Contact King 5.0 Manual. Contact King 5.0

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1 Contact King 5.0 Manual Contact King 5.0 Contact King Ackerstr. 3a Berlin Phone - Stand April 2014

2 Inhaltsverzeichnis Was ist Contact King?... 1 Wie hilft Contact King?... 1 Technische Voraussetzungen... 2 Funktionsweise... 3 Einführung: Personen, Jobs, Firmen und Kontakte... 3 Personenfenster... 4 Jobs... 5 Kontakthistorie... 6 Kontakt-Detailformular... 8 Verteilerzugehörigkeiten... 9 Ressortverwaltung Hauptfenster Darstellung Firmenfenster Sucheditor Mailing Editor Serienbriefe Importeditor VCard-Import Benutzerverwaltung Clippingmodul Versandhistorie Zeiterfassung Statistik Support Contact King - Phone +49/30/ April 2014

3 Was ist Contact King? Contact King ist ein Client-Server-Softwaresystem für den PR-Bereich. PR-Agenturen arbeiten mit einer Vielzahl branchenspezifischer Daten von Journalisten, deren Ressorts, Abteilungen, Arbeitgebern, Medien und anderen Kontaktdaten. Contact King gibt den PR-Agenturen eine Reihe von Werkzeugen an die Hand, die die schnelle Erfassung, Strukturierung und Verwaltung dieser Daten ermöglichen: die Verteilerverwaltung, das hierarchisch aufgebaute selbststrukturierbare Ressortsystem und den Sucheditor. Diese Tools ermöglichen eine gezielte, themenabhängige Fokussierung auf die relevanten Journalisten, das anschliessende Erstellen von Serienbriefen und s und das Führen einer Kontakthistorie. Die erfassten Daten stehen aufgrund der Client-Server-Struktur sofort allen Benutzern dauerhaft zur Verfügung. Wie hilft Contact King? Ist Contact King nicht einfach nur ein customer-relationship-management-tool von vielen? Ja, aber es ist speziell für die Bedürfnisse von PR-Agenturen und Pressestellen von Unternehmen entwickelt worden. Wie werden die speziellen Bedürfnisse von PR-Agenturen und Pressestellen von Unternehmen erfüllt? Contact King löst Probleme: Wie kontakte ich zu meinem Thema welche Journalisten, obwohl sie in unterschiedlichen Redaktionen verschiedener Medien oder als Freie arbeiten? Welche Standorte gehe ich an, wenn die Medien und Firmen mehrere Standorte mit mehrere Abteilungen bzw. Redaktionen haben? Nutze ich die Privatdaten oder die beruflichen Kontaktdaten? Kann ich Daten von Drittanbietern problemlos importieren? 1 Contact King Ackerstr. 3a Berlin Phone +49/30/ Stand April 2014

4 Contact King ermöglicht es auch einem unerfahrenen Benutzer ohne Schulung nur seiner Intuition folgend diese Probleme schnell und sicher zu lösen. Selbst das Lesen dieses Manuals ist nicht unbedingt notwendig. Auch Praktikanten sollten Contact King schnell begreifen. Contact King verwaltet Kontaktdaten (Adresse, , Telefon, Fax) als zusammenhängende Datenpakete, die Personen entweder privat oder beruflich zuzuordnen sind. Verliert eine Person ihren Job, verliert sie auch die Kontaktdaten zu diesem Job, nicht aber ihre Privatdaten. Die Job-Kontaktdaten werden über die Firma bzw. Abteilung gepflegt. Dort müssen sie komplett mit Adresse erfasst werden. Nur die Telefonnummer und ggf. eine individuelle adresse müssen noch gesondert erfasst werden. Contact King interagiert mit Microsoft-Programmen (Word, Outlook und Excel ). Da Contact King sowohl auf Macs als auch auf Windows-Rechnern läuft, funktioniert er auch in gemischten Netzwerken ohne Probleme. Lesenswerte Tipps zur Einführung einer CRM-Software in Ihr Unternehmen finden Sie hier: <http://www.computerwoche.de/software/crm/ /> Technische Voraussetzungen Wenn Sie den Datenbankserver selbst betreiben wollen Vorraussetzung für die Inbetriebnahme der Datenbank ist das Vorhandensein eines zentralen Rechners (mind. 2Gb RAM, Windows/Linux/Mac). Auf diesem werden die Datenbank und die Netzwerkverbindungen mit den Clients installiert. Die Anzahl der Benutzer und die Datenmenge ist technisch nur durch die Hardware begrenzt. 2

