Qualitätsentwicklung durch fachliches Controlling und Personalbemessung. Vortrag beim 1. NRW Beistandschaftstag 23. Juni 2015

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1 Qualitätsentwicklung durch fachliches Controlling und Personalbemessung Vortrag beim 1. NRW Beistandschaftstag 23. Juni 2015

2 79 SGB VIII: Gesamtverantwortung, Grundausstattung (1) Die Träger der öffentlichen Jugendhilfe haben für die Erfüllung der Aufgaben nach diesem Buch die Gesamtverantwortung einschließlich der Planungsverantwortung. (2) Die Träger der öffentlichen Jugendhilfe sollen gewährleisten, dass zur Erfüllung der Aufgaben nach diesem Buch 1. die erforderlichen und geeigneten Einrichtungen, Dienste und Veranstaltungen den verschiedenen Grundrichtungen der Erziehung entsprechend rechtzeitig und ausreichend zur Verfügung stehen. 2. eine kontinuierliche Qualitätsentwicklung nach Maßgabe von 79a erfolgt. (3) Die Träger der öffentlichen Jugendhilfe haben für eine ausreichende Ausstattung der Jugendämter und der Landesjugendämter zu sorgen; hierzu gehört auch eine dem Bedarf entsprechende Zahl von Fachkräften. Qualitätsentwicklung durch fachliches Controlling und Personalbemessung- IN/S/O Sabine Wißdorf - 2

3 79a SGB VIII: Qualitätsentwicklung in der Kinder- und Jugendhilfe (1) Um die Aufgaben der Kinder- und Jugendhilfe nach 2 zu erfüllen, haben die Träger der öffentlichen Jugendhilfe Grundsätze und Maßstäbe für die Bewertung der Qualität sowie geeignete Maßnahmen zu ihrer Gewährleistung für 1. die Gewährung und Erbringung von Leistungen 2. die Erfüllung anderer Aufgaben 3. den Prozess der Gefährdungseinschätzung nach 8a 4.die Zusammenarbeit mit anderen Institutionen zu entwickeln, anzuwenden und regelmäßig zu überprüfen. Die Träger der öffentlichen Jugendhilfe orientieren sich dabei an den fachlichen Empfehlungen der nach 85 Absatz 2 zuständigen Behörden und an bereits angewandten Grundsätzen und Maßstäben für die Bewertung der Qualität sowie Maßnahmen zu ihrer Gewährleistung. Qualitätsentwicklung durch fachliches Controllung und Personalbemessung - IN/S/O Sabine Wißdorf - 3

4 80 Jugendhilfeplanung (1) Die Träger der öffentlichen Jugendhilfe haben im Rahmen ihrer Planungsverantwortung 1. den Bestand an Einrichtungen und Diensten festzustellen, 2. den Bedarf unter Berücksichtigung der Wünsche, Bedürfnisse und Interessen der jungen Menschen und der Personensorgeberechtigten für einen mittelfristigen Zeitraum zu ermitteln und 3. die zur Befriedigung des Bedarfs notwendigen Vorhaben rechtzeitig und ausreichend zu planen; dabei ist Vorsorge zu treffen, dass auch ein unvorhergesehener Bedarf befriedigt werden kann. (1) Einrichtungen und Dienste sollen so geplant werden, dass insbesondere 1. Kontakte in der Familie und im sozialen Umfeld erhalten und gepflegt werden können, 2. ein möglichst wirksames, vielfältiges und aufeinander abgestimmtes Angebot von Jugendhilfeleistungen gewährleistet ist, 3. junge Menschen und Familien in gefährdeten Lebens- und Wohnbereichen besonders gefördert werden, 4. Mütter und Väter Aufgaben in der Familie und Erwerbstätigkeit besser miteinander vereinbaren können. Qualitätsentwicklung durch fachliches Controllung und Personalbemessung - IN/S/O Sabine Wißdorf - 4

5 - Konzept Prozessbasierte Qualitätsstandards Qualität definieren Prozesse lenken Personal führen in und mit Bremen entwickelt Soziale Arbeit + Recht + Arbeitswissenschaft + kommunale Verantwortung Modellprojekt + Handbuch soziale Dienste Jugendamt Bayern Heute: fast die 1/2 der Jugendämter in Bayern ca. 10% der deutschen Jugendämter 2. Aufl. Bayerisches Handbuch Konzept ist Grundlage für Organisationsuntersuchungen und Personalbemessung in Großstädten u.a. Dortmund, Brauschweig, Osnabrück, Bremen, Augsburg, Mannheim Veröffentlichung Handbuch Verwaltungsdienste Frühjahr 2015 Qualitätsentwicklung durch fachliches Controllung und Personalbemessung - IN/S/O Sabine Wißdorf - 5

6 Steuerungskreislauf Ziele + Qualitätskriterien definieren oder nachjustieren Umsetzung planen > Prozesse > Strukturen > Ressourcen Prozessergebnis + Zielerreichung überprüfen Handeln Qualitätsentwicklung durch fachliches Controllung und Personalbemessung - IN/S/O Sabine Wißdorf - 6

7 Überprüfung der Aufbau- und Ablauforganisation sowie Ermittlung von Optimierungspotentialen Erfüllung der rechtlichen Erfordernisse Sicherstellung der fachlichen Umsetzung Wirtschaftlichkeit des Handelns Qualitätsentwicklung durch fachliches Controllung und Personalbemessung - IN/S/O Sabine Wißdorf - 7

8 Prozess-Standards: Quantität und Qualität Leistungen Jugendamt Kernprozesse Teilprozesse definierte Qualität Ziele und Aktivitäten erforderliche Ressourcen Standards = Prozessbeschreibungen Qualität Ressourcen Qualitätsentwicklung durch fachliches Controllung und Personalbemessung - IN/S/O Sabine Wißdorf - 8

9 Qualität und Quantität Qualitätsentwicklung durch fachliches Controllung und Personalbemessung - IN/S/O Sabine Wißdorf - 9

10 Prozessbeschreibung Bsp. Qualitätsentwicklung durch fachliches Controllung und Personalbemessung - IN/S/O Sabine Wißdorf - 10

11 Prozesse, Standards und Arbeitsmengen Leistungen entsprechend des SGB VIII und Unterhaltsvorschuss Prozesse Teilprozess 1 Teilprozess 2 Teilprozess X Standards Gespräch Kurzgespräch Arbeitsmengen und Zeitbedarfe: Systembezogene Leistungen Dokumentation Kollegiale Reflexion Administratation Häufigkeit und Bearbeitungsdauer der Teilprozesse, Fahrzeiten Qualitätsentwicklung durch fachliches Controllung und Personalbemessung - IN/S/O Sabine Wißdorf - 11

12 Bestandteile der Arbeitszeit Auftragszeit = Netto-Jahresarbeitszeit (VZÄ) Ausführungszeit Rüstzeit Klientenbezug bzw. Kernprozesse Systembezug Verteilzeit %? %? %? %? = 100% Qualitätsentwicklung durch fachliches Controllung und Personalbemessung - IN/S/O Sabine Wißdorf - 12

13 Zeitbedarf Teilprozess-Zeit (Bsp.) Kernprozess Beratung Beistandschaft" TP 1: Beratung zur Vaterschaft, Kindesunterhalt Dauer in Minuten Faktor Zeitvolumen in Minuten pro Tätigkeit Gespräche Dokumentation Administration Kurzgespräche Koll. Reflexion 0 Fahrzeiten Zeitvolumen in Minuten pro einzelner TP 115 Anzahl der TP 120 Zeitvolumen in Stunden insgesamt 230 Qualitätsentwicklung durch fachliches Controllung und Personalbemessung - IN/S/O Sabine Wißdorf - 13

14 Zeitbedarf für Kernprozesse Teilprozess 1: Beratungsangebot für Mütter nichtehelicher Kinder Gespräche Dokumentation Administration Koll. Reflexion 10 Min. x Häufigkeit des Teilprozesses = Teilprozess 2: Beratung zur Vaterschaft, Unterhalt, sonstiges Gespräche Dokumentation Administration Koll. Reflexion 115 Min. x Häufigkeit des Teilprozesses = Zeitbedarf für den Kernprozess Teilprozess 3: Beratung und Unterstützung für junge Volljährige Gespräche Dokumentation Administration Koll. Reflexion 115 Min. x Häufigkeit = des Teilprozesses Qualitätsentwicklung durch fachliches Controllung und Personalbemessung - IN/S/O Sabine Wißdorf - 14

15 Ziele des Controllings Transparenz Verbesserung der Zielerreichungsquote durch frühzeitiges Erkennen von Abweichungen Verbesserung der Entscheidungsqualität Effizientere und effektivere Steuerung Qualitätsentwicklung durch fachliches Controllung und Personalbemessung - IN/S/O Sabine Wißdorf - 15

16 Vom Ist zum Soll Qualitätsentwicklung durch fachliches Controllung und Personalbemessung - IN/S/O Sabine Wißdorf - 16

17 Optimierungsmaßnahmen entwickeln und umsetzen 1. Ideen zur Optimierung und Steuerung 2. Informationen beschaffen 4. zum Konzeptentwurf verdichten 3. Informationen aufbereiten 5. Entwurf prüfen + entscheiden 6. Testlauf + Implementierung 7. Wirkungs- kontrolle Controlling Gespräch Qualitätsentwicklung durch fachliches Controllung und Personalbemessung - IN/S/O Sabine Wißdorf - 17

18 KGSt-Zielsystem Ergebnisse & Wirkungen Was wollen wir erreichen? Programme & Leistungen Was wollen wir tun? Ressourcen Was wenden wir auf? Prozesse & Strukturen Wie wollen wir es tun? Qualitätsentwicklung durch fachliches Controllung und Personalbemessung - IN/S/O Sabine Wißdorf - 18

19 Qualität, Prozesse und Wirkung steuern Arbeitsabläufe und Standards sind rechtlich, fachlich und wirtschaftlich beurteilt. Gewünschte und erforderliche Qualität ist transparent definiert. Notwendige Ressourcen (insb. Arbeitszeiten) können berechnet und Handlungsbedarfe rechtzeitig erkannt werden. Wirksamkeit und Zielerreichung können prozessbegleitend beobachtet und ggf. nachjustiert werden. Leitung und Politik erhalten transparente Entscheidungsgrundlagen hinsichtlich fachlicher Qualität und notwendiger Ressourcen. Qualitätsentwicklung durch fachliches Controlling und Personalbemessung- IN/S/O Sabine Wißdorf - 19

20 Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung Kontakt: IN/S/O GmbH Sabine Wißdorf Postanschrift: Postfach , 5112 Köln, Sitz Geschäftsstelle: Overbergstr /