Produkte und Lösungen für Ihr Unternehmen. Das Büro von morgen:

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1 Business & IT Business& IT powered by SFR 15, / Österreich 8,90 / Belgien 8,90 / Niederlande 8,90 / Luxemburg 8,90 7,80 Produkte und Lösungen für Ihr Unternehmen Das Büro von morgen: SONDER EDITION So profitieren Sie schon heute! Flexibel Jetzt bestimmen Sie, was Ihr Multifunktionssystem kann Farbe Qualität und hohe Geschwindigkeit endlich preiswert Kosten Mit den richtigen Geräten sparen Sie ein kleines Vermögen

2 SCHNELLER Xerox Farb-Multifunktionssysteme wickeln mehrere Arbeitsabläufe gleichzeitig ab, damit Ihr Unternehmen auf Hochtouren laufen kann. Xerox Colour: Farbe macht Sinn. Mit Xerox Farb-Multifunktionssystemen (MFP) haben Sie wirklich immer einen treuen und zuverlässigen Partner an Ihrer Seite. Sie können gleichzeitig Dokumente drucken, mailen, scannen und faxen, wodurch sich alle Arbeiten in Windeseile erledigen lassen. Tatsächlich haben unabhängige Tests bewiesen, dass unsere MFP in puncto Geschwindigkeit und Produktivität vergleichbare Geräte von Mitbewerbern locker abhängen. Außerdem können mit Hilfe der austauschbaren SMartKit -Elemente betroffene Komponenten in null komma nichts ausgewechselt werden, während die CentreWare und SMart Controller Software Sie frühzeitig vor möglichen Störungen warnen. Wer braucht da noch einen Wartungsdienst? All diese Vorteile sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen produktiver arbeitet und ein unglaubliches Tempo vorlegt. Weitere Informationen erhalten Sie unter oder der unten aufgeführten Telefonnummer Xerox Phaser und WorkCentre Multifunktionssysteme. Technology Document Management Consulting Services 2007 XEROX CORPORATION. Alle Rechte vorbehalten. XEROX, CentreWare, SMartKit und Xerox Colour. Farbe macht Sinn. sind Warenzeichen der XEROX CORPORATION. * Xerox WorkCentre Pro Systeme im Test mit Professional Finisher. Die Produktivitätstests wurden von Buyers Laboratory Inc. (BLI) im Default Modus und mit einer Auflösung von 600 dpi durchgeführt. Jedes Gerät durchlief eine Testreihe mit verschiedenen Aufträgen in Serie, die mit unterschiedlichen Endverarbeitungsoptionen erstellt werden mussten. Die Auftragswahl erfolgte nach dem Zufallsprinzip.

3 editorial DEN KOPIERER NEU ERFINDEN Es war der Physiker Chester F. Carlson ( ), der erstmals ein Vervielfältigungs- Prinzip, die Elektrofotographie, zum Patent anmeldete und damit den Grundstein für den Kopierer legte kam dann das erste kommerzielle Gerät mit dem wenig klangvollen Namen Modell A der Firma Haloid auf dem Markt. Marketingstrategen ersetzten schnell das Wort Elektrofotographie durch Xerographie, und der Weg war frei für den weltweit ersten Kopierer unter der Xerox-Flagge. Gut 50 Jahre später hat sich das Bild in deutschen Unternehmen etwas verändert. Wo früher Kopierer standen, stehen heute hochintegrierte Output-Lösungen, die ganzen Arbeitsgruppen den direkten Zugriff über das Netzwerk erlauben. Doch die Zahl der Funktionen überfordert den durchschnittlichen Anwender, und das große Potential dieser Maschinen liegt brach. Zeit für Xerox, den Kopierer neu zu erfinden. Die Extensible Interface Platform (EIP) ermöglicht es, den Dokumenten-Workflow zum Beispiel durch eine angepasste Bedienoberfläche erheblich zu verbessern und so Zeit und Geld zu sparen. Das EIP- System macht es sogar möglich, Anwendungen auf den Multifunktionsgeräten (MFP) laufen zu lassen. So können clevere Xerox-Partner smarte Anwendungen für jede Firma programmieren. Clever & Smart MFPs wäre angebracht - doch leider ist dieser Name bereits für zwei bekannte Comicfiguren vergeben. Deshalb heißt die Zukunftsperspektive für den optimalen Office-Workflow: Smart MFP. Herzlichst Ihr Andreas Eichelsdörfer Chefredakteur Business&IT 10/2006 3

4 inhalt Einführung Effektives Büro 6 Durch clevere Vernetzung der Printerflotte und maßgeschneiderte Druckerlösungen hilft Xerox Arbeitsaufwand und Kosten zu sparen. Die intelligenten Xerox-Multifunktionsprinter Xerox Extensible Interface Platform (EIP) Die Philosophie 8 Multifunktionsgeräte, die frei programmierbar sind, passen sich flexibel an Ihr Business an. Das beinhaltet die besondere Xerox-Philosophie. Die EIP-Technologie im Einsatz 12 Die Xerox-Partner programmieren und konfigurieren MFPs individuell nach Kundenwunsch. Hier finden Sie aussagekräftige Fallbeispiele von Xerox-Partnern über lösungsorientierte Umsetzung bei Kunden. Business Solutions Farbe im Büro 24 Der Einstieg ins farbige Drucken ist günstiger als je zuvor. Mit Xerox- Phaser-Druckern bleiben auch die Folgekosten überschaubar und Ihre Business-Drucke werden professioneller. Multifunktionssysteme 28 Das richtige Multifunktionssystem auszuwählen, ist nicht ganz einfach, da es viele wichtige Punkte zu bedenken gilt. Dazu gehören Produktmerkmale, technische Spezifikationen oder auch die effektive Leistung. Das XOPA Analyse-Tool hilft versteckte Kosten zu entdecken und spart somit bares Geld. ab Seite 40 Workflow 32 Vier Auszeichnungen durch das Buyers Laboratory Inc. (BLI) attestieren Xerox-Produkten hohe Produktivität ohne lästige Ausfallzeiten. Wir zeigen Fallbeispiele. IT-Sicherheit 34 Mit den Xerox-Geräten können Sie den Drucker als Sicherheitslücke in Ihrem IT-Netzwerk ausschließen. Interview 39 Rechtsanwalt Dr. Christian Klostermann beantwortet in diesem Interview die wichtigsten Fragen zu , Fax und Archivierung. Kostenmanagement Kosten 40 Drucker kaufen, leasen oder eine auf reinem Verbrauchsmaterial basierende Lösung wählen? Für jedes Druckvolumen gibt es von Xerox ein passendes Angebot. Effizienz 44 In der Lebenszeit eines Druckers ist der Anschaffungspreis ein sehr geringer Posten gegenüber den Gesamtkosten. Hier heißt es: Lieber höher einsteigen und für die Zukunft gerüstet sein. Solid Ink 46 Mit Solid Ink haben Unternehmen ihre Dokumentenkosten im Griff. Die neuen Modelle mit der umweltfreundlichen Xerox-Technologie machen Farbdruck ebenso günstig wie Schwarz-Weiß-Druck. Nicht nur Grafikprofis bevorzugen Farbausdrucke: Auch im Marketing machen sich farbliche Akzente im Briefwechsel mit Kunden hervorragend. ab Seite 24 4