5 Der Client selbst läuft unter Mac OS X (ab Mac OS 10.7) und unter Windows (ab Windows XP). Dies gilt auch für die Datenbank, die auch unter Linux installiert werden kann. Contact King greift für die Erstellung von Serienbriefen auf Microsoft Word -Serienbriefvorlagen zurück. Microsoft Word muss zumindest auf dem Rechner installiert sein, von dem aus der Serienbriefversand gestartet werden soll. Contact King nutzt als Datenbank PostgreSQL. PostgreSQL ist eine sehr leistungsfähige Open-Source- Datenbank (siehe Falls Sie einen eigenen Datenbankserver berteiben möchten, wird die Installation auf Ihrer Hardware von uns übernommen. Funktionsweise Einführung: Personen, Jobs, Firmen und Kontakte Der folgende Abschnitt klärt, wie diese Begriffe in Contact King benutzt werden. Eine Person hat nur die Eigenschaften Nachname, Vorname, Briefanrede (z. B. Sehr geehrter Herr ), Adresseanrede (z.b. Herrn ), die privaten Adressdaten (Strasse, PLZ, Ort, etc.) und die privaten Kontaktdaten (Telefonnummer, Mobilnummer, adresse), die unter dem Reiter Kontaktdatenprivat erfasst werden. Diese Daten sind unmittelbar mit der Person verknüpft. Sie haben i. d. R. nichts mit ihren beruflichen Aktivitäten zu tun. Jobs kommen und gehen, die Privatdaten behält man. Falls eine Person aus einem Unternehmen ausscheidet, brauchen Sie deswegen nicht den Datensatz komplett zu löschen, stattdessen löschen Sie nur die Firmenzugehörigkeit (also den Job ). Auf diesem Wege bleiben die Privatdaten erhalten, und können weiterverwendet werden. Am deutlichsten wird das bei einem Blick auf das Personenfenster: 3

6 Personenfenster 4

7 Das Personenfenster erreichen Sie, wenn Sie im Hauptfenster unter der rechten großen Listbox den + - Button betätigen, und dann im Kontextmenü Neue Person... auswählen oder einen vorhandenen Personendatensatz doppelklicken. Im Bild verdeckt das Kontextmenü den + -Button. Das Anlegen neuer Datensätze ist praktisch überall über solche + -Buttons möglich. Es öffnet sich ein leeres Personenfenster. In unserem folgenden Beispiel haben wir eine bereits vorhandene Person durch Doppelklick auf die große Listbox geöffnet. Unter dem hier ausgewählten Reiter Kontaktdaten-privat sind die Daten von Teresa Epp (fiktive Daten) erfasst, die freiberuflich als Texterin tätig ist. Bei Neuanlage eines Datensatzes prüft Contact King nach Eingabe des Vor- und Nachnamens, ob schon eine Person dieses Namens erfasst wurde, weist den Benutzer ggf. darauf hin, und bietet an, sich den anderen Datensatz anzeigen zu lassen. Fotos sind zuteilbar. Man kann hier erkennen, wie Contact King sich behilft, wenn die Fotos nicht quadratisch sind. Unter dem ersten Reiter werden die Jobs geführt. Jobs 5

8 Der hier ausgewählte Journalist Lutz Karwig (fiktive Daten) ist zwei Redaktionen unterschiedlicher Medien zugeteilt. Die Zuteilung erfolgt über den + -Button unter der Jobliste links unten, in dem dann erscheinenden Dialog kann man sich eine Firma oder auch eine Abteilung aussuchen oder auch neu anlegen. Die Adressdaten der ausgewählten Firma werden automatisch in das Adressvorschaufeld übernommen, duch Betätigen des Action-buttons mit dem Zahnradicon läßt sich im Bedarfsfall auch eine abweichende Adresse angeben. Die Kontakthistorie ist unter dem nächsten Reiter einsehbar. Kontakthistorie 6

9 Neue Kontakte lassen sich auch hier wieder duch den + -Button anlegen. In jedem Detailformular ist ein Info-Button in der Toolbar ausgeführt. Er öffnet ein Fenster, in dem zu erkennen ist, wer wann diesen Datensatz angelegt, bzw. modifiziert hat, das Kontakt-Detailformular. 7

