TOPIX:8 System und Grundfunktionen MODULARE BUSINESS SOFTWARE

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1 1 TOPIX:8 System und Grundfunktionen MODULARE BUSINESS SOFTWARE

2 2 Mitglieder des Vorstands Wolfgang Grasberger Vorsitzender Ferdinand Kresse Entwicklung Jörg Eyring Entwicklung Die TOPIX Informationssysteme AG Seit Jahren ein Begriff für engagierte Softwareentwicklung. Das Unternehmen wurde 1990 als GmbH gegründet und 1999 zur AG umgewandelt. Am Anfang stand professionelle Buchhaltungssoftware im Vordergrund. Mit dem Programm CONTO war rasch die Marktführung am Apple Macintosh erreicht. Ab 1995 erweiterte FACTO das Spektrum mit allgemeiner Betriebsverwaltung, Auftragsabwicklung und Warenwirtschaft begann der Ausbau mit branchenspezifischen Modulen für Dienstleister und Agenturen und zuletzt kamen weitere Varianten für den Produktionsbereich hinzu. Bei allen Entwicklungen galt das besondere Augenmerk von Anfang an flexiblen Systemen, die mit geringem Aufwand anpassbar sind umfassenden Abläufen, die auch speziellere Situationen abdecken intelligenten Hintergrundfunktionen, die komplexe Abläufe erleichtern und der Einhaltung fairer Preismodelle bei minimalen Implementierungskosten. Der kontinuierliche Erfolg bestätigt die Strategie des bewusst zurückhaltend ausgerichteten Firmenwachstums. Heute decken 30 Mitarbeiter alle Bereiche von Entwicklung, Distribution, Beratung und Support unter einem Dach ab.

3 3 Das flexible System für kleine und mittlere Unternehmen vieler Branchen Flexibel im Leistungsumfang Sie brauchen nur ein Kontaktmanagement mit CRM-Grundfunktionen? Nur eine Finanzbuchhaltung mit Mahnwesen und integriertem Zahlungsverkehr? Oder doch ein Komplettsystem für alle Belange der Betriebsverwaltung? Alles ist möglich. TOPIX:8 passt sich flexibel an ihre Bedürfnisse an. Auch dann, wenn sich Ihre Anforderungen einmal ändern sollten. Für Ihre Betriebsgröße Sie arbeiten allein? In einem kleinen Büro? Mit speziellen Lizenzmodellen ist auch dann der Weg zu effizienten Abläufen offen. Sie haben die Verantwortung für ein mittelständisches Unternehmen? Das modulare System TOPIX:8 bietet Funktionsumfang und Leistung für mehrere hundert Verwaltungsmitarbeiter. Für viele Branchen Die Grundfunktionen und das Rechnungswesen von TOPIX:8 sind branchen-neutral. Und für die speziellen Geschäftsabläufe in Dienstleistung, Medien-Unternehmen, Handel und Produktion nutzen Sie die adäquaten Funktionen und Module Ihrer Branche.

4 4 Vorsprung durch Integration Die gesamte Verwaltung in einem einzigen Programm Viele Geschäftsvorgänge benötigen Informationen aus verschiedensten Bereichen. So ist natürlich in der Terminverwaltung ein direkter Zugriff auf alle Mitarbeiter- und Kundendaten hilfreich. Wer Angebote erstellt, braucht Details aus der Korrespondenz. Und die Buchführung will auch keine Daten erfassen, die an anderer Stelle längst vorliegen. Zeitgemäße Büroorganisation muss übliche Standards sprengen. Deshalb fasst TOPIX:8 alle wichtigen Informationen der Betriebsverwaltung in einem einzigen Programm zusammen. Ohne jede Schnittstelle und mit einer Oberfläche, die konsequent auf rasche Übersichtlichkeit optimiert ist. TOPIX ist seit Jahren Vorreiter bei der situationsgerechten Aufbereitung verknüpfter Informationen. Daten werden nicht nur als Abfragen einzelner Dateien zur Verfügung gestellt. Statt dessen zeigt das Programm sinnvolle Querinformationen an vielen Stellen direkt an ohne neue Sucheingabe und ohne extra ein neues Fenster öffnen zu müssen. Durch konsequente Integration ist die Voraussetzung geschaffen, dass wichtige Hinweise regelrecht aufgedrängt werden.

5 5 TOPIX:8 bietet in allen Arbeitsbereichen beste Übersicht für stressfreies Arbeiten Fehlervermeidung echte Zeitersparnis höhere Produktivität teamorientierte Abläufe Schon im Grundmodul - dargestellt durch den roten Bereich in der Grafik - ist das gesamte Kontaktmanagement, die CRM-Funktionen, die vollständige Korrespondenz, eine leistungsfähige, teamorientierte Termin- und Aufgabenverwaltung und alles Notwendige für die automatisierte Archivierung zusammengefasst. Allein dafür werden bei herkömmlicher Arbeitsweise schon mehrere Einzelprogramme benötigt. Alle anderen, gänzlich frei konfigurierbaren Module stehen stets in direkter Verbindung mit diesen Kernfunktionen.

6 6 TOPIX:8 basic Der kostengünstige Einstieg Für kleine Firmen steht mit TOPIX:8 basic eine besonders kostengünstige Variante zur Verfügung, mit der Sie alle betrieblichen Aufgaben sicher und zuverlässig lösen. Die Ausstattung umfasst neben dem Grundmodul (mit Kunden/Lieferanten, Ansprechpartnern, Korrespondenz, Kategorien, Terminen, Aufgaben, Smart-/iPhone-Anbindung) auch die Module für die komplette Auftragsabwicklung und Fakturierung in Dienstleistung und Handel, Einkauf und Zahlungsverkehr mit HBCI-Banking, Finanzbuchhaltung, Mahnwesen, Anlagen- und Lohnbuchhaltung, sowie die DATEV- und die Universal-Schnittstelle*. Mit TOPIX:8 basic steht Ihnen der gesamte Funktionsumfang dieser Module zur Verfügung! Limitiert ist nur die Anzahl der nutzbaren Datensätze. TOPIX hat hierfür ein spezielles Lizenzmodell eingeführt, das genau an die Situation in Kleinbetrieben angepasst ist. Diese Lizenz basiert auf Wertpunkten. Im Kaufpreis sind zunächst Wertpunkte pro Jahr enthalten. Jeder erzeugte Datensatz verbraucht dann eine bestimmte Anzahl an Punkten. Der Verbrauch kann dabei je nach Funktionsbereich unterschiedlich sein (z.b. benötigt eine Rechnung 5 Punkte, eine Buchung aber nur einen). Damit könnten Sie dann beispielsweise 300

7 7 Gerade kleine Betriebe brauchen wirklich leistungsfähige Software! TOPIX hat ein ungewöhnliches Lizenzmodell geschaffen, das speziell an das Budget von Kleinbetrieben angepasst ist. Die Erfahrung zeigt, dass die Unterschiede zu mittelständischen Betrieben häufig nur in der quantitativen Nutzung der Software liegen. Auch kleine Büros sind mit anspruchsvollen Verwaltungsaufgaben konfrontiert. Gerade dort sind die Anforderungen sogar oft am größten. Während sich die Arbeiten in größeren Unternehmen auf spezialisierte Mitarbeiter aufteilen lassen, liegt im Kleinunternehmen oft alles in Händen eines Einzigen. Gerade dann sollte von Beginn an eine Software zur Verfügung stehen, die mit leicht nutzbaren Funktionen den Überblick über die Geschäfte fördert und ein rundum professionelles Arbeiten erlaubt. Angebote und 100 Rechnungen schreiben, 500 Doppel-Buchungen erfassen, 8 Anlagegüter anschaffen, und sogar die Gehälter für zwei Mitarbeiter pro Monat abrechnen. Entscheidend ist dabei: Mit Beginn eines neuen Kalenderjahres startet die Zählung immer wieder von Null! Und in allen Bereichen des Grundmoduls (alle in der Systemgrafik auf Seite 5 rot dargestellten Bereiche) besteht praktisch keine Einschränkung**! Dort ist die Anzahl der nutzbaren Datensätze nicht limitiert. Sollte die Anzahl an Wertpunkten für den Ablauf eines Jahres tatsächlich nicht ausreichen (was nur bei Betrieben mit größerem Geschäftsaufkommen vorkommen dürfte), können jeweils Punkte nachbestellt werden. *) TOPIX:8 basic ist nicht erweiterbar um andere Module (die in der Regel auch nur für leistungsfähigere Systeme erforderlich wären). **) Ausgenommen ist hier nur die Verwaltung komplexer Ereignisketten. Auch das gleichzeitige Arbeiten mit bis zu 5 Mitarbeitern ist mit einer Server-Version möglich. Und wenn das nicht mehr reicht, steigen Sie einfach um auf die modulare Mittelstandsversion, denn Funktionen, Oberfläche und Datenstruktur sind absolut identisch.

8 8 Quelle: DFS - Deutsche Flugsicherung Übersicht, Effizienz und Sicherheit Skalierbare Performance mit Zero-Administration -Server Entscheidend für die Performance einer Betriebsverwaltung ist nicht zuletzt das verwendete Datenbank-System. TOPIX:8 basiert auf 4D, einem relationalen Client- Server-System incl. Webserver, das schon mehr als 3 Millionen Anwender als robustes und besonders sicheres System schätzen. 4D schützt die Daten, oft das wichtigste Kapital eines Unternehmens, aktiv vor Inkonsistenz und Verlusten, es liefert die Grundlage für eine bemerkenswerte Effizienz und bietet entscheidende Erleichterungen bei der Systemwartung: Such- und Sortierroutinen sowie Auswertungen laufen zentral auf dem Serverrechner ab. Die Arbeitsplätze bleiben frei von zeitraubenden Prozessen. Wird ein Prozess unterbrochen (z.b. durch Stromausfall), stellt 4D den Zustand vor Prozessbeginn automatisch wieder her. Alle Daten sind durch das integrierte Datensicherungs-System 4D-Backup geschützt. Online-Sicherung durch Protokollierung aller Datenbankoperationen in einer Logbuchdatei. Der Zero Administration -Server erledigt klassische Administrationsaufgaben automatisch.

9 9 Gerade bei komplexen Installationen setzt TOPIX:8 Maßstäbe bei Sicherheit und Wartungsfreundlichkeit des Systems. So ist es auch in einem mittelständischen Unternehmen denkbar, das System ohne dauernd anwesenden IT-Administrator zu betreiben. Rollenbasierte, minutiöse Zugriffsberechtigungen Vertraulichkeitsstufen für jedes einzelne Dokument Gewaltige Zeitersparnis bringt auch das Verfahren für Updates: Laufende Aktualisierungen werden lediglich am Server installiert. Alle Clients aktualisieren sich danach selbständig bei ihrem ersten Aufruf. Gegen unbefugten Einblick und Manipulation schützt TOPIX:8 ohne Kompromisse. Das Zugriffsschutz-System regelt für jeden Mitarbeiter exakt, welche Bereiche er betreten und welche Funktionen er ausführen darf. Individuelle Zugriffsrechte können nicht nur für ganze Programmbereiche, sondern auch für spezielle Funktionen und sogar einzelne Datensätze (bei Firmen, Personen, Konten, Kostenstellen, Kostenträgern, Arbeitsblättern und Mitarbeitern) vergeben werden. Dokumente sind außerdem durch ein 7-stufiges Vertraulichkeitssystem zu sichern.

10 10 Kontaktmanagement, CRM, Archiv Wissen, was läuft: Der Schlüssel für die perfekte Übersicht Firmen- und Personendaten stehen für viele Vorgänge im Mittelpunkt. An dieser Stelle laufen alle Fäden zusammen. Dort sieht man am besten, wie ein umfassendes, unkompliziert nutzbares Informationsmanagement funktionieren kann. Bei den Firmendaten haben Sie nicht nur den sofortigen Überblick über beliebig viele Anschriften, Kommunikationsanschlüsse und Ansprechpartner. Auch alle Vorgänge, die diesem Adressaten zugeordnet wurden, sind immer vollständig und auf einen Blick verfügbar: Alle Informationen zu Kategorieeinträgen, zur gesamten Kommunikation, zu Notizen, zu Angeboten und zur kompletten Auftragsabwicklung, zu offenen Projekten, allen Bestellungen und den Finanzdaten. Und mit einem Klick sind Sie ohne Umwege im betreffenden Originaldokument. Auch für jeden einzelnen Ansprechpartner und für alle Projekte ist das gleiche Prinzip realisiert. Alle Abläufe sind stets eindeutig zugeordnet und lückenlos nachvollziehbar bei TOPIX:8 vollautomatisch ohne jeden zusätzlichen Aufwand. Nichts geht verloren, nichts wird übersehen.

11 11 Systematische Kundenpflege gehört heute zu den unverzichtbaren Instrumentarien jedes Unternehmens. TOPIX bewies schon Jahre, bevor dieser Begriff geprägt wurde, wie rasch und kostengünstig ein einfaches und wirksames CRM realisiert werden kann. Kunden- und Lieferanten-Status, Bonitätsstatus und Prioritäten liefern den groben Rahmen Ihrer Kundenpflege. Darüber hinaus bietet TOPIX:8 fast unbegrenzte Möglichkeiten zur freien Kategorisierung von Firmen, Personen und Projekten. Von der einfachen Branchenzuordnung, der Interessen- und Bedarfsverfolgung bis zur Planung Ihrer Marketing- und Vertriebsaktivitäten alles kann genau so eingerichtet werden, wie es für Ihre Abläufe am besten ist. Sie können das System selbst einrichten und beliebig erweitern. Unsere Kunden verwalten damit Fragebogenaktionen, planen die Ausgabe von Werbepräsenten, führen Ihr firmeninternes Wer-liefert-Was? oder eine individuelle Knowledge-Datenbank, organisieren ein Call-Center oder ihre Kongress-Aktivitäten und vieles mehr. Mit gekoppelter Terminverwaltung und Wiedervorlage, dem direkten Zugriff auf alle verbundenen Geschäftsvorfälle und die gesamte Korrespondenz, mit direkter Steuerung von Serien- Briefen und - s und ggf. auch durch Kombination mit Zeiterfassung und Projektverwaltung sind die Kategorien das Zentrum eines unkomplizierten und wirkungsvollen CRM-Systems.

12 12 Korrespondenz und Telefonie Gesicherte Kommunikation auf allen Kanälen Ein weiteres Beispiel für die Vorteile vollständiger Integration, für Übersichtlichkeit und effiziente Arbeitsabläufe sind die Funktionen für die Abwicklung Ihrer gesamten Kommunikation. Für Briefe, Faxe und s wählen Sie lediglich eine von beliebig vielen Dokumentvorlagen oder Musterkorrespondenzen aus. Adressen, Bearbeiterdaten und beliebige Datenbankinformationen werden automatisch eingefügt. Sie erstellen nur noch den Text. Formatanweisungen und Textbausteine nutzen Sie dabei wie gewohnt. Der integrierte Formulareditor sorgt dafür, dass Ihre Korrespondenz stets in korrekter Form versandt wird. Alle Gestaltungsoptionen werden einmal eingerichtet und dann unzerstörbar immer wieder verwendet. Ein zentraler Bildkatalog macht auch die Pflege der Formulare einfach. Jedes Dokument lässt sich direkt aus TOPIX:8 heraus drucken, faxen oder per versenden. Zuletzt wird es natürlich automatisch in der Datenbank abgelegt. Diese Archivierung ist auch für die gesamte eingehende Korrespondenz möglich mit geeigneten Scannern auch für Briefe. Damit sind wirklich alle Kontakte jederzeit lückenlos und komfortabel nachvollziehbar.

13 13 Telefonate und Gespräche werden ebenfalls als Korrespondenzvariante behandelt. Entsprechende Protokolle sind mit speziellen Textbausteinen rasch erstellt. Und dass Telefonate am besten mit dem gleichzeitigen, direkten Zugriff auf alle Daten des Gesprächspartners geführt werden, ist für viele Arbeitsplätze nahe liegend. Für die Anbindung von Telefonanlagen stehen zwei Verfahren zur Auswahl. Mit einem integrierten TAPI-Server oder der direkten Anbindung spezieller IP-Anlagen wird ein hohes Maß an Synergien und Komfort erreicht. Bleibt noch das Thema Mobilität: Mit TOPIX:8 ist die Synchronisation von Adress- und Termindaten jederzeit möglich. Der TOPIX:8 iphone-client bietet darüber hinaus die direkte Anbindung an den zentralen Betriebsserver über Mobilfunk.

14 14 Ereignisverwaltung Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen, Workflow Bei der vollständigen Integration aller Informationen dürfen natürlich auch Termine, Aufgaben und Wiedervorlagen nicht fehlen. Im Kalender können die Monats-, Wochen- und Tagesübersichten auf Abteilungen, Teams, Ebenen oder einzelne Benutzer ausgerichtet werden. Beliebig viele Terminarten halten die Darstellung übersichtlich. Gegenseitige Termineinsicht und -erfassung sind jederzeit möglich, Gruppentermine rasch angelegt und mit Bestätigungsanforderungen versehen, die an die betroffenen Personen direkt in TOPIX:8 oder per weitergeleitet werden. Wiedervorlagen erzeugen Sie mit einem einzigen Mausklick direkt im betreffenden Dokument. Diese automatisierte Verweisfunktion erleichtert auch bei anderen Terminen und Aufgaben die Erzeugung von Bezügen zu Firmen, Personen oder allen Arten von Dokumenten. Neben den Terminen im Kalender kann man sich alle Ereignisse detailliert oder als knapp gehaltene, permanent geöffnete Kurzübersicht anzeigen lassen. Dort wechselt man rasch zwischen Sichten auf eigene, von anderen erhaltene oder an andere delegierte Ereignisse. Und alles was erledigt ist, kann direkt mit Eintrag des Ergebnisses protokolliert werden.

15 15 Ereignisketten sichern den Workflow. Beliebig viele Termin- und Aufgabenarten können frei angelegt und in ihrem Verhalten schon in den Voreinstellungen bestimmt werden. Für jedes dieser Ereignisse kann man zudem eine Auswahl möglicher Ergebnisse und für jedes Ergebnis eine bestimmte Zusammenstellung von vorgegebenen Folgeschritten definieren. Mit solchen Ereignisketten lassen sich auch Ihre Workflows ganz gezielt koordinieren. Vertriebsunterstützung, Produktionsabläufe oder Qualitätsmanagement sind nur ein paar Beispiele. Einmal eingerichtet, bieten sie immer die Sicherheit, dass kein notwendiger Schritt übersehen wird egal ob man allein oder im Team arbeitet.

16 16 Besser reisen: Mobile Business-Daten Zugriff über Webbrowser und Smartphones Wer viel unterwegs ist, braucht manchmal detailliertere Informationen vor Ort. Im Hotel, direkt bei Kunden, oder auch am Laptop mit UMTS-Modem: Sobald ein Internet-Zugang verfügbar ist, zeigt die TOPIX:8 Web-Oberfläche die wichtigsten Grundinformationen von Firmen, Personen, Kategorien, Notizen, Korrespondenzen, Terminen, Angeboten und Auftragsbestätigungen. Der erforderliche Webserver ist bereits im TOPIX:8 Grundmodul enthalten. Ein anderes Verfahren nutzt der TOPIX:8 Außendienstabgleich. Wenn man nicht online mit der Zentrale verbunden sein kann und wenn man wirklich alle Daten mobil mit sich führen möchte, zieht man bei Reiseantritt die gesamte Datendatei des heimischen Servers auf den mobilen Rechner. Zwischendurch falls Sie z.b. im Hotel eine kurzzeitige Online-Verbindung ( , FTP) haben oder nach der Rückkehr geben Sie aktuelle Änderungen oder Ergänzungen in den Stammdaten mit einem Knopfdruck an den Zentralserver zurück. Firmen- und Personendaten werden dabei feldweise, Kategorien und Korrespondenzen datensatzweise abgeglichen.

17 17 Die TOPIX:8 Smartphone-Anbindung und der spezielle TOPIX:8 iphone-client bieten den Zugriff auf Daten der heimische Betriebsverwaltung TOPIX:8 oder TOPIX:8 basic mit direkter Abfrage von Firmen- und Personendaten sowie Terminen. Die Smartphone-Anbindung kann über MS Outlook (unter Microsoft Windows) bzw. über die Programme Adressbuch und ical (Apple Macintosh) Adress-Datensätze und Termine mit vielen Handys, PDA oder Smartphones austauschen bei Terminen auch bidirektional. Die eleganteste Variante bietet derzeit sicherlich das iphone von Apple. Ein nativer iphone- Client mit speziell konzipierten Suchmethoden erlaubt auch bei größten Datenbeständen ein rasches und einfaches Vorgehen. In der Detailansicht der Firma genügt eine Berührung, um direkt eine Telefonverbindung aufzubauen oder eine zu erzeugen. Über die Berührung einer Adresse gelangt man zur Kartenansicht. Ergänzend ist auch eine Synchronisierung mit Adressbuch und Kalender des iphones für Offline-Situationen möglich.

18 18 Vertrieb, Auftragsabwicklung, Einkauf Angepasste Vorgangsketten für Handel und Dienstleistungen In diesem Bereich zeigt TOPIX viele Gesichter, denn gerade hier hat jede Branche ihre eigenen Anforderungen. Gelöst wird dies durch spezielle Module und eine Reihe von branchenspezifischen Sonderfunktionen. Verfügbar sind Auftragsabwicklung für Handel, Dienstleistung oder Produktion mit kompakten Workflows von der Akquise bis zur Gutschrift bei hohem Automatisierungsgrad Service- und Vertragsverwaltung zur Automatisierung periodisch wiederkehrender Geschäftsvorgänge, z.b. in den Bereichen Telekommunikation, Bürotechnik, Consulting Qualifizierte elektronische Signaturen direkt aus TOPIX:8 Projektverwaltung in zwei Ausbaustufen für Vertriebsprojekte, allgemeine Dienstleistungen, für den service-orientierten Handel und für Entwicklungs- und Produktionsbetriebe. Einkauf mit Anfragen, Bestellungen, Eingangsrechnungen und Lagerverwaltung Materialwirtschaft mit Seriennummernverwaltung, Stücklisten, Material- und Leistungssets, Einstandspreis-Kalkulation und Inventur Versandlogistik Außendienstschnittstelle für die mobile Angebots- und Auftragsbearbeitung

19 19 Bei aller Leistungsfähigkeit sind die Module Auftragsabwicklung und Projektverwaltung im höchsten Maße flexibel gestaltet. Denn im Laufe der Jahre werden sich auch Ihre geschäftlichen Aktivitäten wandeln. Mit TOPIX:8 haben Sie das Werkzeug, das diesem Wandel folgt. TOPIX:8 hat darüber hinaus auch alles, um der Welt Ihr Angebot zu zeigen: Webshop PRO als integriertes Modul für den Aufbau eines maßgeschneiderten E-Commerce-Systems, das direkt auf Ihren Artikelbestand und die TOPIX:8 Funktionen zur gesamten Auftragsabwicklung und dem Zahlungsverkehr zugreifen kann. Schnittstellen zu anderen E-Commerce-Systemen kommen zum Einsatz, wenn bereits ein Webshop in Betrieb ist oder wenn die Funktionen eines bestimmten, vorkonfigurierten Systems bereits all Ihre Anforderungen erfüllen. Für umfassende, ja sogar für äußerst komplexe Aufgaben des Produktdaten-Managements steht das TOPIX:8 Publishing-System bereit. Es erlaubt die unternehmensweite und länderübergreifende Verwaltung aller Produktinformationen und die automatisierte Ausgabe in gedruckten Katalogen, auf Datenträger und im Internet nach allen verbreiteten Standards.

20 20 Job-Abwicklung, Etats, Ressourcen Der ganze Ablauf für Agenturen und Medienproduktion Die Job- und Projektverwaltung für den Medienbereich ist eines der Branchenmodule aus der TOPIX:8 Software-Familie. Sie erlaubt Abläufe in vielen Varianten für die Anforderungen vom Kleinbetrieb bis hin zur umfassenden Gesamtlösung großer Agenturen in den Bereichen Werbe-, PR- und Event-Agenturen, Grafik-, Foto-, Video- und Tonstudios, Druckvorstufe und Medienproduktion. In anderen Konfigurationen werden die Anforderungen für Messebau, Dokumentation, Softwareentwicklung, Ingenieurbüros und allgemeine Beratungsunternehmen erfüllt. Mit der TOPIX:8 Job- und Projektverwaltung sehen Sie auf einen Blick, was läuft. Die Pflege der Kundenbeziehungen klappt mit wenig Aufwand Sie wickeln alle Kontakte und Korrespondenzen reibungslos und stets nachvollziehbar ab Akquise, Kalkulation und KVA-Erstellung laufen durch viele Automatismen ungewohnt flott Bei Kostenvoranschlägen nutzen Sie leicht Erfahrungswerte aus früheren Projekten Die Jobplanung bietet ein vorausschauendes Qualitäts- und Etatmanagement Briefings sind immer aktuell, Statusinformationen auf einen Blick erfassbar

21 21 Wenn der Job getan ist, sind Sie sicher, dass die Budget-Überwachung im Hintergrund stets aktiv war Ihre Mitarbeiter die Leistungserfassung zügig machen in einer von diversen Varianten alle Tätigkeiten der Mitarbeiter und deren Auslastung lückenlos nachvollziehbar sind alle Kosten mit ihren Aufschlägen automatisch berechnet und zugeordnet werden erledigte Tätigkeiten und Fremdkosten korrekt und vollständig abgerechnet werden alle Abrechnungen weitgehend automatisch ablaufen nach vielen Vorgabeoptionen Mehraufwand durch Kundenwunsch sofort erkannt und automatisiert berechnet wird der Projektleiter die Rentabilität der Jobs nie aus dem Auge verlieren konnte ohne dabei auf Informationen der Finanzbuchhaltung angewiesen zu sein In Zusammenspiel mit anderen Modulen bietet TOPIX:8 die Sicherheit, wirklich alle Aufgaben flott und kaufmännisch korrekt zu bewältigen. Das beginnt bei der automatisierten Übergabe aller Vorgange an FiBu und Kostenrechnung, geht weiter mit der Automatisierung des gesamten Zahlungsverkehrs, stellt die korrekte Abgrenzung unfertiger Leistungen sicher u.v.m.

22 22 Rechnungswesen und Controlling Von der Buchhaltung bis zum Analytik-Report Zwei Wege stehen offen: Wer seine Buchhaltung nicht im Haus machen möchte, übergibt die in TOPIX:8 erfassten Ein- und Ausgangsrechnungen einfach über die zertifizierte DATEV-Schnittstelle an seinen Steuerberater. Wer den permanenten Zugriff auf die finanziellen Details und die entsprechenden Auswertungen schätzt, wird aber kaum auf die umfassenden Möglichkeiten der TOPIX:8 Buchhaltungs-Komponenten verzichten wollen. Folgende Module stehen zur Verfügung: Finanzbuchhaltung: Doppelte Buchführung nach GoB, Einnahmenüberschussrechnung, Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung, Pflege offener Posten, frei definierbaren Kontenrahmen und Buchungszeiträumen Anlagenbuchhaltung Mahnwesen auf Basis der offenen Posten Zahlungsverkehr für Schecks, Überweisungen, Lastschriften und Banking via DTA und HBCI

23 23 Im Bereich der Auswertungen stehen neben dem Reportgenerator für die Auswertung einzelner Datenbankbereiche besonders spezialisierte Module im Vordergrund: Kostenstellen und flexible Auswertungen erweitern die FiBu-Standardauswertungen. Kosten- und Leistungsrechnung für die Analyse der bisher angefallenen Kosten und Erlöse, die Aufstellung von Budgets für die Zukunft und ihre Kontrolle für die Vergangenheit sowie die Kalkulation von Produkten und Dienstleistungen. Die Kosten- und Leistungsrechnung erweitert die Auswertungsmöglichkeiten im Bereich der Finanzbuchhaltung enorm: Wo in der FiBu nur Vorjahresvergleiche möglich sind, können in den Spalten von Arbeitsblättern beliebig viele Jahre, Monate oder andere Zeiträume miteinander verglichen werden. Analytik-Report ist das Mittel der Wahl, wenn die Geschäftsvorgänge direkt analysiert werden sollen. Damit können beliebige Zahlen der Auftragsabwicklung, des Einkaufs, der Projektverwaltung und der Leistungserfassung bereichsübergreifend analysiert werden. Die Reports sind durch den Anwender frei gestaltbar und mit eigenen Rechenformeln vollständig parametrisierbar.

24 24 Personal, Löhne und Gehälter Komplettverwaltung Ihrer Mitarbeiter Im Bereich der Personalverwaltung stehen folgende Module zur Verfügung: Lohn- und Gehaltsbuchhaltung Personalkalender mit Urlaubsplanung Zeiterfassung auf 4 verschiedenen Wegen Reisekostenabrechnung Zahlungsverkehr & Banking Finanzbuchhaltungs-Daten können direkt übernommen werden Die Module der Personalverwaltung arbeiten nahtlos mit den anderen Modulen der TOPIX:8 Programmfamilie zusammen. Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfungen vermeiden Fehleingaben, Auswertungen sind modulübergreifend möglich. Die Ablage und Archivierung von Dokumenten erfolgt direkt auf Mitarbeiterebene. Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung kann unabhängig vom Gesamtsystem auch als eigenständiges Programm genutzt werden.

25 25 Die TOPIX:8 Lohn- und Gehaltsbuchhaltung Version 8.0 ist von der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherungen GmbH) für Windows und (als derzeit einzige Lohnbuchhaltungssoftware) auch für Mac OS X zertifiziert. Alle Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung können damit direkt aus TOPIX:8 an die jeweiligen Sozialversicherungsträger übermittelt werden. Die integrierte ELSTER-Schnittstelle ermöglicht den elektronischen Versand der Lohnsteueranmeldung und der Lohnsteuerbescheinigungen nach den Anforderungen der Finanzverwaltung. Über die TOPIX:8 IDEA-Schnittstelle lassen sich die relevanten Daten auch in dem von Betriebsprüfern geforderten Format exportieren.

26 26 Der Service für Sie Investitionssicherheit von der Grundberatung bis zur Hotline Schon bei der Auswahl des Systems stellen Sie alle Weichen richtig: Auf Wunsch analysieren wir Ihre Betriebsabläufe und zeigen Verbesserungspotentiale In jedem Fall assistieren wir bei der Ermittlung Ihres genauen Bedarfs Bei umfassenden Installationen empfehlen wie geeignete Einführungsschritte In der Einführungsphase unterstützen wir Sie beim Import bestehender Daten in TOPIX:8 bei der CI-gerechten Erstellung Ihrer Formulare und falls nötig natürlich auch durch individuelle Anpassung der Funktionen Im Trainingsbereich bieten wir mehrere Alternativen Individualschulungen bei Ihnen im Unternehmen Regelmäßige Sammelschulungen zu allen TOPIX:8 Kernmodulen Onlineschulungen für kurze Einführungen und Aktualisierungen

27 27 Mit TOPIX:8 haben Sie das Werkzeug, um die gesamten Prozesse in Ihrem Unternehmen abzubilden. Daher haben alle Aspekte, die den kontinuierlichen Einsatz sichern, einen hohen Stellenwert. Ihren laufenden Anwender-Support erhalten Sie direkt von der TOPIX AG durch qualifizierte Mitarbeiter aus mehreren Kompetenzbereichen. Dabei nutzen wir die klassischen Verfahren des Hotline-Dienstes via Telefon, und Fax. Manche Fragen lassen sich auch noch einfacher klären, wenn die TOPIX-Support-Mitarbeiter über das Internet direkt auf Ihren Bildschirm zugreifen (sofern Sie uns das erlauben). Der TOPIX:8 Updateservice hält Sie stets auf dem neuesten Stand von Technik und Gesetzgebung. Als Teil des TOPIX:8 Pflegevertrages beinhaltet der TOPIX:8 Updateservice alle Programmaktualisierungen bei Release-, Technologie- oder Datenbank-Updates. Noch einen Schritt weiter geht unser Datenbank-Pflegeservice: Die zusätzliche, regelmäßige Überprüfung Ihrer Backups und der Datenkonsistenz legt all Ihre Wartungsmaßnahmen in routinierte Hände. Damit bieten wir per Fernzugriff alle Vorteile eines zeitgemäßen SaaS-Dienstes, ohne dass Sie Ihre Daten aus dem Haus geben müssen.

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