Sage 50 Jahresabschluss und gesetzliche Änderungen. Sage Schweiz AG

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1 Sage 50 Jahresabschluss und gesetzliche Änderungen Sage Schweiz AG

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Allgemeine Informationen Neues Rechnungslegungsrecht (nrlr) Jahresabschlusskurse Lohnbuchhaltung Allgemeines Vorgehen Quellensteuertarife Quellensteuertarife Tessin Checkliste Jahresabschluss Gesetzliche Bestimmungen Änderungen ab 1. Januar Pflichtfelder für den Lohnausweis 11 Anleitung Jahresabschluss Sage 50 Seite 2 von 15

3 1.0 Allgemeine Informationen 1.1 Neues Rechnungslegungsrecht (nrlr) Was ändert sich überhaupt für meine Firma? Aufgrund der grossen Nachfrage wird es im Januar zwei weitere Web-Seminare zum Thema Neues Rechnungslegungsrecht geben. Anmeldung Jahresabschlusskurse Machen Sie sich fit für den Jahresabschluss mit unseren Kursen der Academy. Daten und Anmeldung Anleitung Jahresabschluss Sage 50 Seite 3 von 15

4 2.0 Lohnbuchhaltung 2.1 Allgemeines Das Jahresende naht. Die Auswertungen müssen termingerecht eingereicht werden. Testen Sie bereits heute die Richtigkeit der Jahresendauswertungen, so dass Sie in der Hektik des Jahresabschlusses nicht in Verzug geraten. 2.2 Vorgehen Wählen Sie via Menü Auswertungen Jahresverarbeitung die für Sie wichtigsten Auswertungen, welche per Ende Jahr den jeweiligen Institutionen zugestellt werden müssen. Prüfen Sie, ob auf der entsprechenden Abrechnung alle nötigen Mitarbeitenden erscheinen und ob die Totalbeträge per dato stimmen. Mit Hilfe der Auswertung Lohnkonto unter den Jahresendlisten, können Sie die Lohnsummen kontrollieren. 2.3 Quellensteuertarife 2015 Die neuen Quellensteuertarife können kostenpflichtig bei Sage bezogen werden. Die Dateien mit den Quellensteuertarifen können für folgende Softwarelösungen und Versionen ab Mitte Dezember bezogen werden: Version 2013 mit aktuellem Auto-Update (ohne Quellensteuertarife für Tessin) Version 2014 mit aktuellem Auto-Update (alle Quellensteuertarife) 2.4 Quellensteuertarife Tessin Das Tessiner Parlament hat im November 2014 beschlossen, ab dem 1. Januar 2015 vier neue Tarifcodes einzuführen, um zwischen Tages- und Wochenaufenthalter zu unterscheiden. Wir arbeiten an einer Lösung, die wir Ihnen anfangs des Jahres 2015 für Sage Start in einem Auto Update (Version ) zur Verfügung stellen. Anleitung Jahresabschluss Sage 50 Seite 4 von 15

5 2.5 Checkliste 1. Lohnkonto aufbereiten: Auswertungen Jahresverarbeitung Lohnkonto (gegebenenfalls Eingrenzung auf eine Person oder Lohnartenschlüssel) 2. FAK-Abrechnung starten 3. AHV-Lohnbescheinigungen starten 4. UVG-Abrechnung starten 5. UVGZ-Abrechnung starten (Achtung bei der Auswahl der Personengruppe im Druckfenster) 6. BVG-Abrechnung starten (Achtung bei der Auswahl der Personengruppe im Druckfenster) 7. KTG-Abrechnung starten (Achtung bei der Auswahl der Personengruppe im Druckfenster) 8. Quellensteuer-Abrechnung (Rekap) 9. Lohnausweis mit Barcode (Swissdec-PDF) erstellen: (unterste Auswertung) Anleitung Jahresabschluss Sage 50 Seite 5 von 15

6 Alle Auswertungen mit der Klammer-Ergänzung Swissdec-PDF sind grundsätzlich für das Elektronische Lohnmeldeverfahren (ELM) nötig. Diese finden Sie im unteren Bereich der Jahresendlisten. Wenn Sie die Option ELM (kostenpflichtige Zusatzoption) nicht nutzen, können Sie die Auswertungen im oberen Bereich verwenden. Die Ausnahme bildet der Lohnausweis mit Barcode, welcher nur bei den ELM-Auswertungen im unteren Bereich zu finden ist. Dieser wird immer im PDF- und XML-Format erstellt. 2.6 Jahresabschluss Wenn Sie den Lohnlauf Dezember via Datei Lohnperiode Lohnperiode in die Jahresdatei verbuchen abgeschlossen haben, stellen Sie bitte die Mandanteneinstellungen nochmals auf Ende Dezember. Jetzt können den Jahresabschluss mit dem Jahresabschluss-Assistenten durchführen und es wird pro Jahr ein Mandant erstellt. Sofern Sie für das laufende Jahr noch Korrekturen machen müssen, können Sie nach dem Jahresabschluss wieder in den Vorjahresmandanten und dort die nötigen Änderungen noch tätigen. Unter dem Menü Extras Ausführen Jahresabschluss gelangen Sie zum Assistenten. Anleitung Jahresabschluss Sage 50 Seite 6 von 15

