und danach wieder zurück verweisen. Diese Auskapselung vollzieht sich in so genannten Klassen. Diese Klassen beinhalten alle Objekte eines bestimmten Typs und sind einfach zu verstehen. Die Objekte können Eigenschaften haben, so genannte Funktionen. Desweiteren ist es möglich, zu jedem Zeitpunkt Objekte und deren Funktionen aufzurufen und zu verwenden. Eine Mehrfachverwendung ist dabei möglich, da man nur eine Instanz eines Objektes aufruft, dies ist wie eine Kopie des Objektes. Instanzen können zur Laufzeit ohne Beschränkung der Anzahl verwendet werden. Im Gegensatz zur prozeduralen Programmierung müssen diese Programmteile für die Mehrfachverwendung nicht mehrfach geschrieben werden. Dies führt zu einer großen Platzeinsparung bei der objektorientierten Programmierung. (Der redundante Code nimmt ab.) Durch die Vererbung (Vererbung = die Ableitung von Eigenschaften einer Klasse) ist es möglich, die Verwendung des redundanten Codes noch mehr einzuschränken. Ein weiter Vorteil ist der Schutz von Variablen durch die Kapselung, man kann damit den Zugriff von außen auf diese Variablen einschränken. Dadurch werden Fehler vermieden, welche bei falschem Zugriff auf Variablen entstehen. Die erste objektorientierte Programmiersprache war Simula (1960er). 34 Folgende Sprachen zählen zu den bekanntesten bzw. weit verbreiteten objektorientierten Programmiersprachen: Smalltalk (1970er) 35 und Turbo Pascal (1983). 36 Eine weitere Gruppe von objektorientierten Sprachen sind die Hochsprachen wie: C++ (1983) 37, Java (1995) und C#(2001), eine Weiterentwicklung von C++. Eine objektorientierte Scriptsprache ist z.b.: PHP (1995) Objektorientierte Datenbank Bei den objektorientierten Datenbanken wird das Prinzip der objektorientierten Programmierung übernommen, um deren Vorteile auch bei der Datenverwaltung zu nutzen. Bei relationalen Datenbanken mussten die Objekte erst aufwendig in das relationale Datenformat gemappt werden (sprich: umgewandelt). Diesen Umweg kann man sich bei der Verwendung von objektorientierten Datenbanken sparen. Als zentraler Baustein wird in der objektorientierten Datenhaltung das Objekt gesehen, dieses wird (samt seiner Eigenschaften) als kompletter Datensatz gespeichert. In 34 online: Simula, online: Smalltalk (Programmiersprache), online: Geschichte von Turbo Pascal, online: Soulie, online: History of PHP,

42 einer relationalen Datenbank müssen die Attribute der Objekte erst in ein Tabellenschema überführt werden. Dazu ist das Anlegen von Tabellen erforderlich, ebenso das Definieren von Spalten und Zeilen. Damit jedes Objekt ansprechbar ist, muss ein Schlüssel vergeben werden, der dieses Objekt einzigartig macht. Diesen Aufwand sollte der Programmierer bei der Entwicklung beachten. Das Abspeichern der Objekte erfolgt in der objektorientierten Datenbank vollautomatisch, ohne dass sich der Entwickler darum kümmern muss. Die Objekte werden in der Reihenfolge, in der sie entstanden sind, in die Datenbank gespeichert. Ein weiterer Vorteil ist die sehr hohe Persistenz der entstehenden Datenbank. Objektorientierte Datenbanken ermöglichen eine Verwendung von einfachen effizienten Abfragen im Programmcode der verwendeten Programmiersprache. Dies ist für die Entwicklung einfacher und gibt dem Entwickler neue Möglichkeiten bei den Abfragen in der Datenbank. Es müssen nicht wie bei SQL bestimmte Befehle über strings (Typ einer Variablen) im Quellcode eingebunden werden. Damit ergibt sich eine leichtere und effizientere Abfragesprache als SQL. Befehle und Abfragen können selbst von den Entwicklern zusätzlich über neue Klassen und Methoden implementiert werden. Ein weiterer Vorteil ist der Wegfall eines externen Datenbankmanagementsystems wie z.b.: dem SQL Server. Dies spart Geld und Aufwand bei der Administration der Datenbank, da sie direkt über das Programm administriert werden kann. Ein großer Vorteil (vor allem für die Sicherheit der Datenbank) ist, dass die entstehende Datenbankdatei ohne das Programm und die darin implementierten Klassen nicht lesbar oder veränderbar sind. Somit kann die Möglichkeit eines unautorisierten Fremdzugriffes minimiert werden. Die verwendete Abfragesprache nennt man OQL (Object Query Language). Im Gegensatz dazu steht bei relationalen Datenbanken die Datenbanksprache SQL (Structured Query Language). Eine objektorientierte Datenbank übernimmt das Abspeichern und die Verwaltung der in ihr enthaltenen Objekte selbst. Ein weiterer Vorteil der neuen Objektdatenbanken ist, dass sie sich Beziehungen zwischen Objekten merken können und somit diese in Verbindung setzen können. Der Datenbank sind sogar semantische Zusammenhänge zwischen den Daten bekannt. Wie oben genannt, müssen keine Schlüssel mehr vom Entwickler vergeben werden, um die Eindeutigkeit von Datensätzen zu gewährleisten. In einer Objektdatenbank übernimmt das die OID (Object Identifier). Dies ist ein weltweit eindeutiger Bezeichner für ein Informationstechnisches Objekt. Es sind außerdem keine JOIN-Operationen mehr nötig, um Daten zu verknüpfen. 39 Ein kleiner Nachteil der objektorientierten Datenbank ist es, dass es unter bestimmten Voraussetzungen zu einer ungewollten redundanten Datenhaltung kommt. Die Abbildung von Beziehung zwischen einzelnen Objekten ist zwar als 39 Heuer, 1997, S. 178 ff. 33

43 Vorteil anzusehen, kann aber dazu führen, dass die Datenbank mehr Speicherplatz einnimmt. Der Grund ist, dass auch bei der Veränderung von nur einer Eigenschaft eines Objektes, dieses erneut gespeichert wird. So wird mehr Speicherplatz verbraucht, aber die Revisionssicherheit der Archivierung ist gewährleistet, weil die Originale so immer erhalten bleiben. Da heutige Speichermedien sehr viele Informationen sehr preisgünstig aufnehmen können, ist der zusätzliche Bedarf an Speicherplatz kein großer Nachteil. Ein Vergleich zwischen einer relationalen Datenbank und einer objektorientierten Datenbank dient der Verdeutlichung des oben genannten. In diesem Szenario geht es um das Abspeichern von empfangen s. Dieses Beispiel ist sehr allgemein gehalten und soll nur die generellen Unterschiede zwischen den beiden Datenbankkonzepten verdeutlichen. Mail-ID Absender Empfänger Datum Uhrzeit Betreff Name Firma VorgangID :45 Angebot Nr.2555 Schmidt Parkbank :50 Terminvereinbarung Mueller Volksbank :12 Angebot Nr.2555 Schmidt Parkbank :10 Rechnung Feb & :25 RE: Iphone App No Jobs Apple :10 Ausverkauf April 2010 Otto 0005 Tabelle 6: Mailnummer VorgangID Bearbeiter Mitarb.Nr Abteilung 0001 Herr Walter 0033 Vertrieb 0002 Frau Meyer 0041 Service 0003 Herr Schulze 0012 Buchhaltung 0004 Frau Meyer 0009 Entwicklung 0005 Herr Richter 0008 Einkauf Tabelle 7: Vorgänge KontaktNr Firma Anschrift Ort PLZ Land Telefon Ansprechpartner 0001 Parkbank AG Parkstraße 71Chemnitz DE 0371/0815 Max Schmidt 0002 Volksbank AGStraße der Nationen Berlin DE 030/13058 Roy Mueller & 1 Internet Elgendorfer AG Straße Montabur DE 0721/9600 Ute Schneider 0004 Apple Inc. Infinite Loop 1Cupertino US 800/ Steve Jobs 0005 Otto GmbH & Wandsberker Co KG Hamburg Straße DE 040/64610 Sven Müller Tabelle 8: Kontaktdaten In Tabelle 6 Mailnummer werden den ankommenden s jeweils eine eindeutige Mail-ID zugewiesen. In der zweiten Spalte wird der Absender der Nachricht gespeichert, danach folgt der Empfänger, sowie Datum und Uhrzeit des Empfangs. 34

44 In der 6. Spalte wird der Betreff gespeichert, in der nächsten Spalte der Name (wenn dieser erkennbar ist). In Spalte 8 erfolgt die Ablage der Informationen über die Firmen (sofern vorhanden). In den letzten beiden Spalten wird jeder eine VorgangsID aus der Tabelle Vorgänge und eine KontaktNr aus der Tabelle Kontaktdaten zugeordnet. In der Tabelle 7 (Vorgänge) wird der eindeutigen VorgangID ein Bearbeiter zugeordnet (der 2. Spalte), dessen Mitarbeiternummer wird in der nächsten Spalte gespeichert. In die letzte Spalte dieser Tabelle kommen Informationen über die Abteilung des Mitarbeiters. Die letzte Tabelle (Tabelle 8 Kontaktdaten) besitzt eine eindeutige KontaktNr, zu dieser wird in den nachfolgenden Spalten der Firmenname, die Anschrift, der Ort, die PLZ (Postleitzahl), das Land, die Telefonnummer und ein Ansprechpartner zugeordnet. Somit benötigt man 3 Tabellen um diese Daten der ankommenden s in einer relationalen Datenbank abzuspeichern. In einer objektorientierten Datenbank definiert der Entwickler nur seine Objekte (siehe Abbildung 3). Diese Objekte besitzen die in Abbildung 3 beschriebenen Datentypen (Date, String, Integer). Die beiden Objekte gehören der Klasse an. In den Variablen werden die verschieden Informationen der gespeichert. Das UML-Diagramm in Abbildung 3 ist nur eine theoretische Darstellung, die zeigen soll wie sich der Aufwand bei der Erstellung ändert. Die Klasse würde über die Getter- und Setter-Methoden mit Daten gefüllt und als Ganzes Objekt in die Datenbank geschrieben. Bei späteren Abfragen kann explizit nach den Eigenschaften der Objekte gesucht werden. 35

45 ::Default Absender : String Anschrift : String Ansprechpartner : String Bearbeiter : String Betreff : String Datum : int Empfaenger : String Firmenname : String Land : String Mitarbeiternummer : int Name : String Ort : String PLZ : int Telefon : int Uhrzeit : Date Vorgangsnummer : int getabsender(...) getanschrift(...) getansprechpartner(...) getbearbeiter(...) getbetreff(...) getdatum(...) getempfaenger(...) getfirmenname(...) getland(...) getmitarbeiternummer(...) getname(...) getort(...) getplz(...) gettelefon(...) getuhrzeit(...) getvorgangsnummer(...) initvalues(...) setabsender(...) setanschrift(...) setansprechpartner(...) setbearbeiter(...) setbetreff(...) setdatum(...) setempfaenger(...) setfirmenname(...) setland(...) setmitarbeiternummer(...) setname(...) setort(...) setplz(...) settelefon(...) setuhrzeit(...) setvorgangsnummer(...) Abbildung 3: UML-Diagramm: Klasse 36

