Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen

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1 Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen Jänner 2005

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3 Inhalt 1. Was ist das Gütesiegel für Soziale Integrationsunternehmen? Für wen ist das Gütesiegel vorgesehen? Wer profitiert von der Einführung des Gütesiegels für SIU? Welchen Nutzen hat das Gütesiegel? Was leistet das Gütesiegel? Vorbedingungen zum Einstieg in den Begutachtungs- und Bewertungsprozess Qualitätskriterien und Erfordernisse zur Erreichung des Gütesiegels Wie läuft das Antrags-, Beurteilungs- und Vergabeprozedere ab? Unterlagen für das Assessment Ressourcenbedarf, Kosten Wer arbeitete am GS mit? Anhang Impressum. 30 Allgemeines zum Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen Sie legen Wert auf eine qualitätsorientierte Denk- und Arbeitsweise in Ihrem Betrieb und möchten diese Qualität durch ein speziell für Soziale Integrationsunternehmen (SIU) entwickeltes Gütesiegel auszeichnen lassen? Mit diesem Leitfaden wollen wir EntscheidungsträgerInnen von Sozialen Integrationsunternehmen dabei unterstützen, sich auf eine Bewerbung zum Gütesiegel für Soziale Integrationsunternehmen vorzubereiten. Mit der Lektüre dieses Leitfadens sollen Sie sich den konkreten Ablauf eines Bewerbungsverfahrens bis hin zu einer Vergabe des Gütesiegels vorstellen können. Es gibt insgesamt folgende Unterlagen zum Gütesiegel für SIU: Allgemeine Informationen - Vorinformation für interessierte Betriebe Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen Genauere Informationen zu den Voraussetzungen, zur Vorbereitung und den notwendigen Schritten seitens des SIU Anleitung für AssessorInnen Informationen und Orientierung zum Assessment Kriterienkatalog zum Gütesiegel für Soziale Integrationsunternehmen Handbuch zu Verfahren der Beurteilung der Qualitätsdimensionen in SIU Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar von 32

4 Die Schritte von der Beantragung zur Vergabe des GS im Überblick Lektüre des Leitfadens zur Abklärung einer Beantragung Entscheidung im SIU über eine Beantragung zum Gütesiegel Beantragung beim BDV mittels Antragsformular Vorbereiten auf das Assessment und Zusammenstellen der Unterlagen Auf Wunsch und eigene Kosten Beratung, vermittelt vom BDV Assessment im Betrieb durch 2 AssessorInnen (Gegebenenfalls Rücksprache der AssessorInnen mit dem SIU) Ergebnis-Bericht der 2 AssessorInnen über das Assessment an den BDV BDV leitet die Unterlagen an die Jury weiter Jury entscheidet über die Vergabe eines GS an das SIU BDV verleiht die GS-Urkunde und damit das Recht, das GS-Logo für 2 Jahre zu verwenden. Weitere wichtige Anmerkungen Bewertung und Vergabeentscheidung sind zwei voneinander getrennte Agenden. Die Informationen über das SIU, insbesondere jene im Zusammenhang mit der Bewertung und den Bewertungsergebnissen, sind streng vertraulich. Als Richtwert für die Vergabeentscheidung gilt die Erreichung von 50 der 100 möglichen Punkte zur Auszeichnung der Erfüllung der Qualitätskriterien. 50 Punkte bedeuten, dass die Qualitätskriterien durchschnittlich erfüllt sind. Grundlage hierfür ist das Modell des Business Excellence, nach dem 100 Punkte bedeuten, dass alle Qualitätskriterien exzellent erfüllt werden und keine Verbesserungen mehr möglich sind. 04 von 32 Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar 2005

5 Besonderheiten des ersten Vergabeprozederes Wie wird das erste Vergabeprozedere zum GS für Soziale Integrationsunternehmen in Österreich aussehen? Im Jahr 2005 soll erstmalig ein Gütesiegel an SIU vergeben werden. Da das erste Assessment und hierzu die Vergabe zum Gütesiegel Teil eines EQUAL-Projektes sind, weist es folgende Besonderheiten auf: Die Kosten für die Assessments und Begleitungsmaßnahmen können für eine begrenzte Anzahl von beantragenden SIU übernommen werden. Das EQUAL-Projekt wird vom SÖB-Verband Stmk. durchgeführt, welcher für die erste Vergabe deshalb auch der Projektansprechpartner ist. Der Zeitplan für die erste Vergabe sieht folgendermaßen aus: Informationsveranstaltung am 2. Februar 2005 in Salzburg Abklären der Erfüllung der Voraussetzungen für die Erlangung des Gütesiegels und Zusammenstellung der für die Überprüfung notwendigen Unterlagen vom SIU selbst, mit Hilfe dieses Leitfadens. Auf Wunsch des SIU gibt es dabei Unterstützung durch eine von BDV vermittelte Beratung. Anmeldung zum ersten Assessment beim BDV bis Entscheidung über die SIU, für die die Kosten übernommen werden können (Auswahlkriterien liegen vor) Anfang März 2005 Zuteilung von 2 AssessorInnen pro SIU durch die ExpertInnengruppe im März 2005 Durchführung der Assessments und Legung der Berichte durch die 2 AssessorInnen bis Anfang Mai 2005 Einführung / Konstituierung der Jury bis Mitte April 2005 Berichte und Assessment-Ergebnisse werden Ende Mai 2005 an die Jury übermittelt Die Jury tagt im Juni Für die Vergabe ist der 23. Juni 2005 vorgesehen. Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar von 32

