Success-Story.» Moderne Kommunikation durch Voice-over-IP.

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1 Success-Story» Moderne Kommunikation durch Voice-over-IP

2 Circa eineinhalb Jahre vor Ablauf des Wartungsvertrags der vorhandenen Siemens Nixdorf- Anlage, suchte das Studentenwerk nach einer neuen, zukunftsfähigen Lösung. Diese sollte herstellerunabhängig, modular erweiterbar und selbst administrierbar sein sowie moderne Zusatzanwendungen wie CTI und Call-Center-Funktionen bereitstellen. badenit schlug eine moderne und zugleich kostengünstige Lösung vor, die einen breiten Funktionsumfang bietet und über eine Web-Oberfläche einfach administriert werden kann. Der Kunde Studentenwerk Freiburg Das Studentenwerk Freiburg ist zuständig für die soziale Betreuung der Studierenden der Uni Freiburg und acht weiteren Hochschulen in der Region. Etwa 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betreuen zurzeit über Studierende in Freiburg, Offenburg, Gengenbach, Furtwangen, Kehl und Villingen-Schwenningen und unterstützen sie bei der Organisation alltäglicher Dinge rund um das Studium. Die Leistungen des Studentenwerks werden zu etwa 17 Prozent durch eine Finanzhilfe des Landes Baden-Württemberg finanziert, der Rest wird aufgebracht durch die Semesterbeiträge der Studierenden und durch Eigeneinnahmen aus Vermietung oder Gastronomie. Das Studentenwerk besitzt drei Organe, die dafür sorgen, dass es seine wirtschaftlichen und sozialpolitischen Funktionen adäquat wahrnimmt: die Vertreterversammlung, den Verwaltungsrat und die Geschäftsführung.

3 Die Ausgangslage Beim Studentenwerk Freiburg hatte man eine Siemens Nixdorf-Telefonanlage im Einsatz, die im Rahmen eines langfristigen Dienstleistungsvertrags betrieben wurde. Als die Entscheidung über eine etwaige Vertragsverlängerung immer näher rückt, steht der IT-Leiter des Studentenwerks, Dieter Roß, vor einer schwierigen Frage: Soll sich das Studentenwerk auch in Zukunft an die technisch beschränkten Möglichkeiten herkömmlicher Telefonie binden oder will man die neuen Wege ITbasierender Sprachkommunikation einschlagen? Nach reiflicher Überlegung und sorgfältiger Abwägung des Für und Wider beschließen Dieter Roß und sein technischer Mitarbeiter Torsten Schelb, künftig auf moderne VoIP-Technologie zu setzen: Fakt ist, unsere alte, in die Jahre gekommene Telefonanlage kann mit den Anforderungen an die heutige Telefonie nicht mehr mithalten. Sie ist zu teuer im Unterhalt und unflexibel im Alltag, so das eindeutige Urteil von Torsten Schelb. In einem umfangreichen Anforderungskatalog stellen die Verantwortlichen des Studentenwerks ihre Wünsche an die Fähigkeiten der neuen Anlage zusammen: Man hatte aus der Vergangenheit gelernt und wollte in Zukunft von keinem Anlagenhersteller abhängig sein. Bei der Anlage sollte deshalb durchweg Technologie zum Einsatz kommen, die modular erweiterbar ist und damit ein hohes Maß an Flexibilität bietet. Dadurch möchte man sich die Möglichkeit offen halten, auch nachträglich jederzeit zusätzliche Applikationen zu integrieren. Durch die Einbeziehung moderner Funktionen soll die Anwenderfreundlichkeit der Anlage erhöht werden. Dieter Roß gibt vor, dass auf jeder Nebenstelle eine individuelle Mailbox integriert und ein zentraler Faxserver eingesetzt werden soll. Damit können Faxe in Zukunft direkt und komfortabel vom PC empfangen und auch versendet werden. Die CTI (Computer Telephone Integration) war eine weitere zentrale Anforderung des Studentenwerks. Dank dieser Funktion können Benutzer aus jedem Computerprogramm heraus Anrufe direkt entgegennehmen und selbst durchführen. Sogar die Vermittlung von Telefongesprächen und -konferenzen sind mit Hilfe von CTI möglich.

4 Die Vorgehensweise: Sanfte Migration Da das Studentenwerk zu Projektbeginn vertraglich noch weitere eineinhalb Jahre an den derzeitigen Dienstleister gebunden war, schlugen die Berater der badenit einen schrittweisen Übergang vor. Dies hatte den Vorteil, dass für das Studentenwerk keine hohen Anfangsinvestitionen notwendig wurden und man ab sofort nicht mehr in eine veraltete Technik würde investieren müssen. Im ersten vorbereitenden Projektschritt wollte man wissen, welche Komponenten der vorhandenen Hardware-Infrastruktur beibehalten werden konnten. Die Analyse der eigenständigen Netzwerkumgebung auf VoIP-Tauglichkeit verlief positiv, ganz zur Freude von Torsten Schelb. Es zeigte sich, dass die bestehende Anlage den Anforderungen einer Voice-over- IP- Lösung gewachsen war. Somit war eine problemlose Umstellung auf VoIP, eine so genannte sanfte Migration möglich. In der folgenden Phase wurde die Voice-over- IP-Telefonanlage vorkonfiguriert und für die Anbindung an die bestehende Siemens-Telefonanlage vorbereitet. Diese würde während der Umstellungsphase noch gebraucht werden, bevor sie endgültig abgeschaltet werden könnte. Nachdem das neue System vor die bestehende Telefonanlage geschaltet war, führten die badenit Techniker entsprechende Tests durch und nahmen individuelle Anpassungen vor. Nach diesem Zeitpunkt gingen sämtliche Gespräche über das neue System ein und wurden auf die zugeordneten Nebenstellen verteilt. Im parallelen Betrieb beider Systeme standen die neuen Funktionen zur Verfügung und konnten genutzt werden. Nun wurde die Anlage sukzessive erweitert, die neuen Endgeräte in Betrieb genommen. Die Anwender konnten die neuen Funktionen in aller Ruhe testen. Ein weiterer Vorteil: Der Investitionsaufwand für das Unternehmen erstreckte sich über einen längeren Zeitraum. Zug um Zug konnten die Mitarbeiter des Studentenwerks ihre alten Systemtelefone durch die neuen IP-Telefone ersetzen. Nach der Ablösung des letzten herkömmlichen Telefons wurde die alte Telefonanlage unwiderruflich abgeschaltet. Kunden-Statement Bei badenit haben wir zur rechten Zeit das optimale Know-how gefunden. Mit badenit als stets kompetentem, flexiblem und zuverlässigem Partner haben wir rasch und unbürokratisch unser Ziel erreicht, komfortabler und einfacher zu telefonieren. Dieter Roß, IT-Leiter Studentenwerk Freiburg

5 Die Lösung: Asterisk PBX Dank des Voice-over-IP-Systems Asterisk PBX verfügt das Studentenwerk am Hauptsitz in Freiburg nun über einen Primäranschluss mit 30 ISDN-Leitungen und etwa 110 Endgeräten. Durch die integrierten CTI-Funktionen stehen den Mitarbeitern des Studentenwerks zahlreiche neue Möglichkeiten zur Verfügung: Telefonanrufe können über eine TAPI-Schnittstelle (Telephony Application Programming Interface) aus Microsoft Outlook oder direkt vom Intranet durchgeführt werden. Zu diesem Zweck hat badenit gemeinsam mit dem Studentenwerk eine spezielle Funktion in die Telefonlisten integriert. Ein hochmodernes Voic -System verschickt auf Wunsch automatisch eingehende Sprachnachrichten per an den Nutzer. Eine PIN-geschützte Fernabfrage der dort hinterlegten Nachrichten ist ebenfalls möglich. Darüber hinaus verfügt die Telefonanlage über zahlreiche andere nützliche Telefonfunktionen:» persönliches Telefonbuch» automatisches Telefonjournal» automatische Anruferidentifikation» optional wählbare Rückruf-Funktionalitäten Die Asterisk VoIP-Lösung ist modern und sehr flexibel, so dass jederzeit individuelle Anpassungen vorgenommen werden können, berichtet badenit-projektleiter Michael Hamann. Ein großer Vorteil dabei ist die Herstellerunabhängigkeit der zugrunde liegenden Asterisk- Software. Die speziellen Wünsche des Kunden konnten im Projekt eins zu eins umgesetzt werden. Für die zentrale Konfiguration der Endgeräte der Firma snom wurde eine geeignete Software und eine Administrationsoberfläche zur Einrichtung von Nebenstellen entwickelt. Der Kunde kann im Prinzip selbst entscheiden, von welchem Anbieter er die Endgeräte beziehen möchte; er ist nicht an spezielle, eventuell hochpreisige Produkte gebunden. Für die Einrichtung der Nebenstellen fallen bei Verwendung der Open-Source-Software Asterisk keine zusätzlichen Lizenzkosten an. Das bedeutet, dass eine Anbindung von weiteren Standorten bzw. Anschlüssen in diesem Punkt kostenneutral geschehen kann. Als innovativ kann auch die Warteschlangenfunktion gelten, mit der flexibel auf das Anrufaufkommen reagiert werden kann. Die Mitarbeiter der Jobvermittlung beispielsweise können sich auf die zentrale Rufnummer der Jobvermittlung aufschalten und bekommen daraufhin dort eingehende Anrufe zugestellt. Ist ein Mitarbeiter nicht seinem Platz, loggt er sich aus dem Wartefeld aus. Zusätzlich ist dieses Wartefeld mit einer Zeitsteuerung und einer zentralen Sprachmailbox kombiniert. Erfolgreich im Einsatz: Telefone von snom Das snom 300 erfüllt als Basisprodukt alle wichtigen Office-Funktionen. Das snom 360 bietet komplexe Telefon-Funktionen. Dazu gehören die Anzeige von Anrufdetails und individuelle Konfigurationsmöglichkeiten. Ein Hilfemenü ist per Browser über PC verfügbar. Das snom 320 verfügt zusätzlich über Komfort-Funktionen wie Freisprechen und Dreierkonferenz.

6 Der Nutzen: Mehr Zeit für das Kerngeschäft Bereits kurze Zeit nach Projektende hat sich gezeigt, dass das Studentenwerk durch die implementierte VoIP-Lösung in vielerlei Hinsicht profitiert. Die Mitarbeiter erleben einen höheren Arbeitsplatzkomfort. Der gesamte Ablauf rund ums Telefonieren sowie die Administration sind einfacher, effizienter und komfortabler geworden. Durch den Betrieb der neuen VoIP-Anlage werden die Mitarbeiter des Studentenwerks bei ihren Arbeitsabläufen unterstützt und haben mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Die Administration der Telefonanlage ist wesentlich einfacher geworden. Mit Hilfe der modernen Administrationsoberfläche können die Mitarbeiter des Studentenwerks nach kurzer Einweisung alle notwendigen Routine- und Wartungsaufgaben selbstständig ausführen. Dazu gehören beispielsweise die Einrichtung neuer Endgeräte, der Austausch eines Endgerätes sowie das Anlegen von Nebenstellen. Und sollte man in Zukunft Expertenhilfe benötigen, stehen die Spezialisten der badenit per Fernwartung zur Verfügung ohne dass teure Anfahrtswege erforderlich werden. Das Studentenwerk gewinnt ein höheres Maß an unternehmerischer Flexibilität. Die VoIP- Lösung bietet unter anderem die Möglichkeit, jederzeit Heimarbeitsplätze oder zusätzliche Außenstellen mit VoIP-Telefonie anzubinden. Die Verantwortlichen des Studentenwerks verfügen über eine Anlage, mit der sie auf neue Beschäftigungsformen und sich verändernde Unternehmensstrukturen bestens vorbereitet sind. Die Asterisk VoIP-Lösung erschließt neue Kosteneinsparpotenziale. Durch die Herstellerunabhängigkeit der Anlage profitiert das Studentenwerk unmittelbar durch den Wegfall von Lizenzkosten. Das Studentenwerk hat sich außerdem mit snom für einen Telefonhardware-Anbieter entschieden, der ein exzellentes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Durch die VoIP-Telefonie gestaltet sich die Kommunikation effektiver, so dass in Zukunft die gesamte Arbeitszeiteffizienz erhöht werden kann. Der IT-Leiter des Studentenwerks, Dieter Roß, zeigt sich sehr zufrieden und zieht ein positives Fazit: Die neue Telefonanlage sorgt für mehr Komfort und eine bessere Servicequalität. Das erleichtert die Arbeit der Mitarbeiter ungemein. Und das mit einer modernen und zugleich kosteneffizienten Lösung. Auch badenit-projektleiter Michael Hamann lobt den erfolgreichen Projektverlauf: Das Projekt verlief sehr erfreulich. Wir konnten gemeinsam mit und für unseren Partner Studentenwerk die individuell beste Telefonie-Lösung entwickeln.

7 Die badenit badenit ist der kompetente Partner für innovative, pragmatische und kostenbewusste IT-Lösungen. Als Tochterunternehmen des südbadischen Energieversorgers badenova AG & Co. KG richten wir unsere Lösungen gezielt auf den spezifischen Bedarf mittelständischer Unternehmen aus. Die mittel- und langfristige Partnerschaft mit dem Kunden steht für uns dabei im Vordergrund. Mit unseren vernetzten Kompetenzfeldern bieten wir ein in der Region einzigartiges Spektrum an IT-Dienstleistungen, das folgende Leistungsbereiche beinhaltet:» ASP-Lösungen: IT-Hosting/ Housing/ Shared Services» Telefonie-Lösungen: klassische TK und VoIP-Lösungen» Softwareentwicklung: SAP-Schnittstellen und smartface badenit GmbH Tullastraße Freiburg Tel. +49 (0) Fax +49 (0) Mitarbeiterzahl: ca. 95 Gründungsdatum: 1997 Gesellschaftsform: GmbH Gesellschafter: badenova AG & Co.KG (100%) Geschäftsführung: Peter Lais

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