Bewerben für Internationale Friedenseinsätze

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1 Rekrutierung 2008 Bewerben für Internationale Friedenseinsätze Informationen und Tipps für Bewerbung und Interview

2 INHALT Vorwort OSZE, UNO und EU: Rekrutierungspraxis und -mechanismen Gestalten eines CV Bewerben für UN Peacekeeping Operations Questions and Answers by DPKO Online-Bewerbung: Tipps für das UN Personal History Profile (PHP) (by DPKO) Cover Letter Motivation Statement Job Interviews - Einführung Interview Skills (by DPKO) Competency-Based Interviewing: Konzept und Fragen zur Vorbereitung Weitere klassische Interview-Fragen Praktische Hinweise für Telefoninterviews Job Interviews bei UN Volunteers Job Resources Seite 2

3 Vorwort Sehr geehrte Mitglieder des ZIF-Expertenpools, mit dem mittlerweile dritten Workshop Bewerben für Internationale Friedenseinsätze im August 2008 haben wir auch diese Zusammenstellung von Informationen und Tipps überarbeitet und aktualisiert. Damit tragen wir den Veränderungen in der Personalpolitik und der Rekrutierungspraxis in den verschiedenen multilateralen Organisationen Rechnung. Die hier eingestellten Texte und Links mit Tipps und Hinweisen zu Bewerbungen für internationale Friedenseinsätze und Organisationen sollen unsere persönliche Beratung ergänzen und können selbständig für die Erstellung von Bewerbungsunterlagen und das Ausfüllen von Online- Formaten verwendet werden. In der individuellen Bewerbungsberatung von Poolmitgliedern sowie den Unterrichtungen in den ZIF-Grund- und Spezialisierungskursen haben wir stets vermittelt, dass eine sorgfältige, zielgerichtete Bewerbung und ein gelungenes Interview entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Bewerbung um eine Stelle in einer Friedensmission der UNO, OSZE, EU und anderen sind. Jede Bewerbung kann noch weiter verbessert werden. Aus Erfahrung wissen wir, dass viele Bewerbungen Defizite in der spezifischen Präsentation des eigenen Kompetenzprofils, der schlüssigen und handfesten Darstellung der Motivation sowie der konkreten Ausrichtung auf eine bestimmte Stelle, Arbeitgeber oder Dienstort aufweisen. Der Bereich Career Resources wird auch künftig weiterentwickelnt. In unserem ständigen Dialog mit den betreffenden Rekrutierungsstellen in UNO, OSZE und EU werden wir Sie über Änderungen der Bewerbungsmodalitäten und Auswahlverfahren für Friedenseinsätze auf dem Laufenden halten. Zugleich sind Ihre Anregungen, Rückmeldungen und Erfahrungsberichte aus Bewerbungs- und Auswahlverfahren für uns von größtem Interesse. Mit freundlichen Grüßen Jens Behrendt Leiter Einheit Rekrutierung Seite 3