6 1. Was ist das Gütesiegel für Soziale Integrationsunternehmen? Das Gütesiegel ist eine Auszeichnung für Soziale Integrationsunternehmen, die klar definierte soziale, organisatorische und wirtschaftliche Qualitätsstandards gewährleisten. Das mit dem Gütesiegel ausgezeichnete Soziale Integrationsunternehmen (SIU) verpflichtet sich der Qualität und somit der ständigen Weiterentwicklung der Produkte und Dienstleistungen sowie des gesamten Unternehmens bzw. der gesamten Organisation. SIU sind in Österreich derzeit Sozial-Ökonomische Betriebe (SÖB), Gemeinnützige Beschäftigungsprojekte (GBP), und Beschäftigungsgesellschaften (BG). 2. Für wen ist das Gütesiegel vorgesehen? Das GS ist für Unternehmen und Organisationen gedacht, die die soziale und berufliche Integration von Menschen als vorrangigen Zweck definieren. Soziale Integrationsunternehmen sind Unternehmen, die weiters insbesondere folgende Kriterien erfüllen (VORBEDINGUNGEN): Die Unternehmen gehen mit ihrer Zielgruppe Dienstverhältnisse ein bzw. schaffen für ihre Zielgruppen Beschäftigungsverhältnisse. Fachkräfte bilden Menschen aus und/oder begleiten sie durch die Arbeitsprozesse. Für die Zielgruppe der SIU gibt es eine soziale und pädagogische Begleitung. SIU stellen Produkte und Dienstleistungen her, die nachgefragt werden. SIU verpflichten sich zu Gender Mainstreaming (GM). 3. Wer profitiert von der Einführung des Gütesiegels für SIU? Integrationsunternehmen mit ihren Stammpersonal-MitarbeiterInnen MitarbeiterInnen in Transitarbeitsverhältnissen EndverbraucherInnen der erstellten Produkte und Dienstleistungen AuftraggeberInnen und FördergeberInnen Die Privatwirtschaft, welche die von SIU qualitätsvoll ausgebildeten und begleiteten Transitarbeitskräfte anstellt. 4. Welchen Nutzen hat das Gütesiegel? Das Unternehmen erhält Rückmeldungen von ExpertInnen über das aktuelle Erreichen der Qualitätsstandards, die für Verbesserungen im SIU genutzt werden können. Das Ergebnis kann weiters AuftraggeberInnen, FörderInnen, UnternehmerInnen, Schlüsselkräften, Transitarbeitskräften und der Öffentlichkeit im Rahmen der Marketingaktivitäten vermittelt werden und trägt somit zum positiven Image und zur Sicherung der Marktposition des SIU bei. 06 von 32 Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar 2005

7 Das mit dem GS verbundene Qualitätsniveau der unternehmerischen und organisatorischen Aktivitäten bietet folgende Nutzungspotentiale, deren Realisierung die SIU anstreben: Soziale Integrationsunternehmen Die Etablierung des Gütesiegels schafft für Soziale Integrationsunternehmen und organisationen jene Ebene einer gemeinsamen Identität, die notwendig ist, um sich verstärkt im Rahmen eines neu definierten 3. Systems bzw. Marktes (neben dem öffentlichen und dem privatwirtschaftlichen) positionieren und im Rahmen eines Gesamtmarktes sich als Partnerschaft für die Öffentlichkeit und die Privatwirtschaft entsprechend ihrer Stärken integrieren zu können. AuftraggeberInnen und FörderInnen Das Gütesiegel macht es möglich, Effizienz durch Standardisierungen und Überprüfungskriterien durch Transparenz nachvollziehbar und damit Voraussetzungen zur Vereinfachungen von Förderrichtlinien und gebarungen schaffen zu können. Zusätzlich ermöglicht die Einführung des Gütesiegels die besonderen Leistungen (z.b. lokale und regionale Nachhaltigkeit) Sozialer Integrationsunternehmen und organisationen bei Vergabeverfahren und richtlinien berücksichtigen zu können. Gemeinden und Regionen Die Auszeichnung eines SIU mit dem Gütesiegel verschafft Gemeinden und Regionen kompetente und zuverlässige KooperationspartnerInnen für neue Partnerschaften mit regionalen AkteurInnen, die kosten- und qualitätsbewusst gemeinwirtschaftliche und soziale Aufgaben unter der besonderen Berücksichtigung lokaler und regionaler, zeitlicher (mittel- und langfristige Zielvereinbarungen) und finanzieller (erwirtschaftete Gewinne werden zugunsten des Unternehmens- bzw. Organisationszweckes in die Region reinvestiert) Herausforderungen übernehmen, für die es entweder keinen wettbewerbsmäßigen Markt oder zu geringe öffentliche Ressourcen und Strukturen gibt. Stammpersonal Das Gütesiegel ist Garant dafür, dass durch Standards für die Entwicklung des Stammpersonals (Kernkompetenzen) die wesentlichen Voraussetzungen für ein Corporate Identity aller Sozialen Integrationsunternehmen und -organisationen eingeführt sind. Beschäftigte in Transitarbeitsverhältnissen Das Gütesiegel unterstützt die Standardisierung der sozialpädagogischen Betreuungen und die qualifizierte fachliche Anleitung durch geschultes Personal. NachfragerInnen von Produkten und Dienstleistungen Das Gütesiegel garantiert NachfragerInnen gleich bleibende Qualitäten und als vertrauensbildende Maßnahme die Verbreitung von Informationen über soziale, wirtschaftliche und ethische Zusammenhänge und Bedingungen als auch über den effizienten Einsatz von Fördergeldern. Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar von 32