46 4.4. Geplante Umsetzung Java als Programmiersprache Wie vorstehend schon erläutert soll das archivierungssystem in einer objektorientierten Programmiersprache entwickelt werden. Damit das Programm auch plattformunabhängig ist, finden Sprachen wie C++ oder C# bei der Auswahl keiine Beachtung. Als Programmiersprache wurde Java gewählt. Dies hatte folgende Gründe: Java ist objektorientiert und plattformunabhängig. Durch die Verarbeitung von Bytecode und eines entsprechenden plattformgebundenen Compilers kann Java auf jeder Plattform eingesetzt werden. Sie hat bedingt durch den JIT-Compiler (Just-intime) eine sehr hohe Ausführungsgeschwindigkeit, welcher zur Laufzeit die Kompilierung des Bytecode übernimmt. 40 Die Ausführung von Javaprogrammen erfolgt nach folgendem Schema: Ein Programm wird mit Java nicht für eine spezielle Plattform geschrieben. Der Quelltext wird durch den Java- Compiler übersetzt in einen Bytecode. Dieser ist für die JVM (Java Virtual Machine) bestimmt. Nach der Übersetzung ist das Programm kompiliert. Um jetzt für jede Plattform in den richtigen Maschinencode übersetzen zu können, wird der Java-Runtime-Interpreter benötigt. Dieser wird speziell für die jeweilige Plattform entwickelt. Er interpretiert (übersetzt) den Bytecode in Maschinencode, sodass der Prozessor das Programm ausführen kann. Diesen Interpreter gibt es für alle gängigen Plattformen. Dazu zählen: Windows, Unix/Linux, Mac OS/OS X, Windows Mobile/Windows Phone, Palm, Android und Symbian. Damit deckt Java den Großteil aller auf dem Markt existierenden Plattformen ab. Wegen dieser doppelten Übersetzung vermutet man, dass die Ausführung der Programme sehr langsam sein müsste. Doch durch den JIT-Compiler, der nur den gerade benötigten Teil (eine bestimmte Klasse z.b.) übersetzt, gibt es bei der Ausführung von Javaprogrammen keine Geschwindigkeitseinbußen. 41 Außerdem ist Java sehr weit verbreitet und auf den meisten System schon installiert, da es viele Anwendungen gibt, die Java benötigen. Somit ist Java sehr gut geeignet für die Umsetzung eines plattformunabhängigen - Archivierungssystems. Java ist eine Hochsprache und im Vergleich zu anderen Sprachen einfacher und schneller zu erlernen. Die Verwendung von Java und deren Bibliotheken ist kostenfrei und somit ohne Auswirkungen auf die Entwicklungskosten dieses Projektes. 40 Cadenhead, 2005, S online: Ullenboom, 2009, Kapitel

47 Im Gegensatz zu C++ und C#, welche aufgrund ihrer Möglichkeiten die einzigen Alternativen zu Java wären, hat Java mehrere Vorteile. Java übernimmt selbst die Freigabe von belegtem Speicher anders als C#. Somit muss sich der Programmierer damit nicht beschäftigen. Desweiteren benötigt Java keine Pointer, welche häufig bei unsachgemäßem Umgang Fehler auslösen können. Java verwendet anders als C# nur die einfache Vererbung von Klassen. Dies senkt die Fehlerwahrscheinlichkeit ungemein. 42 Im Vergleich zu C++ ist Java wesentlich einfacher zu erlernen, da die Syntax zwar auf C++ aufbaut, aber erheblich vereinfacht wurden ist. Mit Java sollte eine einfach zu erlernende und verstehende Programmiersprache geschaffen werden. Java hat noch eine Reihe weiterer Vorteile, die diese Sprache für die Verwendung qualifizieren. Die Programmiersprache Java kennt keine plattformspezifischen Befehle wie Löschen oder Kopieren. Das kann ein Nachteil sein, da für jede Plattform die spezifischen Befehle mit implementiert werden müssen. Doch im Sinne der Sicherheit ist dies ein großer Vorteil. Es können keine etwaigen Sicherheitslücken ausgenutzt werden, die dann dem System schaden. Java besitzt weitere sicherheitsrelevante Vorteile. Unter anderem gibt es in Java einen Verifier, welcher beim Lesen des Codes diesen auf seine Korrektheit überprüft. Dann gibt es noch den Class loader, der Dateien von externen Medien lädt und überwacht. Außerdem überträgt er nur Java-Binärdaten zum Interpreter. Dies bedeutet, dass auch die Übertragung von externen Medien über die Schnittstellen nur in Java-Binärdaten vonstattengeht und es keine Klartextkommunikation gibt. Sicherheitsprobleme werden in Java noch zur Laufzeit mittels Exceptions gemeldet. 43 Java wird von der Firma Sun Microsystems seit 1995 entwickelt und vermarktet. Das JDK (Java Development Kit) von Java steht seit 2007 unter der GNU GPL. Damit sind fast 100% des Quelltextes frei zugänglich. Die Ausnahme sind Komponenten, an denen Sun keine Rechte hat. Java startete als Programmiersprache für Webapplikationen. Damit schaffte es Java, ein sehr breites Publikum anzusprechen und erlangte große Beliebtheit. 44 Java wird in 3 verschieden Varianten (Plattformen genannt) vertrieben. Diese sind jedoch nicht zu verwechseln mit den Plattformen, auf denen Java lauffähig ist. Die meist verbreiteteste Plattform ist das Java SE (Standard Edition) in der Version JDK 6 Update 10. Die zweite Plattform ist Java EE (Enterprise Edition). Diese ist die um einige Funktionalitäten bereicherte Form der Java SE, dazu zählen: Entwicklungsmöglichkeiten für Unternehmenslösungen, Enterprise Java Beans, JSP (Java-Server Pages), JSF (Java-Server Faces) und Serverlets (zum erzeugen dynamischer Webinhalte) und der Java Mail-API (Application Programming 42 Cadenhead, 2005, S online: Ullenboom, 2009, Kapitel Cadenhead, 2005, S

48 Interface). Java EE ist in der Version SDK (Software Development Kit) 6 Update 1 erhältlich. Die vom Funktionsumfang der Java-Bibliotheken her am wenigsten ausgestattete Plattform ist die Java ME (Micro Edition). Dies ist die Version der Javabibliotheken für mobile Geräte (Handys, Smartphones, etc.). Da diese Geräte aber immer leistungsfähiger werden, ist es bei vielen Geräten schon möglich, die Java SE zu verwenden, was die Micro Edition immer weiter verdrängt Eclipse als Entwicklungsumgebung Es gibt die Möglichkeit, bei der Programmierung von Java einen einfachen Texteditor zu verwenden. Damit können alle Komponenten programmiert und anschließend über die Kommandozeile mit Hilfe des Compilers ausgeführt werden. Diese Variante ist aber nur etwas für sehr erfahrene Programmierer und bietet keinen Komfort. Für die Entwicklung von komplexen Programmen mit vielen Klassen ist ein einfacher Texteditor ungeeignet. Eine spezielle Entwicklungsumgebung, IDE (integrated development environment) genannt, bietet viele hilfreiche Eigenschaften für die Softwareprogrammierung. Dies kann unter anderem die Syntaxprüfung sein, welche schon von vornherein hilft Fehler zu vermeiden. Desweiteren ist meist ein Debugger implementiert, der beim Ausführen des Programmes mögliche Warnungen und Fehler aufzeigt. Die meisten Entwicklungsumgebungen haben eine Wortvervollständigung, die die Arbeit sehr erleichtert und viel Zeit spart. 47 Es gibt verschiedene Entwicklungsumgebungen für Java. Sun Microsystems als Entwickler der Programmiersprache stellt selbst die kostenlose Entwicklungsumgebung NetBeans zur Verfügung. Diese hat einen Marktanteil von 20% und ist damit nicht allzu weit verbreitet unter den Javaentwicklern. Das liegt vor allem an der Tatsache, dass NetBeans wesentlich langsamer ist und mehr Performance benötigt, als vergleichbare Programme. Es ist ebenso wie seine Mitkonkurrenten erweiterbar und wird in mehreren Bundles ausgeliefert mit verschiedenen vorinstallierten Komponenten. 48 Die am meisten verbreitete Entwicklungsumgebung für Java ist der Eclipse-Editor. Er ist genau wie NetBeans quelloffen und kostenlos. Etwa 70% der Anwender nutzen dieses Programm zu Entwicklung. Eclipse wurde teils in Java programmiert. Die Entwicklung dieser IDE wurde bis 2004 von IBM vorangetrieben und gefördert. Seit 2004 übernimmt die Entwicklung die Eclipse Foundation. Eclipse ist mittels Erwei- 45 online: Ullenboom, 2009, Kapitel online: Oracle, online: Ullenboom, 2009, Kapitel online: Ullenboom, 2009, Kapitel

49 terungen beliebig anpassbar und erlaubt die Entwicklung auch in anderen Programmiersprachen. 49 Mitglieder in der Eclipse Foundation sind unter anderem Actuate, brox, CA, cloudsmith, Genuitec, IBM, Innoopract Informationssysteme, itemis AG, Nokia, Obeo, Oracle, SAP, Sonatype und Sopera. Diese Unternehmen benutzen Eclipse bei der Programmierung ihrer Produkte und entwickeln es weiter, damit sie die Chance haben, ihre Vorstellungen einzubringen. Oracle ist an der Entwicklung von zwei IDE s beteiligt, einmal als Strategic Member bei der Eclipse Foundation und ebenso als Entwickler und Rechteinhaber über die Oracle Tochterfirma Sun Microsystems bei der Entwicklung von NetBeans. 50 Eclipse ist im Vergleich zu NetBeans schneller in der Verarbeitung und beim Debugging. Es benötig im IDLE-Modus etwa 169 MB an Arbeitsspeicher und ist schont damit sehr die Ressourcen (siehe Rote Markierung in Abbildung 4) Abbildung 4: Arbeitsspeicherverbrauch von Eclipse Die Voraussetzungen für Eclipse sind relativ gering. Die IDE benötigt das JRE ab Version 1.4, aber sinnvoll wäre mindestens Version 5, da Version 1.4 schon sehr veraltet ist. Man kann mit Eclipse Java-Programme entwerfen, die sogar noch kompatibel sind mit Java Version 1.0. Eclipse wird in verschiedenen Versionen zum Download angeboten: die Eclipse IDE for Java Developers (um Java SE Anwendungen zu entwickeln), dann die Version Eclipse Classic (enthält zusätzlich noch umfangreiche Dokumentationen und Quellen), weiterhin noch die IDE für C/C++ - Entwickler (Programmentwicklung nur in C und C++, Entwicklung von Java- 49 online: eclipse Foundation, online: eclipse Strategic Members,

