INTEGRA Getränke + Food + WWS Jahresabschluss Jahresabschluss 2014

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1 INTEGRA Getränke + Food + WWS

2 Inhaltsverzeichnis: 1 Grundlagen Anlegen eines neuen Geschäftsjahres Neue Nummernkreise anlegen Kalenderaufbau INTEGRA FiBu- Vorläufiger Jahresabschluss Muster- Checkliste... 6 Abbildungsverzeichnis: Abbildung 1 Firmenstamm... 2 Abbildung 2 Erfassung eines neuen Geschäftsjahres... 3 Abbildung 3 Nummernkreise... 4 Abbildung 4 Kalenderaufbau... 5 Abbildung 5 Anmeldung... 6

3 1 Grundlagen INTEGRA benötigt im Vertrieb keinerlei Abschlussprogramme für den Jahres- oder Monatswechsel. In der Warenwirtschaft sind Buchungen im Lager jedoch nur in Zeiträumen möglich, für die ein Geschäftsjahr angelegt ist. Nur dann können Belege auch in diesem Zeitraum erzeugt und gebucht werden. Darüberhinaus gibt es noch die Zuordnung der Belegnummernkreise zu den Geschäftsjahren. Über die Belegnummernkreise wird entschieden, welche Belegnummer ein Beleg in welchem Geschäftsjahr erhält. 1.1 Anlegen eines neuen Geschäftsjahres Die Geschäftsjahre können für endlos viele Jahre im Voraus angelegt werden. So können Sie nach Neuanlage des Geschäftsjahres bereits Belege für die kommenden Geschäftsjahre erfassen. Über den Menüpunkt B.1 Firmenstamm gibt es die Zusatzfunktion Geschäftsjahr, die einen weiteren Dialog öffnet in dem alle Geschäftsjahre gepflegt werden (Abb.1 und 2). Abbildung 1 Firmenstamm Ein neues Geschäftsjahr wird angelegt indem Sie die Jahreszahl im Feld Geschäftsjahr eintragen. Im Feld Bezeichnung legen Sie die Geschäftsjahresbezeichnung, die auch für den Listendruck verwendet wird, fest. Im 3. Schritt wird über den Button Vorbelegung das Geschäftsjahr mit dem unternehmensindividuellen Geschäftsjahresbeginn aufgebaut.

4 1. Schritt 2. Schritt +Jahreszahl 3. Schritt Abbildung 2 Erfassung eines neuen Geschäftsjahres Falls Sie ein Geschäftsjahr falsch angelegt haben, können Sie dies über die Funktionstaste F9 löschen, allerdings nur solange noch keine Perioden bebucht wurden. Geschäftsjahre werden pro Mandant verwaltet. Verfügen Sie über mehrere Mandanten, müssen Sie in jedem Mandant das neue Geschäftsjahr erfassen (nur bei Original Mandanten, nicht für Testmandanten). In jedem Fall müssen die Geschäftsjahre vor dem vorläufigen Jahresabschluss im Rechnungswesen und vor der ersten Erfassung eines Beleges im neuen Geschäftsjahr angelegt sein. Denken Sie auch an Fremdsysteme die mit INTEGRA über Schnittstellen kommunizieren. Die Schnittstellen benötigen unter Umständen ebenfalls bereits frühzeitig das neue Geschäftsjahr!

5 1.2 Neue Nummernkreise anlegen Im nächsten Schritt müssen im neu angelegten Geschäftsjahr die Nummernkreise für die Belege im Warenwirtschaftssystem definiert werden. Über den Button Nummernkreise öffnet sich der Dialog für die Neuanlage. Entweder können dann alle Eingaben manuell erfolgen, oder man kann die Felder Fix-Nr. bzw. Fix- Buchstabe, Länge Zähler aus dem vorherigen Geschäftsjahr mit Hilfe des Menüs Ergänzen übernehmen. Die Fix Nr. bzw. Fix- Buchstabe werden jeweils vor die Belegnummer gesetzt. Wir empfehlen dem Fix Buchstaben die Jahreszahl anzuhängen. So erhalten Sie zum Beispiel RExx für die Rechnung aus dem Jahre xx. Werden Belegnummern aus dem vorherigen Jahr übernommen (Checkbox "Beleg-Nr" in der Übernahme) sollten diese direkt überarbeitet werden um eine Doppelvergabe auszuschließen..anschließend speichern Sie diese mit F3 oder Bearbeiten Speichern + Verlassen. Ergebnis: Nummernkreise mit Vorbelegung ER + 2. Schritt Jahreszahl mit Längen Zähler +Jahreszahl 1. Schritt 3. Schritt 4. Schritt Abbildung 3 Nummernkreise

6 1.3 Kalenderaufbau Für das neue Geschäftsjahr muss der Kalender nach Ihren Vorgaben (Optionen) aufgebaut werden. Es besteht die Möglichkeit auch mehrere Kalenderjahre auf einmal aufzubauen. Abbildung 4 Kalenderaufbau 1.4 INTEGRA FiBu- Vorläufiger Jahresabschluss Nach dem eine neues Geschäftsjahr angelegt wurde, können Belege innerhalb der Warenwirtschaft für das neue Geschäftsjahr erfasst werden. Bevor jedoch eine Übernahme in die Finanzbuchhaltung ( ) erfolgt, muss dort ein vorläufiger Jahresabschluss durchgeführt werden. Weitere Informationen sind im Jahresabschlusschreiben der INTEGRA Finanzbuchhaltung enthalten.

7 2 Muster- Checkliste Diese unternehmensindividuell erweiterbare Muster- Checkliste der empfohlenen Prüfungsarbeiten zum Geschäftsjahresende beinhaltet ausgewählte in INTEGRA betroffenen Bereiche die unterjährig und vor allem am Jahresende durchgeführt werden sollten. Je nach Organisation Ihres Unternehmens können einzelne Bereiche ergänzt werden oder entfallen. Beachten Sie die Reihenfolge der Checkliste, einige Bereiche sind vom Abschluss anderer abhängig! Alle Arbeiten nach Geschäftsjahreswechsel müssen zwingend unter dem Anmeldedatum durchgeführt werden. Abbildung 5 Anmeldung

8 Erweiterbare Muster- Checkliste Menü Beschreibung Zeitpunkt Bemerkung Erledigt 1.3. Lieferscheine Erstellen einer Übersicht der offenen Belege mit der Belegsuche über die Variante offene Belege Die Suche kann über rechte Maustaste in Excel exportiert werden. Die Suche für alle LS- Varianten im Menü 1.3. ausführen Kommissionierung Überprüfen Sie ob alle Belege in der Kommissionierung eingelesen sind und als Kommissionierschein gedruckt wurden. Mit der Vorgabe des Lieferdatums eventuell gesamtes Altjahr in einer Kommissionierung einlesen um zu prüfen ob auch alle Belege in der Vergangenheit in der Kommissionierung bearbeitet wurden Kommissionierscheine Den Druckdialog Kommissionscheine mit Datum vom 01. bis letzten Arbeitstag im Geschäftsjahr anwählen. Prüfen ob alle Kommissionscheine gedruckt wurden 1.4. Freigabe Die Freigabe für alle Kommissionierscheine ausführen Je nach Organisation in Ihrem Unternehmen ACHTUNG: Nicht für Zeiträume in denen bereits Inventuren durchgeführt wurden. 1.3.A. Stapeldruck Vorgabe vom 01. bis letzen im Geschäftsjahr Prüfung ob alle gedruckt sind Lieferschein Rückerfassung Prüfung ob alle Lieferscheine zurückerfasst sind Über die Suche den Status prüfen Wandeln Alle Rechnungen des alten Jahres wandeln Feste die über den Jahreswechsel gehen können auch im neuen Jahr fakturiert werden Sammelrechnung Alle Sammelrechnungen erzeugen für alle Zeiträume Vorgabe bis Stapeldruck Alle Rechnungen drucken Vorgabe ganzes Jahr Statistik aufbereiten Statistik speichern für alle Rechnungen 1.3.P.S Projektschlussrechnung Schlussrechnung Festverwaltung Prüfung ob alle Feste abgerechnet Vorgabe ganzes Jahr

9 wurden 1.H.2 Bonusabrechnung Bonusabrechnung für Jahr, Monat, Quartal und Halbjahr abrechnen Vorgabe ganzes Jahr 1.H.A. Stapeldruck Stapeldruck aller Bonusabrechnungen Vorgaben ganzes Jahr FiBu Übergabe FIBU Übergabe aller Rechnungsbelege Belege Vorgabe ganzes Jahr Wareneingang Alle Wareneingänge des alten Jahres verbuchen Über die Suche den Status prüfen Lager Umbuchungen Alle Lagerumbuchungen abschließen Materialentnahme Alle Materialentnahmen buchen (auch Bruch) Lagerwertkorrektur Alle Lagerwertkorrekturen buchen Produktionsmeldung Alle Produktionsmeldungnen buchen Für Wareneinsatzverbuchung und Inventur notwendig Rechnungsprüfung Alle Lieferantenrechnungen des alten Jahres abschließen 2.5. FiBu Übergabe Übergabe für alle verwendeten Lagerbelege FiBu Übergabe Übergabe der Eingangsrechnungen Übernahme Buchungen Übernahme der Rechnungen in die FIBU O.3.5. Zinsabrechnungen Zinsabrechnung abrechnen bis Für alle betreffenden Kontenarten O.3.S. Stapeldruck Druck der Zinsabrechnungen Vorgabe ganzes Jahr

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