5 Business &IT powered by Xerox Xerox liefert dem Grafikprofi seit 30 Jahren aktuelle Farbtechnologien mit ausgereiften Grafik-Tools und flexiblen Drucklösungen. ab Seite 50 Printing Solutions Professionelle Farbe 50 Farbe ist nicht gleich Farbe. Im Bereich der Reproduktion müssen die vorgegebenen Farben zu 100 Prozent exakt sein. Mit XMPie bietet Xerox einen Print-on-Demand-Service, der auch mit professionellen Systemen verbunden werden kann. Druckmedien 54 Auf den Drucker abgestimmte Medien sorgen für die besten Ergebnisse und schonen die Geräte. Xerox-Verbrauchsmaterialen sind aufgrund ihrer hohen Qualität die Nummer eins bei den Kunden. Tradition, Innovation mit dem richtigen Auge für die Natur Xerox Das Unternehmen 58 Xerox ist ein Unternehmen, das neue Wege beschreitet, um Kunden mit zukunftsweisenden Technologien gepaart mit dem bestmöglichen Service zu versorgen. Umweltschutz 60 Xerox betreibt ein umfangreiches Programm für das Recycling und die Rückführung des leeren Verbrauchsmaterials. Forschung und Technologie 62 Damit Geräte und Software noch besser, sparsamer und bedienerfreundlicher werden, arbeitet Xerox schon heute an der Technologie von morgen. Druckqualität 64 Mit dem Wunsch nach besserer Druckqualität steigen auch die Anforderungen an die Toner-Hersteller. Xerox hat mit dem EA-Toner ein hochwertiges Produkt im Portfolio. Xerox ist Spitzenreiter im Bereich der Dokumentenverwaltung und bietet das umfangreichste Angebot an Ausrüstung, Beratungsleistungen und Lösungen in der Branche. Lesen Sie Informatives zur Firmengeschichte und Xerographie. ab Seite 58 Neue Generation 66 Eine von Xerox in Auftrag gegebene Studie über Trends am Arbeitsplatz informiert über die neue Generation von Arbeitnehmern. Service Editorial 3 Impressum 55 5

6 einführung EFFEKTIVES BÜRO Sieben von zehn Unternehmen wissen nicht, wie viel Geld sie in ihre Druckerlandschaften investieren. Beheben lässt sich dieses Problem durch clevere Vernetzung der Printerflotte und maßgeschneiderte Druckerlösungen. Manuel Masiero n einer Stadt, in der jedermann neue I Straßen, Häuser, Schulen und Fabriken dort bauen könnte, wo es ihm gerade passt, würde keiner gerne leben wollen. Ohne zentrale Kontrolle der Infrastruktur würde sich so ein Ort schnell in einen chaotischen Moloch verwandeln. Jeder Bewohner müsste zudem eine hohe Steuerbelastung tragen, um das Leben in dieser Stadt einigermaßen aufrechtzuerhalten. Chaos ohne zentrales Druckmanagement Ebenso verhält es sich mit der Drucker- Infrastruktur von Unternehmen: Gibt es keinen zentralen Entscheider, wird es schwierig, die laufenden Kosten zu überblicken. Und die sind erheblich: Durch geschicktes Printer-Management lassen sich die Systemkosten pro Mitarbeiter und Jahr um bis zu 40 Prozent beziehungsweise rund 250 Euro senken. Optimiert man die Drucker- Infrastruktur beispielsweise bei einem Unternehmen mit Mitarbeitern, spart das dem Konzern jährlich nicht weniger als Euro. Es gibt drei Hauptgründe dafür, dass heutige Office-Druckumgebungen kaum strukturiert sind. Zunächst einmal gibt es keinen einzelnen Entscheider für die Print-Infrastruktur, die sich häufig im Zusammenspiel verschiedener Zuständigkeiten wie EDV-, Einkaufsabteilung, Gebäudemanagement, Büroleitung und Benutzern entwickelt. 60 Prozent Geräte-Überschuss Zweitens werden Anschaffungen häufig durch punktuellen Bedarf gerechtfertigt, ohne die Anforderungen des Unternehmens insgesamt zu berücksichtigen. Unternehmen gelingt es zwar meistens, den Preis pro Geräteeinheit zu senken. Unklar bleibt aber häufig, wie viele Drucker tatsächlich im gesamten Unternehmen eingesetzt werden. Das hebt die Vorteile geringerer Kosten pro System wieder auf, wenn was keine Seltenheit ist eine Organisation 60 Prozent mehr Geräte hat als sie benötigt. Der dritte Grund für die mangelnde Kontrolle der Unternehmen über ihre Office- Druckumgebungen liegt darin, dass jede einzelne Abteilung die laufenden Kosten ihrer Systeme verwaltet. In der Unternehmensbilanz tauchen diese Kosten dann nicht als einheitlicher Posten auf. Das bedeutet aber auch, dass ein beträchtlicher Anteil der Gesamtkosten nicht kontrolliert wird. Wenig überrascht daher auch das Ergebnis einer InfoTrends-Studie: Danach haben sieben von zehn europäischen Unternehmen keinen genauen Überblick über ihre Systemkosten im Output-Bereich. 6

