1. Präsentation der bisher durchgeführten und geplanten Arbeiten zum Wissensmanagement s. Präsentation DOJ (Beilage Präsentation KFE V3)

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1 Protokoll Konferenz Fachliche Entwicklung, Anwesende: siehe Kontaktadressen unten Leitung und Moderation: Elena Konstantinidis, Mandy Eisenbeiss, Livia Lustenberger Protokoll: Nicola Dänzer, Elena Konstantinidis 1. Präsentation der bisher durchgeführten und geplanten Arbeiten zum Wissensmanagement s. Präsentation DOJ (Beilage Präsentation KFE V3) Die bisherigen und geplanten Aspekte werden zudem als SWOT-Analyse auf Pinnwänden aufgezeigt, um weiter diskutieren zu können. Ergänzungen, Vertiefungen und Antworten auf die Diskussion sind hier rot eingefügt. Strenghts Stärken Übersicht über kant. Entwicklungen besteht/wird ausgebaut Zukünftig: Suchfunktion ermöglicht Zwei- /Mehrsprachigkeit (zweisprachiges Stichwort, nicht der ganze Text) Dynamik (Entwicklungen usw.) sollen erfasst werden Der Ablauf ist definiert (2x jährliche Anfragen an Kant. Ebene) Weaknesses - Schwächen Verknüpfen mit Wissensmanagement der kant. Ebene - Lokales Wissen/Entwicklungen es entstehen Doppelspurigkeiten mit den Websiten der kantonalen Netzwerke Doppelspurigkeiten müssen nicht automatisch ein Problem sein, wenn nun mal mehrere an einem Thema arbeiten Ausfüllen der Formulare bisher Z.T. Nur Kontaktangaben und / oder Links auf die bestehende eigene Website - nicht die gleichen Kategorien - Unübersichtlichkeit für die Suchenden, wo Übersicht das Ziel ist - Entwicklungen ist nicht in einer zukünftigen Suchfunktion erfasst - Entwicklungen / Work in Progress sind meist nicht erfasst - Verständlichkeit? - Aufwand? - Inhaltliche Probleme? - Kommunikation über das Vorgehen? muss man immer eine Lösung finden, die allen passt? muss denn immer so weit optimiert werden?

2 Opportunities Möglichkeiten und Potential Passwortschutz aufheben - Wissen der oja gegen aussen zugänglich machen und ausweisen - Spezifische Lösung: Z.B. direkter Dowload / Link / nur Kontaktadresse Soll es noch interaktiver gestaltet sein? - Kommentarfunktion - Wiki Geht es überhaupt noch ohne Interaktivität? Medien ohne Interaktivität haben keine Zukunft Veröffentlichung von laufenden Prozesses bedeutet: Vertrauen ist vorhanden, Bereitschaft über Geplantes/Zukünftiges zu berichten Interaktivität ist bereits jetzt informell möglich: Verknüpfung mit einfachen und bestehenden Tools: - - mailinglisten? - Newsletter - InfoAnimation? Threats - Gefahren Mehr Interaktivität? - Zuverlässigkeit - Vollständigkeit - Selektion/Qualität/Moderation Technische und organisatorische Zusammenarbeit DOJ Kantonale Ebene ( lokale Ebene) wie verknüpfen, organisieren, finanzieren? was ist der Zusammenhang zu anderen Anbietern wie jugendarbeit.ch? Sollten diese eingebunden werden? Hat SAJV ein ähnliches Angebot? (Antwort: Nein) 2. Präsentationen der Kantonalverbände Voja Bern, JARL und okaj zürich informieren darüber, welche Arbeiten bei Ihnen im Bereich Wissensmanagement laufen. Präsentation der VOJA im Anhang (Beilage PP_Wiki_Fachkonferenz_DOJ). Zentrale Punkte zu den Präsentationen und anschl. Diskussion: Voja Bern: Rita Sidler stellt sowohl das bereits bestehende Extranet wie auch das Konzept eines geplanten Wikis vor. Das Extranet ermöglicht es allen Stellen, die Mitglieder von VOJA sind, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und Wissen auszutauschen (wie ein Intranet in einer Firma, aber da es eben einzelne Verbandsmitglieder in den Gemeinden sind, heisst es Extranet ). Es können z.b. auch Entwurfversionen von Dokumenten gespeichert und später aktualisiert werden. Es stellt sozusagen eine gemeinsame Datenablage im ganzen Kantonalverband dar. Allerdings ist das Extranet als work in progress weniger geeignet als Portal zur Voja für Aussenstehende. Dafür hat die voja wiederum eine umfangreiche, normale Website. Ergebnisse der Arbeiten im Extranet, fertig

3 gestellte Informationen etc., werden von der Geschäftsstelle manuell auf die Website herüber genommen. Die Geschäftsstelle verschickt wöchentlich mails zu den Arbeiten im Extranet, so wird die Motivation der Jugendarbeitenden zum Mitmachen aufrecht erhalten. Die Voja plant zukünftig, ein Wiki umzusetzen. Ein Wiki ist noch interaktiver als das Extranet. Es ermöglicht das suchen, beitragen, nachverfolgen von Änderungen und die direkte Interaktion mit Fragen und Antworten. JARL: Regula Hurschler präsentiert den Aufbau der Website Diese beinhaltet einerseits ein von aussen sichtbares Frontend, andererseits ein Backend, in das sich nur die JARL-Mitglieder einloggen können. Inhaltlich ist es in drei Teile geteilt: - Generelle Informationen über die JARL - zu allen Stellen im JARL-Verband (Kantone LU, SZ, OW, NW) aktuelle Informationen vom Verbandssekretariat aktualisiert, das funktioniert - Ebenfalls eine Art Extranet-Funktion mit einer Projektesammlung, Bildern und Dokumentationen, welche via Suchfunktion aufgerufen werden können. Diese sollten von den einzelnen Stellen regelmässig aktualisiert werden, was aber zur Zeit nicht mehr so gut klappt und auch von der Geschäftsstelle nicht so aktiv bewirtschaftet wird. Es ist etwas unklar, ob es an der Technik, am Ablauf oder an der Mitarbeit der Stellen liegt. okaj zürich Die okaj hat eine gründliche Aufarbeitung der Thematik Wissensmanagement erstellen lassen (bei okaj erhältlich), hat dann allerdings das dort entwickelte umfassende Konzept nicht ganz umgesetzt. Ivica Petrusic ergänzt die vorher gemachten Inputs, dass aus der okaj-sicht ebenfalls ein Wiki nötig wäre. Die Vorteile: - Im Internet ist es unsinnig, sich auf ein Kantonsgebiet zu beschränken. Ein Wiki könnte die ganze Schweiz, bzw. auch internationale Beiträge, umfassen (je nach Sprachregion d/f) - Auch die Jugendinformation und generell der Diskurs der Jugendlichen, finden online statt. Eine interaktive Plattform der Jugendarbeit, könnte darum die Jugendbeteiligung an unseren Diskursen erhöhen. 3. Diskussionsergebnisse Anschliessend wird mittels der Präsentationen und der Stellwände diskutiert. Hier eine Zusammenfassung der Resultate nach Themenbereichen. Allgemein: Es gibt folgende Kategorien von Nutzern einer Wissensplattform: - Aktive (die auch einspeisen) - Passive (nur mitlesen/downloaden) - EXTERNE die Plattform dient auch als Ausweis gegen aussen, um aufzuzeigen, was okja tut! jemand muss festlegen, welches Wissen wem wo zur Verfügung gestellt wird auf Basis der Frage: Wen interessiert es?

4 Passwortgeschützte Austauschplattform versus open source -Idee - es ist eine ideologische Frage - einfache Abläufe sind wertvoll, Passwörter die man erst noch suchen muss etc. behindern den Ablauf, etwas virtuell mit anderen zu teilen. Es sollte möglichst einfach gestaltet sein. - Die Anwesenden votieren dafür, einen Passwortschutz möglichst zu vermeiden! DOJ-Modell vs. Wiki vs. Alternative Vorschläge Diskussion über ein Wiki: Macht ein Wiki den Verband als solches gleich überflüssig? Welche Aufgaben bleiben noch beim DOJ wenn das Wiki alle und alles direkt vernetzt? Nein, die Verbandsarbeit wird nicht überflüssig. Beim DOJ bleiben aufgaben wie die Strategische Weiterentwicklung, der Austausch über die Sprachregionen hinweg, Lobbying usw. Wiki und Verbandsarbeit sind zwei verschiedene Ebenen. Besteht ein Risiko, dass sich regionale Identitäten der kantonalen Verbände auflösen? nein Besteht ein Risiko, dass vermehrt Aufgaben der Kantonalverbände vom DOJ übernommen werden? nein. Der DOJ ist dafür da die Zusammenarbeit der Kantonalverbände zu fördern, diese werden somit gestärkt. Ein Wiki müsste man international öffnen (deutscher/französischer/italienischer Sprachraum) dafür gibt s finanzielle Ressourcen bei Youth in Action! Bei aller Interaktivität muss auch ein Wiki bewirtschaftet werden. Es sind personelle Ressourcen nötig für Moderation etc. Darum müssen trotzdem finanzielle Ressourcen eingeplant werden. Könnte man einfach die offizielle Wikipedia nutzen, indem man dort einen Artikel bzw. miteinander verhängte Artikel über offene Jugendarbeit erstellt? Wikipedia ist frei, jeder kann mitmachen, gratis nutzen. Wikipedia ist aber auch umfangmässig limitiert. Die Nutzung ist nicht ganz einfach. man kann beides tun, die offizielle Wikipedia nutzen und gleichzeitig investieren, um ein eigenes offene Jugendarbeit (Schweiz oder international?) Wiki zu gewährleisten. Wissen wir genug über eine Wiki-Lösung? nein, es braucht noch Abklärungen. Diskussion über Wissenmanagement-Tool-Vorschlag des DOJ und alternative Vorschläge: Wiki-Lösung braucht noch mehr Abklärung, vom DOJ liegt schon mal ein Vorschlag bzw. 1. Version vor, darauf kann man aufbauen.

5 Einerseits soll ein Wissensmanagement-Tool aktuell sein, sogar über laufende Prozesse informieren, andererseits soll es Wissen bewahren. Braucht es eine Archivierung der Inhalte? ja, aber diese soll möglichst automatisch geschehen. Das Erstellen eines Archivs / Dokumentation steht nicht im Vordergrund, aber Inhalte sollen nach längerer Zeit noch zugänglich sein. Ganz einfache Verfahren wählen wie z.b.: - die Kantonalverbände informieren den DOJ über ihre Jahresplanung: Möglichst kurz, nach Themen, inkl. erst in Planung befindliche Sachen / laufende Prozesse. Der DOJ trägt das zusammen und verteilt es wieder an alle. - Vorschlag, alle Protokolle (z.b. Vorstand) der Kant. Verbände an den DOJ zu schicken: Wird abgelehnt, schon zu kompliziert Einführen eines Cloud-Computings, dh. gemeinsame Plattform im Internet: - alle beteiligten können laufend oder systematisch ihre eigenen Informationen unkompliziert so abspeichern, dass es für alle zugänglich ist - es sollte so möglich sein, Wissen möglichst nur 1x eingeben zu müssen (das braucht noch Abklärung!!)

6 Für das weitere Vorgehen ist festzuhalten, dass die verschiedenen Lösungsmöglichkeiten unterschiedliche Potentiale haben. Das eine tun, das andere nicht lassen, soll die Strategie sein! Wiki-Lösung: Günstig, die Technik existiert bereits, kann direkt genutzt werden (open source). Dokumentation vorhandener Projekte, Kenntnisse usw, Schwergewicht: Vergangenes Extreme Interaktivität, auch International nutzbar, ev. Moderations-/ Steuerungsmöglichkeit eher beschränkt bzw. weniger erwünscht Steuerung/Moderation genauer prüfen / definieren Partizipation von Jugendlichen ermöglicht (abzuklären) Ein Wiki eignet sich eher nicht als Portal gegen aussen (bzw. es wäre abzuklären unter welchen Bedingungen) Noch zu definieren: Eigenes Wiki oder die öffentliche Wikipedia nutzen ( Spenden an Trägerorganisation Wikimedia) oder beides Andere Vernetzungslösung: DOJ- Vorschlag ev. kombiniert mit Cloudcomputing. DOJ-Spezifisch, Aufbauen auf DOJ- Wissensmanagement-Tool, technisch optimieren (Cloud-Computing): Datenschnittstellen, Format noch bestimmen Zukunftsgerichtet, interner Austausch über laufende Prozesse geplantes usw. Möglichst einfach halten, gleichzeitig zentral aktiv bewirtschaften (Infos einholen) Soll unkompliziert den Bedürfnissen des DOJ dienen (= Zusammenarbeit der Kantonalverbände), ist aber nicht zur weiteren Ausweitung gedacht, weder nach unten (lokale Stellen) noch nach aussen gegenüber aussen nur Portal/Repräsentationsfunktion Im Idealfall technisch anschlussfähig mit einer öffentlichen herkömmlichen Website Nachtrag zur Wiki-Diskussion (Elena Konstantinids, ): Offenbar existiert seit Dezember 2011 auf der deutschen Wikipedia ein Artikel über die offene Kinder- und Jugendarbeit, der auf Deutschland ausgerichtet, aber stark von unseren Schweizer Grundlagenpapieren aufgebaut ist. Kennt ev. jemand sogar Autor/Autorin?

7 4. Auswertung der KFE als solches Als Schlussrunde wird mit den Anwesenden das neue Gremium Konferenz für Fachliche Entwicklung ausgewertet. Ergebnisse: - Grundsätzlich ein gutes und gewinnbringendes Treffen - Die KFE soll nach wie vor dem Austausch der Kantonalverbände, nicht einzelner Stellen, dienen. TeilnehmerInnen sollen weiterhin VertreterInnen der Kantonalverbände sein. - Soll die KFE inhaltliche Themen bearbeiten oder nur die Form der Zusammenarbeit besprechen (wie dieses Mal)? Meinung des Plenums: Die KFE soll nur dann inhaltliche Themen besprechen, wenn es einen von Jahr zu Jahr weiter führenden roten Faden gibt, der mit einer konkreten Strategie bezüglich fachlicher Entwicklung zusammenhängt. Nicht jedes Mal neue unterschiedliche Themen besprechen. - Sie soll zudem ein Gremium zur Bestimmung des gemeinsamen Handelns in der Wissensverwaltung bleiben. - Der Output der KFE soll in politischen output nach oben münden. Sie ist der Ausgangspunkt für politisches Lobbying der okja, ihre Weiterentwicklung und Professionalisierung. Das Wiki- bzw. Wissensmanagement-Tool wirkt gleichzeitig gegen unten, ermöglicht den Wissensaustausch der Basis. - In der Schlussdiskussion wurde deutlich, dass die Unterschiede/Grenzen zwischen KFE und Netzwerktreffen (Versammlung der Delegierten der Kantonalverbände jeweils vorgängig zur Mitgliederversammlung) etwas verwischt werden. Das sollte geklärt werden.

8 5. Beschlüsse 1. Der DOJ soll in seiner Arbeit weiter fahren, das aktuelle Tool weiter zu entwickeln. Die Idee des Cloud Computing soll dabei aber mitberücksichtigt werden. Zuständig: DOJ-Geschäftsstelle. Zeitraum: Ab Januar 2012 bis Mitte Gleichzeitig wird die Idee eines Jugendarbeit-Wikis weiter verfolgt. Daran wollen folgende Kantonalverbände weiter arbeiten: okaj, voja BE und TOJA, dazu kommt die DOJ-Geschäftsstelle. Den Lead übernehmen die voja BE und die okaj. Sie laden zu einer Sitzung im Zeitraum Frühling 2012 ein. Diese Arbeitsgruppe prüft auch die internationale Öffnung, erarbeitet einen Vorschlag zur Zusammenführung/Generierung von Ressourcen und klärt die Möglichkeiten der Nutzung der offiziellen Wikipedia gegenüber einem eigenen okja-schweiz-wiki. 3. Das Formulieren einer zukünftigen Strategie der fachlichen Entwicklung, die insbesondere längerfristige Arbeiten an zu bestimmenden inhaltlichen Themen beinhaltet, ist Sache des DOJ-Vorstands. Dieser Aspekt muss an der Vorstandsretraite (27./28. Februar) aufgegriffen werden. Dazu gehört ebenfalls eine allfällige Neudefinition des Netzwerktreffens im Verhältnis zur KFE. Kontaktadressen der Teilnehmenden KFE 2011 Voja BE: Rita Sidler Okaj ZH: Ivica Petrusic Michael Bänninger, Jugendbeauftragter Wädenswil AGJA AG: Leo Grunder TOJA TG: Barbara Germann JARL LU/Region: Regula Hurschler DOJ-Vorstandsmitglieder: JARL/DOJ-Vorstand: Livia Lustenberger DOJ-Vorstand: Mandy Eisenbeiss DOJ-Präsident: Rolf Heusser DOJ-Geschäftsstelle: Geschäftsführerin Elena Konstantinidis Beauftragter Kommunikationsmittel/Romandie: Nicola Dänzer / Explizit entschuldigt waren folgende Kantonalverbände: Giovanimazione TI, NOKJA BS, voja BL, JAST Oberwallis, jugend.gr GR, Jugendseelsorgerverein Deutschschweiz JUSESO,

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