Fragen und Antworten zum Webformular

Transkript

1 Fragen und Antworten zum Webformular Lufthansa e-invoicing Programm In diesem Dokument sind alle Fragen und Antworten aus dem Webinar vom 22. Juli 2009 aufgeführt. Weitere Informationen zum Lufthansa e-invoicing Programm finden Sie auch unter Die Marken OB10 und OB10-Logo sind gesetzlich geschützte Marken von OB10 Limited 1

2 RECHNUNGSBEARBEITUNG - RECHNUNG ERSTELLEN... 3 BESTELLUNGEN... 4 ANHÄNGE... 4 EINHEIT... 4 REPORTING... 5 VERWALTUNG... 5 SONSTIGE... 6 Die Marken OB10 und OB10-Logo sind gesetzlich geschützte Marken von OB10 Limited 2

3 Rechnungsbearbeitung - Rechnung erstellen F: Feld Kontakt Rechnungsempfänger : Sind das alle drei Pflichtfelder? Was ist, wenn ich keine Telefonnummer und Adresse habe? A: Das OB10 Webformular verfügt über eine Vielzahl an Feldern, die die Angaben von Papierrechnungen unserer Kunden weitgehend widerspiegeln. Zu den Pflichtangaben gehören alle Informationen, die Sie derzeit auf Rechnungen an LH angeben. Die übrigen Felder können Sie frei lassen. F: Wo wird das Zahlungsziel eingegeben, wenn kein Skonto gewährt wird? A: Zahlungsbedingungen können in dem Freitext-Feld Zusatzinformationen eingegeben werden. F: Wie werden Dienstleistungsrechnungen bezüglich Art und Umfang der Leistung und dem Leistungszeitraum erfasst? F: Kann das Datum auch für einen Zeitraum z.b bis eingetragen werden? A: Der Leistungszeitraum kann in dem Freitext-Feld Zusatzinformation eingegeben werden. F: Was ist ein Template? A: Template ist ein anderes Wort für eine Vorlage. Sie können eine Vorlage im System speichern, um ähnliche Rechnungen in der Zukunft schneller erstellen zu können. F: Warum kann ich nicht vor Versand einer Rechnung eine Vorschau sehen? A: Das ist möglich. Rechts von der Schaltfläche Rechnung senden ganz unten auf der Seite finden Sie eine Schaltfläche Rechnungsvorschau. F: Ist die Rechnungsnummer von mir frei wählbar? A: Ja, die Rechnungsnummer können Sie selbst vergeben. F: Wo werden die Zahlungsbedingungen/ das Zahlungsziel eingegeben? A: Zahlungsbedingungen können in dem Freitext-Feld Zusatzinformationen eingegeben werden. F: Der Rechnungsempfänger ist die Anschrift in CGN, der Ort der Leistungserbrinung eine andere Abteilung bei LH in Frankfurt. Wo wird das eingetragen? A: Diese Information können Sie in dem Feld Leistungsempfänger" eingeben. Die Marken OB10 und OB10-Logo sind gesetzlich geschützte Marken von OB10 Limited 3

