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1 Whitepaper planningit Logical IT Inventory

2 2 Eine transparente IT-Landschaft IT-Planung findet in einer sich schnell ändernden Geschäftsumgebung statt und beinhaltet ein überwältigendes Datenvolumen - hunderte von Applikationen und viele tausend Artefakte an unterschiedlichen Standorten. Komplexe Abhängigkeiten zwischen dezentral eingesetzten Spezialisten, kritischen Geschäftsprozessen, unterstützenden IT-Services und der zu Grunde liegenden technischen Infrastruktur können durch Einzelaktionen und -vorkommnisse spürbar durcheinander gebracht werden. Vor diesem Hintergrund ist Transparenz ein wesentlicher Bestandteil effektiver IT-Planung. Viele Organisationen bemühen sich, die IT-Landschaft mit einzelnen Office-Tools zu dokumentieren. Fragmente der technischen Information befinden sich in Besitz unabhängig voneinander agierender Fachleute, während organisatorische und funktionale Information typischerweise in Ad-Hoc-Datensammlungen verwaltet wird. Sofern verfügbar, werden hauseigene Datenbanken verwendet, die nicht die GUI und die notwendigen Darstellungsfunktionen aufweisen, die benötigt werden, um die Abhängigkeiten zwischen Datenklassen (geschäftlichen, technischen and finanziellen Informationen) darzustellen. Diese hauseigenen, eigenständigen Lösungen sind ungeeignet für die Konsolidierung und nicht in der Lage, automatisch sinnvolle Berichte zu generieren. Powerpoint Diagramme Textdateien Visio Diagramme Das Aufrechterhalten eines stets akkuraten und aktuellen Überblicks der IT-Landschaft ist mit vielen einzelnen Dateien nicht zu erreichen.

3 planningit Logical IT Inventory 3 IT-Bebauungspläne, die auf ungenauen Informationen beruhen, setzen das Unternehmen inakzeptablen und vermeidbaren Risiken aus. Ein transparentes und akkurates Fenster zur Ist-Architektur ist der unverzichtbare Startpunkt für jedes IT-Projekt und jeden Planungsvorgang. Viele Organisationen wenden 15% jedes IT-Projekt-Budgets allein für eine anfängliche Bewertung der Ist-Landschaft auf. Dabei kann Transparenz sehr viel effektiver über ein hochentwickeltes Inventarisierungssystem erreicht werden. Ein effizientes Inventarisierungs-System muss: Alle Aspekte der Enterprise-Architektur aufnehmen, einschließlich Personal, Geschäftsprozessen, technischen Elementen und Kosten Informationen so detailliert dokumentieren, dass jede IT-Investition an einem Unternehmensziel ausgerichtet werden kann Benutzer-definierte Abfragen ermöglichen Berichte in das Arbeitsumfeld exportieren Datenerfassung rationalisieren zur Erleichterung kontinuierlicher Aktualisierungen Datenintegrität schützen durch einfach zu konfigurierende Rechte für Datenerstellung, -pflege und -ansicht Informationen an eine große Gruppe von Beteiligten an unterschiedlichen Standorten über das interne Netz verteilen Die Lösung: das Logical IT Inventory von alfabet alfabets Logical IT Inventory stellt die Transparenz zur Verfügung, die für die IT-Planung von der Anforderungsaufnahme bis zur Budgetierung benötigt wird. Umfassende Informationen über die Ist-Landschaft werden ausreichend detailliert aufgenommen, um als Informationsgrundlage zur Unterstützung sämtlicher IT-Projekte und Planungsaufgaben zu dienen. alfabet s Logical IT Inventory erfasst: Geschäftsarchitektur Organisationseinheiten und ihre hierarchischen Strukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten, Kontaktdaten der Mitarbeiter

4 4 Hierarchische Geschäftsprozessen von High-Level-Prozessen wie Bilanzierung bis hin zu detaillierten Prozessketten (wie Überprüfung der Kreditwürdigkeit ) Marktprodukte und ICT Objekte IT-Leistungen als Referenzkatalog Informationsarchitektur Kategorisierte Geschäftsobjekte, die in der IT, den Informationsflüssen, Geschäftsprozessen oder (IT-)Leistungen verarbeitet werden Applikationsarchitektur Applikationen, ihre Versionen, Varianten, Lebenszyklusstadien und angebotenen IT-Leistungen sowie ihre Unterstützung der Geschäftsbereiche Informationsflüsse, die die Datenverarbeitung zwischen den Applikationen beschreiben Aufbau der Applikationen Technische Architektur Referenzkatalog für IT-Technologien (Komponenten) Plattformvorlagen und Standardplattformen Deployment-Architektur Hardwareinfrastruktur zur Definition von konkreten Installationen (Deployments). Dies schließt die Abbildung von Geräten und Informationsflüssen zwischen Geräten ein. Standorte der Hardware Innerhalb planningit s Logical IT Inventory

5 planningit Logical IT Inventory 5 Ein Gesamtüberblick über die Ist-Umgebung Jede Instanz in alfabets Logical IT Inventory kann in einem Gesamtüberblick über die Ist-Umgebung mit jeder anderen Instanz in Zusammenhang gebracht werden. Für jede Objektklasse können Bewertungsschemata definiert werden und Instanzen können über Kennzahlen bewertet werden. Typische Beispiele sind Geschäftsdringlichkeit, Risiko, wirtschaftliche Bedeutung und Standardkonformität. Wichtige Zusammenhänge sind beispielsweise die zwischen: Geschäftsebene und Applikationsebene Welche Organisation verwendet welche Applikation für welchen Prozess? Welcher IT-Business-Service wird durch eine Applikation und deren wiederverwendbare Komponenten bereitgestellt? Wie hoch sind die Betriebskosten pro Applikation und pro IT-Service? Welches sind die geschäftlich relevanten Eigenschaften einer Applikation, in Form von Service-Leistungen, die sie zur Verfügung stellt, Informationen, die sie verarbeitet und Datenströmen, mit denen sie angebunden ist? Welche Organisationen sind für welche Applikationen und Projekte verantwortlich? Applikationsebene und physikalischer Ebene Welches ist die technische Standardplattform für eine Applikation und welche Komponenten werden verwendet? Wo sind Applikationen und wieder verwendbare Komponenten installiert? Welche Geräte unterstützen spezifische Applikationen und wieder verwendbare Komponenten? Wo befinden sich die Geräte? Wie sind Geräte miteinander verbunden? Die unterstützten Relationen liefern einen Gesamtüberblick über die IT- Landschaft als Basis für IT-Planung von der Anforderungsaufnahme bis zur Budgetierung.

6 6 Kontinuierliche Datenerfassung und Informationssammlung Übersichtliche Datenerfassung und Navigation unterstützt eine Vielzahl unterschiedlicher Nutzer dabei (und bringt sie dazu, Daten zu aktualisieren). Business Layer: ein Überblick über die Geschäftsprozesse und deren Subprozesse Application Layer: ein Überblick über die Applikationen Physical Layer: alle Komponenten, die auf einem Server laufen

7 planningit Logical IT Inventory 7 Beziehungen zwischen den Elementen in planningit s Logical IT Inventory Nutzer benötigen als Zugangsvoraussetzung für die Ansicht, Erzeugung und Pflege von Daten lediglich einen Internetbrowser. Einfache Oberflächen und Eingabefenster sichern eine fehlerfreie Datenerfassung. Das System weist namentlich genannten Zuständigen die Verantwortung für Aktualisierungen zu. Eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche unterstützt sowohl erfahrene als auch gelegentliche Nutzer: Datenzentrierte, hierarchische Navigation des Inventory über Explorer Rollenspezifische Explorer helfen den Nutzern dabei, das, was sie suchen, dann zu finden, wenn sie es suchen (Hyperlinks führen zu weiteren Details) Browser, die detaillierte technische Informationen ausblenden, für Anwender, die diese nicht benötigen. Einfache und komplexe Suchfunktionen zum schnellen Auffinden von Objekten Automatisch generierte und benutzerdefinierte Berichte für alle Objekte im Inventory (Applikationen, Komponenten, Plattformen, Prozesse, Organisationen...) Online-Hilfe mit einem umfassenden Glossar der Terminologie

8 8 Zusammenarbeit und das Arbeitsumfeld Das Logical IT Inventory unterstützt hunderte von Nutzern und stellt berechtigten Nutzern jederzeit Informationen über das Intranet zur Verfügung. Änderungen können ausschließlich von dazu autorisierten Hauptnutzern mit speziellen Erstellungs- und Bearbeitungsrechten vorgenommen werden. Die Zugangsrechte können pro Element definiert werden. Zu den kollaborativen Arbeitsfunktionen zählen automatische Benachrichtigungen über Parameteränderungen, -Übertragung von Lesezeichen und die Aufzeichnung einer Historie für jedes Objekt. alfabets Logical IT Inventory lässt sich nahtlos in die Arbeitsumgebung einbinden Mit dem Windows-Client können Berichte in HTML, Excel, PowerPoint und MS Project exportiert werden. Mit dem Web-Client können Berichte in HTML und EMF exportiert sowie in GIF und JPG-Dateien konvertiert werden. Dokumente können herunter- und heraufgeladen werden. Links können als URLs erzeugt und gespeichert werden. Automatischer und wiederholter Import von Daten aus MS Project und LDAP. Externe Applikationen können über ein Web Services-API Daten aus alfabets Logical IT Inventory auslesen und schreiben. Nächste Schritte: Analyse und Ausrichtung der IT am Business Sobald der aktueller Zustand der Ist-Landschaft (und der IT-Grundlage) im Logical IT Inventory gespeichert wurde, können gezielte Module dazu verwendet werden, den IT-Planungsprozess von der Anforderungsaufnahme bis zur Budgetierung zu optimieren, indem die IT-Investitionen an den Geschäftszielen ausgerichtet werden. planningit ermöglicht IT-Organisationen das Abbilden, Analysieren und Kontrollieren der IT-Planungen sowie die Ausrichtung der Planung an der Geschäftsstrategie.

9 planningit Logical IT Inventory 9 Aufbauend auf einem IT-Inventory, das eine vollständige transparente Unternehmensarchitektur garantiert, beinhaltet planningit weitere leistungsfähige Module, die eine reibungslose, kollaborative IT-Planung ermöglichen. IT-Planungssystemen entscheidend, um die Investitionen in die BPM-Tools zu schützen und um die Integrität des kollaborativen Planungsverfahrens zu garantieren. planningit, das die Rolle des Projektmanagers für die angrenzende BPM- Lösung übernimmt, trägt die Gesamtverantwortung für die Durchführung von Änderungen in der Architekturbeschreibung und -planung. Wenn neue Modelle an das BPM-System übertragen und die Artefakte (Business-Prozesse, Organisationen, Applikationen, Schnittstellen etc.) in planningit exportiert werden, aktualisieren Verbreitungsmechanismen in planningit zuverlässig jeden im neuen Modell definierten Beziehungsaspekt. planningit pflegt außerdem eine Übersicht bezüglich der Implementationsebene des neuen Business-Prozesses. planningit kann in einem schreibgeschützten oder bidirektionalen Modus mit BPM-Produkten wie etwa Casewise und ARIS arbeiten, um die Änderung an den Beschreibungen und Definitionen der Business-Prozesse entweder nur auf einer Seite oder auf beiden Seiten zu ermöglichen. Das Modul Business Demand Management dokumentiert Anforderungen und deren technische und strategische Ausrichtung, um Projektvorhaben zu definieren und Anforderungen innerhalb des Systems zu verfolgen. Das Modul Application Architecture Management unterstützt eine detaillierte Analyse der Ist- und Plan-Architekturen, um Szenarien und Business- Cases für definierte Projekte zu vergleichen, um Gap-Analysen durchzuführen und um Migrationspläne vorzubereiten. Das Modul Enterprise Architecture Management wird verwendet, um Standards und Richtlinien zu definieren, um das Applikationsportfolio zu analysieren und zu bewerten (Redundanzen, Kosten und Nutzungsebenen) und um Soll-Architekturen zu konsolidieren. Das Modul Program Portfolio Management wird verwendet, um definierte Programme Programmen zuzuordnen und um Bottom-up und Top-down-Analysen von Budgets und Programmen durchzuführen.

10 10 Das Modul Enterprise Strategy and Master Planning wird für die Analyse und Bewertung des Applikationsportfolios (Redundanzen, Kosten und Nutzungsebenen), für die Konsolidierung lokal entwickelter Soll-Architekturen sowie für die Erstellung eines IT-Bebauungsplans verwendet. Das Modul Value Management wird verwendet, um Business- und IT-Strategien zu dokumentieren und auszurichten und um KPIs, Rollen und Projektbewertungskriterien zu dokumentieren und auszurichten. Das Modul Release Management dient zur Ableitung von operationalen Anweisungen für die Implementierung und für die Kommunikation mit CMDBs aus genehmigten Lösungsplänen. Das Modul Compliance Management wird verwendet, um einen zentralisierten Rahmen sowie die relevanten Daten zu definieren, um Konformitätskontrollen effizienter zu gestalten, Konformitätsbewertungen durchzuführen und zu verwalten und die Befolgung der Kontrollstruktur und Richtigkeit der bewerteten Objekte zu prüfen. Bei der Planung flexibler IT-Architekturen und optimaler Geschäftsbereichunterstützung wirkt planningit als Katalysator. Jeder Nutzer benötigt als Zugangsvoraussetzung für die Ansicht, Erzeugung und Pflege von Daten lediglich einen Internetbrowser, Power User können außerdem auf einen Windows Client zurückgreifen. Ohne Einbußen an Performance können gleichzeitig hunderte Nutzer auf der planningit Datenbank arbeiten. planningit: Gängige Einsatzmöglichkeiten IT-Organisationen benutzen alfabet-module zur Sicherung der Standardkonformität und zur Kostenreduzierung durch Eliminierung von Redundanzen im gesamten Planungsprozess von der Anforderungsaufnahme bis zu Budgetierung. Die Software wird als Katalysator für die Transformation zu einer flexiblen IT-Architektur, die konkurrenzfähige Services und Liefermethoden unterstützt, angesehen.

11 planningit Logical IT Inventory 11 Planning IT from demand to budget alfabets Lösung planningit unterstützt einen integrierten Prozess, um der IT- Planungsherausforderung von der Anforderungaufnahme bis zur Budgetierung gerecht zu werden. Diese modulare, skalierbare Lösung beinhaltet ein Logical IT Inventory zur Sicherstellung der Transparenz und fokussierte Module, die IT- Investitionen auf die Geschäftsziele ausrichten. Value Management Enterprise Strategy & Master Planning Business Demands Business Demand Management Application Architecture Management Enterprise Architecture Management Program Portfolio Management Budgets and Projects Compliance Management Release Management Cost Management

12 alfabet AG, 1997 in Berlin gegründet, entwickelt und vertreibt mit planningit die erste integrierte Standardsoftware für eine automatisierte Unterstützung der IT-Planungsprozesse. Das Unternehmen bedient derzeit IT-Anwender aus den Branchen Automobil-, Finanzdienstleistungen-, Telekommunikation-, Energiewirtschaft-, Chemische-, Transport & Logistik und Tourismus Industrien. Zu den Kunden der alfabet AG gehören multinationale Konzerne wie Credit Suisse, Münchener Rück, BMW, AXA Winterthur, Deutsche Bahn, OCBC und T-Systems hat Gartner alfabet zum Cool Vendor im Enterprise Architecture Bereich ernannt und Forrester bezeichnete planningit von alfabet als das beste EA-Tool für das Change Management. EMEA Head Office alfabet AG Leibnizstraße 53, D Berlin T US Head Office alfabet Inc. One Broadway, CIC 14 th floor, Cambridge MA T APAC Head Office alfabet 16 Collyer Quay, #10-00 Hitachi Tower, Singapore T

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