7 Archivierung Der Text Archiv 2014 beschreibt das Archiv des Abrechnungsjahres, welches abzuschliessen ist. Die Bezeichnung kann nach Wunsch überschrieben werden. Mandanten Mit dem Assistenten wird automatisch ein neuer Mandant für das neue Abrechnungsjahr erstellt. Der neu erstellte Mandant wird standardmässig im Mandantenverzeichnis hinterlegt. Ordner und Mandantenname können nach Wunsch geändert werden. Anleitung Jahresabschluss Sage 50 Seite 7 von 15

8 Daten und Fibu-Verknüpfung Die Angaben für das neue Abrechnungsjahr werden automatisch hinterlegt. Mitarbeiterselektion In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, einzelne oder alle ausgetretenen Mitarbeiter zu archivieren oder zu löschen. Ebenfalls empfehlen wir Ihnen, die Lohncode-History und die Quellensteuer-History nicht zu übernehmen. Diese wird im neuen Jahr nicht mehr gebraucht. Anleitung Jahresabschluss Sage 50 Seite 8 von 15

9 Abschluss Die Verarbeitung des Jahresabschlusses wird erst dann durchgeführt, wenn die Schaltfläche Fertig stellen gedrückt worden ist. Bei der Verarbeitung wird ein Protokoll erstellt, welches anschliessend aufgerufen und ausgedruckt werden kann. Nachdem Sie die Schaltfläche Schliessen angewählt haben, kommen Sie direkt zur Anmeldemaske des neuen Mandanten. Loggen Sie sich mit dem Benutzername / Passwort ein. Sie befinden sich nun automatisch im neuen Abrechnungsjahr. Im Firmenstamm Register Konstanten können Sie anschliessend im Jahr 2015 die Konstanten für Ihre Sozialversicherungen (gesetzliche Änderungen im BVG) anpassen. Anleitung Jahresabschluss Sage 50 Seite 9 von 15

10 2.7 Gesetzliche Bestimmungen Änderungen ab 1. Januar Säule: AHV / IV / EO / ALV Beitragssätze: AHV Alters- und Hinterlassenenversicherung 8.40 % IV Invalidenversicherung 1.40 % EO Erwerbsersatzordnung 0.50 % Total % Arbeitgeberbeitrag 50% 5.15 % Arbeitnehmerbeitrag 50% 5.15 % ALV 1 Arbeitslosenversicherung 2.20 % Arbeitgeberbeitrag 50% 1.10 % Arbeitnehmerbeitrag 50% 1.10% ALV 2 Arbeitslosenversicherung 1.00 % (Jahreslohn ab CHF ) Arbeitgeberbeitrag 50% 0.50 % Arbeitnehmerbeitrag 50% 0.50 % Leistungen Minimale einfache jährliche Alters- / Invalidenrente CHF Maximale einfache jährliche Alters- / Invalidenrente CHF Maximale jährliche Ehepaar-Altersrente CHF Säule: Berufliche Vorsorge BVG Grenzwerte / Maximal zu versichernder Jahreslohn CHF Leistungen (BVG-Obligatorium) Koordinationsabzug CHF Maximaler koordinierter BVG-Lohn CHF Minimaler koordinierter BVG-Lohn CHF Eintrittsschwelle BVG CHF Anleitung Jahresabschluss Sage 50 Seite 10 von 15

11 2.8 Pflichtfelder für den Lohnausweis Damit der Lohnausweis aufbereitet werden kann, müssen vorab diverse Pflichtfelder ausgefüllt werden. Welche Felder Pflichtfelder sind, wird von der swissdec vorgegeben. UID-BFS (MWST-Nummer) unter Bearbeiten Stammdaten Firmenstamm im Register «Firma» Diese Identifikationsnummer des Unternehmens ist neu und wurde im Rahmen der Zertifizierung der Sage 50 Lohnbuchhaltung nach swissdec 3.0 eingeführt. Das Feld ersetzt die bisherige BUR-Nummer durch die neue MwSt.-Nummer. Nach der unternehmensspezifisch korrekten Nummer kann im UID-Register des Bundesamtes für Statistik gesucht werden. UID-EHRA unter Bearbeiten Stammdaten Firmenstamm im Register «Firma» Diese Identifikationsnummer war bisher als UID bekannt. Die Funktionalität und Gültigkeit bleibt erhalten, es wurde lediglich die Feldbezeichnung geändert. Nach der unternehmensspezifisch korrekten Nummer kann nach Angabe des Firmenbezeichners auf der Homepage des zentralen Firmenindexes gesucht werden. unter Bearbeiten Stammdaten Firmenstamm im Register «Firma» Im Bereich Lohnverantwortlich (Lohnausweis) ist die adresse der Gehaltsverantwortlichen anzugeben. Anleitung Jahresabschluss Sage 50 Seite 11 von 15

