Arbeitsorganisation. Shared Services. von Carine Weber, Christian Esch und Fabio Basile

Transkript

1 Shared Services von 1

2 Inhalt 1. Was ist Shared Services? 2. Gründe für die Bildung und Ziele von SSC 3. Bildung von SSC Vor- und Nachteile; Beispiele 4. Vorreiter von SSC 5. Quellen 2

3 1.1 Definition Shared Services bezeichnen die konsolidierten und zentralisierten Dienstleistungsprozesse in einem Unternehmen. Dabei werden gleichartige Prozesse aus verschiedenen Bereichen eines Unternehmens zusammengefasst und von einer zentralisierten Stelle oder Abteilung angeboten. Die anbietende Stelle wird in der Regel als Shared Service Center, kurz SSC, bezeichnet. Die Abteilungen, welche die Dienstleistungen in Anspruch nehmen, stehen in einer Art Kunden-Lieferanten-Verhältnis zum SSC. Internes Outsourcing 3

4 1.2 Organisationsprinzip shared unabhängig effektiv effizient professionell kundennah marktorientiert ineffizient nichtstandardisiert abhängig dezentral zentral abhängig unflexibel kundenfern intransparent 4

5 1.3 Merkmale von SSC: sind rechtlich und wirtschaftlich selbstständig verdienen Geld gegen erbrachte Leistungen Art und Umfang der Leistungen wird mit Kunden vereinbart (Service Level Agreement) werden überregional an optimalen Standorten errichtet erfüllen überwiegend Unterstützungsfunktionen und erlassen keine Richtlinien 5

6 1.4 Service Level Agreement - SLA SLA ist wichtiges Steuerungsinstrument für SSC SLA ist eine partnerschaftliche und schriftliche Vereinbarung welche definiert, welche Leistungen und Kosten erbracht werden müssen von dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber. 6

7 2. Gründe für die Bildung und Ziele von SSC Aufgaben koordinieren: 7

8 2.1 Gründe für die Bildung und Ziele von SSC Spezialisierung: Standardisierung von Prozessen sichert Erfahrungszuwachs Transparenz: Standardisierung von Prozessen ermöglicht eine höhere Transparenz bei der Leistungserbringung Kundenorientierung: Angebot eines marktgerechten Services um wettbewerbsfähig zu bleiben Kostensenkung: Kostensenkung durch Abbau von Personal, Neuorganisation der Aufgaben, Standortverlegung 8

9 3 Bildung von SSC ;Vor- und Nachteile; Beispiele 3.1 Bildung von SSC Die Bildung eines SSCs bedingt : aufgabenbezogenen Machbarkeit, kosten-/nutzenbezogene Vorzugswürdigkeit und machtbezogene Durchsetzbarkeit. 9

10 3.1.1 Die aufgabenbezogene Machbarkeit sie zielt auf das Vorhandensein bündelungsfähiger Aufgaben ab. Hierfür sind insbesondere Servicefunktionen, wie Administrations- und Dienstleistungsaufgaben, die der Unterstützung der eigentlichen Leistungserstellung oder der Unternehmungssteuerung dienen, geeignet. Auch muss es sich um Mehrfachaufgaben handeln, also Serviceleistungen gleichen Typs, die in mehreren Organisationseinheiten parallel und dezentral durchgeführt werden, so dass sich eine Bündelung bzw. Konzentration lohnt. 10

11 3.1.2 Die kosten-/nutzenbezogene Vorzugswürdigkeit Volumenvorteile Leistungsvorteile Aufgaben mit hohem Volumen und hohem Standardisierungsgrad high volume, low skills Aufgaben mit niedrigem Volumen und hohen Fähigkeitsanforderungen low volume, high skills Entlastung der operativen Einheiten von den durch das SSC übernommenen Aufgaben Die operativen Einheiten können sich auf ihre primären, wertsteigernden Aktivitäten konzentrieren. Verbesserung der Entwicklung, der Qualität und des Ausmaßes der erforderlichen Kenntnisse durch die Bündelung der Experten. Durch die damit gewährleistete, professionellere Unterstützung können die operativen Einheiten bessere Ergebnisse erzielen. 11

12 3.1.3 Die machtbezogene Durchsetzbarkeit Sie spielt auf die personelle Komponente in Wandlungsprozessen an. Die Akzeptanz aller Beteiligten und Betroffenen ist notwendig. Die Bündelung von Finanzfunktionen erfüllt die Voraussetzungen für die Bildung eines SSCs. In einem derartigen SSC werden oftmals Aufgaben des Controllings, Rechnungswesens, der Finanzen und der Besteuerung konzentriert. 12

13 Übersicht der Aufgaben in einem SSC FACT FACT = Finance, Accounting, Controlling, Taxation Finanzbuchhaltung Bilanzierung Controlling Steuerabteilung Erfassung von Lieferantenrechnungen Abschlusserstellung Durchführung von Analyseaufgaben Ermittlung der laufenden Steuerbelastung Ausstellung von Mahnungen an Kunden und Lieferanten Koordination der Abschlussprüfung Ergebnisrechnung, Reporting 13

14 3.2 Vor- und Nachteile Mehr Flexibilität Vorteile Geringere Kosten (Standardisierung, Personalkosten, Mengendegressionseffekte, Standortvorteile) Bündelung von Kompetenz die Besinnung auf Kernkompetenzen Nachteile Die Kundennähe verringert sich durch die Zentralisierung tendenziell Die Prozesse in den ursprünglichen Abteilungen müssen entsprechend angepasst werden Eventuell kann die räumliche Distanz sich negativ auf die Leistungserbringung auswirken 14

15 Vorteile Strategische Vorteile (Konzentration auf Kerngeschäft, besserer Informationsfluss, zentrales Know-How im Unternehmen, Flexibilitätsgewinn) Qualitätsverbesserung ( Kundenorientierung, Bündelung von Ressourcen/Experten) Nachteile Höherer Abstimmungsbedarf Widerstände/Machtfrage Doppel- und Mehrarbeit Distanz vom Geschäft Personalabbau Motivation (Spezialisten, klare Ziele und Messkriterien, hochwertiger Service) 15

16 3.3 Beispiele Bundesverwaltung Motorola IBM Ford American Express Intel ABB 16

17 4. Vorreiter von SSC Um 1960 war folgende Unternehmensstruktur als Standart angesehen: Zentrale Organisation (Entscheidungen werden von einer Stelle aus (zentral) getroffen) - Volle Kontrolle Vorteile Nachteile - unflexible, starre Struktur - zu weit weg vom täglichen Geschäft - zu viel Bürokratie 17

18 4. Vorreiter von SSC Im Zuge der Optimierung der Struktur, Organisation und Bürokratie von Konzernen wurden folgende Ziele definiert: Steigerung der Flexibilität Kostenreduktion Steigerung der Qualität 18

19 4. Vorreiter von SSC Aufgrund dieser Ziele hat man sich folgendes überlegt: Um 1980 dezentrale Organisation (Übertragung von Aufgaben an untergeordnete Stellen) Vorteile - Entlastung der Unternehmensführung - Steigerung der Flexibilität - Motivierte Mitarbeiter Nachteile - Korruptionsgefahr (z. B. im Einkauf) - Hohe Kosten (z. B. durch Schulungen, teuere/qualifizierte Mitarbeiter, etc.) - Kontrollverlust 19

20 4. Vorreiter von SSC Um 1990 Outsourcing (Vergabe bestimmter Funktionen an externe Dienstleister) Vorteile - Steigerung der Qualität (durch Vergabe an Spezialisten) - Steigerung der Effizienz des Unternehmens (durch Konzentration auf die Kernprozesse) Nachteile - Abhängigkeit vom Dienstleister - Hohe Kosten bei der Anpassung von Prozessabläufen - Widerstand im eigenen Unternehmen (durch Personalabbau) - Datenschutzprobleme (Finanz-, Kunden- oder Personaldaten in Hand Dritter) 20

21 4. Vorreiter von SSC Seit Mitte der 90er Jahre Shared Service Center Die jeweiligen Vorteile von Zentralisierung und Dezentralisierung werden verbunden, die zu weiteren Synergieeffekten (z. B. stärkere Dienstleistungsorientierung) führen können. Die Nachteile und Risiken werden weitestgehend vermieden. Heute Zur Zeit werden die SSC durch gezielte IT-Anwendungen (SAP) weiter optimiert. So können sie noch effektiver und effizienter Arbeiten. Die Konzerne bieten die Dienstleistungen der SSC anderen unternehmen an (z. B. VW HR-SSC). Somit wurde eine weitere Einnahmequelle geschaffen! 21

22 5. Quellen Prof. Dr. Wilfried Krüger & Dr. Marc Danner Krüger,W/ Daner, M.(2004) Professor Dr. Karl-Friedrich Ackermann ISPA Consult GmbH Prof. Dr. Jochen Pampel und Dr. Alexander Riedel Uni Konstanz SAP AG Skript Shared Services, Prof. Dr.-Ing. C. Averkamp Fachhochschule Köln, Campus Gummersbach Wikipedia 22