windream BPM At a Glance

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1 windream BPM windream BPM At a Glance windream GmbH, Bochum

2 Copyright 2013 by windream GmbH Wasserstr Bochum Stand: 03/ Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Beschreibung darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne Genehmigung der windream GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wichtige Hinweise Alle Informationen und technischen Angaben dieser Beschreibung wurden von den Autoren mit größter Sorgfalt zusammengetragen. Sie können jedoch weder Garantie noch juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Wir weisen darauf hin, dass die in dieser Beschreibung verwendeten Softund Hardwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen einem Warenzeichen-, Marken- oder Patentrechtschutz unterliegen.

3 Inhalt i Inhalt windream BPM At a Glance windream Business Process Management 1 windream BPM - Highlights 2 windream BPM - Architektur 4 windream BPM - Komponenten 5 Der windream BPM Designer 6 Grafische Prozessmodellierung und Formulardesign für Benutzerinteraktionen 6 Flexible Erweiterungen von Prozessabläufen, Anbindung von Fremdsoftware durch Integration des Windows-Scripting-Host 7 Prozessbeschreibungen speichern, versionieren und validieren 7 Prozessdesign mit Hilfe des windream BPM Designers 8 Registerkarten für einzelne Prozess-Templates 8 Arbeitsfläche für die Prozessmodellierung und das Formular-Design 9 Definition der Prozessvariablen 9 Prozessmodellierung Flussobjekte 10 Benutzerschritt / Formulardesign 11 Felder für die Benutzerinteraktion 11 Eingabevalidierung und Automatisierung 13 Systemschritt 13 windream BPM Flussobjekte und Sequenzflüsse (Konnektoren) 15 Infoschritt 16 Subprozess-Schritt 17 Ausdruck Prozessdesign 18 Rückfrageprozess 19 Der windream BPM Client 20 Prozesse und Prozessschritte im Auftragseingang bearbeiten 20 Workflows starten 21 Workflows bearbeiten 21 Dokumentenbereich 22 Fristüberschreitungen behandeln 23 Prozess-Monitoring 23 Informationen zu einem Prozess 24 Prozesse delegieren, anhalten oder löschen 24 Werte von Prozessvariablen ändern 25 Reportgenerator 25

4 ii windream Business Process Management Konfiguration der Oberfläche im windream BPM Windows Client 26 Benutzerspezifische Anpassung der Listendarstellungen 26 Optimale Sicht auf die erforderlichen Informationen im aktuellen Arbeitskontext 26 Plug-Ins für den windream BPM Windows Client 27 windream BPM Web Client 27 Fortschrittsanzeige im windream BPM Web Client 28 Filterfunktion und Spalteneinstellung im windream BPM Web Client 29 windream Web Portal im windream BPM Web Client eingebettet 30 windream Web Portal auf mobilen Endgeräten 30 Bedienkonzept - Tastatur-Shortcuts 31 windream BPM Windows Client 31 windream BPM Web Client 32 Die windream BPM Engine 33 windream BPM der Ablauf 33 windream BPM die Prozesstypen 34 Sequentielle Verarbeitung 34 Subprozesse 34 Parallele Verarbeitung 35 AdHoc-Workflow 36 windream BPM die Rollen 36 windream- Benutzer und Gruppen Rollen für den Workflow 37 Vertreterregelung 37 Rechte in windream BPM 37 Laufzeitrechte 37 Administrative Rechte 38 Designer-Rechte 39 Besonderheit windream Gruppe mit administrativen Rechten 40

5 windream Business Process Management 1 windream Business Process Management Mit dem Produkt windream Business Process Management (BPM) bietet die windream GmbH eine vollständig in die windream-ecm- Landschaft integrierte Lösung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen an. Die Lösung ermöglicht es, Workflows (Vorgangsbearbeitung) für Geschäftsprozesse mit dem windream BPM Designer zu modellieren und mit den windream BPM Client-Komponenten zu bearbeiten sowie zu überwachen. Die Arbeitsschritte der Workflows können festen Abläufen folgen, die bereits im Design bestimmt worden sind, oder die erst zur Laufzeit dynamisch festgelegt werden. Hierzu zählen auch die AdHoc-Workflows, bei denen der Anwender mit dem Start des Workflows bestimmt, welcher Schritt durch welchen Benutzer in welcher Reihenfolge auszuführen ist. windream BPM basiert auf einer mehrschichtigen Architektur, bestehend aus dem windream BPM Applikations-Server (BPM Engine), dem windream BPM Client für Windows Betriebssysteme, dem windream BPM Web Client und dem windream BPM Designer. Die windream BPM Web-Komponente unterstützt auch Tablet-Computer. Alle Komponenten verfügen für die Installation über eigene Setup- Routinen.

6 2 windream BPM - Highlights windream BPM - Highlights Allgemein Moderne Multitier-Architektur Graphischer Designer zur Prozessmodellierung Flexible und leistungsstarke Gestaltung von Formularen für die Benutzerinteraktion (individuell pro Benutzerschritt) Differenzierte Benutzerberechtigungen für Design und Bearbeitung von Prozessen Enge Koppelung mit dem windream ECM-System für dokumentengebundene Prozesse Parallelität von Aufgaben Einbindung von Subprozessen einschließlich flexibler Ablaufsteuerung von Subprozessen zur Laufzeit anhand von Bewegungsdaten (so kann z.b. die Anzahl der zur Laufzeit eingegebenen Bearbeiter in einem Formularfeld die Anzahl der zu startenden Subprozesse bestimmen) Multiinstanzen als Bearbeiter pro Benutzerschritt (Kombination aus Gruppen, Benutzer, Rollen und variablen Bearbeitern, die zur Laufzeit festgelegt werden) Automatisierung von Formularaktivitäten über benutzerdefinierbare Module für windream BPM, Windows- und BPM Web-Client Datenaustausch zwischen Workflow und verknüpften Dokumenten zur Laufzeit Ausgabe der Prozesshistorie als PDF-Dokument (Informationstiefe über Wizzard konfigurierbar) Multiplattformfähig Windows Desktop, Web-Browser, Tablets Mail-Benachrichtigungsfunktion Design Gestaltung von Formularen und Design mittels Drag & Drop Dialogfeld zur einfachen Definition von (komplexen) Entscheidungsregeln für die Ablaufsteuerung Informationsschritt als Designelement einschließlich spezifischer Formulare Schritt dient der Kenntnisnahme ohne Eingriff auf den Prozessverlauf

7 windream BPM - Highlights 3 Design Ausgabe des Prozessdiagramms einschließlich zusätzlicher Daten als PDF-Dokument zu Dokumentationszwecken Ex- und Import von Prozesstemplates im XML-Format Vordefinierte Module zur Vereinfachung der Automatisierung über Systemschrittskripte Entwicklungsunterstützung während der Designzeit durch Debugger- Schnittstelle für benutzerspezifische Module BPM Client Variable Darstellung von Prozessinformationen in der Auftragsliste des windream BPM Client (Windows und Web) Flexible Verknüpfung von Dokumenten und Ordnern mit laufenden Prozessen, einschließlich Upload von lokalen Dokumenten nach windream Verschlagwortungsoption für verknüpfte Dokumente Dokumentenvorschau und Einbindung von windream DocView Dynamische Filterfunktionen für Auftragsliste und Fortschrittsanzeige Flexibel erweiterbare Client-Oberfläche durch PlugIn-Architektur Reporting-Modul zur Darstellung von Prozessinformationen (basierend auf Crystal Reports) Windows Gadgets zur Überwachung der Prozessaktivitäten mit Möglichkeit, direkt zu dem Prozess zu navigieren Notifier mit Aufrufoption für den windream BPM Client (Informiert über neue Workflow-Aufgaben) windream-dokumenten-plugin zur flexiblen und einfachen Verknüpfung von Dokumenten und Prozessen, basierend auf windream-suchprofilen (Bsp. nachträgliche Zuordnung von Lieferscheinen zu Rechnungsprüfungsprozessen) 16 benutzerspezifische Spalten in der Auftragsliste, um Prozess- Template-spezifische Werte darzustellen; Spalten können flexibel im windream BPM Designer mit Prozessvariablen aus dem Template verknüpft werden.

8 4 windream BPM - Architektur windream BPM - Architektur Die windream BPM-Lösung ist nach dem n-schichtenmodell realisiert, das eine flexible Skalierung des Systems erlaubt, da Client- Komponenten, Applikationsschicht und Datenhaltung strikt voneinander getrennt sind. Die Client-Anwendungen windream BPM Designer und windream BPM Client einschließlich Web kommunizieren nur über die Applikationsschicht mit den darunter liegenden Komponenten zur Datenhaltung. Abbildung 1: windream BPM die Architektur Im Zentrum der Lösung steht die windream Workflow-Engine als Applikations-Server. Unterhalb dieser Mittelschicht ist die Datenhaltung angeordnet, die für die Sicherung der laufenden Prozesse und der Prozess-Templates verantwortlich ist. Unterschieden wird zwischen der Persistenz der Engine, die den aktuellen Workflow-Status einfrieren und aktivieren kann, sowie der Persistenz der den Prozess begleitenden Bewegungsdaten. Die Datenhaltung setzt auf den Microsoft SQL Server bzw. auf eine Oracle Datenbank auf. Auf den windream Applikations-Server setzt der windream-bpm Web-Server auf, der im Kontext des Microsoft Internet Information Servers (IIS ab der Version 6) betrieben wird.

9 windream BPM - Architektur 5 Oberhalb der Mittelschicht befindet sich die Präsentationslogik, die für die Benutzerinteraktion verantwortlich ist. Diese Schicht wird durch den windream Workflow Client und den windream BPM Designer repräsentiert. Mit dem windream BPM Web-Client, der ebenfalls zur Präsentationslogik gehört, wird mittels eines Web-Browsers (Microsoft, Google Chrome, Firefox etc.) über den windream BPM Web-Server auf den windream BPM Applikations-Server zugegriffen. Die Web- Lösung ist auch auf Tablet-Computern lauffähig und unterstützt die Bedienung durch Gesten. windream BPM - Komponenten windream BPM besteht aus den folgenden Hauptkomponenten: windream BPM Designer; windream BPM Windows Client und windream BPM Web Client; windream BPM Engine.

10 6 Der windream BPM Designer Der windream BPM Designer Der windream BPM Designer ist das Werkzeug, mit dem sich Workflows über einen grafischen Editor erstellen lassen. Die so erstellte Prozessablaufbeschreibung, welche aus dem Diagramm, den Formularen zu den Benutzerschritten und Systemschritten (einschließlich der Skript-Module) besteht, wird von dem Designer an die windream BPM Engine übergeben und in einen für Maschinen ablauffähigen Prozess umgesetzt, der von den windream BPM Client- Komponenten gestartet werden kann. Grafische Prozessmodellierung und Formulardesign für Benutzerinteraktionen Der windream BPM Designer: Stellt definierte Objekte für die einzelnen Prozessschritte und deren Verknüpfung zur Prozessmodellierung (Prozessdiagramm) zur Verfügung Erlaubt die Festlegung von Variablen, Konstanten und Auswahllisten für das jeweilige Prozess-Template mit dem Prozess-Template als Namensraum Ermöglicht das Zuordnen von individuellen Formularen pro Benutzerschritt für die Benutzerinteraktion (Verknüpfung von Prozessvariablen und Auswahllisten mit definierten Formularsteuerelementen) Bietet die Möglichkeit, Bearbeitungszeiten für den Prozess und/oder für einzelne Bearbeitungsschritte festzulegen, so dass Fristen gesetzt und überwacht werden können (Eskalationsmanagement)

11 Der windream BPM Designer 7 Flexible Erweiterungen von Prozessabläufen, Anbindung von Fremdsoftware durch Integration des Windows- Scripting-Host Der Funktionsumfang von windream BPM lässt sich flexible über Skripte erweitern, die auf dem Client-Arbeitsplatz im Formularkontext (windream BPM Windows Client) oder auf dem Server im Kontext der windream BPM Engine bzw. des windream BPM Web Servers ausgeführt werden. Über den Programmcode in den Skripten besteht Zugriff auf sämtliche Prozessdaten einschließlich der Inhalte der workflow-spezifischen Variablen zur Laufzeit. Hierüber lassen sich Daten aufbereiten (z.b. Daten aus dem Lieferantenstamm im Falle eines Rechnungsprüfungsprozesses), verändern und mit Drittanwendungen austauschen (Übergabe der Daten aus dem Rechnungsprüfungsprozess an die Finanzbuchhaltung). Prozessbeschreibungen speichern, versionieren und validieren Der windream BPM Designer erlaubt das Speichern einer Prozessbeschreibung, die Veröffentlichung zu Testzwecken und die Veröffentlichung zur produktiven Nutzung. Beim Speichern werden nur die aktuellen Arbeitsergebnisse bzw. Änderungen über die Engine in der Datenbank gespeichert. Ein zu Testzwecken veröffentlichtes Prozess-Template darf durch die Benutzer instanziiert werden, die Startechte für dieses Prozess-Template besitzen. Prozesse, die zur produktiven Benutzung freigegeben sind, können durch autorisierte Anwender gestartet werden. Neben dem internen Speichern und der Veröffentlichung besteht noch die Möglichkeit, ein Prozess-Template mit dem Designer im XML- Format zu exportieren. Das exportierte Template ist in sich vollständig und kann auf anderen Plattformen wieder importiert werden. Dadurch erschließt sich die Möglichkeit, Prozesse an einem anderen Ort als dem des produktiven Einsatzes zu entwickeln. So kann z.b. ein fertiges Prozess-Template von einem Dienstleister über den XML-Ex-/Import bei einem Kunden eingespielt werden. Der Designer unterstützt die Versionierung von Prozess-Templates. Änderungen an dem aktuellen Template wirken sich nicht auf bereits laufende Prozesse aus, sondern erst auf zukünftig gestartete Prozesse, die mit der neuen veröffentlichten Version instanziiert worden sind. Vor dem Speichern wird das Template validiert, und Fehler im Design werden angezeigt. Hierzu zählen fehlende Objekte wie Start bzw. Ende, fehlende Verbindungen zwischen den Schritten, nicht vorhandene Zuweisung von Bearbeitern zu Benutzerschritten etc.

12 8 Der windream BPM Designer Prozessdesign mit Hilfe des windream BPM Designers Das Anwendungsfenster des windream BPM Designers bietet alle Funktionen zur Erstellung eines ablauffähigen Workflows. Die Bearbeitungsfunktionen werden kontextbezogen zur Verfügung gestellt. Die wesentlichen Aufgaben sind: Verwaltung der Benutzer, Gruppen und Rollen als Rechteträger für ein Prozess-Template Erstellung der Workflow-Diagramme Einrichtung der Formulare Definition von Prozessvariablen und Auswahllisten Hinterlegung der Fristen pro Workflow-Schritt bzw. für den gesamten Prozess Pflege der vorhandenen Prozess-Templates Administration der bestehenden Prozess-Templates Die im jeweiligen Kontext verfügbaren Befehle und Funktionen sind über die Ribbon-Leiste und die Menüs des Anwendungsfensters zu erreichen. Abbildung 2: windream BPM Designer - Oberfläche Registerkarten für einzelne Prozess-Templates Jedem geöffneten Prozess-Template wird eine Registerkarte zugewiesen. Dadurch besteht die Möglichkeit, parallel an mehreren Prozessen gleichzeitig zu arbeiten.

13 Der windream BPM Designer 9 Arbeitsfläche für die Prozessmodellierung und das Formular-Design Der mittlere Bereich des Anwendungsfensters dient als Arbeitsfläche, zum einen für das grafische Erstellen des Prozessmodells und zum anderen für die Festlegung der Formulare zur Benutzerinteraktion (s. Abbildungen unten). Die verfügbaren Funktionen ändern sich in Abhängigkeit vom aktuellen Arbeitskontext, der über die Auswahl des betreffenden Objekts Prozessschritt oder Formular in der Ribbon- Leiste bestimmt wird. Definition der Prozessvariablen Über die Menüfunktion Variablen wird die Ribbon-Leiste zur Definition der Prozessvariablen eingeblendet. An dieser Stelle können neue Variablen hinzugefügt bzw. bestehende geändert werden. In der Auflistung wird neben dem Variablennamen der Datentyp dargestellt. Zu den Eigenschaften einer Variable gehören der Datentyp, die Länge, Pflichtfeld, Vorbelegung, die Anzahl der Elemente bei Vektoren etc. windream BPM unterstützt die folgenden Datentypen: Text (bis zu 2000 Zeichen) Zahl, Währung, Fließkomma Boolean Datum, Zeit und Datum Benutzer / Gruppe (windream-spezifisch zur Speicherung der Bearbeiternummern) Dokument / Ordner (windream-spezifisch zur Speicherung der Dokument und Ordnerreferenzen) Jede Variable verfügt noch über die Subkategorie Vektor oder Matrix. Ein Vektor kann 2 n Elemente unter einem Variablennamen speichern (eindimensionales Datenfeld), eine Matrix n * m Elemente (zweidimensionales Datenfeld).

14 10 Der windream BPM Designer Abbildung 3: windream BPM Designer Variablendeklaration Prozessmodellierung Flussobjekte windream BPM enthält folgende Flussobjekte zur Strukturierung der Workflows: Startschritt existiert genau einmal in einem Template Endschritt Verwendung ein bis n-mal Systemschritt Verwendung ein bis n-mal Benutzerschritt Verwendung ein bis n-mal Infoschritt Verwendung ein bis n-mal Subprozess-Schritt Verwendung ein bis n-mal Abbildung 4: Ribbon mit Design-Elementen Das Objekt Startschritt darf nur einmal in einem Prozess-Template vorkommen. Hingegen kann das Objekt Ende zur übersichtlichen Gestaltung mehr als einmal in einem Prozess-Design verwendet werden. Der Startschritt stellt den Einstiegspunkt dar und ist als Systemschritt ausgelegt, der mittels Skript server-seitig Aktionen ausführen kann, um den Prozess zu initialisieren (z.b. mit Daten aus einer anderen Anwendung). Wird über einen Prozesspfad das Ende- Symbol erreicht, endet der Prozess genau an dieser Stelle. Die übrigen Design-Objekte können beliebig häufig in das Diagramm integriert werden.

15 Der windream BPM Designer 11 Benutzerschritt / Formulardesign Ein Benutzerschritt dient der Interaktion mit einem Workflow- Beteiligten. Mit windream BPM 5.5 besteht die erweiterte Möglichkeit, einem Benutzerschritt mehrere Bearbeiter (Rollen) zuzuweisen, wobei die Benutzerobjekte aus dem windream-basissystem stammen. Das können im Einzelnen folgende Objekte bzw. eine Kombination davon sein: Eine Gruppe Ein Benutzer Eine windream Gruppe (existiert nicht im Active Directory, sondern nur in windream) Ein variabler Bearbeiter, der zur Laufzeit einer Prozessvariablen zugewiesen wird und eine dynamische Aufgabenverteilung erlaubt Über ein Workflow-Formular werden dem Benutzer Daten präsentiert und Entscheidungen abverlangt. Hierzu bietet windream BPM vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten für ein ergonomisches Design der Formulare. Ob Hintergrundfarben und Bilder für ein Corporate Design verwendet werden sollen oder, ob Tabellen mit Berechnungsfunktionen für eine Kontierung im Rahmen eines Rechnungsprüfungsprozesses eingerichtet werden müssen, mit windream BPM sind diese Anforderungen einfach abzubilden. Felder für die Benutzerinteraktion Nachfolgend sind die Controls aufgelistet, die für ein Masken-Design zur Verfügung stehen. Abbildung 5: Ribbon-Leiste mit Controls zur Formulargestaltung Anzeigefelder für Texte Bildfelder zur Darstellung von Bildern Texteingabefelder (mehrzeilig) Datumsfelder Tabellen Checkboxen Optionsschaltflächen Auswahllisten Listen Gruppierungsrahmen Schaltflächen für das Aktivieren von Funktionen

16 12 Der windream BPM Designer Die Controls lassen sich einfach mit Drag&Drop auf die Arbeitsfläche des Formulareditors ziehen und können dort in Position und Größe justiert werden. Während des Ziehens werden horizontale und vertikale Hilfslinien eingeblendet, die eine einfache und genau Positionierung des Controls erlauben. Abbildung 6: windream BPM Designer - expandierte Bearbeitungssicht für Formulare Den Eingabe-Controls werden Eigenschaften und eine Workflow- Variable zur Datenspeicherung zugeordnet. Zu den Eigenschaften zählen die Auswahl der Schriftart, -größe und Farbe sowie die Ausrichtung innerhalb des Feldes. Die Unterstützung von Format- Strings zur datentypspezifischen Formatierung der Darstellung von Feldinhalten ist für die nächste Version von windream BPM 5.5 eingeplant. Abbildung 7: Eigenschaften eines Eingabefeldes

17 Der windream BPM Designer 13 Eingabevalidierung und Automatisierung Für den Formularbereich werden viele Möglichkeiten geboten, auf die Workflow-Daten Einfluss zu nehmen. Hierzu zählen z.b. Funktionen wie: das Auslesen von Kundendaten aus einer Datenbank anhand einer im Formular eingegeben Kundennummer und die Übernahme der Daten in das Formular Berechnen von Bruttobeträgen anhand eines Steuerschlüssels in einer Kontierungstabelle Dynamisches Füllen von (abhängigen) Auswahllisten Kontextbezogenes Ein- und Ausblenden von Steuerelementen (Eingabefeldern) und vieles mehr Dies geschieht über kleine Programme, die in Visual Basic Script oder Java Script geschrieben werden. Sowohl das Formular als auch die Eingabe-Controls verfügen über einen Event-Handler, der die Aktion anstößt und für die Script-Ausführung sorgt. Als Events stehen Erhält Fokus, verliert Fokus und Werteänderung zur Verfügung. Die Skripte werden in internen Bibliotheken gehalten, die in der windream BPM Datenbank gespeichert sind, oder können auch extern zur Laufzeit über ein Share geladen werden. Sie haben über die Prozessvariablen Zugriff auf die gesamten Daten des laufenden Workflows. Funktionen und Feldobjekte werden zur Eingabeunterstützung bei der Skripterstellung im Designer angeboten. Das Skript kann sowohl mit einem externen favorisierten als auch mit dem Editor des Designers bearbeitet werden. Im windream BPM SDK findet der Entwickler alle Informationen zu den vielfältigen Formularschnittstellen sowie hinreichend Beispiele als Anleitung für die eigene Arbeit und verfügt dadurch über ein mächtiges Werkzeug für die Prozessimplementierung. Systemschritt Über einen Systemschritt können flexibel Workflow-Aufgaben erledigt werden, die automatisiert ablaufen sollen. Der Systemschritt wird server-seitig mit dem Konto des windream-hauptbenutzer ausgeführt (bzw. windream-konto, in dessen Kontext der windream BPM-Dienst läuft) und besteht aus einem Windows-Skript (VB- oder Java-Skript). Die Ausführung erfolgt über den Microsoft Scripting Host.

18 14 Der windream BPM Designer In dem Skript besteht Zugriff auf alle Prozessvariablen und Daten des laufenden Prozesses. Über Schnittstellen kann auf das windream- Dokumenten-Management-System und beliebige Drittapplikationen zugegriffen werden. Dadurch sind Datenübernahmen und/ - Übergaben problemlos möglich. Beispiele für Systemschrittskripte sind: Erteilen der (Lese-)Berechtigung für in windream gespeicherte Dokumente für die Workflow-Beteiligten; dynamisch zur Laufzeit Initialisierung einer Kontierungsmaske im Rechnungsprüfungsprozess mit Daten aus einem Warenwirtschaftssystem unter Berücksichtigung des Kreditors der Rechnung Übergabe der Kontierungsdaten aus dem Workflow an ein Finanzbuchungssystem (Nach-) Indizierung und/oder Verschieben von windream- Dokumenten auf Basis der Workflow-Daten Versenden von individuellen Mails aus einem konkreten Workflow-Kontext Generell gibt es mehrere Optionen, um ein Skript abzulegen. Zum einem kann das Skript im Dateisystem (Share) gespeichert werden. Über eine Load-Direktive an der entsprechenden Stelle des Prozess- Designs (Formular- bzw. Systemschrittskript) wird das Skript zur Laufzeit von dem Share eingelesen und ausgeführt. Zum anderen lassen sich die Skripte in der windream BPM-Datenbank zu der jeweiligen Version des Prozesses speichern und werden auch von dort zur Laufzeit geladen, d.h. über eine Methode der windream BPM Engine bereitgestellt. In windream BPM 5.5 besteht erstmalig die Möglichkeit, eine globale Skript-Bibliothek zu verwenden, in der wiederverwendbare Module gespeichert werden. Die Module können über Include -Direktiven in Formular- und Systemschrittskripten eingebunden werden. Neu ist auch, dass über den windream BPM Designer inline gespeicherte Skripte von Vorversionen eines Prozess-Templates für bereits laufende Prozesse im Nachhinein geändert werden können. windream BPM 5.5 unterstützt auch das Debugging von Systemschrittskripten, ein weitere Erleichterung bei der Entwicklung von Modulen. Hierzu wird der Prozess im Debug-Modus gestartet. Danach laufen sämtliche Systemschritte dieser Prozessinstanz im Kontext eines Debuggers (Microsoft Script Debugger oder Microsoft Visual Studio auf dem windream BPM Server erforderlich).

19 Der windream BPM Designer 15 windream BPM Flussobjekte und Sequenzflüsse (Konnektoren) Zu den Flussobjekten zählen in windream BPM System-, Benutzerund Infoschritt (= Aktivitäten), Subprozess (= komplexe Aktivität) sowie das Start- und Ende-Objekt. Konnektoren (Sequenzflüsse) verbinden die Workflow-Schritte (Flussobjekte) im Design miteinander und sind als Richtungspfeil, der von der ausgehenden Aktivität auf die Folgeaktivität zeigt, dargestellt. Die Konnektoren entsprechen den sogenannten Sequence Flows (Conditional Flow und Default Flow) in dem BPMN-Ansatz (Business Process Model and Notation). Ihnen kommt in einem windream Workflow-Design eine wesentliche Bedeutung zu, da auf den Konnektoren die Regel für die Ablaufsteuerung liegt (s.u.) Hierin unterscheidet sich windream BPM wesentlich von den meisten Workflow-Tools auf den Markt. Durch die Verlagerung der Entscheidungsregel auf einen Konnektor anstelle eines separaten Objekts für die Entscheidung sind sehr kompakte und somit übersichtliche Workflow-Modelle möglich. Der von einer Aktivität ausgehende Fluss kann sequentiell oder parallel erfolgen. Verlässt bei einem sequentiellen Fluss mehr als ein Konnektor das Flussobjekt, wird der Flussverlauf von einem exklusiven Oder (XOR) bestimmt, d.h., nur ein Konnektor wird durchlaufen. Der Fluss selbst wird durch (komplexe) Regeln gesteuert (s.u.) Bei einem parallelen Verlauf werden alle Folgeaktivitäten des ausgehenden Flussobjektes erreicht, welches einem AND entspricht. Der Workflow wird erst fortgesetzt, wenn alle parallel angestoßenen Aktivitäten abgeschlossen worden sind (entspricht einem And-Join). Wenn mehr als ein Konnektor ein Flussobjekt verlässt, muss auf dem Konnektor eine Regel zur Ablaufsteuerung hinterlegt werden. Ein Konnektor ist dabei immer als Standardkante (Default Flow) zu deklarieren. Er wird durchlaufen, wenn keine der Regeln auf den übrigen Konnektoren zu Wahr evaluiert. Der Konnektor wird im Workflow-Design mit einem Prüfindex versehen, über den die Reihenfolge der Evaluierung bestimmt wird. Dieses Leistungsmerkmal erlaubt eine sehr flexible Ablaufsteuerung, da die Regeln der einzelnen Konnektoren nicht mathematisch aufeinander abgestimmt sein müssen. Die Regel auf einem Konnektor besteht aus einem ein- oder mehrzeiligen Ausdruck. In einer Zeile eines Ausdrucks wird ein Prozessvariableninhalt mit einer Konstante oder einem anderen Prozessvariableninhalt verglichen (Beispiel: <Rechnungsbetrag> größer 5000 bzw. <Rechnungsbetrag> kleiner <Lieferscheinbetrag>).

20 16 Der windream BPM Designer Zwei Zeilen werden über die logischen Operatoren And bzw. Or miteinander verknüpft. Durch Klammerung von mehreren Zeilen lässt sich die Auswertungsreihenfolge (Präzedenz) von Ausdrücken beeinflussen. Der Gesamtausdruck evaluiert zu Wahr oder Falsch. Bei einem mit Wahr bewerteten Konnektor wird der Workflow von der windream BPM Engine über genau diesem Konnektor zu dem mit diesem Konnektor verknüpften Flussobjekt weitergeleitet. Ein Beispiel: Kante A prüft, ob die Variable <Betrag> gleich 5000 ist (= Conditional Flow) Kante B prüft, ob die Variabel <Lieferant> = windream GmbH ist (= Conditional Flow) treffen beide Bedingungen nicht zu, wird von der windream BPM Engine die als Standard deklarierte Kante zur Auswahl des nächsten Schrittes gewählt (= Default Flow) Abbildung 8: Regeleditor für Konnektoren im Prozessdiagramm Infoschritt Der Infoschritt kann beliebig in das Prozess-Design eingebunden werden und erlaubt ein Monitoring der Prozessaktivitäten. Dadurch können Workflow-Beteiligte mit Kontrollfunktion flexibel mit Informationen versorgt werden. Er besitzt alle Eigenschaften eines Benutzerschrittes und verfügt über ein eigenes schrittspezifisches Formular, welches genau auf den Informationsbedarf abgestimmt werden kann. Ebenfalls können genau wie bei dem Benutzerschritt Bearbeiter zugeordnet werden. Er lässt sich vor oder nach einem Benutzer-, System- oder Subprozess-Schritt einbinden. Das Besondere am Infoschritt ist, dass der Empfänger nicht aktiv in den Prozessverlauf eingreift. Aus Design-Sicht besitzt der Infoschritt keinen Ausgang. Wie bei einem normalen Schritt wird er angenommen und abgeschickt, verfügt aber nicht über eine Funktion zum Speichern von Daten.

21 Der windream BPM Designer 17 Ein mögliches Anwendungsszenario ist das Monitoring von gestarteten Subprozessen. Über den Infoschritt kann der Verlauf der gestarteten Subprozesse über Prozessvariablen überwacht werden. Hierzu wird ein Formular entworfen, welches die Inhalte der entsprechenden Prozessvariablen darstellt. Subprozess-Schritt Subprozess-Schritte können beliebig in einem Workflow-Diagramm nach dem Startschritt vorkommen. Von diesem Schritt aus werden die konfigurierten Subprozesse durch die Engine gestartet. Der Vaterprozess wartet an dieser Stelle, bis alle Kindprozesse beendet worden sind. Das bedeutet auch, dass alle Kindprozesse in diesen Knoten zurückkommen. Mit dem Ende der Kindprozesse wird der dem Subprozess-Schritt folgende logische Schritt ausgeführt. Der Subprozess-Schritt wird auch zur Steuerung von parallel auszuführenden Aktivitäten genutzt, indem die parallel auszuführenden Aufgaben als Subprozesse aufgerufen werden. Der Subprozess kann durch einen Infoschritt begleitet werden, der im Design vor dem Subprozess-Schritt konfiguriert wird. Mit ihm lassen sich die Subprozess-Aktivitäten überwachen. Dies geschieht mittels der von den Kindprozessen zurückgegebenen Werte, die flexibel in dem Formular des Infoschrittes dargestellt werden können. In dem Dialogfeld zur Konfiguration von Subprozessen lässt sich auf dem aktuellen Subprozess-Schritt mehr als ein Subprozess einbinden. Als Subprozess werden normale freigegebene Workflow-Designs verstanden, d.h., jeder Prozess lässt sich mit windream BPM auch als Subprozess einbinden, eine besondere Kennzeichnung ist nicht erforderlich. Pro Subprozess wird ein Variablen-Mapping zwischen Vater- und Kindprozess durchgeführt. Dadurch wird festgelegt, welche Daten an den Kindprozess übergeben und welche Daten von diesem an den Vaterprozess zurückgegeben werden. Hierbei ist eine flexible Abbildung von einzelnen Feldern auf Vektoren und umgekehrt möglich. Auch lassen sich Vektoren auf Vektoren abbilden. Zusätzlich ist definierbar, ob die Historie einer Prozessvariablen an den Vaterprozess zurückgeben und mit aufgezeichnet wird (das Verändern von Werten einer speziellen Variablen im Kindprozess). Als besonderes Leistungsmerkmal von windream BPM kann eine Vektorvariabel des Vaterprozesses für die Mehrfachindizierung gekennzeichnet werden. Die Anzahl der Elemente dieser Variabel bestimmt die Anzahl der gestarteten Kindprozesse des assoziierten Workflow-Templates. Damit wird eine flexible Aufrufsteuerung zur Laufzeit möglich.