3. ASORS Jahreskongress Supportive Therapie und Rehabilitation bei Krebs State of the Art 2013

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1 3. ASORS Jahreskongress Supportive Therapie und Rehabilitation bei Krebs State of the Art April 2013 Hotel Pullman Berlin Schweizerhof

2 Allgemeine Informationen Seite 3 Informationen zur Industrieausstellung Seiten 3-4 Anlagen: Sponsoringmöglichkeiten Anlage A, Seite 5 Anmeldung Sponsoringauftritt Anlage B, Seite 6 Anmeldung Industriesymposium Anlage C, Seite 7 Anmeldung Standfläche Anlage D, Seite 8 Bestellformular Elektroinstallationen Anlage E, Seite 9 Bestellformular Standausstattung Anlage F, Seite 10 Bestellformular Anmeldung Firmenmitarbeiter Anlage G, Seiten 11/12 Sonstige Bestellungen Anlage H, Seite 13 Hotelbuchung Anlage K, Seite 14 2

3 Allgemeine Informationen Veranstaltungsort Hotel Pullman Berlin Schweizerhof Budapester Str Berlin Telefon: Telefax: Wissenschaftliche Leitung Prof. Dr. med. P. Feyer Prof. Dr. med. H. H. Bartsch Organisation Frau Sarah Fronmüller Neumarkter Straße München Telefon: Telefax: Voraussichtliche Tagungszeiten Freitag, Uhr Samstag, Uhr Voraussichtliche Öffnungszeiten des Tagungsbüros Freitag, Uhr Samstag, Uhr Änderungen vorbehalten. Informationen zur kongressbegleitenden Industrieausstellung Ausstellungsorganisation Neumarkter Straße München Geplanter Standaufbau Donnerstag, ab ca Uhr Freitag, Uhr Öffnung der Ausstellung Freitag, Uhr Samstag, Uhr Standabbau Samstag, ab ca Uhr Anmeldeschluss 30. November 2012 Anmeldung Ihrerseits muss eine schriftliche Bestellung des Ausstellungsstandes (max. Standgröße abhängig vom Sponsoringauftritt) mittels beiliegendem Anmeldeformular erfolgen. Sobald der Anmeldevorgang abgeschlossen ist, lassen wir Ihnen den angefertigten Standplan zukommen. Mitarbeiterregistrierung (berechtigt zur Teilnahme an den wissenschaftlichen Vorträgen) Bitte senden Sie uns das Formular für die Bestellung von kostenlosen Mitarbeiterregistrierungen (max. Anzahl abhängig vom Sponsoringauftritt) bis spätestens zurück. Die Unterlagen erhalten Sie im Tagungsbüro vor Ort. 3

4 Anlieferung am Lieferfahrzeuge können am separaten Liefereingang zum Be- und Entladen halten. Standfläche Entsprechend Ihrer Sponsoringanmeldung ist mit dem Sponsoringauftritt eine maximale Standfläche verbunden. Bitte senden Sie uns die Anlage D für die Bestellung der detaillierten Standgröße bis spätestens 30. November 2012 zurück. Standreinigung Die Reinigung der nicht zu den Ständen gehörenden Gänge obliegt dem Hotel. Die Reinigung innerhalb des Ausstellungsstandes ist Sache der ausstellenden Industrie. MCI vermittelt auf Wunsch Personal für das Reinigen der Stände (s. beiliegendes Formular). Standbewirtung Catering kann ausschließlich über das Hotel Pullman Berlin Schweizerhof erfolgen. Abholung der Materialien Bitte lassen Sie Ihre Materialien am Montag, abholen. Lagerung Es stehen vor Ort keine Lagerflächen zur Verfügung. Werbung Die ausstellenden Firmen dürfen nur innerhalb des von ihnen gemieteten Standes Werbung betreiben. Sämtliche Werbemittel sind so einzusetzen, dass kein anderer Aussteller belästigt wird. Dieses gilt insbesondere für sich bewegende und akustische Werbemittel. Wände, Türen etc. dürfen nicht beklebt werden. Aushänge dürfen nur mit Genehmigung des Tagungsbüros angebracht werden. Brandschutzauflagen Sämtliches Material muss nach DIN 4102 mindestens schwer entflammbar sein. Brennbare Verpackungsmaterialien und Abfälle sind unverzüglich zu entfernen. Zahlungsbedingungen Die Zahlung der Sponsoringsumme ist nach Erhalt der Rechnung zu entrichten. Die Zahlung des Sponsoringbetrages hat bis zu erfolgen. Ist bis eine Woche vor Ausstellungsbeginn kein Zahlungseingang verzeichnet, behält sich MCI das Recht vor, eine Aufbaugenehmigung zu verweigern. Bewachung Es erfolgt eine Basis-Bewachung der Industrieausstellung. Es kann jedoch keine Verantwortung für Verluste übernommen werden. Eine Extra Standbewachung können Sie über MCI in Auftrag geben. Parkmöglichkeiten 68 Stellplätze stehen für PKWs und Vans in der Hotelgarage zur Verfügung (z.zt. EUR 20,00 pro Tag). 4

5 Anlage A Sponsoringmöglichkeiten Für o.g. Veranstaltung gelten die folgenden Sponsoringmöglichkeiten: ab EUR ,00 ab EUR ,00 ab EUR ,00 ab EUR 5.000,00 Platinsponsor Goldsponsor Silbersponsor Bronzesponsor Die folgenden Präsentationsmöglichkeiten sind im Sponsoringbetrag inkludiert: Platinsponsor Goldsponsor Silbersponsor Bronzesponsor Firmengäste (Fachärzte) Freiregistrierung für Firmenmitarbeiter Link zur Firmenhomepage auf der Symposiums- Homepage Nennung als Hauptsponsor im Programm EUR ,00 EUR ,00 EUR ,00 EUR 5.000,00 16 Personen 8 Personen 4 Personen 2 Personen 8 Personen 4 Personen 2 Personen 1 Person Ja, mit Logo Ja, mit Logo Ja, mit Logo Ja, mit Logo Ja, mit Logo Ja, mit Logo Ja, mit Logo Ja, mit Logo Auslage von Flyern Ja, kostenlos Ja, kostenlos Ja, kostenlos Ja, gegen Aufpreis Ausstellungsfläche im Rahmen der Industrieausstellung bis max. 15 qm bis max. 12 qm bis max. 6 qm bis max. 4 qm Symposium / Vortrag Dauer 45 Minuten Dauer 30 Minuten Dauer 15 Minuten Nein Zusätzliches Logoplacement (auf first come first served Basis) Ja a) Blöcke b) Stifte c) Lanyards für die Namensschilder Ja, gegen Aufpreis und nach Verfügbarkeit. Ja, gegen Aufpreis und nach Verfügbarkeit. Ja, gegen Aufpreis und nach Verfügbarkeit. 5

6 Anlage B Sponsoringauftritt Firma / Organisation zum 30. November 2012 zurücksenden an: Vor- und Zuname (Ansprechpartner) Straße / Postfach Telefon / Telefax PLZ / Ort Staat / Bundesland Nennung der Firma in Printmedien, auf Namensschildern usw. Wir möchten als Platinsponsor (ebenfalls Anlage C übersenden) mit Logo-Placement (s. Anlage A) a) b) c) Goldsponsor (ebenfalls Anlage C übersenden) Silbersponsor (ebenfalls Anlage C übersenden) Bronzesponsor beim 3. ASORS-Jahreskongress ( ) in Berlin auftreten. Rechnungsstellung: Rechnungsstellung: Bitte geben Sie Ihre Umsatzsteuer ID an: Rechnungsadresse wie oben angegeben verwenden Rechnungsadresse weicht von oben angegebener Adresse ab. Bitte folgende Rechnungsadresse verwenden: spezieller Text / Auftragsnummer, der / die auf der Rechnung vermerkt werden sollte Nach Eingang Ihrer Anmeldung für ein Sponsoring erhalten Sie von uns eine rechtsverbindliche Sponsoringvereinbarung über den angegebenen Betrag. Bitte achten Sie auf eine korrekte Übermittlung der Rechnungsanschrift, da es bei einer nachträglichen Änderung zu einer Bearbeitungsgebühr von EUR 100,00 netto kommen kann. Mit Ihrer Unterschrift akzeptieren Sie die Sponsoringbedingungen der MCI. Ort, Datum Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift 6