50 Programmen nicht möglich). Die letzte Variante ist die Eclipse IDE for Java EE Developers. Damit ist es möglich, Webanwendungen und Java EE Applications zu entwickeln. Es ist auch die umfangreichste Version der IDE. In Eclipse ist das Umbenennen von Variablen und Funktionen in allen Klassen gleichzeitig möglich. Diese Funktion hilft dabei, dass Fehler beim Bearbeiten von größeren Quellcodeteilen vermieden werden. Außerdem unterstützt Eclipse den Programmierer sehr gut bei der Fehleranalyse und erleichtert somit die Ursachensuche. Die IDE erlaubt es den Entwicklern, sehr übersichtlich zu arbeiten. Die Oberfläche ist einfach und funktional gehalten. Durch die verschiedenen Erweiterungen lässt sich Eclipse sehr gut an die persönlichen Bedürfnisse anpassen. Eine installierte Erweiterung ist das Paket (engl. Package) für die deutsche Sprache, womit die Navigation vereinfacht wird. Die Hervorhebung verschiedener Elemente im Quellcode erleichtert das Arbeiten sehr. Die Abbildung 5 zeigt die Eclipse-Oberfläche unter Windows 7. Auf der linken Seite (roter Kreis 1) befindet sich ein Paketexplorer(oder engl. Packageexplorer), wodurch die Navigation in den Paketen und Klassen sehr übersichtlich ist. Die Nummer 2 in Abbildung 5 zeigt den Hauptarbeitsbereich, den Editor. Darin kann der Quelltext geschrieben werden. Die Debugansicht kann sich über den Button oben rechts aktiviert werden (roter Kreis 3). Auf der rechten Seite am Rand sind noch viele weitere Optionen Einblendbar (Kreis Nummer 4). Im Unteren Abschnitt ist die Console eingeblendet in der man Ausgaben des Programmes anschauen kann und Fehler angezeigt werden. Diese Elemente können fast alle beliebig auf dem Arbeitsbereich positioniert werden. Außerdem hat man mit Eclipse die Möglichkeit der Versionsverwaltung der erstellten Programme. Eclipse eignet sich vor allem sehr gut für Einsteiger der Programmiersprache. Auf Grund der genannten Vorteile fiel die Entscheidung bei der Entwicklung dieses Projektes auf die IDE Eclipse und die Version für EE Developers. 41

51 Abbildung 5: Eclipse Oberfläche Nutzung von db4o als Datenbank Verwendet werden soll eine objektorientierte Datenbank. Dafür wurde db4o (database for objects) ausgewählt. Diese wird von db4objects inc. entwickelt und in zwei verschiedenen Lizenzmodellen vertrieben. Eine Lizenz steht unter der GPL und seit 2004 gibt es eine weitere, aber GPL-freie Lizenz zu Verwendung in kommerziellen Projekten. Bisher wurden zwei Varianten der Datenbank entwickelt, die eine für Java und die andere für Microsofts.NET-Plattform. Somit kann db4o auch in C# verwendet werden. Das ddn (db4o Developer Network) ist das Entwicklernetzwerk von db4o. 51 Db4o ist für jede erdenkliche Situation anpassbar und eignet sich damit sehr gut, um es in eigene Entwicklungen mit einzubringen und auf verschiedene Projekte zu zuschneiden. Durch die Eigenschaft der Abspeicherung von Objekten kann man mittels db4o sehr schnell auf Daten zugreifen. Während der Laufzeit benötigt die 51 Röbert, 2008, S.20 42

52 Datenbank sehr wenig Arbeitsspeicher, der Verbrauch liegt bei KB bis hin zu maximal wenigen MB. Damit hat db4o einen sehr großen Vorteil gegenüber relationalen DBMS (Datenbankmanagementsystem). Dies liegt vor allem daran, dass Einstellungen an der objektorientierten Datenbank nicht über ein Managementstudio vorgenommen werden müssen, sondern einfach im Quellcode das Programmes implementiert werden können. In das zu entwickelnde Projekt werden die Klassenbibliotheken der Datenbank eingebunden und können dann verwendet werden. Die Konfiguration der Datenbank erfolgt im Programm selbst mittels der Objekte und Klassen von db4o. Die Speicherung der Daten erfolgt in einer *.yap- Datei. Die maximale Größer einer solchen Datei beträgt 254 GB. 52 //Importieren der Datenbankklassen import com.db4o.db4o; import com.db4o.objectcontainer; //Erzeugen und öffnen (nicht vorhandene DB wird erstellt); ObjectContainer db_ =db4o.openfile(db_ .yap); //Objekt erzeugen _received = new ("Empfangene "); //mit Daten befüllen 1 = new (" ", 0, 1.add ( _received); //Objekt in der Datenbank speichern try { db_ .set( _received); finally{ db.close(); Abbildung 6: Auszug von Grundbefehle in db4o In der Abbildung 6 sind die wichtigsten Befehle für den Einstieg in die Datenbank aufgelistet. Mittel des import-befehls werden die benötigten Klassen angegeben. Der ObjektContainer ist elementarer Bestandteil. Er beinhaltet die Methoden zum Speichern der Objekte in das *.yap-file. Über den Objektcontainer wird eine neue Instanz eines Datenbankobjektes erzeugt und mittels openfile geöffnet. Um Informationen in der Datenbank zu speichern, müssen Klassen und Objekte erzeugt werden, die Informationen aufnehmen. Im Beispiel wird ein neues Objekt erzeugt ( _received). Danach wird dieses Objekt mit Daten gefüllt und mittels des add -befehles dem Objekt _received hinzugefügt. Über eine try-funktion wird die Datenbank hinzugefügt. Als letzter Schritt wird die Datenbank geschlossen. In db4o gibt es drei verschiedene Möglichkeiten Daten aus der Datenbank abzufragen. Eine Variante ist die Abfrage QbE (Query by Example), was sinngemäß 52 Visengeriyeva, 2007, S.9 ff. 43

53 Abfrage anhand eines Beispiels bedeutet. Diese Methode der Abfrage hat einen geringen Funktionsumfang und ist die einfachste der Abfragevarianten. Sie ist aber auch die ausdrucksschwächste Möglichkeit. QbE kann etwa so definiert werden: Eine Anfrage besteht aus einem Beispielobjekt, zurückgeliefert werden Objekte, die dieser Spezifikation ähneln. 53 In Abbildung 7 ist ein Quelltextauszug zu sehen, hier wird eine Abfrage nach Objekten mit den Eigenschaften , null und einer bestimmten adresse. Diese Funktion durchläuft die Datenbank solange (while- Schleife), bis es ein Objekt mit genau diesen Eigenschaften gefunden hat. Dies erfolgt mittels der Funktion hasnext(). Objectcontainer db=db4o.openfile("db_ _1.yap"); try { template = new (" ", null, ObjectSet < > result=db.get(template); while (result.hasnext()){ mail=result.next(); System.out.println(mail); finally{ db.close(); Abbildung 7: Query by Example Die zweite Möglichkeit der Abfrage sind die Native Queries (NQ). Diese Abfrage kann in derselben Sprache geschrieben werden, wie die der Programmiersprache. Es ist die Standardabfragesprache von db4o. Die bietet ähnlich viele Möglichkeiten wie SQL-Abfrage in MySQL oder MS SQL (Microsoft Structures Query Language). Intern wird jede NQ-Abfrage umgewandelt und als S.O.D.A. (Simple Object Database Access) ausgeführt. Der Vorteil der NQ ist, dass kaum API (eine neue Sprache mit neuer Syntax) erlernt werden muss, da sie sich in die Abfragesprache integrieren und diese Art der Abfrage eine höhere Performance bietet. Wird bei der Programmierung eine IDE verwendet, kann diese gleich die Fehlerkorrektur übernehmen und es kommt nicht erst zu Problemen während der Laufzeit. 54 ObjectSet< > list db.query( new Predicate< >() { public boolean match( klasseninstanz_von_ ) { return klasseninstanz_von_ .getarrivaldate(). ); Abbildung 8: Auszug aus einer NQ-Abfrage 53 Visengeriyeva, 2007, S Visengeriyeva, 2007, S.40 ff. 44

54 In der Abbildung 8 wird die Klasse Predicate aufgerufen, diese Klasse ist zuständig für die Abfragen in db4o. In der Funktion match() werden die Kriterien beschrieben, nach denen abgefragt werden soll. Sie ist von Typ boolean ist erwartet nur ein true oder false zurück und sowie die gewünschte Klasse. Eine match()-funktion kann noch mehrfach geschachtelt werden mit weiteren match()-funktionen. In diesem Fall soll die Datenbank alle Ankunftsdaten (getarrivaldate()) der s vom Absender ausgeben. Die dritte Möglichkeit der Abfrage ist S.O.D.A.. Die Entwicklung dieser Möglichkeit der Suche in einer Datenbank erfolgt getrennt vom eigentlichen db4o-projekt. Hier steht das Query-Objekt im Vordergrund, von dem eine Instanz gebildet wird und die Suchabfragen ausführt. In Abbildung 9 soll die Abfrage mittels S.O.D.A. verdeutlicht werden. Eine neue Instanz von Query wird erzeugt. Mit constrain wird eine Einschränkung hinzugefügt. In diesem Beispiel soll nur die Klasse durchsucht werden. Mit dem Befehl descend wird eine weitere Einschränkung dazugefügt (auch Subquery genannt). In Abbildung 9 sollen damit alle Datumsangaben aus der Klasse abgefragt werden. Die Funktion execute würde die Abfrage ausführen. 55 //neues Query instanzieren Query query = db.query(); query constrain( .class); //Ergebnis ist die Klasse query.descend("date").constrain(" .class"); Abbildung 9: Auszug aus einer S.O.D.A. Abfrage Die Auswahl der zu verwendenden Abfragemethode fiel auf S.O.D.A, das es für dieses Projekt erst einmal das einfachste Konzept ist. Es ist eine sehr einfach gehaltene Syntax, die leicht zu erlernen ist. Die verwendeten Befehle ähneln von der Funktionsweise denen von SQL. Die folgenden zwei Tabellen zeigen die wichtigsten Abfragebefehle von S.O.D.A. und ihre Bedeutungen. Query-Methoden constrain descend execute orderascending orderdescending Tabelle 9: Query-Methoden 56 Funktionsweise Fügt eine Einschränkung hinzu Erzeugt eine Subquery (Unterabfrage) für das Feld mit dem gegeben Namen Führt die Abfrage aus Sortierung aufsteigend Sortierung absteigend 55 Visengeriyeva, 2007, S.30 ff. 56 Tabelle in Anlehnung an: Visengeriyeva, 2007, S.36 45