4 . F: Bei mir ist sofortige Zahlung ohne Abzug vereinbart. Wo wird das kenntlich gemacht? A: Zahlungsbedingungen können in dem Freitext-Feld Zusatzinformationen eingegeben werden. Bestellungen F: Wir stellen nur eine Rechnung an die Deutsche Lufthansa und haben hierfür keine Bestellnummer. Was machen wir in diesem Fall? A: Das Feld Bestellnummer haben ist in der Webform als Mussfeld definiert. Lufthansa ist bewusst, dass nicht jeder Lieferant mit LH Bestellnummern arbeitet. In Fällen wo diese nicht bekannt ist, geben Sie hier bitte die Abteilung und den Namen des Auftraggebers an. Anhänge F: Bei unseren Reparaturrechnungen haben wir bis jetzt die Arbeiten genau beschrieben, also den Arbeitsablauf. Ist diese zur Erklärung von verbrauchtem Material und Arbeitszeit nicht mehr nötig? A: Diese Information können Sie als PDF anhängen. F: Welche Art von Anhängen können verwendet werden? Nur PDF oder auch andere Dateitypen? F: Welche Dateiformate können als Anhänge verschickt werden? F: Kann man mehr als eine Datei anhängen? A: Derzeit können bis zu fünf nicht komprimierte PDF-Dateien pro Rechnung an Lufthansa beigefügt werden. F: Könnten Sie mir nochmals zeigen, wie ein Anhang beigefügt wird? Leider hatte sich bei der Demo mein Rechner aufgehängt. A: Eine detaillierte Anleitung für das Hinzufügen von Anhängen finden Sie im Portal unter Support/Anleitungen. Einheit F: Das Dropdown-Menü Einheit enthält leider den Punkt "Seminar" nicht. A: Da es sich in dem Fall um eine Dienstleistung handelt, können Sie als Einheit Service auswählen. Die Marken OB10 und OB10-Logo sind gesetzlich geschützte Marken von OB10 Limited 4

5 Reporting F: Kann ich mir die signierte Rechnung für meine Dateiablage herunterladen? F: Können wir das archivierte PDF mit Signatur auch in unser eigenes Archiv ziehen/übermitteln? F: Kann ich die Rechnung direkt nach der Eingabe ausdrucken oder nur über das Archiv? A: Sobald die Rechnung durch das OB10 System verarbeitet worden ist, erhalten Sie ein PDF der Rechnung per , die sie dann abdrucken und/oder in Ihren eigenen Archiv abspeichern. Falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Datei herunterladen möchten, finden Sie sie unter Reporting/Versandte Rechnungen. F: Wie lange werden Rechnungen/Anhänge im Archiv gespeichert? A: Rechnungen werden entsprechend der gesetzlichen Archivierungsfrist gespeichert. In Deutschland sind das 10 Jahre. Verwaltung F: Muss für jeden Nutzer zwangsweise ein Passwort eingegeben werden?" A: Jeder Nutzer hat eigene Login-Daten: Ein Passwort, ein Schlüsselwort und einen Hinweis zum Schlüsselwort sind erforderlich. F: Können bestimmte Menüpunkte für bestimmte Anwender ausgeblendet werden?" A: OB10 Support kann für bestimmte Benutzer nur das Ticket- oder das Reporting-Menü frei schalten. F: Ist die angegebene Adresse änderbar? A: Die Empfängerliste für die Benachrichtigungs s können Sie selbst verwalten, Alle anderen s können Sie über das Ticketsystem oder telefonisch ändern lassen. F: Ich habe bereits Rechnungen versendet, auf meinen Rechnungen sind die Bankverbindungen aber nicht zu sehen. A: Die Bankverbindung können Sie unter Verwaltung/Kontenverwaltung/Auftragsdetails hinterlegen. F: Wo finden wir unser Passwort? F: Welches Passwort müssen wir nehmen wenn wir uns anmelden? A: Das Passwort wird von Ihnen selbst definiert und ist nicht in Ihrem Konto hinterlegt. Sie können es jedoch jederzeit ändern unter Verwaltung. Die Marken OB10 und OB10-Logo sind gesetzlich geschützte Marken von OB10 Limited 5