12 BUR-Nummer unter Bearbeiten Stammdaten Firmenstamm im Register «Statistik» In dieser Tabelle mit den Spaltenfeldern BUR-Nr., Arbeitsstätte, Bezeichnung, Adresse, PLZ/Ort, Std/Woche und Lektionen/Woche können mandantenspezifisch mehrere BUR- Nummern erfasst und bearbeitet werden. Diese werden statistikpflichtigen Unternehmen vom Bundesamt für Statistik mitgeteilt. Nachdem die BUR-Nummer erfasst wurde, müssen zwingend auch die Spalten PLZ/Ort sowie die Stunden und Lektionen pro Woche abgefüllt werden. AHV-Mitgliedsnummer unter Bearbeiten Stammdaten Versicherungsstamm im Register «AHV» Tragen Sie hier Ihre AHV-Mitgliedsnummer ein. Nr. der AHV-Ausgleichskasse unter Bearbeiten Stammdaten Versicherungsstamm im Register «AHV» Die Nummer der AHV-Ausgleichskasse muss im Format nnn hinterlegt werden. Die korrekte Nummer für Ihre Ausgleichskasse finden Sie unter dem folgenden Link: Anleitung Jahresabschluss Sage 50 Seite 12 von 15

13 Register FAK unter Bearbeiten Stammdaten Versicherungsstamm In diesem Register müssen die beiden Zeilen FAK-Mitgliedsnummer sowie «Nr. der Familienausgleichkasse» abgefüllt werden. Die Nummer der AHV-Ausgleichskasse muss im Format nnn hinterlegt werden. Die korrekte Nummer für Ihre Ausgleichskasse finden Sie unter dem folgenden Link: ISO-Code bei der Nationalität unter Bearbeiten Stammdaten Personalstamm Im Register Personalien im Feld Nationalitäten muss der ISO-Code hinterlegt werden. Der Code muss nur einmal pro Nation definiert werden. Egal bei welchem Mitarbeiter, diesen können Sie beliebig wählen. Öffnen Sie den Browser mit einem Doppelklick in das Feld Nationalität. Anleitung Jahresabschluss Sage 50 Seite 13 von 15

14 Wählen Sie das entsprechende Land aus und klicken Sie oben links auf das Symbol Datensatz ändern. Das Land erscheint im Bezeichnungsfeld. Sie können beim ISO-Code das internationale Kürzel auswählen. Speichern Sie die Auswahl anschliessend mit dem rechten Symbol Speichern Zuweisung der Lohnart auf eine Lohnausweisziffer unter Bearbeiten Stammdaten Personalstamm Im Register Neuer Lohnausweis im Lohnartenstamm muss die jeweilige Lohnart dem entsprechenden Lohnausweisformular-Feld zugewiesen werden. Wenn diese Zuweisung nicht korrekt sein sollte, können Sie diese jederzeit manuell einstellen und verändern. Setzen Sie den Radiobutton bei der gewünschten Ziffer des Lohnausweises. Wenn die Zuweisung generell über sämtliche Lohnarten nicht gemacht worden ist, können Sie diese auch via Bearbeiten Stammdaten Globalmutation Lohnartenstamm vornehmen. Kreuzen Sie einzelne oder mehrere gleich zuordnungsbare Lohnarten an, und geben Sie die entsprechende Lohnartenzuweisung im Register Neuer Lohnausweis an. Anleitung Jahresabschluss Sage 50 Seite 14 von 15

15 Ist die Lohnart keiner Ziffer des Lohnausweises zugeordnet, aktivieren Sie die Checkbox Lohnart ist keiner Lohnausweis-Ziffer zugewiesen. Die Zuweisung kann man zu jedem Zeitpunkt ändern, auch wenn die Lohnart bereits in die Jahresdatei verbucht worden ist. Die Zuordnung wird in der Auswertung unter Jahresverarbeitung Lohnausweis mit Barcode (Swissdec-PDF) ersichtlich. Für die gültige Zuweisung der einzelnen Lohnarten an die korrekten Lohnausweisformular-Ziffern konsultieren Sie bitte die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der Homepage der Schweizerischen Steuerkonferenz über die Schaltfläche Wegleitung. Anleitung Jahresabschluss Sage 50 Seite 15 von 15