Der Senat von Berlin Berlin, den 10. Juni 2003 Aufbaustab Zentraler Stellenpool, St-P Tel.:

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1 Der Senat von Berlin Berlin, den 10. Juni 2003 Aufbaustab Zentraler Stellenpool, St-P Tel.: An die Vorsitzende des Hauptausschusses über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei G Sen Betr.: Bericht über das Konzept für ein Zentrales Personalüberhangmanagement Beschluss des Abgeordnetenhauses zum Haushaltsplan Drucksache Nr. 14/821 (II. A. 33a+b) - Vorg.: 20. Sitzung des Abgeordnetenhauses vom 7. Dezember 2000 Zuletzt Beschluss des Hauptausschusses vom 15. Januar 2003 Sehr geehrte Frau Vorsitzende, das Abgeordnetenhaus von Berlin hat im Rahmen der Haushalts- und Nachtragshaushaltsberatungen zum Haushaltsplan 2001 zum Einzelplan 05 Folgendes beschlossen: 33 a) Der Senat wird aufgefordert, bis zum 30. Juni 2001 ein Konzept vorzulegen, welches unter Berücksichtigung der bis dahin gemachten Erfahrungen mit dem Führungskräfte Pool Möglichkeiten für die schnellstmögliche Installierung eines weitergehenden zentralen Überhangmanagements aufzeigt. Hierbei sind zunächst insbesondere die Berufsgruppen der Techniker und Erzieher zu berücksichtigen. Das Konzept soll auch Personalabbaumaßnahmen wie Altersteilzeit, 55er-Regelung beinhalten. b) Der Senat wird aufgefordert, in den für Führungskräfte aus den Bezirken geplanten Stellenpool auch Führungskräfte der Hauptverwaltung aufzunehmen. Mit Datum des 22. August 2001 hat der Senat einen Zwischenbericht Rote Nummer 0047 abgegeben und gleichzeitig einen Schlussbericht zum zugesagt. Der Hauptausschuss hat in seiner Sitzung am 26. September 2001 den Zwischenbericht zur Kenntnis genommen. Ergänzend zum genannten Berichtsauftrag hat das Abgeordne- 1

2 tenhaus in seiner Sitzung am 12. Juli 2001 im Zusammenhang mit der Beschlussfassung zum Haushaltsplan von Berlin für das Haushaltsjahr 2001 und zur Änderung des Haushaltsgesetzes 2001 (NHG 2001) weiterhin beschlossen: Der Senat wird aufgefordert, ein umfassendes Konzept für ein wesentlich verbessertes Personalmanagement, u. a. zum Abbau des Personalüberhangs, vorzulegen. Dabei sind die bisher gemachten Erfahrungen aus der Umsetzung des Auflagenbeschlusses 33 a) und b) 2001 zu berücksichtigen. Dem Hauptausschuss ist bis zum 31. Dezember 2001 zu berichten. Ferner wurde in der Sitzung des Hauptausschusses vom 26. September 2001 folgender Beschluss gefasst: Der Senat wird gebeten, bei der Fortschreibung des Berichts zum Personalüberhangmanagement sicherzustellen, dass entweder ein zentraler Zugriff auf alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Personalüberhang geschaffen wird oder ein Modell installiert wird, das eine Steuerung durch Sanktionen und Anreize für die jeweils verantwortlichen Verwaltungen ermöglicht. Damit sollen auch die Nutzungen verschiedener arbeitsmarktpolitischer Instrumente, die zur Personalkostenreduzierung beitragen, wie Teilzeitarbeit, Sabbaticaljahr, Urlaub statt Weihnachtsgeld etc. ausgeweitet und Ablehnungen entsprechender Anträge durch die Verwaltung sanktioniert werden. Insbesondere sind auch Aussagen über die Finanzierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Personalüberhang zu treffen. Der Hauptausschuss hat in seiner Sitzung vom 16. Januar 2002 die von der Senatsverwaltung für Inneres beantragte Fristverlängerung bis zum 28. Februar 2002 eingeräumt. In der Sitzung vom 20. März 2002 wurde eine beantragte Fristverlängerung bis zum zur Kenntnis genommen mit der Maßgabe, dass ein Zwischenbericht zum vorgelegt wird. Als Begründung für die Fristverlängerung wurde die übergegangene Zuständigkeit für das Personalüberhangmanagement von der Senatsverwaltung für Inneres auf die Senatsverwaltung für Finanzen sowie die umfangreiche Erarbeitung der erforderlichen Neuordnung der bisherigen dezentralen Personalüberhangverantwortung und der erforderlichen Anpassung der Personalkostenabbau-Instrumen-te angeführt. Dazu wurde mündlich am in der Sitzung des Hauptausschusses berichtet und folgender Beschluss gefasst: Die Senatsverwaltung für Finanzen wird aufgefordert, dem Hauptausschuss zum das Konzept betr. Zentrales Überhangmanagement vorzulegen. Mit Schreiben vom wurde um erneute Fristverlängerung gebeten mit der Begründung, dass der fristgerecht erstellte Bericht der Senatsverwaltung für Finanzen zum aufgrund einer ausführlichen Erörterung unter den Senatsverwaltungen als abgestimmtes Konzept überarbeitet werden soll. In der Sitzung wurde der Fristverlängerung stattgegeben mit der Maßgabe, dass zum ein Schlussbericht vorgelegt wird. 2

