Arbeitsschutzmanagement - mit System sicher zum Erfolg

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1 management - mit System sicher zum Erfolg DGUV-Symposium am 15. März 2010 Eine Gemeinde auf neuen Wegen - Organisationshandbuch mit integriertem Verwaltungsgemeinschaft Langerringen (Mitgliedsgemeinden: Langerringen Hiltenfingen) Referat: Franz W i l h e l m Geschäftsleiter

2 Vorstellung der Verwaltungsgemeinschaft Langerringen: Lage: Bundesland: Bayern Reg.-Bezirk: Schwaben Landkreis: Augsburg 2 Mitgliedsgemeinden = Langerringen: EWO (berufsmäßiger 1. Bürgermeister) Hiltenfingen: EWO (ehrenamtlicher 1. Bürgermeister) zusammen: EWO Verwaltung/Geschäftsstelle: 5 Vollzeitbeamte/-angestellte und 3 Teilzeitangestellte

3 Gemeinde Langerringen mit Ortsteilen Langerringen/ Westerringen Gennach und Schwabmühlhausen

4 Gemeinde Langerringen - Flächengemeinde mit ha Dies bedeutet für uns: DGUV-Symposium 15. März 2010 Berlin - bestehend aus 3 ehemals selbständigen Ortsteilen - eigene Ortsteilstrukturen z.b. je eine eigene Feuerwehr - 46 km Ortsverbindungsstraßen in Baulast der Gemeinde - 4 Friedhöfe in gemeindlicher Verwaltung/Unterhaltung sehr viele Gewässer III./II. Ordnung (Hochwasser, Überflutungen) - Volksschule mit Schulbusverkehr aus den Ortsteilen - 2 gemeindliche Kindergärten - 2 Kläranlagen mit je 5 km Schmutzwasserkanal - 21 km Schmutzwasserkanal im Hauptort - gemeindliche Wasserversorgung mit 15 km Leitungen

5 Rathaus Langerringen

6 Volksschule mit Turnhalle

7 Kindergarten St. Gallus Langerringen (4-Gruppen)

8 Bauhof der Gemeinde Langerringen

9 Ausgangssituation vor Beginn des Pilotprojektes für ein Organisationshandbuch im : -Nur spärliche Organisationsstrukturen vorhanden = eigene Kenntnis seit März 1980 (keine Organigramme) = keine Organisationsstrukturen im ; erst Recht nicht in der Prävention -Betrachtung als Pflichtaufgabe ohne weitere Kenntnisse -finanzielle Ablöse zur Ableistung der Pflichtstunden für betriebsärztlichen Dienst und der Fachkraft für AS (mehr nicht!)

10 - Unkenntnis der tatsächlichen Aufgaben u. Verantwortung = fehlende bzw. ungeklärte Zuständigkeiten Zustimmung / Auftrag durch die Bürgermeister zur Teilnahme am Pilot -Projekt des Bayer.GUVV Grundlagenermittlung - Grundinformation - Aufbauorganisation - Ablauforganisation - Befragungen Workshops und Beratungsgespräche mit Herrn Dr. Kliemt und Herrn Dipl.-Ing. Reich Arbeitssitzungen - längere Phase der Ausarbeitung und Formulierungen folgte

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12 Kennen wir das System, das wir optimieren wollen? Organigramme - Entwicklung klarer Strukturen in der Organisation - Prüfung von Organisationsbeziehungen auf Zweckmäßigkeit - Neuerstellung eines Geschäftsverteilungsplanes mit Integration des es Beschlüsse der Organe als wesentliche Grundlage - Gemeinderatsbeschluss Langerringen = Übertrag an VG - Gemeinderatsbeschluss Hiltenfingen = Übertrag an VG - Beschluss der Gemeinschaftsversammlung (Annahme der Aufgaben) und weitere Zuständigkeitsregelung

13 Beschluss des Gemeinderates Langerringen: Der Gemeinderat unterstützt die Teilnahme der Gemeinde Langerringen an dem Projekt Integrierter für Gemeinden Phase II und beauftragt die Geschäftsstelle der Verwaltungsgemeinschaft Langerringen mit der rechtlichen und fachlichen Erledigung des es mit der Zielsetzung zur Neuordnung der Aufbau- und Ablauforganisation sowie aller weitergehenden Belange des es und der Arbeitssicherheit. Herr Wohlfeil wird als Bauhofleiter dieser Stelle als Mitarbeiter zugewiesen. Abstimmungsergebnis: Zahl der Mitglieder: 17 Anwesend: 15 Für: 15 Gegen: 0.

14 Beschluss der Gemeinschaftsversammlung: Die Geschäftsstelle der Verwaltungsgemeinschaft übernimmt für die Verwaltungsgemeinschaft Langerringen und deren Mitgliedsgemeinden Langerringen und Hiltenfingen die rechtliche und fachliche Erledigung des es mit der Zielsetzung zur Neuordnung der Aufbau- und Ablauforganisation sowie aller weitergehenden Belange des es und der Arbeitssicherheit. Hierfür wird innerhalb der Geschäftsstelle eine koordinationsstelle geschaffen. Diese wird als Leiter mit Herrn Geschäftsleiter Franz Wilhelm und als Stellvertreter mit Herrn Bauhofleiter Hans Wohlfeil besetzt. Abstimmungsergebnis: Zahl der Mitglieder: 8 Anwesend: 7 Für: 7 Gegen: 0.

