Xpert - Europäischer ComputerPass. Peter Wies. 1. Ausgabe, Februar Tabellenkalkulation (mit Excel 2010)

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1 Peter Wies 1. Ausgabe, Februar 2011 Xpert - Europäischer ComputerPass Tabellenkalkulation (mit Excel 2010) XP-EX2010

2 I Xpert - Europäischer ComputerPass - Tabellenkalkulation (mit Excel 2010) Einstieg Zu diesem Buch Excel kennenlernen Tabellenkalkulation mit Excel Excel starten und beenden Das Excel-Anwendungsfenster Befehle aufrufen Die Excel-Hilfe verwenden Schnellübersicht Übung Erste Schritte mit Excel 2 Grundlagen der Tabellenbearbeitung Im Tabellenblatt bewegen Daten im Tabellenblatt eingeben Zellinhalte verändern und löschen Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe verändern Zellen markieren Arbeiten rückgängig machen Arbeitsblätter drucken Arbeitsmappen speichern und schließen Arbeitsmappen erzeugen und öffnen Schnellübersicht Übung Mit Formeln arbeiten Aufbau und Eingabe von Formeln Die Funktion SUMME Zellbezüge durch Zeigen in Formeln einfügen Formeln bearbeiten Schnellübersicht Übung Tabellenaufbau und -gestaltung 5 Ausfüllen, Kopieren und Verschieben Wiederholen und automatisches Vervollständigen Verschieben und Kopieren mittels Drag & Drop Verschieben und Kopieren mittels Zwischenablage Die Ausfüllfunktion nutzen Relative, absolute und gemischte Bezüge verwenden Schnellübersicht Übungen Tabellenstruktur bearbeiten Spalten bzw. Zeilen aus- oder einblenden Spalten bzw. Zeilen einfügen oder löschen Zellen einfügen oder löschen Schnellübersicht Übungen...74 Funktionen und Namen 7 Mit einfachen Funktionen arbeiten Aufbau und Eingabe von Funktionen Auswahl einfacher Funktionen Fehler in Formeln finden Fehlerwerte in Formelzellen Schnellübersicht Übung Namen zur besseren Übersicht einsetzen Namen vergeben Namen in Formeln einsetzen Nützliche Techniken beim Einsatz von Namen Namen verwalten Schnellübersicht Übung Die grundlegende Zellformatierung Formatierungsgrundlagen Schriftarten und Schriftattribute festlegen Zellinhalte ausrichten Zeilenumbrüche und verbundene Zellen verwenden Rahmen und Linien nutzen Hintergrundfarbe bzw. -muster zuweisen Zahlen formatieren Schnelle Formatierungsmöglichkeiten Schnellübersicht Übungen Spezielle Funktionen einsetzen Verschachtelte Funktionen erstellen Aufbau und Einsatzgebiete der WENN-Funktion Verschachtelte WENN-Funktionen einsetzen Die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS Mathematische und statistische Funktionen nutzen Übungen Mit Datum und Uhrzeit arbeiten Datums- und Zeitangaben eingeben und formatieren Einfache Zeitberechnungen durchführen Mit Datums- und Uhrzeitfunktionen arbeiten HERDT-Verlag

3 Inhalt I 10.4 Praktische Anwendungen Schnellübersicht Übung Grafische Elemente 14.3 Werteverteilung mit bedingter Formatierung darstellen Benutzerdefinierte Zahlenformate nutzen Formatcodes nutzen Schnellübersicht Übungen Diagramme erstellen und schnell gestalten Grundlagen zu Diagrammen Diagramm mit einem bestimmten Diagrammtyp erstellen Größe und Position eines Diagrammobjekts ändern Diagramm auf ein Diagrammblatt verschieben Diagramm mit einem vorgefertigten Layout gestalten Schnellübersicht Übung Diagramme bearbeiten Diagrammelemente markieren und bearbeiten Diagrammelemente formatieren Beschriftung der Wertachse formatieren Einteilung der Wertachse ändern (Achsenformatierung) Diagramme beschriften Datenreihen bzw. Datenpunkte beschriften Inhalt/Formatierung von Beschriftungselementen ändern Diagrammdarstellung bzw. -struktur ändern Diagramme drucken Schnellübersicht Übung Tabellen mit Illustrationen gestalten Illustrationen einfügen Illustrationen bearbeiten Grafiken und ClipArts formatieren Formen formatieren SmartArt-Grafiken nutzen Schnellübersicht Übung Tabellen mit individuellen Einstellungen drucken Die Druckseiten kontrollieren Grundlegende Seitenlayouteinstellungen vornehmen Erweiterte Druckeinstellungen festlegen Seitenumbrüche definieren Kopf- und Fußzeilen verwenden Spalten- und Zeilenüberschrift festlegen Schnellübersicht Übung Arbeitsmappen effektiv nutzen Mit Arbeitsmappen arbeiten Arbeitsblätter verschieben und kopieren Anzeige der Arbeitsblätter festlegen Zellbezüge auf andere Tabellenblätter verwenden Zellbezüge auf andere Arbeitsmappen nutzen Arbeitsmappen schützen Arbeitsblätter und Zellen schützen Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Schnellübersicht Übungen Große Tabellen bearbeiten Tabellen nach Zellinhalten sortieren Tabellen nach Formatierungen sortieren Schnell bestimmte Zellen markieren Tabellen zoomen Arbeitsmappenfenster in Ausschnitte teilen Zeilen und Spalten fixieren Schnellübersicht Übung Anhang 1: Musteraufgaben zur Prüfungsvorbereitung Besondere Techniken 14 Spezielle Gestaltungsmöglichkeiten nutzen Bedingte Formatierung nutzen Bestimmte Zellen abhängig von Bedingungen formatieren Anhang 2: So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Tabellenkalkulation (mit Excel 2010) 3 Mit Formeln arbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit einfachen Formeln Berechnungen durchführen wie Sie Zahlen mit der Funktion SUMME addieren wie Sie Zellbezüge in Formeln verwenden Voraussetzungen Im Tabellenblatt bewegen Daten eingeben Zellinhalte verändern und löschen 3.1 Aufbau und Eingabe von Formeln Grundlagen zu Formeln Formeln sind Berechnungsanweisungen, mit deren Hilfe Sie Daten auswerten können. Formeln lassen sich in eine Zelle oder in die Bearbeitungsleiste eintragen. Formel und Formelergebnis Bestandteile einer einfachen Formel Zellbezüge Operator Multiplikation Operator Division Variable Werte Konstante Standardmäßig zeigt Excel in der Bearbeitungsleiste die Formel und in der Zelle das Ergebnis an. Nach jeder Veränderung in der Tabelle werden automatisch alle Formeln neu berechnet und die Ergebnisse aktualisiert. Gleichheitszeichen Zellbezüge Formeln beginnen in Excel immer mit einem Gleichheitszeichen (=). Zellbezüge sind Koordinaten von Zellen, mit deren Inhalt gerechnet wird, beispielsweise A1, B3, F5. Verschiedene Zellbezüge werden in Excel während der Formeleingabe automatisch in verschiedenen Farben dargestellt. Bei Funktionen (einer besonderen Form von Formeln) können Sie Zellbezüge auch für Zellbereiche angeben, z. B. A1:A10 für den Bereich A1 bis A HERDT-Verlag

5 Mit Formeln arbeiten 3 Konstanten Rechenoperatoren Konstanten sind vorgegebene feste Werte, die sich nicht aus einer Berechnung ergeben. Konstante Werte können nur innerhalb der Formel selbst eingegeben oder geändert werden. Beispiele für Konstanten sind Zahlen (z. B. 500 oder 75%) oder Texte (z. B. "Auswertung", "2010"). Folgende Rechenoperatoren stehen in Excel zur Verfügung: + Addition (+) - Subtraktion (-) * Multiplikation (H +oder B im Ziffernblock) / Division (H 7oder C im Ziffernblock) ^ Potenz (^) Auch in Excel gilt die Regel "Punkt- vor Strichrechnung". Um die Reihenfolge von mehreren Berechnungen innerhalb einer Formel festzulegen, werden - wie in der Mathematik üblich - runde Klammern () verwendet, z. B. =(A1+A2)*100. Besonderheiten bei der Eingabe von Rechenoperatoren Wenn Sie in eine Zelle den Rechenoperator + oder - gefolgt von Text eingeben, geht Excel davon aus, dass eine Berechnung durchgeführt werden soll. Entsprechend fügt das Programm automatisch vor dem Operator ein Gleichheitszeichen ein. So wird beispielsweise die Eingabe + Gebühren nach Betätigen der Ü-Taste zu =+ Gebühren. In der Zelle erscheint ein Fehlerwert. Wenn Sie möchten, dass der Rechenoperator + bzw. - zusammen mit dem Text in einer Zelle angezeigt wird, beginnen Sie die Eingabe mit einem Hochkomma ' (H #), beispielsweise '+ Gebühren. Soll in einer Zelle Text mit einem vorangestellten Gleichheitszeichen angezeigt werden (z. B. = Ergebnis des Vorjahres), müssen Sie ebenfalls zu Beginn ein Hochkomma ' eingeben (z. B. '= Ergebnis des Vorjahres). Formel eingeben Markieren Sie die Zelle, in der das Ergebnis der Formel angezeigt werden soll. Geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein. Geben Sie anschließend die Formel ein und schließen Sie die Eingabe ab (z. B. mit der Ü-Taste). Formel-AutoKorrektur Excel erkennt die häufigsten Fehler bei der Eingabe einer Formel und bietet in einem Dialogfenster einen Korrekturvorschlag an, den Sie mit der Schaltfläche JA übernehmen können. HERDT-Verlag 37

6 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Tabellenkalkulation (mit Excel 2010) Die folgende Tabelle zeigt Beispiele für häufige Fehler bei der Eingabe von Formeln: Fehlerbeschreibung Beispiel Korrekturvorschlag Sie haben zwei Operatoren hintereinander eingegeben. Sie haben einen Zellbezug mit einem Leerzeichen eingetragen. Sie haben zwischen den Ziffern einer Zahl ein Leerzeichen eingegeben. =A1+*B1 =A1+B1 =A 1/B1 =A1/B1 =B4*2 7 =B4*27 Formeln auf dem Tabellenblatt anzeigen (Formelansicht) Standardmäßig werden in einer Tabelle, die Formeln enthält, die Ergebnisse in den bereffenden Zellen angezeigt. Sie können in der Tabelle die Formeln (Formelebene) anstelle der Ergebnisse (Ergebnisebene) einblenden. Das ist z. B. dann hilfreich, wenn Sie nach einer bestimmten Formel suchen oder Formelteile in eine andere Formel kopieren möchten. Klicken Sie im Register FORMELN, Gruppe FORMELÜBERWACHUNG, auf die Schaltfläche. In den Formelzellen werden nun die jeweiligen Formeln eingeblendet. Darüber hinaus werden alle anderen Zellen, die ein besonderes Zahlenformat besitzen (z. B. das Format BUCHHALTUNG), im Standardformat angezeigt. Durch erneutes Anklicken der Schaltfläche stellen Sie die standardmäßige Tabellenblattansicht wieder her. 3.2 Die Funktion SUMME Was ist die Funktion SUMME? Die Funktion SUMME ist eine spezielle vorgefertigte Formel, mit der Sie schnell Zeilen- und Spaltensummen erzeugen können. Berechnung mit dem Operator + Berechnung mit der Funktion SUMME Wenn Sie das Symbol (Register START, Gruppe BEARBEITEN) anklicken, fügt Excel die Funktion SUMME in die aktive Zelle und in die Bearbeitungsleiste ein. Dabei interpretiert Excel standardmäßig den zusammenhängenden gefüllten Zellbereich, der direkt an die aktive Zelle anschließt, als Summenbereich. Dieser Bereich wird als Koordinatenvorschlag in die Summenfunktion eingefügt und in der Tabelle durch einen Laufrahmen hervorgehoben. 38 HERDT-Verlag

7 Mit Formeln arbeiten 3 Funktion SUMME über ein Symbol einfügen Markieren Sie die Zelle, in der das Ergebnis der Summenberechnung stehen soll. Klicken Sie im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf das Symbol. Excel schlägt einen Summenbereich vor und blendet eine Infobox mit der Beschreibung des Funktionsaufbaus ein. Bestätigen Sie den Vorschlag mit der Ü-Taste. oder Markieren Sie einen anderen Zellbereich und bestätigen Sie mit der Ü-Taste. Laufrahmen für Summenbildung Vorgeschlagener Summenbereich Excel erkennt einen zusammenhängenden Summenbereich nur, wenn keine Leerzellen vorhanden sind. Daher müssen Sie während der Summenbildung einen anderen als den vorgeschlagenen Bereich mit der Maus markieren oder vor der Summenbildung leere Zellen mit Nullen versehen. Fügen Sie nachträglich neue Zellen in den Summenbereich ein, werden diese automatisch mit in den Summenbereich übernommen. Die neue Summe wird sofort berechnet. Leere Zellen bei der Verwendung der Funktion SUMME Über die Pfeilschaltfläche der Schaltfläche SUMME lassen sich schnell weitere einfache Funktionen einfügen (vgl. Kapitel 7.2). In Excel lassen sich gleichzeitig Spalten- und Zeilensummen erzeugen. Markieren Sie hierzu den Summenbereich und die angrenzenden leeren Zellen. Aktivieren Sie im Register START in der Gruppe BEARBEITEN das Symbol. Spalten- und Zeilensummen erzeugen HERDT-Verlag 39

8 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Tabellenkalkulation (mit Excel 2010) 3.3 Zellbezüge durch Zeigen in Formeln einfügen Zellbezüge in Formeln verwenden Eine Zelle Ein Zellbezug wird durch den Spaltenbuchstaben und die Zeilennummer angegeben (beispielsweise C5, F9, A3, H38). Zellbereiche Der Zellbezug eines Zellbereichs wird durch die erste und letzte Zelle, getrennt durch einen Doppelpunkt, dargestellt. Zellbereiche werden für Funktionen benötigt, beispielsweise zur Berechnung von Summen. Beispiel für mehrere Zellen einer Spalte: A1:A3 Beispiel für mehrere Zellen einer Zeile: A3:B3 Beispiel für Zellen mehrerer Zeilen und Spalten: A1:B3 Zellbezüge durch Zeigen eingeben Bei der direkten Eingabe der Zellbezüge in Formeln besteht die Gefahr, dass eine Formel durch Tippfehler falsche Spaltenbuchstaben bzw. Zeilennummern enthält. Excel bietet deshalb eine sicherere Methode zur Eingabe der Zellbezüge: Sie können Zellbezüge durch Zeigen mit der Maus festlegen, statt hierfür die Tastatur zu verwenden. Beginnen Sie die Formeleingabe wie gewohnt. Klicken Sie die Zelle an, deren Zellbezug Sie in der Formel verwenden möchten. Excel setzt die Koordinaten der entsprechenden Zelle in die Formel ein. Die Zelle wird in der Tabelle durch einen Laufrahmen gekennzeichnet. Zellbezug und zugehöriger Laufrahmen werden durch die Zuweisung einer Farbe hervorgehoben. Um einen Bezug auf einen Zellbereich in die Formel aufzunehmen, ziehen Sie den Mauszeiger bei gedrückter linker Maustaste über mehrere Zellen. Möchten Sie Zellbezüge auf mehrere unabhängige Zellen in die Formel einfügen, betätigen Sie beim Anklicken der jeweiligen Zellen zusätzlich die S-Taste. Bezug auf eine Zelle auf einen Zellbereich auf unabhängige Zellen Vervollständigen Sie die Formel durch Eingabe der benötigten Operatoren und durch Zeigen weiterer Zellen und betätigen Sie abschließend die Ü-Taste. Wenn Sie einen falschen Zellbezug markiert haben, können Sie ihn mit der R-Taste wieder aus der Formel entfernen. Verwenden Sie Bezüge auf Zellen mit Konstanten (wie z. B. den Mehrwertsteuersatz) statt die Zahl direkt einzugeben. Sie ändern lediglich den Wert in der Zelle mit der Konstanten, und alle Berechnungen, die auf die Zelle Bezug nehmen, werden automatisch aktualisiert. 40 HERDT-Verlag

9 Mit Formeln arbeiten Formeln bearbeiten Formeln ändern Klicken Sie doppelt auf die Zelle mit der Formel, die Sie bearbeiten möchten. Alternative: Zelle markieren, " Ändern Sie die Formel. Sie können die Formel einer zuvor markierten Zelle auch in der Bearbeitungsleiste ändern. Zellbezüge in einer Formel schnell mit der Maus ändern Klicken Sie doppelt auf die Zelle mit der Formel, die Sie bearbeiten möchten. Um die Größe eines in der Formel verwendeten Zellbereichs zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor: Zeigen Sie mit der Maus auf einen Anfasser ( ) an der Ecke des entsprechenden farbigen Rahmens. Ziehen Sie den Rahmen auf die gewünschte Größe. Vorhandene Zellbezüge lassen sich so ersetzen: Zeigen Sie auf den farbigen Rahmen des Bezugs, den Sie ändern möchten. Ziehen Sie den Rahmen auf die Zelle, zu der Sie einen neuen Bezug herstellen möchten. HERDT-Verlag 41

10 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Tabellenkalkulation (mit Excel 2010) 3.5 Schnellübersicht Sie möchten einfache Formeln eingeben Gleichheitszeichen (=) einfügen, Zellbezüge mit den gewünschten Rechenoperatoren eingeben, Ü die Summenfunktion nutzen Register START, Gruppe BEARBEITEN, Zellbezüge zeigen eine Formel ändern Zellbezüge bei der Formeleingabe mit der Maus durch Anklicken der Zelle bzw. Markieren des Zellbereichs festlegen Doppelklick in die Zelle oder bei markierter Zelle " betätigen, Änderungen vornehmen, Ü 3.6 Übung Umsatzzahlen auswerten Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Funktion SUMME einsetzen Einfache Formeln erstellen Übungsdatei Ergebnisdatei Umsatzzahlen Umsatzzahlen-E Erstellen Sie die abgebildete Tabelle ohne die Werte in Spalte C und in Zelle B6 bzw. öffnen Sie die Datei Umsatzzahlen. Ermitteln Sie den Jahresumsatz in der Zelle B6 mit der Funktion SUMME. Berechnen Sie die Werte in Spalte C, indem Sie den Umsatz des jeweiligen Quartals durch den Jahresumsatz teilen und mit 100 multiplizieren. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Umsatzzahlen-E. Ergebnisdatei "Umsatzzahlen-E" 42 HERDT-Verlag

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