55 Constrain-Methoden Funktionsweise and logisches UND or logisches ODER not Logische Negation equal Vergleich per equals() greater größer > smaller kleiner < identity Vergleich auf Objektidentität contains beinhaltet Auszug like wie contains nur ohne Berücksichtigung von Groß- und Kleinschreibung startswith beginnend mit endswith endet mit Tabelle 10: Constraint-Methoden 57 Die Konfiguration erfolgt in db4o über die Funktion configure(). Die Einstellungen müssen gemacht werden, bevor die Verbindung mit dem Objektcontainer aufgebaut wird. Alle danach neu erzeugten Objektcontainer sind eine neue Instanz mit den veränderten Eigenschaften. Mögliche Einstellungen sind unter anderem globale Aktivierungs- und Updatetiefen sowie die Behandlung von Exceptions, ebenso die Aktivierung der Erzeugung von weltweit eindeutigen OID s (um Objekte eindeutig zu bezeichnen). Die Einstellung von UUId s (Universally Unique Identifier) für replizierte Datenbanken ist ebenso möglich wie die Konfiguration des Client Server Modus der Datenbank GUI mittels JGoodies FormLayout JGoodies FormLayout wurde von Karsten Lentzsch entwickelt und 2002 vorgestellt. 59 Ziel war es, mittels JGoodies FormLayout die Gestaltung von Oberflächen zu vereinfachen, Hauptziel war: Gute Gestaltung einfach machen und schlechte schwierig. 60 Lentzsch verfolgte das Ziel, die bisherigen Java Layout-Manager durch einen revolutionären Neuen zu verbessern. Mit JGoodies FormLayout sollten Formulare schneller gebaut werden können, Anfänger einen besseren Einstieg in das Erstellen von Oberflächen erhalten und Experten viel Zeit erspart werden. Der Code des Layouts sollte besser verständlich und einfacher lesbar sein. 61 Karsten Lentzsch hat eine einfach zu erlernende API geschaffen, mit der man sehr schnell einfache Formulare bauen kann. Trotz dieser Einfachheit lassen sich sehr komplexe Oberflächen ohne Probleme entwickeln. Es werden fast alle möglichen Panelarten unterstützt. JGoodies FormLayout besticht vor allem durch seine gute und einfache Lesbarkeit des Codes auch bei komplexen Oberflächen. Im Vergleich 57 Tabelle in Anlehnung an: Visengeriyeva, 2007, S Röbert, 2008, S online: JGoodies, About, online: Lentzsch, 2006, S online: Lentzsch, 2006, S. 30/31 46

56 zu SpringLayout ist der Code etwa ¼ so lang und dreimal kürzer als bei GridBagLayout. 62 Die Anordnung erfolgt wie bei vielen anderen Layout-Managern im Gitternetz. Dadurch ist es sehr gut skalierbar und lässt sich einfach auf verschiedenen Plattformen umsetzen. Die Beschreibung des Layouts im Quelltext erfolgt über die Objekte der Klassen von FormLayout und die Positionierung durch Strings im Quelltext. 63 Ein Beispiel zeigt die Einfachheit von JGoodies FormLayout: Es soll eine Abfragemaske erstellt werden, welche vier Felder hat: Name, Vorname, E- Mailadresse und Wohnort. Die einfachste Beschreibung des Layouts würde drei Zeilen umfassen (siehe Abbildung 10 Aufbau der Maske). Die Beschreibung der Zeilen erfolgt über den einen String, genauso wie die Beschreibung der Zeilen. Darin können bestimmte Standards definiert werden. Abbildung 10: Aufbau der Maske In diesem Beispiel (Abbildung 11) würde die Größe der ersten Zellen sich an ihrem Inhalt orientieren und die jeweils dritten Zellen auf Fenstergröße gestreckt werden. Die Mittlere Spalte würde als Platzhalter fungieren, diese wäre vier dlu (Dialog Units) groß. Das gleiche gilt für die Zeilen des Layouts. Zuerst müssen die Bibliotheken mit den Klassen von JGoodies FormLayout in das Projekt importiert werden (roter Kreis Abbildung 11). Damit Java weiss, wo es den Quellcode zu den Funktionen findet, müssen diese mittels des import-befehls in die Klasse importiert werden. 62 online: Lentzsch, 2006, S. 17 ff. 63 online: Lentzsch, 2006, Seite 34/35 ff. 47

57 Abbildung 11: JGoodies einbinden Im zweiten Schritt werden die Zellen in der ersten Spalte nach links ausgerichtet mit dem Befehl left. Der Befehl grow ermöglicht es der rechten Spalte, sich auszubreiten, sie dehnt sich bis zum Ende des Frames aus (Abbildung 12). import com.jgoodies.forms.layout.formlayout; public class LayoutEasy { public LayoutEasy(){ FormLayout layout1 = new FormLayout( "left: pref, 4dlu, pref:grow", //Beschreibung der Spalten "p, 4dlu, p, 4dlu, p, 4dlu, p"); //Beschreibung der Zeilen Abbildung 12: Layout verfeinern Damit wurde der Aufbau des Layouts beschrieben. Jetzt können die Elemente hinzugefügt werden. Für dieses Beispiel wird ein panel angelegt und ein CellConstraints instanziiert. Mit Hilfe des CellConstraints können die Elemente dann später im Raster angeordnet werden (Abbildung 13). Dem panel werden die einzelnen Komponenten zugewiesen. Somit entsteht dann das fertige Fenster (Abbildung 14). 48

58 import javax.swing.jframe; import javax.swing.jpanel; import javax.swing.jlabel; import javax.swing.jtextfield; import com.jgoodies.forms.layout.cellconstraints; import com.jgoodies.forms.layout.formlayout; public class Layout { public Layout(){ JFrame frame = new JFrame(); FormLayout layout1 = new FormLayout( "left: pref, 4dlu, pref:grow", //Beschreibung der Spalten "p, 4dlu, p, 4dlu, p, 4dlu, p"); //Beschreibung der Zeilen JPanel panel = new JPanel(layout1); CellConstraints cc = new CellConstraints(); panel.add(new JLabel ("Name:"), cc.xy(1,1)); panel.add(new JTextField(""), cc.xy(3,1)); panel.add(new JLabel ("Vorname:"), cc.xy(1,3)); panel.add(new JTextField(""), cc.xy(3,3)); panel.add(new JLabel (" "), cc.xy(1,5)); panel.add(new JTextField(""), cc.xy(3,5)); panel.add(new JLabel ("Wohnort:"), cc.xy(1,7)); panel.add(new JTextField(""), cc.xy(3,7)); frame.add(panel); frame.settitle("beispielprojekt"); frame.setsize(400,300); frame.setvisible(true); Abbildung 13: Layout mit Elementen 49

59 Abbildung 14: Fenster mittels JGoodies FormLayout Funktionsumfang für das potentielle System Ein neues System sollte am besten die Vorteile seiner Konkurrenten vereinen. Trotzdem ist nicht jede Komponente immer ein Vorteil. Der Funktionsumfang sollte auf das gewünschte Endprodukt abgestimmt werden, immer in Abhängigkeit von der gewünschten Zielgruppe. Die Sprache soll Deutsch sein, da dieses Produkt vorerst auf dem deutschen Markt vertrieben werden soll. Als Lizenzmodell wurde Open Source bestimmt. Damit kann man den potentiellen Kunden einen schnelleren Einstieg ermöglichen, weil die Grundfunktionen kostenlos sind. Nur der Support sowie einige Zusatzmodule sollen kostenpflichtig werden. Eine Plattformunabhängigkeit wird den Einsatz auf jedem Betriebssystem ermöglichen. Beide protokolle, IMAP(Internet Message Access Protocol) sowie auch POP3 (Post Office Protocol Version 3), sollen unterstützt werden. Die Oberfläche wird schlicht und funktional gehalten sein. Im Administratormodus wird man Einstellungen vornehmen können und im Modus des normalen Nutzers wird es die Möglichkeit der Dokumentensuche geben. Eine Deduplizierung sollte auf alle Fälle gegeben sein, da diese verhindert, dass Dateien mehrfach abgespeichert werden. Die Dublettenprüfung wird über den Vergleich der Checksummen ablaufen. Dokumente sollen sich außerdem miteinander verknüpfen lassen, um so eine Arbeitserleichterung zu erreichen. Um die gesetzlichen Grundlagen nach GDPdU, GoBS, AO und HGB einzuhalten, muss das neue Programm eine Revisionssicherheit gewährleisten. Die Suchfunktion sollte umfangreich gestaltet sein, sodass man die s nach ihren Volltexten durchsuchen kann, aber ebenso gut auch nur nach den Metadaten. Da es passieren 50

60 kann, dass man mehrere Suchwörter benutzt, muss die Suche auch eine Verknüpfung von Suchwörtern gestatten. Die Indizierung der s anhand ihrer Metadaten soll automatisch vonstattengehen, aber auch ein manuelles Einfügen muss möglich sein. Um beim Suchen in den Mails mehr Komfort zu bieten, ist eine Vorschaufunktion gut geeignet. Damit kann man sich während der Suche einen Kurzüberblick über das Dokument verschaffen. Die Datensicherung soll nicht mit implementiert werden, darum wird sich ein externes Tool kümmern. Die Archivierung sollte nur eingehende s umfassen, die ausgehenden Nachrichten können optional mit archiviert werden. Auf eine Offline-Version des Programmes wird verzichtet werden, diese könnte aber später folgen. Um Speicherplatz zu sparen, sollen die s komprimiert gespeichert werden. Es wird die Möglichkeit geben, die zu archivierenden s nach bestimmten Kriterien über ein White- und Blacklisting zu filtern. 51

61 5. Implementierung 5.1. Vorgehensweise Bei der Entwicklung des archivierungsprototypen stand die Implementierung der wesentlichsten Komponenten im Vordergrund. Nicht alle vorher beschriebenen Funktionen für ein komplexes archivierungssystem konnten im Prototyp umgesetzt werden. Zu den implementierten Komponenten zählen die Datenbank und deren Anbindung an das Programm, die Abspeicherung der Objekte und deren Suche. Der zweite Punkt ist das ordnungsgemäße Abrufen der s vom Server. Es wurden sechs Packages erstellt, die die Klassen des Prototypen beinhalten. Die Bezeichnung wurde folgendermaßen gewählt: de.ascota.eas (EAS für - Archivierungs-System). Unter diesem Main-Package findet sich die Klasse MailStore, die mit ihrer Methode main() den Einstieg in die Anwendung liefert (UML-Diagramm Abbildung 15 und Anhang 5). Über sie werden die anderen Klassen aufgerufen. Die anderen fünf Packages sind de.ascota.eas.config (zum Laden der Einstellung aus dem Config-File) sowie das Package de.ascota.eas.database. Darin befinden sich 3 Klassen, die für das Speichern und Abrufen der Daten aus der Datenbank zuständig sind. Ein weiteres Package ist de.ascota.eas.mail. In der dort befindlichen Klasse werden die s abgerufen. Weiterhin existiert noch eine Klasse, die die Umwandlung der Suchtexte übernimmt, sodass diese dann als Parameter an die Abfrageklasse übergeben werden können. Dies ist im de.ascota.search Package zu finden. Die grafische Oberfläche wurde im Package de.ascota.eas.window gespeichert. Die zusätzlich benötigten Bibliotheken von db4o, JavaMail und FormLayout wurden vorher in das Programm importiert. ::de.ascota.eas MailStore main(...) Abbildung 15: UML-Diagramm de.ascota.eas 5.2. Oberflächengestaltung Die Gestaltung der Oberfläche für den Prototyp sollte rein funktional gehalten sein. Es wurde ein JFrame gewählt. Auf diesem Frame liegt ein JPanel, auf das zwei Tabs aufgelegt wurden. Der eine Tab (Abbildung 16) für die einfache Suche besteht nur aus einem Suchfeld und einem Button. Über dieses Suchfeld können folgende Eingenschaften gesucht werden: Content, Absender, ContentTyp und Betreff. 52