10 Kontakt-Detailformular Im Kontakt-Detailformular wird auch immer angegeben, in welcher ihrer Funktionen die Person angesprochen wurde, hier als Redakteur des Mediums Talk Trends in Style. Durch Betätigen des austauschen -Buttons in der Toolbar können Sie angegeben, dass Frau vem Wildenfels Sie angerufen hat, und nicht umgekehrt. Wenn Sie die Checkbox nur für mich sichtbar setzen, können die anderen CK-Nutzer diesen Datensatz nicht einsehen. Die Funktionsweise ist genau dieselbe wie bei den Verteilern.. 8

11 Verteilerzugehörigkeiten Hier ist immer genau zu erkennen, wann welcher Mitarbeiter den Datensatz zugeteilt hat. Die Zuteilung zu einem Verteiler läßt sich von hier aus durch das Betätigen des + -Buttons durchführen. Häufiger werden die Datensätze aner im Hauptfenster durch drag und drop in den Verteilerbaum zugeteilt. Die Ressortverwaltung wird unter dem nächsten Reiter vorgenommen. 9

12 Ressortverwaltung Der hier rechts abgebildete Ressortbaum ist im Auslieferungszustand von Contact King leer. Der Benutzer kann im Hauptfenster nach Belieben Ressorts und Unterressorts anlegen, löschen, umbenennen, oder auch nachträglich den Baum per drag & drop umstrukturieren. In der linken Listbox tauchen die zugeteilten Ressorts mit zwei unterschiedlichen Icons auf. Das Personenicon repräsentiert hier ein Ressort, dass die Person immer inne hat, egal bei welcher Redaktion sie arbeitet. Dies ist vor allem bei freien Journalisten sinnvoll. Im Unterschied dazu repräsentiert das Firmenicon ein Ressort, dass die Person nur deswegen besetzt, weil sie einer Redaktion angehört, der ihrerseits das Ressort in deren Detailformular zugeteilt wurde. Wenn man also z.b. eine Politik-Redaktion einer Zeitung erfaßt, und ihr das Ressort Politik zuteilt, erscheint bei allen 10

13 Journalisten dieser Redaktion das Ressort Politik wie hier mit dem Firmenicon. Das erspart dem Benutzer das Angeben des Politik-Ressorts für alle dort beschäftigten Journalisten. Ein via Redaktion zugeteiltes Ressort kann man hier nicht löschen, weil es eine Eigenschaft der Redaktion ist. Analog wird mit den via Person zugeteilten Ressorts verfahren, d.h. wenn Sie einer Person ein Ressort zusprechen, und dann nach Inhabern eines Ressorts suchen, wird Ihnen die Person mit all ihren Redaktionszugehörigkeiten im Suchresultat angezeigt werden. Hauptfenster Mac OS: 11

14 Windows (hier Vista): In der linken Listbox sind die Verteiler samt Anzahl der in ihnen enthaltenen Datensätzen angezeigt. Optional kann hier auch die Anzahl der Einträge in den Subverteilern angezeigt werden. Im Mac Screenshot ist dies zu erkennen: Im Verteiler Kundenverteiler selbst gibt es keine Einträge, aber in all seinen Unterverteilern, Suchverteiler (siehe unten) und Ressorts werden insgesamt 1693 aufgelistet. Auch hier wird jeweils eine hierarchische Struktur verwendet. An dem Vorhandensein der Aufklappelemente (u bzw. q ) können Sie sofort erkennen, ob es zu einem Verteiler noch Unterverteiler gibt. Der Verteilerbaum wird mit allen vorhandenen Subverteilern geladen. Bei Verteilern wird noch zwischen normalen Verteilern, denen man Datensätze durch drag & drop zuteilen kann, und Such-Verteilern unterschieden. Suchverteiler sind einfach abgespeicherte Suchen, die aus dem Sucheditor heraus angelegt wurden. In der rechten großen Listbox werden alle Personen (samt zugeteilter 12

