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1 Civilian Personnel Newsletter Welcome to the September edition of our Newsletter! The hot topics this month include information on reasonable accommodation, as well as the FSEHB Open Season You can also find the current KMC Off-limits list and information on Non Temporary Storage (NTS). On the Non-US side, we have information on Severity Allowance and On-the-job accidents. Please check pages 9-13 for more information. Inside this issue CAC Card Renewal 2 How to obtain a SOFA stamp Employment Opportunities 3 Book of the Month 4 2 Current KMC Off-limits list 4 Do you want to see us address a certain topic? Please send your request to Reasonable Accommodation 5 Non Temporary Storage 5 Leadership Opportunities Available as Special Emphasis Program Manager (SEPM) 6 Daylight Savings Time Ends 7 Quote of the Month Our greatest glory is not in never failing, but in rising up every time we fail. Ralph Waldo Emerson 2016 FEHB Open Season Information Internal Air Force Recruitment Area of Consideration (AOC) Hatch Act Modernization Act of 2012 LN News: - Sick during Annual Leave; - Payment of Severity Allowance for Non-US employees; - Doctor s appointments during work hours - On-the-Job Accidents

2 Renewal of CAC Card (US Civilians only!) (POC: ) US civilian employees need to contact the Civilian Personnel Section Customer Service to request a new employee/dependent ID card or the employee CAC card request form. New ID card requests can only be processed within 90 days of the current card s expiration date. Forms can be obtained via at or DSN: Please allow Customer Service one business day to complete your documents. Customer Service hours are Mon-Fri and hours. How to obtain a SOFA stamp (POC: ) Many Americans stationed overseas are unfamiliar with the requirements and formalities associated with what is known as a SOFA stamp. SOFA stands for Status of Forces Agreement, and a SOFA stamp is a stamp that goes in a passport which identifies the bearer as one who is exempt from ordinary visa and customs requirements. SOFA stamps are issued to eligible civilian personnel. It is not uncommon for German passport control agents to demand to see a SOFA stamp when American civilians stationed in Germany attempt to re-enter Germany after traveling abroad. Eligible American civilians stationed in Germany are only entitled to one SOFA stamp. Civilians who received a red official passport should already have a SOFA stamp on one of the visa pages inside the passport. If you and your dependent family member do not have an official passport, you are required to have a valid SOFA stamp in your tourist passport. SOFA stamps for tourist passports are printed on a separate page of blue paper and laminated in plastic. Air Force DOD civilian employees should contact the Civilian Personnel Section Customer Service via at or DSN to request an AE Form A (SOFA request form). You will need to provide a copy of the passport (1st page where the picture is) in order to prepare the necessary form. We will return the completed form to you via . Customer Service hours are Mon-Fri and 1230 to 1500 hours. September 2015 Page 2

3 ! Employment Opportunities! Employment opportunities in the Kaiserslautern Military Community (KMC), Ramstein Air Base, Germany, and surrounding areas are available for the talented individuals that support warfighters and their families. Civil Service employment (appropriated/non-appropriated) is generally located on the base and its surrounding area. The following links can help you find US, Non-US, or a NAF job. The KMC is home to numerous personnel offices in the appropriated and non-appropriated funded arenas. US & Non-US Civilian Personnel Section (CPS) Location: Bldg. 2120, Phone: DSN: ; FAX: Customer Service Hours: Monday through Friday and th Force Support Human Resources Office (NAF HRO) Location: Bldg. 2118, Phone: DSN or Fax: Customer Service Hours: Monday through Thursday Friday * Every Wednesday the back office is closed, only the front desk is open* Page 3 Civilian Personnel Newsletter

4 How Will You Measure Your Life?, Clayton M. Christensen From the world s leading thinker on innovation and New York Times bestselling author, Clayton M. Christensen, comes an unconventional book of inspiration and wisdom for achieving a fulfilling life. The book is a book of lucid observations and penetrating insights designed to help any reader - student or teacher, mid-career professional or retiree, parent or child - forge their own paths to fulfillment. CURRENT KMC OFF-LIMITS LIST Off-limits establishments and individuals within the KMC as of 1 June Please note that for Non-US employees this is for information only! Für alle nicht-amerikanischen Mitarbeiter dient dies nur zur Information! U.S. Forces personnel are prohibited from entering establishments or conducting business with the below firms, individuals, and organizations, except as required by official business. U.S. Forces military members who violate this prohibition are subject to punishment under the Uniform Code of Military Justice. Civilians are cautioned these establishments have been declared off-limits to members of the Armed Forces because the commander has determined they threaten the health, safety, morale or welfare of service members. 1. Marco Banf (MBT and BTM Moving Company), Kirchdell 16, Kaiserslautern 2. James Brown (Cleaning Business), Obergasse 20, Weilerbach 3. Axel Burghammer (Car Sales), Im Bachgraben 11, Landstuhl 4. Ramona Froehlich (Day Care), Helebstr. 12, Katzweiler 5. Talip Gundogan (The Green Smile), Kaemmererstr. 69, Worms 6. Mohammad Koohi (Arya Club), Steinstr. 56, Kaiserslautern 7. Martin Massa (Cleaning Business), Rudolf-Breitscheid-Str. 77, Kaiserslautern 8. Edgar Mayer (Autohaus Mayer and Gas Station), Kaiserstr. 87, Bruchmuehlbach 9. Angelika Picker (AP Bausysteme/Construction), Kaiserstr. 15, Pirmasens 10. Gisela Smith and Herbert Sator (Dog Seller), Steinwendener Str. 23a, Kottweiler 11. Brigitte Weinand (Day Care), Weberstr. 21, Kindsbach 12. Steffen Wick (Investment Business), Auf dem Riedel 21, Waldfischbach September 2015 Page 4

5 Reasonable Accommodation Information What is Reasonable Accommodation? The Air Force must reasonably accommodate qualified employees or applicants with a disability, unless the accommodation would impose an undue hardship. Reasonable accommodation is an adjustment or alteration that enables a qualified person with a disability to apply for a job, perform job duties, or enjoy equal benefits and privileges in employment equal to those of employees without disabilities. Who is eligible for Reasonable Accommodation? Any individual with a disability who (1) has a physical or mental impairment that substantially limits one or more major life activities; (2) has a record of such impairment; or (3) is regarded as having such impairment. The concept of reasonable accommodation applies to all aspects of employment, including recruitment, work location and scheduled training, promotion, reassignment, and develop-mental assignments. How is Reasonable Accommodation requested? The individual requesting the accommodation may present a request for reasonable accommodation in writing or orally. GS employees should contact their servicing Employee Management Relations (EMR) Specialist ( or ) for assistance with the application process requirements. NAF employees should contact the NAF HRO at for assistance and further information. Non-US employees may address any work place related problems or any concerns in regard to working conditions to their supervisor. If the supervisor needs advice on how to proceed in such cases, a first POC may be the servicing Non-US Employee Relation Specialist. For 86 FSS call, tel.: Non Temporary Storage (NTS) If you put Household Goods (HHG) into NTS back in CONUS before you left to come overseas, the government is most likely paying for that storage. As a result, you will getting reminders from the Joint Personnel Property Storage Offices (JPPSOs) who manage the storage contracts all over CONUS, asking you to provide a new fund citation or line of accounting to cover the storage fees for FY16. These reminders are no cause for concern if you have registered in our database when you first arrived. That will take care of producing an extension letter automatically to cover you for the next year. Since this doesn t happen until October, and the JPPSOs are trying to get ahead of the game, this time lag will probably cause you to receive a couple of reminders before the letters are actually produced again no cause for alarm; if you re in the database we have you covered. If you are uncertain whether you have been registered in our database, please feel free to check it out by ing us at 86 Page 5 Civilian Personnel Newsletter

6 Leadership Opportunities Available as Special Emphasis Program Manager (SEPM) Are you looking for new challenges? Would you like to be in a position to make a difference? Are you interested in promoting equal opportunity for all people? If so, you could be one of Ramstein Air Base's next Special Emphasis Program Managers. What are Special Emphasis Programs? It is Air Force policy that personnel management be accomplished in a manner that is free from discrimination and to provide equal opportunity for all applicants and employees regardless of their race, color, religion, age, sex, national origin or disability. Special Emphasis Programs are management programs established to ensure equal employment opportunity for minorities, women and individuals with disabilities in various categories and occupations and in all organizational components. There are six SEPM collateral duty positions: American Indian/Alaskan Native Employment Program, Asian American/ Pacific Islander Employment Program, Black/African American Employment Program, Federal Women's Program, Hispanic Employment Program, and People with Disabilities Program. Who can be a SEPM? All Ramstein Air Base federal civil service employees (on permanent appointments at Ramstein Air Base), GS/GG- 7s/WG-8s and above, are eligible to apply. Employees do not need to be of the gender or minority group to apply. What are the benefits of becoming a SEPM? There are several benefits from assuming the SEPM responsibilities, such as; leadership and management experience, program management, mentoring, coaching, personal satisfaction, training and networking. What is a collateral duty? These program management assignments are collateral duty and account for 20 percent of a selected employee's full time position. Prospective candidates must have their first-level supervisor's support to devote the necessary time. Selected employees will remain in their current position and duty location. A performance element will be added to their performance plans and the SEPM collateral duties will be documented in employees' work history as a detail. What is expected of a SEPM? Duties include working with management officials, employees, community outreach activities and establishing rapport at all levels. Strong communication (oral and written) and organizational skills are important to be successful as a SEPM. SEPM may also work with committees during special observances. (See the DEOMI site for a listing of observances at SpecialObservance/ Presentations_category.cfm) Formal training in leadership or management is not required. Each SEPM is responsible for the concerns of the represented group in the areas of hiring, training, mentoring, career development and retention and serves as an advisor to both the workforce and management officials, ensuring that all persons are provided opportunities to participate in the full range of employment opportunities and achieve their fullest potential. Call or to sign up. September 2015 Page 6

7 Daylight Savings Time Ends Just a reminder that daylight savings time ends the last Sunday in October. On 25 Oct 15 at 0159, clocks will be set back one hour to Therefore, employees working at 0159 Sunday morning will work an extra hour. An employee who works this extra hour will be entitled to overtime provided they meet the overtime requirements (e.g., work in excess of eight hours in a day or 40 hours in a week). Employees on leave for that shift will be charged eight hours of leave FEHB Open Season Information The 2016 FEHB Open Season for health benefits, dental, and vision insurance and Flexible Spending Accounts will run from 09 Nov - 14 Dec 15. Representatives from the American Foreign Service Protective Association will be available to provide information to employees on Monday, 19 Oct 15, from hours at the USAFE Conference Center, Bldg 306-A in the Foulis Room. No appointments are necessary. Please direct your questions to the Civilian Personnel Section Customer Service Office at mil DSN , or COMM Internal Air Force Recruitment Area of Consideration (AOC) Attention Selecting Officials, effective 10 Aug 15, the recruitment for Appropriated Fund (APF) civilian hires was expanded for internal Air Force. Per HQ USAFE/A1, this modification "...will provide optimum flexibility for management and allow the flow of high quality candidates across component lines..." Modification will include the mandatory addition of DoD wide (versus AF wide) applicants, transfer, and reinstatement eligible applicants. Managers will notice very little change other than a possible increase in the number of referred applicants when recruiting for APF civilian vacancies. The recruitment options are identified on the Request for Personnel Action Checklist and your servicing Staffing Specialist will ensure these sources for recruitment are added if not annotated upon receipt. If you have questions on the AOC expansion, please discuss them with your servicing Staffing Specialist prior to recruitment Hatch Act Modernization Act of 2012 On December 19, 2012, the U.S. House of Representatives passed the Hatch Act Modernization Act of 2012 (the Act). The Act modifies the penalty structure for violations of the Hatch Act by federal employees. The changes became effective on January 27, Under the modified penalty structure, an employee who violates the Hatch Act is subject to a range of disciplinary actions. This includes removal from federal service, reduction in grade, debarment from federal employment for a period not to exceed 5 years, suspension, reprimand, or a civil penalty not to exceed $1,000. (Before enactment of these amendments, an employee was subject to removal, or in some cases, a suspension of no less than 30 days for Hatch Act violations). The modified penalty structure applies to violations that occurred before, on, or after January 27, 2013, unless OSC has already initiated a complaint with the Merit Systems Protection Board as of that date, or an employee has already entered into a settlement agreement with OSC. Page 7 Civilian Personnel Newsletter

8 Local National News Krank im Urlaub was ist zu tun? Wenn Sie im Erholungsurlaub krank werden, können Sie sich nicht erholen. Daher werden Krankheitstage, die durch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung belegt sind, nicht auf den Urlaub angerechnet. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Erkrankung der Dienststelle unverzüglich angezeigt und durch ärztliches Attest nachgewiesen wird. Unverzüglich heißt ohne schuldhaftes Zoegern. Wir empfehlen deshalb, Ihren Vorgesetzten sofort telefonisch über die Erkrankung und die voraussichtliche Dauer zu informieren. Die Zustellung der ärztlichen Bescheinigung kann zum Beispiel per Eilbrief oder Fax erfolgen. Deshalb Adresse, Telefonnummer und Faxnummer Ihrer Dienststelle immer dabei haben. Ihr Urlaub verlängert sich nicht automatisch um die Krankheitstage. Vielmehr müssen Sie Ihre Arbeit nach Ende des beantragten Urlaubszeitraumes, oder nach Ende der Arbeitsunfähigkeit, wieder aufnehmen. Verletzen Sie diese Pflichten, so geht dies zu Ihren Lasten. Sick During Annual Leave What do I Have to do? When you get sick during your leave you cannot recuperate. Such days of sickness documented by a physician will not be computed against your annual leave. However, this requires you to notify your employing organization immediately of your sickness and to provide a doctor s certificate. Immediately means without undue delay. Therefore, we recommend you notify your supervisor right away telephonically about your illness and its proposed duration. The doctor s certificate for example could be submitted by express letter or fax. Make sure you always carry address, telephone- and fax number of your employing organization with you. Sick days do not automatically extend your leave period. In fact you have to return to work after the end of the leave or after the illness. It is to your disadvantage when you violate these obligations. Page 8 Civilian Personnel Newsletter

9 Local National News Zahlung von Erschwerniszulagen an Nichtamerikanische Arbeitnehmer/innen (Ref.: TVAL II, Para 21, Ziffer 4 & Anhang S, sowie USAFEI , Kapitel 11 & Anhang 2) Arbeitnehmer/innen welche unter gefährlichen, gesundheitsgefährdenden und/oder anderen erschwerten Arbeitsbedingungen ihre Arbeit verrichten, haben grundsaetzlich einen Anspruch auf Zahlung von Erschwerniszulagen. Primär ist die Dienststelle angehalten, mit allen zur Verfuegung stehenden Mitteln, die Arbeit so zu planen, dass ihre Arbeitnehmer/innen keinen erschwerten oder gesundheits-gefährdenden Arbeitsbedingungen ausgesetzt werden. Falls dies unumgaenglich ist, wird das Personalbüro kontaktiert und eine Überprüfung vor Ort terminiert. Wenn notwendig, konsultiert Management die entsprechenden Sachverständigen aus den Bereichen Sicherheit oder Arbeits- und Gesundheitsschutz, um das Vorhandensein und die Intensität der erschwerten Arbeitsbedingungen festzustellen (z.b. Lärmaussetzung Bio Environmental zwecks Messungen vor Ort). Sollten Schutzkleidung und/oder Arbeitsgeräte zum Schutz der Arbeitnehmer durch Sicherheitsbestimmungen vorgeschrieben sein, so werden diese von der Dienststelle unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Das Tragen oder die Benutzung von Arbeitssicherheit-relevanten Utensilien schliesst nicht den Anspruch auf Zahlung von Erschwerniszulagen aus, wenn die Tätigkeiten weiterhin unter erschwerten Arbeitsbedingungen gemäß TVAL II, Para 21, Ziffer 4, sowie Anhang S und USAFEI , Kapitel 11, verrichtet werden. Sobald alle Beteiligten das Arbeiten unter erschwerten Bedingungen bestätigt haben, wird eine USAFE Form 818, Positions Exposed To Severe Conditions, erstellt um die Positionen zu erfassen, welche diesen Erschwernissen ausgesetzt sind. Das Original des Formblattes wird der Klassifizierungsabteilung des Personalbüros zur Genehmigung vorgelegt. Die Klassifizierungabteilung prueft den Antrag und leitet, falls genehmigt, eine Unterschriebene Kopie and die Dienststelle weiter. Erst ab Erhalten dieser genehmigten Kopie ist die Zahlung einer Erschwerniszulage zulässig. Sollte ein/e Arbeitnehmer/in bereits im Vorfeld erschwerten Arbeitsbedingungen ausgesetzt sein, so wird die Dienststelle diese angefallenen Zeiten festhalten, und nach Erhalt der Genehmigung der erschwerten Arbeitsbedingungen die Zahlung der Zulagen veranlassen. Der/Die Vorgesetzte/n sind verantwortlich fuer die korrekte Erfassung und Weiterleitung der angefallenen Zeiten von Erschwerniszulagen. Dies beinhaltet Stunden sowie Teilstunden, welche erst am Ende des Monats auf volle Stunden aufgerundet werden. Erschwerniszulagen werden nur fuer die Zeit gezahlt, in der der/die Arbeitnehmer/in Erschwernissen bei der Verrichtung der Arbeit akut ausgesetzt war. Für weitere Informationen bezüglich des Verfahrens, den Voraussetzungen, und der Beantragung von Erschwerniszulagen wenden Sie sich bitte an die Klassifizierungsabteilung des Personalbüros, erreichbar unter: DSN: oder COMM: Page 9 Civilian Personnel Newsletter

10 Local National News Payment of Severity Allowance for Non-US employees (Ref.: CTA II, Article 21, Para 4 & Appendix S and USAFEI , Chapter 11 & Attachment 2) Employees, who are exposed to dangerous, healthhazardous, or other severe working conditions are generally entitled to payments of severity allowance. Primarily the employing agency is responsible to make every effort to eliminate severe working conditions. If severe conditions cannot be eliminated, the employing agency will contact Personnel Staff to schedule an onsite visit, and if necessary, management will obtain support from safety and/or, as appropriate, industrial hygiene authorities to determine the presence and intensity of severe working conditions (i.e. loud noise Bio Environmental to take measurements). If use of protective clothing and/or equipment is mandatory by safety regulations, management will supply these items at no costs to employees. Utilizing protective gear and/or equipment does not eliminate employee s entitlement to SA payment if their activities are still exposed to the severe working conditions specified in CTA II, Article 21, Para 4 & Appendix S and USAFEI , Chapter 11. Once the severe working conditions are confirmed by Civilian Personnel Staff, the supervisor, resource advisor or management officials, a USAFE Form 818, Positions Exposed to Severe Conditions will be filled out in order to identify positions within the unit who are exposed to severe conditions. The original form will be forwarded to Civilian Personnel Staff for approval. The Classification Section verifies the request and, if approved, will route a copy of the form back to the employing agency for their records. Once the employing agency receives this copy, severity allowance payments are allowed. If employees are exposed to severe conditions before a final determination is made, management will record hours of exposure and, if request is approved, payments will be made retroactively. Supervisors are responsible for accurately gathering and routing accrued times of exposure. This includes hours and partial hours, which will be rounded up to full hours at the end of the month. Payments of severity allowance will be made solely for the time employees are actually exposed to these conditions. For further information regarding Severity Allowance for Non-US employees feel free to contact the Personnel Staff Classification Section: DSN # or COMM # September 2015 Page 10

11 Hat der Beschäftigte das Recht, während der Arbeitszeit einen Arzt zu besuchen? Local National News Arztbesuch während der Arbeitszeit Gemäβ Tarifvertrag wird der Beschäftigte für das erstmalige Aufsuchen eines Arztes bis zur Höchstdauer von einem Tag freigestellt. Der Beschäftigte wird zudem für die jeweils unerlässlich erforderliche Zeit bei angeordneten ärztlichen Untersuchungen freigestellt bzw. für Behandlungen, wenn diese nicht auβerhalb der Arbeitszeit durchgeführt werden können. Des Weiteren hat der Beschäftigte das Recht in einem Notfall oder bei akuten Beschwerden, einen Arzt während der Arbeitszeit aufzusuchen oder wenn der Arzt aus organisatorischen Gründen in seiner Praxis Behandlungszeiten vorgibt. Dies gilt z.b. für eine morgendliche Blutabnahme im nüchternen Zustand des Patienten. Generell aber muss der Beschäftigte versuchen, einen Arzttermin außerhalb seiner persönlichen Arbeitszeit zu vereinbaren. Ist es dem Beschäftigten z.b. wegen den Bedingungen der Arztpraxis nicht möglich, einen Doctor s appointments during work hours Has an employee the right to make doctor s appointments during work hours? IAW the tariff agreement the employee is released from duty with pay for a maximum of one day for a first-time physician consultation. Furthermore the employee will be released from duty for the time absolutely necessary for scheduled medical examinations or treatment if appointments cannot be scheduled off-duty. Also in emergency situations or in case of acute symptoms, the employee has the right to visit a doctor during work hours. The same applies if the doctor sets up an appointment due to operational reasons in his/her practice, e.g. if the patient is required not to eat and drink in the morning before a blood test. In general the employee must do everything to schedule a doctor s appointment outside his work hours. If this will not be possible for example due Behandlungstermin außerhalb seiner persönlichen Arbeitszeit zu vereinbaren, so muss der Arbeitgeber ihn für die notwendige Zeit bezahlt freistellen, obwohl keine besondere Dringlichkeit der Behandlung besteht. Wichtig: Auch in diesen Fällen ist der Beschäftigte grundsätzlich verpflichtet, einen frühen oder späten Termin zu wählen, damit der Arbeitgeber durch die notwendigen Fahrtzeiten nicht zusätzlich belastet wird. Der Arbeitgeber hat das Recht, sich für die Dauer des Arztbesuches einen Beleg vorlegen zu lassen. Was gilt für Teilzeitkräfte? Teilzeitkräfte haben nach Ansicht gängiger Rechtsprechung auf Grund ihrer geringeren Arbeitszeit die Möglichkeit, ihre Arzttermine außerhalb ihrer Arbeitszeit zu legen. Aber auch hier sind Ausnahmen denkbar, wie z.b. bei einer ambulanten Spezialuntersuchung im Krankenhaus, einem Notfall oder bei akuten Beschwerden. to the doctor s office conditions, the employer has to release the employee from duty with pay even if there is not an urgent situation. Important: Even in these cases, the employee is obligated to choose an earlier or later date so that the employer will not be additionally burdened by necessary driving time. The employer has the right to request the employee to produce evidence for the time of the doctor s visit. What applies to part-time employees? In accordance with current jurisdiction, part time employees are able to schedule their doctor s appointments outside their regular work hours due to the reduced work hours. But even here exceptions are to be made if for example there is a special examination in the hospital, an emergency situation or acute symptoms. Page 11 Civilian Personnel Newsletter

12 Local National News Arbeitsunfälle Jeder Arbeitsunfall oder Wegeunfall zwischen Wohnung und Arbeitsplatz muss dem Vorgesetzten gemeldet werden. Selbst wenn der Unfall keine oder nur eine kurze Arbeitsunfähigkeit nach sich zieht, ist es wichtig, eine Meldung zu machen, um Streitigkeiten zu vermeiden, sollten sich später gesundheitliche Probleme einstellen. Um Ansprüche geltend zu machen, müssen Ursache und Umstände nachvollziehbar sein. Bitte achten Sie darauf, dass Arbeitsunfälle unverzüglich Ihrem Vorgesetzten gemeldet werden! Dazu gehören: a. Alle durch einen Arbeitsunfall hervorgerufenen Verletzungen, die erste Hilfe oder ärztliche Behandlung erfordern. b. Alle Verletzungen auf dem Hin- und Rückweg zur Arbeit c. arbeitsbedingte Krankheiten Falls Verletzungen einen Arztbesuch oder eine Arbeitsunfähigkeit verursachen, muss eine Unfallmeldung, AE Formblatt A, in sechsfacher Ausfertigung unverzüglich zur weiteren Bearbeitung beim Personalbüro eingereicht werden. On-the-Job Accidents Did you know that any on-the-job injuries or accidents on duty or on the way to or from work have to be reported to your supervisor? Even if the accident/injury causes no or only a shortterm unfitness for work, a report is important to avoid disputes should health problems occur later. In case of a claim the cause or circumstances must be traceable. Please make sure to report all on-the-job accidents/injuries to your supervisor as soon as possible. This includes: a. Any injury requiring first aid as well as injuries for which the employee obtains medical treatment b. Any injury on your way to and from work c. Any occupational illness If injuries require a visit to a doctor or cause unfitness for work, AE Form A, LN accident report with six copies must be submitted to the civilian personnel office immediately for further processing. September 2015 Page 12

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