Rhenus Office Systems GmbH

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1 6. Mittelstandstag Rheinland-Pfalz Rhenus Office Systems GmbH Outsourcing von Dokumenten Datenschutz in der Dokumentenlogistik Risiken und Haftung 29. März 2012 Mainz ZDF-Konferenzzentrum Gerhard Friederici RHENUS 2012

2 Kurze Vorstellung - Referent Gerhard Friederici seit 1999 staatl. anerkannter Umweltschutztechniker seit 2000 Datenschutzbeauftragter seit 2000 Qualitätsmanagementbeauftragter seit 2009 Leiter Service Center Sicherheit und Qualität der Rhenus Office Systems-Gruppe Mitglied im Steuerungsboard der ISO der Rhenus AG Mitglied im GDD-Arbeitskreis: Datenschutzgerechte Datenträgerentsorgung nach dem Stand der Technik Mitglied im Normenausschuss NIA der DIN Datenträgervernichtung, Überarbeitung der DIN in DIN RHENUS 2012

3 Kurze Vorstellung Dokumentenlogistik der Rhenus Office Systems Mehr als Kunden im In- uns Ausland nutzen unseren Service und haben uns mehr als 10 Mrd. Dokumente anvertraut. 2 RHENUS 2012

4 Dokumente Unser beruflicher Alltag!? Dokumentenmanagement Dokumentenlogistik Aktenordner Datenpannen Cloud Computing Geschäftsprozesse Compliance Datenschutz Informationssicherheit Schriftgutverwaltung elektronische Archivierung Datensicherung Wirtschaftsspionage Rechtliche Anforderungen Scannen Datenverlust Dokumente Outsourcing!? Auftragsdatenverarbeitung Aufbewahrungspflichten Vernichtung Ablage Suchen Verschlüsselung Workflow Dienstleister 3 RHENUS 2012

5 Dokumentenmanagement Herausforderungen für Unternehmen Bewältigung der Informationsmenge der Informationsvielfalt des Organisationsaufwands Erzielbare Effekte schnellerer Zugriff auf Informationen Beschleunigen der Geschäftsprozesse höhere Produktivität ca. 30% der Arbeitszeit werden mit Suchen verschenkt! (Quelle: Gartner Group) Minimierung der Kosten 4 RHENUS 2012

6 Compliance Mit Compliance (Befolgung, Einwilligung, in compliance with) werden Maßnahmen beschrieben, die zur Einhaltung von Regelwerken und Werten in einem Unternehmen erfolgen. Dazu gehört auch der Umgang mit (digitalisierten) Daten und Informationen. Um Compliance zu verstehen, kann das Stichwort Haftung in den Mittelpunkt gestellt werden. Haftung meint die Zahlung von Geld oder strafrechtliche Verurteilung von Führungskräften oder Mitarbeitern. 5 RHENUS 2012

7 Compliance Haftungsrisiken Unterlässt es der Manager für eine sorgfältige Organisation des Unternehmens zu sorgen, begeht er eine Sorgfaltspflichtverletzung. Diese Verpflichtung zur ordentlichen Geschäftsführung folgt für den GmbH- Geschäftsführer aus 43 Absatz I GmbH-Gesetz (GmbHG) und für den AG-Vorstand aus 93 Absatz I Aktiengesetz (AktG). Quelle: 6 RHENUS 2012

8 Compliance Haftungsrisiken Das Management ist der Gesellschaft bei einem Schaden unbeschränkt persönlich zum Schadenersatz verpflichtet ( 93 II AktG, 43 II GmbHG). Hierbei handelt es sich nicht um eine Außenhaftung des Managers, sondern um eine Haftung im Innenverhältnis gegenüber seiner Gesellschaft (Binnenhaftung). Der zentrale Ansatz des Compliance-Gedankens liegt hierbei in der Betonung des Erfordernisses organisatorischer Umsetzungsmaßnahmen, um dadurch ein möglichst rechtskonformes Verhalten im Unternehmen zu erreichen. Quelle: 7 RHENUS 2012

9 Compliance Rechtliche Vorgaben Stand : Allein der Bund hat 1924 Einzelgesetze und 3440 Verordnungen mit Artikeln und Paragraphen Nicht zu vergessen: EU und die Bundesländer produzieren noch mal so viel. Quelle: Wikipedia Neben gesetzlichen Auflagen gelten: -interne Auflagen ( Betriebsvereinbarungen...) -Vertragsregelwerke... 8 RHENUS 2012