8 Privatwirtschaft und kommerzielle Unternehmen Das Gütesiegel unterstützt die Gründung von Kooperationen mit der Privatwirtschaft, da es bei Bewahrung aller Unterschiedlichkeiten der Sozialen Integrationsunternehmen für jene notwendigen Standardisierungen sorgt, um als zuverlässige AnsprechpartnerIn Kooperationen (in Form eines Public Social Private Partnership, PSPP), für einen gemeinsamen Marktaufbau zu ermöglichen und dadurch die Handlungs- und Marktmöglichkeiten zu erweitern. Solche Kooperationen zwischen SIU und der Privatwirtschaft fördern auch den Imagegewinn der Privatwirtschaft. Dies wäre ein Beispiel für Corporate Social Responsibility, (CSR). Am Arbeitsmarkt benachteiligte Menschen / Soziale Gerechtigkeit Das Gütesiegel garantiert, dass es weiterhin für am Arbeitsmarkt benachteiligte Menschen spezialisierte und zugleich differenzierte, auf die Bedürfnisse der betroffenen Menschen abgestimmte Angebote und AnsprechpartnerInnen gibt. Gender Mainstreaming Die Überprüfung von Gender Mainstreaming findet auf den Ebenen der Zielsetzung, Kriterien, Erhebung, Analyse, Gestaltung und Umsetzung sowie der Evaluation statt und entspricht damit den Gender Mainstreaming Erfordernissen der Europäischen Union. 5. Was leistet das Gütesiegel? Das Gütesiegel gewährleistet, dass das Unternehmen bzw. die Organisation festgelegte soziale, organisatorische und betriebswirtschaftliche Standards in einem ausgewogenen Verhältnis erfüllt sowie dass GM im jeweiligen SIU implementiert, umgesetzt und evaluiert wird. Die Erreichung dieser Standards wird regelmäßig überprüft. Die Vorbereitung für die Bewerbung für das Gütesiegel regt durch eine systematische Untersuchung der Unternehmensprozesse und der Unternehmensergebnisse qualitätssichernde und qualitätssteigernde Entwicklungen an. Stärken und Verbesserungspotenziale werden erarbeitet und bilden die Grundlage für Verbesserungsmaßnahmen und deren Wirkungen. Der entwickelte Leitfaden und Kriterienkatalog bietet eine Grundlage für die Entwicklung eines der Qualität und KundInnenorientierung verpflichtetes Führungskonzept und soll die SIU zu Konzepten des strategischen Managements anleiten. Durch die Ausarbeitung eines spezifischen Kriterienkataloges und Bewertungssystems werden die Zielvorgaben und deren Erreichung dargestellt, die dem Management zur Orientierung und als Entscheidungsgrundlage dienen. Durch diesen Qualitätsnachweis werden Effektivität und Effizienz bei der Verwendung der eingesetzten Förder- und anderer Mittel und Ressourcen dokumentiert und transparent gemacht. Dadurch werden die Kriterien des SGS für die Entwicklung förderrelevanter Standards beispielhaft. 08 von 32 Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar 2005

9 Dem GS für SIU liegt ein eigenes Kriterien- und Beurteilungssystem zugrunde, welches sich in seiner inhaltlichen Systematik am Raster des europaweit für Wirtschaftsunternehmen entwickelten und anerkannten Modells der EFQM (European Foundation for Quality Management) orientiert. Mit dieser Ausrichtung folgt das GS einerseits einem bewährten und die ganzheitliche Qualitätsorientierung einer Organisation fördernden Konzept, womit zugleich hohe Qualitätsansprüche zugrunde gelegt werden. Andererseits wurden spezifische Qualitätskriterien und eine eigene Beurteilungssystematik entwickelt, um der besonderen Situation der SIU gerecht zu werden. Darüber hinaus wird mit dieser spezifischen Konzeption auch eine Erhöhung der Praktikabilität in der Anwendung des Leitfadens und Kriterienkatalogs und in der Beurteilung angestrebt. Folgende Qualitätsdimensionen für SIU wurden entlang des Rasters des Referenzmodells EFQM adaptiert und entwickelt: Qualitätsdimensionen in den SIU 1. Führung 2. Konzepte, Strategien, Region 3. MitarbeiterInnen - Stammpersonal 4. PartnerInnenschaften und Ressourcen 5. Prozesse - TAK und künftigen ArbeitgeberInnen aus der Privatwirtschaft; Prozesse - TAK, SIU und AuftraggeberInnen 6. TAK-bezogene Ergebnisse 7. MitarbeiterInnenbezogene Ergebnisse (Stammpersonal) 8. Gesellschaftsbezogene Ergebnisse 9. Sozial-ökonomische Schlüsselergebnisse Das GS versteht sich als Nachweis über ein umfassendes Qualitätsmanagement und soll die Leistungsfähigkeit des SIU transparent machen. Der Grundidee eines ganzheitlichen Qualitätsmanagement (z.b. TQM - Total Quality Management) folgend zeichnet das Gütesiegel jene SIU mit Managementmethoden aus, in deren Mittelpunkt die Qualität der organisatorischen Leistungen steht. Diese basieren auf der Mitwirkung aller Mitglieder des Unternehmens und zielen durch Zufriedenstellung der in Transitarbeitsplätzen Beschäftigten (und damit der FördermittelgeberInnen) auf einen langfristigen Unternehmenserfolg sowie auf den Nutzen für die Schlüsselkräfte des Unternehmens und für die Gesellschaft. Ausgangspunkt in solchen ganzheitlichen Qualitätsmanagementansätzen für die Aktivitäten eines Unternehmens ist eine nachhaltige und überzeugende Führung durch die oberste Leitung. Über eine am umfassenden Qualitätsmanagement orientierten Politik und Strategie sowie die Einbeziehung aller MitarbeiterInnen und PartnerInnen sowie aller Ressourcen wirkt die Führung bis in die Gestaltung der Prozesse. Dieses Zusammenspiel von BefähigerInnen wird dann am Markt in Ergebnisse umgesetzt. Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar von 32

