ICH WILL RELEVANTE INFORMATIONEN UND EFFIZIENTERE ABLÄUFE!

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1 ICH WILL RELEVANTE INFORMATIONEN UND EFFIZIENTERE ABLÄUFE! MANAGED CONTENT SERVICES

2 VON DER INFORMATIONSFLUT ZUM WETTBEWERBSVORTEIL Tag für Tag wächst die Menge an Informationen und Dokumenten in Form von Dateien, s, Online-Materialien oder Rechnungen und mit ihnen das vorhandene Datenvolumen. Unstrukturiertes Wissen, oft nicht klassifiziert, ist an unterschiedlichen Orten hinterlegt. Nur eines fehlt zumeist: ein einheitliches System. Das hat zeitraubende Konsequenzen für Ihre Unternehmensabläufe, verhindert Transparenz und verzögert Entscheidungsprozesse. Einschränkungen, die mit Konica Minolta der Vergangenheit angehören und in entscheidende Wettbewerbsvorteile verwandelt werden können. Herausforderung: Übergreifende Verwaltung Die Verwaltung von Dokumenten erfordert sowohl für den kaufmännischen wie administrativen Bereich eine einheitliche Organisations- und Archivierungsstruktur. Denn nur so lassen sich die Herausforderungen meistern, die mit den Sicherheitsanforderungen, der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Compliance), des einfachen Zugriffs und der zunehmenden Bedeutung mobiler Endgeräte einhergehen. Bringen Sie Ihre Inhalte unter Kontrolle Eine kontrollierte Dokumentenverwaltung, die allen berechtigten Nutzern die gewünschten Dokumente zur Verfügung stellt, verschafft Ihnen einen unübersehbaren Mehrwert: Sie verfügen stets über aktuellste Informationen. Womit sich zum einen die Bearbeitungszeiten verringern, zum anderen die Prozesseffizienz signifikant erhöht.

3 MANAGED CONTENT SERVICES MANAGED CONTENT SERVICES: UNSER KONZEPT UM SIE VORANZUBRINGEN. Die Geschäftsabläufe Ihres Unternehmens sind erfolgsentscheidend: Umso effizienter, kostensparender, schneller und nachhaltiger sie sind, umso weiter sind Sie Ihren Wettbewerbern voraus. Um Ihre Abläufe und Prozesse zu optimieren, stellt Ihnen Konica Minolta vielfältiges Know-how sowie ein professionelles Konzept zur Verfügung: Managed Content Services, kurz MCS. Die beste Lösung für Sie Von einer kleinen, erweiterbaren Einstiegslösung für eine einzelne Abteilung oder einen speziellen Geschäftsprozess bis hin zur Gesamtlösung für Ihre komplette Organisation: Wir kombinieren die besten Strategien, Methoden und Tools für Sie. Das sind beispielsweise Document Capture, Document Management oder als umfassende Unternehmenslösung - Enterprise Content Management (ECM). Document Capture In drei Schritten zu mehr Effizienz Consult: Der Weg zur effizienteren Organisation beginnt bei der Analyse und Optimierung Ihrer bestehenden Prozesse durch unser Prozessberater-Team. Implement: Erst danach implementieren wir die für Sie passende Lösung. Unsere zertifizierten Projektmanager sorgen dafür, dass Ihre Lösung die vereinbarten Anforderungen voll erfüllt. Manage: Um nachhaltig erfolgreich zu sein, begleiten wir Sie langfristig bei weiteren Optimierungsschritten. Damit sind Sie auch bei sich verändernden Rahmenbedingungen stets perfekt aufgestellt. Capturing ist weit mehr als die simple Digitalisierung von Dokumenten: Inhalte aus verschiedenen Quellen werden in wertvolle Informationen verwandelt. Daten werden intelligent ausgelesen und automatisch verteilt. Document Management Document Management ermöglicht die Verwaltung von Dokumenten, also beispielsweise die strukturierte Ablage, das einfache und schnelle Auffinden von Informationen sowie die Zugriffskontrolle. Enterprise Content Management ECM bietet volle Informationskontrolle von Anfang bis Ende: mit einer enormen Funktionsvielfalt, die die unternehmensweite Organisation von Informationen im gesamten Lebenszyklus ermöglicht und an bestehende CRM- und ERP-Systeme angebunden ist. Warum Konica Minolta? Vertrauen Sie auf die besten Köpfe: Ein erfahrenes Expertenteam arbeitet für Sie! Auf die Prozesse kommt es an: Lassen Sie Ihre Abläufe vorab von unseren Prozessberatern analysieren und optimieren. Gesamtlösungen sind nachhaltiger: Wir bieten Ihnen vom Consulting bis zur Integration in Ihre IT-Systeme die komplette Lösung aus einer Hand. Entscheidend ist der richtige Partner: Wir verbinden jahrelange Praxiserfahrung mit Verlässlichkeit und Know-how eines internationalen IT-Konzerns.