15 Jobs) angezeigt, die das im Suchfeld oben rechts angegebene Suchkriterium (Nachname beginnt mit k ) erfüllen. Der Eintrag Lutz Karwig wird hier mit seinen Privatdaten (Icon ) und seinen beiden Jobs (Icon ) aufgelistet. Er ist hier der einzige Datensatz, der mit seinen Privatdaten angezeigt wird, weil nur für ihn auch Privatdaten (d.h. entweder die Adresse oder Tel. oder Fax oder adresse) erfasst wurden. In der Toolbar sind noch Buttons für den Sucheditor, Export, versandaktionen und Serienbrieferstellung ausgeführt. Der Export ist wahlweise in ein Textdokument, ein Microsoft Excel - Dokument oder unter Windows als Office-Outlook -Kontakt möglich. Rechts unten wird angegeben, wieviele Datensätze markiert, in die Zwischenablage kopiert und aktuell angezeigt werden. Das Verteilerhandling erfolgt per drag & drop oder copy & paste. Beispiel Erstellung eines Verteilers Lutz Karwig soll einem Fachpresseverteiler zugeteilt werden. Zuerst wird er mit der Schnellsuche oben rechts oder unter Windows mit dem Sucheditor ctrl-f gefunden: Er wird hier mit seinen Privatdaten (erste Zeile) und seinen zwei Jobs angezeigt. Wenn er aber nur mit der Redaktionszugehörigkeit zur Tagespost zuteilen werden soll, wird die 2. Zeile nach links in den Verteiler 13

16 gezogen. Man kann ihn auch mit seinen Privatdaten dem Verteiler zuteilen, in dem man die 1. Zeile gewählt hätte. Bei versandaktionen und Serienbriefen werden immer die passenden Daten verwendet. Einem Verteiler lassen sich analog auch Standorte oder Abteilungen einer Firma zuteilen. Das ist vor allem dann nützlich, wenn kein Ansprechpartner der Firma bekannt ist. Dazu wird in der Schellsuche oben rechts unter der Lupe der Eintrag Firmen Name (shortcut command 5, bzw. ctrl 5 unter Windows) ausgewählt. Dann erfolgt eine Eingabe, hier: Firmenname beginnt mit der spi : Die Firmen (fiktive Daten) werden im Hauptfenster immer mit allen Standorten und Abteilungen angezeigt, unabhängig davon, wie tief verästelt sie im konkreten Fall sind, und durch das Icon repräsentiert. Nun kann man sich die passende Abteilung aussuchen, und wie gewohnt in den Verteiler ziehen. Dem Verteiler PK Produkt xy sind hier zwei Subverteiler zugeteilt. Hinter dem Namen des Verteilers wird die Anzahl der Verteilergäste angezeigt. Die Verteilergäste werden hier nur mit dem Job angezeigt, mit dem sie dem Verteiler zugeteilt wurden. Hier sehen Sie einen geladenen Verteiler: 14

17 Der Verteiler PM-Versand wird hier mit seinen 143 Einträgen angezeigt. Die Anzeige auch größerer Datenmengen erfolgt in Contact King sehr schnell. In unserer Testumgebung wird dieser Verteiler in ca. 0,12 Sekunden geladen. Die Geschwindigkeit hängt aber natürlich auch von der Leistungsfähigkeit des Servers und des Netzwerks ab. Wird ein Eintrag selektiert, hier Tim Dirtels, werden links die Verteiler mit einer blauen Flagge markiert, in denen der Eintrag auch noch vorhanden ist. So läßt sich auf einen Blick erkennen, dass er auch dem Verteiler benötigt Fahrservice zugeteilt ist und zugesagt hat, weil er auch in dem Unterverteiler PK Zusagen ist. Man kann die Verteilereinträge auch mit den üblichen copy/cut/paste shortcuts in andere Verteiler kopieren bzw. löschen. Dabei wird die systemeigene Zwischenablage verwendet. Dies bedeutet, dass man kopierte Datensätze in ein beliebiges anderes Programm hineinpasten kann, eine Art Turbo-Export. Es werden immer genau die Spalten verwendet, die aktuell angezeigt werden. Wie man dies ändert, erfahren Sie weiter unten unter Darstellung. Es lassen sich auch mehrere Verteiler gleichzeitig markieren. Angezeigt werden alle Datensätze, die in zumindest einem der selektierten Verteiler enthalten sind. Die Datensätze werden in diesem Fall nur einmal angezeigt, auch wenn sie in mehr als einem der selektierten Verteiler enthalten sind. Änderungen an einem Verteiler sind immer sofort für alle Clients im Netzwerk sichtbar., d.h. die Anzahl der Verteilereinträge wird immer sofort aktualisiert, auch wenn die Änderung auf einem anderen Rechner stattgefunden hat. 15