10 Im Bewerbungs- und Bewertungsprozedere erhalten die SIU einen strukturierten Überblick über ihre Organisation und deren Leistungen. Ein detaillierter Feedback-Bericht durch erfahrene AssessorInnen gibt über das aktuelle Niveau des umfassenden Qualitätsmanagement im SIU sowie über die Stärken und Verbesserungspotenziale zu den einzelnen Qualitätskriterien und Dimensionen Auskunft. Das GS dokumentiert also nicht nur ein Qualitätsniveau eines SIU, sondern stellt darüber hinaus mittels der detaillierten Auseinandersetzung mit dem komplexen Zusammenwirken der einzelnen Unternehmensdimensionen eine Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung des umfassenden Qualitätsmanagement im SIU dar. Diese Reflexion soll dem SIU Innovation und Lernen ermöglichen. 6. Vorbedingungen zum Einstieg in den Begutachtungs- und Bewertungsprozess Die Vorbedingungen sind ein erster Schritt zur Prüfung der prinzipiellen Erreichbarkeit des Gütesiegels für ein Soziales Integrationsunternehmen. In dieser Prüfung der Vorbedingungen wird erstens sichergestellt, dass es sich um ein Soziales Integrationsunternehmen handelt. Es wird zweitens eine generelle Orientierung an bestimmten Grundwerten und drittens die Erfüllung bestimmter Pflicht- Kriterien festgestellt. Beides, die Grundwerteorientierung und die Erfüllung der Pflicht-Kriterien sind in jedem Fall Voraussetzung für das Ansuchen um oder die Erreichung des Gütesiegels. Diese Vorbedingungen dienen den interessierten Personen in Sozialen Integrationsunternehmen zur eigenen Prüfung, ob sie in den Begutachtungs- und Bewertungsprozess einsteigen können und die dafür erforderlichen Ressourcen aufbringen wollen. Hierbei prüfen sie anhand der Unterlagen selbst, ob sie die Vorbedingungen erfüllen und sich damit der hohe zeitliche und finanzielle betriebliche Aufwand für das weitere Prozedere derzeit lohnt. Gleichzeitig kann ein Soziales Integrationsunternehmen bereits mit relativ geringem Aufwand feststellen, an welchen Grundbedingungen es mangelt - beispielsweise der Erfüllung der Pflicht-Kriterien - beziehungsweise welche ersten grundlegenden qualitätsorientierten Schritte gesetzt werden können. 6.1 Soziales Integrationsunternehmen siehe Definition auf Seite 6 10 von 32 Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar 2005

11 6.2 Orientierung der betrieblichen Aktivitäten an bestimmten Grundwerten Die SIU orientieren sich an 4 Grundwerten, der Antidiskriminierung, der sozialen Integration, dem Gender Mainstreaming sowie der Gemeinnützigkeit. Antidiskriminierung Die SIU sind dem Prinzip der Sozialen Gleichheit verpflichtet, niemanden auf Grund von: Hautfarbe Geschlecht Ethnischer Herkunft Religion oder Weltanschauung Behinderung Sexueller Orientierung Geschlechtlicher Identität oder Alter zu diskriminieren. SIU setzen ersichtliche Maßnahmen gegen jedwede Diskriminierung solcher Art. Vorübergehende Sondermaßnahmen für bestimmte Personengruppen zur Herstellung der de facto Gleichheit stellen keine Diskriminierung dar. Soziale Integration SIU sind dem Prinzip der sozialen und beruflichen Integration von benachteiligten Gruppen verpflichtet. Gender Mainstreaming SIU verpflichten sich dem Prinzip des Gender Mainstreaming. Dies bedeutet die Implementierung von GM sowohl in der Struktur der Betriebe als auch in den betrieblichen Arbeitsprozessen. Aktionsfelder dieser integrativen GM-Maßnahmen sind: Die Leitungsebene bekennt sich ausdrücklich dazu Es gibt im Leitbild eine offizielle Selbstverpflichtung, bei allen Aktivitäten und Maßnahmen GM umzusetzen Es gibt eine GM Beauftragung Es gibt verbindliche Verfahren zur Umsetzung von GM in allen Bereichen Fortschritte und Erfahrungen in der institutionellen Verankerung von GM werden dokumentiert und evaluiert Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar von 32