3 In der Sitzung des 15. Januar 2003 wurde der eingereichte Bericht zur Kenntnis genommen mit der Maßgabe, dass der Hauptausschuss erst beschließt, wenn die Vorlage zum Konzept zum Zentralen Personalüberhangmanagement eingereicht wird. Dieses Konzept liegt nunmehr vor und ist dem Hautpausschuss des Abgeordnetenhauses bereits im Zusammenhang mit den Beratungen zum Nachtragshaushaltsplan 2003 mit Schreiben vom 2. Mai 2003 Rote Nummer 1486 zugegangen. Hierzu wird berichtet: 1. Konzept für das Zentrale Personalüberhangmanagement Das Konzept für das Zentrale Personalüberhangmanagement ist dem Rat der Bürgermeister zur Stellungnahme vorgelegt worden. Der Rat der Bürgermeister hat das Konzept in seiner Sitzung am 15. Mai 2003 abgelehnt und diverse Kritikpunkte und Forderungen zu verschiedenen Aspekten erhoben. Den Änderungswünschen konnte aus folgenden Gründen nicht gefolgt werden: a. Der Rat der Bürgermeister vermisst Aussagen darüber, dass alle Mitarbeiter des Stellenpools aus dem Personalüberhang rekrutiert werden und die Finanzierung der Stellenausstattung für die Bezirke kostenneutral erfolgt. Ein derartiger Hinweis ist im Konzept nicht erforderlich. Die Stellen der Dienstkräfte des Zentralen Stellenpools sind im Kapitel 1585 ausgewiesen. Die Einrichtung dieses Kapitels erfolgte insofern auch für die Bezirke kostenneutral durch eine Umsetzung von Stellen und Personalmitteln aus dem Zentralen Stellenpool (Kapitel 2809) mit dem Beschluss zum Nachtragshaushalt Die Dienstkräfte werden gemäß 47 LHO aus dem Personalüberhang rekrutiert. b. Der Rat der Bürgermeister fordert klare Aussagen über die KLR-relevanten Sachverhalte. Hierzu werden zur Zeit Gespräche im Rahmen der Verrechnung der entstehenden Personalkosten für eingesetzte Personalüberhangkräfte innerhalb der Senatsverwaltung für Finanzen geführt. Es ist nicht geplant, die entstehenden Personalkosten für Übergangseinsätze den Dienststellen budgetwirksam in Rechnung zu stellen. Diese werden auch weiterhin vom Stellenpool getragen. c. Es wird kritisiert, dass der Personalbedarf von 84,02 Stellen für den Stellenpool nicht begründet wird. Die Begründung des Stellenrahmens des Stellenpools erfolgte mit der Anmeldung zum Nachtragshaushalt Daher sind weitere Ausführungen hierzu im Rahmen der Konzeptvorstellung nicht erforderlich. d. Nach Ansicht des Rats der Bürgermeister sind Hinweise auf die gesamtstädtische Ausrichtung des Konzepts für eine Umsetzung nicht ausreichend und es werden Aussagen zur Wirtschaftlichkeit und zur Kosten-Nutzen-Analyse des Stellenpools erwartet. 3

4 Die haushaltsmäßigen Effekte, die durch die Einrichtung des Zentralen Stellenpools erwartet werden, können z.z. nicht beziffert werden, da die Kosten, die durch die derzeit dezentrale Verwaltung der Personalüberhangkräfte entstehen, bislang nicht transparent sind. Eine unterjährige Kenntnis des Personalüberhangs sowie eine umfassende Transparenz über alle verfügbaren Einsatzmöglichkeiten und damit einhergehend die durch das Personalüberhangmanagement entstehenden Kosten soll erstmalig durch den Zentralen Stellenpool erreicht werden. e. Der Rat der Bürgermeister erwartet Aussagen zur Größenordnung, zum Zeitrahmen und zu den Zielvorgaben beim zu erwartenden Stellenabbau, an denen sich die Arbeit des Stellenpools messen lassen kann. Die Rahmen- und Zielvorgaben des Gesamtstellenabbaus im Land Berlin werden durch die jährlichen Haushaltsberatungen gesetzt. Dem Zentralen Stellenpool werden die Dienstkräfte zugewiesen, die nach eigenverantwortlicher aufgabenkritischer Entscheidung der jeweiligen Dienststellen im Rahmen des festgelegten Auswahlverfahrens zum Personalüberhang gemeldet werden. Zielvorgaben beim Abbau des Personalüberhangs sind nur in Korrespondenz mit feststehenden Unterbringungsmöglichkeiten (z.b. auf finanzierte Stellen, in gegenfinanzierte Übergangseinsätze) valide zu entwickeln. Hierzu sind verbindliche Aussagen der Dienststellen erforderlich, die der Zentrale Stellenpool im Rahmen seiner späteren Tätigkeit einfordern wird. Die Festlegung von Messparametern ist erforderlich, kann aber erst im Rahmen der praktischen Arbeitsaufnahme und abwicklung erfolgen. Die Parameter werden zudem variabel gestaltet werden müssen, um insbesondere den jeweiligen Anforderungen der Einsparung nach der Festlegung des jährlichen Haushalts gerecht zu werden. f. Der Rat der Bürgermeister bemängelt Aussagen zum Erfassungsverfahren des Bereichs Akquisition für zu besetzende freie Stellen und für befristete Beschäftigungsmöglichkeiten. Das Konzept trifft hierzu Aussagen: Die personalsuchende Dienststelle meldet freie Stellen direkt an den Zentralen Stellenpool; Übergangseinsätze können von den Dienststellen beantragt werden. Der Aufbaustab Stellenpool, der u.a. mit der Vorbereitung und Entwicklung der Aufgabe der Akquisition und Vermittlung betraut ist, hat in Konkretisierung dieser Vorgänge bereits ein einheitliches Meldeverfahren entwickelt, nach dem alle Dienststellen mit entsprechenden Formularen freie Stellen melden und befristete Beschäftigungsmöglichkeiten beantragen können. Es ist beabsichtigt, diese Formulare sowohl als Vordruck als auch als Datei den Dienststellen zur Verfügung zu stellen. Die Meldungen werden zeitgleich in der Datenbank des Zentralen Stellenpools gespeichert und im Intranet veröffentlicht. Diese umsetzungsorganisatorischen Verfahren werden den Dienststellen nach Arbeitsaufnahme der Behörde übermittelt. 4

5 g. Der Rat der Bürgermeister hält die jährliche Frist zur Meldung der Personalüberhangkräfte für praxisfern und völlig unrealistisch. Dieser Kritikpunkt erscheint widersprüchlich, da gerade im Vorfeld der Diskussion zur Einrichtung des Zentralen Stellenpools die Bezirke bei der Ablehnung eines zentralen Verfahrens immer wieder auf ihre vorausschauende Personalplanung im Hinblick auf künftige Haushaltsplanungen verwiesen haben. Der jährliche Stichtag (31. Oktober) ist so gewählt, dass zu diesem Zeitpunkt Einsparverpflichtungen für künftige Haushaltsjahre bekannt sind bzw. bekannt sein können. Zudem sieht das Konzept explizit auch unterjährige Meldungen von Personalüberhangkräften vor, wenn sich weitere Einsparpotenziale im Laufe eines Haushaltsjahres ergeben. Da die frühzeitige Kenntnis voraussichtlicher Personalüberhangpotenziale der Dienststellen wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Abbaus von Personalüberhang und eines effizienten Einsatzes von Personalüberhangkräften ist, muss an der jährlichen Meldefrist festgehalten werden. h. Der Rat der Bürgermeister fordert sowohl ein Vorschlags- als auch ein Vetorecht bei der Personalauswahl für Übergangseinsätze, da eine Personalauswahl ausschließlich durch den Pool nicht akzeptabel sei. Da die Personalauswahl für Übergangseinsätze in enger Kooperation mit der Einsatzstelle getroffen wird, haben die Bezirke in der Praxis sowohl ein Vorschlags- als auch ein Vetorecht bei der Besetzung von Übergangseinsätzen. Lediglich das Letztentscheidungsrecht behält sich der Zentrale Stellenpool als personalaktenführende und personalkostentragende Dienststelle in Konfliktfällen vor. Langwierige und weder für den betroffenen Mitarbeiter noch für die Einsatzstelle nicht zumutbare Abstimmungsprozesse müssen vermieden werden und insgesamt eine Effizienzsteigerung erreicht werden. i. Der Rat der Bürgermeister regt an, dass bei Stellenbesetzungen das Kriterium der Eignung weiterhin eine Ausnahme von der Übernahmeverpflichtung aus dem Personalüberhang begründen muss. Das vorliegende Konzept widerspricht dem nicht. Wie im Konzept erläutert, sind Personalüberhangkräfte bei Stellenbesetzungsverfahren zu berücksichtigen, solange Dienstkräfte derselben Fachrichtung und derselben Besoldungs-, Vergütungs- oder Lohngruppe im Zentralen Stellenpool vorhanden sind. Dieses Erfordernis gilt bereits jetzt aufgrund der Vorschrift des 47 Abs. 2 LHO, wonach Personalüberhangkräfte in die nächste innerhalb der Verwaltung Berlins entsprechend besetzbare Stelle zu übernehmen sind. Das Kriterium der Eignung wird weiterhin als Ausnahmetatbestand bei entsprechender Notwendigkeit und Begründung anerkannt werden. 2. Kostenauswirkungen auf Privathaushalte und/oder Wirtschaftsunternehmen: 5

6 Keine 3. Auswirkungen auf die Zusammenarbeit mit dem Land Brandenburg: Keine 4. Auswirkungen auf den Haushaltsplan und die Finanzplanung: a) Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben: Es entstehen voraussichtliche Gesamtkosten in Höhe von rd , hiervon Personalausgaben für 84,02 planmäßige Dienstkräfte, die zunächst bezogen auf ein Betreuungspotenzial von rd Personalüberhangkräften berechnet worden sind. Weitere ggf. erforderliche Personalbedarfe zur Verwaltung und Betreuung von bis zu Personalüberhangkräften sollen aus dem Bereich des Personalüberhangs gedeckt werden. b) Personalwirtschaftliche Auswirkungen: Die Einrichtung des Stellenpools soll zu einem beschleunigten Abbau des Personalüberhangs führen und dadurch die Personalausgaben des Landes Berlin kontinuierlich und spürbar reduzieren. Wir bitten, den Beschluss damit als erledigt anzusehen. Klaus Wowereit Regierender Bürgermeister Dr. Thilo Sarrazin Senator für Finanzen 6

7 Senatsverwaltung für Finanzen 1 Konzept Zentrales Personalüberhangmanagement -Stellenpool- 7

8 Konzept für das Personalüberhangmanagement (ZStP) Inhaltsverzeichnis A Ausgangssituation und Zielsetzung 12 I Derzeitige Situation und damit verbundene Herausforderungen II Zielsetzung des Zentralen Stellenpools (ZStP) B Zusammenfassung der Kernelemente des ZStP 13 C Interner Arbeitsmarkt und Akquisition von zusätzlichen Einsatzmöglichkeiten 14 I Zielsetzung II Einsatzmöglichkeiten innerhalb des unmittelbaren Landesdienstes14 1 Freie Stellen (interner Arbeitsmarkt) Interne Übergangseinsätze (ÜE) Definition Einsatzformen Einzeleinsätze Projekte Verfahren Beantragung von Übergangseinsätzen (ÜE) Prüfung und Bewilligung Einsatzdauer Abordnung Mitwirkung des Personalrats Rechte und Pflichten Kosten Beispiele für Übergangseinsätze

9 2.7 Ideenfindungsprozess zur Schaffung neuer, zusätzlicher Übergangseinsatzmöglichkeiten III Einsatzmöglichkeiten außerhalb des unmittelbaren Landesdienstes19 1 Allgemeine Zielsetzung Zusammenarbeit mit dem Landesarbeitsamt und staatlichen bzw. ehemals staatlichen Stellen und Einrichtungen Zielsetzung Mögliche Formen der Zusammenarbeit Zusammenarbeit mit Personalservice-Agenturen und Zeitarbeitsfirmen Zielsetzung Form der Zusammenarbeit und Verfahren Eigene Akquisition von Einsatzmöglichkeiten am externen Arbeitsmarkt Zielsetzung Mögliche Umsetzungsformen D Vermittlung von Personalüberhangkräften 20 I Zielsetzung II Vorbereitung der Vermittlung Auswahl und Versetzung der Personalüberhangkräfte zum ZStP Vermittler Verhältnis zwischen Vermittler und Personalüberhangkraft III Erfassung vermittlungsrelevanter Daten und Angaben Daten über Personalüberhangkräfte Angaben zu Einsatzmöglichkeiten Datenverarbeitung und Datenschutz IV Priorisierung von Einsatzmöglichkeiten V Entscheidungsregeln/-prozess zur Besetzung von freien Stellen und ÜE

10 1 Freie Stellen innerhalb des unmittelbaren Landesdienstes Vorrang der Besetzung freier Stellen mit Personalüberhangkräften/ Voraussetzung der Ausnahme von der Übernahmeverpflichtung von Personalüberhangkräften Besetzung mit Personalüberhangkräften Besetzung mit Dienstkräften des unmittelbaren Landesdienstes, die nicht dem Personalüberhang zugeordnet sind Besetzung mit Externen Verfahren Eigeninitiative der Personalüberhangkräfte Zusätzliche Vorauswahl durch ZStP Auswahl durch personalsuchende Stelle Externe Einsätze Zusammenarbeit mit externen /Zeitarbeitsfirmen Direkte Vermittlung der Personalüberhangkräfte an externe Arbeitgeber durch ZStP Interne Übergangseinsätze Verfahren bei Einzeleinsätzen Verfahren bei Projekten Entscheidungskriterien VI Fehlende Einsatzmöglichkeit VII Justiziariat Zielsetzung Hauptaufgaben Prozessführung Rechtsberatung der verschiedenen Bereiche des ZStP Ausschöpfen arbeits- und dienstrechtlicher Maßnahmen gegenüber Personalüberhangkräften E Qualifizierung der Personalüberhangkräfte 29 10

11 I Zielsetzung II Teilnahmepflichten III Maßnahmenkatalog Orientierungsmanagement Ziele Bausteine Qualifizierungsprogramme Qualifizierung für Tätigkeiten innerhalb des unmittelbaren Landesdienstes Bedarfsorientierte Qualifizierung Schlüsselqualifikationen Qualifizierung für Tätigkeiten außerhalb des unmittelbaren Landesdienstes Spezialberatung IV Teilnahmekriterien V Dozenten/Fortbildungsträger VI Methodik und Gestaltung F Kernerfolgsfaktoren für die erfolgreiche Einrichtung des ZStP32 I Identifikation umfangreicher Übergangseinsätze (ÜE) II Ausgestaltung konkreter Kooperationen III Personelle Ausstattung des ZStP

12 Ausgangssituation und Zielsetzung Der Senat hat in den Grundsätzen zur Regierungspolitik entschieden, einen Zentralen Stellenpool (ZStP) zur Bewältigung der Personalüberhangsituation im unmittelbaren Landesdienst einzurichten. Das Errichtungsgesetz für den Zentralen Stellenpool ist derzeit in der Beratung. Die Arbeitsaufnahme des Zentralen Stellenpools ist bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen für den 1. Juli dieses Jahres geplant. Nachfolgend wird das Konzept für den Zentralen Stellenpool erläutert. Die nachhaltige Entlastung des Landeshaushalts erfordert weiterhin Einsparungen im Personalausgabenbereich. Die zur Umsetzung der Verwaltungsreform notwendige Einführung optimierter Kernprozesse und die gleichzeitig anzuwendende Verwaltungsreform- und Beschäftigungssicherungs-Vereinbarung (VBSV) 2000 bedingen, dass für den entstehenden Personalüberhang andere Einsatzmöglichkeiten geschaffen werden müssen. Die Eröffnung individuell angemessener Zukunftsoptionen für Personalüberhangkräfte und die Berücksichtigung der wirtschaftlichen Interessen des Landes Berlin gilt es dabei ausgewogen zu berücksichtigen. Das Erreichen dieser Ziele und die Sicherstellung wesentlicher Voraussetzungen, wie z.b. die landesweite Transparenz verfügbarer Personalüberhangkräfte und die landesweit einheitliche Anwendung von Regeln, können nur durch ein konsequentes zentrales Management geleistet werden - den Zentralen Stellenpool (ZStP) für das Land Berlin. Derzeitige Situation und damit verbundene Herausforderungen Die Anzahl der Beschäftigten im unmittelbaren Landesdienst konnte in den letzten Jahren zwar deutlich und dabei sozialverträglich abgebaut werden, jedoch besteht heute ein Personalüberhang von rund Dienstkräften. Die unkündbare Stellung zahlreicher Beschäftigter bzw. deren weitgehender tarifvertraglicher Schutz sowie die VBSV 2000 und die außerordentlichen Personaleinsparungen bilden die Rahmenbedingungen für die Konzeption des Zentralen Stellenpools. Parallel zum Personalüberhang treten in den Dienststellen teilweise Personalunterdeckungen auf. Mangels einer vollständigen landesweiten Transparenz freier Stellen oder befristeter Einsatzmöglichkeiten sowie auf Grund der dezentralen Verwaltung und Besetzung der Stellen/Einsatzmöglichkeiten durch die Bezirke bzw. Senatsverwaltungen kann ein effizienter, dienststellenübergreifender Ausgleich nur eingeschränkt stattfinden. Auch Anstrengungen zur Schaffung zusätzlicher Einsatzmöglichkeiten für Personalüberhangkräfte sind meist örtlich beschränkt und behindern damit eine Gesamtoptimierung für das Land Berlin. 12

13 Zielsetzung des Zentralen Stellenpools (ZStP) Der ZStP verfolgt vorrangig die folgenden Ziele: - die Unterstützung eines konsequenten und systematischen Abbaus des Personalüberhangs; - die Entlastung des Landeshaushalts; - die Eröffnung neuer Perspektiven für alle Überhangmitarbeiter des unmittelbaren Landesdienstes. Um diese Ziele zu erreichen, muss der ZStP insbesondere die folgenden Aufgaben bewältigen: - die Sicherstellung eines effizienten internen Arbeitsmarkts zur Besetzung möglichst aller offenen Stellen durch Personalüberhangkräfte - die Akquisition externer bzw. die Schaffung zusätzlicher interner Einsatzmöglichkeiten - die Einführung landesweiter transparenter und effizienter Vermittlungsprozesse sowie - eine optimierte Personalentwicklung. Daher umfasst das Konzept für den ZStP die Kernelemente interner Arbeitsmarkt und Akquisition von Einsatzmöglichkeiten, Vermittlung von Personalüberhangkräfte und Qualifizierung der Personalüberhangkräfte. Zusammenfassung der Kernelemente des ZStP Der interne Arbeitsmarkt zeichnet sich zukünftig durch eine umfassende Transparenz der zu besetzenden Stellen, ein direktes landesweites Management der Personalüberhangkräfte sowie die konsequent vorrangige Besetzung offener Stellen innerhalb des unmittelbaren Landesdienstes aus dem ZStP aus. Zusätzlich werden im Rahmen der Akquisition in enger Kooperation mit Personalservice-Agenturen /Zeitarbeitsfirmen gezielt Projekte und Einzeleinsatzmöglichkeiten auf dem externen Arbeitsmarkt angeworben und gemeinnützige Träger durch Personalüberhangkräfte unterstützt. Darüber hinaus werden zusätzliche kostenentlastende bzw. qualitätsverbessernde Leistungen durch Übergangseinsätze innerhalb des unmittelbaren Landesdienstes erbracht, die in enger Zusammenarbeit mit den Bezirken bzw. den Senatsverwaltungen definiert werden. Die Vermittlung unterscheidet bei internen Einsatzmöglichkeiten zwischen der Besetzung freier Stellen und der Abordnung in Übergangseinsätzen; in beiden Fällen ist eine freiwillige Meldung interessierter Personalüberhangkräfte jederzeit möglich und erwünscht. Bei der Besetzung freier Stellen trifft der ZStP parallel zu den freiwilligen Meldungen zusätzlich eine Vorauswahl geeigneter Kandidaten und schlägt diese der personalsuchenden Stelle vor. Diese entscheidet eigenverantwortlich und wählt die geeignetste Personalüberhangkraft aus. Bei der Abordnung in Übergangseinsätzen hingegen wählt der ZStP die geeignetste Personalüberhangkraft aus und weist diese zu. Bei der Besetzung externer Einsatzmöglichkeiten werden alle Personalüberhangkräfte berücksichtigt, die ihre Bereitschaft für externe Einsätze bekundet haben. 13

14 Die Personalentwicklung stützt sich neben einer kompetenten Betreuung und zielgerichteten Qualifizierung der Personalüberhangkräfte durch den ZStP auf die Möglichkeit der freiwilligen Meldung im Rahmen der Auswahl zum Personalüberhang, um so Dienstkräften zusätzliche Veränderungschancen zu eröffnen, sofern dienstliche Erwägungen der Behörde der freiwilligen Meldung zum Personalüberhang nicht entgegenstehen. Interner Arbeitsmarkt und Akquisition von zusätzlichen Einsatzmöglichkeiten Zielsetzung Ziel des Bereichs Akquisition ist die Erfassung aller zu besetzenden freien Stellen sowie die zusätzliche Erfassung und Anwerbung befristeter Beschäftigungsmöglichkeiten (Übergangseinsätze), um eine größtmögliche Transparenz über alle verfügbaren Einsatzmöglichkeiten für Personalüberhangkräfte und damit eine entscheidende Voraussetzung für eine effektive Vermittlung zu schaffen. Darüber hinaus berät der Bereich Akquisition die Dienststellen in allen Fragen, die in Zusammenhang mit Übergangseinsätzen stehen, und schlägt abhängig von den vorhandenen Personalressourcen den Dienststellen potenzielle Einsatzmöglichkeiten vor. Einsatzmöglichkeiten innerhalb des unmittelbaren Landesdienstes Es wird zwischen freien Stellen und befristeten zusätzlichen Einsatzmöglichkeiten (Übergangseinsätze) unterschieden. Freie Stellen (Interner Arbeitsmarkt) Die personalsuchende Dienststelle meldet freie Stellen direkt an den ZStP. Die Meldung erfolgt zum frühestmöglichen Zeitpunkt, so dass eine entsprechende Einarbeitung und/oder ggf. erforderliche Qualifizierung der Personalüberhangkräfte erfolgen kann. 14

15 Interne Übergangseinsätze 1.1 Definition Als interne Übergangseinsätze werden im Normalfall alle befristeten zusätzlichen Einsätze innerhalb des unmittelbaren Landesdienstes bezeichnet, die - durch (Teil-)Personalkostendeckung oder durch andere Maßnahmen (Verminderung von Ausgaben und/oder Erhöhung von Einnahmen sowie Einsparung von Fremdvergaben) direkt oder indirekt zu einer Kostenentlastung des Landeshaushalts führen und/oder - qualitätsverbessernd wirken bzw. als stadtpolitisch bedeutsam eingestuft werden können. Die Einsätze tragen dabei zur Personalentwicklung der Personalüberhangkräfte durch Qualifizierung/Training am neuen Arbeitsplatz bei. Die Erfüllung von Regelarbeit im Rahmen von Übergangseinsätzen ist nur zulässig bei Aufgaben, die im besonderen politischen Interesse liegen (z.b. Unterstützung von Bezirken mit sozialen Brennpunkten), bei unvorhergesehenen Ereignissen oder bei Finanzierung aus befristeten freien Stellen z.b. aufgrund von Elternteilzeit oder Beurlaubungen. Alle Dienststellen der unmittelbaren Landesverwaltung sind gehalten, vor Ausschreibung oder Vertragsverlängerung von extern vergebenen Aufträgen zu prüfen, ob das beabsichtigte Ziel nicht durch den Einsatz von Personalüberhangkräften kostengünstiger und/oder besser erreicht werden könnte. Sie können bei Bedarf beim ZStP Personalüberhangkräfte für Übergangseinsätze anfordern. 1.2 Einsatzformen Übergangseinsätze können für einzelne Personen und/oder kleine oder größere Gruppen von Personalüberhangkräften beantragt werden. Sie können sowohl auf die Erledigung einer vorgegebenen Aufgabe in einer Dienststelle (Einzeleinsatz) als auch auf ein bestimmtes Arbeitsergebnis (Projekt), z.b. die Entwicklung von Konzepten oder Gutachten, bezogen sein Einzeleinsätze Bei Einzeleinsätzen beschreibt die personalsuchende Stelle den beabsichtigten Einsatz und ist verantwortlich für die inhaltliche Ausgestaltung. Sie fordert beim ZStP die benötigten Personalressourcen an. 15

16 1.2.2 Projekte Bei Projekten beschreibt die personalsuchende Stelle das Ziel bzw. das erwartete Arbeitsergebnis. Der ZStP legt in enger Abstimmung mit der Einsatzstelle die zur Verwirklichung des Projekts erforderlichen Personalkapazitäten fest. Für den fachlichen täglichen Personaleinsatz ist die Dienststelle vor Ort verantwortlich. ZStP und Einsatzstelle schließen eine Zielvereinbarung ab, die auch die Anzahl der durch den ZStP bereitgestellten Personalüberhangkräfte beinhaltet. Zur Besetzung von Projekten kommen insbesondere in Betracht: - Spezialistenteams, Die beantragenden Dienststellen können je nach Erfordernissen - Personalüberhangkräfte auch für Projekte anfordern, deren Aufgabenerfüllung ganz bestimmte Qualifikationen voraussetzt. Voraussetzung für die Bildung und den Einsatz eines solchen Teams ist das Vorhandensein der benötigten Qualifikationen im Pool und eine Dienststelle, die einen solchen Einsatz, z.b. für ärztliche und/oder psychologische Begutachtungen im Bereich der Kinder-, Jugend- und Sozialhilfe, des Schwerbehindertenrechts, des Asylbewerberleistungsgesetzes oder der Einsatz von Teams, die sich auf bestimmte Aufgaben und Tätigkeiten spezialisieren, z.b. Archivierung, technische Dienstleistungen, ggf. Zertifizierungen benötigt; - allgemeine Projektteams für die Mitarbeit an Projektvorhaben der jeweiligen Dienststellen oder für die weitgehend selbständige Projektentwicklung, -leitung, -durchführung, -evaluation, -mitarbeit und -zuarbeit für vorgegebene Modellvorhaben, Erhebungen, Umfragen, Prozessoptimierung etc. Spezialisten und allgemeine Projektteams können nur in Abhängigkeit von den jeweils im Einzelfall vorhandenen bzw. durch Weiterbildung erzielten Qualifikationen der Personalüberhangkräfte entwickelt und eingesetzt werden. 1.3 Verfahren Beantragung von Übergangseinsätzen Die Beantragung von Übergangseinsätzen muss nachvollziehbar erkennen lassen, welche Ziele mit ihrem Einsatz verbunden sind. Sind diese nicht konkret zu belegen, so muss die Beantragung zumindest Plausibilisierungen in Bezug auf die beabsichtigte Einsparung und/oder Verbesserung der Qualität der Leistung der Verwaltung beinhalten, ebenso Angaben über die Anzahl der benötigten Personalüberhangkräfte, deren (kurzes) Anforderungsprofil sowie die Stellenbewertung und die Dauer der Maßnahme Prüfung und Bewilligung Der ZStP (Bereich Akquisition) entscheidet über die Angemessenheit und den Umfang des Einsatzes. Die Genehmigung eines Übergangseinsatzes stellt dabei nicht die automatische Verpflichtung des ZStP zur sofortigen Besetzung des Übergangseinsatzes mit Personal- 16

17 überhangkräften dar. Die Besetzung ist vielmehr abhängig von den im Personalüberhang vorhandenen Personen und deren Qualifikationen. Kann ein Übergangseinsatz erfolgreich besetzt werden, setzt sich der ZStP umgehend mit der entsprechenden Dienststelle in Verbindung, um die ordnungsgemäße Durchführung des Übergangseinsatzes sicherzustellen Einsatzdauer Die Dauer eines Übergangseinsatzes wird zu Beginn festgelegt. Die Einsatzstelle kann bei Antragstellung die Notwendigkeit einer längeren Dauer begründen bzw. in begründeten Einzelfällen die Verlängerung eines Einsatzes beantragen. Ausnahmen können insbesondere für Einsätze, die mit Personalüberhangkräften besetzt sind, die in absehbarer Zeit das Rentenalter oder die Freistellungsphase bei Altersteilzeit erreichen, erteilt werden Abordnung Die Übergangseinsätze der Personalüberhangkräfte erfolgen auf dem Wege der Abordnung Mitbestimmung des Personalrats, der Frauenvertreterin und der Schwerbehindertenvertretung Bei einem Übergangseinsatz mit einer Dauer von mehr als zwölf Monaten bei derselben Dienststelle gelten die üblichen Mitbestimmungs- bzw. Beteiligungsrechte des Personalrats, der Frauenvertreterin und der Schwerbehindertenvertretung. 1.4 Rechte und Pflichten Die Einsatzstelle ist verpflichtet, die Personalüberhangkraft in das Arbeitsgebiet sachgerecht einzuführen und ihr im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel die erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Die Einsatzstellen können einen Einsatz abbrechen, wenn sich abzeichnet, dass das beabsichtigte Ziel des Einsatzes nicht erreicht wird oder die erforderlichen Arbeitsmittel und Räumlichkeiten nicht mehr zur Verfügung gestellt werden können. In letzterem Fall ist eine Beendigung im Einvernehmen mit dem ZStP zur Gewährleistung der Planungssicherheit des ZStP und der Personalüberhangkraft unerläßlich. Vor Beendigung des Einsatzes ist ein Gespräch zwischen Einsatzstelle, Personalüberhangkraft und ZStP zu führen und das Ergebnis zu dokumentieren. 1.5 Kosten Wenn der ZStP einen Übergangseinsatz bewilligt und entsprechende Überhangmitarbeiter zur Verfügung gestellt hat, muß die Einsatzstelle keine Personalkosten für den Übergangseinsatz übernehmen (die Personalkosten verbleiben vollständig beim ZStP, Kapitel 2809). Die Sachkosten für den Übergangseinsatz trägt die Einsatzstelle. 17

18 1.6 Beispiele für Übergangseinsätze Zahlreiche Übergangseinsatzmöglichkeiten wurden bereits identifiziert, wenn diese zum Teil auch noch auf ihre konkrete Umsetzbarkeit zu prüfen sind: - Einrichtung flexibler Einsatzgruppen für Verschönerungsaktionen, z.b. in Kitas; - Einsatz in Fällen des Mutterschutzes und der Elternzeit, Krankenvertretung oder im Falle ausgesteuerter Mitarbeiter (lang anhaltende Kankheit) - Fallmanagement - Unterstützung dienstleistungsnaher Bereiche/ Qualitätsverbesserung durch Verringerung der Bearbeitungsfristen; - Entwicklung und Einsatz von Teams mit Personalüberhangkräften aus dem gehobenen oder höheren Dienst, z.b. für Projektentwicklung, -leitung, -evaluation etc. für diverse anspruchsvolle, selbständig wahrzunehmende Aufgaben; - Ordnung im Keller neben einer besseren Ablage vor allem Einsparung von Flächen durch den befristeten Einsatz von mobilen Archivierungsteams; - Kulturhauptstadt Berlin Unterstützung aller kulturellen Einrichtungen durch geeignete Personalüberhangkräfte, z.b. durch Spendeneinwerbung; - Personelle Unterstützung der Maßnahmen zur Vermeidung (Bekämpfung) von sozialem Mißbrauch durch Einrichtung von Prüf- und Ermittlungsdiensten in den Bezirken; - Unterstützung bei der Kontrolle der Einhaltung der Verpackungsverordnung (Dosenpfand). 1.7 Ideenfindungsprozess zur Schaffung neuer, zusätzlicher Übergangseinsatzmöglichkeiten Zur Schaffung neuer, zusätzlicher Übergangseinsatzmöglichkeiten wird in Kooperation mit interessierten Dienststellen und Personalüberhangkräften - unter Berücksichtigung absehbarer Veränderungsprozesse - ein Ideenfindungs- und -entwicklungsprozess angeregt und etabliert. 18

19 Einsatzmöglichkeiten außerhalb des unmittelbaren Landesdienstes Allgemeine Zielsetzung Interessierten Personalüberhangkräften, die sich freiwillig melden, wird z.b. im Rahmen von Beurlaubungen die Möglichkeit gegeben, Tätigkeiten außerhalb des unmittelbaren Landesdienstes zu erproben, ohne sich sofort für eine endgültige Beendigung des Dienst- bzw. Arbeitsverhältnisses mit dem Land Berlin entscheiden zu müssen. Der ZStP akquiriert dazu selbst externe Einsatzmöglichkeiten und strebt darüber hinaus eine enge Zusammenarbeit mit dem Landesarbeitsamt und intensive Kooperationsbeziehungen zu staatlichen bzw. ehemals staatlichen Einrichtungen sowie zu Personalservice-Agenturen/ Leiharbeitsfirmen an. Zusammenarbeit mit dem Landesarbeitsamt und staatlichen bzw. ehemals staatlichen Stellen und Einrichtungen 1.8 Zielsetzung Um die Angebote für Personalüberhangkräfte zur Aufnahme externer Arbeitsmöglichkeiten zu erweitern, soll eng mit dem Landesarbeitsamt, mit Bereichen der mittelbaren Landesverwaltung, mit Verwaltungen des Bundes und anderer Bundesländer sowie mit ehemals staatlichen Eigenbetrieben zusammengearbeitet werden. 1.9 Mögliche Formen der Zusammenarbeit Durch eine Kooperation mit dem Landesarbeitsamt soll es den Personalüberhangkräften ermöglicht werden, sich freiwillig als arbeitssuchend zu melden und damit in die Vermittlung des Arbeitsamts einbezogen zu werden. Darüber hinaus soll eine wechselseitige Teilnahme an den jeweiligen Qualifizierungsmaßnahmen vereinbart werden. Bei entsprechender Qualifizierung der Personalüberhangkräfte können diese z.b. eine Dozententätigkeit bei Qualifizierungsmaßnahmen des Landesarbeitsamts ausüben. Die Zusammenarbeit mit Bereichen der mittelbaren Landesverwaltung, mit Verwaltungen des Bundes und anderer Bundesländer sowie mit ehemals staatlichen Eigenbetrieben soll sich durch eine freiwillige wechselseitige Berücksichtung von Personalüberhangkräften auszeichnen. Zum Beispiel soll - auf freiwilliger Basis der betroffenen Stellen - bei Fehlen einer geeigneten Personalüberhangkraft im eigenen Bereich und nach erfolgloser interner Ausschreibung für die Besetzung einer freien Stelle vorrangig eine Personalüberhangkraft des Kooperationspartners berücksichtigt werden. Dabei werden bei wechselseitigen Übergangseinsätzen von Personalüberhangkräften in der Regel keine Personalkosten verrechnet, um den hohen Aufwand bei der Kostenverrechnung/den Transferzahlungen zu vermeiden. Zusammenarbeit mit Personalservice-Agenturen und Zeitarbeitsfirmen 1.10 Zielsetzung Zur Erschließung von weiteren befristeten externen Einsatzmöglichkeiten für interessierte Personalüberhangkräfte findet neben der geplanten Kooperation mit dem Lan- 19

20 desarbeitsamt eine enge Zusammenarbeit mit Personalservice- Agenturen/Zeitarbeitsfirmen statt. Der ZStP nutzt die Erfahrung und das Netzwerk der Kooperationspartner, während diese Zugang zu qualifizierten Arbeitssuchenden erhalten. Erklärtes Ziel der Zusammenarbeit ist neben der Vermittlung Einzelner ("klassische" befristete Einsätze) insbesondere auch die Akquirierung von Projekten, in die ganze Gruppen von Personalüberhangkräften vermittelt werden können. So kommen in Unternehmen z.b. Projekte im Zusammenhang mit der Umgestaltung von Prozessen, der Neueinführung von Systemen, der Bereinigung von Datenbanken etc. in Betracht Form der Zusammenarbeit und Verfahren Die Teilnahme der Personalüberhangkräfte an der Vermittlung durch externe Vermittlungsfirmen erfolgt auf freiwilliger Basis. Die sich meldenden Personalüberhangkräfte werden bei der externen Vermittlungsfirma geführt und ggf. auch in befristete externe Einsatzmöglichkeiten vermittelt, verbleiben aber dienst- und arbeitsrechtlich weiterhin beim Land Berlin und formal im ZStP, der auch die Personalkosten für alle Personalüberhangkräfte trägt, d.h. auch für jene, die in externe Arbeitsplätze vermittelt werden. Den Personalservice-Agenturen/ Zeitarbeitsfirmen entsteht lediglich ein Verwaltungsaufwand. Im Falle einer erfolgreichen Vermittlung leiten die Vermittlungsfirmen einen Teil ihrer Einnahmen an den ZStP weiter. Eine möglichst schnelle und dauerhafte Vermittlung wird dabei besonders berücksichtigt, d.h. der Anteil der Einnahmen, die der Vermittlungsfirma verbleiben, ist in diesem Fall besonders hoch. Eigene Akquisition von Einsatzmöglichkeiten am externen Arbeitsmarkt 1.12 Zielsetzung Der ZStP selbst akquiriert Einsatzmöglichkeiten am externen Arbeitsmarkt, um Einnahmen zu erzielen und interessierten Personalüberhangkräften die Möglichkeit zu erschließen, neue Arbeitsverhältnisse kennen zu lernen Mögliche Umsetzungsformen Der ZStP vermittelt interessierte Personalüberhangkräfte direkt an den externen Arbeitsmarkt (Gestellung/Sonderurlaub) oder erstellt zur Erfüllung von akquirierten Einzelaufträgen (z.b. Erstellung von Gutachten, Erarbeitung von Konzepten) Gewerke. Vermittlung von Personalüberhangkräften Zielsetzung Für Beschäftigte des unmittelbaren Landesdienstes, deren Stellen auf Grund von Haushalts- und Strukturentscheidungen mit einem kw-vermerk versehen und ggf. nach erfolgter Auswahl gemäß der VBSV 2000 dem Personalüberhang zugeordnet werden, müssen durch den ZStP schnellstmöglich neue Beschäftigungsfelder gefunden werden. Ziel der Vermittlung ist dabei eine schnelle und möglichst optimale Zuordnung von Personalüberhangkräften auf freie Stellen bzw. in befristete Einsatzmöglichkeiten, insbesondere durch eine transparente und ausgewogene Berücksichtigung von individuellen und institutionellen Interessen. Vorbereitung der Vermittlung 20

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