4 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT Informationen strukturieren Geschäftsprozesse optimieren ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

5 INFORMATIONEN ZENTRAL VERWALTEN - ARBEITSABLÄUFE OPTIMAL GESTALTEN Immer wieder hakt es im Getriebe der Unternehmensabläufe. Grund: der Berg an Informationen und Dokumenten wächst beständig, die Daten werden unstrukturiert abgelegt und dezentral verwaltet. Die Folge: Informationsfluss und Datenzugriff stocken. Langes Suchen kostet wertvolle Arbeitszeit, Ihre Dokumentensicherheit wie Ihre Auskunftsfähigkeit sind eingeschränkt, und die Papierstapel türmen sich weiterhin. Nachteile im Wettbewerb, die Sie jetzt mit Konica Minolta und Enterprise Content Management, kurz ECM, gezielt in Vorteile ummünzen. Ihr Nutzen: Wir implementieren die Dokumentenlösung in Ihre vorhandenen Prozesse und CRM-/ERP-Systeme, und Sie können ab sofort Informationen effizient bündeln und Arbeitsabläufe automatisieren. Konkret: unterschiedlichste Daten zentral erfassen, verwalten, speichern, archivieren und ausgeben. So optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und erhöhen die Kundenzufriedenheit. Dabei decken ECM-Lösungen von Konica Minolta alle wesentlichen Aspekte ab: Information Governance, Compliance und Nachhaltigkeit. Information-Governance Unternehmenswissen schützen Informationen sind ein strategischer Wettbewerbsfaktor und zugleich Ihr Unternehmenskapital der sichere wie nachhaltige Umgang mit ihnen fördert Ihren Geschäftserfolg: Über die Implementierung der Information- Governance-Strategie legen Sie unternehmensweit Zugriffsrechte fest und verwalten diese. Die Pluspunkte: Sie kontrollieren und schützen zuverlässig sensible Informationen, verfügen über integrierte, optimal verwertbare Informationen und Geschäftsdaten zu Ihren Kunden und minimieren Kosten und Risiken. Die starker Partner an Ihrer Seite: Die Experten von Konica Minolta unterstützen Sie in allen Belangen. Compliance alles was Recht ist ECM folgt den Compliance-Vorgaben. Die umfassen das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, regulatorischer Standards und unternehmensinterner Richtlinien. Von größter Bedeutung ist dabei die Revisionssicherheit, die Vollständigkeit der Daten, den Schutz vor Veränderung und Verlust, die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sowie Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit umfasst. Nachhaltigkeit vorausschauend umweltbewusst Energieverbrauch senken und Umwelt entlasten: Ein modernes ECM-System ist ein Garant für mehr Nachhaltigkeit. Das spiegelt sich nicht nur im reduzierten Papierbedarf wider, sondern eröffnet Ihnen zudem die Möglichkeit, die Anzahl der Systeme mit relevanten Daten zu konsolidieren.

6 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT LEISTUNGSSTARKE FUNKTIONALITÄTEN: PRODUKTIVITÄT AUF ALLEN EBENEN Effizienter mit Dokumenten, Bildern und Videoinhalten arbeiten, Prozesslaufzeiten verkürzen, Abstimmungsprozesse erleichtern, schnelleren Datenzugriff ermöglichen und Transparenz erhöhen: nur eine kleine Auswahl der großen Vorteile. Möglich machen das verschiedene Komponenten moderner ECM-Lösungen: Content Management, Records Management, Workflows und die eigentliche Bereitstellung der Informationen. Content Management zukunftssicher verwalten Von der Erstellung bis zur Archivierung kontrollieren Sie mit diesem wichtigen Tool den Lebenszyklus Ihrer digitalen Informationen. Dazu zählen Document Management, Digital Asset Management (z. B. Videodaten), Management und Web Content Management. Wichtige Funktionen: Versionsmanagement zur Verfolgung der an Inhalten vorgenommenen Änderungen, damit immer die aktuellste Version verfügbar ist, aber auch die Möglichkeit besteht, zu älteren Versionen desselben Inhalts zurückzukehren. Check in/check out - zum Arbeiten und Prüfen gespeicherter Informationen. Dadurch ist ersichtlich, welcher Mitarbeiter ein Dokument gerade bearbeitet. Search & Retrieval zum Finden und Bereitstellen bestimmter Informationen innerhalb des ECM-Systems, zumeist mithilfe von Metadaten-Tags oder einer Volltextsuche. Auditing zum Protokollieren der Aktivitäten, welche Informationen wann geändert wurden und wer die Inhalte wann abgerufen hat. Collaboration eine Kooperationsfunktion, mit der Zugangsberechtigte zeitgleich Inhalte bearbeiten können, eine der Kernkompetenzen einer Software wie SharePoint. Records Management Akten verwalten Aufbewahrungspflichtig oder zumindest aufbewahrungswürdig, mit dem Records Management sorgen Sie für eine geordnete Ablage von Informationen und deren Verwaltung. Sie bestimmen, wie Sie Daten ablegen, Aufbewahrungsrichtlinien definieren, standardisierte Metadaten zum Identifizieren und Beschreiben gespeicherter Informationen nutzen oder Aufbewahrungsfristen verwalten. Workflow weitgehend automatisieren Die meisten Dokumente durchlaufen zahlreiche Bearbeitungsschritte bevor sie endgültig gespeichert werden. Diese Abläufe können optimiert und automatisiert werden, sodass wertvolle Zeit gespart und Fehler durch manuelle Eingaben reduziert werden. Business Process Management (BPM) geht mit der Integration noch einen Schritt weiter, beispielsweise umfasst es das Zusammenführen und Abgleichen bestehender Informationen mit jenen aus Systemen wie SAP. Bereitstellung strukturiert weiterarbeiten Eng verknüpft mit dem Output Management stellt Ihnen Enterprise Content Management Informationen in den gewünschten Formaten zur Verfügung zum Drucken, für die digitale Kommunikation oder zum Aufbereiten von Präsentationen oder Internetseiten. Ihre Vorteile auf einen Blick Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Informationen. Automatisieren Sie Ihre Geschäftsabläufe. Finden Sie Informationen auf Knopfdruck. Erfüllen Sie sämtliche Compliance- Anforderungen. Senken Sie Ihren Papierverbrauch durch Digitalisierung. Profitieren Sie von nahtloser Integration in MS Office.