7 Anlage C - Anmeldung Industriesymposium Firma / Organisation zum 30. November 2012 zurücksenden an: Vor- und Zuname (Ansprechpartner) Platin-, Gold- und Silbersponsoren Wir möchten unser Symposium (45, 30 bzw. 15 Minuten) bevorzugt am Freitag, 12. April 2013 Samstag, 13. April 2013 veranstalten. Der Kongress findet von Freitagmittag bis Samstagnachmittag statt. Titel des Symposiums / Vortrags: Folgende Technik wird im Plenum bereit gestellt: Beamer, Leinwand, PC, Notebookanschluss am Rednerpult, Mikrophon und Tonanlage. Bitte notieren Sie hier, wenn Sie noch zusätzlich Technik benötigen. Zusätzliche Technik berechnen wir nach Aufwand. Bitte beachten Sie, dass wir die Symposien nach Berücksichtigung Ihrer Priorität vergeben. Die Anmeldung ist erst nach unserer Rückbestätigung als verbindlich zu erachten. Es besteht kein Anspruch auf priorisierte Zeiten. Ort, Datum Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift 7

8 Anlage D Anmeldung Standfläche (nur in Verbindung mit einem Sponsoringauftritt) zum 30. November 2012 zurücksenden an: Firma / Organisation Vor- und Zuname (Ansprechpartner) Telefon Größe des Standes (Länge x Breite): Achtung: Maximale Größe abhängig vom Sponsoringauftritt, s. Anlage A Sponsoringmöglichkeiten Standbauweise: Bitte beachten Sie unbedingt die maximale Bauhöhe von 3,70 m. Eigener Systemstand Faltdisplay mit Tischdemonstration Nach Möglichkeit Positionierung neben folgender Firma: Keine Positionierung neben folgender Firma: Sonderwünsche: Sonderwünsche werden zusätzlich berechnet. Wir haben die Sponsoringbedingungen zur Kenntnis genommen und erkennen sie als verbindlich an. Ort, Datum Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift 8

9 Anlage E Elektroinstallation zum 01. Februar 2013 zurücksenden an: Firma / Organisation Vor- und Zuname (Ansprechpartner) Telefon Stromanschluss 230 V / 16 A à EUR 45,00 netto 400 V / 16 A à EUR 75,00 netto / pro Tag 400 V / 32 A auf Anfrage Strombedarf 1 KW (inklusive) 2 KW (Aufpreis EUR 25,00) 3 KW (Aufpreis EUR 50,00) anderer Strombedarf (Preis auf Anfrage) WLAN Sonderwünsche: Kosten 9 Euro pro 24 Stunden - Voucher im Tagungsbüro gegen Barzahlung, oder bei Vorbestellung bis auf Rechnung Alle angegebenen Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen MwSt. Sonderwünsche werden zusätzlich berechnet. Wir haben die Sponsoringbedingungen zur Kenntnis genommen und erkennen sie als verbindlich an. Ort, Datum Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift 9

10 zum 01. Februar 2013 zurücksenden an: Anlage F - Standausstattung Firma / Organisation Vor- und Zuname (Ansprechpartner) Telefon Standausstattung Stehtische (Marmorstehtisch, Ø 90cm, ohne Tischdecke) Tische (75 cm x 182 cm, ohne Tischdecke) Tischdecke(n) à EUR 20,00 netto à EUR 15,00 netto kostenlos Stühle à EUR 10,00 netto Barhocker à EUR 23,00 netto / pro Tag Sonderwünsche: Sonderwünsche werden zusätzlich berechnet. Wir haben die Sponsoringbedingungen zur Kenntnis genommen und erkennen sie als verbindlich an. Ort, Datum Firmenstempel und Unterschrift 10

11 Anlage G Anmeldung Firmenmitarbeiter zum 01. Februar 2013 zurücksenden an: Firma / Organisation Vor- und Zuname (Ansprechpartner) Straße / Postfach Telefon / Telefax PLZ / Ort Staat / Bundesland Nennung der Firma auf dem Namensschild: Ausstellerausweise: Berechtigen nur zum freien Eintritt zur Industrieausstellung! Freiregistrierungen: Je nach Sponsoring erhalten Sie Freiregistrierungen (Platinsponsor 8 Freiregistrierungen, Goldsponsor 4 Freiregistrierungen, Silbersponsor 2 Freiregistrierungen, Bronzesponsor 1 Freiregistrierung), die den Zutritt zu den wissenschaftlichen Vorträgen ermöglichen. Vollregistrierung: Die Registrierungsgebühr in Höhe von EUR 75,00 (gültig bis ) bzw. EUR 90,00 (gültig ab ) pro Person berechtigt zur Teilnahme am Kongress. Der Betrag muss bis spätestens beglichen sein. Reise- und Übernachtungskosten werden nicht übernommen. Hotelzimmer buchen Sie bitte mit Hilfe des Formulars Anlage K- Zimmerbuchung. Anmeldung der Mitarbeiter auf der nächsten Seite. 11

