Seite 1 EDV-Management GDL-4 für Gebäudereiniger-Dienstleister. Alles aus einer Hand. Ihre Rundum-Optimal-Lösung unter

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1 Seite 1 EDV-Management GDL-4 für Gebäudereiniger-Dienstleister Alles aus einer Hand Ihre Rundum-Optimal-Lösung unter

2 Seite 2 Geschwister-Diehl bietet seit 1981 effektive EDV-Komplettlösungen für Ihr Gebäude-Service- Unternehmen Themenübersicht Die Geschwister Diehl EDV-Vertriebs GmbH hat sich zum Ziel gesetzt, Ihnen mit komfortablen und umfassenden Software-Lösungen eine optimale Sicherheit bei Ihren Planungen und Kalkulationen zu ermög-lichen. Deshalb arbeiten wir auch schon seit über 25 Jahren mit einem konsequenten Vertriebspartnerkonzept, mit umfassenden globalen Branchenkenntnissen und speziellen Branchenlösungen mit eigenen hochentwickelten Software-Produkten. Damit können Sie alle innerbetrieblichen Informations-Prozesse durchgängig verbessern und optimal vereinheitlichen. So gewinnt Ihr mittelständisches Unternehmen ein Höchstmaß an Flexibilität, um künftigen Marktanforderungen gelassen entgegen zu sehen. Dabei hilft Ihnen unser CRM-System in jeder Situation so nah wie möglich an Ihrem Kunden oder Interessenten zu sein. Es hilft Ihnen, betriebliche Abläufe zu straffen und zu optimieren und so Ihr Unternehmen für den Wettbewerb fit zu machen. Um den Erfolg dauerhaft zu sichern. Seite 4 Seite 5 Seite 6 Seite 7 Seite 8 Seite 9 Seite 10 Seite 11 Seite 12 Seite 13 Seite 14 Seite 15 Seite 16 Seite 17 Eingehende Anrufe mit Telefonnummer-Erkennung Direkter Zugriff auf alle Daten und Dokumente Kontakte Integriertes Arbeiten mit Microsoft-Office Scannen und Archivieren von eingehendem Schriftverkehr s mit Anhang optimal ablegen und zuordnen Das Optimieren der Materialwirtschaft Terminierung von Arbeitsscheinund Dienstplanpositionen Sonderaufträge schnell und einfach erfassen Arbeitsscheine u. Rechnungen Perfekter Personaleinsatz und effektive Terminplanung Das zertifizierte Lohn- und Gehalts-Programm Einbeziehung in das Arbeitnehmer- Entsendegesetz Objektabrechnung und Nachkalkulation Seite 19 Unser Leistungsangebot auf einem Blick Seite 20 Einsetzbare Server-Systeme Seite 21 Impressum

3 Seite 3 So gut war CRM noch nie Im Idealfall ist Customer Relationship Management (CRM) die Schaltzentrale für ein unternehmensweites Informations-Management. Doch bei den meisten Systemen fehlen oft wichtige Komponenten. Diese müssen und mussten in der Vergangenheit als Einzeltools ergänzend dazugekauft werden. Bei der Geschwister-Diehl EDV-Vertriebs GmbH verkörpert das CRM System ein wirklich komplett arbeitendes Informationssystem. Weil hier alle notwendigen Tools als Gesamt-Paket angeboten werden und so ein optimal umfassende Unternehmens-Informationsmanagement möglich ist. Also: Komplett. Praktisch. Optimal. Diese neue, umfassende Branchenlösung für modernes, effizientes Gebäudemanagement verknüpft alle relevanten Teilbereiche eines Unternehmens miteinander. Wie jetzt ganz einfach Termine koordiniert, Aufgabenverteilungen geplant, Vorgänge koordiniert oder Dokumente verwaltet und Projekte gehandelt werden können, das gab es so noch nie. So stellen wir uns optimale und effektive Teamarbeit vor, die sich auch noch besonders wirtschaftlich darstellt. Denn jeder zuständige Mitarbeiter kann sofort und einfach alle relevanten Informationen abrufen und entsprechend verarbeiten. Das neue Geschwister-Diehl CRM System ermöglicht also ein ebenso transparentes wie effizientes Arbeiten im gesamten Unternehmen. Es vereinfacht das Handling, macht mehr Spaß und motiviert gleichzeitig alle damit befassten Mitarbeiter.