18 Oft steht man vor der Aufgabe, etwa einen Einladungsverteiler zu erstellen, und dann dort Zu- und Absagen getrennt verwalten zu wollen. So würde man vorgehen: Sie legen sich einen Verteiler namens Einladung Veranstaltung xy an. Das Verteilerdetailformular enthält eine Checkbox "Keine doppelten Einträge in Unterverteilern erlauben". Das Setzen dieser Checkbox sorgt dafür, dass es nun nicht mehr möglich ist, 2 Unterverteilern des aktuellen Verteilers denselben Datensatz zuzuteilen. Nun legt man 2 Unterverteiler an ("Absagen" und "Zusagen"), in dem man den Verteiler Einladung Veranstaltung xy auswählt, und neuen Unterverteiler anlegen aus dem Kontext-Menü (rechte Maustaste) auswählt.. Man teilt nun die Datensätze den einzelnen Unterverteilern zu, und Contact King verhindert nun, falls die Checkbox gesetzt wurde, dass Datensätze versehentlich mehr als einem Unterverteiler zugeteilt werden. Dies ist hier nützlich, weil man ja nicht gleichzeitig zu- und absagen kann. Diese Checkbox macht insbesondere auch bei regional aufgteilten Subverteilern Sinn (etwa bei einem EU -Oberverteiler und einzelenen Landes-Subverteilern ). Die Checkbox Nur für mich sichtbar (neu in Version 3.0) veranlasst beim Setzen, dass dieser Verteiler nur für den aktuellen Nutzer sichtbar ist. Alle anderen CK-Nutzer sehen diesen Verteiler weder im Verteilerbaum des Hauptfensters, noch in den Detailformularen der zugteileiten Datensätze. Zu beachten ist, dass wenn ein Verteiler, der seinerseits noch Unterverteiler hat, auf nur für mich sichtbar gesetzt wird, im Verteilerbaum des Hauptfensters ebenfalls alle Unterverteiler unsichtbar macht. Die Unterverteiler sind aber weiterhin in den Detailformularen der zugeteilten Datensätze einzusehen. 16

19 Im Hauptfenster lassen sich auch Ressorts zuteilen. Falls Sie einer größeren Anzahl von Personen ein bestimmtes Ressort zuteilen wollen,ist dies über Aufruf des Kontextmenüs und Auswahl des Menüpunktes Ressorts zuteilen möglich. Sie können jetzt aus dem Ressortbaum ein oder mehrere Ressorts auswählen, und diese werden dann automatisch allen selektierten Datensätzen zugeteilt. Darstellung Sie haben über den Button Darstellung die Möglichkeit, Einfluß auf die angezeigten Spalten zu nehmen. Nach Änderung der Spaltenkonfiguration wird die Darstellung sofort aktualisiert. 17

20 Firmenfenster Im Firmendetailformular werden immer alle Standorte und Abteilungen angezeigt. Bei neuen Firmen wird ein Standort Zentrale automatisch angelegt. Abteilungen lassen sich per drag & drop anderen Standorten zuteilen, falls man sich z.b. vertan hat, oder eine Abteilung tatsächlich den Standort wechselt. Redaktionen sind Abteilungen der Art Redaktion. Der Unterschied zwischen einem Standort und einer Abteilung ist der, dass die Standorte auf der obersten Ebene stehen, und sich für sie eine Adresse erfassen läßt. Die Abteilungen erben dann die Adresse ihrer Standorte. Standorte erscheinen in der linken Listbox auf der obersten hierarchischen Ebene. Die Abteilungen sind Ihnen untergeordnet. Medien unterscheiden sich von normalen Firmen dadurch, dass ihnen der Firmentyp Medien, Verlag, Film oder einem der Untereinträge zugeteilt wird. Nur dann werden die Felder Auflage und Erscheinungsweise und onlinevisits im Detailformular sichtbar. Genauso wie bei den Ressorts läßt sich der Baum nach Belieben umstrukturieren. Die Anschrift links unten wird automatisch aus den angegebenen Adressdaten zusammengesetzt, kann aber auch manuell über den Actionbutton unter der Anschrift gesetzt werden. 18