6 F: Wer erstellt das Benutzerkonto oder wie wird es erstellt? A: Der erste Benutzer wird bei der Registrierung hinterlegt. Er/Sie kann dann unter Verwaltung/Verwaltung Unternehmensdaten/Benutzerinformationen weitere Benutzer im System anlegen. F: An welche Mail-Adresse gehen die Übermittlungsbestätigungen? A: Die Empfängerliste der PDF-Bestätigungen können Sie selbst unter Verwaltung/Kontenverwaltung/Hinweise zu Rechnungen verwalten. Sonstige F: Habe am eine Rechnung mit der Nr. xxxxxxx gestellt, die leider noch nicht bezahlt ist. Wie verarbeite ich jetzt die Zahlungserinnerung? In Papierform oder jetzt per OB10? A: Über das OB10-Netwerk können Sie nur Rechnung- und Gutschriftdaten übermitteln. Zahlungserinnerungen sollten Sie wie Heute über den Papierweg versenden. F: Wie erfahre ich falls Lufthansa etwas an der Rechnung zu bemängeln hat? Über OB10 oder wendet sich LH dann direkt an uns? Kann ich dann gesendete Rechnungen korrigieren? A: Wenn Lufthansa Fragen zu Ihre Rechnungen oder Gutschriften hat, dann wird Lufthansa direkt mit Ihnen Kontakt aufnehmen. Aber weil die Rechnung schon erstellt worden ist, vor daß diese an Lufthansa übertragen war, gibt es nicht mehr die Möglichkeit, um die Rechnung anzupassen. Sie könnten dann zum Beispiel eine Gutschrift für die stornierte Rechnung schicken, und danach eine neue Rechnung hochladen. F: Kann ich - um das Portal in verschiedenen Abteilungen zu zeigen - Testrechnungen schicken? Wie müssen diese dann gekennzeichnet werden? A: Sie können keine Testrechnungen übertragen. Wir raten Sie an, um ihren Kollegen den Link zu den Lufthansa e-invoicing Webseite weiterzuleiten, wo eine Aufnahme von den Webinar verfügbar ist. F: Können Rechnungen an Lufthansa Cargo verschickt werden? A: Heute gibt es nur die Möglichkeit um Lufthansa Cargo in die USA, Kanada und Groß-Britannien zu stellen. OB10 wird Sie informieren, wenn ihre andere Kunden (z. Bsp. Lufthansa Cargo Deutschland) sich and das OB10 Netzwerk anschlossen haben. Die Marken OB10 und OB10-Logo sind gesetzlich geschützte Marken von OB10 Limited 6

7 F: Gibt es eine Aufstellung aus der man alle teilnehmenden Firmen, die OB10 nutzen, entnehmen kann? A: Sobald einer ihre andere Kunden (z. Bsp. Lufthansa Cargo Deutschland) sich and das OB10 Netzwerk anschlossen haben, wird OB10 mit Sie informieren, und werden Sie die Möglichkeit haben um Rechnungen an ihre andere Kunden über das OB10 Portal zu schicken. F: Ist in Zukunft eine Schnittstelle geplant, d. h. dass ich die Rechnungen mit meinem Programm auch automatisch generieren kann? Nehmen wir an, ich möchte 100 Rechnungen einstellen, diesen manuellen Zeitaufwand kann ich als Sachbearbeiter nicht leisten. A: Über das Webformular können Rechnungsdaten online eingegeben und versandt werden. Aber es gibt eine zweite Möglichkeit für den Versand von Rechnungen und Gutschriften über OB10: Mit der Integrierten Lösung können Sie Rechnungsdaten direkt aus Ihrer Rechnungsapplikation versenden. Sie profitieren von einer voll automatisierten Lösung, denn OB10 ermöglicht Ihnen den Versand von Rechnungsdaten direkt aus Ihrer Rechnungsapplikation. Weitere Information zu die Lösung finden sie auf unter Optionen des Rechnungsversandes über OB10. F: Datenschutz? Bei OB10 legen wir einen sehr hohen Wert auf die Sicherheit und Vertraulichkeit in unsere Dienstleistungen. In unserem Standardvertrag finden Sie deshalb sämtliche Geschäftsbedingungen bezüglich Vertraulichkeit und Datensicherheit. Diese Geschäftsbedingungen sind von unserem Legal Team rechtsgemäß überprüft, und sind ohne zusätzliche Verträge mit unseren Kunden angenommen. F: Müssen die Rechnungen für die Lufthansa ab sofort bei OB10 eingereicht werden, oder gibt es einen Fixtermin? Wer erstellt das Benutzerkonto oder wie wird es erstellt? A: Ja, sobald sie registriert sind, sollten sie Rechnungen über OB10 versenden. Die Marken OB10 und OB10-Logo sind gesetzlich geschützte Marken von OB10 Limited 7