10 Compliance Rechtliche Vorgaben eine kleine Übersicht Deliktsrecht (Unerlaubte Handlungen, Produkthaftung, Umwelthaftung) Immaterialgüterrecht (Patentrechts-, Markenrechtsverstöße) Wettbewerbsrecht (Unerlaubte Werbung) Kartellrecht (Kartellverbot, Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung) Arbeitsrecht (Arbeitnehmerschutz, Kündigungen,Antidiskriminierungsgesetz) Kapitalmarktrecht (Marktschutz, Publizitätspflichten) Vertragsrecht (Gewährleistung, Verbraucherschutz) Steuerrecht Sozialversicherungsrecht Insolvenzrecht Datenschutzrecht Verstöße gegen oben aufgezählten Rechtsgebiete haben zunächst zur Folge, dass die Gesellschaft gegenüber Dritten für Schäden haften muss. 9 RHENUS 2012

11 Compliance Rechtliche Vorgaben Datenschutzrecht Allgemeine Regelungen Für Bundesverwaltung und Privatwirtschaft BDSG Für Landesverwaltung, Kommunen etc. LDSG Vorrangige, bereichsspezifische Regelungen Für Bund, Länder, Privatwirtschaft aufgrund Bundeskompetenz: TMG, TKG, PDSV, SGB, PStG, PassG, BStatG, GewO,StGB, GwG etc. Für Bundesverwaltung BBG, BVerfSchG, StUG, BZRG, BGSG, SÜG etc. Für Landesverwaltung BG, MG, KrankenhG, SOG, SchulG etc. 10 RHENUS 2012

12 Rechtliche Anforderungen - Risikomanagement Die gesetzlichen Anforderungen an das Risiko-Management und die Kontrollsysteme sind in den vergangenen Jahren gestiegen. 43 Abs. 1GmbHG Sorgfaltspflichten 91 Abs. 2 AktG Solvency II MARisk VA Basel II KonTraG SOX BDSG Allgemeinen betrieblichen Risiken sollten im Rahmen eine Risiko-Managements erfasst und bewertet werden. Erhöhte Anforderungen an das Risikomanagement für Versicherer Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) verlangt ein Risiko- Management. Unternehmensbezogenen Daten müssen gesichert werden. Außerdem muss ein ausreichendes Notfallkonzeptes vorhanden sein. Zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmen ist ein Frühwarnsystem erforderlich. Das Gesetz verlangt ein umfangreiches Sicherheitskonzept Alle für die Finanzergebnisse relevanten internen Prozesse müssen durch Wirtschaftprüfer durchleuchtet werden. Personenbezogene Daten müssen gegen Zerstörung und Verlust geschützt werden Weitere Spezialvorschriften. 11 RHENUS 2012

13 Katastrophenszenarien - Datenverlust Risiken - Havarieschäden Gebäudeausfall (Überschwemmung ) IT-/Systemausfall (Stromausfall ) Ausfall von Personal (Pandemie ) Quelle Internet: Dresden, Elbe-Hochwasser 2002 Ausfall von Dienstleistern (Datenverlust ). Datenverlust!? Quelle Internet: Münsterland, Stromausfall RHENUS 2012

14 Informationssicherheit - Bedrohungsszenarien 1 Angriff von Verlust Außen auf Plattformen im Internet 2 Eindringen von außen in interne Netze und Anwendungen 3 Info- Abfluss durch Innentäter, Geschäftspartner und Wettbewerber im internen Netz 4von Daten und Infrastruktur Abhören Spionage Diebstahl Datenverlust Computerviren Irrtum Katastrophen Hacker Verfälschung 13 RHENUS 2012

15 Datenschutz - Wirtschaftsspionage Wirtschaftsspionage leicht gemacht - Datendiebstahl mit USB-Stick In 2 Minuten 1 Gigabyte Daten kopiert oder DIN A4 Seiten kurz beiseite geschafft!? Wettbewerbsstrategien? Kundendaten? Designstudien? Forschungsergebnisse?. 14 RHENUS 2012