4 Seite 4 Eingehende Anrufe mit Telefonnummer-Erkennung Telefonieren wird immer einfacher und effektiver. Denn die Identifizierung der eingehenden Telefonanrufe hilft Ihnen von Anfang an bei Kundenkontakten oder Interessenten-Anrufen effektiver und professioneller zu reagieren. Dabei hilft die Berichtserfassung per CRM. Sie präsentiert Ihnen z.b. sofort auf dem Bildschirm alle wesentlichen Informationen über den Anrufer. Dies erspart oft unnötige Nachfragen, die vom Wesentlichen ablenken könnten. Und damit auch Zeit. Ein Mausklick verzweigt das System wahlweise direkt in die Berichtserfassung oder in das CRM Informations-System. So können Sie sofort alle wichtigen Fakten abrufen, sich einen Überblick über Termine von Mitarbeitern verschaffen oder diese direkt terminieren. Und selbstverständlich verfügen Sie über eine einfach zu handelnde -Verwaltung

5 Seite 5 Direkter Zugriff auf alle Daten und Dokumente Kompetentes Wissen macht erfolgreicher. Deshalb ist es auch für ein mittelständisches Unternehmen von größter Bedeutung, im richtigen Augenblick die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Dann sind relevante Fakten und oft eine Vielzahl von aktuellen Informationen notwendig. Dafür ist es erforderlich, über eine sofort und einfach verfügbare Daten- und Dokumentenablage mit direktem und schnellen Zugang zu verfügen, in der alle Informationen optimal aufbereitet vorliegen und abgerufen werden können.

6 Seite 6 Zufriedene Kunden sind gute Kunden Kompetenz, Vertrauen und guter Service sind in jeder Kundenbeziehung die beste Voraussetzung für Zufriedenheit und eine sichere Basis für eine erfolgreiche lang andauernde Zusammenarbeit. Deshalb ist ein kundenfreundliches Image für jedes Unternehmen von größter Bedeutung. Bei jedem Kundenkontakt wird Ihr Innendienst- Mitarbeiter auch immer als Repräsentant Ihres Unternehmens empfunden. Deshalb wird bei seiner Schulung eine positive Verhaltensänderung herbeigeführt, bei der ein kundenfreundliches Auftreten ebenso selbstverständlich ist wie zuverlässiges Handeln gegenüber dem Kunden. Dies gilt sowohl beim persönlichen als auch beim telefonischen Kundenkontakt. Zum direkten Versenden von Kontaktdaten an Microsoft Outlook

7 Integriertes Arbeiten mit Microsoft-Office Durch die Integration des Produktes Microsoft Office (WORD, EXCEL und OUT- LOOK) kann Ihr kompletter Schriftverkehr sowie das Ablagewesen jetzt noch einfacher erstellt und verwaltet werden. Ihre Dokumente lassen sich jetzt ganz einfach per versenden oder per Fax direkt aus den Office-Paketen verarbeiten. Das vorhandene Scan-Modul zur Dokumenten-Verwaltung erlaubt ein komplettes Erstellen von Doku-mentationen in einem Arbeitsgang. Und ermöglicht auch bei Kalkulationen und beim Erstellen von indivi-duellen Angeboten einen wertvollen Zeitgewinn. Ein besonderes Highlight unserer Branchenlösung ist ein umfangreiches und aussagefähiges Kunden- bzw. Interessenten-Informations-System: Es integriert alle aktuellen MS-Office- Programme Es erleichtert den kompletten Schriftverkehr mit MS-Word Es vereinfacht Ausschreibungen mit MS-Excel Es enthält alles für den raschen -Versand und die einfache Berichtserfassung Es vereinfacht die Kontakterfassung aller stattgefundenen Telefongespräche und die Nachverfolgung aller Vorgänge über den MS-Outlook-Terminkalender Bereits vorhandene Vorlagen können ausgewählt werden, dabei werden vordefinierte Daten automatisch ins Dokument eingefügt