7 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT UNSERE LÖSUNGEN - IHRE VORTEILE IM DETAIL Digitaler Posteingang Die digitale Bearbeitung Ihrer Eingangspost erhöht die Effizienz Ihrer gesamten Organisation: Dokumente werden automatisch erfasst, verteilt, schneller bearbeitet und strukturiert archiviert. Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung Mehr Transparenz, kürzere Durchlaufzeiten, nachvollziehbare Prozesse: Optimieren Sie die Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen. Sichern Sie sich wertvolle Skontoerträge und einen zeitnahen Monatsabschluss. Vertragsmanagement Behalten Sie den Überblick über sämtliche Vertragsdokumente: Schnelles Auffinden, einfache Recherche, sichere Ablage und Einhaltung sämtlicher Fristen sind kein Problem mehr. -Management Stellen Sie sicher, dass geschäftsrelevante s revisionssicher, strukturiert und effizient abgelegt und jederzeit wieder auffindbar sind. Qualitätsmanagement Gehen Sie auf Nummer sicher bei der Einhaltung und Dokumentation sämtlicher Qualitätsstandards: Bei Prozessen, Prüfungen & Freigaben, der Versionierung, etc. Digitale Personalakte Für effizientere Personaladministration vom Bewerbermanagement bis zur Reisekostenabrechnung: Alle Informationen sind sicher abgelegt und per Mausklick verfügbar. Digitale Kundenakte Erhöhen Sie Ihre Kundenzufriedenheit und -bindung: Alle Kundeninformationen sind sofort verfügbar, damit Sie Ihren Kundenservice noch besser und effizienter gestalten können. Nahtlose Integration als Erfolgsfaktor Wir übernehmen für Sie die Anbindung an bestehende CRM-/ ERP- Systeme (z.b. SAP, Navision, Axapta, Dynamics CRM), an Ihre Office-, Outlook- und Sharepoint-Umgebung sowie an Ihre Multifunktionssysteme. Konica Minolta Business Solutions Austria GmbH

8 MANAGED CONTENT SERVICES IHRE VORTEILE AUF EINEN BLICK Sparen Sie wertvolle Zeit und damit viel Geld durch optimierte Geschäftsabläufe. Gewinnen Sie Informationsvorsprung: Relevante Informationen sind sofort verfügbar. Befreien Sie Ihre Mitarbeiter von unnötigem Administrationsaufwand. Beschleunigen Sie Ihre Abläufe und reagieren Sie so schneller auf Änderungen am Markt. Vermeiden Sie Informationssilos (z.b. lokal verwaltete Daten). Reduzieren Sie Fehlerquellen durch digitale und automatisierte Bearbeitung. Verbessern Sie die Zusammenarbeit: im Team, für mobile Mitarbeiter & dezentrale Niederlassungen. Verbessern Sie Ihren Kundenservice, indem relevante Informationen sofort zur Verfügung stehen. Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und Ihren CO₂-Fußabdruck durch digitale Abläufe. Konica Minolta Business Solutions Austria GmbH Amalienstraße Wien Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Waldeggstraße Linz Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Vogelweiderstraße Salzburg Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Langer Weg Innsbruck Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Roßmähder Dornbirn Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Karlauer Gürtel Graz Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Hans-Sachs-Straße Klagenfurt Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Version 1/2014

ICH WILL RELEVANTE INFORMATIONEN UND EFFIZIENTERE ABLÄUFE!

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