21 Sucheditor Der Sucheditor ist vom Hauptfenster aus über den 3.Button der Menüleiste bzw. den Shortcut ctrl-f (Windows) bzw. cmd-f (Mac) zu erreichen. Hier kann man das gewünschte Suchargument über das linke Popup-Menü auswählen. Es lassen sich auch mehrere Suchargumente miteinander verbinden, in dem man den + -Button (links unten) betätigt. Zum Beispiel: Contact King findet alle Personen, die entweder via Privatdaten oder Firmendaten dem Ort Berlin zugewiesen sind, und ausserdem noch dass Ressort Computer zugeteilt bekommen haben. Die Angabe ignoriert Groß- und Kleinschreibung. Das Ressort Computer wurde hier nicht per Hand eingegeben, sondern aus dem Ressortbaum ausgewählt. Der Ressortbaum erscheint, wenn man das linke Suchfeldpopup auf Ressort einstellt. Es lassen sich auch mehrere Ressorts auswählen. Ganz analog wird bei der Suche nach Firmentypen verfahren. Die Checkbox alte Auswahl erhalten sorgt dafür, dass eine eventuell bereits vor Aufruf des Sucheditor geladene Auswahl an Datensätzen nur um das Suchresultat erweitert und nicht ersetzt wird. Die Checkbox ist im Bild inaktiv, weil keine Datensätze geladen sind. Ähnlich verhält es sich mit der Checkbox in der Auswahl suchen. Sie ermöglicht, dass bei der Suche nur Datensätze berücksichtigt werden, die vor Aufruf des Sucheditor bereits geladen waren. Die Checkbox als Suchliste speichern veranlasst, dass diese Suche als Suchverteiler gespeichert wird. Sie können dem Suchverteiler dann im Verteilerdetailformular einen aussagekräftigen Namen geben z.b. Berliner Journalisten Ressort Computer. Er erscheint dann links in der Verteilerliste unter Suchverteiler. 19

22 Mailing Contact King bietet zwei Möglichkeiten zur Erstellung eines Massenmailings an. Sie können entscheiden, ob ein versand über ihr Standard- programm (unpersonalisiert, alle Empfänger in bcc) oder über den internen editor erfolgen soll. Um einen Serien versand zu starten, sind die Adressaten in die Listenansicht zu laden z.b. durch Laden eines Verteilers. Wenn nur ein Teil der in der Liste angezeigten Einträge ang t werden soll, sind einfach die entsprechenden Datensätze zu markieren. Anschliessend betätigt man den -Button in der Toolbar, und wählt zwischen den Optionen E- Mail in Contact King erstellen und in Standardmailprogramm erstellen. In beiden Fällen wird zunächst geprüft, ob alle Empfänger eine gültige adresse haben. Falls beispielsweise 10 der 100 ausgewählten Empfänger keine adresse haben, hat man nun die Möglichkeit, mit den anderen 90 fortzufahren, oder abzubrechen, und sich die 10 Datensätze, die keine E- Mailadresse haben, in der Liste markieren zu lassen, damit man z.b. die adressen nachpflegen, oder auch einen neuen Unterverteiler adresse fehlt! anlegen kann. Beim Versand über Ihr Standard- programm werden einfach nur die adressen der geladenen Datensätze ausgelesen und an Ihr Standard- programm übergeben. Dieses öffnet dann automatisch die neue mit den ausgewählten Adressen als An-Empfänger,also nicht cc oder bcc. Dies kann dann ggf. im programm umgestellt werden. Abschliessend hat man die Möglichkeit, den Versand in Contact King zu dokumentieren, in dem man die entsprechende Rückfrage bejaht und man sich in dem sich anschliessend öffnenden Kontaktfenster (siehe oben) ein Betreff und evtl. eine Notiz hinterlegt. Der Contact King eigene interne editor löst das Problem, dass es auf dem Weg über das Standard-E- Mailprogramm nicht möglich ist, den Empfängern individualiserte s mit korrekter Briefanrede zu schicken. Dort wird im Gegensatz zu Contact King nur eine an alle Empfänger versendet. Editor Die Mailserverdaten können in den Programmeinstellungen vordefiniert werden. Dort können auch für mehrere Mailserver Daten hinterlegt werden. Dies ist für den Fall nützlich, dass Sie den Versand über den Mailserver Ihrer Kunden durchführen möchten. Dann können Sie auch z.b. als Absender verwenden, wenn Ihr Kunde Ihnen eine entsprechende adresse eingerichtet hat. Seit der Version 4.0 erfolgt der versand nicht mehr direkt vom CK-Client zum Mailserver, sondern über eine Zwischenstation, die ebenfalls in den Einstellungen angegeben wird. 20