15 Systembetrachtung DGUV-Symposium 15. März 2010 Berlin Schaffung der Stelle des koordinators - Aufgaben, Befugnisse, Rechte durch Regelung im GVP = Gesamtsystem Gemeinde == Teilsysteme (Bauhof, Schule, Kindergarten usw.) === Organisationseinheiten Bauhof ==== Funktionsbeschreibungen für die einzelnen Organisationseinheiten Führungspositionen - sind praktisch nicht beschrieben, - Aufgabenbeschreibung finden sich in der Regel beim Sachgebiet

16 Arbeitshilfe bei der Erstellung des Organigramms Kindergarten

17 Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt DGUV-Symposium 15. März 2010 Berlin koordinator Herr Wilhelm Stellvertreter: Herr Wohlfeil Geschäftsleiter Herr Wilhelm 1. Bürgermeister Herr Dobler Organigramm TS Kindertagesstätten Fremdfirmen St. Gallus Kiga-Leiterin Frau Albert Bauhof Herr Wohlfeil Elternbeiräte St. Johannes Kiga-Leiterin Frau Veit Krippe Leiterin Frau Betten Sicherheitsbeauftragter Herr Mayr Hausmeister Herr Mayr Stv. Herr Bolz Reinigungskräfte Frau Dietmayr Frau Haubrich Erzieherinnen/ Gruppenleiterinnen Frau Albert Frau Baur Frau Eisenbart Frau Bihler Pflegerinnen Frau Bader Frau Baumgartner Erzieherinnen / Gruppenleiterinnen Frau Veit Frau Rager Pflegerinnen Frau Schäfer Frau Schöning Hausmeister Herr Mayr Stv. Herr Bolz Reinigungskräfte Frau Bruche (Kiga) Frau Trinker (Krippe) Pflegerinnen Frau Baur Frau Ritter

18 Arbeitshilfe bei der Erstellung des Organigramm Schule

19 Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt DGUV-Symposium 15. März 2010 Berlin koordinator Herr Wilhelm Stellvertreter: Herr Wohlfeil Geschäftsleiter Herr Wilhelm 1. Bürgermeister Herr Dobler Organigramm TS Schulen Fremdfirmen Elternbeirat Sibe innerer Schulbereich Herr... Grundschule Schulleiter Herr Urban Stellvertreter Herr Dörfler Bauhofleiter Herr Wohlfeil Sing- u. Musikschule Leitung Herr Müller Sibe äußerer Schulbereich Hausmeister Herr Mayr Lehrer Frau Hörsgen Frau Meyer- Klafs Frau Tulke Frau Kraft Herr Refle Frau Ansteg Herr Schütt Herr Dörfler Frau Pavel Frau Moll Herr Urban Herr Pfarrer Ruf Frau Schmalzl Frau Schreiderer Frau Forster Frau Vögele Frau Seehuber Mittagsbetreuung Frau Bruckdorfer Frau Bauer Hausmeister Herr Mayr Stv. Herr Bolz Reinigungskräfte Frau Müller Frau Martin Frau Schmid Musiklehrer Herr Müller Herr Hornung

20 Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt DGUV-Symposium 15. März 2010 Berlin koordinator Wilhelm Stellvertreter: Wohlfeil 1. Bürgermeister Dobler Organigramm TS Bauhof Geschäftsleiter Wilhelm Fremdfirmen Gemeindebauhof Schulleitung Bauhof Leitung: Wohlfeil Stv.:N.N. Abwasser Klärwärter: Wohlfeil Stv.: Stammel Wasserversorgung Wasserwart: Wohlfeil Stv.: Stammel Rufbereitschaft/ Entstördienst Wohlfeil Stv.: nach Bedarf Förster Kigaleitung Flussmeister Bauhofmitarbeiter Mayr Bolz Schafhäutl Weimer Stammel Bauhofmitarbeiter Hausmeisterdienst Schule Hausmeisterdienst Kiga Wald / Parkanlagen Gewässer 2. Ordnung

21 Organisationsbetrachtung - Unterscheidung zwischen Verwaltungsgemeinschaft und Mitgliedsgemeinden - Einrichtung des Stelle des koordinators - Zuweisung der Aufgaben - Abbildung und Zuweisung der Aufgaben und Verantwortung im auf jeder Hierarchieebene - Spiegelbildliche Abbildung der Aufgaben im AS in den einzelnen Teilsystemen zueinander Erkenntnisse und Erfahrungen: -Lücken der eigenen Organisation und deren Strukturen werden offen gelegt - damit bietet sich die Möglichkeit gegenzusteuern -Transparenz in der eigenen Organisation

22 - Organigramme werden erstmals entwickelt bzw. auf den neuesten Stand gebracht - Synergieeffekte entstehen: - klare Aufgabenanweisungen im allgemeinen Arbeitsablauf - Einsparpotentiale (Zeit und Kosten) treten auf - Rechtssicherheit durch Umsetzung der Anforderungen nach 3 ArbSchG - Arbeitsabläufe werden komprimiert (rationelleres Arbeiten) - Aufgabenbeschreibung können als Grundlage für Stellenausschreibung genutzt werden (z.b. bei der Einstellung einer Erzieherin, Bauhofarbeiter) - Positive Darstellung gegenüber Selbstverwaltungsorganen u. Bürger - Annahme und Aufgeschlossenheit beim Personal

23 Schlussgedanke: - Vorteil für die VG Langerringen mit Mitgliedsgemeinden - Weiterentwicklung durch die Verwaltung (Geschäftsstelle der Verwaltungsgemeinschaft) - Verbesserung der praktizierten Arbeitssicherheit und der präventiven Arbeit durch entsprechende Maßnahmen Vielen Dank: - dem Bayerischen GUVV für den zeitlichen- u. finanziellen Einsatz/Aufwand - insbesondere Herrn Dipl.-Ing. Boris Reich vom Bayer.GUVV und Herrn Dr. Kliemt von Systemkonzept, Köln, für den immer vorhandenen, treibenden und unermüdlichen Druck