16 Datenschutz Datenpannen Beispiel: Quelle: 15 RHENUS 2012

17 Datenschutz Datenpannen Beispiel: Festplatten mit sensiblen Daten in Ghana? Quelle: Die Platte stammte angeblich von einer Müllhalde in Ghana und enthielt unverschlüsselte Informationen über Verträge zwischen dem US-Rüstungskonzern Northrop Grumman und dem Pentagon, dem CIA sowie dem Heimatschutzministerium Quelle: Elektroschrott beinhaltet Schadstoffe wie Schwermetalle wie Blei, Quecksilber, verschiedenen Chlorverbindungen und viele andere Giftstoffe 16 RHENUS 2012

18 Datenschutz - Imageschaden Veröffentlichung von Datenpannen - Nachhaltiger Imageschaden! 17 RHENUS 2012

19 Datenschutz Mögliche Konsequenzen Welches Strafmaß droht bei Verstößen gegen das Bundesdatenschutzgesetz? Pro Verstoß gilt: Verantwortungsloser Umgang mit Personendaten: (Formaler Verstoß) Bis zu EUR Beispiel: Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht oder nicht ordnungsgemäß bestellt. Fahrlässige oder vorsätzliche Datenschutzverletzung: (Materieller Verstoß) Bis zu EUR Beispiel: Ein Mitarbeiter gibt personenbezogene Kundendaten ohne deren Einwilligung an ein bekanntes Unternehmen weiter. Vorsätzliche Datenschutzverletzung mit Bereicherungs- oder Schädigungsabsicht : Geldstrafe oder bis zu 2 Jahre Haft & Straftatbestand Beispiel: Ein Mitarbeiter verkauft personenbezogene Kundendaten ohne deren Einwilligung an einen Wettbewerber. 18 RHENUS 2012

20 Datenschutz Mögliche Konsequenzen 42 a BDSG Informationspflicht bei unrechtmäßiger Kenntniserlangung von Daten 42a BDSG ist eine Neuerung der Gesetzesreform. Hieraus ergibt sich die Pflicht eines Unternehmers sofort die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde sowie die Betroffenen zu informieren, wenn festgestellt wird, dass im Unternehmen gespeicherte Daten unerlaubt transferiert oder in sonstiger Weise an Dritte weitergegeben werden. Diese Meldepflicht besteht vor allem dann, wenn durch die Weitergabe dieser Daten eine Beeinträchtigung der Betroffenen zu erwarten sind. Die hier relevanten Daten sind: 1. Besondere Arten gem. 3 Abs. 9 BDSG; 2. Personenbezogene Daten, die einem Berufsgeheimnis unterliegen; 3. Sich auf Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten den Verdacht solcher beziehen; 4. Daten bezüglich Bankkonten und Kreditkarten. Eine Meldung gegenüber den Betroffenen kann, wenn diese zu einem unverhältnismäßigen Aufwand für das Unternehmern führt, durch eine Meldung mit dem Umfang von mindestens einer halben Seite in zumindest zwei bundesweit erscheinenden Zeitungen ersetzt werden. Auch weitere mindestens so wirksame Maßnahmen zur Information der Öffentlichkeit können hier ausreichen. Sanktionen: Bußgelder bis zu RHENUS 2012

21 Datenschutz Kosten Datenverluste 20 RHENUS 2012

22 Datenschutz Kosten Datenpanne Was kostet eine Datenpanne? % 138 Quelle: Studie Ponemon 2010 In 2009 reichte die Anzahl von verloren gegangenen bzw. gestohlenen Datensätzen von bis zu Stück pro Vorfall ( ) 21 RHENUS 2012

23 Outsourcing - Auftragsdatenverarbeitung 11 BDSG: Der AG hat sich vorab beim AN davon zu überzeugen, dass dieser die versprochenen Leistungen auch datenschutzgerecht erbringen kann In der Regel vor Ort Prüfung nach transparenten Kriterien Prüfung dokumentieren Prüfung regelmäßig wiederholen 22 RHENUS 2012

