AÜOffice. Leistungsverzeichnis

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1 Leistungsverzeichnis

2 Leistungsverzeichnis AÜOffice AÜOffice Zeitarbeit erfolgreich organisieren. Unsere Aufgabe besteht darin, für Zeitarbeitsunternehmen ein ergonomisches Umfeld zu schaffen, das Mitarbeitern optimale Voraussetzungen bietet, komplexe Abläufe schnell und fehlerfrei zu bewältigen. Wir wollen unseren Kunden und den Mitarbeitern mit unserer Softwarelösung nicht nur die Arbeit erleichtern, sondern sie auch begeistern und motivieren. Die prosoft EDV-Lösungen GmbH & Co. KG entwickelt und vertreibt intelligente Softwarelösungen für die Zeitarbeitsbranche im zentraleuropäischen Markt. Gegründet wurde das Unternehmen 1984 durch den Zeitarbeitskaufmann Axel-Wilhelm Wegmann, der noch heute das Unternehmen gemeinsam mit einer 2009 erweiterten Geschäftsführung erfolgreich und zukunftsorientiert leitet. Inzwischen ist prosoft mit über 60 Mitarbeitern an 3 Standorten in Deutschland und Österreich vertreten und für seine Kunden 24 Stunden/Tag unbürokratisch und persönlich erreichbar. Das schätzen unsere Anwender. Mit der Software AÜOffice lässt sich der gesamte operative Prozess der Zeitarbeit abbilden. Vom webbasierten Bewerbermanagement WEB-Recruiting 2.0 über die skillbezogene Suchfunktion PerfectMatch, das proaktive Erinnerungssystem AÜOffice Organizer sowie den klassischen Vertriebsanwendungen und spezifischen administrativen Abläufen. Mit prosoft-lohn bieten wir Ihnen zusätzlich ein zuverlässiges Lohnabrechnungsprogramm, welches ITSG-zertifiziert wurde. AÜOffice ist die intelligente Softwarelösung für die Zeitarbeit. prosoft blickt auf einen Erfahrungsschatz von knapp 30 Jahren intensiver Softwareentwicklung und Kundenbetreuung zurück. Heute ist prosoft Partner von über Unternehmen, die mehr als Arbeitnehmer verwalten. Unsere Kunden erwirtschaften so ein Umsatzvolumen von über 5,3 Mrd. Euro pro Jahr. Natürlich über AÜOffice fakturiert hat sich prosoft erneut den Herausforderungen des Marktes an höchste Qualitätsstandards für Softwareprogramme, Produkte und Dienstleistungen gestellt und ein umfangreiches Qualitätsmanagement eingeführt. Im selben Jahr wurde prosoft als erstes und einziges Unternehmen in der AÜ-Softwarebranche nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert. Das Lohn- & Gehaltsabrechnungsprogramm prosoft-lohn wurde erstmalig im Juli 2006 einer aufwendigen Systemprüfung der ITSG unterzogen. Das Zertifikat wurde uns bereits im ersten Anlauf ohne Mängel und Auflagen im Januar 2007 erteilt. Die ITSG- Zertifizierung erhalten wir nun jährlich. Darauf sind wir stolz.

3 AÜOffice verfügt über zahlreiche Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfungen, Such- und Filterfunktionen, Auswertungen und warnt den Anwender durch ein umfangreiches Hinweissystem bei wichtigen Fristen, Fehleingaben oder rechtlichen Abweichungen durch umfassende Tooltips ohne dabei den Arbeitsfluss zu unterbrechen. AÜOffice unterstützt vollumfänglich die am 01. November 2012 inkraftgetretenen Branchentarife. Nähere Informationen finden Sie unter Leistungen Optimale Ergänzungen Mitarbeiter- und Bewerberverwaltung prosoft-lohn Dispositionsmodul inkl. übersichtlicher Plantafel WEB-Zeiterfassung 2.0 Kunden- und Interessentenverwaltung WEB-Recruiting 2.0 Auftragsverwaltung WEB-Profile 2.0 AÜOffice Terminplaner prosoft Backup AÜOffice Organizer prosoft Hosting AÜOffice PerfectMatch prosoft SMS-Dienst Arbeitsschutzmodul nach Vorgaben der ISO 9000 Dokumentenmanagement mit AÜOffice Fakturierungsmodul inkl. OP- und Zahlungsmanagement Auftragsbezogene Zeiterfassung Routenplaner Mehrmandantenfähigkeit prosoft Service Unser Service + Support Team steht Ihnen bei Fragen fachkompetent und freundlich zur Seite. Eine 24 Stunden Hotline gewährleistet eine Erreichbarkeit an 365 Tagen im Jahr und das kostenfrei. Unser Setup Team unterstützt und begleitet Sie bei Ihrem Systemstart oder Anbieterwechsel und steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Service Kostenfreies Service + Support Center Kostenfreie 24 Stunden Hotline Remote Support Umfangreiche Infotheken und zahlreiche Benutzerwerkzeuge Individuelle Neukundenbetreuung und Systemstartbegleitung Kostenfreie Programmupdates Umfangreiches Schulungsangebot Vorteile auf einen Blick 24 Stunden an 365 Tagen/Jahr persönlich erreichbar. Zahlreiche Plausibilitätsprüfungen, Infotheken und Benutzerwerkzeuge prosoft Seminare und Schulungen vor Ort. Transparente und flexible Vertragsmodelle. Seite 2

4 Mitarbeiter- und Bewerberverwaltung Alle Mitarbeiter- bzw. Bewerberinformationen werden in der Verwaltung hinterlegt. Sie können überprüfen, ob ein Mitarbeiter bereits bei Ihnen beschäftigt war und diese Stammdaten können mittels Kopierfunktion in die neuen Stammdaten kopiert werden. Eine Fristenkontrollfunktion ist ebenso vorhanden wie die Dokumentation der Austrittsgründe. Bewerberstammdaten mit Dokumentenablage und Fotos können in den Mitarbeiterstamm übernommen werden. Wichtige Stammdaten wie Ein- und Austrittsinformation, der Stundenlohn sowie die SV-relevanten Daten und die Lohnsteuerdaten werden historisch verwaltet. Die Abwicklung von Ein- und Austritten wird automatisch unterstützt. So können nach Eingabe der Stammdaten alle weiterführenden Schritte ausgelöst werden, z. B. der Druck der hinterlegten Einstellungsformulare und arbeitsschutzrelevanten Dokumente. Der Kündigungsassistent unterstützt Sie durch eine automatisierte Abwicklung und Abgeltung des Zeitkontos und des Urlaubskontos, wie auch durch die Erstellung lohnrelevanter Formulare wie der Arbeitsbescheinigung. Warnhinweise im System kontrollieren unvollständige sowie lohnrelevante Personalstammdaten und überwachen wichtige arbeitsrechtliche und tarifrechtliche Fristen wie Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis, Passgültigkeit, Befristungen und Probezeiten. Ebenso Arbeitsschutzvorgaben, Geburtstage und Jubiläen über proaktive Hinweise beim entsprechenden Mitarbeiter oder als Liste vom AÜOffice Organizer. Die Fehlzeitenübersicht über Urlaub, Krankheit, Arbeitsunfälle, entschuldigte und unentschuldigte Ausfalltage sowie Unterbrechungen wegen Elternzeit oder Wehr-/Zivildienst sind Bestandteil der Stammdatenübersicht. Eine Tarifprüfung erinnert Sie regelmäßig an Jahressonderzahlungen, Zahlungen von Einsatzzulagen sowie Jubiläumszahlungen und kann diese mit einem Klick in die Zeiterfassung zur Lohnabrechnung übernehmen. Mit der Abschlagsund Vorschussverwaltung ist die Eingabe monatlich fester Abschläge/Vorschüsse ebenso möglich wie das einzelne Verbuchen. Auszahlungen können wahlweise mit oder ohne Quittungsausdruck erstellt und direkt im elektronischen Kassenbuch verbucht oder aber zur Banküberweisungen (Einzel-/Sammelüberweisung im DTAUS oder SEPA -Format) aufbereitet werden. Auch ist der Druck auf ein Scheckformular möglich. Die Berechnung des maximal möglichen Abschlagbetrages erfolgt automatisch. Selektions- und Suchfunktionen ermöglichen eine komfortable Zusammenstellung von Selektionskriterien, eine Kombination der Kriterien durch eine und/oder-verknüpfung, vielseitige Eingabemöglichkeiten zur Suche wie PLZ-Gebiet, Name, Ort, Qualifikationen und Skills. Die Selektionsergebnisse können für weiterführende Aktionen und Maßnahmen verwendet werden, z. B. zur Listenerstellung oder für Serienmailings. Mitarbeitererfassung Eingabe aller Stammdaten, z. B. Adressdaten, lohnrelevante Daten, Konditionen, Angaben zur Aufenthaltserlaubnis, arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchung Eingabe und Verwaltung von Skills + Qualifikationen mit integriertem Bewertungssystem PerfectMatch zum automatischen Abgleich der Skills des Mitarbeiters mit den Vorgaben der Kunden/Interessenten WEB-Profil 2.0 Kontaktverwaltung und Wiedervorlagesystem Kontaktübersicht Konditionsübersicht Übersicht der Auftragsdaten Übersicht der Auftragsbeurteilung (QM) Grafische Jahresübersicht der Stundeneingaben Urlaubsberechnung mit simulierten Prüfdaten Anschreiben/Mailing Auswertungen + Listen Listengenerator zur individuellen Listengestaltung Zeitraumübersicht des Produktivitäsgrades Zwischenkalkulation des Deckungsbeitrages Vertragsabwicklung Arbeitsschutzdokumentation nach ISO 9000 Interaktives Fragebogenmodul der Berufsgenossenschaft Darlehensvertrag Arbeitsbescheinigung Zeitkontoantrag Urlaubsantrag Zwischenbescheinigung Checkliste für Ein- und Austritte Einsatzanweisung (auch per SMS) Zusatzvereinbarungen für Auslöseregelung Verträge zur Lohnerhöhung- und Herabsetzung Corporate Reporting Wochenweise Gegenüberstellung der wichtigen Unternehmenskennzahlen, z. B.: - Zeiterfassung - Vertrieb, Akquisition, Kontaktverwaltung - Bewerberverwaltung - Auftragslage Seite 3

5 Disposition Die bedarfsorientierte Mitarbeiterdisposition stellt eines der Hauptziele in der Personaldienstleistung dar und trägt in besonderem Maße zum Erfolg des Unternehmens bei. Durch kurzfristige, flexible Änderungen wie eine Erhöhung der Mitarbeiter zu Spitzenzeiten oder die Reduktion der Produktivstunden bei Konjunkturschwankungen ist die Personaleinsatzplanung und Auftragsübersicht ein wesentliches Instrument bei der Personaldisposition. Alle Auftragsdaten können z. B. nach Disponent, Abteilung und Qualifikation selektiert und angezeigt werden. Auch ist die direkte Anlage von Aufträgen möglich. Produktivzeiten und Unproduktivzeiten werden grafisch übersichtlich auf einer Plantafel dargestellt. Dispotafel Tagesübersicht aller laufenden Aufträge Übersicht der unproduktiven Mitarbeiter Planungsassistent mit Drag & Drop -Funktion Optische Hinweisgeber bei Dispositionsende, Beschäftigungsende, Planaufträgen Zahlreiche Filter- und Darstellungsoptionen Arbeitsschutz Mit dem Arbeitsschutzmodul nach ISO 9000 dokumentieren und vermeiden Sie berufsbedingte Erkrankungen und erreichen bei Ihren Mitarbeitern eine Sensibilisierung hinsichtlich möglicher Gefährdungen beim Kundeneinsatz. Arbeitsschutz Auswahl der interaktiven Fragebögen der VBG Hinterlegung von Grund- und Fachunterweisung Hinterlegung der G-Untersuchungen Hinterlegung der Schutzausrüstung Arbeitsunfallanzeige Arbeitsschutzliste Fristenüberwachung von Wiederholungsterminen Kunden- und Interessentenverwaltung Alle Kunden- und Interessentendaten und -informationen werden in der Verwaltung hinterlegt. Die Verwaltung von Konditionen, Ansprechpartnern, Zahlungsmodalitäten, Kreditlinien, Rechnungsanschriften und Auftragsprofilen gibt einen ganzheitlichen Überblick. Die Auftragserfassung mit den geforderten Qualifikationen und Skills ist direkt in der Verwaltung möglich. Suchfilter gewährleisten einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf die Eingabedaten. Eine Synchronisation aller Kunden und Ansprechpartnerinformationen mit Outlook ist möglich. Kundenerfassung Eingabe aller Stammdaten Kontaktverwaltung und Wiedervorlagesystem Konditionserfassung und Übersicht Erfassung von Auftragsprofilen Eingabe der Qualifikationen Arbeitssicherheitsstammdaten Sicherheitsfachkraft Sicherheitsbeauftragter Betriebsarzt Berufsgenossenschaft des Kunden Erste-Hilfe-Einrichtung Übersicht der im Einsatz befindlichen Mitarbeiter Sonstige Funktionen Historische sowie aktuelle Darstellung Angebotserstellung und Ablage Hinterlegung von unbegrenzten Suchprofilen Dokumentenablage Übersicht der Auftragsbeurteilung (QM) Listengenerator mit individueller Gestaltung der Listen Erstellung von Anschreiben und Mailings Debitorenmanagement Seite 4

6 Auftrag Die Auftragsverwaltung bietet eine komfortable Bearbeitung mit einfach zu bedienender Oberfläche. Die Anwendungsgebiete reichen von der Datenerfassung über die Auftragskalkulation (inkl. automatischer Vorkalkulation) und Qualitätssicherung bis hin zum Druck von Auftragsbestätigung und AÜ-Vertrag für den Kunden sowie der Einsatzanweisung und Auslösevereinbarungen für den Mitarbeiter. Auch können z. B. Begehungsprotokolle im Zuge der Arbeitsschutzrichtlinien direkt erstellt und gedruckt werden. Auftragserfassung Datenerfassung - Auftragsnummer - Auftragskostenstellennummer - Besteller - Einsatzstellenanschrift - Einsatzzeiten - Auftragsspezifische Rechnungsadresse - Kundenkonditionen (historisch) - Mitarbeiterkonditionen (historisch) - Einsatzbeginn - Dispoende - Einsatzende - Qualifikationsbeschreibung Suche + Druck Begehungsprotokoll nach Arbeitsschutzrichtlinien Auftragsbestätigung Einsatzanweisung (per SMS möglich) Zusatzvereinbarung für Auslöseregelung AÜ-Vertrag Kalkulation Historische Auftragsvorkalkulation inkl. Margenberechnung pro Stunde Optisches und akustisches Warnsystem bei Margenunterschreitung Auftragsverwaltung Buchung der Rückläufer Übersicht aller fehlenden Rückläufer Kopierfunktion für nachträglich hinzugefügte Mitarbeiter Umfangreiche Auswahl an Informationslisten QM Qualitätsbeurteilung Kunde Qualitätsbeurteilung Mitarbeiter Verbesserungs- und Abstellungsmaßnahmen Auftragssperrvermerke Zeitmodelle Erfassung von uhrzeit- und stundenabhängigen Schichtmodellen inkl. Konditionsautomatik Zeiterfassung Mit der softwaregestützten Erfassung spart Ihr Unternehmen richtig viel Zeit, denn mit der richtigen Software zur intelligenten Zeiterfassung wird der gesamte Arbeitsprozess effizienter und einfacher. Erfassen Sie Lohn- und Fakturastunden in einem Arbeitsschritt. Alle auftragsspezifischen Konditionen wie Nachtzuschläge, Einsatzzulagen, Auslösezulagen werden sowohl von Seiten der Fakturierung als auch lohnseitig separat und automatisch ausgelöst. Die Berechnung erfolgt bequem per Stundenund/oder per Uhrzeiteneingabe. Eine Schnellerfassung ermöglicht die Hinterlegung von Wiederholungszeiten. Die optionale Hinterlegung von Schichtmodellen bietet eine noch schnellere Form der Erfassung. Eine Barauszahlung erledigen Sie künftig mit direkter Buchung in das Kassenbuch und automatischem Druck der Quittung. Banküberweisungen tätigen Sie praktisch über das DTAUS-Format. Abschläge Abschlagserfassung Sammelabschlagserfassung Zusatzleistung WEB-Zeiterfassung 2.0 Listen Monatübersicht aller Mitarbeiter mit Darstellung nicht belegter Tage Monatslohnbogen einzelner Mitarbeiter mit detaillierter Tagesdarstellung aller erfassten Eingaben Lohnsummenblatt für einzelne Mitarbeiter mit detaillierter Betrags-/Summendarstellung Vergleich der Lohn- und Fakturastunden mit Warnfunktion für Abweichungen Seite 5

7 prosoft-lohn prosoft-lohn ist eine hochwertige branchenspezifische Softwareunterstützung zur Personalabrechnung, speziell für die Zeitarbeit. prosoft-lohn unterstützt Sie bei der monatlichen Abrechnung, den SV-Meldungen, den Beitragsschätzungen, der Datenerfassung für die Berufsgenossenschaft und der Vorbereitung zur Finanzbuchhaltung einfach, zuverlässig und kostengünstig. Alle tariflichen Änderungen, die gerade in der Zeitarbeit komplex sind, werden von unseren Experten regelmäßig aktualisiert. Wir unterstützen Datenaustauschformate wie DTAUS und SEPA. Alle Werte aus der AÜOffice Zeiterfassung werden direkt in das prosoft-lohnprogramm übernommen. Alle lohnrelevanten Stammdaten werden automatisch auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft. Zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten und Statistiken geben Ihnen jederzeit einen genauen Überblick über von Ihnen frei wählbare Lohnzeiträume. Aufgrund der einfachen Benutzerführung und der zahlreichen Plausibilitätsprüfungen ist die Lohnabrechnung leicht gemacht. Allgemeine Funktionen Automatische Aktualisierung von Beitragssätzen und Umlagesätzen Automatische Plausibilitätsprüfung Automatische Aufrollung der betroffenen Lohnkonten bei rückwirkenden Änderungen der Stammdaten Zuordnung der Gefahrenklassen und Personenkennziffern für die Erstellung der Statistik für die Berufsgenossenschaft Gehaltsumwandlung für Direktversicherungen Bis zu 4 VWL-/DV-Verträge pro Mitarbeiter Lohn-/Gehaltspfändungen Arbeits-/Urlaubsvereinbarung individuell pro Personalnummer zu erfassen Eingabemöglichkeit für zukünftige Lohnanpassungen Durchführung des automatischen Lohnsteuerjahresausgleichs Verwaltung von Hinzurechnungs- und Freibeträge Wiedereintritt der Mitarbeiter Automatische Prüfung und Übertrag von Urlaubs- und Weihnachtsgeldansprüchen nach Tarifvertrag Definition einer Mehrfachbeschäftigung möglich Zwei automatische Schnittlohnspeicher zur Ermittlung des 13-Wochen-Schnittlohns Gleitzonenregelung für alle Mitarbeiter getrennt einzustellen Frei zu definierende Hinweise werden bei der Bearbeitung des Lohnkontos automatisch angezeigt Führung von Wert-/Zeitguthaben und Ausweisung auf der Abrechnung Automatische Aufrollung der betroffenen Lohnkonten bei rückwirkenden Änderungen der Bewegungsdaten (ggf. werden Korrekturen vom System automatisch angelegt und verarbeitet) Elektronischer Beitragsnachweis Elektronische SV-Meldungen und Unterbrechungsmeldungen Möglichkeit zur Erstellung von Vorablohnabrechnungen einzeln oder für alle Mitarbeiter Brutto-/Nettorechner Monatsabschluss Datenaufbereitung nach GDPdU Datenaufbereitung für statistisches Bundesamt für die vierteljährliche Verdiensterhebung Versand der abrechnungsrelevanten Unterlagen via möglich (nur in Verbindung mit dem PDF-Mailer) Versand der Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen nach dem Elster-Verfahren Getrennt einzustellende Überweisungstermine für z. B. Löhne, Gehälter, VL-Leistungen, Lohnsteuer und Pfändungen Programmgesteuerte Verwaltung von Steuer- und Sozialversicherungstagen Nachträgliches Anlegen eines leeren Lohnkontos in abgerechneten Zeiträumen Seite 6

8 Lohnpfändung Pfändungsbescheide können pro Mitarbeiter erfasst werden Fällige Pfändungsbeträge werden vom Programm automatisch anhand des Nettoentgeltes und der Pfändungstabelle ermittelt Offene Pfändungsbeträge werden fortlaufend mitgeführt Pfändungstexte können auf dem Gehaltsnachweis frei definiert oder global hinterlegt werden und werden bei der Überweisungsaufbereitung nach DTAUS oder dem SEPA-Verfahren berücksichtigt Daten der Gläubiger sowie deren Bankverbindung können hinterlegt werden Eingabe von Unterhaltspfändungen und Abwicklung von Privatinsolvenzen Grundeinstellungen prosoft-lohn Vorgelagerte Auswahltabelle zur übersichtlichen Darstellung der angelegten Lohnarten Über 100 vordefinierte häufig verwendete Lohnarten Buchungskonto pro Lohnart Historisches Lohnartenverzeichnis: Änderungen können für die Zukunft/Vergangenheit hinterlegt werden Lohnartenbezeichnungen frei wählbar Vortragen von Jahreswerten für Steuer- und SV-Werte für unterjährigen Programmwechsel möglich Rechtskreis pro Mandant wählbar Elster-Zertifikatsverwaltung ITSG-Zertifikatsverwaltung Vortragen von Zeitkonto- und Urlaubswerten für unterjährigen Programmwechsel Umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten für Schnittlohnberechnung Nettolohnberechnung Komfortable Datenübernahme aus der Zeiterfassung Automatische Prüfung der vollständigen Tagebelegung Automatische Überprüfung von Vollständigkeit und Richtigkeit der eingegebenen lohnrelevanten Stammdaten Automatische Berechnung der Zeitkontobuchung Automatische Abwicklung von Resturlauben und Zeitkontoguthaben bei ausscheidenden Mitarbeitern Vollautomatische Durchführung der Abrechnung Alle nötigen DEÜV-Meldungen werden erstellt und lassen sich in einer übersichtlichen Tabelle einsehen Lohnkorrektur Lohnkontenkorrektur (in einem Zeitraum sind sowohl Stammdatenkorrekturen als auch Veränderungen der Bezüge möglich) Automatische Berechnung aller angelegten Korrekturen Benötigte korrigierte Auswertungen werden automatisch generiert Bei rückwirkenden Stammdatenänderungen werden betroffene Lohnkonten automatisch aufgerollt und ggf. korrigiert Mehrfachkorrekturen eines Abrechnungsmonats sind möglich, die Chronologie der Änderungen wird dokumentiert und kann ausgewertet werden Auszahlungsänderungen werden wahlweise im aktuellen oder Folgemonat automatisch verrechnet DEÜV-Meldungen oder deren Stornierung werden aufgrund der Veränderung automatisch neu generiert Kurzarbeitergeld Individuelle Eingabe von Soll-Stunden bzw. Soll-Entgelten Automatische Ermittlung des Ausfallgeldes Automatische Berechnung der zusätzlichen SV-Anteile des Arbeitgebers Automatischer Ausdruck der Abrechnungsliste Beitragsschätzung Automatische Berechnung zur Schätzung der Krankenkassenbeiträge Automatische Verrechnung von Korrekturen/Differenzen aus Vormonaten Automatische Übertragung der Beitragsschätzwerte Druck von Beitragsnachweisen Auswertungen + Statistiken Frei selektierbare Lohnzeiträume, so ist eine Auswertung abgeschlossener Monate jederzeit möglich Vierteljährliche Verdiensterhebung des statistischen Bundesamtes Jahresauswertungen Datenaufbereitung nach GDPdU-Standard Druck + Listen Nettolohnabrechnung Lohnsteueranmeldung Lohnjournal Buchungsbeleg Lohnsteuerbescheinigungen Zeitausgleich Rückstellungsliste Urlaubsrückstellungsliste Jahreslohnkonten Überweisungsliste/Liste der Barzahler Seite 7

9 AÜOffice Terminplaner Damit nichts vergessen wird unterstützt der AÜOffice Terminplaner Sie täglich. Die Wiedervorlage mit Erinnerungsfunktion hilft Ihnen bei Kunden- und Interessentendaten genauso wie bei Mitarbeiterterminen und Bewerbern. Funktionen Überwachung von Mitarbeiter-, Bewerber-, Kunden- und Akquisitionsterminen Wiedervorlage mit Erinnerungsfunktion Synchronisation mit Outlook Termine können nach den zuständigen Personen, dem Zeitraum der Fälligkeiten, dem Anwendungsbereich und dem entsprechenden Status gefiltert und angezeigt werden Anlage von Privatterminen Zuständige Personen können frei gewählt werden Benachrichtigung AÜOffice Organizer Der AÜOffice Organizer erstellt, erinnert und zeigt automatisch alle wichtigen Aufgaben und Fristen an, die in Verbindung mit der Programmanwendung stehen. Automatische Überwachung von Aufgaben + Fristen Mitarbeiterdaten - Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis - Befristetes Arbeitsverhältnis und Probezeit - Gültigkeit von Sicherheitsbeauftragtem und Ersthelfer - Passdokument und Geburtstag - Prüfungen - Dispoende - Förderung - G-Untersuchung - Fachunterweisung - Lohnrelevante Daten Bewerberdaten - Geburtstag - Verfügbar ab/bis Kunden-/Interessentendaten - Geburtstag Ansprechpartner - Jubiläum Lohndaten - Beitragsschätzung - Elster Lohnsteueranmeldung - Lohnzahlung Funktionen Hinterlegung eigener Aufgaben Aufgaben und Fristen können individuell nach Zeitraum der Fälligkeit, dem Anwendungsbereich und ihrem Status gefiltert werden Meldungen können direkt bearbeitet werden AÜOffice SMS-Dienst Mit dem AÜOffice SMS-Dienst informieren Sie Ihre Mitarbeiter zum Beispiel per Einsatzanweisung über Einsatzort und zeit sowie den Ansprechpartner und senden gleich die Reiseroute mit. Alle SMS-Kontakte werden gespeichert und der Erhalt der SMS wird in Echtzeit bestätigt. Funktionen Versand an Einzelempfänger Versand an Empfängergruppen (z. B. an alle Mitarbeiter pro Auftrag) Versand von Einsatzanweisungen (Einsatzort, Einsatzzeit, Ansprechpartner, Reiseroute) Versand von Erinnerungen (Stundenzettel, Dokumente) Echtzeitempfangsbestätigung Seite 8

10 AÜOffice PerfectMatch Eignungsprofile von Bewerbern und Mitarbeitern werden auf Knopfdruck mit den Anforderungsprofilen von Kunden und Interessenten niederlassungsübergreifend abgeglichen. Zur Beurteilung von Fähigkeiten und Fertigkeiten steht Ihnen ein Katalog von über Skills zur Verfügung. Ein intelligentes Ranking zeigt Ihnen auf, welche Profile zu den Anforderungen Ihrer Kunden oder Interessenten passen. Leistungen Optimale Ergänzungen Skillkatalog mit über Fähigkeiten WEB-Recruiting 2.0 Skillkatalog mit 21 Berufsgruppen WEB-Profile 2.0 Intelligentes Ranking der Ergebnisse nach Übereinstimmungsgrad Filterfunktion mandanten- und niederlassungsübergreifend WEB-Recruiting WEB-Profile 2.0 Mit prosoft WEB-Recruiting 2.0 erstellen Sie Ihr persönliches Bewerberformular. Profildaten, Skills und Qualifikationen sowie Dokumente eines Bewerbers werden direkt von Ihrer Homepage in die AÜOffice Bewerberverwaltung importiert. In Verbindung mit unseren prosoft WEB-Profilen 2.0 erhalten Sie unmittelbar ein versandfähiges Profil. Ein ausgearbeiteter Skillkatalog mit weit mehr als Skills und Qualifikationen sowie ein intelligentes Bewertungssystem unterstützen Sie bei der effizienten Anwendung. Die Registeranordnung wie auch die Skillauswahl sind übersichtlich gestaltet und alle Profilinhalte wie Berufserfahrung, Schulbildung und Ausbildung sind integriert. Geocodierte Ortsangaben erleichtern die Übersicht des Einsatzgebietes eines Bewerbers. Ein dynamisch konfigurierbares Webformular gewährleistet die Anpassung an die Gestaltung Ihrer Internetpräsenz. Um auf Kundenaufträge schnell, präzise und individuell reagieren zu können, bedarf es intelligenter Software. Bewerber- und Mitarbeiterprofile einfach zu bearbeiten, zu speichern und zu drucken sowie per oder SMS zu versenden, verschafft wertvolle Zeit und natürlich Wettbewerbsvorteile. Durch das modulare Konzept sind die prosoft WEB-Profile 2.0 dynamisch konfigurierbar und können an die individuellen Bedürfnisse Ihrer Kunden angepasst werden. Alle relevanten Profildaten und Informationen wie Skills, Qualifikationen, das Einsatzgebiet und Foto werden automatisch von AÜOffice an die WEB-Profile 2.0 übertragen. Ein neues Profil erstellen Sie passgenau zum Auftrag, das Standardprofil dient Ihnen dabei als Vorlage. Die Gestaltung der WEB-Profile 2.0 kann an Ihre Unternehmensleitlinien angepasst werden, z. B. bezüglich Logos, Schriftart und Schriftfarbe. Seite 9

11 WEB-Zeiterfassung 2.0 Die prosoft WEB-Zeiterfassung 2.0 bietet eine einfache, transparente Lösung sowie eine sichere Datenübermittlung und intelligente Eingabe per Web oder direkt vor Ort mittels Zeiterfassungsterminal. Alle eingegebenen Arbeitszeitdaten werden in Echtzeit minutengenau an AÜOffice übermittelt. Alle erfassten Daten lassen sich über den Teamleiter-Log-in übersichtlich anzeigen, kontrollieren und bearbeiten. Die Eingabe von Zeiten via Web läuft über eine individuell passwortgeschützte Anmeldung. Die Zeiterfassung beim Kunden vor Ort erfolgt bequem über ein Zeiterfassungsterminal mittels codierten Chips. Im Auftrag dienen die Konditionseinstellungen bei der Erfassung im Web und über das Zeiterfassungsterminal als Grundlage für die automatische Berechnung von Wochenend- und Feiertagszuschlägen sowie Nacht- und Schichtzuschlägen. Es sind also keine weiteren Arbeitsschritte erforderlich. Einen weiteren Vorteil bietet die Funktion Erstellung von Karenzzeiten. Mit dieser Funktion lässt sich individuell einstellen, ob Arbeitszeiten vor bzw. nach Ablauf einer vorgegebenen Arbeitszeit (z. B. Schichtpläne) mit in die zuschlagspflichtigen Arbeitszeiten einfließen. Das Fehlerrisiko wird vermindert und die Verrechnung der Löhne und Gehälter wird optimiert. Leistungen Übertragung der Arbeitszeiten zwischen WEB-Zeiterfassung und AÜOffice in Echtzeit Automatische Arbeitszeitvervollständigung Datenvalidierung und automatische Datenübertragung Erfassen von unproduktiven Arbeitszeiten Zeiten können wahlweise als Uhrzeit oder als Stunden eingegeben werden Eingabehilfen und Logikprüfung der eingegebenen Arbeitszeitdaten Druck der Tätigkeitsnachweise als PDF - Nach definiertem Zeitraum - Wahlweise für eine Gruppe oder einen einzelnen Mitarbeiter oder pro Auftrag - Wahlweise nach Kalenderwochen oder Monaten Automatischer Versand von Tätigkeitsnachweisen per an Kunden Optimale Ergänzungen Zeiterfassungsgerät PZE Master IV - Übertragung der Arbeitszeiten in Echtzeit mittels GPRS - Jedem Mitarbeiter kann eine Chipkarte für den jeweiligen Auftrag zugewiesen werden - Arbeitszeiten lassen sich nachträglich bearbeiten - Aktivitäten lassen sich in Echtzeit verfolgen Schichtmodelle - Unbegrenztes Hinterlegen von Schichtmodellen - Definierbare Karenzzeiten für Arbeitsbeginn/-ende prosoft-lohn Die prosoft WEB-Zeiterfassung 2.0 spart Ihnen wertvolle Zeit, denn sie wurde nach den Anforderungen einer modernen Personalzeiterfassung entwickelt. Alle zeitrelevanten Daten werden direkt an AÜOffice übertragen. Ihre externen Mitarbeiter erfassen die Stundennachweise künftig im Internet - bequem von zu Hause oder vom Einsatzort aus. Sie agieren als Controller und importieren die erfassten Zeiten in AÜOffice, werten die Daten zentral von Ihrem Büro aus und erstellen einfach die Rechnung an den Kunden. Mit dem PZE Master IV, der direkt vor Ort bei Ihrem Kunden aufgestellt wird, werden mittels GPRS die Beginn-, End- und Pausenzeiten der Mitarbeiter an AÜOffice übertragen. Eine manuelle Erfassung der Arbeitszeiten ist nicht mehr erforderlich. Zeiterfassungsterminal mit Chipkarte Seite 10

12 prosoft Backup prosoft Backup bietet Ihnen maximale vollautomatische Sicherheit, auch großer elektronischer Datenbestände. Aufgrund hoher Übertragungsraten ist eine schnelle Datensicherung gewährleistet. Alle in AÜOffice eingegebenen und gespeicherten Daten werden mit AES256 (eines der bisher sichersten Verfahren) verschlüsselt und gesichert zum ausfallsicheren Rechenzentrum übertragen. So ist bei einem Notfall gewährleistet, dass Ihre Daten wiederhergestellt werden können. Leistungen Optimale Ergänzungen Automatische Datensicherung gemäß Task-Planer prosoft Hosting Manuelle Datensicherung (auf Wunsch möglich) Verschlüsselung mit AES256 Zusätzliche SSL-Datenverschlüsselung bei Übertragung Permanente Erreichbarkeit durch eine hochverfügbare Serverlandschaft 50 MB online Speicherkapazität pro Mandant Erweiterung der Speicherkapazität in 50 MB-Schritten Ausfallsicheres Rechenzentrum (Service Level 99,9%) prosoft Hosting Für Ihre Datensicherheit und einen zuverlässigen Zugriff auf Ihre Firmendaten bietet prosoft die prosoft Hosting-Lösung und gewährleistet damit eine professionelle Plattform für den Serverbetrieb nach aktuellen technischen Standards und Richtlinien unter höchsten sicherheitsrelevanten Aspekten. Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft und profitieren zudem durch Einsparungen bei den Betriebskosten und den Investitionen von Hard- und Software. Für einen reibungslosen Betrieb und die Sicherheit Ihrer unternehmenskritischen Daten steht Ihnen ein sicherheitsoptimiertes Rechenzentrum zur Verfügung. Ein redundantes System zur Energieversorgung und Klimatisierung gewährleistet eine schnelle und stabile Netzwerkanbindung. Unser Full-Service-Support steht Ihnen 24 Stunden an 365 Tagen im Jahr kostenfrei zur Verfügung. Leistungen Zusatzleistungen Nutzung der prosoft Hosting-Serverplattform Tägliche Datensicherung (14 Tage Backup) inkl. 10 GB Speicherkapazität Einrichtung zusätzlicher Clients/Drucker Unlimitierter Daten-Traffic Administration von Clients/Druckern Microsoft Windows Server Lizenz(en) 2008 R2 Standard Edition Microsoft Terminalserver Lizenz(en) Microsoft Office 2007 Basic Lizenz(en) inclusive Full-Service-Support 24 Stunden/Tag an 365 Tagen/Jahr Seite 11

13 Dokumentenmanagement Um den heutigen Anforderungen einer Personalverwaltung gerecht zu werden, bedarf es einer effizienten Personalverwaltung. Das Medium Papier stößt in der Personalarbeit schnell an seine Grenzen: Papierakten beanspruchen viel Platz, die Ablage von Dokumenten ist zeitaufwändig und die Suche nach Vorgängen oft nur umständlich möglich. Gerade in der Zeitarbeit ist die Papier und Informationsflut und somit die Verwaltung eines Mitarbeiters erhöht: Bewerbungen, Vertragsunterlagen, Beurteilungen, Urlaubsanträge, Zeugnisse, AU-Bescheinigungen, Arbeitszeit- und Tätigkeitsnachweise, Seminarbuchungen, Dienstreiseanträge, die Personalakte wächst und wächst. Die Digitale Personalakte der tutum GmbH, ein Kooperationspartner von prosoft, macht die traditionelle Personalaktenhaltung in Papierform weitgehend überflüssig. Nur wenige Dokumente wie Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis und Kündigung müssen zusätzlich im Original aufbewahrt werden. Als digitale Personalakte ersetzt sie die bisher papiergeführte Akte und ist als elektronisches Dokument in die vorhandene IT-Umgebung integriert. Leistungen/Service Zusatzleistungen Projektdurchführung von Konzeption bis Schulung Individuelle Konfiguration der Personalaktenstruktur Installation und Konfiguration des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare Einrichtung der Schnittstelle zu AÜOffice Bereitstellung der notwendigen Infrastruktur für Scanner und Drucker Handschriftenerkennungssystem für automatisierte Tätigkeitsnachweiserfassung Workflow-Einrichtung diverser Prüfungsprozesse für Eingangsrechnungen T F Stand Oktober 13

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