7 Es geht nicht ohne Druckkosten-Management In vielen Unternehmen ist das Verständnis für die anfallenden Druckkosten nicht vorhanden. Dessen ungeachtet geben Firmen im Durchschnitt zwischen 10 und 15 Prozent ihres jährlichen Gesamtumsatzes für Dokumenten-Output aus. Einen nicht unwesentlichen Anteil daran haben die Verwaltungskosten für den oftmals veralteten Gerätepark: In den meisten Fällen sind die Infrastrukturen für Drucker, Scanner und Fax-Systeme nämlich historisch gewachsen und daher weder effizient noch wirtschaftlich. Ein Fehler, wie sich zeigt: Nicht die investierten Geldbeträge sind entscheidend, sondern die Folgekosten für Netzwerk, Wartung, Toner und andere Verbrauchsmaterialien. Wirtschaftlich: individuelle Drucklösungen Individuelle Drucklösungen sind daher notwendig und mit Xerox-Lösungen auch immer machbar. Dabei geht es darum, das richtige Gerät am richtigen Platz aufzustellen. Um die Folgekosten genau kalkulieren zu können, sollten die Geräte daher von einem einzigen Hersteller stammen. Genau aus diesem Grund hat Xerox das XAP-Projekt ins Leben gerufen. Unter der Regie des Herstellers arbeiten mehr als 40 Unternehmen im Xerox Alliance Partner -Programm daran, bestehende Druckerinfrastrukturen zu analysieren und Unternehmen dann mit ebenso maßgeschneiderten wie benutzerfreundlichen Lösungen zu versorgen. Dabei lassen sich die Geräte auch den individuellen Anforderungen der Firmen anpassen. Höhere Kundenbindung durch Farbdruck Auch Farbdruck kann die Effizienz erhöhen. Da sich die Kosten für Farbdrucksysteme in den letzten Jahren halbiert haben, sind solche Lösungen auch für kleine Firmen attraktiv geworden. In einer von Xerox in Auftrag gegebenen Studie gaben immerhin 92 Prozent der befragten Personen an, dass Farbausdrucke das Image eines Unternehmens positiv beeinflussen können. Noch 84 Prozent waren überzeugt, dass Farbdrucke stärker wahrgenommen werden als Schwarz-Weiß-Prints. Xerox- Drucker sind darauf ausgelegt, auch beim Farbdruck besonders wirtschaftlich zu arbeiten. Das Unternehmen führt damit den Wandel zum Farbeinsatz im Büro an. Xerox legt die Druckkosten offen Die Nennleistung der Druckflotte ist nicht alles. Im Alltag zählt besonders, wie effizient Unternehmen mit den Geräten arbeiten können - je besser, desto höher liegt die Produktivität. Xerox stellt daher nicht nur die Drucker bereit, sondern kümmert sich auf Wunsch auch um deren Kostenmanagement: Auf Basis eines Click-Vertrags ermittelt Xerox das durchschnittliche Druckvolumen einer Firma und bietet Farb- und Schwarz-Weiß- Druckservices dann für eine monatliche Grundgebühr an. Unternehmen können mit Service Pack, Page Pack und eclick dabei zwischen drei Service-Modellen auswählen. Für viele macht sich das bezahlt: Laut einer von IDC durchgeführten Studie wissen 90 Prozent der Unternehmen nicht, wie viel Geld sie für Dokumente ausgeben. Sicherheitsaspekte nicht vernachlässigen Bei allen Bemühungen, Druckkosten möglichst gering zu halten, dürfen Firmen die Sicherheitsaspekte nicht aus dem Blick verlieren. Hier sind Techniken gefragt, die verhindern, dass wichtige Dokumente in die falschen Hände geraten. Dazu zählen beispielsweise Kundenverträge, Gehaltsabrechnungen, Finanzberichte sowie Wettbewerbsund Marktanalysen. Mit Xerox-Geräten halten sich die Investitionen für zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen aber in engen Grenzen. Der Hersteller hat seine Drucksysteme bereits ab Werk mit Security-Features ausgestattet. Eines davon ist zum Beispiel die Funktion Image Overwrite, mit der Drucker nach Beendigung eines Druckauftrags automatisch alle auf ihrer internen Festplatte gespeicherten Daten löschen. Multifunktionsgeräte lassen sich zudem mit einer PIN- Zugangssperre ausstatten. Drucken kann dann nur noch derjenige Anwender, der sich zuvor mit einem Code am Gerät authentifiziert hat. Höhere Produktivität mit der richtigen Papiersorte Um eine gute Druckqualität zu erreichen, ist nicht nur die verwendete Hard- und Software wichtig. Vor allem das verwendete Druckmaterial entscheidet, wie effizient ein Drucker arbeitet. Originalmedien sind dabei Eine Xerox DocuColor 242 hilft die Produktivität zu steigern. Xerox-Partner passen es an die Bedürfnisse jeder Firma an. immer die erste Wahl. Xerox bietet seinen Kunden daher exakt auf die Geräte abgestimmte Papiersorten an. Zu diesen zählt das DuraPaper, ein besonders robustes, reißfestes und synthetisches Papier mit poröser Oberfläche für besonders gute Tonerhaftung. Für den Businessbereich bietet sich auch das hochwertige Xerox Translucent Paper an, das sich ideal für Broschüren, Menükarten oder Visitenkarten eignet. Zeitgemäßer Büro-Workflow mit Xerox Ein Büro kann sich nur dann als modern bezeichnen, wenn alle Arbeitsabläufe ideal aufeinander abgestimmt sind. Das betrifft sowohl die verwendeten Geräte, schließt aber auch die Menschen ein, die sie benutzen - ein kompliziertes Problem, das viel Know-how erfordert. Xerox hat sich beider Aufgaben angenommen und entwickelt zusammen mit seinen Partnern für jedes Unternehmen passende Drucklösungen. mar Business&IT 10/2006 7

8 intelligente multifunktionsprinter EIP INDIVIDUALISIERT Xerox erfindet Outputmanagement-Systeme neu: Die Extensible Interface Platform (EIP) passt Multifunktionsgeräte individuell an die Wünsche jedes Anwenders an und macht den Dokumentenaustausch so einfach wie nie zuvor. Manuel Masiero rucken, faxen, kopieren und scannen D moderne Multifunktionsgeräte (Multi Function Products, MFPs) sind ohnehin schon wahre Alleskönner. Trotzdem erweitert Xerox ständig die Einsatzmöglichkeiten seiner Druckerflotte. Dabei geht es dem Hersteller aber nicht darum, die bloße Anzahl an Features zu erhöhen. Kunden und Partner erhalten mit Xerox-Multifunktionsgeräten vielmehr eine exakt auf sie zugeschnittene Lösung, um ihre Geschäftsprozesse spürbar zu vereinfachen. EIP erfüllt alle Kundenwünsche Ein intelligenter Drucker findet die Route und druckt die Karte. Die Smart-MFP-Philosophie von Xerox zielt vor allem auf Anwenderfreundlichkeit ab. Jeder Kunde soll selbst bestimmen, wozu er sein Xerox-Gerät nutzen will und es dementsprechend auch einstellen beziehungsweise programmieren können. Dafür sorgen auch Software-Hersteller und zahlreiche Systemintegratoren, die spezielle Services für MFPs erstellen und vermarkten. Voraussetzung dafür ist eine einheitliche, offene Software-Plattform, mit der Nutzer und Software-Hersteller gleichermaßen arbeiten können. Genau diesen Ansatz verfolgt Xerox mit der im Oktober 2006 vorgestellten Extensible Interface Platform (EIP) und liegt damit im Trend. Analysten sagen offenen Architekturen bei MFPs eine vielversprechende Zukunft voraus: So geht Gartner von einer steigenden Nachfrage nach Drucklösungen aus, die dem Nutzer Mehrwert bieten. Bei Analyst Infotrends rechnet man sogar damit, dass bis 2010 die Hälfte aller Multifunktionsgeräte mit Features arbeitet, die 8