12 Gemeinnützigkeit In den Statuten muss ein Hinweis auf die Gemeinnützigkeit gem. 34 f BAO vorhanden sein und auch der Hinweis, dass nach der Liquidation eventuell vorhandenes Vermögen an eine andere gemeinnützige Körperschaft ausgeschüttete wird. Es darf keine Ausschüttung von Gewinnen an EigentümerInnen oder Mitglieder enthalten sein. In der Gewinn- und Verlustrechnung dürfen keine Ertragssteuern ausgewiesen sein. Der Status nach dem UStG ist unerheblich. 6.3 Rechtliche Aspekte Für Soziale Integrationsunternehmen, die sich um das Gütesiegel bewerben, ist die Einhaltung der einschlägigen rechtlichen (insbesondere arbeitsrechtlichen) Rahmenbedingungen unabdingbare Voraussetzung. Folgende Aspekte sind zu überprüfen: Entsprechen die Dienstverträge und die Arbeitsbedingungen den arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen Bei Vorliegen einer Gewerbeberechtigung: Entsprechen die Löhne und Gehälter zumindest den Mindeststandards in den jeweiligen Kollektivverträgen Wenn keine Gewerbeberechtigung vorliegt: Wird ein orts bzw. branchenüblicher Lohn (Gehalt) bezahlt Werden die Bestimmungen des Datenschutzes eingehalten Das Gütesiegel kann auch bei anderen, offensichtlichen oder zutage tretenden Gesetzesverletzungen (Gewerberecht, Arbeitsrecht, Arbeitsschutz, Handelsrecht etc.) nicht vergeben bzw. nachträglich entzogen werden. 6.4 Pflicht-Kriterien Hierbei handelt es sich um einzelne Kriterien, die zu prüfen sind und erfüllt sein müssen. Eine Nicht- Erfüllung auch nur eines dieser Pflicht-Kriterien schließt eine Vergabe des GS aus, selbst wenn in Summe eine entsprechende Punkteanzahl erreicht werden sollte. Folgende Kriterien sind derzeit als Pflicht-Kriterien definiert: Es gibt ein Personalentwicklungs-Konzept für TAK, das umgesetzt wird (Kriterium Personalentwicklung TAK und Outplacement) Durchlaufprozesse sind dokumentiert und orientieren sich an individuellen Zielvereinbarungen (Kriterium Personalentwicklung TAK und Outplacement) Gleiche Entlohnung für gleichwertige Arbeit bei den TAK (Kriterium TAK-bezogene Ergebnisse, Leistungsindikatoren) 12 von 32 Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar 2005

13 Gleiche Entlohnung für gleichwertige Arbeit beim Stammpersonal (Kriterium MitarbeiterInnen-bezogene Ergebnisse Stammpersonal, Leistungsindikatoren) Ermittlung der Ergebnisse betreffend des Kernprozesses Personalentwicklung (Kriterium Ergebnisse der Schlüsselleistungen) Ermittlung der Eigenerlöse nach Geschäftsfeldern (Kriterium Sozial-ökonomische Schlüsselergebnisse, Leistungsindikatoren) Ermittlung der Förderkosten pro TAP (auf Vollzeit-Äquivalente) (Kriterium Sozialökonomische Schlüsselergebnisse, Leistungsindikatoren) 7. Qualitätskriterien und Erfordernisse zur Erreichung des Gütesiegels Für die Erreichung des Gütesiegels sind folgende Schritte vorgesehen: Erfüllung der Vorbedingungen: SIU, Grundwerte und Pflicht-Kriterien (siehe Punkt 6) Erfüllung der Kriterien im Leitfaden-Kriterienkatalog: Erreichen von insgesamt 50 Punkten (von 100) als Richtwert. Zur Beurteilung wird dem EFQM folgend von der Idee des Business Excellence ausgegangen. Genaueres s.u. Erreichen von Mindestpunkteanzahlen in den beiden Bereichen BefähigerInnen und Ergebnisse (jeweils mindestens 1/3 der möglichen Höchstpunkte in den beiden Bereichen) Das Gütesiegel wird von einer Jury an SIU vergeben, die in etwa 50 Punkte in den Qualitätskriterien in diesem Bewertungssystem erreicht haben. Im vorgesehenen Bewertungssystem können maximal 100 Punkte erreicht werden, wobei 100 Punkte bedeuten, dass es keine Verbesserungsmöglichkeiten mehr gäbe ( Business Excellence ). Mit dem Gütesiegel und einem Niveau von in etwa 50 Punkten weist sich ein Soziales Integrationsunternehmen dadurch aus, die Qualitätskriterien in diesem Qualitätsmodell durchschnittlich zu erfüllen. Werte über 50 Punkten bedeuten, dass die Qualitätskriterien im Schnitt überdurchschnittlich gut erfüllt werden. Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar von 32

14 8. Wie läuft das Antrags-, Beurteilungs- und Vergabeprozedere ab? Von der Beantragung über die Beurteilung (Assessment) bis hin zur Vergabe werden 4 Phasen durchlaufen. 8.1 Vorbereitung und Beantragung In dieser Phase, die nun für Sie beginnen kann, klären Sie für das SIU die Vorbedingungen, entscheiden über eine Beantragung und bereiten sich auf die Beantragung und das Assessment vor. In der Phase der Vorbereitung geht es in erster Linie darum, dass Sie für das SIU intern prüfen, ob Sie zum gegenwärtigen Zeitpunkt ein Assessment, also eine Beurteilung durch externe AssessorInnen, durchführen lassen möchten und die erforderlichen Ressourcen aufbringen können. Möglicherweise sind einzelne Dimensionen bzw. Qualitätskriterien noch unzureichend ausgeführt oder dokumentiert, oder es müssen erst Ressourcen abgeklärt werden, weshalb eine Beantragung erst zu einem späteren Zeitpunkt empfehlenswert erscheint. Mit dem Leitfaden für SIU werden Vorinformationen eingeholt Abklären des Erfüllens der Vorbedingungen und der Pflicht-Kriterien Beschaffung des Kriterienkatalogs Sammeln der notwendigen Unterlagen und Vorbereitung der Überprüfung Abklären der erforderlichen und verfügbaren Ressourcen Rückfragen beim BDV Beantragung zum Assessment-Verfahren 8.2 Assessment Prüfung und Bewertung der Qualitätskriterien In dieser Phase durchläuft das SIU nach der Beantragung beim BDV das Assessment, d.h. die Prüfung und Bewertung der Qualität im SIU auf der Basis des Kriterienkataloges durch 2 externe, vom BDV beauftragte AssessorInnen. Die Assessments und Beurteilungsergebnisse wie auch alle diesbezüglichen Aktivitäten des SIU unterliegen der strengsten Vertraulichkeit. Der AssessorInnen- Pool ist so angelegt, dass die AssessorInnen geschlechterparitätisch für die einzelnen Begutachtungen also jeweils sowohl eine Frau als auch ein Mann im AssessorInnen-Team für die Bewertung eines SIU eingesetzt werden. Die AssessorInnen haben entsprechende Qualifikationen, insbesondere auch in Gender Mainstreaming. Auch nach der Beantragung ist es möglich beim BDV um einen externen BeraterIn anzusuchen, die das SIU bei der Vorbereitung zum Assessment gezielt unterstützt. Die/der BeraterIn geht zusammen mit dem SIU die Unterlagen durch, prüft sie hinsichtlich ihrer Vollständigkeit und Verwendbarkeit, da das Assessment ganz spezifische Anforderungen an Inhalte und Form der erforderlichen Unterlagen zum Nachweis der Qualität stellt. 14 von 32 Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar 2005

15 Der BDV teilt dem SIU 2 AssessorInnen zum Assessment zu. Die 2 AssessorInnen unternehmen einen Betriebsbesuch, der 2 Tage zu je ca. 8 Stunden dauert. Während des Betriebsbesuches ist die prinzipielle Verfügbarkeit der Geschäftsführung sowie Personal- und Finanzverantwortlicher für spezifische Fragen im Zuge der Beurteilung wichtig. Die 2 AssessorInnen nehmen den Besuch gemeinsam vor, die Punktevergabe allerdings erfolgt vorerst in Einzelbeurteilungen der beiden AssessorInnen. Sie überprüfen das SIU anhand der Unterlagen und führen einzelne vervollständigende Interviews mit Beschäftigten durch. Anschließend an die individuellen Punktebewertungen führen die 2 AssessorInnen ein Bewertungsgespräch, in dem sie zu einer gemeinsamen Punktevergabe durch Konsensfindung gelangen und diese in einem Gesamtbeurteilungsblatt festhalten. Eine Rücksprache mit dem SIU zu offen gebliebenen Aspekten ist möglich. 8.3 Assessment-Bericht Das Assessment wird mit einem Bericht der AssessorInnen abgeschlossen. Der Bericht beinhaltet einen ausgewerteten Kriterienkatalog, die Darstellung von Stärken und Verbesserungspotenziale, das Gesamtbeurteilungs-Blatt, Anmerkungen zum Verlauf des Assessments, und schließlich die Empfehlung und deren Begründung an die Jury. Die 2 AssessorInnen verfassen den Assessment-Bericht; gegebenenfalls werden zum Bericht ergänzende Unterlagen beigefügt. Die AssessorInnen übermitteln den Assessment-Bericht an das SIU. Die AssessorInnen übermitteln den Assessment-Bericht an den BDV. 8.4 Entscheidung der Jury zur Vergabe des GS In der das Prozedere abschließenden Phase ergeht der Assessment-Bericht an die Jury, die darüber entscheidet, ob auf der Basis der Assessment-Ergebnisse das Gütesiegel an das SIU verliehen wird. Für die Jury gibt es eine Geschäftsordnung. Die Jury ist vor allem Instanz zur Prüfung der Korrektheit des Assessments, der Schlüssigkeit der Beurteilungen und des Berichts, dessen Vollständigkeit, und der Nachvollziehbarkeit der Kriterienerfüllung. Die Jury ist in ihrer Vergabeentscheidung frei, die zu erreichenden 50 Punkte gelten als Richtwert. In der Jury sind die Interessensgruppen AMS, ÖGB, WK, BDV sowie ein/e Fachexperte/in aus dem Qualitätsmanagement-Bereich vertreten. Sie setzt sich nach den Kriterien des GM aus Frauen und Männern (jeweils mindestens 40%) zusammen. Vorgesehen ist, dass die Jury 2 Mal jährlich tagt und der Prozess von Antragstellung bis zur Verleihung weniger als ein Jahr beträgt. Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar von 32