62 Abbildung 16: Oberfläche Einfache Suche Im zweiten Tab (Abbildung 17) ist die Oberfläche für die erweiterte Suche. Hier findet man 7 Suchfelder. Das Suchfeld für Anhang und Empfänger wurde in dieser Version des Prototyps deaktiviert, weil diese Eigenschaften noch nicht mit archiviert wurden. Über die zwei Felder bei Zeitraum können s zwischen bestimmten Daten gefunden werden. Es ist außerdem noch möglich, Nachrichten ab oder vor einem bestimmten Datum heraus zu filtern. Diese Suche wird gestartet beim Klicken auf den JButton Suche. Über den JButton Clear können alle Bereiche geleert werden. Abbildung 17: Oberfläche Erweiterte Suche 53

63 In der Klasse UserInterface befindet sich der Quellcode der die Oberfläche beschreibt. Die Abbildung 18 ist ein UML-Diagramm dieser Klasse, darin findet man alle Variablen und Methoden von UserInterface. Der große weiße Bereich in der unteren Hälfte des Fensters (Abbildung 16 und 17) ist das JTextField zum Anzeigen der s. Die Suchergebnisse werden darin dargestellt, jeweils mit einer Trennung zwischen jeder Nachricht. Der Quelltext zu dieser Klasse ist im Anhang 12 zu finden. ::de.ascota.eas.window UserInterface areaanhang : JTextField areacontent : JTextField areadatebis : JTextField areadatevon : JTextField areaeasysearch : JTextField areareceiver : JTextField arearesults : JTextArea areasender : JTextField areasubject : JTextField btnclear : JButton btnsearchmulti : JButton btnsearchsimple : JButton panel : JPanel tabs : JTabbedPane initvalues(...) cleartextfield(...) easysearch(...) generatesearchtabs(...) geteasysearchpanel(...) getmultisearchpanel(...) multisearch(...) showframe(...) UserInterface(...) Abbildung 18: UML-Diagramm de.ascota.eas.window 5.3. ImapMail Die Klasse ImapMail übernimmt den Verbindungsaufbau mit dem Server, sowie das Abrufen der s. Über die Methode getmailproperties() werden die Einstellungen geladen. Sie werden über die Klasse ConfigProperties aus dem Config-File ausgelesen. Mit der Methode getmail() werden die s vom Server abgerufen. Das UML-Diagramm in Abbildung 19 zeigt die Methode der Klasse ImapMail (Quelltext im Anhang 10). 54

64 ::de.ascota.eas.mail ImapMail getmail(...) getmailproperties(...) ImapMail(...) Abbildung 19: UML-Diagramm de.ascota.eas.mail 5.4. Config-File Die Einstellung für das Abrufen der Nachrichten vom Server wird in einem Config- File vorgenommen. Dabei steht jedem Wert ein Schlüsselwort vor, anhand dessen die Klasse ConfigProperties() die Einstellungen einlesen und in den Properties speichern kann (siehe Abbildung 20). 64 Abbildung 20: Config-File Von der Klasse ConfigProperties wird nur eine Instanz im Speicher gehalten. Damit ist es nicht möglich, dass Fehler durch die doppelte Instanziierung dieser Klasse auftreten. Dies wird mittels der zwei Methoden getinstance() und setinstance() sowie der Variable INSTANCE bewerkstelligt (siehe Abbildung 21). Die möglichen Einstellungen werden im Config-File mit dem Schlüsselwort key versehen. Bei diesem Prototyp wären die zu ladenden Einstellungen folgende: der Servername, der Username, das Passwort, der Port, ein true oder false für die Authentifizierung, außerdem noch der Name und Pfad der Datenbank. Der key socketfactory wird in diesem Prototyp nicht verwendet, weil keine SSL Verbindung besteht. Über die 64 Passwort anonymisiert aus Datenschutzgründen 55

Neue Herausforderung für kleine und mittlere Unternehmen.

Neue Herausforderung für kleine und mittlere Unternehmen. E-Mail-Archivierung Neue Herausforderung für kleine und mittlere Unternehmen. Dipl. Ing. Detlev Bonkamp E-Mail-Archivierung: Motivation Gesetzliche Vorgaben GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit

Mehr

Häufig gestellte Fragen zum Thema: Rechnungen per email

Häufig gestellte Fragen zum Thema: Rechnungen per email Häufig gestellte Fragen zum Thema: Rechnungen per email Töns-Rügemer-Dieffenbacher GmbH & Co. KG Hauptstrasse 59 66953 Pirmasens Tel.: (06331) 266 00 Fax: (0800) 598 63 67 info@toens.de Töns-Rügemer-Dieffenbacher

Mehr

E-Mailarchivierung für den Mittelstand

E-Mailarchivierung für den Mittelstand E-Mailarchivierung für den Mittelstand SaaS-Lösung von PIRONET NDH PIRONET NDH Datacenter GmbH 1 E-Mailarchivierung Agenda: E-Mailarchivierung warum? Wer muss archivieren? Welche E-Mails sind zu archivieren?

Mehr

Wir begrüßen Sie herzlich zum Workshop. Digitale Archivierung im Rahmen der GoBD

Wir begrüßen Sie herzlich zum Workshop. Digitale Archivierung im Rahmen der GoBD Wir begrüßen Sie herzlich zum Workshop Digitale Archivierung im Rahmen der GoBD 1 Ihre Referenten Harald Hensle Frank Behrens In Kooperation mit: Stb. Oliver Frank 2 Agenda GoBD seit 01.01.2015 (Frank

Mehr

Österreich Rechtliche Grundlagen im Rahmen der elektronischen Archivierung

Österreich Rechtliche Grundlagen im Rahmen der elektronischen Archivierung Österreich Rechtliche Grundlagen im Rahmen der elektronischen Archivierung 1 Speicherung der archivierten Belege mit HABEL Zur Speicherung der archivierten Belege mit HABEL können verschiedene Speichergeräte

Mehr

E-Mail-Archivierung rechtskonform gestalten. Whitepaper für Unternehmen und Verantwortliche

E-Mail-Archivierung rechtskonform gestalten. Whitepaper für Unternehmen und Verantwortliche 2014 E-Mail-Archivierung rechtskonform gestalten. Whitepaper für Unternehmen und Verantwortliche Severin Maier und Maik Kleindienst Thilo Märtin & Collegen Rechtsanwalts GmbH Version Version Datenname

Mehr

Emails gesetzeskonform archivieren - das DSPemail-Archiv

Emails gesetzeskonform archivieren - das DSPemail-Archiv Emails gesetzeskonform archivieren - das DSPemail-Archiv IHK Potsdam Jens Lietzmann 18.05.2006 SIDATO über SIDATO secure operations Über 15 Jahre Erfahrung in der Telekommunikation, Internet und der Sicherung

Mehr

Archiv Gesetzgebung: E-Mail-Archivierung in Deutschland. lnformationen zu den wichtigsten gesetzlichen Vorgaben für Unternehmen

Archiv Gesetzgebung: E-Mail-Archivierung in Deutschland. lnformationen zu den wichtigsten gesetzlichen Vorgaben für Unternehmen Archiv Gesetzgebung: E-Mail-Archivierung in Deutschland lnformationen zu den wichtigsten gesetzlichen Vorgaben für Unternehmen Contents Gesetze zum Thema E-Mail-Archivierung 3 Strafmaßnahmen und andere

Mehr

1. Aufbewahrungsfristen für Personalakten

1. Aufbewahrungsfristen für Personalakten Aufbewahrungsfristen für Personalakten X AUFBEWAHRUNG, ARCHIVIERUNG, BEWEIS- VERWERTBARKEIT, ORDNUNGSMÄßIGKEIT 1. Aufbewahrungsfristen für Personalakten Ein allgemeiner Rahmen für die Dauer der Personalaktenführung

Mehr

Zertifizierte Archivierung: Dauerhaft und sicher Daten lagern und den Zugriff sicherstellen

Zertifizierte Archivierung: Dauerhaft und sicher Daten lagern und den Zugriff sicherstellen Zertifizierte Archivierung: Dauerhaft und sicher Daten lagern und den Zugriff sicherstellen Torsten Kaden Senior Consultant 2 Agenda 1. Unternehmen 2. Entstehung elektronischer Daten 3. Sicherung 4. Gesetzliche

Mehr

E-MAIL-ARCHIVIERUNG GESETZLICHE VORGABEN UND RECHTLICHE PROBLEME

E-MAIL-ARCHIVIERUNG GESETZLICHE VORGABEN UND RECHTLICHE PROBLEME E-MAIL-ARCHIVIERUNG GESETZLICHE VORGABEN UND RECHTLICHE PROBLEME Rechtsanwalt Dr. jur. Walter Felling Dipl.-Betriebswirt Referent: Rechtsanwalt Dr. jur. Walter Felling Dipl.-Betriebswirt Ausbildung: Industriekaufmann;

Mehr

REDDOXX 2014 all rights reserved. E-Mail Management

REDDOXX 2014 all rights reserved. E-Mail Management E-Mail Management Christian Schröder Key Account Manager D/A/CH Tel.: +49 7021 92846-30 Mobil: +49 151 149 244 70 E-Mail: christian.schroeder@reddoxx.com Web: www.reddoxx.com Inhalt E-Mail Archivierung

Mehr

Papierloses Büro Utopie oder Zeitgeist? Rechtliche Grundlagen und praktische Anwendungen! Jan Soose

Papierloses Büro Utopie oder Zeitgeist? Rechtliche Grundlagen und praktische Anwendungen! Jan Soose " Rechtliche Grundlagen und praktische Anwendungen! Jan Soose Dipl.-Kfm. / Prokurist Überblick / Agenda Einführung Referent / bmd GmbH Rechtliche Grundlagen Grundsätze revisionssicherer elektronischer

Mehr

Elektronische Rechnungen Von Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

Elektronische Rechnungen Von Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis Elektronische Rechnungen Von Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis Die Rechnung ist Kernelement des Mehrwertsteuersystems in Europa, denn sie gilt als Beleg für das Recht des Käufers zum Vorsteuerabzug. Der wachsende

Mehr

Sozietät Franz & Näther Steuerberater Rechtsanwalt/FA für Steuerrecht

Sozietät Franz & Näther Steuerberater Rechtsanwalt/FA für Steuerrecht Prenzlauer Allee 39 / Marienburger Str.1, 10405 Berlin Telefon: 030 / 44 36 99 0, Fax: 030 / 44 36 99 24, Email: mail@ franz-naether.de Internet: www.franz-naether.de Informationen zu den Grundsätzen zur

Mehr

Fragen und Antworten zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung

Fragen und Antworten zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung 2011/0604162 IV D 2 - S 7287-a/09/10004 26. Juli 2011 Fragen und Antworten zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 sollen durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz

Mehr

Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung in Österreich

Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung in Österreich Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung in Österreich Die Archivierung von E-Mails bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende

Mehr

Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung in der Schweiz

Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung in der Schweiz Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung in der Schweiz E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende

Mehr

Rechtliche Aspekte der Elektronischen Archivierung

Rechtliche Aspekte der Elektronischen Archivierung Kanzlei am Münster Dr. Krähe & Lindner Rechtsanwälte Dr. Christian Krähe 1 Ulrika Lindner 2 alle Amts- und Landgerichte RA Dr. Krähe auch Oberlandesgerichte Münsterplatz 5 D-78462 Konstanz 1 Standort Konstanz

Mehr

E-Mail Archivierung. IHK-Vortrag 11. Mai 2010. IT Consulting & Service Sebastian Richter IHK-Vortrag 11.05.2010. Foliennummer: 1

E-Mail Archivierung. IHK-Vortrag 11. Mai 2010. IT Consulting & Service Sebastian Richter IHK-Vortrag 11.05.2010. Foliennummer: 1 E-Mail Archivierung IHK-Vortrag 11. Mai 2010 Foliennummer: 1 Teil 1 - Praxis Referent: Henning Hüfken Foliennummer: 2 Einleitung Was ist E-Mail-Archivierung? Als E-Mail-Archivierung bezeichnet man die

Mehr

Rechts- und zukunftssichere Archivierung von E-Mails. von Ralf Steinemann iternity GmbH

Rechts- und zukunftssichere Archivierung von E-Mails. von Ralf Steinemann iternity GmbH Rechts- und zukunftssichere Archivierung von E-Mails von Ralf Steinemann iternity GmbH Einführung Die E-Mail ersetzt in vielen Bereichen bereits heute den üblichen Geschäftsbrief. Jedoch werden E-Mail

Mehr

Compliance im Rechnungswesen Anforderungen an die IT

Compliance im Rechnungswesen Anforderungen an die IT Information Risk Management Compliance im Rechnungswesen Anforderungen an die IT Dietmar Hoffmann Köln, 3. Mai 2007 ADVISORY Inhalt 1 Überblick 2 Rechtliche Rahmenbedingungen 3 Auswirkungen 4 Prüfungen

Mehr

E-Mail-Archivierung: Rechtliche Pflichten, rechtliche Risiken

E-Mail-Archivierung: Rechtliche Pflichten, rechtliche Risiken E-Mail-Archivierung: Rechtliche Pflichten, rechtliche Risiken 16. Starnberger IT-Forum 10. Juli 2013 RA Helge Kauert, LL.M. Kinast & Partner Rechtsanwälte 1 Überblick 1. Vorstellung 2. Gesetzliche Vorgaben

Mehr

Die sichere & einfache. Online Archivlösung. für alle Branchen

Die sichere & einfache. Online Archivlösung. für alle Branchen Die sichere & einfache Online Archivlösung für alle Branchen Nutzen Sie Ihre Chance! Reduzieren Sie Kosten & optimieren Sie Ihre Abläufe SICHER Ihre Daten sind in unserem sicheren Rechenzentrum langfristig

Mehr

erechnung Uwe K. Franz aus steuerlicher und rechtlicher Sicht Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht Cornea Franz Rechtsanwälte

erechnung Uwe K. Franz aus steuerlicher und rechtlicher Sicht Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht Cornea Franz Rechtsanwälte erechnung aus steuerlicher und rechtlicher Sicht Uwe K. Franz Rechtsanwalt Fachanwalt für Steuerrecht Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht Cornea Franz Rechtsanwälte 1 Bedeutung der Rechnung

Mehr

Digitale Archivierung

Digitale Archivierung 28.10.2002 Digitale Archivierung Vorlesung Informations-, Informatik- und Telekommunikationsrecht WS02/03 Juristische Fakultät, Universität Basel David Rosenthal 2 Was damit tun? - Ausdrucken und aufbewahren?

Mehr

Email Archivierung Whitepaper. Whitepaper. Copyright 2006, eulink GmbH, Gießen www.eulink-software.com Seite 1

Email Archivierung Whitepaper. Whitepaper. Copyright 2006, eulink GmbH, Gießen www.eulink-software.com Seite 1 Email Archivierung Whitepaper Seite 1 Inhalt Thematik - Email Archivierung:...3 Recht der Email-Kommunikation:...3 1. Vertragsabschluss...3 2. Beweispflicht...3 3. Spam / Private E-Mail Nutzung...4 Email

Mehr

Die Mittelstandsoffensive erklärt IT

Die Mittelstandsoffensive erklärt IT Die Mittelstandsoffensive erklärt IT Jan Bischoff Bremer Software & Beratungs GmbH Fahrenheitstraße 10 28359 Bremen Web: www.bsb.net Email: info@bsb.net Die Mittelstandsoffensive erklärt IT Inhalt: - Allgemeine

Mehr

Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen

Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen Einleitung Seit Mitte 2011 können Rechnungen auch in elektronischer Form erstellt werden. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) wurde diesbezüglich geändert.

Mehr

Business-Produkte von HCM. Benno MailArchiv. Revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail Archivierung

Business-Produkte von HCM. Benno MailArchiv. Revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail Archivierung Benno MailArchiv Revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail Archivierung Benno MailArchiv Geschäftsrelevante E-Mails müssen laut Gesetzgeber für einen Zeitraum von 6 bzw. 10 Jahren archiviert werden.

Mehr

Automatisiertes Informationsmanagement für Microsoft Exchange Server

Automatisiertes Informationsmanagement für Microsoft Exchange Server Windream Exchange Automatisiertes Informationsmanagement für Microsoft Exchange Server Facts: Zugriff auf E-Mails sowohl aus Microsoft Outlook als auch aus Windream Komfortable Recherche und Verwaltung

Mehr

Ganz einfach bereit sein für alle E-Mail-Ansprüche. Mit nscale for E-Mail. PROBLEME LÖSEN.

Ganz einfach bereit sein für alle E-Mail-Ansprüche. Mit nscale for E-Mail. PROBLEME LÖSEN. for E-Mail Ohne E-Mail ist der moderne Geschäfts verkehr heute nicht denkbar. Allerdings wird eine wahre E-Mail-Flut für viele Unter nehmen schnell zu einem Problem. Lang wieriges Suchen von E-Mails und

Mehr

E-Mail: Archivieren, Beweissichern, Filtern Von Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

E-Mail: Archivieren, Beweissichern, Filtern Von Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis E-Mail: Archivieren, Beweissichern, Filtern Von Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis Geschäftsprozesse werden zunehmend durch E-Mail-Kommunikation abgewickelt. E-Mail- Dokumente sind nach den Grundsätzen des Handelsrechts

Mehr

IT-Symposium. 2E05 Microsoft Exchange Server Archivierungsverfahren. Heino Ruddat

IT-Symposium. 2E05 Microsoft Exchange Server Archivierungsverfahren. Heino Ruddat IT-Symposium 2006 2E05 Microsoft Exchange Server Archivierungsverfahren Heino Ruddat E-Mail im Unternehmen E-Mail Verkehr steigt jährlich um mehr als 30% immer mehr rechtsrelevante E-Mails im Umlauf Suche

Mehr

Digitale Dokumenten- und Archivlösungen. Dokumentenmanagement - Archivlösung. [accantum] [accantum]

Digitale Dokumenten- und Archivlösungen. Dokumentenmanagement - Archivlösung. [accantum] [accantum] Dokumentenmanagement - Archivlösung [accantum] Elektronische Dokumente sind aus unserem geschäftlichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Der Einsatz von Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen selbst

Mehr

IT Management 2014. Rechtliche Aspekte des IT Managements am Beispiel des Umgangs mit E-Mail Systemen

IT Management 2014. Rechtliche Aspekte des IT Managements am Beispiel des Umgangs mit E-Mail Systemen IT Management 2014 Rechtliche Aspekte des IT Managements am Beispiel des Umgangs mit E-Mail Systemen Rechtsanwalt Hans Sebastian Helmschrott, LL.M Eur. Rechtsanwältin Patricia Lotz Rechtsquellen des IT-Managements:

Mehr

BvLArchivio. Neue Plug-ins für Microsoft Outlook

BvLArchivio. Neue Plug-ins für Microsoft Outlook Neue Plug-ins für Microsoft Outlook DIGITALES ARCHIVIEREN 0101011100010101111000000100010100010101000101010000001111010101111101010111101010111 010101110001010111100000010001010001010100010101000000111101010

Mehr

ebook Wer nicht archiviert, ist selber schuld!

ebook Wer nicht archiviert, ist selber schuld! ebook Wer nicht archiviert, ist selber schuld! Compliance ediscovery Ressourcen Kosten Inhaltsverzeichnis: Compliance.. 4 ediscovery.8 Ressourcen. 12 Kosten...15 Szenarien 19 Einleitung: E-Mail Archivierung

Mehr

Herzlich willkommen! Christian Nowitzki

Herzlich willkommen! Christian Nowitzki Herzlich willkommen! Christian Nowitzki Datenschutzbeauftragter / Sicherheitsberater E-Mail-Archivierung Ein kurzer Überblick Vorwort Warum E-Mail Archivierung? - Jeder Kaufmann hat nach 257 Abs. 1 HGB

Mehr

Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung

Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung Leitfaden zur rechtssicheren bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können

Mehr

RECHTSANWALTSKANZLEI ROHNER Medienrecht Urheberrecht Internetrecht Arbeitsrecht

RECHTSANWALTSKANZLEI ROHNER Medienrecht Urheberrecht Internetrecht Arbeitsrecht Rechtliche Rahmenbedingungen im Bereich der elektronischen Rechnung und Archivierung Vortrag im Rahmen der Abendveranstaltung Datensicherung und Archivierung 4. Februar 2015, 19.00 21.00 Uhr in der Handwerkskammer

Mehr

Rechtliche Anforderungen am Beispiel der E-Mail-Archivierung

Rechtliche Anforderungen am Beispiel der E-Mail-Archivierung Rechtliche Anforderungen am Beispiel der E-Mail-Archivierung KUMAtronik Systemhaus GmbH Vortrag zur symantec-veranstaltung am 24.04.2007 (it.sec) Inhalt: 1. Rechtliche Anforderungen an E-Mails 2. Compliance-Anforderungen

Mehr

Elektronische Rechnung

Elektronische Rechnung Elektronische Rechnung Rechtliche Grundlagen Dr. Stefan Melhardt, BMF Hintergrund Richtlinie 2010/45/EU des Rates vom 13.7.2010 zur Änderung der MWSt-RL 2006/112/EG: - Vereinfachung, Modernisierung und

Mehr

Revisionssicheres Archiv. Gesetzlicher Zwang oder Chance für effiziente Büroarbeit? Dipl.-Ing. Edwin Sembritzki Leiter Partner-Management

Revisionssicheres Archiv. Gesetzlicher Zwang oder Chance für effiziente Büroarbeit? Dipl.-Ing. Edwin Sembritzki Leiter Partner-Management Revisionssicheres Archiv Gesetzlicher Zwang oder Chance für effiziente Büroarbeit? Dipl.-Ing. Edwin Sembritzki Leiter Partner-Management windream Überblick Agenda Eigenschaften der windream GmbH Gesetzlicher

Mehr

Dokumentenmanagement Mag. Dr. Klaus Coufal

Dokumentenmanagement Mag. Dr. Klaus Coufal Dokumentenmanagement Mag. Dr. Klaus Coufal Themenübersicht Warum Aufgaben Anforderungen Standards und Protokolle Aufbau von Managementsystemen Vorteile und Nachteile Grenzen Dr. Klaus Coufal 29.3.2004

Mehr

FAQ-Katalog zur Musterverfahrensdokumentation

FAQ-Katalog zur Musterverfahrensdokumentation FAQ-Katalog zur Musterverfahrensdokumentation Nr. Frage Antwort 1 Befasst sich die Musterverfahrensdokumentation (MVD) auch mit der Behandlung elektronischer Dokumente (E-Rechnung, elektronische Kontoauszüge,

Mehr

E-Mails archivieren aber richtig! Ronny Wolf GFI Sales Engineer

E-Mails archivieren aber richtig! Ronny Wolf GFI Sales Engineer E-Mails archivieren aber richtig! Ronny Wolf GFI Sales Engineer Agenda Kosten Wissensmanagement Rechtliche Vorgaben Performance und Speicherplatz Sicherung und Wiederherstellung Verwaltungaufwand Auffinden

Mehr

Handbuch Version 1.02 (August 2010)

Handbuch Version 1.02 (August 2010) Handbuch Version 1.02 (August 2010) Seite 1/27 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 1.1. Begrüßung 03 1.2. Was ist PixelX Backup FREE / PRO 03 1.3. Warum sollten Backups mittels einer Software erstellt werden?

Mehr

Möglichkeiten der E-Mail- Archivierung für Exchange Server 2010 im Vergleich

Möglichkeiten der E-Mail- Archivierung für Exchange Server 2010 im Vergleich Möglichkeiten der E-Mail- Archivierung für Exchange Server 2010 im Vergleich Seit Microsoft Exchange Server 2010 bieten sich für Unternehmen gleich zwei mögliche Szenarien an, um eine rechtskonforme Archivierung

Mehr

digital business solutions smart IP office

digital business solutions smart IP office digital business solutions smart IP office Stetig vergrößert sich das Volumen an Dokumenten und Daten zu Vorgängen im Gewerblichen Rechtsschutz, die schnell und einfach auffindbar sein müssen. Optimieren

Mehr

Elektronische Archivierung gesetzliche und normative Anforderungen. Bremen, 31. Mai 2012

Elektronische Archivierung gesetzliche und normative Anforderungen. Bremen, 31. Mai 2012 Elektronische Archivierung gesetzliche und normative Anforderungen Bremen, 31. Mai 2012 Inhalt A. Vorstellung FIDES Gruppe B. Ausgangssituation C. Gesetzliche und normative Anforderungen D. Definition

Mehr

ELO Archivierungssoftware. arbeitet jetzt Hand in Hand mit der ELO Archivierungssoftware.

ELO Archivierungssoftware. arbeitet jetzt Hand in Hand mit der ELO Archivierungssoftware. ELO Archivierungssoftware arbeitet jetzt Hand in Hand mit der ELO Archivierungssoftware. 1 ELO Dokumenten Management System Revisionssichere Archivierung von Daten Sichere und strukturierte Ablage von

Mehr

ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG GESETZLICH ANERKANNT

ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG GESETZLICH ANERKANNT 1 ABACUS Archivierung ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG GESETZLICH ANERKANNT Der Abdruck dieses Artikels erfolgt mit freundlicher Genehmigung durch die Schweizer Treuhand-Kammer und durch den Autor Lukas Marbacher,

Mehr

digital business solution Elektronische Archivierung

digital business solution Elektronische Archivierung digital business solution Elektronische Archivierung 1 Weniger Papier im Archiv, mehr Transparenz in den Geschäftsabläufen, rechts- und revisionssichere Ablage sämtlicher Unternehmensinformationen auf

Mehr

Gesetzliche Aufbewahrungspflicht für E-Mails

Gesetzliche Aufbewahrungspflicht für E-Mails Gesetzliche Aufbewahrungspflicht für E-Mails sind Sie vorbereitet? Vortragsveranstaltung TOP AKTUELL Meins und Vogel GmbH, Plochingen Dipl.-Inf. Klaus Meins Dipl.-Inf. Oliver Vogel Meins & Vogel GmbH,

Mehr

digital business solution Elektronische Archivierung

digital business solution Elektronische Archivierung digital business solution Elektronische Archivierung 1 Weniger Papier im Archiv, mehr Transparenz in den Geschäftsabläufen, rechtsund revisionssichere Ablage sämtlicher Unternehmensinformationen auf zertifizierten

Mehr

Wir sind Ihre IT-Partner von der Infrastruktur über die Softwarelösung bis zum Sicherheitskonzept. 25.04.2012, 1

Wir sind Ihre IT-Partner von der Infrastruktur über die Softwarelösung bis zum Sicherheitskonzept. 25.04.2012, 1 Wir sind Ihre IT-Partner von der Infrastruktur über die Softwarelösung bis zum Sicherheitskonzept. 25.04.2012, 1 AGENDA Vorstellung ASCOTA-IT GmbH und Vorstellung DATEV DMS LIVE! DATEV DMS in der Kanzlei

Mehr

Erfolgsfaktoren der Archivierung unter Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen. Mag. Andreas Niederbacher, CISA Linz, 21.

Erfolgsfaktoren der Archivierung unter Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen. Mag. Andreas Niederbacher, CISA Linz, 21. Erfolgsfaktoren der Archivierung unter Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen Mag. Andreas Niederbacher, CISA Linz, 21. Mai 2014 Deloitte Global Deloitte ist eine der größten Wirtschaftsprüfungs-

Mehr

Die E-Rechnung im Lichte der GoBD. Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor)

Die E-Rechnung im Lichte der GoBD. Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor) Die E-Rechnung im Lichte der GoBD Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor) Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 2 Die vorliegenden Ausführungen geben die persönliche Meinung

Mehr

Die Software-Generation für das digitale Zeitalter

Die Software-Generation für das digitale Zeitalter 00101001010110101 10110001011101010 11101010101010011 01101110111001110 11101001101010000 Die Software-Generation für das digitale Zeitalter Durchgängig digital > Enterprise Resource Planning Software

Mehr

Digitale Dokumenten- und Archivlösungen. E-Mail Archivierung für Outlook/Exchange. [accantum] E-Mail Archivierung für Microsoft Outlook / Exchange

Digitale Dokumenten- und Archivlösungen. E-Mail Archivierung für Outlook/Exchange. [accantum] E-Mail Archivierung für Microsoft Outlook / Exchange Outlook / Exchange [accantum] E-Mail Archivierung für Microsoft Outlook / Exchange Gesetzeskonforme E-Mail Archivierung für Unternehmen. Mit dem [accantum] E-Mail Server können Unternehmen Ihre E-Mails

Mehr

Sichere digitale Dokumente in der Patientenaufnahme mit Kombi-Signatur

Sichere digitale Dokumente in der Patientenaufnahme mit Kombi-Signatur Sichere digitale Dokumente in der Patientenaufnahme mit Kombi-Signatur secrypt GmbH Stand: 2014 gmds Berliner Archivtage 2014 03.12.2014, Berlin Tatami Michalek, Geschäftsführer secrypt GmbH secrypt GmbH

Mehr

Ein starkes Team: DocuWare und Microsoft Outlook

Ein starkes Team: DocuWare und Microsoft Outlook Connect to Outlook ProductInfo Ein starkes Team: DocuWare und Microsoft Outlook Mit Connect to Outlook archivieren Sie Ihre E-Mails direkt aus MS Outlook in DocuWare. Genauso leicht greifen Sie per Schnellsuche

Mehr

Datenkonvertierung und revisionssichere Archivierung über Dienstleister

Datenkonvertierung und revisionssichere Archivierung über Dienstleister Datenkonvertierung und revisionssichere Archivierung über Dienstleister Datenkonvertierung & Online Archiv mit SIGNAMUS Cloudservices, Agenda Überblick Konvertierung & Revisionssichere Archivierung Konvertierung

Mehr

Merkblatt zu Aufbewahrungsfristen Allgemeine Informationen

Merkblatt zu Aufbewahrungsfristen Allgemeine Informationen Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren. Folgendes Merkblatt gibt Ihnen eine Übersicht

Mehr

E-Mail-Archivierung: Vermeidung von rechtlichen Stolperfallen

E-Mail-Archivierung: Vermeidung von rechtlichen Stolperfallen Falls nötig Untertitel, Datum oder ähnliches 0 E-Mail-Archivierung: Vermeidung von rechtlichen Stolperfallen Business Excellence Days 2015 Dr. Oliver Hornung, Partner, SKW Schwarz Rechtsanwälte Falls 1

Mehr

Ein starkes Team: DocuWare und Microsoft Outlook

Ein starkes Team: DocuWare und Microsoft Outlook Connect to Outlook Product Info Ein starkes Team: DocuWare und Microsoft Outlook Mit Connect to Outlook archivieren Sie Ihre E-Mails direkt aus MS Outlook in DocuWare. Genauso leicht greifen Sie per Schnellsuche

Mehr

Archivierungssysteme. Anforderungen und Lösungskonzepte elektronischer Archivierungssysteme

Archivierungssysteme. Anforderungen und Lösungskonzepte elektronischer Archivierungssysteme Archivierungssysteme Anforderungen und Lösungskonzepte elektronischer Archivierungssysteme Gliederung Anforderungen 1. 2. - Abgrenzung und Definition - Dokumententypen - Aufgaben 3. Anforderungen - Betriebswirtschaftliche

Mehr

Rechnen Sie mit uns. it20one GmbH Bandgasse 2/22, 1070 Wien Tel.: +43 1 99 000 46-0 office@it20one.at. www.it20one.at

Rechnen Sie mit uns. it20one GmbH Bandgasse 2/22, 1070 Wien Tel.: +43 1 99 000 46-0 office@it20one.at. www.it20one.at Rechnen Sie mit uns it20one GmbH Bandgasse 2/22, 1070 Wien Tel.: +43 1 99 000 46-0 office@it20one.at www.it20one.at it20one GmbH Gegründet 2001 Softwaresystemhersteller Mehr als 40 Referenzen it20one Produktreihe

Mehr

Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung

Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar.

Mehr

Kompetentes Dokumentenmanagement

Kompetentes Dokumentenmanagement Kompetentes Dokumentenmanagement Selbst im Online-Zeitalter ist Papier immer noch der Informationsträger Nummer Eins. Nie zuvor wurde in unseren Büros so viel Papier verbraucht. Doch die Anhäufung von

Mehr

Enterprise Content Management im Gesundheitswesen - Defini8onen, Anforderungen und Lösungsansätze

Enterprise Content Management im Gesundheitswesen - Defini8onen, Anforderungen und Lösungsansätze Enterprise Content Management im Gesundheitswesen - Defini8onen, Anforderungen und Lösungsansätze 2. Workshop der Fachgruppe ECM- Systeme und IHE der Entscheiderfabrik 03. September 2013, Lübeck Dr. Carl

Mehr

Dokumente einfach und sicher verwalten!

