7 Klassische Personalbeschaffung

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1 Dieses Kapitel befasst sich mit den Besonderheiten der klassischen Rekrutierung in SAP ERP HCM, angefangen bei den verschiedenen Beschaffungsmethoden über die Auswahl der Bewerber bis hin zur Übernahme eines Mitarbeiters in das Unternehmen. Analog dazu werden die einzelnen Schritte im HCM-System dargestellt. 7 Klassische Personalbeschaffung Trotz der Tatsache, dass das Thema E-Recruiting derzeit in aller Munde ist und dessen Konzept sicherlich das aktuellere und gebräuchlichere ist, gibt es weiterhin Kunden, die die klassische Personalbeschaffung nutzen. Neueinführungen der klassischen Personalbeschaffungskomponente der SAP AG kann man nicht mehr wirklich empfehlen, da diese Komponente von dem im Kapitel 6 erläuterten E-Recruiting abgelöst wird. Wir haben hier bewusst auf die betriebswirtschaftlichen Grundlagen verzichtet, da diese bereits im vorherigen Kapitel erläutert wurden. 7.1 Konzeption in SAP ERP HCM Neben der Einbindung der klassischen Personalbeschaffung in die Organisationsstruktur werden die einzelnen Bausteine der Lösung erläutert und deren Zusammenspiel aufgezeigt Einbindung in die Organisationsstruktur Die Personalbeschaffung macht von der SAP-Organisationsstruktur insoweit Gebrauch, als sie vakante Planstellen aus dem Organisationsmanagement nutzt. Angelegt werden die Vakanzen über den Infotyp»Vakanz«an einer Planstelle des Organisationsmanagements (PERSONAL PERSONALMANAGE- MENT PERSONALBESCHAFFUNG PERSONALWERBUNG VAKANZ PFLEGEN). Über die Zuordnung dieses Infotyps werden die zu besetzenden Planstellen der Bewerberverwaltung zugänglich gemacht (siehe Abbildung 7.1). 279

2 7 Klassische Personalbeschaffung Abbildung 7.1 Planstelle vakant setzen Eine weitere Anwendungsmöglichkeit des Organisationsmanagements ist das Anlegen so genannter Anforderungsprofile der Planstelle, die zusammen mit ihrem Gegenstück, den Qualifikationsprofilen des Bewerbers, einen Profilvergleich zur Unterstützung der Bewerberauswahl ermöglichen. Wir gehen hier nur kurz auf die Möglichkeiten des Organisationsmanagements zum Anlegen eines Anforderungsprofils ein, da dieses Thema stark in den Bereich Personalentwicklung eingreift, der hier nicht explizit behandelt werden soll (siehe Literaturhinweise im Anhang). Die Voraussetzung sowohl für Anforderungs- als auch für Qualifikationsprofile ist das Anlegen eines Qualifikationskatalogs. Dabei geht es weniger um die Pflege dieses Katalogs in SAP ERP HCM als um den konzeptionellen Teil bei der Erstellung eines solchen Katalogs. Alleine die Ermittlung der in einem Unternehmen vorhandenen und die Auswahl der im System umzusetzenden Qualifikationen bedeuten eine gewisse Herausforderung. Am einfachsten machbar ist eine Zusammenstellung der Qualifikationen, wenn es in einem Unternehmen klare Richtlinien gibt, was die Anforderungen einer Planstelle betrifft. Dies ist z.b. im öffentlichen Dienst gegeben, da es dort eindeutige Stellenbeschreibungen gibt, deren Zusammensetzung aus verschiedenen Tätigkeiten letztendlich eine tarifliche Eingruppierung ergibt. Das Gegenstück dazu, das Qualifikationsprofil, und ein Beispiel für einen Profilvergleich sind in Abschnitt beschrieben. 280

3 Konzeption in SAP ERP HCM 7.1 Die endgültige Verbindung vom Organisationsmanagement zur Bewerberverwaltung wird beim anschließenden Anlegen einer Ausschreibung realisiert. Dabei werden die zuvor angelegten Vakanzen den Ausschreibungen zugeordnet (siehe Abbildung 7.2). Problematisch wird es, wenn es um die Ausschreibung von Ausbildungsplätzen geht, da es sich hierbei meistens um mehrere Plätze der gleichen Art (Planstelle) handelt. Das Problem hierbei ist die Notwendigkeit, mehrere gleichförmige Vakanzen anlegen zu müssen, um dokumentieren zu können, wie viele Ausbildungsplätze besetzt werden sollen. Dies ist notwendig, da es im Gegensatz zum E-Recruiting (an den Suchaufträgen) in der klassischen Personalbeschaffung keine Möglichkeit gibt, z.b. eine Menge an einer Vakanz zu hinterlegen, die dokumentiert, wie viele dieser Planstellen besetzt werden sollen. Abbildung 7.2 Verbindung von Ausschreibung mit Vakanz Medien und Instrumente Zunächst ist es notwendig, die beiden Begriffe Medien und Instrumente abzugrenzen. 281

4 7 Klassische Personalbeschaffung Was unter Medien zu verstehen ist, erklärt sich am besten an einigen Beispielen wie Presse oder Inter-/Intranet. Es handelt sich um Klassifizierungen bzw. Gruppierungen, die es ermöglichen, mehrere Instrumente zusammenzufassen. Des Weiteren kann man Spontanbewerbern ein Medium zuordnen, über das sie Kontakt zum Unternehmen bekommen haben. Medien werden im Customizing der Personalbeschaffung unter dem IMG- Pfad PERSONALMANAGEMENT PERSONALBESCHAFFUNG PERSONALBEDARF UND PERSONALWERBUNG MEDIEN ANLEGEN angelegt. Eine Eigenschaft des Mediums ist die zugeordnete Bewerberklasse, die angibt, ob ein Medium zur Werbung interner oder externer Bewerber eingesetzt wird (siehe Abbildung 7.3). Abbildung 7.3 Medien anlegen In den Beschaffungsinstrumenten werden die Art und die Methoden der Personalbeschaffung abgebildet, z.b. Anzeigenschaltung in Printmedien, persönliche Kontaktaufnahme durch Headhunting oder Vermittlung durch das Arbeitsamt bzw. durch Personalberatungsagenturen. 282

5 Konzeption in SAP ERP HCM 7.1 Personalbeschaffungsinstrumente werden nach dem verwendeten Medium (z.b. Presse, Arbeitsamt, Personalberatungsagentur) weiter klassifiziert. Die Personalbeschaffungsinstrumente werden im Customizing (IMG) der Personalbeschaffung unter PERSONALMANAGEMENT PERSONALBESCHAFFUNG PER- SONALBEDARF UND PERSONALWERBUNG PERSONALBESCHAFFUNGSINSTRUMENTE ANLEGEN angelegt (siehe Abbildung 7.4). Voraussetzung dafür ist das vorherige Anlegen eines Beschaffungsmediums, da die Beschaffungsinstrumente nach dem verwendeten Medium eingeteilt werden. Zu jedem Beschaffungsinstrument lassen sich ein Ansprechpartner und ein Adressschlüssel hinterlegen, über die im Arbeitsschritt»Anschriften für Personalbeschaffungsinstrumente anlegen«(personalmanagement PERSONALBESCHAFFUNG PER- SONALBEDARF UND PERSONALWERBUNG) die Anschrift des Ansprechpartners zum jeweiligen Beschaffungsinstrument gepflegt werden kann (siehe Abbildung 7.4). Adressschlüssel Abbildung 7.4 Personalbeschaffungsinstrumente anlegen Zum Einsatz kommen die Beschaffungsmedien und -instrumente beim Anlegen einer Ausschreibung (siehe Abbildung 7.5). Die Ausschreibung ist innerhalb der Bewerberverwaltung in SAP ERP HCM neben dem Bewerber das zentrale Objekt. 283

6 7 Klassische Personalbeschaffung Abbildung 7.5 Zuordnung von Beschaffungsinstrumenten zur Ausschreibung Der Sinn und Zweck der Zuordnung von Beschaffungsinstrumenten zur Ausschreibung ist auch im Controlling der Personalbeschaffung angesiedelt, wo ausgewertet wird, wie erfolgreich ein Ausschreibungsinstrument im Vergleich zu den anderen war. Gemessen werden kann dies, indem man z.b. die Anzahl der Bewerbungen und auch deren Qualität (z.b. messbar über die Anzahl der Einstellungen aufgrund einer Ausschreibung) dem Beschaffungsinstrument gegenüberstellt. Weitere Kriterien zur Definition eines erfolgreichen Ausschreibungsinstruments beschreiben wir in Abschnitt Wenn eine Ausschreibung mit mehreren Instrumenten erfolgt, muss für jedes Instrument eine eigene Ausschreibung angelegt werden. Dies mag zwar umständlich erscheinen, schafft aber die Möglichkeit, die Wirksamkeit der Instrumente auszuwerten, da die eingehenden Bewerbungen der Ausschreibung zugeordnet werden, auf die sie sich beziehen (z.b. Ausschreibung in der FAZ) Bewerberstammdaten Die Erfassung der Bewerberstammdaten stellt für die Personalabteilung oft eine große Herausforderung dar, da teilweise eine große Menge an Bewer- 284

7 Konzeption in SAP ERP HCM 7.1 bungsunterlagen gesichtet und die interessanten Bewerbungen in einem System erfasst werden müssen. Dabei ist es wichtig, ein Instrument an der Hand zu haben, das es ermöglicht, die benötigten Daten schnell und möglichst strukturiert zu erfassen. Abbildung 7.6 zeigt ein Beispiel für eine Erfassungsmaske für die Bewerberstammdaten, aus der die einzelnen Bereiche hervorgehen, die individuell angepasst werden können. Unternehmensstruktur Bewerberstruktur Vorschlagswerte Infotypen Abbildung 7.6 Erfassungsmaske für Bewerberstammdaten Struktur der Bewerber Vergleichbar mit der Struktur in der Personaladministration (siehe Abschnitt 4.2.5) werden auch in der Bewerberverwaltung Strukturen verwendet, die insbesondere im Hinblick auf steuernde und auswertungsbezogene Funktionen notwendig sind. Auch wenn die Definition der Bewerberstruktur im Laufe eines Projekts noch Änderungen unterworfen ist, ist eine möglichst genaue Klärung der Struktur zu Beginn erforderlich, da das weitere Customizing der Bewerberverwaltung teilweise auf diesen Ergebnissen aufbaut. Neben der Zuordnung der Bewerber zur Unternehmensstruktur, die die aufbauorganisatorische Gliederung des HCM-Systems darstellt, werden die Bewerber so genannten Bewerbergruppen und Bewerberkreisen zugeordnet 285

8 7 Klassische Personalbeschaffung (Details zur Definition und Funktionen der Unternehmensstruktur mit den Personalbereichen und -teilbereichen finden Sie ebenfalls in Abschnitt 4.2.5). Bei den Bewerbergruppen handelt es sich, ähnlich wie bei den Mitarbeitergruppen in der Personaladministration, um eine grobe Einteilung der Mitarbeiter (z.b. Mitarbeiter mit unbefristetem/befristetem Arbeitsvertrag, Auszubildende, Leiharbeiter). Dabei ist das entscheidende Kriterium die Art des angestrebten Beschäftigungsverhältnisses im Unternehmen. Bei der Bewerberklasse handelt es sich um eine Eigenschaft der Bewerbergruppe, die eine Aussage darüber trifft, ob eine Bewerbergruppe interne oder externe Bewerber umfasst (Kennzeichen P = interne Bewerber; Kennzeichen AP = externe Bewerber; siehe Abbildung 7.7). Bewerbergruppen werden im IMG unter dem Pfad PERSONALMANAGEMENT PERSONALBESCHAFFUNG VERWALTUNG DER BEWERBER BEWERBERSTRUKTUR BEWERBERGRUPPEN ANLEGEN gepflegt. Abbildung 7.7 Anlegen von Bewerbergruppen Die Bewerberkreise stellen im Gegensatz zur Bewerbergruppe eine feinere Aufgliederung der Bewerber dar. Der Bewerberkreis ist ein frei wählbares Strukturierungskriterium, durch das die Bewerber in der Regel nach hierarchischen Kriterien (z.b. Führungskräfte, leitende Angestellte, Angestellte) oder nach funktionalen Kriterien (z.b. Unternehmensleitung, Vertrieb, Produktion) strukturiert werden. Für Bewerbungen, die sich nicht direkt auf eine Ausschreibung und damit auf eine Vakanz beziehen, lassen sich so genannte Spontanbewerbergruppen einrichten. Die Spontanbewerbergruppe ist ein frei wählbares Kriterium zur Strukturierung von Spontanbewerbungen. Denkbar ist etwa eine Zusammenfassung von Spontanbewerbungen nach der vom Bewerber angestrebten Tätigkeit im Unternehmen (z.b. Angestellte Vertrieb, Angestellte Personalabteilung). Jeder Spontanbewerbergruppe muss ein Personalreferent zugeordnet werden, der bei der Erfassung der Stammdaten als Vorschlagswert dient, sobald ein Bewerber der entsprechenden Spontanbewerber- 286

9 Konzeption in SAP ERP HCM 7.1 gruppe zugeordnet wird. Voraussetzung für die Zuordnung eines Personalreferenten ist, dass die im Unternehmen tätigen Personalreferenten im System angelegt wurden (IMG: PERSONALMANAGEMENT PERSONALBESCHAFFUNG VER- WALTUNG DER BEWERBER PERSONALREFERENTEN ANLEGEN). Um die Entscheidung zu erleichtern, welche Bewerbergruppen und -kreise gebildet werden sollten, muss geklärt sein, welche Anforderungen die Bewerberstruktur im Hinblick auf folgende Punkte erfüllen soll: unterschiedliche Bearbeitung verschiedener Bewerber im Hinblick auf Bewerbervorgänge (siehe Abschnitt 7.1.4) Bewerberkorrespondenz (siehe Abschnitt 7.1.5) Bewerberverantwortlichkeit (Wer bearbeitet wen?) Selektionsmöglichkeiten bei der Auswertung Berechtigungsprüfung Je differenzierter die Steuerung in diesen Bereichen sein soll, desto feiner muss die Bewerberstruktur sein. Abbildung 7.8 Wiedererkennung von Bewerbern 287

10 7 Klassische Personalbeschaffung Bei der Ersterfassung der Bewerberdaten prüft das System, ob es sich bei der Bewerbung um eine Doppelbewerbung handelt. Dabei werden der Nachname in Kombination mit dem Vornamen und dem Geburtsdatum zum Vergleich herangezogen. Bei einem Treffer zeigt das System das Resultat des Vergleichs. Von dort aus kann man in die Daten der gefundenen Person verzweigen (siehe Abbildung 7.8), um festzustellen, ob es dieselbe Person ist und auf welche Ausschreibung sich die Bewerbung bezieht. Wenn man die Person wiedererkannt hat, kann man dies im System bestätigen, und der Bewerber wird auf den Status»Erneute Bewerbung«gesetzt. Des Weiteren werden die bereits erfassten Stammdaten übernommen (siehe Abbildung 7.9). Übernommene Stammdaten aus der vorherigen Bewerbung Abbildung 7.9 Stammdatenübernahme für erneute Bewerbung Kurzporträt Über die Definition eines oder mehrerer Kurzporträts der Bewerber können Auswertungen kundenindividuell mitgestaltet werden. Als Beispiel sei hier 288

11 Konzeption in SAP ERP HCM 7.1 der Report zur Auswertung der eingegangenen Bewerbungen genannt (Näheres erfahren Sie in Abschnitt 7.1.4), aus dem für einzelne Bewerber jeweils ein Kurzporträt aufgerufen werden kann. Es ist durchaus sinnvoll, unterschiedliche Kurzporträts zu erstellen, die den verschiedenen Anforderungen im Unternehmen genügen. Beispielsweise wird das Kurzporträt eines Bewerbers, das für den Sachbearbeiter zur Verfügung steht, administrativen Gesichtspunkten genügen, wie etwa die Anzeige der Vorgänge des Bewerbers oder der aktuelle Status des Bewerbers im Bewerbungsprozess. Fachverantwortliche hingegen benötigen ein Kurzporträt, in dem z.b. der Lebenslauf und die Qualifikationen des Bewerbers angezeigt werden. Zur Erstellung des Kurzporträts gibt es zwei Vorlagen, die von SAP ausgeliefert werden (erreichbar über den IMG-Pfad PERSONALMANAGEMENT PER- SONALBESCHAFFUNG VERWALTUNG DER BEWERBER KURZPORTRÄT). Diese können kopiert und den individuellen Bedürfnissen angepasst werden. Für diese Dokumente stehen folgende Informationen aus den Bewerberstammdaten als Textvariablen zur Verfügung (Auszug): Felder der organisatorischen Zuordnung des Bewerbers: Personal- (teil)bereich, Bewerbergruppe/-kreis etc. Felder der persönlichen Daten eines Bewerbers: Vorname, Nachname, Geschlecht etc. Felder der Adresse: Anschrift Felder der Ausbildung: Schulbildung, Abschlüsse etc. Felder der Qualifikation: Qualifikationen und ihre Ausprägungen Gesamtstatus des Bewerbers erledigte/geplante Vorgänge Welche Daten in ein Kurzporträt aufgenommen werden bzw. welche Daten der Bewerber überhaupt erfasst werden, hängt stark davon ab, welche Aussagen mit den Daten getroffen werden sollen. Zur reinen Verwaltung der Bewerber ohne Systemunterstützung bei der Auswahl der geeigneten Bewerber reichen Stammdaten, wie z.b. Anschrift, Daten zur Person und die Vakanz bzw. Ausschreibungszuordnung, aus. Wenn sich ein Unternehmen allerdings sei es bei bestimmten Berufsgruppen oder grundsätzlich auch bei der Auswahl der geeigneten Bewerber unterstützen lassen will, bedarf es weiterer Daten. Denn sowohl die Anforderungen der Vakanz als auch die Qualifikationen der Bewerber sind notwendig, wenn es z.b. darum geht, Profilvergleiche durchzuführen. 289

12 7 Klassische Personalbeschaffung Qualifikationsprofile und Profilvergleiche Der Einsatz von Profilen und Profilvergleichen ist ein Teil der Personalentwicklungskomponenten in SAP ERP HCM und kann die Entscheidungsprozesse bezüglich der Auswahl geeigneter Bewerber bzw. Nachfolger unterstützen. Da die Personalentwicklung nicht Bestandteil dieses Buchs ist, gehen wir hier nur kurz auf das Thema Profile und Profilvergleiche ein. Das Anforderungsprofil wurde bereits in Abschnitt kurz angesprochen. Die Erstellung eines Qualifikationsprofils ist hierbei das logische Gegenstück, wenn Profilvergleiche bei der Bewerberauswahl herangezogen werden sollen. Auch hier ist ein zuvor zu konzipierender Qualifikationskatalog erforderlich, der die Grundlage sowohl für Anforderungs- als auch Qualifikationsprofile darstellt. Ein Qualifikationsprofil setzt sich aus mehreren Komponenten zusammen (siehe Abbildung 7.10): Abbildung 7.10 Qualifikationsprofil Qualifikationen Hier werden die bestehenden Qualifikationen mit ihren Ausprägungen erfasst. Potenziale Hier kann eingetragen werden, ob eine Person Potenzial zur Besetzung einer bestimmten Planstelle/Stelle hat. Interessen Wenn ein Mitarbeiter Interesse an einer bestimmten Aufgabe oder auch Planstelle hat, kann dies hier erfasst werden. Abneigungen Um zu vermeiden, dass jemandem eine bestimmte Planstelle oder Aufgabe angeboten wird, können diese hier als Ausschlusskriterium eingetragen werden. 290

13 Konzeption in SAP ERP HCM 7.1 Erhaltene Beurteilungen Dies können sowohl Beurteilungen eines Bewerbers aus einem Assessmentcenter sein als auch Beurteilungen eines Mitarbeiters durch den Vorgesetzten. Um die Auswahl der Bewerber zu unterstützen, gibt es die Möglichkeit, Qualifikationsprofile der Bewerber den Anforderungsprofilen von (Plan-)Stellen gegenüberzustellen. Ein Ergebnis dieses Vergleichs ist in Abbildung 7.11 dargestellt. Abbildung 7.11 Profilvergleich von Bewerber mit Planstelle Status, Maßnahmen, Vorgänge Um den Prozess eines Bewerbers von der Ersterfassung seiner Daten in die Bewerberstammdaten über die verschiedenen Auswahlverfahren bis hin zur Einstellung bzw. Absage systematisch protokollieren zu können, werden in SAP ERP HCM Vorgänge und Maßnahmen durchgeführt, die den jeweiligen Status des Bewerbers dokumentieren. Grundsätzlich unterscheidet SAP ERP HCM in der Personalbeschaffung zwei Arten von Auswahlprozessen: Globaler Auswahlprozess Am globalen Auswahlprozess eines Unternehmens nimmt jeder erfasste Bewerber teil. In diesem Prozess entscheidet sich, ob ein Bewerber für das Unternehmen von Interesse ist. Wenn ein Bewerber nicht abgelehnt wird, kann er an einem oder mehreren Auswahlprozessen für eine Vakanz teilnehmen. Auswahlprozess für jede Vakanz Hierzu wird der Bewerber den betreffenden Vakanzen zugeordnet. 291

14 7 Klassische Personalbeschaffung Status Sowohl im globalen Auswahlprozess als auch in den Auswahlprozessen für eine Vakanz kann man jederzeit neu entscheiden, ob das Interesse an einem Bewerber fortbesteht. Der jeweilige Stand eines Bewerbers in einem Auswahlprozess wird im Bewerberstatus abgebildet. Entsprechend den beiden Arten von Auswahlprozessen gibt es zwei Bewerberstatus: Gesamtstatus Dieser Status gibt an, welchen aktuellen Stand (z.b. in Bearbeitung, zurückgestellt, Interview gewünscht) ein Bewerber im globalen Auswahlprozess des Unternehmens hat. Status der Vakanzzuordnung Hier wird angegeben, welchen aktuellen Stand (z.b. in Bearbeitung, zurückgestellt, Interview gewünscht) ein Bewerber im Auswahlprozess für eine bestimmte Vakanz hat. Der Gesamtstatus wird bei der Ersterfassung der Bewerberdaten über eine Maßnahme (siehe Abschnitt 7.1.4) je nach Systemeinstellung automatisch vergeben und muss von diesem Zeitpunkt an für einen Bewerber immer vorhanden sein. Aus dem Gesamtstatus lässt sich ablesen, ob ein Bewerber derzeit an mindestens einem Auswahlprozess teilnimmt (z.b. Gesamtstatus»in Bearbeitung«,»zurückgestellt«,»Interview gewünscht«) oder ob alle Auswahlprozesse für ihn bereits abgeschlossen sind (Gesamtstatus»abgelehnt«oder»einzustellen«). Einen Status der Vakanzzuordnung erhält ein Bewerber, sobald Sie ihn einer Vakanz zugeordnet haben. Hat ein Bewerber mehrere Vakanzzuordnungen, ist für jede dieser Zuordnungen ein Status der Vakanzzuordnung vorhanden. Ein Auswahlprozess ist abgeschlossen, wenn alle Bewerber, die am Auswahlprozess beteiligt sind, den Status»abgelehnt«oder den Status»einzustellen«haben. Die von SAP ausgelieferten Status eines Bewerbers sind als Vorgabe zu sehen und sollen nicht ergänzt werden. Folgende unterschiedliche Status für Bewerber werden von SAP ausgeliefert: in Bearbeitung einzustellen zurückgestellt abgelehnt Vertrag angeboten 292

15 Konzeption in SAP ERP HCM 7.1 Angebot abgelehnt einladen Für einige der Status kann es notwendig sein, Gründe anzugeben. So ist es z.b. denkbar, die Information, warum jemand den Status 4,»abgelehnt«, hat, mit einem Grund für die Ablehnung zu verbinden. Denkbar wären in diesem Fall Gründe wie mangelnde Qualifikation, Ablehnung nach Abschluss des Auswahlprozesses etc. Der Statusgrund kann reinen Informationscharakter haben, er kann aber auch dazu eingesetzt werden, um z.b. festzulegen, welche Textvorlage dem betreffenden Bewerbervorgang beim automatischen Anlegen zugeordnet wird, und damit, welchen Brief der Bewerber erhält. Die Statusgründe lassen sich einzelnen Status zuordnen (siehe Abbildung 7.12). Abbildung 7.12 Zulässigkeit von Statusgründen Im Customizing der Personalbeschaffung wird festgelegt, welche Kombinationen zwischen dem Gesamtstatus und dem Status der Vakanzzuordnung zulässig sind. So kann es z.b. sein, dass es in einem Unternehmen nicht erlaubt ist, Bewerbern, die den Gesamtstatus»Vertrag angeboten«für eine Vakanz haben, eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch für eine andere Vakanz zu vergeben. Dies wird darüber gesteuert, dass dem einzelnen Gesamtstatus zulässige Status der Vakanzzuordnung zugeordnet werden. Eine Übersicht über mögliche Kombinationen können Sie Abbildung 7.13 entnehmen. Der Gesamtstatus eines Bewerbers wird über die so genannten Bewerbermaßnahmen der Personalbeschaffung gesetzt (z.b. setzt die Bewerbermaßnahme»Ersterfassung Grunddaten«den Gesamtstatus»in Bearbeitung«). 293

16 7 Klassische Personalbeschaffung Gesamtstatus Status der Vakanzzuordnung 1 in Bearbeitung 1 in Bearbeitung 2 einzustellen 2 einzustellen 3 zurückgestellt 3 zurückgestellt 4 abgelehnt 4 abgelehnt 5 Vertrag angeboten 5 Vertrag angeboten 6 Angebot abgelehnt 6 Angebot abgelehnt 7 einladen 7 einladen Abbildung 7.13 Kombinationen von Gesamtstatus mit dem Status der Vakanzzuordnung Maßnahmen Unter Maßnahmen versteht man in SAP ERP HCM eine Aneinanderreihung von Infotypen z.b.»organisatorische Zuordnung«und»Adresse«, die aus gegebenem Anlass (Ersterfassung von Bewerberdaten, Einstellung, Kostenstellenwechsel, Austritt etc.) im Personalwirtschaftssystem für einen Bewerber oder Mitarbeiter durchgeführt wird (siehe Abbildung 7.14). Das Infotypkonzept ist in Abschnitt ausführlich beschrieben. Abbildung 7.14 Bewerbermaßnahmen 294

17 Konzeption in SAP ERP HCM 7.1 Die Art und Reihenfolge der Infotypen, die in der Personalbeschaffung durch Maßnahmen bearbeitet werden sollen, wird im Customizing der Personalbeschaffung festgelegt. Dabei erstellt man, wie in der Personaladministration, so genannte Infogruppen (Abfolgen von Infotypen, siehe Abbildung 7.15). SAP liefert eine Reihe von Bewerbermaßnahmen aus (siehe Abbildung 7.14). Die Anpassung von Bewerbermaßnahmen ist aber problemlos möglich. Abbildung 7.15 Infogruppe der Maßnahme»Ersterfassung Grunddaten«Zu den Bewerbermaßnahmen gelangen Sie über den IMG-Pfad PERSONAL- MANAGEMENT PERSONALBESCHAFFUNG AUSWAHL DER BEWERBER INFO- GRUPPEN/BEWERBERMAßNAHMEN ÄNDERN. Dabei stehen in der Personalbeschaffung folgende Infotypen der Administration zur Verfügung: Organisatorische Zuordnung (0001) Daten zur Person (0002) Anschriften (0006) Ausbildung (0022) Andere/frühere Arbeitgeber (0023) Qualifikationen (über 0024) Bankverbindung (0009) Vertragsbestandteile (0016) Basisbezüge (0008) Wiederkehrende Be-/Abzüge (0014) 295

18 7 Klassische Personalbeschaffung Ergänzende Zahlungen (0015) Sollarbeitszeit (0007) Bei Bedarf können auch andere Infotypen der Personalbeschaffung zugänglich gemacht werden. Neben den genannten Infotypen der Personaladministration gibt es spezielle Infotypen für Bewerber. Diese sind im Einzelnen: Bewerbermaßnahmen (4000) Hier werden alle Maßnahmen abgelegt, die für einen Bewerber durchgeführt wurden. Dies können zum einen Arbeitsabläufe zur Datenerfassung sein (z.b. Ersterfassung der Bewerberdaten, Zusatzdaten erfassen) und zum anderen Arbeitsabläufe, die den Gesamtstatus des Bewerbers ändern (z.b. Bewerber ablehnen, Bewerber zurückstellen). Neben der für einen Bewerber durchgeführten Maßnahmenart kann im Infotyp»Bewerbermaßnahmen«erfasst werden, ob ein Bewerber eine Referenz vorweisen kann. Ist dies der Fall, können Sie in einem Feld die Personalnummer der Referenz aus den Personalstammdaten der Administration auswählen. Bewerbung (4001) In diesem Infotyp wird erfasst, ob sich eine Bewerbung auf eine Ausschreibung (Vakanz) bezieht oder spontan eingegangen ist (Spontanbewerbergruppe). Vakanzzuordnung (4002) Hier wird erfasst, welchen Vakanzen ein Bewerber zugeordnet ist. Bewerbervorgänge (4003) Über die Bewerbervorgänge erfolgt die Erfassung, Protokollierung und Planung der Aktivitäten für einen Bewerber innerhalb eines Auswahlprozesses. Bewerbervorgänge sind also administrative Schritte, die ein Bewerber im Rahmen seiner Bewerbung durchläuft. Des Weiteren wird die Bewerberkorrespondenz über die Bewerbervorgänge abgewickelt (nähere Informationen über Bewerbervorgänge erhalten Sie in diesem Abschnitt weiter unten). Personalnummer des Bewerbers (4005) Das System füllt den Infotyp automatisch für alle internen Bewerber. Somit verfügt jeder interne Bewerber über einen Datensatz dieses Infotyps. Status Vorgänge (4004) Für jeden Bewerber existiert genau ein Datensatz dieses Infotyps im System. Das System legt diesen Datensatz automatisch an und aktualisiert 296

19 Konzeption in SAP ERP HCM 7.1 ihn. Der Infotyp dient zur Anzeige der Status von durchgeführten Vorgängen und unterstützt effizient die Suche nach Bewerberdaten. Bewerbernummer des Mitarbeiters (0139) Dieser Infotyp wird in der Personaladministration in folgenden Fällen verwendet: Der externe Bewerber tritt als Mitarbeiter in das Unternehmen ein. Der interne Bewerber und damit bereits Mitarbeiter des Unternehmens besetzt die vakante Stelle. In diesem Infotyp hinterlegen Sie die Bewerbernummer und die Personalnummer des Mitarbeiters. Damit dient der Infotyp der Identifikation des Bewerbers mit dem Mitarbeiter. Bei der Zusammenstellung von Infogruppen und damit von Maßnahmen ist zu beachten, dass der Infotyp 0001 (Organisatorische Zuordnung) immer als einer der ersten Infotypen angelegt werden muss, da dieser Infotyp für die Berechtigungsprüfung, den Bildaufbau und die Plausibilitätsprüfungen innerhalb anderer Infotypen benutzt wird. Neben der Reihenfolge der Infotypen kann auch festgelegt werden, welche Felder bei der Ersterfassung der Bewerberdaten eingeblendet sein sollen. Des Weiteren wird hier auch das zweistufige Verfahren der Ersterfassung definiert, bei dem festgelegt wird, welche Daten zu den Grunddaten und welche zu den Zusatzdaten gehören. Speziell bei der Maßnahme zur Ersterfassung der Bewerberdaten ist dieses zweistufige Verfahren sinnvoll, in dem zunächst die Grunddaten eines Bewerbers und in einem zweiten Schritt gegebenenfalls Zusatzdaten erfasst werden. Die Grunddaten müssen für jeden Bewerber erfasst werden, da es sich dabei um Grundlagen für statistische Zwecke, wie z.b. Zuordnung des Bewerbers zu Personal(teil)bereichen, Bewerbergruppen/-kreisen, Namen und für das Ausgeben von Briefen, wie z.b. die Anschrift, handelt. Zusatzdaten werden dann nur fallweise für solche Bewerber erfasst, die für das Unternehmen von weiterem Interesse sind. Über die Bewerbermaßnahme»Zusatzdaten erfassen«kann ein Bewerber z.b. einer oder mehreren Vakanzen zugeordnet werden. Des Weiteren können über diese Bewerbermaßnahme Daten eines Bewerbers zu Ausbildung, Qualifikation und Vorarbeitgeber erfasst werden. Da es für die Verwaltung eines Auswahlprozesses erforderlich ist, alle geplanten und erledigten Aktivitäten für einen Bewerber (z.b. Versand der 297

20 7 Klassische Personalbeschaffung Eingangsbestätigung, Übergabe der Bewerberakte, Bewerbungsgespräch) im Rahmen eines Auswahlprozesses zu erfassen, erfolgt die Protokollierung und Planung der Aktivitäten für einen Bewerber über die so genannten Bewerbervorgänge. Vorgänge Bewerbervorgänge sind administrative Schritte, die ein Bewerber im Rahmen seiner Bewerbung durchläuft. Bewerbervorgänge werden pro Aktion, die mit einem Bewerber durchgeführt wird, angelegt und bearbeitet. Teilweise legt das System die Bewerbervorgänge automatisch an, z.b. wird nach der Aktion»Ersterfassung Bewerberdaten«automatisch der Bewerbervorgang»Eingangsbestätigung«angelegt. Teilweise werden Bewerbervorgänge explizit angelegt (z.b. Übergabe von Bewerberdaten an die Fachabteilung). Bei der Entscheidung, wann welche Bewerbervorgänge automatisch angelegt werden sollen, ist man insoweit frei, als man sich mithilfe eigener Maßnahmen und der damit automatisch anzulegenden Vorgänge den Auswahlprozess selbst einstellen kann. Die Vorgänge einer Bewerbung haben folgende Eigenschaften: Vorgangsart Über die Vorgangsart wird die jeweilige Aktivität bestimmt, die für einen Bewerber durchzuführen ist (z.b. Ausgang der Eingangsbestätigung, Einladung zum Interview, Termin des Interviews). Vorgangsstatus Für jeden Bewerbervorgang ist festgelegt, ob die Aktivität für einen Bewerber noch ausgeführt werden muss (Vorgangsstatus geplant) oder bereits durchgeführt wurde (Vorgangsstatus erledigt). Ausführungstermin Der Ausführungstermin gibt bei geplanten Vorgängen an, bis zu welchem Tag bzw. an welchem Tag der Vorgang stattfinden soll, und bei erledigten Vorgängen, wann der Vorgang stattgefunden hat. Vorgangsverantwortlicher Der Verantwortliche ist dafür zuständig, dass der betreffende Vorgang zum angegebenen Termin ausgeführt wird, oder er trägt die fachliche Verantwortung für die Durchführung des Vorgangs. 298

21 Konzeption in SAP ERP HCM 7.1 Abbildung 7.16 Geplante Vorgänge Durch die genannten Eigenschaften der Bewerbervorgänge ist eine Kontrolle über die einzelnen Auswahlprozesse möglich. Dabei sind die wichtigen Kontrollinstrumente für den Auswahlprozess: Geplante Vorgänge Diese Auswertung dient der Überwachung der geplanten Vorgänge je Personalreferent. Darüber kann sich der Personalreferent also einen Überblick über geplante Vorgänge je Bewerber verschaffen (siehe Abbildung 7.16). Bewerbungen Dieser Report gibt eine Liste aller Bewerbungen aus (siehe Abbildung 7.17). Die Liste enthält im Einzelnen folgende Informationen: Name des Bewerbers Eingangsdatum der Bewerbung 299

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