16 Der BDV übermittelt die Berichte der AssessorInnen (über mehrere SIU) an die Jury. Die Jury trifft sich zu einer Klausur und prüft die Assessment-Ergebnisse. Die Jury entscheidet über Ablehnung und Vergabe des GS an das einzelne SIU. Das GS wird auf die Dauer von 2 Jahren vergeben. 9. Unterlagen für das Assessment Für das Assessment benötigen Sie bzw. die AssessorInnen zahlreiche Unterlagen, aus denen die für die Beurteilung der Qualitätskriterien relevanten Informationen ersichtlich sind. Wesentlich dabei ist, dass nicht die Unterlagen an sich beurteilt werden, sondern Ausrichtung und Umgang des SIU entsprechend den Qualitätskriterien. Es ist also keine Beurteilung formaler, sondern inhaltlicher Aspekte. Die in SIU angewendeten Methoden zur Dokumentation von betrieblichen Prozessen können sehr unterschiedlich ausfallen (z.b. nach Unternehmensgröße, Unternehmenssituation gegenüber einer Dachorganisation u.a.), und sagen vorerst nur bedingt etwas darüber aus, ob und wie die Dokumente / Unterlagen in qualitätsorientierte Denk- und Handlungsweisen im Betrieb und in unternehmerische Entscheidungen eingehen. Folglich dienen die verfügbaren Methoden und Unterlagen dazu, die Qualitätskriterien zu erschließen und zu beurteilen. Welche Dokumentationen, Unterlagen, Materialien etc. sollten Sie für die Beurteilung der Qualitätskriterien zur Hand haben? Die folgende Aufstellung gibt Ihnen Anhaltspunkte, welche Unterlagen Sie vorbereiten können. Sie ist keinesfalls vollständig, und bezieht sich auf das SIU, seine MitarbeiterInnen, Transitarbeitskräfte, FördergeberInnen u.a.. Wichtig ist es auch, Verläufe und Entwicklungen im Zeitvergleich aufzeigen zu können. Schriftliches Leitbild zur Arbeit und zum Unternehmen Konzepte und Konzeptänderungen (alte Konzepte) Verträge, Vereinbarungen Kooperationen mit Wirtschaft, Wissenschaft, Kunst u.a. Schriftverkehr (FördergeberInnen, Geschäftsstellen, PartnerInnen u.a.) Betriebliche Aktivitäten ausserhalb des Regelbetriebes (z.b. Feiern, Eröffnungen, Veranstaltungen) Grundlagenarbeiten, Fachliche Diskussionspapiere u.a. Anteil PK an Gesamtkosten u.a. Weiterbildungsbudget Organigramm Geschäftsordnung QM-Handbuch bzw. Zertifizierungen Bereichsleitungs-Protokolle 16 von 32 Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar 2005

17 Peergroup-Protokolle Protokolle Outplacements Teamprotokolle, Klausurprotokolle Budget- Planungsdaten Bilanzen Jahresberichte, Geschäftsberichte Reporting, Controlling Abrechnungen, Jahresabschlüsse Versicherungspolizzen Serviceverträge Inventarlisten Produktinformationen, Produktbeispiele, Produktlisten, Produktbeschreibungen Informationsmaterialien (Folder, Broschüren...) EU-Projektunterlagen Telefonliste PE-Kennzahlen LV Durchlaufprozesse Zeiterfassungen und aufzeichnungen Personalentwicklung, Karrierepläne für Schlüsselkräfte LV-Kennzahlen Schlüsselkräfte Stellenbeschreibungen Interne und externe Ausschreibungen Prozessverantwortlichkeiten MitarbeiterInnen-Befragungen (interne Evaluation) Auszeichnungen, Berichte in den Medien, PR-Dokumentation, Marketing ArbeitnehmerInnen-Schutzkonzepte Abfallwirtschaftskonzepte PE-Zeit pro TAP Dokumentation MA-Gespräche Dokumentationen über Kommunikations- und Informationswesen im Betrieb Belohnungssysteme Anzahl der BewerberInnen bei Aufnahme von TAK Betreuungsberichte bezüglich der TAK Dokumentation Abschlussgespräche TAK Besprechungspläne SK und TAK Dokumentation Exkursionen, Messebesuche TAK Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar von 32

18 Dokumentation über aggregierte Durchschnitte der Detailindikatoren (Vermittlungshemmnisse, weitere Daten zu TAK) KundInnen-Befragungen Musterverlauf Auftrag, Beschwerdemanagement Dokumentation der Aussendungen an GeschäftspartnerInnen Dokumentation, Protokolle Kommunikation mit FördergeberInnen (z.b. Jour Fix RGS, LGS) Monitoring Daten, Verlaufsdaten Protokolle zu Unternehmenskooperationen, v.a. mit jenen, die TAK beschäftigen Dokumentation zu Standortentscheidungen und zu Preisbeobachtungen Dokumentation Teilnahme an Tagungen, Fachdiskussionen 10. Ressourcenbedarf, Kosten Für die Vorbereitung und Durchführung des Assessments benötigt das SIU ausreichend Zeit- und Personalressourcen, sowohl interne als auch externe. Die tatsächlichen Aufwändungen ergeben sich einerseits daraus, wie gut die verfügbaren Unterlagen aufbereitet sind und andererseits daraus wie viele der erforderlichen Informationen verfügbar sind bzw. noch beschafft werden müssen. Von welchen intern notwendigen Ressourcen sollten Sie mindestens ausgehen? Für die Zusammenstellung und Aufbereitung der Unterlagen für das Assessment sollten ca. 5 Arbeitstage eingeplant werden. Mit welchen externen Kosten müssen Sie rechnen? Für die erstmalige Durchführung des Assessments und Vergabe des GS werden für ausgewählte SIU im Rahmen des EQUAL-Projektes die Kosten für die AssessorInnen vom Projektträger übernommen. Für den Regelbetrieb ab 2005/2006 kalkulieren wir vorläufig einen Aufwand von ca. 3 Tagen für AssessorInnen für das Assessment (2 Tage) und den Bericht (1 Tag). Eventuell sind Kosten für eigens gewünschte externe BeraterInnen zu veranschlagen. Die Jury-Mitglieder sind ehrenamtlich tätig beziehungsweise im Rahmen ihrer Tätigkeit bei den entsendenden Institutionen. Eventuell anfallende Reise- und Aufenthaltskosten sind vom sich bewerbenden SIU zu bezahlen. Woher nehmen Sie für Ihr SIU das Geld? Da dem AMS sehr an der Zusammenarbeit mit qualitativ hochwertigen SIU gelegen ist und diese Qualität auch im Zuge der Auftragsvergabe berücksichtigen wird, ist das AMS bereit, die den SIU durch das Gütesiegel- Bewerbungs- und Vergabeverfahren entstehenden Kosten als notwendigen Aufwand anzuerkennen. 18 von 32 Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar 2005

19 11. Wer arbeitete am GS mit? Das Gütesiegel für Soziale Integrationsunternehmen wurde im Zuge eines EQUAL-Projektes des Europäischen Sozialfonds in den Jahren von 2002 bis 2005 entwickelt. Dem Projekt gingen schon viele diesbezügliche Überlegungen einiger Mitwirkender voran, aus denen sich die im Folgenden präsentierte Arbeitsgruppe gebildet hat. Koordinierende Partnerschaft und Finanzmanagement Verband Sozialökonomischer Betriebe Steiermark Ansprechperson: Mag. a Gudrun Pail Projektleitung: Mag. Christian Wolf Salzamtsgasse 7 A-8010 Graz T +43 (0) F +43 (0) Strategische Partnerschaften Arbeitsmarktservice Österreich Bundesgeschäftsstelle Ansprechperson: Mag. Franz Weinberger Projektleitung: Mag. a Karin Scharf-Schantl Treustraße A-1200 Wien T +43 (0) F +43 (0) Gender Mainstreaming Expertin PERIPHERIE-Institut für praxisorientierte Genderforschung Mag. a Dr. in Doris Kapeller Friedrichgasse 3/II A Graz Tel/Fax: +43 (0) Österreichischer Gewerkschaftsbund Ansprechperson: Mag. a Elisabeth Mitter Projektleitung: Mag. a Elisabeth Mitter Hohenstaufengasse A-1010 Wien T +43 (0) F +43 (0) Wissenschaftliche Begleitung und Evaluation_ LQUADRAT Sozialforschung, Evaluation und Unternehmensberatung OEG Mag.Dr. Rainer Loidl-Keil Dr. in Marlies Tschemer Haaräckerstraße 1 A 8053 Graz Wirtschaftskammer Österreich Ansprechperson: Frau Mag. a Maria Ratzinger Projektleitung: Frau Mag. a Maria Ratzinger Wiedner Hauptstraße 63 A-1045 Wien T +43 (0) Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar von 32

20 Operative Partnerschaften Bundesdachverband für Soziale Unternehmen Ansprechperson: Mag. Christian Wolf Projektleitung: Mag. Christian Wolf Halbgasse 7/4 A-1071 Wien T+F +43 (0) INTEGRA Arbeitsinitiative Region Bodensee gem. GmbH Ansprechperson: DSA Stefan Koch Projektleitung: DSA Stefan Koch Seestraße 18 A-6971 Hard T +43 (0) F +43 (0) Sozialplattform Oberösterreich Ansprechperson: Pold Ginner Projektleitung: Christoph Eichinger Weingartshofstraße 38 A-4020 Linz T +43 (0) F +43 (0) Plattform Salzburger Sozialökonomischer Betriebe, Kurseinrichtungen und Beratungsstellen Ansprechperson: Mag. a Gertraud Pühringer Projektleitung: Mag. a Michaela Gadermayr Münchner Bundesstraße 4 A-5020 Salzburg T +43 (0) , F DW-4 T+F +43 (0) Netzwerk Niederösterreichischer Beschäftigungsprojekte Ansprechperson: Hermann Pernerstorfer Projektleitung: Hermann Pernerstorfer Julius Raab Promenade 27/1/3 A-3100 St. Pölten T +43 (0) F +43 (0) Volkshilfe Beschäftigungsinitiativen Ansprechperson: DSA Mag. (FH) Michael Reiter Projektleitung: Mag. a Susanna Speckmayer Zollergasse 8/4 A-1070 Wien +43 (0) F +43 (0) von 32 Leitfaden für Soziale Integrationsunternehmen, Januar 2005

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