Information, Kommunikation und Interaktion Bausteine für erfolgreiches, nachhaltiges Teilnehmermanagement

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1 Information, Kommunikation und Interaktion Bausteine für erfolgreiches, nachhaltiges Teilnehmermanagement epms Paperless Events Zentrales Datenmanagement für Nachhaltigkeit im Teilnehmermanagement 2015 epms -Chips at Work GmbH 1

2 epms - Paperless Events Zentrales Datenmanagement Es reicht heute nicht mehr aus innovative Ideen für Ihre Veranstaltung in unterschiedlichen Medien, wie Internet, Print, APPs, Social-Networking abzubilden. Potentielle Besucher erwarten heute in allen Bereichen die komplette Bandbreite der Services zu Ihrer Veranstaltung. Ob Mobile, Internet oder Print, der Fokus des Besuchers liegt auf dem gerade präferierten Medium und dort erwartet er alle gewünschten und notwendigen Services zur Veranstaltung Informationen zur Veranstaltung, Kontakte und Networking mit den Besuchern, Registrierungs- und Buchungsmöglichkeiten sowie personalisierte Informationen zu seinen Veranstaltungsablauf. Dabei ist eine APP ohne korrekte ( Live )-Kontaktdaten genauso uninteressant wie eine Online-Registrierung ohne Veranstaltungsinformationen oder gedruckte OnSite- Informationen die auf einem tagealten Datenstand sind. Ein zentrales Datenmanagement und die darauf abgestimmten Anwendungen in den verschiedenen Medien ermöglichen eine lückenlose Information, Kommunikation und Interaktion mit den Gästen von der Einladung bis zur letzten Befragung nach dem Event epms -Chips at Work GmbH 2

3 epms - Paperless Events Nachhaltigkeit im Teilnehmermanagement Seit 2008 wurde die CHIPS AT WORK Modul-Palette zur Durchführung eines nachhaltigen Teilnehmermanagement ständig erweitert. Einheitliches Management-Plattform für durchgehend, elektronische Prozess Online Teilnehmer-, Buchungs-und Reiseverwaltung Online-Registrierung mit Online-Payment und digitaler Rechnung Komfortabler -service für Unterlagen-Versand Mobile APP für Kongress und Veranstaltung (Agenda, Informationen, Aussteller, Referenten, Teilnehmerdaten, Lagepläne u.s.w.) (Aussteller-, Referenten-und Teilnehmerdaten werden realtimeaus der Registrierungsdatenbank geladen vor und während des Event Online-Networking mit persönlichem Terminmanagement Namensschilder mit Papier aus FSC-zertifizierter Produktion, biologisch abbaubar und alternativ mit Maisstärke- Folie Aktueller Agenda mit pers. Daten und Buchungen autom. mit der OnSite-Registrierung Live-Druck, per , SMS oder an interaktiven Terminals vor Ort. Interaktive Systeme für einen durchgehende elektronische Besucherkommunikation und Information während der Veranstaltung Innovatives Präsentationssystem mit ipad und Großmonitor Online-Reporting, vor und während der Veranstaltung Nachgelagerte Besucherkommunikation durch integrierte Feedbackerfassung und elektronische Follow up Maßnahmen epms -Chips at Work GmbH 3

4 Teilnehmerverwaltung und Online- Registrierung 2015 epms -Chips at Work GmbH 4

5 Teilnehmerverwaltung und Online- Registrierung Schnell - komfortable - kundenorientiert -papierlos Komfortable Online- Teilnehmermanagement- Plattform Optimierter Einladungsprozess per Hotline-Service für Kundenkommunikation Individuelle Teilnehmerverwaltung und Online- Registrierung (unter anderem Ticket-, Hotel-, Reisebuchung, Online-Payment, digitale Rechnung, Inkasso) Persönliche Buchungen und Informationen zur Nutzung im OnSite-Service Individuelle PDF-Formularvorlagen für Briefe, Rechnungen sowie und Namensschilder Individuelles Reporting mit autom. Zustellfunktion Veranstaltungsspezifische Anpassung an vorgegebenen Prozesse und Abläufe 2015 epms -Chips at Work GmbH 5