24 Outsourcing - Auftragsdatenverarbeitung Inhalt Datenschutzvertrag 1. Gegenstand und Dauer des Auftrags 2. Kronkretisierung des Auftragsinhalts 3. Technisch-organisatorische Maßnahmen 4. Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten 5. Kontrollen und sonstige Pflichten des Auftragnehmers 6. Unterauftragsverhältnisse 7. Kontrollrechte des Auftraggebers 8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers 9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers 10. Löschung von Daten und Rückgabe von Datenträgern Er kann bei öffentlichen Stellen auch durch die Aufsichtsbehörde erteilt werden. Der Auftraggeber hat sich vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen. Das Ergebnis ist zu dokumentieren. Sanktionen: Wenn die Auftragserteilung nicht richtig, nicht vollständig oder nicht in vorgeschriebener Weise erfolgte, drohen Bußgelder bis zu RHENUS 2012

25 Outsourcing Sicherstellung der Informationssicherheit Informationssicherheit Rechtliche Vorgaben Risk Management z.b. KontraG Datenschutz Haftungsfragen Compliance (z.b. Basel II) Kundenverträge SLA ADV Datensicherungskonzept Leistungsscheine Zertifizierung (ISO 27001, ISO 9001, GLP...) Kundenanforderungen Eigeninteresse Schutz von Informationen und Wissen Schutz der Infrastrukturen Image in der Öffentlichkeit Die Informationsressourcen sind für ein wissensbasiertes Unternehmen von unschätzbarer Wichtigkeit. 24 RHENUS 2012

26 Outsourcing Sicherstellung der Informationssicherheit Maßnahmen der Rhenus Office Systems für Informationssicherheit! 25 RHENUS 2012

27 Outsourcing Sicherstellung der Informationssicherheit Maßnahmen der Rhenus Office Systems für Informationssicherheit! Beispiel: Managementsysteme Qualitätsmanagement ISO 9001: 2008 IT-Sicherheitsmanagement ISO Brandschutzmanagement VdS 2009 Business Continuity Plan Betriebliches Kontinuitätsmanagement Managementsystem gemäß GLP-Anforderungen Alle Managementsysteme beschäftigen sich mit der Zielabweichung! Alle Managementsysteme haben die Verbesserung der Prozesse zum Ziel! 26 RHENUS 2012

28 Outsourcing Sicherstellung der Informationssicherheit Maßnahmen der Rhenus Office Systems für Informationssicherheit! Beispiel: Business Continuity Plan - Präventionsmaßnahmen BMA, Brandbekämpfungsanlage - Verwendung schwer entflammbarer Materialien Schutz der Archivgüter durch Kartonagen - Feuer- und Staubschutz EMA, Torsicherungen, Zutrittsregelungen Erhaltung - Wartungsmaßnahmen - Sicherheitsvorkehrungen - Ausbildung und Fortbildung der Mitarbeiter IT-Sicherung - redundante Serversysteme, Backups - Informationssicherheitsmanagement nach ISO RHENUS 2012

29 Outsourcing Sicherstellung der Informationssicherheit Beispiele aus vertraglichen Anforderungen Vertragsaspekte Rechtliche Vorgaben Normen, Standards Technische und organisatorische Maßnahmen ( 9 BDSG) Datensicherungskonzepte Qualitätssicherung Zertifizierung ISO 27001, ISO Business Continuity Plan Dienstleistungsvertrag ADV-Vertrag ( 11 BDSG) Haftungsregelungen Versicherungsschutz Der Auftragnehmer wird die vertragsgegenständlichen Leistungen in Übereinstimmung mit einschlägigen Best-Practices, technischen Fachvorschriften, allgemeinen Normen und (Sicherheits-) Standards und entsprechend dem aktuellen Stand der Technik (umfasst alle bis zum jeweiligen Zeitpunkt gewonnenen technischen Erkenntnisse, die Eingang in die betriebliche Praxis gefunden haben und die allgemein anerkannt sind) erbringen. Der Auftragnehmer wird gemäß ISO für die Applikation des Archivsystems spätestens bis zum.. zertifiziert sein, und alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um diese Zertifizierung aufrecht zu erhalten. Auf Wunsch des Auftraggebers hat der Auftragnehmer entsprechende Nachweise vorzulegen. Verfügbarkeitskontrolle: Mit folgenden Maßnahmen stellt der Auftragnehmer sicher, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind: - Prozessdarlegung Sicherheit und Datenschutz - Business Continuity Plan des Auftragnehmers 28 RHENUS 2012

30 Rhenus Office Systems Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Gerhard Friederici Rhenus Office Systems GmbH Tel.: +49 (2509) Fax: +49 (2509) Mail: RHENUS 2012

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