4 1. OSZE, UNO und EU: Rekrutierungspraxis und -mechanismen Zwischen OSZE, UNO und EU gibt es fundamentale Unterschiede bezüglich der Rekrutierungsverfahren und Entsendebedingungen. Die Rekrutierungspraxis wird nachstehend in ihren wichtigsten Elementen kurz dargestellt. a) Organisation für Sicherheit und Zusammenarbeit in Europa (OSZE) Missionen: Derzeit unterhält die OSZE insgesamt 19 Feldeinsätze, darunter sieben Langzeit- Missionen und elf Länderbüros mit rund 650 internationalen Experten. Fünf der sieben Missionen befinden sich auf dem westlichen Balkan. Seit einigen Jahren entwickelt sich die Personalstärke in der OSZE, insbesondere auf dem westlichen Balkan rückläufig (mit Ausnahme des Kosovo). (http://www.osce.org/about/13510.html) Zuständigkeiten und Verfahren: Das Generalsekretariat in Wien ist zusammen mit den Missionen und Länderbüros für die Auswahl von Personal zuständig. In Wien prüft im Department of Human Resources eine vom Chief of Secondments geführte Einheit mittels des elektronischen REACT-Systems Bewerbungen, die von den Teilnehmerstaaten (in Deutschland durch das ZIF) eingereicht werden. Im Gegensatz zur UNO besetzt die OSZE Stellen in ihren Feldmissionen ganz überwiegend auf der Basis von Sekundierungen durch die Teilnehmerstaaten. Jeder Staat hat die Möglichkeit, Kandidaten/innen für die im Internet ausgeschriebenen Stellen zu nominieren. Etwa zwei Drittel der Teilnehmerstaaten tun dies, allerdings mit sehr unterschiedlichen Verfahren der Personalgewinnung und Vergütungen. Rolle des ZIF: Nur wenige Teilnehmerstaaten verfügen über eine dem ZIF vergleichbare integriert arbeitende Einrichtung. Die Nominierung und Entsendung von Deutschen erfolgt seitens des ZIF in enger Absprache mit dem Referat 203 Gesamteuropäische politische Strukturen/OSZE im AA. Unterstützt das AA politisch und finanziell eine Sekundierung, leitet das ZIF aussichtsreiche Bewerbungen an die OSZE weiter. Diese entscheidet dann über eine Zu- oder Absage. Sekundierte erhalten vom AA eine finanzielle Zuwendung; die OSZE zahlt zusätzlich ein Tagegeld. Weder das AA noch das ZIF sind Arbeitgeber. Die Sekundierten unterstehen vielmehr der OSZE. Die Laufzeit eines Vertrages beträgt zwölf Monate und kann je nach Bedarf verlängert werden. Die Zustimmung hängt u. a. von der Leistungsbeurteilung der Sekundierten sowie ausreichenden Haushaltsmitteln ab. b) Vereinte Nationen (UNO) Missionen: Ende 2006 unterhielt die UNO 16 Peacekeeping-Missionen sowie 10 Peacebuilding- Missionen. Diese bestehen gegenwärtig aus über ca Militärs und Polizisten sowie 7000 internationalen zivilen Experten (darunter 1900 UN Volunteers). Seit Ende der 90er Jahre hat sich die Personalstärke fast verfünffacht. Dieses Wachstum in UNO-Missionen betraf aber in erster Linie die militärischen Kontingente. Bei internationalem zivilem Personal war von 2002 bis 2006 ein Zuwachs von gut 20% zu verzeichnen. Dieser wurde weitgehend durch UN-internes Personal gedeckt. Außerdem wurden neben dem Aufbau neuer Missionen in Sudan, Côte d Ivoire, Seite 4

5 Haiti und Burundi gleichzeitig Missionen wie Ost-Timor, Sierra Leone, Eritrea/Äthiopien oder Kosovo abgebaut oder geschlossen. (http://www.un.org/depts/dpko/dpko/bnote.htm) Zuständigkeiten und Verfahren: Seit Anfang der 90er Jahre mit der ersten signifikanten Zunahme von zivilem Personal in UNO-Missionen sind das damals gegründete Department for Peacekeeping Operations (DPKO) und seine Personalstellen in den jeweiligen Missionen vor Ort zuständig für Rekrutierung und Personalwesen. Große Peacebuilding-Missionen wie die in Afghanistan, Irak oder Nepal werden im Auftrag des Department of Political Affairs ebenfalls vom DPKO verwaltet. Seit 2008 ist die Rekrutierung und das Management der Personaldatenbank auf das neu gegründete Department for Field Support (DFS) übergegangen, das von einer neu ernannten Under Secretary-General geleitet wird. Die fusionierte Einheit Recruitment, Outreach and Career Development Section ist für die Sichtung und Prüfung neuer Bewerbungen zuständig. Bewerbungen erfolgen i.d.r. auf Generic Job Profile, also nach Funktionsgruppe und Einstufung. Recruitment erteilt bei positiver Eignungsprüfung aufgrund der Online-Bewerbung (Personal History Profile) dann die so genannten Initial and Technical Clearances. Diese sind wiederum Voraussetzung dafür, dass eine oder mehrere Missionen Bewerber/innen zu einem (Telefon)Interview für eine konkrete Stelle einladen. Sollte dieses zu einem Angebot führen, kann es immer noch einige Monate dauern, bis der gesamte Prozess der Einstellung abgeschlossen ist. Einige Missionen haben die delegated authority of recruitment, während für die Mehrzahl das Management der Vakanzen über New York geht. Kandidatenauswahl für herausgehobene Positionen wie Chiefs of Administration/Finance/Personnel/Logistics/Procurement sowie Chief of Staff und Heads of Departments werden zentral in New York gesteuert. Der Wettbewerb um Stellen ist in UN-Missionen wesentlich höher als bei der OSZE. Allerdings haben die UN Personalengpässe bei Funktionen wie Logistik, Verwaltung, Personal, Beschaffung, Medizinischer Dienst und humanitäre Aktivitäten. Dies gilt vor allem für Missionen in frankophonen Regionen. Groß sind die Chancen auch bei Bereitschaft, in hazardous duty stations zu arbeiten, z.b. Afghanistan, Irak, Darfur. Anders als bei OSZE und EU ist in UN-Missionen bis auf wenige Ausnahmen seit 1997 gemäß einer Resolution der Generalversammlung jedoch nur noch von der UNO direkt angestelltes Personal, nicht aber national sekundiertes Personal zulässig. Die Entwicklungsländer befürchteten aufgrund von Sekundierungen einen übermäßigen Einfluss der Industrieländer auf die Arbeit der UNO, da ihnen die Mittel für Sekundierungen fehlen. Rolle des ZIF: ZIF, die Stabsstelle 05 Koordinator/in für internationale Personalpolitik im AA sowie die Ständige Vertretung in New York unterstützen daher in erster Linie Mitglieder des ZIF Pools bei ihren individuellen Bewerbungen oder ermutigen sie zu entsprechenden Bewerbungen. Der Vorbereitungskurs des ZIF ebenso wie die Mitgliedschaft im ZIF-Personalpool mit seiner sorgfältigen Vorauswahl dienen der UNO gegenüber als Qualitätssiegel und wird vom DPKO auch zunehmend als solches anerkannt. Die Unterstützung besteht in Beratung zum Bewerbungsverfahren, Empfehlungsschreiben, Tipps für Einstellungsgespräche sowie der Vermittlung von Kontakten zu deutschen Missionsmitarbeitern. Seite 5

6 c) Europäische Union (EU) Missionen: Im Bereich ziviles Krisenmanagement konzentriert sich die EU auf Polizei, Rechtsstaatlichkeit, Zivilverwaltung, Unterstützung der EU Sonderbeauftragten und Monitoring. Bislang hat die EU 20 Missionen durchgeführt, teils militärische, teils polizeiliche, einige mit anderen Schwerpunkten wie Border Management oder Rule of Law. Insbesondere die Missionen in Aceh, Bosnien-Herzegowina, Mazedonien und Georgien hatten bislang größere Kontingente an zivilen Experten. Mit der im Aufbau befindlichen Mission im Kosovo stößt die EU in eine neue Dimension vor. Bei der Entsendung von ca internationalen Kräften - vorwiegend Polizisten, aber auch mehr als 450 zivile Experten nimmt Deutschland eine Spitzenposition ein. (http://www.consilium.europa.eu/cms3_fo/showpage.asp?id=268&lang=en&mode=g) Zuständigkeiten und Verfahren: Grundsätzlich besteht eine Aufgabenteilung zwischen Ratssekretariat und Kommission. Zuständig für die Missionsplanung und Personalgewinnung ist das Ratssekretariat, genauer die Civilian Crisis Management Unit innerhalb des Directorate-General External and Political-Military Affairs. In der Kommission ist der Director General External Relations für alle finanziellen und administrativen Belange der Missionen verantwortlich. Zentrales koordinierendes Gremium ist der im Nizza-Vertrag geschaffene Ausschuss für zivile Aspekte des Krisenmanagements (CIVCOM), in dem Rat, Kommission und Vertreter der Mitgliedsstaaten beraten. CIVCOM arbeitet auf Ranghöhe des Militärausschusses. Ziviles Fach- und Führungspersonal wird entweder von den Mitgliedsstaaten vorgeschlagen und finanziert bzw. sekundiert oder von den Missionen direkt angestellt. Direkt Angestellte erhalten einen Arbeitsvertrag mit dem Head of Mission, nicht mit dem Rat oder der Kommission. Die EU praktiziert also ein Mischsystem von Sekundierung und Direktanstellung. Rolle des ZIF: Für neue Missionen schickt das EU-Ratsekretariat einen sog. Call for Contributions an die Mitgliedsstaaten, die daraufhin geeignetes Personal entweder als sekundierte Kräfte vorschlagen oder für eine Direktanstellung durch die Mission empfehlen. Im AA ist dafür das Referat 202 Europäische Sicherheits- und Verteidigungspolitik zuständig. In der Regel wendet sich Referat 202 an das ZIF mit der Bitte, sich um Bewerbungen von deutschem Personal zu bemühen. Für die bisherigen Missionen wurde das zivile Personal mit sehr kurzen Vorlaufzeiten rekrutiert, da erst eine Joint Action als Mandat des Rates für einen Einsatz vorliegen muss. Es obliegt einer Einzelfallentscheidung durch das AA, ob deutsche Kandidaten/innen sekundiert werden oder nicht. Die Civilian Crisis Management Unit im Rat und der jeweilige neu ernannte Head of Mission treffen letztlich die Personalauswahl. Für bereits laufende Missionen rekrutiert die Mission selbst, teils über eigene Ausschreibungen, teils über Anfrage nach Experten beim Rat in Brüssel. Seite 6

7 2. Gestalten eines CV a) Grundregeln für den CV Das ZIF möchte Ihnen mit dieser Zusammenstellung einige Tipps geben, wie Sie Ihre Chancen bei der Bewerbung in Internationalen Organisationen verbessern können. Machen Sie sich bewusst, dass hierfür zum Teil andere Regeln gelten, als für die Bewerbungen in Deutschland. Ihr Lebenslauf nimmt buchstäblich sehr viel eher den Charakter einer Be-Werbung ihrer Qualitäten an. Ein Arbeitgeber nimmt sich bei der Vorauswahl der Bewerber für die Durchsicht eines Lebenslaufes in der Regel nicht mehr als eine Minute Zeit. Ihre Bewerbung muss also auf den ersten Blick überzeugen können. Format Keine narrativen Lebensläufe, nur tabellarisch und übersichtlich gegliedert. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche Ihr CV sollte auf 3-4 Seiten Platz finden. Gerade für internationale Zielorganisationen müssen Sie sich und ihre bisherigen Tätigkeiten und Erfahrungen kurz und kompakt erklären. Gehen Sie nicht als selbstverständlich davon aus, dass die UN weiß, was Sie z.b. als Staatsanwalt oder Richter gemacht haben. Auch dies müssen Sie in kurzen bullet points mit wesentlichen Verantwortlichkeiten, Outputs, Ergebnissen darstellen und zwar so, dass es ein möglichst genaues Matching ergibt mit den hauptsächlichen Anforderungen der Stelle, für die Sie sich bewerben. Passen Sie Ihren Lebenslauf den Besonderheiten des angestrebten Arbeitsplatzes an Sehen Sie Ihren Lebenslauf vor dem Versenden an einen Arbeitgeber sorgfältig daraufhin durch, ob er dem geforderten Profil entspricht. Geben Sie ausschließlich Informationen an, die für die gewünschte Ausschreibung relevant sind. Kürzen Sie entsprechend, achten Sie jedoch darauf, dass ihr CV keine Lücken aufweist. Ihr Schwerpunkt sollte auf den Angaben zu Berufserfahrungen (vor allem im Hinblick auf den Erwerb von Führungsqualitäten) liegen. Orientieren Sie sich beim Herausstellen aller anderen Qualitäten an den speziellen Anforderungen des avisierten Arbeitgebers. Nutzen Sie das Wording der Zielorganisation in der Stellenausschreibung bzgl. der Aufgaben und Anforderungen. LAST BUT NOT LEAST: Packen Sie nicht alles in Ihren CV, was Sie jemals in Ihrem Leben gemacht haben und lassen Sie die Personaler nicht aussuchen, was für die Stelle passen und wichtig sein könnte! Gehen Sie selektiv vor: Was von meinen Tätigkeiten, Fertigkeiten, Erfahrungen kann zu einer hohen Performance und Integration in die Zielorganisation beitragen? Wählen Sie klare Formulierungen und fassen Sie sich kurz Verwenden Sie kurze Sätze und allgemein verständliche Abkürzungen. Seite 7

8 Achten Sie auf aktives und positives Formulieren bei der Darstellung Ihrer Fähigkeiten. Belegen Sie Budget- und Führungsverantwortung mit qualitativen und quantitativen Aussagen: Bsp.: Successfully managed to ; was responsible for the overall management of... Betonen Sie Ziele und Erreichtes. Im angelsächsischen Raum sollten Sie vermeiden, das Pronomen I häufig zu benutzen Benutzen Sie aktive Verben, die Ihre Leistungen betonen Link: Action Verbs Achten Sie auf die Verwendung von Keywords Bei vielen Online-Bewerbungen werden die CVs elektronisch nach Keywords vorgefiltert. Typischerweise handelt es sich um Worte (Nomen), die die spezifischen Tätigkeiten des Berufs beschreiben bzw. für diese Position vorausgesetzt werden. Achten Sie bei der Ausschreibung auf Stichworte wie degrees required/ desired; job responsibilities, computer software or hardware proficiencies, job titles, and personal traits desired. Achten Sie auf Übersichtlichkeit Empfohlene Schriftart (wenn nicht anders angegeben): Times New Roman; Größe 11 oder 12; kein Blocksatz. Gliedern Sie den CV übersichtlich. Absätze sollten max. aus sechs Zeilen bestehen. Setzen sie graphische Mittel sparsam und konsistent ein. Kursiv Gedrucktes rückt beim Lesen in den Hintergrund, fett Gedrucktes in den Vordergrund. Sehen Sie Ihren Lebenslauf nach Fertigstellung durch Verwenden Sie unbedingt größte Sorgfalt auf korrekte Rechtschreibung, vor allem wenn Sie sich nicht in Ihrer Muttersprache bewerben. Lassen Sie eine zweite Person gegenlesen. Seite 8

9 b) Formulierungshilfe: Action Verbs Use action verbs to describe your experience and accomplishments achieved acquired acted adapted addressed administered analyzed anticipated approved arranged assembled assessed assisted audited balance budgeted calculated changed classified cleaned coached collaborated collected colored combined commanded communicated compared compiled completed composed comprehended computed conceived conceptualized condensed conducted conferred confronted consolidated constructed consulted contracted controlled converted established estimated evaluated examined executed expanded expedited explained expressed familiarized followed forecasted forged formed formulated founded gathered generated governed grouped guaranteed guided handled harvested helped hired identified illustrated imagined implemented improved improvised increased influenced informed initiated inspected inspired installed instructed insured interpreted interviewed introduced invented persuaded planned prepared prescribed prevented printed processed procured produced programmed promoted proposed proved provided protected publicized published questioned read reasoned recommended reconciled recorded recruited rectified reduced regulated reinforced removed reorganized repaired replaced reported researched resolved restored retrieved revised reviewed scheduled selected separated set up shaped simplified Seite 9

10 Seite 10 coordinated corresponded counselled created cultivated curtailed decided defined delegated demonstrated described designated designed determined developed devised diagnosed directed disclosed discontinued discovered dispatched displayed distributed doubled drafted drew economized edited educated eliminated employed encouraged enforced entertained inventoried invested investigated judged launched lectured led lifted listened located maintained managed marketed measured mediated memorized modified monitored motivated navigated negotiated nurtured observed obtained operated organized originated oversaw painted participated perceived performed persisted sketched solved spoke sponsored stabilized staffed steered streamlined strengthened studied suggested supervised supplemented supported surpassed surveyed taught terminated tested trained transferred transformed translated travelled treated updated unified used utilized vetoed visualized volunteered wrote

11 3. Bewerben für UN Peacekeeping Operations Questions and Answers by DPKO Q: Which should I prepare: a curriculum vitae (CV), résumé, P11 or personal history profile (PHP)? A: CVs and résumés generally are used in the private, public and not-for-profit sector. They also might be required for other assignments or opportunities. The P11 is the UN s paper-based work history form, and it is being replaced in by the PHP, the UN professional history electronic document in Galaxy. Due to limited access to computers/internet that staff members may face in the field, it is prudent to keep one s P11 updated. It also greatly facilitates preparation of the PHP. (Please see Resume and CVs and Preparing the PHP pages for more details). Q: I have finished my PHP/P11/résumé/CV, but I m not sure if I ve done it properly. Do you have any advice? A: Please see our pages on preparing those documents, which provide useful links to a range of on-line resources. If you still would like some assistance after incorporating these materials, you may submit your documents to CDU for review. Q: My supervisor won t sign my e-pas and I must include this as an attachment with my job application. What should I do? A: Follow up immediately in person to schedule an appointment. Confirm the time and date in writing with your supervisor. If the supervisor attempts to postpone, you may wish to contact your Civilian Personnel Officer or the Supervisor s First Reporting Officer for further guidance. Q: How does rostering work? A: In order to streamline the screening process of the high volume of applications and in order to ensure rapid deployment to field missions, Recruitment and Placement Section (RPS) in the Personnel Management and Support Service (PMSS) moved in 2004 to a rostering system, by which generic vacancies are posted. Qualified candidates are short listed, technically cleared, where required, and may be interviewed. Then, within one year of rostering, should another vacancy open up, Placement Officers would refer to the pool of qualified candidates and contact them about the new opportunity(ies). Q: Why can t I apply for a position in a specific mission? A: As part of its rostering system (see above), Personnel Management and Support Service (PMSS) now generally lists most DPKO vacancies as `multiple duty stations (or multiple d/s). This means candidates may be contacted to deploy in any one of the field missions in DPKO; it does not imply that candidate will be rotated among missions. Should you be contacted about a job opportunity within one year of applying, you may opt to decline the offer. Also, you may indicate any preference (positive or negative) in your cover letter. Q: I applied for a job some time ago, and have no heard back from Recruitment. What should I do? A: Personnel Management and Support Service (PMSS) receives hundreds to thousands of applications for each vacancy. Regrettably, staffing levels do not afford them the opportunity to respond to individual applicants. As such, only qualified candidates will be contacted by Recruitment and Placement Section (RPS) regarding short-listing and/or the interview. Seite 11

12 Q: I have been doing the same job now for several years and I would benefit from a change. What can I do? A: Begin with a self-analysis. Why do you want a change; what are you looking for; and what do you need to get there? Update your documents (PHP, P11, CV, résumé). Consider Cross Training. Start networking (effectively). Consider language, technical or other training or a degree or non-degree programme to build upon or expand your skills, abilities and experience. We have tips on many of these items on our website, so recommend that you begin here. Please see also our pages on Career Plateau. Q: I would like to get a(nother) degree, but there is so much information and it s really confusing. Where do I begin? A: Please see our page on Postgraduate Career Programmes, which provides some basic guideline with which to start your search for a programme that matches your needs. Once you have done preliminary research, you may wish to contact us for additional guidance. Q: I d like to get some training on career development issues. Do you have any recommendations? A: Part of the CDU programme includes visits to peacekeeping missions, especially those in uncertain or downsizing mode during which CDU staff conducts Career Development Workshops and briefs managers and mission leadership. Be sure to avail of this training should it be made available in your mission. In 2005, CDU will develop a web-based learning and other training modules, which will allow for a self-study and facilitated training. Also, please check with your Mission Training Focal Point to see whether any other training programmes or materials, such as books or training videos, may be available. Q: What is the difference between PMSS and OHRM? A: PMSS is the Personnel Management and Support Service of DPKO, led by Donna-Marie C. Maxfield. It is in the Administrative Services Division (ASD) in the Office of Mission Support (OMS), led by ASG Jane Holl Lute. Mr. Jean-Marie Guehéno is the Under-Secretary-General for Peacekeeping. Other branches of DPKO include the Office of the Under-Secretary-General, the Peacekeeping Best Practices Section, the Mine Action Service, Logistics Support Division and the Military Division, and the Civilian Police Division. The Office of Human Resources Management (OHRM), in the UN s Department of Management, manages personnel matters for Secretariat staff members, and certain other common personnel functions, such as the Performance Appraisal System (epas) Q: What is the difference between a temporary deployment (TDY) and a temporary vacancy? A: In a TDY, a staff member is `lent or transferred from one duty station to another for a shortterm assignment (usually 90 days or less). This often takes place during mission start up and it is used for Rapid Deployment. In the past, it was restricted to a Field Service (FS) or HQ staff member on assignment to a special mission. One stays on the same post with the same pay, benefit, etc., and may get daily subsistence allowance (DSA) for the duration of the temporary deployment. Temporary vacancies are advertised through TVAs. For a temporary vacancy, one leaves one s assignment for another one, typically for three months or more. (It is not possible for a staff member to `double encumber, or hold two posts at the same time): If the temporary vacancy is for a post in headquarters, should it then open up (through a VA, posted in Galaxy), the candida- Seite 12

13 te who encumbered the post in a temporary capacity is ineligible for the same position. DSA is paid only for the first 30 days of the new temporary assignment; in a mission, MSA thereafter. For more details, please refer to the HR Handbook. Q: How do I find out about TVAs? A: TVAs are not posted in Galaxy. Temporary vacancies in HQ duty stations are posted in HQ Lotus broadcasts, and some are open for `external candidates, which includes DPKO staff members in the field. For temporary assignments in field missions, you may visit the mission s intranet bulletin board or contact your Staff Support Unit or personnel Section for more details. Seite 13

14 4. Online-Bewerbung: Tipps für das UN Personal History Profile (PHP) (by DPKO) a) Introduction It is strongly recommended that all staff members prepare a PHP in Galaxy as the P.11 is moving towards obsolescence in the recruitment process. As most vacancies are currently being posted in Galaxy, the PHP is to be used all future applications. This page should be read in conjunction with the Résumés and CVs page. On this page we will concentrate exclusively on the mechanics of PHP preparation. You will find the topics in alphabetical order. A good, general rule for the PHP is to provide the information only once. If you discuss supervisees in the Kind of Employees Supervised by You box, do not repeat this in description of duties. If you had a particular success in your supervisory capacity, that would go in the Achievements box. b) Tips from A to Z Academic Distinction The `Degree and Academic Distinction Obtained box has not been included in the PHP. However, you may still wish to reflect academic distinctions in the Field of Study (perhaps blending Main Course and Field, where appropriate). Main Course of Study: Spanish; Field of Study: Alvarez Alonso Scholarship Main Course of Study: International Public Affairs; Field of Study: Prospect Burma Foundation Scholar You also may wish to reflect academic distinction in `Exact Title of Degree : Bachelor of Arts in Chemistry (summa cum laude) Acronyms Be sure to spell out acronyms and abbreviations that are not universally recognised. UNICEF or UNESCO would be okay, but DRA is not clear. At first usage, spell out Directorate of Rural Affairs (DRA), then use it subsequently. Address Include complete mailing information: apartment numbers, postal codes, etc. Avoid the following terms: `I `I was (Subject is assumed to be you). `Responsible for `Primary responsibilities included (These are wasted words. Say what you did as distinct from that for which you were responsible). `While serving as [Position X], I (this can be inferred from the data above. It is redundant. Delete.) Using `etc. is considered imprecise. It is better to say precisely what you mean, and, if necessary, demonstrate using one or two clear examples, thus avoiding the need for `etc. Note on style: Never use `etc. in combination with `for example or `e.g. Seite 14

15 Awards, honours or recognition (from P.11) Add to Achievements when incurred on the job. Name the awards, issuing organization and dates, e.g., UN 21 Award, Team Productivity, UN Mine Action Coordination Centre (UNMEE), Dept. of Management, 2003 Recipient, Elie Wiesel Ethics Award for Meritorious service in the face of grave personal danger in East Timor, 1999 Backup Keep a PDF version of your PHP on your desktop and on a disk (for emergencies). Competencies Remember to tailor your examples and achievements in order to demonstrate the competencies that are required for the job to which you are applying, as per the vacancy announcement. Cover letter New feature do not miss this opportunity. See Job Related Correspondence. Detail Include details when and where they contribute substantially to the comprehension of one s work or learning. Otherwise, omit. If you took, for example, a number of trainings from one source, batch them to save space. Empty box? Use `NA or `-. Avoid leaving boxes blank. Also, double check to make sure what you typed was actually entered. Field of Study Humanities? You might end up selecting `Other Humanities. Field of Work No good match (e.g., political affairs, civil affairs, human rights or gender specialist?) Select `Professional, managerial & technical specialists for which no job family exists. Formatting The PHP does not accept formatting features from Word, such as bullets. They simply disappear. As such, be sure to double check your layout and punctuation after transferring from Word (or your P.11). As a rule, avoid formatting features when drafting in word. Simple, tight paragraphs are required. Preferred Field of Work Be sure to update this, as appropriate. You also may wish to keep two (or more) specialised versions of your PHP. Professional societies and activities in civil, public, or international affairs This is the same as the P11. Seite 15

16 Qualifications/Certifications Include this information either in Formal Training/Education or Description of Duties. E.g., MP5 weapons, IATA certification, CPR, Advanced First Aid Instructor, Staff Outreach Support (SOS) Trainer. Note the expiry date, if relevant. Relations Full disclosure of any family member is required. Reason for leaving Keep it short and keep it positive, e.g., `Promotion, `end of mission, `recalled to duty station, `temporary assignment, `degree programme, `family obligations, `pursue different career options. `NA if you still hold the job. Do not spell out your new assignment, e.g., Transferred to Division X, as that can data already is on the form. Salary Forgot your UN salary? Click here. No salary? See volunteers, below. Saving your Work PHP has a `time out feature for safety. Be sure to SAVE EARLY AND SAVE OFTEN so you do not run the risk of losing your work. It is recommended that you draft, edit and spell check in MSWord, and then copy and paste the final text into the PHP. Once completed, we also recommend that you edit on the hard copy and then type the edits in at once. Again, SAVE, SAVE, SA- VE. Similar Jobs? Short Assignments? If you had different contracts, but did a similar job over, e.g., two different mandates (UNAVEM III and MONUA) or took on additional work for a short period, do not create separate entries. Reflect this in a blended entry. Spelling Proofread again and again since there is no Spellchecker in the PHP. As such, draft in Word, check your spelling there and only then copy and paste onto your PHP. Summary of Achievement This is perhaps the most difficult aspect of the PHP. Do not repeat your duties. How did your work make a difference? What was your impact or value added? (See your PAS success criteria for guidance). Show concrete examples, i.e., quantify and qualify, wherever possible. Be sure to list achievement as such; job aspirations and type of work are not achievements. Supervisors Add address, if possible, if the position was held within the past five years or so. Style Use ALL CAPS for the surname, since in an international context name order and name surname are not always obvious to the readers. It is also helpful to use honorific since gender may be unclear as well. Compare the clarity of Kimiko Kageyama vs. Ms. Kimiko KAGEYAMA or Claude Martin vs. Ms, Claude MARTIN or Yi Xia vs. Ms. Yi XIA. Seite 16

17 Training Multiple courses, e.g., UNITAR courses? Batch them. The same would apply for IT trainings. Transmission of the PHP If you want to send your PHP as an attachment, select Print PHP and then Save As a pdf file. (Contact your IT Help Desk if you have questions). That way the recipient may open it, and formatting features are maintained. Note: Any changes made to the PHP after electronic submission of your application are not reflected. In other words, should you make any updates after applying for a job, those would only appear in future applications. Updating /Maintenance Update the PHP is a process. You should update every time you move to a new job. If you are in the job market, you should update it with each application submitted. You may also want to keep multiple, specialised versions, say one for personnel and one for General Administration. Again, make sure to edit for each vacancy announcement. Unemployed? Omit spelling out periods of unemployment, that is, do not create a separate entry for time between jobs. Verb Tense/ Parallel structure Avoid mixing verb tenses (scheduling, attendance, liase). Use simple present for current assignment (schedule, attend, liase), simple past (scheduled, attended, liased) for previous assignments. Use action verbs. Volunteers (Non UNV) Were you a volunteer? If so, the form will not accept `0 as a figure. However, it will accept `1, so that is what we recommend, since it represents a `symbolic payment. Seite 17

18 5. Cover Letter Grundregel. Der Cover Letter sollte nie mehr als eine Seite umfassen. Grußformel Dear Madam, dear Sir Dear Mr./Ms. - This letter is to express my interest in. - Your announcement in - The opportunity presented in this listing is very appealing, and I believe that my strong experience in the field of ( ) and education will make me a very competitive candidate for this position. - I herewith apply for the position of the Berufliche Situation: derzeitiger beruflicher Status/ berufliche Qualifikationen Kurzer Überblick über relevante Qualifikationen, Erfahrungen, Eigenschaften und erreichte Ziele (relevant experience key selling point!, skills, achievements, past accomplishments) Ihr Anschreiben wird elektronisch vorgefiltert. Die Verwendung bestimmter Keywords erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Anschreiben auch tatsächlich berücksichtigt wird. Keywords Erfahrungen Strategic planning of Responsibility for Performance optimization of New development of Budgeting and finance Corporate administration Organization of Crisis management Organizational leadership Improvement of Multi-site operations Consensus building and teaming Decision-making Best practices and benchmarking Schlüsselqualifikationen: für die Bewerbung zentrale Kenntnisse, Fähigkeiten, Berufserfahrung Unterstreichen Sie die Qualifikationen (achievements and qualifications), die Sie zur richtigen Person für die Stellenausschreibung machen. Keywords Communication Speaking effectively Seite 18

19 Writing concisely Listening attentively Expressing ideas Facilitating group discussion Providing appropriate feedback Negotiating Perceiving nonverbal messages Persuading Reporting information Describing feelings Interviewing Editing Keywords Research and Planning (the search for specific knowledge and the ability to conceptualize future needs and solutions for meeting those needs). Forecasting, predicting Creating ideas Identifying problems Imagining alternatives Identifying resources Gathering information Solving problems Setting goals Extracting important information Defining needs Analyzing Developing evaluation strategies Keywords Human Relations (the use of interpersonal skills for resolving conflict, relating to and helping people) Developing rapport Being sensitive Listening Providing support for others Motivating Sharing credit Counseling Cooperating Delegating with respect Representing others Perceiving feelings, situations Asserting Keywords Organization, Management and Leadership (the ability to supervise, direct and guide individuals and groups in the completion of tasks and fulfillment of goals) Initiating new ideas Seite 19

20 Handling details Coordinating tasks Managing groups Delegating responsibility Teaching Coaching Counseling Promoting change Selling ideas or products Decision making with others Managing conflict Keywords Work Survival (the day-to-day skills that assist in promoting effective production and work satisfaction) Implementing decisions Cooperating Enforcing policies Being punctual Managing time Attending to detail Meeting goals Enlisting help Accepting responsibility Setting and meeting deadlines Organizing Making decisions Beispiel: - The key strengths that I possess for success in this position include, but are not limited to, the following: I have successfully designed, developed, and supported Strive for continued excellence. Provide exceptional contributions to With a degree in ( ) I have a full understanding of the ( ) Process improvement and documentation - I also have experience in learning and excelling at new technologies as needed. My experience includes but is not limited to: Motivation Abschluss: freundliche Bitte um persönliches Gespräch - My resume, which is attached, provides additional information on my background and qualifications. I look forward to hearing from you as soon as possible to arrange time for an interview. Thank you for your consideration. - Please see my resume for additional information on my experience. - Enclosed you find my curriculum vitae Seite 20

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