Personalwesen. kompakt. 5. aktualisierte und erweiterte Auflage

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1 5. aktualisierte und erweiterte Auflage Dieses Buch gehört: Personalwesen HR-Organisation Einstellung neuer Mitarbeiter Arbeitsvertrag und Arbeitsrecht Tätigkeit Lohn und Gehalt Sozialversicherungen Austritt kompakt Das Portal für das Personalwesen und für Stellensuchende

2 276 Autor / Schlusswort Autor Roland R. Perret wurde 1955 geboren. Er ist im Kanton Luzern aufgewachsen und hat dort die Grund- und weiterführende Schule besucht. Er absolvierte eine Berufslehre als Maschinenzeichner, war anschliessend im Aussendienst und schliesslich als Projektleiter tätig. Auf dem zweiten Bildungsweg hat er eine kaufmännische Ausbildung gemacht, und mit dem Diplom Betriebsökonom abgeschlossen. Nach mehrjähriger leitenden Tätigkeit in der Personalberatung und im Verlagswesen ist er seit 2006 Geschäftsleiter der hrm4you GmbH. Schlusswort Die Mitarbeitenden sind für jedes Unternehmen ein wertvoller Produktionsfaktor, der sorgfältig begleitet und wahrgenommen werden muss. Das Personalwesen gewinnt zunehmend an Bedeutung und die Personalverantwortlichen haben somit auch grössere Verantwortung zu tragen. Diese rasanten Entwicklungen im Personalbereich waren ausschlaggebend für dieses Buch-Projekt über das Personalwesen, das in der ersten Auflage im Jahre 2005 erstmals erschienen ist. Das Ziel war es, den Personalverantwortlichen eine kompakte Zusammenfassung aller praxisrelevanten Themen, von der Einstellung eines Mitarbeitenden bis hin zu dessen Austritt aus dem Unternehmen, zu liefern. ist so konzipiert, dass zu jedem relevanten Thema eine schnelle und übersichtliche Informationsbeschaffung möglich ist. Zusätzlich wurde hrm4you.ch ein Online-Portal für Personalverantwortliche entwickelt, das zusätzliche, detaillierte und fortlaufend aktualisierte Informationen zur gezielten Vertiefung aller wichtigen Themen bietet. Deshalb wurden Variable weggelassen und die einzelnen Kapitel des Buches bewusst auf das Wesentliche reduziert. Schon die erste Auflage des Buches hat Eingang in Praxis und Lehre gefunden. Dieser grosse Erfolg hat motivierend dazu beigetragen, diese 5. überarbeitete und erweiterte Auflage herauszugeben. Mögen Lehrer, Auszubildende und Personalfachleute auch in dieser, nun vorliegenden, neuen Auflage alles Wissenswerte über das heutige Personalwesen beantwortet finden. Alle Variablen aus dem Buch sind immer aktualisiert im Premium-Service Personalwesen bei hrm4you.ch

3 2 Inhaltsverzeichnis Kapitel 1 HR-Organisation 9 Bedeutung der Personalarbeit 10 Personalakte 11 Inhalte der Personalakte 11 Personaldossiers 12 Dateneinsicht 12 Stammblatt 12 Aufbewahrung 12 Ablagesystem 13 Digitale Personalakte 13 Gesetzlich festgelegte Ablagepflicht 13 Papierablage 14 Elektronische Ablage 15 Offene und geschlossene Daten 17 Zielsetzung der Mitarbeiterinformation 17 Vorsicht bei der Mitarbeiterinformation! 17 Offene Daten 18 Geschlossene Daten 18 Datenschutz 18 Kapitel 2 Einstellung neuer Mitarbeiter 19 Stellenbeschreibung 20 Inhalt einer Stellenbeschreibung 20 Erarbeitung der Stellenbeschreibung 21 Inkrafttreten 21 Anforderungsprofil 22 Schlüsselqualifikationen 22 Angaben zur Erstellung eines Anforderungsprofils 23 Personalsuche 24 Interne Stellenbesetzung 24 Externe Stellenbesetzung 24 Eigene Personalsuche 25 Personalsuche durch Dritte 29 Arbeitspensum 32 Arbeitszeitmodelle 32 Festlegung des Arbeitsumfangs 32 Bewerbungsunterlagen 33 Eine vollständige Bewerbung enthält 33 Auswertung der Unterlagen 33 Rechtliche Aspekte 34 Bewerbung von Lernenden 34 Beurteilung von Schulnoten 34 Bewerbung von Hochschulabsolventen 35 Arbeitszeugnisse 35 Vorauswahl 36 Vorstellungsgespräch 37 Terminvereinbarung 37 Vorbereitung 37 Grundsätze der Gesprächsgestaltung 37 Gesprächsablauf 37 Rechtliche Aspekte 38 Nachbearbeitung 39 Nonverbale Kommunikation 40 Beurteilungsfehler 41 Testverfahren 42 Grafologisches Gutachten 42 Psychologische Eignungstests 42 Referenzauskunft 43 Bewerberauswahl 44 Auswahl 44 Fristen 44 Absagen 44 Zusage 45 Kapitel 3 Arbeitsvertrag / Arbeitsrecht 47 Allgemeines Arbeitsrecht 48 Selbstständige oder unselbstständige Erwerbstätigkeit 48 Selbstständig Erwerbstätige 48 Auftrag 49 Arbeitsgesetz 50 Rechtliche Rahmenbedingungen 50 Geltungsbereich 50 Ausnahmen 50 Jugendarbeitsschutzverordnung 52 Mutterschaftsentschädigung 52 Gleichstellung von Frau und Mann 53 Gesetzliche Grundlagen 53 Wichtige Links 54 Verträge 55 Einzelarbeitsvertrag (EAV) 55 Stillschweigender und mündlicher Arbeitsvertrag 56 Schriftlicher Arbeitsvertrag 56

4 Inhaltsverzeichnis 3 Normalarbeitsvertrag (NAV) 57 Gesamtarbeitsvertrag (GAV) 57 Arbeitsverträge mit Pensionierten 59 Rechtliche Rahmenbedingungen 59 Arbeitsverträge mit Aushilfen 60 Unregelmässige Arbeitseinsätze 60 Dauer 60 Rechtliche Rahmenbedingungen 60 Probezeit und Kündigung 61 Arbeitszeiten 61 Lohn 61 Lehrvertrag 62 Maklervertrag 64 Maklervertrag 64 Makler 64 Provision 65 Franchisevertrag 66 Franchisegeber 66 Franchisenehmer 67 Reglemente 69 Personalreglement 69 Arbeitszeitreglement 69 Arbeitnehmervertretung / Mitsprache 70 Allgemeine Haftung 71 Aus dem Haftungsrecht 71 Haftung des Arbeitnehmers allgemein 71 Verweigerung der Arbeitsleistung vom Arbeitnehmer 71 Mankohaftung 71 Strafrechtliche Verantwortung des Arbeitnehmers 72 Haftung des Arbeitgebers 72 Berufsbildung 73 Gründe für die Lehrlingsausbildung 73 Berufslehrverbünde 73 Suche nach Lernenden 74 Auswahl von geeigneten Lernenden 74 Anforderungen an die Arbeitgeber 74 Rechtliche Rahmenbedingungen 75 Lehrvertrag 76 Jugendarbeitsschutzverordnung 77 Berufliche Grundbildung 77 Lohn 78 Nach der Lehre 78 Arbeitszeit 80 Wochenarbeitszeit 80 Tages- und Abendarbeit 80 Pausen 80 Nacht- und Sonntagsarbeit 81 Probezeit 83 Rechtliche Rahmenbedingungen 83 Überstunden / Überzeit 84 Begriffsdefinition 84 Rechtliche Rahmenbedingungen 84 Kompensation 85 Ferien / Feiertage / Freizeit 86 Ferien 86 Unbezahlter Urlaub 86 Sabbatical 86 Feiertage 87 Freizeit 88 Arbeitsbewilligung 89 Alte EU-Staaten 89 Aufenthaltsbewilligungen für die alten EU-Staaten 89 Neue EU-Staaten 90 Aufenthaltsbewilligungen für die neuen EU-Staaten 91 Nicht-EU-Staaten 92 Die verschiedenen Ausländerausweise 93 Arbeitsrechtliche Streitfälle 94 Zuständigkeit der Gerichte / Gerichtsstand 94 Streik 95 Definition 95 Rechtmässiger Streik 95 Rechtliche Rahmenbedingungen 95 Kurzarbeit 96 Gründe für Kurzarbeit 96 Gründe, die nicht zu Kurzarbeit führen 96 Vorteile der Kurzarbeit 96 Anmeldung der Kurzarbeit 96 Kurzarbeitsentschädigung 97 Schlechtwetterentschädigung 98

5 4 Inhaltsverzeichnis Betriebsübergang 99 Rechtliche Rahmenbedingungen 99 Kapitel 4 Tätigkeit 101 Wertschöpfung durch Personalarbeit 102 Wandel der Rahmenbedingungen 102 Aufgaben der Personalabteilung 102 Häufige Schwächen der Personalabteilung 102 Trends im Personalwesen 103 Einführung neuer Mitarbeitender 105 Vorbereitung 105 Einführungsgespräch 105 Einarbeitung 106 Probezeit 106 Integration neuer Mitarbeitender 107 Interesse zeigen 107 Feedbackgespräche 107 Integration ausländischer Arbeitnehmer 108 Hauptbereiche der Integration 108 Teamarbeit 110 Definition 110 Vorteile der Teamarbeit 110 Bildung eines Teams 110 Teamziele 111 Phasen der Teamarbeit 111 Erfolgreiche Zusammenarbeit 112 Feedback und Anerkennung 112 Konflikte 112 Familienfreundliche Personalpolitik 113 Fünf Gründe für familienfreundliche Personalpolitik 113 Empfehlenswerte Massnahmen 113 Ältere Mitarbeitende 115 Immer mehr ältere Arbeitnehmer 115 Ein Gewinn für den Betrieb 115 Erwartungen an ältere Mitarbeitende 116 Alt und Jung 116 Massnahmen in den Betrieben 116 Privatsphäre und Datenschutz 117 Private Kommunikation am Arbeitsplatz 117 Sanktionen 117 Gesetzliche Regelungen zur Überwachung Angestellter 118 Datenschutzgesetz (DSG) 118 Mitarbeiterumfragen 120 Nutzen und Zweck von Mitarbeiterumfragen 120 Vorbereitung 120 Durchführung 120 Mögliche Themen 121 Mitarbeitergespräch 122 Anlässe und Inhalte 122 Leistungsbeurteilung 122 Grundlagen der Gesprächsführung 122 Aufbau eines Mitarbeitergesprächs 123 Nachbereitung 123 Rechtliche Aspekte 124 Mitarbeiterführung 125 Führungspersönlichkeit 125 Aufgaben und Tätigkeiten einer Führungskraft 125 Weisungsrecht 125 Motivation als zentrale Führungsaufgabe 126 Weiterbildung 128 Personalentwicklung 128 Formen betriebliche Weiterbildung 128 Voraussetzungen erfolgreicher Weiterbildung 129 Wirkung 129 Finanzierung 130 Wenn Mitarbeitende Delikte begehen 131 Massnahmen 131 Fehler in der Kassenabrechnung 131 Haftbarkeit des Arbeitnehmers 132 Definieren der Kontroll- und Sorgfaltspflichten 132 Arbeitsklima 133 Kommunikation und Information 133 Kommunikationsstörungen erkennen und vermeiden 133 Konflikte am Arbeitsplatz 134 Definition 134 Mobbing 134 Stresssymptome bei Mitarbeitenden 140 Dauerstress 140 Stresstypen 141 Burnout 143 Boreout 145 Gründe für das Boreout 145

6 Inhaltsverzeichnis 5 Massnahmen 146 Innere Kündigung 147 Stummer Protest 147 Ursachen die im Unternehmen liegen 147 Warnzeichen 147 Vorbeugen und handeln 148 Sexuelle Belästigung 149 Definition 149 Vorbeugende Massnahmen 149 Rechtsgrundlage 149 Opfer 150 Unternehmen 150 Konfliktbewältigung / Mediation 152 Schritte zur Konfliktbewältigung 152 Mediation 153 Betriebliche Sozialberatung 155 Betrieblicher Nutzen 155 Trauerbegleitung 156 Absenzen 159 Gesundheitsförderung im Betrieb 159 Absenzenmanagement 159 Betreuung abwesender Mitarbeitender 160 Betreuung arbeitsunfähiger Mitarbeitender 160 Massnahmen zur Kostenreduktion 160 Freizeitgewährung für persönliche Angelegenheiten 161 Stellvertretung / Jobrotation 162 Ergonomie / Sicherheit am Arbeitsplatz 163 Büro- und Arbeitsplatzgestaltung 163 Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit 164 Gesundheitsschutz für Jugendliche 165 Fehlzeitenmanagement 165 Gesundheit am Arbeitsplatz 167 Gesundheitsförderung 167 Work-Life-Balance 169 Ziele 169 Massnahmen zur Verbesserung der Arbeitssituation 169 Massnahmen zur Verbesserung der Lebenssituation 170 Arbeitszeitmodelle 172 Neue Arbeitszeitmodelle verändern den Arbeitsmarkt 172 Arbeitnehmergruppen 172 Feste Arbeitszeit 172 Gleitende Arbeitszeit (GLAZ) 173 Variable Arbeitszeit 173 Jahresarbeitszeit (JAZ) 173 Lebensarbeitszeit 174 Teilzeitarbeit 174 Formen der Teilzeitarbeit 174 Kurzarbeit 175 Temporärarbeit 175 Telearbeit 175 Schichtarbeit 175 Teilzeitarbeit 176 Teilzeitarbeitende 176 Arbeit auf Abruf 177 Temporärarbeit 178 Begriff 178 Gründe 178 Verträge 178 Rechtliche Rahmenbedingungen 178 Telearbeit / Heimarbeit 180 Formen der Telearbeit 181 Voraussetzungen 182 Rechtliche Aspekte 182 Erfindungen von Arbeitnehmern 183 Dienst- und Gelegenheitserfindung 183 Arbeitskleidung 184 Kapitel 5 Lohn und Gehalt 187 Lohnhöhe 188 Lohnvereinbarung 188 Lohngerechtigkeit 188 Einschränkungen 188 Lohngleichheit 188 Lohnmodelle 189 Bonussystem 190 Teuerungsausgleich 190 Verzug oder Zahlungsunfähigkeit des Arbeitgebers 190 Lohnzahlung 191 Rechtliche Rahmenbedingungen 191 Zeitlohn 191

7 6 Inhaltsverzeichnis Stundenlohn 191 Monatslohn 192 Akkordlohn 192 Naturallohn 192 Provisionslohn 192 Vorschuss und Rückbehalt 192 Lohnausweis 194 Anwendung 194 Inhalt 194 Vereinfachung 195 Ausfüllhilfe 195 Lohnfortzahlung 196 Allgemeines 196 Krankentaggeldversicherung 196 Lohnfortzahlung im Krankheitsfall 196 Spesen 198 Auslagen 198 Pauschale Entschädigung 198 Vertrauensspesen 198 Privatfahrzeug im Geschäftsgebrauch 198 Familienzulagen 200 Hochzeitszulagen 200 Geburtszulagen 200 Adoptionszulagen 200 Kinderzulagen 200 Ausbildungszulagen 201 Neues Familienzulagengesetz 201 Zulagen gemäss Erwerbsersatzordnung (EO) 201 Mutterschaftsentschädigung 204 Ferienvergütung 205 Ferienlohn 205 Höhe der Ferienvergütung 205 Ferienvergütung bei Stundenlöhnern 205 Lohn statt Ferien 206 Kürzung des Ferienanspruchs 206 Auseinandersetzungen über den Ferienanspruch Monatslohn / Gratifikation Monatslohn 207 Gratifikation 207 Lohnabzüge 208 AHV / IV / EO 208 Arbeitslosenversicherung (ALV) 208 Unfallversicherung (UVG) 208 Berufsvorsorge / Pensionskasse (BVG) 209 Taggeldversicherung bei Krankheit 209 Details der Sozialversicherungen 209 Quellensteuer 210 Kapitel 6 Sozialversicherungen 213 Das Sozialversicherungssystem der Schweiz 214 Das 3-Säulen-Prinzip 215 Alters- und Hinterlassenenversicherung AHV 216 Versicherte Personen 216 Beitragspflicht 216 Leistungen 217 Invalidenversicherung IV 218 Versicherte Personen 218 Leistungen 218 Ergänzungsleistungen EL 219 Anspruchsberechtigte Personen 219 Vermögen 219 Leistungsübersicht 219 Erwerbsersatzordnung EO / Mutterschaftentschädigung MSE 220 Versicherte Personen EO 220 Beitragspflicht EO 220 Leistungen EO 221 Versicherte Personen MSE 221 Leistungen MSE 221 Arbeitslosenversicherung ALV 222 Versicherte Personen 222 Finanzierung 222 Leistungen 222 Berufliche Vorsorge BV 224 Versicherte Personen 224 Finanzierung / Prämien 224 Beitragspflicht 225 Beitragshöhe 225 Leistungen 225

8 Inhaltsverzeichnis 7 Krankenversicherung KV 226 Versicherte Personen 226 Höhe der Prämien 226 Leistungen 227 Unfallversicherung UV 228 Versicherte Personen 228 Finanzierung / Beiträge 229 Leistungen 229 Militärversicherung MV 230 Versicherte Personen 230 Finanzierung 230 Leistungen 230 Familienzulagen FamZ 231 Versicherte Personen 231 Finanzierung / Beiträge 231 Leistungen 231 Kapitel 7 Austritt 233 Kündigung 234 Befristete Arbeitsverhältnisse 234 Unbefristete Arbeitsverträge 234 Kündigung vor Antritt der Stelle 234 Ungerechtfertigter Nichtantritt oder Verlassen 234 Kündigungssperrfristen für Arbeitgeber 234 Änderungskündigung 235 Fristlose Kündigung 235 Missbräuchliche Kündigung 236 Massenentlassung 236 Stellensuche nach erfolgter Kündigung 237 Freistellung 238 Freistellungserklärung 238 Regeln für die Freistellung 238 Auflösung des Arbeitsverhältnisses 240 Ansprüche des Arbeitnehmers 240 Verjährung 240 Fürsorgepflicht 240 Beteiligung am Geschäftsergebnis 240 Offene Provisionsforderungen 240 Rückzahlung von Weiterbildungskosten 240 Offene Guthaben 241 Fälligkeit und Verzug 241 Rückgabepflichten 241 Abgangsentschädigung 241 Verrechnungsrecht 242 Personalabbau 243 Alternativen zum Personalabbau 243 Beschäftigungs- und Qualifizierungsmassnahmen 243 Outplacement 244 Eckpfeiler des Outplacements 244 Outplacement-Beratung 244 Pensionierung 245 Persönliche Vorbereitung 245 Formalitäten 245 Flexible Pensionierung 245 Abredeversicherung 246 Austrittsgespräch 247 Gesprächsziele 247 Gesprächsführung 247 Informationsblatt 248 Konkurrenzverbot 250 Gültigkeit 250 Aufhebung / Hinfälligkeit 250 Karenzentschädigung 251 Schadenersatzpflicht 251 Datenschutz bei Austritt 252 Arbeitszeugnis 253 Grundsätze 253 Zeugnisarten 253 Zeugnisinhalt 254 Absenzen 255 Geheimcodes 255 Sprache 255 Rechtshinweise 255 Konkurs des Unternehmens 256 Rechtliche Grundlagen 256 Lohngarantie 256 Gerichtsstand 257 Zusammenfassung der OR-Artikel zum Austritt 257 Tod 258 Tod des Arbeitnehmers 258 Tod des Arbeitgebers 258

9 8 Inhaltsverzeichnis Anhang Literaturtipps 260 Linkliste 261 Abkürzungsverzeichnis 262 Gesetzessammlung 263 Glossar 264 Index 266 hrm4you.ch 270 Jahrbuch der Sozialversicherungen 272 Leitfaden schweizerische Sozialversicherung 273 Lehrgang zum Schweizerischen Arbeitsrecht 274 Führungskonflikte lösen mit P.A.U.L. 275 Autor / Schlusswort 276

10 Kapitel 1 9 HR-Organisation Bedeutung der Personalarbeit 10 Personalakte 11 Ablagesystem 13 Offene und geschlossene Daten 17

11 HR-Organisation Ablagesystem 13 Das «papierlose Büro» gibt es bisher nur in der Theorie. Demnach sollen sämtliche papiergebundenen Dokumente aus dem Arbeitsalltag verschwinden und der elektronischen Variante weichen. Die haptische Veranlagung des Menschen, die Sorge vor Datenverlust und der Wunsch nach dem computerunabhängigen Zugriff auf wichtige Dokumente treibt die Leute zum Ausdrucken. Obwohl immer mehr Daten in elektronischer Form gespeichert und archiviert werden, steigt der Papierverbrauch in der Schweiz sogar an. Denn durch die zunehmende Anzahl an elektronischen Geräten wird in vielen Büros auch mehr ausgedruckt. Bevor Dokumente abgelegt werden, sollte man sich einige Fragen stellen: Welche Dokumente sind wichtig? In welcher Abteilung werden sie abgelegt? Welche Dokumente werden in welcher Form abgelegt? Dabei ist wichtig, die Dokumente möglichst nur einmal abzulegen und dabei die Kosten und den Aufwand gering zu halten. Eine bessere Übersicht bieten Aktenpläne, in denen Regeln für die Archivierung der Dokumente übersichtlich und nachvollziehbar festgehalten sind. Dazu zählt nicht nur die Festlegung der für die einzelnen Ablagen zuständigen Personen, der Ablageorte und -arten, sondern auch die Systematik der Ablage. Sortiert werden kann alphabetisch, numerisch (Auftragsnummer, Kundennummer etc.), alphanumerisch, nach Regionen (Kanton, Stadt etc.), nach Kundengruppen, chronologisch, nach Produkten usw. Wichtig ist, dass die Ablage auf Papier demselben System folgt wie die elektronische Ablage und dass nach einheitlichen Kriterien archiviert wird. Digitale Personalakte Grossunternehmen scannen meist alle Personendaten ein und legen sie elektronisch ab. So vermeiden sie ein umfangreiches Papierarchiv. Für kleinere Firmen lohnt sich dieser Aufwand jedoch oft nicht. Zur Unterstützung des bzw. der HR- Verantwortlichen gibt es die digitale oder auch elektronische Personalakte. Diese Software archiviert die Papier-Personalakte in einer elektronischen Version und übernimmt die Verwaltung sowohl eingescannter als auch strukturierter Informationen aus anderen IT-Systemen. Die digitale Personalakte enthält Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Leistungsbeurteilungen, das Mitarbeiterbild, Schriftverkehr, Unterlagen über Beförderungen, Bescheinigungen etc. als elektronische Dokumente. Bei der elektronischen Ablage muss noch penibler auf den Datenschutz geachtet werden als bei der Ablage in Papierform. Gesetzlich festgelegte Ablagepflicht Der Gesetzgeber hat die Bestimmungen über die Pflicht zur Aufbewahrung von Schriftgut im Obligationenrecht festgelegt (Art. 962 bis 964 OR). Unternehmen obliegt die Pflicht, Geschäftskorrespondenz und Buchungsbelege aufzubewahren. Die Aufbewahrungsdauer variiert dabei je nach Art der Dokumente. Bei der Entfernung von Dokumenten, die die Aufbewahrungsfrist überschritten haben, aus der Ablage ist auf Datenschutz und Datensicherung zu achten. Auch die Personalakte ist von der Aufbewahrungspflicht betroffen. Laut OR muss sie wie die Geschäftskorrespondenz 10 Jahre, beginnend mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, im Archiv verbleiben. Die «Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher» (Geschäftsbücherverordnung Art. 9) vom gibt Auskunft über zulässige Arten

12 Kapitel Einstellung neuer Mitarbeiter Stellenbeschreibung 20 Anforderungsprofil 22 Personalsuche 24 Arbeitspensum 32 Bewerbungsunterlagen 33 Vorstellungsgespräch 37 Testverfahren 42 Bewerberauswahl 44

13 Einstellung neuer Mitarbeiter Personalsuche 25 Nachteile Die externe Personalsuche ist aufwendiger und teurer. Die Integration der neuen Mitarbeitenden kann Schwierigkeiten bereiten. Die Einarbeitungszeit ist unter Umständen sehr lang. Möglichkeiten der externen Personalsuche Um potenzielle Interessenten auf eine freie Stelle aufmerksam zu machen, gibt es mehrere Möglichkeiten: Stelleninserat in den Printmedien (Tageszeitungen, Fachzeitschriften) Stelleninserat in den elektronischen Medien (Internet-Jobbörsen) Meldung der offenen Stelle beim RAV (www.treffpunkt-arbeit.ch) Meldung der offenen Stelle bei einem privaten Personalvermittlungsbüro Teilnahme an Recruiting-Messen Sichtung von Initiativbewerbungen Tag der offenen Tür Medium Eigene Personalsuche Das Stelleninserat Eine Stellenanzeige ist kein verbindliches Vertragsangebot. 53 Ein Stelleninserat darf keinerlei diskriminierende Formulierungen enthalten die nach dem Gleichstellungsgesetz (GIG) anfechtbar wären. So dürfen sie grundsätzlich keine Hinweise darauf enthalten, dass nur bestimmte Bewerber (z.b. nur Männer oder nur Frauen oder Interessenten einer bestimmten Altersgruppe) gesucht werden. Ausnahmen sind möglich, wenn der Diskriminierungsgrund aufgrund der auszuübenden Tätigkeit, oder der Bedingungen ihrer Ausübung, eine wesentliche und entscheidende Anforderung darstellt. Hierbei muss der verfolgte Zweck rechtmässig und die Anforderung angemessen sein. So wäre es z.b. zulässig, für eine Herrenmodenschau für Twens in einem Inserat nur Männer der entsprechenden Altersgruppe anzusprechen. Unzulässig hingegen ist die Suche nach einem «jungen, starken Mann» für Transportarbeiten. Inserat Ein Stelleninserat sollte klar formuliert sein und folgende Informationen enthalten: genaue Berufsbezeichnung als Titel (wesentliche Information) und das Arbeitspensum (Vollzeit oder Teilzeit) kurze, prägnante Informationen zum Unternehmen: Branche, Firmengrösse, Produktpalette, Dienstleistungsangebot, Standort optional: Grund der Stellenausschreibung Informationen zur vakanten Position und dem Hauptaufgabengebiet gewünschter Eintrittstermin Karriereperspektiven (Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Aufstiegschancen) stellenspezifisches Anforderungsprofil: Ausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse, Spezialkenntnisse, persönliche Anforderungen, Mobilität gewünschte Form der Bewerbung Adresse des Arbeitsorts und der Kontaktperson Firmenlogo (Wiedererkennungseffekt und als Bestandteil des Corporate Design)

14 Kapitel 3 47 Arbeitsvertrag und Arbeitsrecht Allgemeines Arbeitsrecht 48 Arbeitsgesetz 50 Gleichstellung von Frau und Mann 53 Verträge 55 Arbeitsverträge mit Pensionierten 59 Arbeitsverträge mit Aushilfen 60 Lehrvertrag 62 Maklervertrag 64 Franchisevertrag 66 Reglemente 69 Arbeitnehmervertretung / Mitsprache 70 Allgemeine Haftung 71 Berufsbildung 73 Arbeitszeit 80 Probezeit 83 Überstunden / Überzeit 84 Ferien / Freizeit / Feiertage 86 Arbeitsbewilligung 89 Arbeitsrechtliche Streitfälle 94 Streik 95 Kurzarbeit 96 Betriebsübergang 99

15 84 Überstunden / Überzeit Arbeitsvertrag und Arbeitsrecht Überstunden und Überzeit Begriffsdefinition Überstunden und Überzeit sind nicht dasselbe! Überstunden Differenz zwischen der vertraglich vereinbarten und der gesetzlich festgelegten wöchentlichen Höchstarbeitszeit Überzeit geleistete Arbeitszeit, die über die gesetzlich festgelegte wöchentliche Höchstarbeitszeit hinausgeht Vertragliche Arbeitszeit z.b. 40 oder 42 Std. / Woche Überstunden Art. 321c OR Überzeit Gesetzliche Höchtarbeitszeit 45 resp. 50 Std. / Woche Art. 9 bis 13 ArG Anordnung und Leistung Rechtliche Rahmenbedingungen (Art. 321c OR; Art. 9 bis 13 ArG) Voraussetzung für die Leistung von Mehrarbeit ist die betriebliche Notwendigkeit. Überstunden Überstunden müssen vom Betrieb frühzeitig angeordnet werden. Das Ausmass der Überstunden muss zumutbar sein und Treu und Glauben entsprechen. Macht ein Mitarbeitender von sich aus Überstunden, ist er dem Arbeitgeber gegenüber meldepflichtig. Fallen in einem Unternehmen immer wieder Überstunden an, ist es sinnvoll, im Arbeitsvertrag oder im Arbeitszeitreglement entsprechende Vereinbarungen zu treffen. Für Kadermitarbeitende in einer höheren leitenden Position gilt die Überstundenregelung nicht. Eine höhere leitende Position liegt laut Gesetz nur dann vor, wenn der Betreffende den Geschäftsgang nachhaltig beeinflusst. Für öffentliche Betriebe und religiöse Anstalten gelten separate Bestimmungen Überzeit Bedingung für Überzeit ist Dringlichkeit oder ausserordentlicher Arbeitsandrang (z.b. bei einer Inventur oder zur Beseitigung von Betriebsstörungen). Überstunden und Überzeit Überstunden und Überzeit dürfen pro Arbeitnehmer zwei Stunden/Tag nicht überschreiten, ausser an arbeitsfreien Werktagen oder in Notfällen. Zudem darf die Überzeit nicht mehr betragen als: 170 Stunden pro Kalenderjahr für Arbeitnehmer mit einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit von 45 Stunden; 140 Stunden pro Kalenderjahr für Arbeitnehmer mit einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit von 50 Stunden.

16 Kapitel Tätigkeit Wertschöpfung Personalarbeit 102 Einführung neuer Mitarbeitender 105 Integration neuer Mitarbeitender 107 Teamarbeit 110 Personalpolitik 113 Ältere Mitarbeitende 115 Privatsphäre und Datenschutz 117 Mitarbeiterumfragen 120 Mitarbeitergespräch 122 Mitarbeiterführung 125 Weiterbildung 128 Mitarbeiterdelikete 131 Arbeitsklima 133 Konflikte am Arbeitsplatz 134 Stresssymptome 140 Burnout 143 Boreout 145 Innere Kündigung 147 Sexuelle Belästigung 149 Konfliktbewältigung / Mediation 152 Betriebliche Sozialberatung 155 Trauerbegleitung 156 Absenzen 159 Stellvertretung / Jobrotation 162 Ergonomie und Sicherheit 163 Gesundheit am Arbeitsplatz 167 Work-Life-Balance 169 Arbeitszeitmodelle 172 Teilzeitarbeit 176 Temporärarbeit 178 Telearbeit / Heimarbeit 180 Erfindungen von Arbeitnehmern 183 Arbeitskleidung 184

17 Tätigkeit Work-Life-Balance 169 «Wir können dem Leben nicht mehr Tage geben, aber den Tagen mehr Leben.» Eine schnelle Karriere geht oft damit einher, dass Privatleben und persönliche Interessen auf der Strecke bleiben. Wenn es optimal läuft, herrscht eine Work-Life-Balance ohne Angst vor Job- oder Umsatzverlust. Unter dem inzwischen omnipräsenten Begriff «Work-Life-Balance» versteht man die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Dies bedeutet, den Menschen ganzheitlich zu betrachten und ihm im beruflichen und privaten Bereich die Möglichkeit zu geben, Verpflichtungen und Interessen lebensphasenspezifisch und individuell nachzukommen, sodass er auf Dauer gesund, leistungsfähig, motiviert und ausgeglichen bleibt. «Work» bezeichnet den beruflichen Lebensbereich. «Life» bezieht sich auf das Privatleben in all seinen Facetten. Dazu gehören Partnerschaft und Familie, soziale Kontakte, Gesundheit und ggf. gesellschaftliches Engagement. «Balance» beschreibt das Verhältnis zwischen der tatsächlichen zeitlichen Beanspruchung durch die Arbeit und den subjektiven Präferenzen. Der Begriff bezieht sich sowohl auf das tägliche Zeitmanagement als auch auf die Planung ganzer Lebensphasen. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren von einer gelungenen Work-Life-Balance. Ziele der Work-Life-Balance Durch die Ausbalancierung unterschiedlicher Interessen können betriebliche Abläufe optimiert werden. Die Mitarbeiter entwickeln durch Massnahmen, die die Work-Life-Balance stärken, eine engere Bindung an das Unternehmen. Dies ist ein Wettbewerbsvorteil. Durch die Erhaltung von Gesundheit und Leistungsfähigkeit reduzieren sich Fehlzeiten. Mitarbeitende bleiben länger arbeitsfähig und sind besser motiviert. Dies trägt zur Gewinnoptimierung bei. Mitarbeitende haben Zeit, über ihre Träume und Visionen nachzudenken und diese vielleicht in die Tat umzusetzen. Massnahmen zur Verbesserung der Arbeitssituation Der Arbeitgeber hat seinen Mitarbeitern gegenüber eine Fürsorgepflicht. Das betriebliche Gesundheitsmanagement konzentriert sich in erster Linie auf den Arbeitsschutz, die gesundheitliche Vorsorge, die Suchtprävention sowie die Vermeidung von Stress oder gar Burnout. In einigen Unternehmen ist zu beobachten, dass Manager zwar ihren Mitarbeitern eine Work-Life-Balance zu ermöglichen versuchen, sich selbst dabei jedoch vergessen. Manager, die viele Überstunden machen und einen ungesunden Arbeitsalltag pflegen, der kaum ein Privatleben zulässt, sind ihren Mitarbeitern ein schlechtes Vorbild. Daher sollte ein Betrieb bei der Durchsetzung der Work-Life- Balance ganz oben anfangen. Wenn Vorgesetzte die Work-Life-Balance vorleben, fällt es den Mitarbeitern leichter, Flexibilisierungsangebote des Unternehmens zu nutzen, ohne befürchten zu müssen, dadurch betriebliche Nachteile zu erleiden. Die Wirkung der Work-Life-Balance sowie die Arbeitszufriedenheit erhöhen sich, wenn Organisation und Arbeitsgestaltung optimiert und die Möglichkeiten zur Flexibilisierung der Arbeitszeit und des Arbeitsorts genutzt und an den Bedürfnissen der Mitarbeiter ausgerichtet werden.

18 Kapitel Lohn und Gehalt Lohnhöhe 188 Lohnzahlung 191 Lohnausweis 194 Lohnfortzahlung 196 Spesen 198 Familienzulagen 200 Mutterschaftsentschädigung 204 Ferienvergütung Monatslohn / Gratifikation 207 Lohnabzüge 208 Quellensteuer 210

19 196 Lohnfortzahlung Lohn und Gehalt Lohnfortzahlung Allgemeines Kann der Arbeitnehmer aus persönlichen Gründen, wie Krankheit, Unfall, Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Militär, Zivilschutz, Feuerwehr) oder Ausübung eines öffentlichen Amtes nicht arbeiten, ist der Arbeitgeber zur Lohnfortzahlung verpflichtet, sofern das Arbeitsverhältnis mehr als 3 Monate gedauert hat oder für mehr als 3 Monate eingegangen ist. Die meisten Kantone richten sich hinsichtlich der Dauer der Lohnfortzahlung nach der Berner Skala (Alternativen: Zürcher oder Basler Skala) (siehe Tabelle rechts). Die Lohnfortzahlung übernimmt: bei Unfall die (obligatorische) Unfallversicherung bei Krankheit die (nicht obligatorische) Krankentaggeldversicherung Krankentaggeldversicherung Krankentaggeldversicherung Krankentaggeldversicherung: Der Arbeitgeber kann mit dem Abschluss einer Kollektiv-Krankentaggeldversicherung eine von Art. 324a OR abweichende Regelung treffen. Die Hälfte der Prämie hat der Arbeitgeber zu tragen und die andere Hälfte kann auf die Arbeitnehmer abgewälzt werden. Bei Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Lohnfortzahlung in Höhe von 80 % des Lohnes, in der Wartefrist durch den Arbeitgeber bezahlt, anschliessend als Taggeld durch die Versicherung gemäss den Versicherungsbestimmungen (in der Regel bis zu 720 Tagen). Arztzeugnis Lohnfortzahlung im Krankheitsfall Als Nachweis seines unverschuldeten Fernbleibens legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber ein ärztliches Zeugnis vor. Dieses Zeugnis ist nur dann gültig, wenn es das Ausstellungsdatum, den Stempel des Arztes und dessen eigenhändige Unterschrift enthält. Es gibt Auskunft über den Grund und über die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers, enthält aber weder Angaben über Befunde, Diagnosen oder Beurteilungsgrundlagen. In der Regel wird ein ärztliches Zeugnis ab dem 3. Tag des Fernbleibens von der Arbeit fällig. Diese Frist sollte im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Lässt der Arbeitnehmer die vertraglich vereinbarte Frist verstreichen, ohne den Beweis erbracht zu haben, dass er unverschuldet der Arbeit fernbleibt, sollte der Arbeitgeber ihn per Einschreiben auffordern, wieder zur Arbeit zu erscheinen, und ihn über die Konsequenzen eines weiteren Fernbleibens informieren. Zweifelt der Arbeitgeber an der Krankheit des Arbeitnehmers, muss er das Arztzeugnis gerichtlich (in der Regel beim gewerblichen Schiedsgericht) anfechten. Mit dem Ausstellen von «Gefälligkeitszeugnissen» macht ein Arzt sich strafbar. Der Arbeitgeber kann so die gerichtliche Praxis verlangen, dass der Arbeitnehmer von einem Vertrauensarzt untersucht wird. Erklärt der Arzt den Arbeitnehmer teilweise für arbeitsunfähig, wird das Ausmass der Arbeitsunfähigkeit in Prozent angegeben. Die Bezugsgrösse ist immer eine Vollzeitstelle: «Ist jemand zu 50 % arbeitsfähig und mit 70 % beschäftigt, ist er bei 50-prozentiger Arbeitsunfähigkeit in der Lage, 50 % eines vollen Pensums zu arbeiten.» (Entscheid des Zürcher Arbeitsgerichts vom , in: Entscheide des Zürcher Arbeitsgerichts 2002, Nr. 8.)

20 Kapitel Sozialversicherungen Das Sozialversicherungssystem der Schweiz 214 Das 3-Säulen-Prinzip 215 Alters- und Hinterlassenenversicherung AHV 216 Invalidenversicherung IV 218 Ergänzungsleistungen EL 219 Erwerbsersatzordnung EO / Mutterschaftentschädigung MSE 220 Arbeitslosenversicherung ALV 222 Berufliche Vorsorge BV 224 Krankenversicherung KV 226 Unfallversicherung UV 228 Militärversicherung MV 230 Familienzulagen FamZ 231

Inhaltsverzeichnis. Kapitel 1 Einstellung neuer Mitarbeiter 9. Absagen 33 Zusage 34

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