8 Seite 8 Scannen und Archivieren von eingehendem Schriftverkehr Heute ist das Telefon im Büro mehr als nur Auskunftstool. Es ist ein wichtiges Informations-Zentrum. Deshalb ist es notwendig, hier schnell und kompetent bei gezielten Fragen die richtigen Antworten sofort parat zu haben. Die Dokumentation von Fakten und Daten ist darum wichtiger denn je. Eingehender Lieferanten- Schriftverkehr, Rechnungen, s, Pläne, Objektbilder oder Briefe sowie Fotos müssen direkt verwaltet werden, so dass diese ohne lästiges Suchen zugeordnet und sofort wieder als Informations-Quellen verfügbar sind. Zum Beispiel: SCAN-Dokumente Pläne Objektbilder Eingehender Schriftverkehr

9 Seite 9 s mit Anhang optimal ablegen und zuordnen Der elektronische Briefverkehr ist dem traditionellen Handelsbrief gleichgestellt. Damit ist heute ein gleichzeitig auch ein steuerlich relevantes Dokument, das Unternehmen regelkonform behandeln und entsprechend archivieren müssen. Unser Ablagesystem bietet optimale Möglichkeiten der direkten Ablage und Zuordnung. Diese einfach zu handelnde Kunden-/Interessenten-Verwaltung ermöglicht s inklusive Anhänge direkt unter den entsprechenden Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder Interessenten abzuspeichern. So sind sie bei Bedarf jederzeit wieder zugänglich.

10 Seite 10 Das Optimieren der Materialwirtschaft pro Objekt Damit der Materialverbrauch und -Verkauf pro Objekt jederzeit optimiert werden kann, bietet Ihnen unser Programm viele Möglichkeiten der Planung und Kontrolle: Mit oder ohne Lagerbestandsführung Mehrlagerfähig, z.b. für Kundenlager oder für Autos der Objektleiter usw. Zur monatlichen Planung und Endkontrolle der Materialentnahmen pro Objekt für den Materialverkauf mit kundenspezifischer Artikel-Preisverwaltung

11 Seite 11 Terminierung von Arbeitsschein- und Dienstplanpositionen Einheitliche Datenhaltung ist die beste Voraussetzung für rasche und zuverlässige Kalku-lationen. Deshalb ist die Verwendung einer Software-Lösung wichtig, die speziell die Bedürfnisse der Gebäudereiniger-Branche berücksichtigt. Wir bieten Ihnen individuell integrierte Software-Lösungen, die von der Angebotserstellung über die Auftragsbearbeitung bis hin zur automatischen Belegbildung, dem Projekt- und Kundenbeziehungs-Management sowie der Nachkalkulation reicht. Ein weiterer Schwerpunkt bei der Software- Entwicklung hat immer eine optimal funktionierende, reibungslose Auftragsabwicklung zum Ziel: Für die Terminplanung mit Einzel- und Sammelarbeitsscheinen Zur Hinterlegung der Akkordund/oder Stundenlöhne Zur Erstellung von übersichtlichen Dienstplänen Für die schnelle, unkomplizierte Leistungsfakturierung Zur einfachen Bearbeitung von Sonderleistungen Für eine bessere Übersicht bei Materialentnahmen einzelner Objekte Zur gesicherten Auswertung im Bereich Warenwirtschaft

12 Seite 12 Sonderaufträge schnell und einfach erfassen Auch Sonderaufträge sind einfach zu verwalten. Denn dazu bietet Ihnen unsere neue CRM-Software ebenfalls beste Voraussetzungen. Die Rechnungstellung kann sofort nach dem Zurückmelden des Abbeitsscheines wunschgemäß erfolgen. Eine speziell dafür vorgesehene Maske ermöglicht es, sofort die entsprechenden Daten zu erfassen sowie die Lohnvergaben festzulegen und den notwendigen Arbeitsschein direkt auszudrucken. Bis zur Überstellung an die Buchhaltung können alle Rechnungen jederzeit geändert und erneut gestellt werden.

13 Seite 13 Arbeitsscheine/Rechnungen Arbeitsscheine und Rechnungen werden zum Stichtag abgerufen und gedruckt. Arbeitsscheine können automatisch oder per Rückmeldung zum Rechnungs-Druck gebracht werden. Die Rechnungstellung kann sofort nach dem Zurückmelden des Abbeitsscheines wunschgemäß erfolgen. Bis zur Überstellung an die Buchhaltung können alle Rechnungen jederzeit geändert und erneut gestellt werden.

14 Seite 14 Perfekter Personaleinsatz und effektive Terminplanung Projektplanung ist ein komplexes Thema. Diese verlangt von Ihnen zahlreiche, teilweise konkurrierende Rahmenbedingungen miteinander zu verknüpfen und zu berücksichtigen. Eine einheitliche Datenhaltung ist deshalb die beste Voraussetzung für verlässliche und rasche Kalkulationen. Sowohl in der Angebotserstellung als auch in der Durchführung und im Termin-Controlling. Die Terminplanung muss dabei alle gesetzlichen und tarif- bzw. einzelvertraglichen Regelungen und Rahmenbedingungen berücksichtigen. Auch haben Mitarbeiter oft individuell unterschiedliche Qualifikationen und Präferenzen bezüglich Einsatzzeit und Ort des Einsatzes. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass niemals zu viele oder zu wenige Mitarbeiter in den Objekten eingesetzt werden. Sie benötigen eine Software-Lösung, die alle Komponenten ideal miteinander verknüpft und auf alle Bedürfnisse der Gebäude-Reinigungs-Branche zugeschnitten ist. Die neue CRM-System-Software von Geschwister-Diehl bringt Ihr Gebäude-Reinigungs-Management in jedem Fall auf den Punkt.

15 Seite 15 Das zertifizierte Lohn- und Gehaltsprogramm LGA Dieses Programm zeichnet sich dadurch aus, dass es besonders anwenderfreundlich und leicht verständlich ist. Durch eingearbeitete Hilfsfunktionen in den Stammdaten-Masken ist das Bedienen selbst für Personal-Einsteiger sofort möglich. Das gesamte Leistungsspektrum ist durch direktes Anwählen sofort verfügbar. Korrektur-Abrechnungen auf Vormonate sowohl im Stammdaten- als auch im Entgeltbereich sind jederzeit einfach zu erstellen. Die elektronische Übermittlung von Sozialversicherungs- Meldungen (Dakota) und des Beitragwesens (Schätzungen) sind ebenso enthalten, wie die Elster Lohnsteuer-Anmeldung und -Bescheinigungen. Durch die Direktverbindung zu MS-Word fällt es Ihnen leichter in Bezug auf die Arbeitsverträge und den Schriftverkehr mit automatischer Übergabe alle relevanten Daten immer im Griff zu haben. Gut zu wissen, dass auch die Einbeziehung des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes schon eingearbeitet ist. Denn dieses gilt seit dem 1. Juli 2007 auch für das Gebäudereiniger-Handwerk Das Arbeitnehmer-Entsendegesetz ist ab dem 1. Juli 2007 auch für das Gebäudereinigerhandwerk verbindlich. Mit diesem Gesetz werden zugleich auch die Durchführungs- und Kontrollvorschriften angepasst, um effektive Kontrollen zu ermöglichen und damit eine unangemessene Entlohnung in den erfassten Branchen zu verhindern. Die vom Gesetz erfassten Arbeitgeber sind unter anderem verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Ein Unternehmer, der einen anderen Unternehmer mit der Erbringung von Werk- oder Dienstleistungen beauftragt, haftet für die Verpflichtungen dieses Unternehmers oder eines Nachunternehmers insbesondere zur Zahlung des Mindestentgelts an einen Arbeitnehmer wie ein sogenannter selbstschuldnerischer Bürge. Die Bürgenhaftung greift auch ein, wenn von dem Unternehmer oder einem Nachunternehmer ein Verleiher von Leiharbeitnehmern beauftragt wird.

16 Seite 16 Einbeziehung ins Arbeitnehmer-Entsendegesetz

17 Seite 17 Objektabrechung und Nachkalkulation Es können beliebig viele Objekte-/ Kostenstellen pro Kunde eingerichtet werden. Die Daten fließen dabei über die Rechnungsstellung, die Materialentnahmen und Buchungssätze (z.b. Fremdleistungen) sowie aus der automatischen Verbuchung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in die Objekt-abrechnung ein. Die Objektleiter können durch ständige Analysen in den unterschiedlichen Geschäftsbereichen, bei besonderen Kundenwünschen oder bei sich ändernden Objekt-Abwicklungen Nachkalkulationen erstellen und so für eine optimale Kostentransparenz sorgen. Dazu stehen mehrere Listarten zur Verfügung, die Sie individuell einrichten können. Mit vielen Auswahlmöglichkeiten, wie zum Beispiel: Kunde von/bis Einzelobjekte von/bis Objektleiter Auswählbarer Zeitraum von/bis Auflistung und Ergebnis der einzelnen Objekte Summenbildung oder Einzelwahl (Kostenarten) Mit oder ohne Verwaltungskosten-Umlage Mit direkter Anzeige der dazugehörigen Rechnungen und Personaleinsatz mit Stunden und Stundensatz Möglichkeit zur Ansicht von Buchungssätzen. z.b. Fremdleistungen Alarmlisten (Verhältnis Umsatz/Personalkosten ab einem frei einzugebenden Prozentsatz) Mit der Alarmliste können über die Eingabe eines Prozentsatzes nur die Objekte aufgeführtwerden, die einer Nachkalkulation bedürfen.

18 Seite 18 Die Ausgabe der Objektergebnisse Wahlweise können alle Listarten zum direkten Ausdruck, zur Übergabe an MS-EXCEL oder mit Acrobate-Reader als -fähiges PDF bereitgestellt werden.

19 Seite 19 Unser Leistungsangebot auf einen Blick Auftragsabwicklung Anlagenbuchhaltung Objektverwaltung Automatische Arbeitsscheinermittlung Rechnungswesen Terminverwaltung Nachkalkulation Umfangreiche Statistiken und INFO-System Schnittstelle für MS Excel und Word Warenwirtschaft und Bestellwesen CRM - Customer-Relation-Management Kunden/Interessenten-Informations-System incl. Erstellen/Verwalten des kompletten Schrift verkehrs mit MS-Office Interessenten/Kunden-Schriftverkehr MS WORD mit Berichtserstellung und Weiterleitung per an Kunden/Interessenten sowie an die zuständigen Mitarbeiter Wahlweise monatliche und/oder jährliche Abschreibung, kalkulatorische Abschreibung Übergabe der Daten an die Finanzbuchhaltung Entsende-Formulare Finanzbuchhaltung Objektabrechnung Mahnwesen (Druck/Fax/ ) Bilanzierung Nachkalkulation Schnittstelle für MS-Excel Schnittstelle für DATEV Anbindung an Microsoft-Office MS-Outlook MS-Excel MS-Word Bewerberverwaltung Zum Schnellen Auffinden und Kontaktieren von qualifizierten Bewerbern Personalwesen Personalabrechnung/Verwaltung incl. Elster-Verfahren Mit unserer Finanzbuchhaltung erhalten unsere Anwender eine leistungsstarke Softwarelösung, die gerade in Bezug auf die Verarbeitungsgeschwindigkeit und Datensicherheit höchsten Ansprüchen gerecht wird. Ob als einzeln eingesetzte Softwarelösung oder als Bestandteil des Gesamtpaketes die Finanzbuchhaltung überzeugt darüber hinaus mit einer überdurchschnittlichen Funktionalität, die den Anforderungen einer GDPdU gerecht wird. DÜVO-Meldewesen

20 Seite 20 Einsetzbare Systeme Serversysteme Microsoft SQL-Server/ MS-XP / VMware SUSE-Linux PC-Arbeitsplätze: Windows: ab 98 / 2000 / XP / VISTA Alles aus einer Hand Betreuung, Service-Leistungen, Software, Hardware, Kundendienstvereinbarungen, Schulungen, Support-Hotline, -Internet-Anbindungen, Netzwerkeinrichtungen und vieles mehr...

21 Seite 21 Impressum Geschwister - Diehl EDV-Vertriebs GmbH Flinschstrasse Frankfurt (Main) Tel.: Fax: Internet: info@geschwister-diehl.de Geschäftsführung: Gerhard Bruckmann Claudia Ernst-Bruckmann HRB Steuer-Nr