6 goevent Smartphone-APP für Kongress, Messen und Events 2015 epms -Chips at Work GmbH 6

7 goevent Smartphone-APP Komfortable Terminplanung Übernehmen Sie Ihre Termine einfach in Ihren eigenen Terminkalender Bewertungsmodul Einfache Integration von Bewertungsformularen zu allen Veranstaltungspunkten Cross Marketing und Sponsoring Erhalten Sie zusätzliche Informationen zu der nächsten Veranstaltung oder speziellen Anbietern Ihres Event. Individuelle Profil Erweitern Sie Ihr vorhandenes Profil durch zusätzliche Texte, Bilder und Logos Alle gängigen Plattformen IOS, Android, HTML Immer die aktuellsten Daten Alle Teilnehmerdaten werden immer live aus dem Veranstaltungs-Server geladen. Optimale Vor-und Nachbereitung Nehmen Sie schon vor dem Event mit Teilnehmern, Ausstellern und Referenten kontakt auf oder organisieren Sie hierüber Ihre Kommunikation nach dem Event 2015 epms -Chips at Work GmbH epms - CHIPS AT WORK GmbH 7

8 Networking-Plattform 2015 epms -Chips at Work GmbH 8

9 Eigenen Networking-Plattform Networking-Services Business-Networking als eigene Kundenbindungsplattform Vollständig im eigenen CI Individuelles Profil erstellbar Eigenes Netzwerk für persönliche Kontakte Integrierte Mailfunktion Integriertes Terminmanagement mit Terminkalender Direkte Erstellung eines Networking-Profil aus der Online-Registrierung - keine doppelte Dateneingabe Übersicht über freie Termine des Gesprächspartners Autom. Benachrichtigung bei einer Terminanfrage per / SMS Übernahme der Termine nach Outlook Druckmöglichkeit eines Terminplan 2015 epms -Chips at Work GmbH 9

10 Networking mit integriertem Terminmanagement Direkte Terminvereinbarung von 2 Networking-Teilnehmern Übersicht über freie Termine des Gesprächspartners Autom. Benachrichtigung bei einer Terminanfrage per / SMS Übernahme der Termine nach Outlook Druckmöglichkeit eines Terminplan 2015 epms -Chips at Work GmbH 10

11 Live -Informationsmanagement OnSite-Check-In SMS und -service 2015 epms -Chips at Work GmbH 11

12 Informationsmanagement live -Druck des Info-Brief mit Badge beim OnSite-Check-In Live -Druck des Badge inkl. aktuelle Informationen aus der Datenbank Info-Brief und Namensschild in einem DIN-A4-Blatt 1 Produktionsprozess Live -Druck direkt vor Ort keine Vorproduktion, unnötige Portokosten und Unterlagen für noshows. Unterschiedliche Formate und Druck-Varianten Individuelles Layout mit Ihrem CI Wahlweise mit integriertem RFID-Transponder, oder Barcode Nachhaltigkeit im Teilnehmermanagement: Verwendung ohne Plastikhülle Papier aus FSC-zertifizierter Produktion Folie biologisch abbaubar oder direkt aus Maisstärke- Laminat erhältlich 2015 epms -Chips at Work GmbH epms - CHIPS AT WORK GmbH 12

13 Informationsmanagement Autom. SMS- und -service beim OnSite-Check-In Mit dem automatischen SMS- und - Service entfällt die umständliche und papierintensive Ausgabe von Programmunterlagen und Info-Briefen. Brandaktuelle Informationen autom. beim Check-In vor Ort Daten können bis zum Check-In- Zeitpunkt vor Ort bearbeitet werden. Autom. Erstellung eines PDF bei der Registrierung vor Ort Versand der aktuellen Informationen wahlweise per und oder SMS Prozess- und Kostenoptimierung für den Veranstalter Effizienter und komfortabler Service mit tatsächlich aktuellen Informationen. Nachhaltigkeit im Teilnehmermanagement 2015 epms -Chips at Work GmbH 13

14 Kongress- und Tagungs-APP 2015 epms -Chips at Work GmbH 14

15 epms Kongress- und Tagungs-App Die epms Kongress- und Tagungs-APP bietet eine innovative Plattform Teilnehmer einfach, schnell und komfortabel über die Veranstaltung zu informieren und interaktiv daran teilnehmen zu lassen. Innovativ Informieren Übersichtliche Struktur Verschiedenste Inhalte individuell wählbar Informationen zu Referenten/Rednern integrieren Details zu den Workshops bzw. Agenda- Punkten, Impressionen, Bilder und Videos zur Location und dessen Umgebung Integration von Location-/Raumplänen Auf dem aktuellen Stand halten (News- Funktion) Erfahren was künftig stattfindet epms -Chips at Work GmbH 15

16 epms Kongress- und Tagungs-App Interaktiv Mitarbeiten Integrierte Voting-Funktion (Ted-Funktion) Fragen an das Podium stellen (Messaging- Funktion) Informationen bestellen Vorträge und Referenten bewerten Komfortable Funktionen Personalisierte App, LogIn Persönliche Workshopbuchungen inkl. Erinnerungsfunktion Kopplung an das epms-onsite- Registrierungssystem möglich Automatische Update-Funktion (Aktualisierung des Inhalts) Inhaltsanpassung live vor Ort Bereitstellung von Auswertungen nach der Veranstaltung 2015 epms -Chips at Work GmbH 16

17 epms Kongress- und Tagungs-App Beispielprojekt: medizinische Fortbildung Berlin 2014 und 2015 Fakten Projektumsetzung: 450 Teilnehmer wurden mit ipads und der epms-kongress-und Tagungs-APP ausgestattet Anbindung der APP über Schnittstelle an das epms-onsite-registrierung-system vor Ort Live-Druck-Namensschilder, Zutrittskontrolle Komplette Zertifizierungsabwicklung mit der Ärztekammer, inkl. Live-Druck der Zertifikate Elektronische Gästeliste für die Außendienstmitarbeiter Bereitstellung gebuchte Workshops als persönl. Agenda bei LogIn in die APP Inhalte der APP: Informationen zu Veranstaltung, Location (Pläne), Abendveranstaltung Integration von Bildern, Texten, PDF-Dokumente Allg. Agendapunkte, Workshops inkl. Detailansicht Persönl. Agenda Referentenbiografien mit Verknüpfung zu den Agendapunkten Elektronisches Evaluationsformular, inkl. Auswertung abhängig von den tatsächlich besuchten Sessions Bestellformular für Studieninformationen, inkl. Auswertung Messaging-Funktion für Fragen an das Podium (abschaltbar), inkl. Auswertung TED-Funktion Voting in 5 parallellaufenden Workshopräumen mit Ergebnisdarstellung, inkl. Auswertung personalisierte Freischaltung der TED-Funktion über elektronischen Check-In je Raum 2015 epms -Chips at Work GmbH 17

18 epms Show 2015 epms -Chips at Work GmbH 18

19 epms Show Faszinierende Firmenpräsentationen mit epms-show epms-show die komfortable Multitouch-Neuheit für Messeauftritte, Konferenzen, Tagungen und mehr! Damit können Sie unterschiedlichste Inhalte Präsentationen, Bilder, Videos kabellos via ipad oder Tablet steuern und zeitgleich auf mehreren Bildschirmen oder Leinwänden für Ihre Kunden erlebbar machen. Nutzen Sie epms- Show und Ihre Firmen- und Produktpräsentation wird zu einem intuitiven, interaktiven Event! epms-show bietet Ihnen folgende Vorteile: Verschiedene Inhalte zentral & einfach abrufbar Bereitstellen aller Dokumente in einer App (ipad/windows) Verschiedenste Inhalte individuell wählbar Übersichtliche Struktur Mehrere Bildschirme variabel & in Echtzeit steuerbar Visualisierung auf verschiedenen Präsentationsbildschirmen/Leinwänden (30 und mehr!) Fernsteuerung der Bildschirme mittels ipad/tablet in Echtzeit Vernetzung mehrerer Bildschirme/Beamerund ipads/tablets Bildschirme einzeln oder als Gruppe synchron steuerbar Individuelles Design Komfortabel Übersichtlich Multitouch-Lösung individuell & flexibel einsetzbar Integration der Anwendung in die bestehende Präsentationsumgebung Multitouch-Lösung auch als Stand-Alone Präsentationsmedium nutzbar Individuell angepasste Benutzeroberfläche (CI des Kunden) 2015 epms -Chips at Work GmbH 19

20 epms Info-Terminal 2015 epms -Chips at Work GmbH 20

21 epms-terminal Anwendungsmöglichkeiten Über eine einfache und intuitiv zu bedienende Menüoberfläche (Maus oder Touchscreen) kann der Besucher alle gewünschten Anwendungen für sich auswählen. Die elektronische Identifikation per RFID ermöglicht die direkte Anzeiger persönlicher Daten ohne umständliches manuelles Login oder Suchen durch den Besucher. Über die Konfiguration besteht die Möglichkeit bestimmte Services nur zu bestimmten Zeiten oder auch nur an bestimmten Terminals anzubieten. So eröffnet das epms Terminal personalisierte Anwendungsszenarien vom reinen Informationspunkt über den interaktiven Kommunikationsaustausch bis hin zum papierlosen Kongress: Besucherterminal z.b. mit Self-Check-in, personalisierter Agenda, Such- und Wegeleitfunktion, elektronischem Feedbackbogen, Bestellsystem, internem Mailingsystem, Partnermatching und Partnerpräsentation, Workshopbuchung vor Ort, personalisiertem Internetcafé, etc. Partnerterminal für Aussteller z.b. mit Angebotspräsentation, Leadmanagement, Bestellservice, etc epms -Chips at Work GmbH 21

22 epms-terminal Besucher Self-Check-in per 2015 epms -Chips at Work GmbH 22

23 epms-terminal Personalisierte Agenda 2015 epms -Chips at Work GmbH 23

24 epms-terminal Suchfunktion 2015 epms -Chips at Work GmbH 24

25 epms-terminal Wegeleitfunktion 2015 epms -Chips at Work GmbH 25

26 epms-terminal Feedbackbogen Strukturierte Fragen mit direkter Auswertung ohne Datenverlust Einfache und interessante Bedienung der elektronischen Feedbackbogens = Fragen werden durch einen Klick oder einen Touch beantwortet Bei Einsatz des elektronischen Feedbackbogen über eine gesamte Veranstaltung kann die Abfrage über einen größeren Zeitraum stattfinden 2015 epms -Chips at Work GmbH 26

27 epms-terminal Workshop-Buchung mit Kontingentverwaltung Funktion für die direkte Buchung der angebotenen Workshops Über die integrierte Kontingentverwaltung kann die max. Anzahl der noch OnSite verfügbaren Plätze für jeden Workshop eingestellt werden Auswertungen zu der Buchungs- und Belegungszahl sowie Workshop-Listen mit den Namen der Besucher können über den Eventmonitor real-time abgefragt werden 2015 epms -Chips at Work GmbH 27

28 epms-terminal Papierlose Kundenbetreuung für Aussteller 2015 epms -Chips at Work GmbH 28

29 epms-terminal Mögliche Features 2015 epms -Chips at Work GmbH 29

30 epms-terminal Zentrale Partner-Individualisierung 2015 epms -Chips at Work GmbH 30

31 epms-leadmanagement Leadmanagement mit Bestellservice und -bestätigung Direkte komfortable Erfassung der Kontakte und Informationen am Ausstellerstand Funktion elektronische Visitenkarte hinterlassen Nachträgliche Verwaltung der Lead-Daten möglich 2015 epms -Chips at Work GmbH 31

32 epms-leadmanagement Leadmanagement mit Bestellservice und -bestätigung Verwaltung mehrerer Berater im System live-statistik zu Beratungsgesprächen, auch beraterbezogen Elektronische Bereitstellung der Kontaktdaten für den Aussteller Versand einer direkt nach dem Beratungsgespräch Exakte Auswertung der Besucheraktivitäten in der Ausstellung Exakte Besucherzahlen an den Messeständen 2015 epms -Chips at Work GmbH 32

33 Chips at Work GmbH Heilsbachstraße Bonn Werner Schiffer Geschäftsführer Fest: +49 (0) Fax: +49 (0) Website: epms -Chips at Work GmbH 33

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