9 viele der EIP-Funktionen beinhalten. Mit EIP ist Xerox einer der ersten Hersteller, der bei seinen Multifunktionsgeräten den Mitmachgedanken des Web 2.0 mit Serviceorientierten Architekturen (SOA) verbindet und dabei einen neuartigen Ansatz verfolgt. Der Begriff Web 2.0 bezieht sich dabei auf einen ständig wachsenden und weiterentwickelten Pool von Services, der es Menschen ermöglicht, reibungsfrei zusammenzuarbeiten und Informationen online auszutauschen. Alles über den Touchscreen regeln Mit EIP ausgestattete Geräte verfügen über einen Touchscreen und machen so vormals komplizierte Arbeitsschritte sehr einfach. Wer ein bestimmtes Dokument sucht oder ausdrucken will, kann das künftig einfach am Gerät erledigen einen eigens dafür abgestellten Computer braucht es nicht mehr. Xerox greift beim Programmieren der EIP-Benutzeroberfläche aus gutem Grund auf HTML zurück. Dadurch lassen sich die Bedienelemente und Funktionen ähnlich einfach programmieren wie eine Webseite inklusive Grafiken, Animationen und Hyperlinks. Kunden können die Benutzoberfläche der Xerox-MFPs daher so anpassen, dass ihre Mitarbeiter schneller auf diejenigen Anwendungen und Dateien zugreifen können, die sie am häufigsten benötigen. EIP bringt ein großes Plus an Flexibilität. An die jeweilige Anwendung angepasste Menüs und Icons liefern dem Kunden ein exakt auf ihn abgestimmtes Leistungspaket. Das gilt auch für die Konfiguration des MFPs: Identifiziert sich ein Mitarbeiter per Chipkarte (Firmenausweis) am Gerät, bekommt er automatisch seine persönlichen Geräteeinstellungen und Anwendungen auf das Display geliefert. Auf jeden Mitarbeiter persönlich zugeschnitten Bei der New York Times sind Artikel direkt über den Xerox-Drucker auffindbar. Auf Knopfdruck gibt es eine Vorschau des Dokuments. Mit einem Fingerdruck auf das Touch-Display werden die gewünschten Dokumente ausgedruckt. Das hochwertige Display ermöglicht eine farbenprächtige Vorschau. Das Interface lässt sich nicht nur flexibel an die Arbeitsumgebung anpassen, sondern stellt darüber hinaus auch Scan- und Netzwerkmanagement-Funktionen bereit: Beispielsweise sendet Scan to Home gescannte Dateien vom MFP automatisch an den persönlichen Dateiordner des Anwenders das macht den Versand elektronischer Dokumente einfacher und sicherer. Mit dem praktischen Feature Scan/Print to Mailbox können Anwender außerdem häufig genutzte Dokumente auf dem Gerät selbst statt auf einem Server speichern. Das erhöht die Produktivität und reduziert zudem den Datenverkehr im Netzwerk. Ressourcenschonend und sicher Die für EIP benötigten Server-Kapazitäten sind gering: Ein einzelner Server reicht aus, um mehrere EIP-Applikationen, dutzende von MFPs und hunderte oder sogar tausende von Benutzern zu verwalten. Ein großer Vorteil dieser Client-Server-Struktur: IT-Abteilungen können EIP nutzen, um von einem zentralen Server aus die Geräte für ihr ganzes Unternehmen, eine bestimmte Abteilung oder einzelne Nutzer zu konfigurieren. Die Sicherheit kommt dabei ebenfalls nicht zu kurz. Aktuelle EIP-kompatible Systeme wie die Xerox WorkCentre und 7300-Serie unterstützen den IEEE-Standard 802.1x. Dieser bietet einen erhöhten Schutz des Netzwerks, sowohl beim kabelgebundenen als auch beim drahtlosen Zugriff. Darüber hinaus ist es möglich, einen Zeitpunkt festzulegen, zu dem auf Festplatte des Systems gespeicherte Daten automatisch gelöscht werden zum Beispiel jeden Tag nach Geschäftsschluss. Entsprechend konfiguriert ist das MFP also gut vor Miss- Business&IT 10/2006 9

10 intelligente multifunktionsprinter Individuell gestaltete Menüs passen sich an die Arbeitsumgebung an. brauch geschützt. Auch herkömmliche Sicherheitsmaßnahmen wie Passwörter oder die Identifikation per Chipkarte werden unterstützt. EIP für Entwickler EIP bietet Software-Herstellern eine umfassende Entwicklungsumgebung in Form von frei erhältlichen Software Developer Kits an. Diese enthalten neben den APIs auch Style Sheets samt einer ausführlichen Dokumentation. Damit lassen sich MFP-Benutzeroberflächen und die dahinter liegenden Services einfach programmieren und gestalten. Xerox stellt auch Display-Profile zur Verfügung, mit deren Hilfe sich EIP- Webseiten automatisch an die vorhandene Bildschirmgröße anpassen. Außerdem entwickelt Xerox derzeit einen Emulator, mit dessen Hilfe Entwickler ihre Software auch ohne die passenden Geräte testen können. Immer beliebter bei Kunden und Herstellern Die Anfänge der Extensible Interface Platform (EIP) reichen bei Xerox bis ins Jahr 1999 zurück. Damals begann das Unternehmen, eine neue Programmierschnittstelle für Multifunktionsgeräte zu entwerfen. Diese sollte Scan-, Druck-, und Faxaufgaben automatisch steuern und zwischen die Aufträge einzelner Benutzer verwalten. Diese Eigenentwicklung wurde von Firmen wie Captaris, Equitrac, ixware, NSi, Nuance, Schomäcker und X-Solution in eigenständige Lösungen übernommen. Aber auch Xerox selbst hat auf die Ergebnisse seiner Plattform-Entwicklung vorangetrieben und mit SMARTsend eine Software entwickelt, Auch bei kleineren Displays bleibt bei Xerox-Geräten die Bedienerführung gleich. Die Xerox-Partner binden die MFPs in alle Arbeitsprozesse ein. Mit den großen Displays kann man den Printer als eingenständige Workstation ansehen. die Scan-Anwendungen über das Netzwerk steuert. Ab 2005 wurde das Konzept, das hinter EIP steht, weiter vorangetrieben und im Oktober 2006 der Öffentlichkeit vorgestellt. Seitdem ist Xerox einer der wenigen Hersteller, die eine eigenständige Entwicklungsumgebung für seine multifunktionalen Drucksysteme anbietet. Darüber hinaus sammelt Xerox seit mehreren Jahren sehr gute Erfahrungen bei der Integration extern entwickelter Software in die MFPs des Unternehmens. Im Rahmen des europäischen Xerox Alliance Partner -Programms (XAP) entwickeln mittlerweile über 40 Software- Hersteller und Implementierungspartner kundenspezifische Lösungen. mar 10

11 NEUE Version 9 im Xerox Produkt Portfolio! Jetzt verfügbar als: Workgroup Edition (25 User Lizenz) Neu: Small Business Edition (5 User Lizenz) Neu: Special Edition SE Versionen der Workgroup und Small Business Edition mit limitierten Features Scan To PC Desktop beinhaltet drei preisgekrönte Softwareanwendungen: PaperPort Professional 11 Es bietet u.a. folgende Funktionen: Erfassen, Organisieren und Speichern von digitalen Dokumenten oder Bildern Anzeigen aller Dateien als deutliche Miniaturansichten in einem zentralen Arbeitsbereich Versenden von Dateien per , Fax, an einen Drucker oder FTP-Server durch einfaches Ziehen auf die entsprechende Anwendungsverknüpfung Leistungsstarke Suchmaschine für die Dokumentensuche Stapeln mehrerer Digitaldokumente mit unterschiedlichen Formaten in einer PDF-Datei PDF Converter Professional 4 bietet eine unvergleichliche Kombination aus Kreieren, Konvertieren und Editieren von PDFs zuzüglich Kommentierungs- und Sicherheitswerkzeuge. Der PDF Converter Professional ist die preisgünstigere Alternative zu Acrobat. PDF-Erstellung aus irgendeiner PC-Anwendung Konvertieren von PDF Dateien in Word-, Excel- oder WordPerfect-Dokumente Editieren innerhalb der PDF-Datei von Text, Tabellen und Graphiken Kombinieren und Zusammenfügen unterschiedlicher Dateiformaten Kreieren von PDF-Dateien gemäß ISO PDF/A Standard Erstellen ausfüllbarer PDF Formulare OmniPage Professional 15 ist eine leistungsstarke OCR-Anwendung. Ideal zur Konvertierung von Bilddateien in Microsoft Office-Formate: Unterstützung für 119 Sprachen + Fachwörterbücher für Finanzen, Recht und Medizin Speichern in mehr als 30 verschiedenen Formaten (einschließlich WAV-Dateien) Zeitgleiches Ausführen mehrerer Arbeitsprozesse für größere Zeitersparnis bei der Konvertierung von Dokumenten Copyright 2007 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Nuance, das Nuance-Logo, OmniPage und PaperPort sind Marken oder eingetragene Marken von Nuance Communications Inc. und deren Tochtergesellschaften in den Vereinigten Staaten von Amerika und/oder anderen Ländern. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber.

12 intelligente multifunktionsprinter STARKE ZUSAMMENARBEIT: XEROX-LÖSUNGEN MIT PARTNERN Vom Xerox Alliance Partner -Programm (XAP) profitieren alle Beteiligten: Kunden bekommen eine optimal auf sie zugeschnittene Lösung, die ausgewählten Partner eine Rundumversorgung. Xerox unterstützt sie in der Entwicklung und Vermarktung ihrer Produkte. Manuel Masiero hne effizientes Dokumentenmanagement kommt heute kein Unterneh- O men mehr aus. Doch jeder Betrieb hat seine eigenen Abläufe und deshalb spezielle Anforderungen an ein solches Dokumentenmanagement-System. Weil einzelne Anbieter aber gar nicht in der Lage sind, ihren Kunden eine maßgeschneiderte Lösung anzubieten, hat Xerox das Xerox Alliance Partner -Programm (XAP) ins Leben gerufen. Unter der Regie des Herstellers arbeiten derzeit über 40 Unternehmen daran, die Xerox-Produktreihen durch innovative Soft- und Hardware zu erweitern und so exakt den Kundenwünschen anzupassen. XAP sorgt für mehr Innovation und Kreativität Die XAP-Partnerschaft nutzt allen Beteiligten: Die Zusammenarbeit erhöht bei den Herstellern die Absatzmöglichkeiten und sorgt für gesteigerten Umsatz. Zudem verbessern die maßgeschneiderten Lösungen auch die Kundenbindung mit dem Partner und Xerox. Um dieses Ziel zu erreichen, wählt Xerox nur Unternehmen aus, die flexibel auf Kundenanforderungen eingehen können. Manche haben den Beweis bereits durch eine fertige Lösung angetreten, andere wiederum können mit einem durchdachten Software-Konzept überzeugen. Einem XAP-Mitglied bieten sich viele Vorteile, denn Xerox unterstützt seine Partner sowohl beim Entwickeln als auch beim Vermarkten ihrer Produkte. Für den Vertrieb kann der Anbieter auf sämtliche Xerox-Vertriebskanäle zurückgreifen und erhält außerdem Hilfe bei der Wahl eines geeigneten Wiederverkäufers sei es lokal oder im europäischen Raum. Seinen Distributor muss der Partner anschließend noch für sein Produkt schulen. Sind alle Schritte getan, wird die neue Lösung auf der XAP- Website veröffentlicht. Ebenso erhalten alle Produktbeschreibungen, Broschüren oder Fallstudien ein einheitliches XAP-Design in der jeweiligen Landessprache. Xerox vereinfacht so das Geschäft der Partner und Kunden. Wieviel Xerox-Support soll es sein? Eine Firma kann selbst entscheiden, ob sie als Member dem Programm beitritt und damit auf die oben beschriebene Unterstützung zählen kann, oder auf einem Advanced Level eine noch engere Bindung zu XAP eingeht. Dafür muss der Hersteller allerdings konkrete Zahlen liefern: In seinem Geschäftsplan sollte sein Produkt einen Umsatz von einer Million Euro (Deutschland) beziehungsweise fünf Millionen Euro (Europa) erzielen. Als Gegenleistung erhält ein Partner auf dem Advanced Level zusätzlich breite Unterstützung von Xerox: Sowohl beim Ausarbeiten des Geschäftsplans als auch bei der Entwicklung seiner Lösung. Dazu kann der Partner auf Software Development Kits (SDKs) für verschiedene Xerox- Geräteplattformen und die technische Unterstützung durch die Xerox-Entwicklungsabteilung zurückgreifen. Zusätzlich besteht die Option, Geräte kostenlos auszuleihen. Bereits 40 Xerox Alliance Partner Mittlerweile gehören europaweit über 40 Anbieter zum XAP-Programm. Die insge- 12

13 samt 60 Lösungen bedienen sowohl horizontale als auch vertikale Märkte. Für den Bereich Document Management beispielsweise hat die Thomas Gabel Consulting GmbH (TGC) eine Print-on- Demand-Lösung für die Produktion von Unterrichtsmaterialien einer Steuerfachschule entwickelt. Druckaufträge können per Mausklick wie ein elektronischer Warenkorb zusammengestellt und abgeschickt werden. Dahinter steckt die Xerox Content- Managementlösung DocuShare, die mit dem Kursmanagement-System der Schule und einem digitalen Drucksystem verbunden ist. Für die Kontrolle und Abrechnung von Druck- und Kopierkosten auf der Basis von Chipkarten etwa bietet der Partner Schomäcker Card Solutions GmbH die Lösung X-print, bestehend aus einer Serverund Client-Software. Die komplette Druckweiterverarbeitung übernehmen Fastbind- Geräte von der finnischen Firma Mapping Co., einem der Hardware-Partner. Die auf Xerox-Druckern ausgegebenen Dokumente lassen sich anschließend mit den Maschinen kostengünstig binden, mit Kartoneinbänden oder Hardcover versehen und bei Bedarf mit Logo, Foto oder Grafiken individuell gestalten. Eine komfortable Fax- und E-Document- Delivery-Lösung ist Captaris RightFax von egssoft. Damit können Anwender Dokumente aus praktisch jeder beliebigen Anwendung heraus über Fax, , Multifunktionssysteme oder das Internet senden und empfangen. IT-SCom erweitert mit ScanFlowStore von X-Solutions die Scan- Funktionalität der Multifunktionssysteme Xerox WorkCentre Pro. Der Nutzer legt das zu scannende Dokument auf das Gerät und gibt ein Zielverzeichnis an. Die Software leitet die gescannte Datei im PDF- Format anschließend an den gewünschten Zielort weiter. Neben den dargestellten Beispielanwendungen gibt es zahlreiche weitere Lösungen, etwa für das Farb-, Output- und Formularmanagement sowie für Imaging, Workflow oder die Zugangskontrolle. Die Partner des Xerox Alliance Programms haben ihr Knowhow in den verschiedensten Branchen unter Beweis gestellt. Dazu gehören die Werbeund Grafikbranche, Banken und Finanzwesen, Logistik, Fertigung, Behörden, Hightech, Rechtswesen und andere mehr. Auf den folgenden Seiten finden Sie eine Auswahl dieser innovativen Projekte. Der RightFax Business Server schafft eine Kommunikationsstruktur, die in alle Richtungen Faxe, SMS, s und mehr koordiert und verteilt. egssoft Captaris RightFax Kreditanträge, Angebotsschreiben, Bestellungen, Verträge oder Rechnungen viele Unternehmen verschicken wichtige Geschäftsdokumente noch immer über Faxgeräte, auf dem Postweg oder per Kurier. Dabei entstehen nicht nur hohe Versandkosten, es nimmt die Mitarbeiter auch einige Zeit in Beschlag: Laut einer Studie von Davidson Consulting entfallen in einem Unternehmen mit 25 Mitarbeitern jährlich rund Arbeitsstunden auf den Faxversand, selbst wenn täglich nur 30 doppelseitige Dokumente verschickt werden. Zentraler Fax-Server statt Einzelgeräten Hier schafft die Produktfamilie von Captaris RightFax Abhilfe. Das Portfolio des Xerox Alliance Partners umfasst neben der Faxlösung auch Captaris Workflow und Captaris Alchemy Document Management und wird über ein weltweites Technologiepartnernetz vertrieben. Speziell mit RightFax ist der Hersteller führend beim elektronischen Faxversand in kleinen wie großen Unternehmen und hilft Firmen, Geld und kostbare Zeit zu sparen. Großer Vorteil: Die Korrespondenz muss nicht mehr von dezentralen und teuren Faxmaschinen gesendet werden, sondern lässt sich aus nahezu jeder beliebigen Anwendung verschicken. Damit entfallen auch Wartungs-, Material- und Arbeitskosten für ineffiziente Faxgeräte. Die Stärken: Versand, Verwaltung & Integration Die drei Hauptanwendungsgebiete von Captaris RightFax sind der Faxversand über Multifunktionsgeräte und das Netzwerk sowie der automatisierte Dokumententransport aus Geschäftsanwendungen. RightFax wird in jeder Branche und von Unternehmen jeder Größe eingesetzt: zum Beispiel bei Finanzdienstleistern, im Gesundheitswesen, bei Behörden und in Produktionsbetrieben. Das Konzept ist erprobt: Mit einer Installationsbasis von fast Systemen besitzt Captaris umfangreiche Erfahrung und Expertise im Bereich elektronischer Kommunikationslösungen. RightFax bedient dabei alle denkbaren Adressaten und sorgt dafür, dass sämtliche Post auch ihren Empfänger erreicht. Das Tool sendet Dokumente als , verschlüsselte PDF-Datei und SMS oder gibt sie wahlweise direkt an Faxgeräten oder Druckern aus. Zudem integriert sich Captaris RightFax auch problemlos in das Business&IT 10/

14 intelligente multifunktionsprinter Unified Messaging System CallXpress. Der Faxprofi fügt sich nahtlos in vorhandene Systemumgebungen ein. Das gilt für Multifunktionsdrucker und ERP-Systeme wie SAP und Oracle genauso wie für die Microsoft-Produkte Office und Exchange sowie IBM Lotus Notes, CRM-Systeme und andere Unternehmensanwendungen. RightFax lässt sich ebenso einfach bedienen wie administrieren. Dabei helfen professionelle Management- Tools, die automatisch den Versandstatus protokollieren und wahlweise auch Sicherheitskopien aller verschickten und empfangenen Dokumente anfertigen. AutoStore von NSi kombiniert das dezentrale Scannen mit leistungsstarker zentraler Verarbeitung. Eine ideale Lösung für individuelle Arbeitsabläufe. IT-SCom Equitrac Office Ganz ohne Papier geht es nicht: Obwohl immer mehr Unterlagen nur noch elektronisch vorliegen, wird kein Unternehmen komplett auf Ausdrucke verzichten können. Jeder Druck kostet allerdings Geld, Zeit und Ressourcen. Profis setzen daher auf das von der Equitrac Corporation entwickelte Equitrac Office. Die von IT-SCom vertriebene Softwarelösung verhindert wirksam unnötige Ausdrucke. Equitrac ist der weltweit führende Anbieter von Kostenkontroll- und Druckverwaltungslösungen. Equitrac Office ermöglicht es, jeden abgeschickten Druckauftrag zurückzuverfolgen und abzurechnen. Mitarbeiter können die Kosten für Ausdrucke präzise einzelnen Abteilungen oder Kostenstellen zuordnen. Zudem lassen sich auch Kosten für spezielle Dokumenteigenschaften wie Datei- oder Papiergröße, Farb- oder Schwarz-Weiß-Druck exakt abrechnen. Mit Equitrac erkennen Anwender auf einen Blick, wer am meisten druckt, welche Geräte am stärksten genutzt werden und wo am häufigsten Probleme auftreten. Equitrac Office ist sehr flexibel: Der gewünschte Druck wird einfach von einem PC losgeschickt und auf dem Server abgelegt. Der Anwender kann ihn anschließend auf einem beliebigen Gerät abrufen. Dies bringt Vorteile v.a. im Bereich des Datenschutzes, der Verfügbarkeit der Drucker oder auch der Arbeitsorganisation mit sich. Auch Warteschlangen und defekte Geräte können leicht umgangen werden. Ein Server hält wichtige Printaufträge zurück und gibt sie erst dann frei, wenn sich empfangsberechtigte Nutzer an einem Firmendrucker ihrer Wahl authentifizieren. ScanFlowStore und ixware: UnschlagbaresTeam Ebenso wie Equitrac arbeiten auch die Xerox Alliance Partner X-Solution und ixware daran, den Papierverbrauch in Büros zu senken. Täglich werden s, Faxe und Protokolle bequem über den nahen Arbeitsplatzdrucker ausgedruckt, obwohl viele Studien inzwischen belegt haben, dass diese Arbeitsweise eine millionenschwere Kostenfalle mit vielen Sicherheitslücken darstellt. Kosten kann man nur mit einer durchdachten Infrastruktur in den Griff bekommen. Dazu muss man die Arbeitsplatzdrucker reduzieren und durch zentrale Einheiten ersetzen, die deutlich geringere Druckkosten haben. Auch dem Sicherheitsaspekt kann man mit zentralen Einheiten gerecht werden, da auf diesen der Zugang zu den Drucken beschränkt werden kann. Zudem wird kontrolliert, wer welche Dokumente ausdruckt. Das Gerät selbst kann mit PIN-Code gesichert werden, damit sich niemand unbefugt ausgedruckte Dokumente aneignet. Abhilfe schaffen XAP-Lösungen wie ScanFlowStore oder ixware. Beide helfen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und sparen somit viel Geld ein. Digitales Archivieren mit ScanFlowStore ScanFlowStore macht digitales Archivieren so unkompliziert, dass man es gar nicht mitbekommt. Ein Druck auf die Kopier-Taste genügt, und ein Xerox-Multifunktionsgerät speichert eine digitale Kopie eines Dokuments in einem beliebigen Windows-Ordner. Die X-Solution-Lösung kann die Datei aber auch direkt in Applikationen wie Xerox DocuShare oder dem revisionssicheren Archiv windream importieren. Egal, welchen Speicherort man wählt, ScanFlowStore legt dort das Dokument als durchsuchbares PDF-Dokument ab. Dessen Inhalt lässt sich anschließend nach Wörtern und Begriffen durchforsten und so umgehend wieder finden. Die PDF-Dateien lassen sich auch in CRM- und ERP-Anwendungen von Drittherstellern als kunden- oder projektspezifische Unterlagen speichern. Xerox Multifunktionsgeräte erlauben es, sechs spezifische Eingaben pro gescanntem Dokument aufzunehmen. So können die Anwender dem gescannten Dokument für das Unternehmen besonders relevante Informationen mitgeben. Das geschieht anhand definierter Fragen wie beispielsweise Geben Sie die Rechnungsnummer/ Projektnummer ein. Mit diesen Metadaten ermöglicht es ScanFlowStore dem Nutzer, Dokumente besonders einfach zu finden. Unified Messaging mit ixware ixware ist ein frei skalierbares und modulares Unified Messaging-Produkt. Das 14

15 für Xerox Multifunktionssysteme Faxen so einfach wie Kopieren Beliebige Anzahl MFPs an einen zentralen Fax-Server anschließbar Ein- und Ausgangsfaxe können im Netzwerk verteilt werden Integration in vorhandene -Systeme Neuenhausplatz Erkrath Tel Fax

16 intelligente multifunktionsprinter Tool fungiert als Verbindungsglied, um Fax, SMS, Telex und Sprachnachrichten an eine bestehende Infrastruktur wie beispielsweise Microsoft Exchange oder Lotus Domino anzubinden. ixware automatisiert auch den Versand von Fax, SMS oder Telex aus jeglichen Anwendungen, die XML-Ausgabedaten oder Spoolfiles generieren können. ixware sendet eingehende Faxe direkt an den -Posteingang des Anwenders. Während ScanFlowStore Faxe in durchsuchbare PDF-Files umwandelt und diese in einem separaten Ordner im Netzwerk speichert, fügt ixware den Dokumenten weitere Informationen wie das Empfangs-Datum und die -Uhrzeit hinzu, um es Nutzern noch einfacher zu machen, gesuchte Unterlagen schnell abrufen zu können. ScanFlowStore und ixware im Einsatz Ein Beispiel verdeutlicht, wie gut Scan- FlowStore und ixware miteinander harmonieren: Ein Handelsunternehmen empfängt Auftragsbestätigungen per Fax und . ixware empfängt ankommende Faxe und leitet sie digital an ScanFlowStore weiter. ScanFlowStore wandelt das Dokument in ein durchsuchbares PDF-File um und speichert es im Ordner Auftragsbestätigungen des Windows-Netzwerks. Parallel landet das Fax im Anhang einer direkt am Arbeitsplatz des Bearbeiters. All das widerlegt die oftmals verwendeten Argumente gegen das Faxen: unsicher, teuer, veraltet. Das Unternehmen hat nun alle seine Auftragsbestätigungen egal, in welcher Form sie eingehen digital gespeichert, und kann diese unkompliziert in einem zentralen Ordner suchen und finden. Mit ixware können Mitarbeiter Faxe direkt vom PC- Desktop aus versenden und sich außerdem an den Xerox-Multifunktionsgeräten identifizieren, um Papierdokumente personalisiert zu verschicken. Diese Dokumente werden ebenfalls unter Verwendung von ScanFlowStore archiviert. UNI BONN: DAS RUNDERNEUERTE KOPIERCENTER Quelle: Frank Homann, Dr. Thomas Mauersberg (Uni Bonn) Die Universität Bonn setzt in ihrem Kopiercenter nur noch auf Xerox-Geräte. Der Kombination aus einfachem Bedienkonzept und niedrigen Seitenpreisen hat der Wettbewerb nichts entgegenzusetzen. Etwa alle fünf Jahre müssen Universitäten Aufträge für Kopiercenter neu ausschreiben. Wer den Zuschlag bekommen will, muss einerseits eine zukunftssichere Lösung anbieten. Andererseits müssen die Seitenpreise weiterhin akzeptabel bleiben. Das Gesamtvolumen des Fünf-Jahres-Auftrags beträgt rund 2,5 Millionen Euro und umfasst rund 70 Millionen Kopien und Drucke, die Verwaltung und Studenten in diesem Zeitraum anfertigen. An der Bonner Universität lief der Vertrag mit dem ehemaligen Kopierer-Dienstleister Ende August 2006 aus. Die Geräte waren veraltet, technische Defekte häuften sich, Ersatzteile waren nur noch schwer zu bekommen. Zudem ließen sich die alten analogen Kopierstationen nicht in Netzwerke einbinden. Es musste also eine neue, moderne Lösung her. Zukunftssicher mit WorkCentre-Systemen Die Wahl bei den Geräten fiel auf Xerox, genauer auf die Typen CopyCentre 118, WorkCentre 123, WorkCentre 232 und WorkCentre 275, die zwischen 18 und 75 Seiten pro Minute produzieren. Alle Geräte wurden vom Kölner Xerox-Partner Xdemo installiert und werden von diesem gemanagt. Ausschlaggebend war das einfache Bedienkonzept: Alle Systeme sind mit Smartkits ausgestattet. Ein Anwender muss dabei nur eine statt wie üblich zwei Verbrauchseinheiten wechseln. Alle Geräte lassen sich zudem intuitiv bedienen und bieten eine plattformunabhängige und einheitliche Benutzeroberfläche. Der Seitenpreis ist zwar gestiegen, für die Universität Bonn war das aber kein Hinderungsgrund: Dafür sind die Verbesserungen und Zusatzleistungen, welche die neuen Xerox-Systeme mit sich bringen, einfach zu umfangreich. 16

17 EINFACHES & INTELLIGENTES ARCHIVIEREN Einfach zu benutzen Einfach zu installieren Einfach zu pflegen Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte IT-SCom GmbH the solution company Bräukerweg D Menden

18 intelligente multifunktionsprinter NSi Europe NSi AutoStore Mitarbeiter in Unternehmen verbringen oft zuviel Zeit damit, wichtige Korrespondenz zu suchen. Häufig versteckt sie sich in Akten oder unter Papierbergen und lässt sich nur schwer finden, geschweige denn effektiv nutzen. Da man seinen Geschäftspartnern den guten alten Postweg aber schlecht verbieten kann, installieren viele Firmen IT-Systeme für den automatisierten Posteingang mit Workflow. Ein solches System funktioniert allerdings nur für Belege häufig auftretender, gleicher Geschäftsvorfälle. Zudem setzt es voraus, dass sämtliche Dokumente auch wirklich in der Poststelle eintreffen. Alle anderen Papiere bleiben außen vor und lassen sich damit nicht digital abrufen. Und deren Anteil ist beträchtlich. Genau hier setzt der Xerox Alliance Partner Notable Solutions (NSi) mit seiner Produktfamilie AutoStore an: Sie ermöglicht es, Dokumente nach Bedarf dezentral zu erfassen und trotzdem die Leistungsstärke einer zentralen Verarbeitung zu nutzen. Unflexibel: zentrale Erfassung Ein Unternehmen, das Unterlagen nur von einer einzigen Abteilung digitalisieren lässt, arbeitet wenig flexibel. Zudem geht Papier nicht nur auf dem Postweg ein, sondern entsteht jeden Tag im Unternehmen selbst, beispielsweise während der Arbeit oder in Besprechungen. Diese Dokumente erreichen jedoch selten den Posteingang. Um sie trotzdem für alle verfügbar zu machen, hilft die einfache AutoStore Bedienoberfläche für Xerox-Multifunktionsgeräte: Der Anwender scannt die Papiere darüber kurzerhand selbst ein - zum gewünschten Zeitpunkt und am Gerät in seiner Nähe. Dadurch hat der Anwender die Chance, seinen Arbeitsablauf individuell und damit optimal zu gestalten. AutoStore eignet sich besonders für Unternehmen, die flexibel in der automatisierten Datenerfassung sein wollen. Die Investition ist sehr gering, weil AutoStore die oft schon vorhandene Infrastruktur als Eingangsmedien nutzt und nach Gerätezahl lizenziert wird - nicht wie sonst üblich nach Belegumfang. Die Software zeigt sich auch in punkto Installationsumfang flexibel, da sich das Tool beliebig skalieren und damit leicht veränderten Anforderungen anpassen lässt. Überall und auf Knopfdruck Inhalte auslesen Herzstück der NSi-Produkte ist AutoStore Workflow: Das System ist direkt in Xerox- Multifunktionsgeräte integriert und kommuniziert über Menüs und Eingabemasken mit dem Anwender. Dieser muss dem Gerät nur wenige Anweisungen mitgeben, um ein gescanntes Dokument zu indexieren oder den Text per OCR-Funktion fehlerfrei und zeitnah auszulesen. Digitalisierte Unterlagen lassen sich mit dem Tool entweder an ein angeschlossenes Dokumentenmanagement- bzw. Folge-System übergeben oder per verschicken. Die hinterlegten Verarbeitungsabläufe lassen sich unkompliziert über den Process Designer anpassen: Programmierkenntnisse braucht es dazu nicht, da sich sämtliche Funktionen grafisch und per Drag&Drop zusammenstellen lassen. Siemens setzt auf AutoStore Der Nutzwert von AutoStore ist in der Branche unumstritten. Mit der NSi-Lösung spart beispielsweise Siemens Financial Services (SFS) bares Geld. Die Siemens-Rechnungswesen-Tochter erzeugt monatlich bis Seiten an Papierdokumenten, die schnell archiviert und sofort abrufbar sein müssen. Weil die frühere Ablage in Papier und auf Mikrofiche aber wenig effizient war, suchte SFS nach einer elektronischen Lösung. Jetzt läuft die Erfassung über AutoStore Workflow, das auch umfangreiche Routing-Funktionen für die Verteilung der digitalisierten Dokumente übernimmt. Die Software war innerhalb von nur zwei Tagen einsatzbereit. Nuance Nuance Scan2Desktop Ob Papier, Standard-PDFs oder Word-Dateien für Anwender wird es immer problematischer, Dokumente effektiv zu organisieren und zu verteilen. Hinzu kommt, dass es oft große Mühe bereitet, Unterlagen selbst zwischen den gängigsten Formaten zu konvertieren zum Beispiel zwischen Microsoft Office, PDF-Files und Papier. Ein reibungsloser Dokumentenfluss ist im Unternehmen jedoch Pflicht, denn wer auf Dauer konkurrenzfähig bleiben möchte, muss schnell auf die richtigen Informationen zurückgreifen können. Wichtige Daten sollten deshalb stets für alle Mitarbeiter schnell und vor allem ohne großen Aufwand verfügbar sein. Eine einfach zu bedienende und übersichtliche Oberfläche erleichtert die Verwaltung von Dokumenten. Damit ist eine schnelle Einbindung in den Workflow garantiert. 18

19 Automatisierte Erkennung und Verteilung von Informationen verleiht dem Papier Flügel Die AutoStore Produktfamilie bietet Ihnen eine kostengünstige Lösung, um den Medienbruch zwischen Papier und Computer zu überwinden und zwar dezentral und prozessorientiert, so dass Sie Ihre Geschäftsabläufe individueller abbilden können. Mit wenigen Klicks können Sie selbst komplizierte Input-Aufgaben inklusive OCR, Barcodeund Forumularerkennung anstoßen. Weiterhin stehen viele Module zur Anbindung an Dokumenten-Management-, Datenbank- und Kommunikations-Systeme zur Verfügung. NSi Europe GmbH Gebr.-Wahl-Str. 21, Braunfels Germany Tel.: +49(0)64 42/ Fax +49(0)64 42/ AutoStore ist einfach zu bedienen und in viele Xerox Multifunktionsgeräte integrierbar. Geschäftsprozesse ständig optimieren. Machen Sie mit?

20 intelligente multifunktionsprinter Alle wichtigen Daten auf einen Blick Die von Nuance vertriebene Xerox-Komplettlösung Scan2Desktop setzt es sich zum Ziel, den Dokumenten-Workflow zu optimieren. Über eine einzige Software lassen sich Unterlagen anzeigen und verwalten und das ergonomisch und benutzerfreundlich. Scan2Desktop arbeitet mit Xerox-Multifunktionsgeräten zusammen und ermöglicht die volle Kontrolle über alle digitalen und gescannten Dokumente. Gesuchtes lässt sich mit der Software schnell finden das spart nicht nur Zeit, sondern auch Speicherplatz. Dafür sorgen die drei Bestandteile der Nuance-Lösung: Paperport Professional, Omnipage Professional und der PDF Converter Professional. Die Zentrale: Paperport Professional Paperport Professional ist das Herzstück der Scan2Desktop-Suite. Die Dokumentenmanagement-Software erfasst, organisiert und speichert digitale Unterlagen und Bilder. Damit man nicht den Überblick verliert, stellt Paperport alle Dateien im zentralen Arbeitsbereich als Miniaturansichten dar und verfügt über eine integrierte Suchmaschine. Zudem lassen sich Anmerkungen oder Stempel zu Dokumenten hinzufügen. Archivierte Dateien kann der Anwender leicht durch Drag & Drop auf das entsprechende Symbol per oder Fax verschicken oder an einen Drucker beziehungsweise FTP-Server senden. Paperport setzt zum Scannen von Bildern und Texten auf das OCR-Tool Omnipage Professional. Omnipage Professional Omnipage eignet sich ideal zum Konvertieren von Bilddateien in Microsoft Office- THE REZIDOR HOTEL GROUP SETZT AUF XEROX-MFPS Der Hotelkonzern Rezidor hat sich für eine Dokumentenmanagement-Lösung mit Xerox-Produkten entschieden. Das hat die Belegverarbeitung nicht nur deutlich beschleunigt, sondern auch sicherer gemacht. Die meisten der 36 deutschen Hotels der Ketten Radisson SAS, Country Inn und Park Inn bearbeiten jeden Tag viele Lieferscheine, Rechnungen und Voucher. Diese müssen zeitnah und fehlerfrei in das Warenwirtschaftssystem übertragen werden. Durch den Einsatz von ScanFlowStore (SFS) und Multifunktionsgeräten konnte die X Pro Office GmbH, der in Neuss ansässige Xerox-Partner, diesen Workflow wesentlich verbessern. Schneller und sicherer mit Xerox-Geräten Das Nachtschicht-Personal der Hotels ist für die elektronische Erfassung der täglichen Belege zuständig. Bislang wurden die Dokumente an Einzelplatz-Geräten unter hohem manuellen Aufwand gescannt, indiziert, kontrolliert, weiterverarbeitet und anschließend per Paket an die Zentrale geschickt. Mit den Xerox-Multifunktionsgeräten WorkCentre M123 und WorkCentre 7228 geht den Angestellten diese Arbeit deutlich leichter von der Hand: Seit Dezember 2006 nimmt die Nachtschicht lediglich noch die optische Kontrolle der Scans vor und ersetzt fehlerhafte Scans über ein Profil. Die Xerox-Geräte schicken anschließend alle Dateien per Internet an das Duisburger Service-Center der Hotelgruppe. Preiswert durch Leasing-Modell Preiswert ist die Lösung obendrein: Die Hotelgruppe least die Systeme und rechnet das Druckvolumen über das Xerox-Preismodell eclick ab. Dieses beinhaltet auch sämtliche Wartungs- und Verbrauchsmaterialkosten und hält Kosten sowie Verwaltungsaufwand gering. Rezidor überlegt, nach und nach sämtliche Hotels der Unternehmensgruppe in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit der Dokumentenlösung arbeiten lassen. 20

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