23 Die Sendeskripte fungieren als Mittler zwischen dem CK-Client und dem Mailserver. Beim versand überreicht der Client die vorlage, die Empfängerdaten ( adressen, Briefanreden) und ggf. die Attachments an die Scripte, die ihrerseits die individuellen s generieren (mit individueller Briefanrede) und dann an den Mailserver überreichen. Dieses Verfahren bietet gegenüber dem alternativen Verfahren (in dem der Client sich direkt an den Mailserver wendet, und alle s erstellt und die Attachments einzeln hochlädt) vor allem dann Vorteile, wenn die Skripte auf der selben Maschine (oder demselben Subnetz) liegen, wie der Mailserver selbst, weil die Attachments nur einmal hochgeladen werden. Somit ist ein enormer Geschwindigkeitszuwachs beim Versenden möglich. Wenn Sie die Scripte installieren achten Sie darauf, dass Sie deren Aufenthaltsort in den CK-Einstellungen (unter "Mailserver") eintragen und mithilfe des "check"-buttons überprüfen, dass der CK-Client die Scripts auch tatsächlich "sehen" kann. PHP und ein Webserver muss auf der Maschine aktiviert sein! Falls Sie keine Möglichkeit haben, die Skripte dergestalt zu installieren, lassen Sie einfach alles beim alten - der Client verwendet dann die Skripte auf dem CK-Server. Es muss nur sichergestellt sein, dass Ihr Mailserver von dort aus erreichbar ist. Im editor kann man ein Betreff angeben, Attachments zuteilen, und den Text im -Body nach eigenen Vorstellungen formatieren. Der <Briefanrede>-Platzhalter wird von Contact King beim Versand automatisch mit der im Datensatz des Adressaten hinterlegten Briefanrede ersetzt. Auf diese Weise ist der Versand individualisierter Newsletter möglich. 21

24 Der von Contact King 5.0 bereitgestellte Editor ist eine Implementierung des CK-Editors (näheres siehe Er erlaubt vor allem das Einfügen von Word-Dokumenten mit Erhalt der Formatierung, aber auch mehrsprachiges SCAYT (spellcheck as you type), upload von Bildern auf den Contact King-Server, so dass die Bilder dann per link mitgeschickt werden können, und zahlreiche neue Formatierungsmöglichkeiten. Der HTML-Quellcode kann auch direkt eingesehen und sogar geschrieben werden. Wenn Sie das Firmenlogo als HTML-link angeben, fügt Contact King einen Verweis auf das Bild im Internet ein. Es ist dann Aufgabe des empfangenden Programms, dieses Bild darzustellen (was der Empfänger in der Regel auch unterdrücken kann). Sie können das Bild aber auch normal als Attachment oder Inline-Bild (mithilfe des Bild -Buttons) mit schicken. Der Unterschied zwischen diesen beiden 22

25 Methoden besteht darin, dass bei Verwendung des Bild-Buttons das empfangende programm explizit gebeten wird, das Bild sofort anzuzeigen, und nicht nur in der Attachmentliste mit aufzuführen. Contact King bietet Ihnen auch die Möglichkeit, ein Bild auf einem Webserver anzugeben. Exemplarisch wird hier das Bild vom Start der Apollo-Rakete angegeben, Sie müßten dann die Adresse und die Größe anpassen. Ein Klick auf den Vorschau -Reiter verschafft einen Eindruck vom Aussehen der tatsächlich versendeten Mail. 23

26 Mit dem Pfeilbutton rechts unten können Sie durch die Empfänger navigieren. Hier wird die individualisierte (Empfängerin Frau Katja Memmer) angezeigt. Neben der Briefanrede können noch folgende andere Platzhalter eingebaut werden, jeweils ohne : <Adressanrede> <Vorname> 24

27 <Name> <Telefonnummer> <Anschrift> < Adresse> <Faxnummer>. Sie könnten also leicht eine Mail generieren, in der Sie fragen, ob die gespeicherten Daten noch korrekt sind. Der Versand erfolgt durch Betätigen des Senden -Buttons in der Toolbar und Bestätigen der Rückfage. Hier erstellt Contact King für jeden Empfänger automatisch einen Kontaktdatensatz, der seinerseits das Wiederaufrufen der verwendeten vorlage erlaubt. Durch Betätigen des Testmail -Button wird eine an die adresse versendet, mit der Sie als Benutzer eingeloggt sind (diese Adresse wird Ihnen angezeigt, wenn Sie mit der Maus über den Button gehen). So können Sie sich davon überzeugen, dass die beim Empfänger wirklich so erscheint, wie sie es gerne hätten. Auf diesem Wege wird dokumentiert, wer wem wann was geschickt hat. Die SMTP-Daten können benutzerübergreifend im Einstellungen -Dialog hinterlegt werden. Auch das Hinterlegen einer benutzereigenen Signatur ist in den Einstellungen möglich. Tracking: Contact King erlaubt seit der Version 4.2 das sog. Opentracking (wie oft wurde die geöffnet?) sowie das Linktracking (wie oft wurde auf in die eingebaute Links geklickt?). Hierfür sind jeweils die entsprechenden Checkboxen zu setzen. Die Trackinginformationen finden Sie dann unter dem Reiter Trackinginfos. 25

28 Versand über das eigene -Programm: Ebenfalls seit der Version 4.2 ist es möglich, den Versand individualisierter s aus dem CK-E- Maileditor heraus durchzuführen. 26

29 Unter Mac OS kann dabei noch ein Account des -Programms ausgewählt werden. Unterstützt werden dabei unter Mac OS Apple Mail, MS Outlook und MS Entourage. Unter Windows wird MS Outlook unterstützt. Der Vorteil dieser Methode ist es, dass Sie die versendeten Mails in ihrem Postausgangsordner haben. Das kann aber auch ein Nachteil sein, weil dann für jede versendete Mail das Attachment auf der Festplatte gespeichert wird, was wiederum zu Kapazitätsproblemen führen könnte. Troubleshooting: Probleme beim versand erklären sich in der Regel aus fehlgeschlagenen Authentifizierungsversuchen am Mailserver. Um das Vorgehen CKs zu verdeutlichen hier noch einmal eine Darstellung der Vorraussetzungen, die der Administrator des Mailservers zu schaffen hat. 27

30 CK verwendet für den versand die Standard-Authentifizierung am SMTP-Standard-Port 25, d.h. CK meldet sich mit dem Benutzernamen und dem Kennwort, das in den Einstellungen unter Mailserver einzutragen ist, an. Beim Serienmailversand überreicht CK die erste Mail an den Mailserver, und wartet dessen Antwort ab. Sobald diese eintrifft, und keinen fatalen Fehler meldet (etwa unbekannter Benutzer, E- Mailserver nicht erreichbar (=Error 103) o.ä.), wird die nächste Mail überreicht, usw. Nicht fatale Fehler werden in der entsprechenden Empfänger-Zeile im editor angezeigt, ohne dass der Versand unterbrochen wird. Vereinzelt wurden auch Probleme berichtet, wenn beim verwendeten Mailserver das Greylisting aktiviert wurde. Versuchen Sie in diesem Fall, das Greylisting zu deaktivieren. Der in CK eingetragene Benutzername und Kennwort muss dem Mailserver, falls er nicht vollständig auf eine Authentifizierung verzichtet, auch bekannt sein. Generell empfiehlt es sich, ein Extra- konto (etwa: samt Kennwort am Mailserver anzulegen, und dieses dann in die Mailservereinstellungen in CK einzutragen. Einige Besonderheiten sind zu beachten, wenn Sie einen MS Exchange Mailserver verwenden. Dieser prüft für den angemeldeten Benutzer (also z.b. nämlich auch noch, ob der Benutzer sich ggf. als jemand anderes ausgeben darf. Da die CK-Benutzer i.d.r. aber von einer anderen adresse aus versenden wollen (nämlich z.b. ), sind die send as -Permissions entsprechend zu konfigurieren. Siehe hierzu <http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2005/01/07/ aspx>. Hinzu kommt bei MS Exchange-Servern auch noch, dass reglementiert ist, in welchem Intervall ein Benutzer versenden darf (sog. throttling ). Hierfür wären dann noch extra Einstellungen vorzunehmen (siehe hierfür z.b. < Bei anderen Mailservern sind uns Probleme dieser Art nicht gemeldet worden. Wenn Sie ihren Mailserver nicht umkonfigurieren wollen, können Sie sich auch eine externe adresse einrichten. Hierfür wäre dann ggf. der Port 25 an der Firewall nach extern freizuschalten. Weitere Probleme können durch Antiviren-Programme (McAfee z.b.) verursacht werden, die das programmgesteuerte Versenden von s für einen verdächtigen Vorgang halten und unterbinden. In der Regel lässt sich dies aber auch einstellen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass es nicht zu den CK-Supportleistungen gehört, ihren Mailserver oder ihre Antiviren-Programme zu konfigurieren. Versuchen Sie bei Versandproblemen auch den Versand über das eigene -Programm (siehe auch obigen Abschnitt Versand über das eigene - Programm ). Serienbrief (inkl. Etikettendruck) Contact King gestattet den Benutzern die Nutzung von Serienbriefvorlagen, die mit Microsoft Word erstellt wurden. Hierfür muss einfach ein Worddokument erzeugt, und mit den Seriendruckfeldern «Anschrift» und bei Bedarf «Briefanrede» versehen werden. 28

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