Dokumente einfach und sicher verwalten! Dokumente einfach und sicher verwalten! PROXESS PROXESS Belegerkennung E-Mail-Archiv Werden Ihre Eingangsrechnungen immer noch von Hand erfasst und bearbeitet? Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Auftragsbearbeitung

Mehr

Vorteile der E-Mail-Archivierung

Vorteile der E-Mail-Archivierung Die E-Mail stellt für die meisten Unternehmen nicht nur das wichtigste Kommunikationsmedium, sondern auch eine der wertvollsten Informationsressourcen dar. Per E-Mail übertragene Informationen werden in

Mehr

Gesetzliche Grundlagen & Richtlinien der E-Mail Archivierung in Deutschland

Gesetzliche Grundlagen & Richtlinien der E-Mail Archivierung in Deutschland Gesetzliche Grundlagen & Richtlinien der E-Mail Archivierung in Deutschland Einleitung Problemfall Compliance E-Mail Archivierung ist aufgrund gesetzlicher Bestimmungen ein Muss. In diesem Kontext spricht

Mehr

Magistrat Steyr Version 2.7

Magistrat Steyr Version 2.7 Version 2.7 24.06.2014 Wolfgang Patscheider E-Mail-Policy 24.06.2014 Seite 1 Inhaltsverzeichnis: 1. Geltungsbereich... 3 2. Allgemeine Grundsätze... 3 3. Einsatzgebiete von E-Mail... 3 4. Organisatorische

Mehr

Rechtliche Verordnungen bei der E-Mail- Archivierung

Rechtliche Verordnungen bei der E-Mail- Archivierung Rechtliche Verordnungen bei der E-Mail- Archivierung Von Dr. jur. Jens Bücking und Joachim Weber* Angesichts exponentiell steigender Datenmengen speziell im Bereich Messaging und E-Mail fällt IT-Verantwortlichen

Mehr

Vereinbarung über den elektronischen Datenaustausch (EDI)

Vereinbarung über den elektronischen Datenaustausch (EDI) Vereinbarung über den elektronischen Datenaustausch (EDI) RECHTLICHE BESTIMMUNGEN Die Vereinbarung über den elektronischen Datenaustausch (EDI) wird getroffen von und zwischen: Stadtwerke Konstanz GmbH

Mehr

Handover von Daten IBM Rational DOORS StartUp Training - Teil 2

Handover von Daten IBM Rational DOORS StartUp Training - Teil 2 Handover von Daten IBM Rational DOORS StartUp Training - Teil 2 Inhalt: Überblick Daten Import & Export Import von RTF Dateien Import von Spreadsheet Daten Export als RTF und HTML DOORS Repository In-Export

Mehr

Referat: IV D 2 Ansprechpartner: MR Keisinger / ORR'in Danewitz / ROI'in Brandt Datum: 26.10.2010 Telefon: 1865 / 1181 / 2793.

Referat: IV D 2 Ansprechpartner: MR Keisinger / ORR'in Danewitz / ROI'in Brandt Datum: 26.10.2010 Telefon: 1865 / 1181 / 2793. - 1 - Bearbeitungsstand: 26.10.2010 10:15 Uhr Umdruck-Nr. 14 Formulierung BMF Referat: IV D 2 Ansprechpartner: MR Keisinger / ORR'in Danewitz / ROI'in Brandt Datum: 26.10.2010 Telefon: 1865 / 1181 / 2793

Mehr

IT-Haus GmbH. Sage DMS. Archivierung leicht gemacht

IT-Haus GmbH. Sage DMS. Archivierung leicht gemacht IT-Haus GmbH Sage DMS Archivierung leicht gemacht 1 Inhalt - DMS Grundverständnis - Warum Sage DMS? - Live Demo - Revisionssicherheit - Fazit 2 DMS Grundverständnis DMS steht für Dokumenten Management

Mehr

Organisation der Buchführung (Die Belegorganisation)

Organisation der Buchführung (Die Belegorganisation) Organisation der Buchführung (Die Belegorganisation) KEINE BUCHUNG OHNE BELEG! Einer der wichtigsten Sätze des Rechnungswesens lautet: "Keine Buchung ohne Beleg". Diese Aussage ist durchaus berechtigt,

Mehr

DDM9000 : Kurz und bündig

DDM9000 : Kurz und bündig LTE Consulting GmbH Ihr Partner für InformationsLogistik DDM9000 : Kurz und bündig Kennen Sie das? Langes Suchen nach Unterlagen, aktuellen Dokumenten und anderen Informationen Wo sind wichtige, aktuelle

Mehr

RECY CLE DIE EFFIZIENTE LÖSUNG FÜR ARCHIVIERUNG UND DOKUMENTENMANAGEMENT

RECY CLE DIE EFFIZIENTE LÖSUNG FÜR ARCHIVIERUNG UND DOKUMENTENMANAGEMENT RECY CLE DIE EFFIZIENTE LÖSUNG FÜR ARCHIVIERUNG UND DOKUMENTENMANAGEMENT Die effiziente Lösung für Archivierung und Dokumentenmanagment 1996 in Dortmund gegründet, ist die tegos GmbH heute ein international

Mehr

digital business solution E-Mail-Management

digital business solution E-Mail-Management digital business solution E-Mail-Management 1 E-Mail-Management von d.velop ist weit mehr als nur die Archivierung elektronischer Post. Geschäftsrelevante Nachrichten und Anhänge werden inhaltlich ausgelesen

Mehr

Auszüge aus der GoBS. GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme)

Auszüge aus der GoBS. GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) Zielsetzung Ziel der Verfahrensdokumentation ist es, den ganzheitlichen Prozess von der Entstehung bis zur Archivierung von Information aus organisatorischer und technischer Sicht zu beschreiben. Dieser

Mehr

Enemene Meck das Papier ist weg! Dokumenten Management

Enemene Meck das Papier ist weg! Dokumenten Management Kurzbeschreibung Enemene Meck das Papier ist weg! In Drivve DM organisieren und verwalten Sie Ihre Dokumente. Dabei verschlagworten Sie ein Dokument, ordnen es einer Akte und einem Ablageort zu und leiten

Mehr

Prozessoptimierung rund ums Dokument sicher, effizent und zukunftsfähig

Prozessoptimierung rund ums Dokument sicher, effizent und zukunftsfähig Prozessoptimierung rund ums Dokument sicher, effizent und zukunftsfähig Dokumente im Prozess analog, digital, zukunftsfähig Der Einsatz von IT-Systemen zur Verbesserung, Beschleunigung und Rationalisierung

Mehr

Elektronische Rechnungen Compliance, Chancen, Risiken und erste Erfahrungen aus der neuen Rechtslage

Elektronische Rechnungen Compliance, Chancen, Risiken und erste Erfahrungen aus der neuen Rechtslage Elektronische Rechnungen Compliance, Chancen, Risiken und erste Erfahrungen aus der neuen Rechtslage Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor) Compliance bei elektronischen

Mehr

Fit für Spitzenleistungen

Fit für Spitzenleistungen Fit für Spitzenleistungen Betriebsprüfung im Gastgewerbe Dipl.-Kfm./ Dipl. BW Dirk Ellinger Hauptgeschäftsführer DEHOGA Thüringen e.v. 1 Grundlagen Buchführung und Aufzeichnung Inhalte der Buchführungspflichten

Mehr

DIGITALISIEREN SIE IHR ARCHIV MIT HP PLATZSPAREND UND RECHTSKONFORM

DIGITALISIEREN SIE IHR ARCHIV MIT HP PLATZSPAREND UND RECHTSKONFORM DIGITALISIEREN SIE IHR ARCHIV MIT HP PLATZSPAREND UND RECHTSKONFORM VERGESSEN SIE DAS ALTE ARCHIV ...IHR NEUES ARCHIV KANN MEHR! EINFACH, KOSTENGUNSTIG, SICHER UND RECHTSKONFORM Die Menge der im Unternehmen

Mehr

Dokumentenmanagement. DMS Middleware für optimale Systemintegration

Dokumentenmanagement. DMS Middleware für optimale Systemintegration Dokumentenmanagement DMS Middleware für optimale Systemintegration Ausgangssituation Systemlandschaft heute - eine Bestandsaufnahme Heterogene Systeme, eine Vielzahl von Applikationen unterschiedlicher

Mehr

Kurzanleitung digiseal reader

Kurzanleitung digiseal reader Seite 1 von 13 Kurzanleitung digiseal reader Kostenfreie Software für die Prüfung elektronisch signierter Dokumente. Erstellt von: secrypt GmbH Support-Hotline: (0,99 EURO pro Minute aus dem deutschen

Mehr

Elektronische Archivierung ist seit Beginn des Jahres 2002 Pflicht! Inhaltsverzeichnis

Elektronische Archivierung ist seit Beginn des Jahres 2002 Pflicht! Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Änderung der Abgabenordnung (AO) 146, 147)...2 Wie kann das Bundesministerium die Gesetzesänderung begründen?...2 Was beinhaltet die neue Verordnung?...2 Welche Neuerung hat sich hinsichtlich

Mehr

Cloud Services. Archivierung. Revisionssicher Gesetzes- und richtlinienkonform Schnell und überall verfügbar. www.signamus.de

Cloud Services. Archivierung. Revisionssicher Gesetzes- und richtlinienkonform Schnell und überall verfügbar. www.signamus.de Cloud Services Archivierung Revisionssicher Gesetzes- und richtlinienkonform Schnell und überall verfügbar www.signamus.de Secure Storage Mit dem Secure Storage können Sie Ihre Daten sicher, kostengünstig

Mehr

Die Elektronische Archivierung

Die Elektronische Archivierung Die Elektronische Archivierung Wie IT-Security und Compliance- Anforderungen einhergehen mag. iur. Maria Winkler IT & Law Consulting GmbH Gründe für Archivierung Kaufmännische Buchführung Beweissicherung

Mehr

Aufbewahrungsfrist für Dokumente

Aufbewahrungsfrist für Dokumente Aufbewahrungsfrist für Dokumente Schriftgut Aufbewahrungsfrist (Jahre) Abrechnungsunterlagen Abtretungserklärungen, soweit erledigt Änderungsnachweise der EDV-Buchführung Akkreditive Aktenvermerke, wenn

Mehr

Ihr individuelles Dokumentenmanagement mit DATEV DMS classic pro für Unternehmen. Einfach. Schnell. Sicher.

Ihr individuelles Dokumentenmanagement mit DATEV DMS classic pro für Unternehmen. Einfach. Schnell. Sicher. Ihr individuelles Dokumentenmanagement mit DATEV DMS classic pro für Unternehmen Einfach. Schnell. Sicher. Warum elektronische Dokumentenverarbeitung? Effizienzsteigerung bei dokumentenbasierten Geschäftsprozessen

Mehr

intellisigner Intelligent und einfach Rechnungen signieren! Version 1.0.0.0 RC1

intellisigner Intelligent und einfach Rechnungen signieren! Version 1.0.0.0 RC1 Handbuch Intelligent und einfach Rechnungen signieren! Version 1.0.0.0 RC1 Intelligent und einfach! intellisigner von Broadgun Software Rechtskonforme Rechnungssignatur nach 14 UStG Für MS Windows 2000

Mehr