12 Fortsetzung Anlage G Anmeldung Firmenmitarbeiter Bitte ausfüllen: Vor- und Zuname Mitarbeiter 1) Ausstellerausweis Freiregistrierung Vollregistrierung (kostenpflichtig) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) Rechnungsstellung: Rechnungsadresse wie auf Seite 12 angegeben verwenden Rechnungsadresse weicht der angegebenen Adresse ab. Bitte folgende Rechnungsadresse verwenden: spezieller Text / Auftragsnummer, der / die auf der Rechnung vermerkt werden sollte 12

13 zum 01. Februar 2013 zurücksenden an: Anlage H Sonstige Bestellungen Standcatering JA Catering darf ausschließlich über das Hotel Pullman Berlin Schweizerhof bestellt werden. Bitte wenden Sie sich hierbei an Helena Holm (Tel.: ). Individuelle Standreinigung JA EUR 4,50 netto / m² / Tag Standbewachung JA Sollten Sie eine individuelle Standbewachung wünschen, so teilen Sie uns dies bitte kurz nebenstehend mit. Wir werden Sie an die entsprechenden Leistungsträger weiter vermitteln. Technische Informationen an: Firmenadresse (wie auf Standanmeldung angegeben) und / oder Standbauer: Adresse: Telefon / Fax: Sonderwünsche: Sonderwünsche werden zusätzlich berechnet. Wir haben die Allgemeinen Sponsoringbedingungen zur Kenntnis genommen und erkennen sie als verbindlich an. Ort, Datum Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift 13

14 zum 01. Februar 2013 zurücksenden an: Anlage K Zimmerbuchung im Hotel Pullman Berlin Schweizerhof Bitte beachten Sie, dass nur schriftliche Reservierungen bearbeitet werden können! Sämtliche Änderungen bedürfen der Schriftform. Ich bitte um folgende verbindliche Zimmerreservierung im Hotel Pullman Berlin Schweizerhof: Besteller / Rechnungsadresse: Reservierung auf Selbstzahlerbasis Firma / Organisation Ansprechpartner Straße / PLZ / Ort Telefon / Fax Hotelgäste (Vor- und Zunamen): Anreisetag: Abreisetag: Raucher Nichtraucher (nach Verfügbarkeit!) Einzelzimmer (135,00 EUR inkl. gesetzl. MwSt. / zzgl. 24,00 EUR für Frühstück inkl. gesetzl. MwSt.) Doppelzimmer (155,00 EUR inkl. gesetzl. MwSt. / zzgl. 48,00 EUR für Frühstück inkl. gesetzl. MwSt.) Bezahlung: vor Ort bei Abreise! Reservierungs- und Stornierungsbedingungen: Eine kostenlose Stornierung der Zimmer ist nach Buchung nicht mehr möglich, es sei denn MCI kann die Zimmer weiterverkaufen. Im Falle einer Änderung bzw. Stornierung werden die Kosten in Rechnung gestellt. Reservierungen werden nach Eingang bearbeitet. Es steht nur eine begrenzte Zimmeranzahl zur Verfügung. Die Zimmerbuchung ist erst nach Erhalt der Buchungsbestätigung verbindlich. Die Zimmer stehen Ihnen am Anreisetag ab 15:00 Uhr, am Abreisetag bis 12:00 Uhr zur Verfügung. Sollte die Anreise nach 18:00 Uhr erfolgen, bitten wir um eine kurze Benachrichtigung an das Hotel. Es gelten die jeweiligen allgemeinen Geschäftsbedingungen des Hotels. Wichtiger Hinweis zur Hotelbuchung: Mit meiner Hotelbuchung akzeptiere ich alle angeführten Bedingungen und bin damit einverstanden, dass Stornierungskosten bei Nicht-Anreise oder Verkürzung des Aufenthaltes in Rechnung gestellt werden. Ort/ Datum 14 Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift