ERFOLGSFAKTOR PROJEKTMANAGEMENT

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1 DEZEMBER VORWORT MIT TATKRAFT INS NEUE JAHR Seite 2 AKTUELLES DÜRFEN WIR VORSTELLEN? DIE NEUE INTERNETPRÄSENZ DER PERKURA Seite 3 TITELTHEMA ERFOLGSFAKTOR PROJEKT- MANAGEMENT IN KOMPLEXEN MIGRATIONSPROJEKTEN Seite 4-5 ERFOLGSFAKTOR PROJEKTMANAGEMENT AKTUELLES PERKURA JÄHRLICH AUF DEM PRÜFSTAND KUNDENBEFRAGUNG DER PERKURA Seite 6 VERANSTALTUNGEN JAHRESWECHSELSEMINARE DER PERKURA Seite 7 PERKURA INSIDE FRAGEN AN UNSERE MITARBEITER Seite 8-9 ANWENDERBERICHT HR-OUTSOURCING BEI DER HAMBURGER FUNK GRUPPE Seite ALLGEMEINE INFORMATIONEN WUSSTEN SIE SCHON IMPRESSUM Seite 12 AUSGABE PERKURA 1

2 Vorwort Mit Tatkraft ins neue Jahr. Liebe Leserinnen und Leser, das Jahr neigt sich dem Ende zu und die Vorbereitungen für Weihnachten sind längst in vollem Gang. Wir freuen uns, Ihnen zum Jahresabschluss eine neue Ausgabe des PERKURIER zu präsentieren. Gemeinsam mit Ihnen blicken wir auf ein spannendes und abwechslungsreiches Jahr zurück. So konnten wir wieder viele interessante Projekte realisieren, wie etwa die Migration der Abrechnung von etwa Mitarbeitern neun verschiedener Regionalclubs des ADAC e. V. Lesen Sie in unserem Titelthema, welche Faktoren zum Erfolg solch komplexer Projekte beitragen. Der fachliche Austausch mit Ihnen, wie etwa auf der diesjährigen KlinikRente in Leipzig, hat uns wie immer sehr inspiriert. Die Zufriedenheit unserer Kunden hat bei uns einen besonders hohen Stellenwert. Umso mehr freut uns Ihr offenes und ehrliches Feedback zu unseren Dienstleistungen. Mehr dazu erfahren Sie auf Seite 6. An dieser Stelle möchten wir uns ganz herzlich bei unseren Kunden und Geschäftspartnern für die erfolgreiche Zusammenarbeit und für das uns entgegengebrachte Vertrauen bedanken. Für das kommende Jahr haben wir uns viel vorgenommen. Mit Entschlossenheit und mit viel Leidenschaft werden wir alles daransetzen, Ihnen auch im Jahr 2014 ein kompetenter und verlässlicher Partner für Ihre Personalwirtschaft zu sein. Ihnen und Ihren Familien wünschen wir ein frohes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch in das neue Jahr! Herzliche Grüße Ihr Dr. Christian Ellrich und Christoph Giese 2 PERKURA AUSGABE 02 13

3 AKTUELLES Dürfen wir vorstellen? Die neue Internetpräsenz der PERKURA. Die PERKURA hat ihren Onlineauftritt überarbeitet. Im neuen Look-and-Feel präsentieren wir unseren Kunden und allen, die es noch werden möchten, weiterhin ein umfassendes Angebot an Informationen. Mit dem Relaunch von zeigen wir, dass nicht nur unsere Produkte und Dienstleistungen am Puls der Zeit sind, freut sich Christoph Giese, Geschäftsführer der PERKURA GmbH, über den neuen Auftritt. Die moderne Gestaltung trägt unserer Kompetenz Rechnung, bestätigt aber auch, dass wir als Familienunternehmen in der Region verwurzelt sind, so Giese weiter. Kennzeichnend für die neue Website sind ein modernes und luftiges Design sowie eine übersichtliche Navigationsstruktur. Denn Besucher der neuen Internetseite finden nun einen leichten Einstieg in die verschiedenen Themen direkt von der Startseite aus. Das Leistungsangebot der PERKURA ist klar nach Geschäftsbereichen strukturiert und auch die Suche nach konkreten Lösungen und Produkten der PERKURA gestaltet sich nun wesentlich einfacher: Interessierte finden hier zusätzliche Informationen zum Download. Aktuelle Informationen, wie zum Beispiel die neueste Ausgabe unseres PERKURIER, finden Sie ab sofort stets prominent auf der Startseite. Und wenn Sie gerne Kontakt zu uns aufnehmen möchten wir machen es Ihnen noch einfacher! Denn alle dazu notwendigen Informationen halten wir jetzt gut sichtbar auf jeder Seite für Sie bereit. Sie sind neugierig geworden? Dann besuchen Sie uns unter Schauen Sie sich in Ruhe um und entdecken Sie Wissenswertes rund um unser Unternehmen. Ihr Feedback ist uns wichtig: Über Ihre Anregungen und Kommentare zu unserer neuen Website per freuen wir uns: AUSGABE PERKURA 3

4 TITELTHEMA Erfolgsfaktor Projektmanagement in komplexen Migrationsprojekten. Dr. Christian Ellrich und Christoph Giese über die Auslagerung von HR-Teilbereichen und dazu, warum die Professionalität der Outsourcing- Partner dabei entscheidend ist. Während deutsche Unternehmen noch vor wenigen Jahren dem Outsourcing von HR-Prozessen recht verhalten gegenüberstanden, werden heute vielerorts Prozesse unter anderem aus den Bereichen Personalabrechnung und Recruiting an externe Partner ausgelagert. Die Übernahme relevanter personalwirtschaftlicher Prozesse verläuft dabei jedoch nicht immer erfolgreich. Im Exklusivinterview für den PERKURIER definieren Dr. Christian Ellrich und Christoph Giese, Geschäftsführer der PERKURA, Erfolgskriterien des HR-Outsourcings und stellen die Best Practice des eigenen Unternehmens vor. Herr Dr. Ellrich, Herr Giese, wie erleben Sie den Wunsch nach der Auslagerung von relevanten HR-Teilbereichen zurzeit? Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Treiber nach wie vor vorrangig die Reduktion von Kosten? Dr. Christian Ellrich: Die Auslagerung relevanter Teilbereiche, wie etwa der Personalabrechnung, an externe Partner hat nicht mehr allein die Reduktion von Kosten in der Personalabteilung zum Ziel. Sie steht vielmehr im Zeichen eines modernen Personalmanagements, mit dem Ziel, nachhaltige Erfolge für Unternehmen zu generieren. Dabei geht es vor allem darum, Kapazitäten für wichtige strategische Aufgaben zu schaffen. Vor allem im Hinblick auf unsere Beratungsleistung diesbezüglich erleben wir aktuell eine gesteigerte Nachfrage. Christoph Giese: Viele Personalabteilungen sind zudem nach wie vor damit beschäftigt, Pflichtthemen abzuwickeln, das heißt, beim HR-Outsourcing geht es auch darum, eher lästige Routineaufgaben schnell und effizient erledigen zu können. Somit ist die Standardisierung personalwirtschaftlicher Prozesse aus unserer Sicht ebenfalls ein wichtiger Grund für Unternehmen, externe Partner mit ins Boot zu holen. Wenn der Wunsch nach Übernahme relevanter HR-Prozesse durch externe Dienstleister steigt und somit also Offenheit in Bezug auf die Fremdvergabe von Personalprozessen herrscht warum scheitern solche Übernahmeprojekte dann häufig? Dr. Christian Ellrich: Wenn die Zusammenarbeit mit einem HRO-Partner scheitert, dann hat das zumeist viele Facetten. Dabei sind relevante Personalprozesse, vor allem dann, wenn sie für Unternehmen strategisch von Bedeutung sind, sehr spezifisch. Für den Outsourcing-Partner heißt das, er muss in jedem Fall die nötige Expertise mitbringen. Als PERKURA sind wir daher sehr froh, auf erfahrene und sehr gut ausgebil dete Mitarbeiter in unseren Projekten zurückgreifen zu können. Christoph Giese: Neben der Prozessexpertise ist aus meiner Sicht aber auch die Organisation des Projektes oder der Projekte entscheidend. Wir haben daher eigene Standards implementiert, die unseren Kunden einen erfolgreichen Projektverlauf in time und in budget garantieren. Wie sieht die Vorgehensweise der PERKURA in einem Projekt ganz konkret aus? Christoph Giese: Zunächst einmal: Wir begleiten unsere Kunden über den gesamten Projektzeitraum hinweg und stehen auch nach Abschluss des Projektes noch beratend zur Verfügung. Das ist ja nicht immer selbstverständlich. 4 PERKURA AUSGABE 02 13

5 Dr. Christian Ellrich: Für mich misst sich der Erfolg auch daran, was nach einem Migrationsprojekt kommt. Und zwar nicht nur im Hinblick auf die Schulung von Mitarbeitern, sondern vor allem im Hinblick auf die weitere Begleitung unserer Kunden. Konkret heißt das für mich, unsere Kunden in strategischen Fragen zu unterstützen und gemeinsam Prozesse und Lösungen zu implementieren, die zukunftssicher sind. Grundsätzlich beginnt jedes Outsourcing-Projekt bei uns mit einer umfassenden Planung und einer Kick-off-Veranstaltung beim Kunden vor Ort. Im Rahmen dieses Kick-offs besprechen wir den gesamten Projektverlauf en détail, gehen offene Punkte, Timings und Mitwirkungspflichten durch und generieren anschließend einen Projektplan bzw. Design Dokument, der für den weiteren Verlauf verbindlich ist. Danach richten wir mit den aus dem Kick-off erarbeiteten Informationen das Backend / Tabellensteuerung ein. Im nächsten Schritt erfolgt die Migration des Datenbestandes des Kunden. Mal angenommen, Sie sollten eine Art Checkliste erstellen: Was sollten Unternehmen Ihrer Meinung nach in jedem Fall bei der Planung und Umsetzung von Outsourcing-Projekten beachten? Christoph Giese: Unternehmen sind sicher gut beraten, wenn sie ihre Entscheidung für einen Outsourcing-Partner durch die Betrachtung von Referenzen und Zertifizierungen absichern. Wichtig ist aber auch die eigene Bereitschaft, bestehende Prozesse und Strukturen im Unternehmen zu überdenken und ggf. zu verändern und zu optimieren. In jedem Fall sollten alle Aufgabenaspekte im Rahmen eines Übernahmeprojektes, also sowohl in Bezug auf die Migration selbst als auch in Bezug auf den laufenden Betrieb, innerhalb eines Service Level Agreements geregelt werden. Hierzu zählen Aspekte wie etwa der Leistungsumfang oder die Verantwortlichkeiten. Dr. Christian Ellrich: Die Migration sensibler Daten ist ein komplexes Unterfangen, Fehler können hier schwerwiegende Kon sequenzen haben. Professionalität im Vorgehen und ein tief greifendes Verständnis der angewandten Software sind daher für einen reibungslosen Ablauf unerlässlich. Zudem sichern wir die Qualität durch entsprechende Testläufe und im Falle des Outsourcings der Personalabrechnung auch durch Parallelabrechnungen ab, bevor wir in den Echtbetrieb gehen. Und woran misst sich Ihrer Meinung nach letztlich der Erfolg eines solchen Migrationsprojekts? Christoph Giese: Für uns sind erfolgreiche Projekte die Basis für eine langfristige und eben auch gleichermaßen erfolgreiche Partnerschaft mit unseren Kunden. Der Erfolg selber kann gemessen werden, wenn es uns gelingt, bestimmte Fragen mit Ja zu beantworten: Sind alle Schritte im Projekt transparent für unsere Kunden? Haben wir unsererseits ausreichend Ressourcen, um das Projekt abzuwickeln? Verfügen wir über die notwendigen Tools? Ist es uns gelungen, Schnittstellen aufzubauen, das heißt, kommunizieren auf beiden Seiten fachlich versierte Ansprechpartner, die das Projekt steuern? AUSGABE PERKURA 5

6 AKTUELLES Wir sind nach SSAE 16 Type II zertifiziert: PERKURA jährlich auf dem Prüfstand. NACH SSAE 16 Type II Der Schutz Ihrer sensiblen Daten ist elementarer Bestandteil unserer Arbeit. PERKURA hat auch 2013 erfolgreich die Prüfung nach SOX absolviert. Seit 2010 stellen wir uns jährlich dieser Qualitätsprüfung und garantieren hohe Sicherheit in unseren Prozessen und eine Risikominimierung durch adäquate Kontrollen. Das heißt für Sie: Sie können sich weiterhin auf die Qualität unserer Dienstleistungen verlassen. Was ist SOX? Auf internationaler Ebene ist der Sarbanes-Oxley Act (SOX), der eine Reaktion auf diverse Bilanzskandale in der Vergangenheit darstellt, die wohl präsenteste gesetzliche Regelung. Die Vorschriften des SOX gelten für alle Unternehmen, deren Wertpapiere in den USA gehandelt werden, darunter fallen auch deutsche Unternehmen. Der SOX wurde im Juli 2002 vom US-Kongress erlassen, um das Vertrauen der Öffentlichkeit in Wertpapiere wiederherzustellen, Führungspraktiken in Unternehmen zu verbessern, ethische Geschäftspraktiken zu fördern und die Transparenz sowie die Vollständigkeit von Bilanzen zu erhöhen. Kundenbefragung der PERKURA: Payrollkunden bewerten Servicecenter positiv. Erstmals hat die PERKURA ihre Payrollkunden zur Zufriedenheit mit dem eigenen Servicecenter befragt. Die jüngst erhobenen Zahlen zeigen eine positive Bewertung durch die befragten Kunden in den Servicelevels Payroll Services Advanced und Payroll Services Premium: Über alle Kategorien hinweg erhält PERKURA die Gesamtnote gut, besonders hervor sticht die Freundlichkeit der PERKURA-Mitarbeiter, die im Durchschnitt mit der Note 1,4 bewertet wird. Die gute Bewertung durch unsere Kunden freut uns natürlich, resümiert Ante Atlija, Leiter Servicecenter bei der PERKURA. Das Feedback unserer Kunden dient in erster Linie der Qualitätssicherung unserer Dienstleistung, so Atlija weiter. Nur dann, wenn wir uns und unsere Leistungen regelmäßig auf den Prüfstand stellen, können wir einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess sicherstellen. Dabei ist es aber auch notwendig, das offene und ehrliche Feedback unserer Kunden anzunehmen und da, wo nötig und möglich, Änderungen auch umzusetzen. Die Kundenbefragung dient als Basis für ausgewählte Maßnahmen, die die PERKURA nun im Rahmen eines Total Quality Managements (TQM) umsetzt. So sollen die Payrollkunden zukünftig alle sechs Monate zu ihrer Zufriedenheit befragt werden. Bewertet werden können dann unter anderem die Erreichbarkeit des jeweiligen Ansprechpartners, die Kompetenz und die Qualität der Bearbeitung, aber auch Aspekte wie Bearbeitungs- und Reaktionszeiten. Neben dem schriftlichen Feedback ist der PERKURA jedoch vor allem der persönliche Austausch mit ihren Kunden wichtig. Geplant sind daher zudem ausführliche Feedbackgespräche mit Kunden am Ende eines Jahres. 6 PERKURA AUSGABE 02 13

7 VERANSTALTUNGEN 10. DEZEMBER 2013 Hamburg 12. DEZEMBER 2013 Nürnberg 17. DEZEMBER 2013 Karlsruhe 19. DEZEMBER 2013 Düsseldorf JAHRESWECHSELSEMINARE DER PERKURA Wesentliches nicht verpassen exklusiv für unsere Kunden PERKURA offizieller Sponsor der KLINIKRENTE PERSONALKONGRESS DER KRANKENHÄUSER 2013 IN LEIPZIG Holger Schüler im Gespräch auf dem PERKURA Messestand auf dem Personalkongress Am 30. September und 1. Oktober 2013 fand in Leipzig der 9. Personalkongress der Krankenhäuser statt. Aktuelle Fragen rund um Personalarbeit und Arbeitsrecht in der Gesundheitswirtschaft standen im Mittelpunkt. Erneut vermittelte die PERKURA, offi - zieller Sponsor der KLINIKRENTE, Wissenswertes aus Theorie und Praxis. Die Kongressteilnehmerinnen und -teilnehmer konnten zwei abwechslungsreiche Kongress tage erleben und erhielten Gelegenheit zum intensiven Gedankenaustausch. AUSGABE PERKURA 7

8 PERKURA INSIDE Gesichter der PERKURA Drei Fragen an Wir stellen Ihnen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter näher vor, die tagtäglich für Sie im Einsatz sind. Nicolas Mieth, LOGA Consultant, Customizing/Setup Sabine Taeger-Koch, LOGA Consultant, Customizing/Setup Wie sehen Ihre konkreten Aufgaben bei der PERKURA aus? Ich bin fachlicher Projektleiter und Ansprechpartner sowohl für unsere Neu- als auch Bestandskunden, wenn es um die Einführung oder Erweiterung einer P&I LOGA-Systemlandschaft geht. Schwerpunkte meiner Arbeit sind Projektdurchführungen sowie verschiedene Auswertungen im Bereich Payroll ebenso wie Personalkostenplanungen und Human Capital Management in P&I LOGA. Darüber hinaus führe ich Release- bzw. Jahreswechselseminare und individuelle Systemschulungen für unsere Kunden durch. Was bedeutet es für Sie, in einem funktionierenden Team zu arbeiteten? Ein Team funktioniert für mich dann, wenn ich auf der einen Seite selbst Unterstützung erfahre und sich das Team im Umkehrschluss auch auf meine Unterstützung verlassen kann. Nur wenn wir in unseren Projekten gemeinsam arbeiten, ist ein reibungsloser und zeitgerechter Ablauf gewährleistet. In Bezug auf Teamarbeit ist für mich aber auch der Blick über den Tellerrand entscheidend: einzelne Teams dürfen sich nicht als kleine, isolierte Bereiche sehen, sondern die PERKURA als Ganzes sollte sich ebenfalls als Team verstehen und auch so arbeiten. Wie sehen Ihre konkreten Aufgaben bei der PERKURA aus? Beim Wechsel eines Abrechnungssystems auf P&I LOGA begleite ich das Projekt von Anfang an: vom sogenannten Kick-off (Projektstart), über die Systemeinrichtung und die Schulungen, bis hin zur ersten Echtabrechnung. Dabei betreue ich hauptsächlich Kunden aus dem Gesundheitswesen. Zudem bin ich auch als Referentin bei unseren Jahreswechsel seminaren im Einsatz. Was bedeutet es für Sie, in einem funktionierenden Team zu arbeiten? Die Teamarbeit ist mir sehr wichtig. Die gegenseitige Unterstützung in der täglichen Arbeit ist ein wichtiger Bestandteil für den gemeinsamen Erfolg, zum Beispiel in einem Projekt. Welche Momente im Arbeitsalltag stimmen Sie zufrieden? Neben dem erfolgreichen Abschluss von Projekten, aber auch von den mir übertragenen Aufgaben, ist mir vor allem ein sichtbares Ergebnis am Ende eines Arbeitstages wichtig: Es stimmt mich zufrieden, wenn ich erfolgreich erledigte Dinge auf meinem Schreibtisch sehen kann oder vor Ort beim Kunden live erleben kann. Welche Momente im Arbeitsalltag stimmen Sie zufrieden? Mein Ziel ist immer, alle Projekte zur Zufriedenheit eines Kunden durchzuführen. Wenn mir ein Kunde dann seine Zufriedenheit auch zeigt, ist das für mich entscheidend und motiviert mich. Ebenso stimmt es mich zufrieden, wenn Kunden über einen langen Zeitraum hinweg auf meine Unterstützung setzen, denn dies sehe ich als Zeichen von Wertschätzung und Vertrauen. 8 PERKURA AUSGABE 02 13

9 PERKURA INSIDE Esther Schürmann, Leiterin Customizing Wie sehen Ihre konkreten Aufgaben bei der PERKURA aus? Mir obliegt die Leitung der Teams Setup und Customer Service und damit der Arbeit von insgesamt zwölf Kolleginnen und Kollegen. Ich bin zentrale Ansprechpartnerin für Kunden und zeichne für die Sicherstellung der qualitäts- und termingerechten Projektabwicklung für Neukunden, aber auch für Bestandskunden verantwortlich. Darüber hinaus bin ich für die interne und externe Ressourcenplanung in laufenden Projekten zuständig und koordiniere die projektbezogene Zusammenarbeit mit unserem Servicecenter. Was bedeutet es für Sie, in einem funktionierenden Team zu arbeiten? Teamarbeit kann nicht funktionieren, wenn Mitarbeiter Einzelkämpfer statt Teamplayer sind. Gemeinsames Arbeiten bedeutet, dass das Spezialwissen einzelner Teammitglieder für eine gemeinsame Aufgabe genutzt werden kann. Der Erfolg eines Projekts hängt aber vom gut funktionierenden Team ab. Darüber hinaus ist zeitnahe Abstimmung wichtig, da die beiden Teams Setup und Customer Service übergreifend an Themengebieten arbeiten. Gemeinsam sind wir stark ist keine Floskel, sondern die Lösung für gutes Gelingen. Welche Momente im Arbeitsalltag stimmen Sie zufrieden? Wenn mein Team durch gemeinsame Anstrengung das Ziel eines erfolgreichen Projektabschlusses zur Zufriedenheit unserer Kunden erreicht hat und der Übergang in den laufenden Betrieb reibungslos erfolgt ist. Damit wird die Basis für eine langjährige und gute Zusammenarbeit mit unseren Kunden geschaffen. AUSGABE PERKURA 9

10 ANWENDERBERICHT FUNK HR-Outsourcing bei der Hamburger Funk Gruppe. Die Umstellung verlief so perfekt, dass im Hause fast niemand den Wechsel bemerkt hat Die Chemie muss stimmen egal, ob bester Freund, beste Freundin oder Dienstleister. Der Faktor Mensch ist in der Zusammenarbeit, gerade im Bereich des besonders sensiblen Outsourcings der Personalabrechnung, nicht wegzudenken. Dies hatte auch Funk erkannt. Im Jahr 2011 suchte das Unternehmen einen neuen Partner für das Outsourcing der Entgeltabrechnung auf Basis von P&I LOGA. Unterstützung fand das Unternehmen durch die Nürnberger Experten von der PERKURA. Kulturen, die zueinander passen Als Unternehmen mit einer 135jähri gen Historie haben für Funk die Mitarbeiter allerhöchsten Stellenwert. Daher war es dem Unternehmen schon immer wichtig, alle Bereiche und Pro zesse der Personalarbeit optimal zu gestalten war man zu dem Schluss gekommen, dass die Betreuung durch den damaligen Dienstleister nicht mehr zu den Anforderungen bei Funk passte. Als langjähriger Anwender von P&I LOGA fand Funk dann Unterstützung bei der PERKURA GmbH. Die Nürnberger Experten für Personalwirtschaft überzeugten in der von Funk durchgeführten Ausschreibung als Partner der Wahl. Erfolgskriterien: Kompetenz und persönliche Note Bei der Auswahl von externen Dienstleistern legen wir großen Wert auf die Kompetenz unserer Partner und darauf, dass unsere Partner unseren Anspruch an Kompetenz erfüllen, ihre Unternehmenskultur zu der unseren passt und wir auf Augenhöhe kommunizieren. Wenn neben Professionalität auch noch die persönliche Note und die jeweilige Unternehmenskultur stimmen, ist es besonders erfreulich, beschreibt Christoph Bülk, geschäftsführender Gesellschafter bei Funk, den Entscheidungsprozess. Darüber hinaus legt das Unternehmen Wert auf die Zusammenarbeit mit inhabergeführten Familienunternehmen. Wichtig ist für Funk, dass auch die Partner junge Menschen ausbilden und eine gewisse Flexibilität im Handeln an den Tag legen. Wir haben uns einen Dienstleister gewünscht, der gemeinsam mit uns einen Blick über den Tellerrand wagt und uns über das eigentliche System hinaus vorausschauend berät und Ideen zur Optimierung unserer täglichen Arbeit einbringt, sagt Michael Heitgres, HR-Manager bei Funk. Flexibilität im atmenden Modell Die PERKURA vertritt seit jeher einen ganzheitlichen Beratungsansatz. Im sogenannten atmen den Modell realisiert das Unternehmen die Umsetzung individueller Prozesse und Service Levels und steht dabei als Sparringspartner beratend zur Seite. Es ist Teil unserer Dienstleistungsphilosophie, schnell und flexibel auf die Bedürfnisse unserer Kunden einzugehen, erklärt Christoph Giese, Geschäftsführer der PERKURA, die Philosophie des eigenen Hauses. Mit unserem Modell sind wir in der Lage, zu jedem Zeitpunkt eines Projektverlaufes auch im laufenden Betrieb auf individuelle Anforderungen unserer Kunden zu reagieren und diese in Servicelevels abzubilden, so Giese weiter. Dabei versuchen wir die Balance zu halten zwischen etablierten und bewährten Standardprozessen und jenen individuellen Prozessen, die für das einzelne Unternehmen wichtig und richtig sind. Individuelles Lizenzmodell Wie flexibel die PERKURA im Umgang mit ihren Kunden agiert, zeigt auch das bei Funk eingesetzte Abrechnungsmodell. So kaufte Funk die benötigten Lizenzen für P&I LOGA direkt beim 10 PERKURA AUSGABE 02 13

11 ANWENDERBERICHT FUNK Hersteller. Im Gegenzug konnten niedrigere Honorarsätze bei den mit PERKURA vereinbarten Pauschalen realisiert werden. Wir möchten unseren Kunden die Option bieten, eigene Lizenzen zu kaufen. Wenn wir die Lizenzen für unsere Kunden beschaffen, so müssen wir diese Investition natürlich auf die Dienstleistungspauschalen umrechnen. Zudem ist es für uns auch administrativ von Vorteil, wenn der Kunde selbst seine Lizenzen kauft, so Holger Schüler, Leiter Vertrieb Outsourcing & Services bei PERKURA. Auf diese Weise profitieren beide Seiten von der Flexibilität des Dienstleisters. Sanfte Migration bei Funk Apropos Flexibilität: In nur drei Wochen migrierte die PERKURA den Hamburger Datenbestand. Obwohl sich die Datenübernahme schwieriger als gedacht gestaltete und der Umzug somit in einer sehr stressigen Situation vonstattengehen musste, verlief der Migrationsprozess dank des professionellen Agierens der PERKURA am Ende reibungslos. Die Umstellung verlief so perfekt, dass im Hause fast niemand den Wechsel bemerkt hat, schildert Michael Heitgres den Migrationsverlauf. So konnten alle Daten dann in eine neu aufgesetzte, dedizierte Applikation im Rechenzentrum der PERKURA zurückgespielt werden. Nahezu auf Anhieb war das System wieder startbereit. PERKURA übernahm dabei auch das Einrichten von Rollen und Rechten für die Mitarbeiter. Unser Ziel war es, eine fehlerfreie Abrechnung sicherzustellen, erläutert Heitgres. Von Anfang an haben die Mitarbeiter, auch mit Unterstützung der PERKURA-Geschäftsführung, Ruhe und Übersicht bewahrt, so Heitgres weiter. Das trug maßgeblich dazu bei, das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen. Personalkostenhochrechnung, Bewerberverwaltung, Seminarverwaltung, Reisekostenabrechnung mit Einführung der HCM-Komponente bedürfen aber einer kompetenten Unterstützung durch Fachleute. Hier trennt sich unserer Auffassung nach die Spreu vom Weizen bei den Dienstleistern. Häufig ist das Knowhow überwiegend auf die Gehaltsabrechnung fokussiert, bei der Unterstützung in den genannten Modulen wird es schwierig, wenn die Ansprechpartner des Dienstleisters nicht über Wissen mit genügend Tiefe verfügen. Bei PERKURA finden wir tiefgreifendes Verständnis für die von uns angewandte Software und werden zudem auch umfassend fachlich adäquat betreut und beraten. Das ist schon ein Unterschied, so Christoph Bülk. Auf dem Weg zur papierlosen Personalabteilung Weitere Projekte mit der PERKURA sind bereits in Planung. So möchte Funk DOCUMENTS, das Tool der PERKURA zur IT-gestützten Erstellung personalwirtschaftlicher Dokumente, einsetzen. Durch den Einsatz des Systems ist sichergestellt, dass alle im Unternehmen benutzten und hinterlegten Vorlagen stets auf dem neuesten Stand sind. Die Koexistenz unzähliger auf Word- Basis erstellter quasi-einheitlicher Vorlagen insbesondere im Bereich der Arbeitsverträge gehört damit der Vergangenheit an. Die Dokumente aus unserer Personalabteilung sind unsere Visitenkarte gegenüber neuen und alten Mitarbeitern. Hier wollen wir uns mit einem professionellen System wie DOCUMENTS in der administrativen Personalarbeit entlasten und verbessern. Wir sehen dieses Projekt als ersten Startschuss in Richtung der elektronischen Personalakte, so Michael Heitgres. Ausbau der Nutzung von P&I LOGA PERKURA übernahm zunächst nur die Abrechnung der Mitarbeiter. Schnell war jedoch klar, dass weitere personalwirtschaftliche Prozesse mit P&I LOGA optimiert werden sollten. So hatte Funk die Implementierung der LOGA-Module Bewerberverwaltung, Seminarverwaltung, Reisekostenabrechnung sowie auch die Erfassung von Qualifikationen in den Personalstammdaten als künftige Projekte bereits ins Auge gefasst. Wir merken in der Zusammenarbeit mit PERKURA genau: Die Betreuung erfolgt nicht nur auf hohem fachlichen, sondern auch auf einem persönlichen Niveau. Im Laufe der verschiedenen Projekte haben wir das immer wieder feststellen können. zeigt sich Michael Heitgres zufrieden. Aktuell ist man in Hamburg dabei, das Reisekostentool einzuführen. Ziel ist es, die papiergebundene Reisekostenabrechnung durch ein webbasiertes Verwaltungstool auf Basis von P&I LOGA zu ersetzen. Die Eingabe der Reisedaten, der Belege und des Genehmigungsverfahrens erfolgt über das Webportal. Damit legt Funk den Grundstein für eine weitere Vereinfachung der Prozesse, wie etwa der papierlosen Abrechnung, Online-Seminaranmeldungen, Employee Self Service im Bereich personenbezogener Daten wie Kontoverbindung, Adressdatenänderungen oder den Ausdruck von Gehaltsinformationen. AUSGABE PERKURA 11

12 ALLGEMEINE INFORMATIONEN PERKURA erweitert Kundenkreis ADAC-Regionalclubs Die ADAC Regionalclubs sind eigenständige Institutionen (in der Rechtsform des Vereins), die sich vor Ort um die Betreuung der ADAC-Mitglieder kümmern. Mit in Summe über Mitarbeitern haben sich die Vereine ADAC Hansa e. V., ADAC Nordbaden e. V., ADAC Ostwestfalen-Lippe e. V., ADAC Pfalz e. V., ADAC Saarland e. V., ADAC Südbaden e. V., ADAC Westfalen e.v, ADAC Südbayern e. V. und der Regionalclub ADAC Weser-Ems e. V. für eine Zusammenarbeit mit der PERKURA GmbH entschieden. Hier ist es gelungen, maximale Synergien zwischen den Organisationen durch Abbildung der Gemeinsamkeiten zu realisieren und dennoch die individuellen Anforderungen des jeweiligen Regionalclubs zu berücksichtigen. Die Go-live-Termine der jeweiligen Regionalclubs lagen zwischen dem 1. August 2013 und 1. Oktober Huhtamaki Films Germany GmbH & Co. KG Huhtamaki ist ein weltweit agierender Spezialist für Verbrauchs- und Spezialverpackungen. Der Fokus und das Know-how des Unternehmens liegen in den Bereichen Papier, Plastik, Folien und Formfaserstoffe. Huhtamaki beschäftigt Mitarbeiter in 31 Ländern. Die Gesellschaft Huhtamaki Films Germany GmbH & Co. KG beschäftigt am Standort Forchheim rund 650 Mitarbeiter und wird von der PERKURA GmbH zukünftig im Servicelevel Payroll Services Advanced auf Basis von P&I LOGA betreut. Huhtamaki Flexible Packaging Germany GmbH & Co. KG Huhtamaki Ronsberg bildet zusammen mit dem italienischen Produktionsstandort in Tortona den Teilbereich Flexible Packaging Europe, der mit rund Mitarbeitern zu den europaweit größten Herstellern für flexible Verpackungen gehört. In einem gemeinsamen Projekt mit Huhtamaki Films Germany GmbH & Co. KG wird die bestehende Installation von Hansalog durch das integrierte Personalinformationssystem P&I LOGA ersetzt und von der PERKURA GmbH in Nürnberg betrieben und betreut. HIH Hamburgische Immobilien Handlung GmbH Die HIH als vollintegrierte Immobilien - in vestment- und Immobiliendienst leistungs gruppe konzentriert sich auf die Geschäftsbereiche Asset Management, Property Management, Projektentwicklung und Investmentprodukte für nationale und inter nationale private und institutionelle Investoren. Die HIH ist ein Unternehmen des Warburg Verbundes. Da die bisher eingesetzte Lösung nicht mehr den Anforderungen der Personalabteilung an ein in tegriertes Personalinformationssystem ge nügt, hat sich die HIH für eine Zusammenarbeit mit der PERKURA GmbH auf Basis des Servicelevels Premium entschieden. WUSSTEN SIE SCHON dass der kleinste Weihnachtsbaum der Welt in Dortmund steht? Er ist 14 mm hoch und seit November 2007 jährlich im Schaufenster der Galerie Lamers an der Kleppingstraße 8 zu sehen. IMPRESSUM Der PERKURIER ist eine Publikation der PERKURA GmbH Lina-Ammon-Straße Nürnberg Telefon Telefax vertreten durch: Dr. Christian Ellrich und Christoph Giese HRB Nürnberg V.i.S.d.P.: Holger Schüler PERKURA GmbH info@perkura.de Redaktion, Layout und Umsetzung: