Basismodul WinLine LOHN PA / PM Personalabrechnung und Personalmanagement

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1 Basismodul WinLine LOHN PA / PM Personalabrechnung und Personalmanagement bietet einen hohen Standard, ein umfangreiches Auswertungswesen und verschiedene Möglichkeiten im gemeinsamen Einsatz mit der Zeitwirtschaft WinLine LOHN PZ (eine gemeinsame Datenbasis ist gegeben). Das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Anwender mit jeweils frei definierten Zugriffsrechten ist möglich. Führende SQL-Datenbanksysteme werden unterstützt. Ein Microsoft SQL-Server wird standardgemäß von mesonic kostenfrei bereitgestellt. Durch die unternehmensweite Nutzung einer einheitlichen SQL-Datenbank sind Geschwindigkeits- und Kostenvorteile realisierbar. Bereits das Basismodul bietet einen weitreichenden Umfang und Komfort: Meldecenter / Perfidia Einzelplatz: Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise werden ITSG-geprüft generiert und elektronisch an die Krankenkassen versendet. Steuerbescheinigungen und Lohnsteueranmeldungen werden ebenfalls automatisch erzeugt und elektronisch an die Finanzbehörden übermittelt. Der WinLine LOHN PA kennt alle deutschen Post- und Bankleitzahlen, Bundesländer, Feiertage, Berufsbezeichnungen, Namenszusätze und Vorsatzworte, sowie sämtliche Staatsangehörigkeiten, Finanzämter, Krankenkassen und Berufsgenossenschaften inklusiver der erforderlichen Kennzahlen. Der WinLine LOHN PA überwacht die Einhaltung gesetzlicher und vom Anwender definierter Plausibilitäten und bietet eine umfassende Online-Hilfe mit zahlreichen Beispielen und Querverweisen. Der WinLine LOHN PA enthält/bietet: - einen übersichtlichen Fehlzeitenkalender - inklusive Standard-Fehlzeiten - ein umfangreiches Berichtswesen (ca. 200) - einen umfangreichen Lohnartenstamm (ca. 120) - Schnittstelle zur WinLine Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung - eine Erinnerungsfunktion mittels Wiedervorlagen - eine Suchfunktion mit definierbaren Filtern - einen separaten Zugang für Betriebsprüfer - die Mehrmandantenfähigkeit - mehrere Tarife pro Monat - die Microsoft Office-Anbindung - eine Eingabehistorie - eine Steuerinfo

2 Bescheinigungswesen Das Bescheinigungswesen ermöglicht das Verwalten, Erstellen, Ausfüllen und Drucken von Bescheinigungen in Ihrer Personalabrechnung direkt aus dem Mitarbeiter heraus. Beispiele: Bescheinigung für das Krankengeld, Wohngeld, die Arbeit und/oder das Nebeneinkommen. Die erzeugte Bescheinigung lässt sich komfortabel als PDF speichern und in der Elektronischen Personalakte archivieren*. * Zusatzmodul Elektronische Personalakte erforderlich. Entgeltersatzleistungen (EEL-Verfahren) Innerhalb des EEL-Moduls wurden die erforderlichen Grundlagen für den direkten Austausch mit den Krankenkassen gelegt. Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG-Verfahren) Nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) werden Arbeitgebern Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung erstattet, sofern sie nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Weiterhin ist im AAG geregelt, dass alle Arbeitgeber Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld bzw. Erstattungen zum Beschäftigungsverbot durch die Einzugsstellen erhalten. Seit Beginn 2011 werden diese Anträge maschinell erstellt und an die Krankenkassen übermittelt. Die standardmäßig im WinLine LOHN PA enthaltenen Funktionen im Rahmen des AAG sowie Perfidia garantieren den korrekten und einfachen Workflow mit den Einzugsstellen. Die ITSG bescheinigt den AAG-Funktionen im WinLine LOHN PA eine erhöhte Verfahrenssicherheit. Diese bietet dem Anwender einen hohen Automatisierungsgrad. Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV) Seit Beginn 2011 sind alle Zahlstellen, die Versorgungsbezugsempfänger abrechnen, verpflichtet, Krankenkassenmeldungen auf elektronischem Weg zu übermitteln. Zahlstellen sind alle Organisationen bzw. Arbeitgeber, die Betriebsrenten oder andere Versorgungsbezüge auszahlen. Die ITSG bescheinigt dem ZMV- Modul im WinLine LOHN PA eine erhöhte Verfahrenssicherheit. Diese bietet dem Anwender einen hohen Automatisierungsgrad. Rehadat-Elan Alle Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten müssen jährlich eine Schwerbehinderten-Meldung an die Arbeitsagentur abgeben. Die Software Rehadat-Elan unterstützt Sie bei der Erstellung der Schwerbehindertenauswertung und ermöglicht die Abgabe der Meldung in elektronischer Form oder auf amtlich anerkanntem Ausdruck. Im WinLine LOHN PA ist die Schnittstelle für Rehadat-Elan bereits integriert. Diese übergibt die Angaben der Betriebsstätten, monatliche Auswertung der Beschäftigtenzahlen und die Daten der beschäftigten Schwerbehinderten an Rehadat-Elan. Sie sparen so die manuelle Erfassung der Angaben in Rehadat-Elan und erfüllen mühelos Ihre Meldepflicht.

3 Voll-DEÜV / Perfidia DEÜV umfasst die mandantenübergreifende Erstellung monatlicher Meldungen an die Sozialversicherungsträger nach der Datenübermittlungsverordnung. Alle SV-Meldegründe, wie z.b. An,- Ab- oder Unterbrechungsmeldungen werden standardgemäß vollautomatisch erkannt und generiert. Perfidia ist eine parallele Weiterentwicklung zu Dakota und SV.net, die mit einem erweiterten Funktionsumfang und damit verbundenem Komfort aufwartet. Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise als auch Steuerbescheinigungen, Lohnsteueranmeldungen, Meldungen des Aufwendungsausgleichsgesetzes und des Zahlstellenmeldeverfahrens werden automatisch erzeugt und über das im WinLine LOHN PA nahtlos eingebundene Modul Perfidia elektronisch an die Krankenkassenannahmestellen, Zentrale Speicherstelle (ZSS) und Finanzbehörden übermittelt. Perfidia unterstützt dabei sowohl den Einzel- oder Mehr-User-Betrieb (Perfidia Einzelplatz ist im Basismodul enthalten) und verwaltet Steuer- und Sozialversicherungs-Sachverhalte übersichtlich in einer einheitlichen Oberfläche. Auch der Rückweg der Protokollmeldungen ist dabei sichergestellt. Ein mit Dakota erstelltes ITSG-Zertifikat lässt sich problemlos in Perfidia importieren. ELSTER / ELSTER-Signatur ELSTER ist der Standard zur Übermittlung von Steuererklärungen und Steueranmeldungen über das Internet. Das im Basismodul enthaltene Modul Elster-Signatur bringt durch ein Software-Zertifikat, den ELSTER-Stick oder auch der ELSTER- Signatur-Karte Sicherheit in das ELSTER-Verfahren. Durch eine elektronische Authentifizierung wird gewährleistet, dass nur ein registrierter Absender Steuererklärungen und Steueranmeldungen für Ihre Steuernummer abgeben kann. Bei der Registrierung stehen 3 Authentifizierungsmöglichkeiten zur Wahl: - Software-Zertifikat (ELSTER-Basis) - ELSTER-Stick (ELSTER-Spezial) - Signaturkarte (ELSTER-Plus) Das Zertifikat lässt sich komfortabel in Perfidia einlesen (einmalige Konfiguration). Statistik Die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder bieten Datenanlieferungen für die Statistische Verdienststrukturerhebung alternativ zum Papierfragebogen bzw. Onlinefragebogen an. Die notwendigen Funktionen sind standardmäßig im WinLine LOHN PA enthalten. Damit haben Sie die Möglichkeit, Meldungen an das Statistische Landesamt mittels Perfidia auf elektronischem Weg übermitteln.

4 Altersteilzeit (ATZ) Das Zusatzmodul Altersteilzeit ist aufgrund der einfachen Bedienung und vollautomatischen Berechnung eine effiziente Unterstützung und wesentliche Arbeitserleichterung für Ihre Personalabteilung bei der Abrechnung von Altersteilzeit, insbesondere bei schwankenden Entgelten, Tariferhöhungen und Einmalzahlungen. Das Modul berechnet die Aufstockungsbeträge des Brutto- und Nettoentgeltes, sowie die zusätzlichen RV- Beiträge des Arbeitgebers automatisch. Die Abrechnungsliste für die Arbeitsagentur ist integriert. Zusatzversorgung im Baugewerbe und öffentlichen Dienst (ZKV) Das ZVK-Modul rechnet mit den Zusatzversorgungskassen im Baugewerbe oder im öffentlichen Dienst ab (z. B. VBL). Der Urlaubsanspruch und das Urlaubsentgelt in Baubetrieben werden automatisch berechnet. Erstattungslisten für die Arbeitsagentur und bauspezifische Berichte sind integriert. Kurzarbeitergeld (KUG) Das KUG-Modul ermittelt die Soll- und Ist-Entgelte, sowie den Differenzbetrag und berücksichtigt dabei entsprechende Fehlgründe (z. B. KUG bei Krankheit). Die Erstellung der KUG-Abrechnungsliste und/oder des KUG-Antrages erfolgt über die Verdienstabrechnung und enthält individuelle Mehrzahlungs- oder Aufstockungsbeträge. Abfragegenerator Finanzbuchhaltungsdaten Der Abfragegenerator Finanzbuchhaltungsdaten ist ein Werkzeug, um finanzbuchhalterische Daten auszuwerten und an Microsoft Excel zu übergeben. Der Anwender erhält mit dem Abfragegenerator ein Werkzeug an die Hand, mit dem er binnen kürzester Zeit individuelle Auswertungen erstellen kann. SQL -oder Datenbankkenntnisse sind nicht erforderlich.

5 Tarifvertrag öffentlicher Dienst (TVöD) und TVL Der WinLine LOHN PA ermöglicht eine automatische Umsetzung des BAT-Tarif in den TVöD. Für den Übergangszeitraum steht Ihnen eine Überleitungskarte zur Verfügung, in der die eingefrorenen Tarifbestandteile jederzeit angesehen oder bearbeitet werden können. Stapelverarbeitung Die Stapelverarbeitung ermöglicht die Verarbeitung zeitintensiver Vorgänge im Hintergrund. Ein separater Rechner im Netz arbeitet die Aufträge aus dem WinLine LOHN PA ab. Dadurch müssen Sie nicht auf den Abschluss zeitintensiver Vorgänge warten, sondern können sofort weiterarbeiten. Buchungsstapel Buchungsstapel ermöglichen die Trennung von Erfassung und Buchung. Sie erhöhen die Transparenz der Erfassung der monatlichen Bewegungsdaten und steigern die Qualität der Abrechnungsergebnisse. Mit dem Zusatzmodul Buchungsstapel für den WinLine LOHN PA optimieren Sie die manuelle Erfassung von Lohnarten und Fehlzeiten. Sie können beliebig viele Buchungsstapel erfassen und später buchen. Der Buchungsstapel kann ebenfalls als Erfassungsprogramm für externe Bearbeiter genutzt werden, die keinen Zugriff auf das Lohnprogramm erhalten sollen. Somit lässt sich eine Trennung zwischen Erfassendem und Verbuchendem realisieren (4-Augen-Prinzip). Abfragegenerator Mitarbeiterdaten Der Abfragegenerator Mitarbeiterdaten ist ein Werkzeug, um die mitarbeiterbezogenen Daten auszuwerten und an Microsoft Excel zu übergeben. Der Anwender erhält mit den Abfragegenerator ein leistungsstarkes Werkzeug an die Hand, mit dem er auf komfortable Art und Weise individuelle Auswertungen erstellen kann. Wie beim Abfragegenerator Finanzbuchhaltung sind auch hier weder SQL- noch Datenbankkenntnisse erforderlich.

6 Projektkosten Projektkosten machen Kostenaufteilungen mitarbeiterübergreifend nutzbar. Jedem Projekt können beliebig viele Kostenstellen und Kostenträger mit Prozenten oder Festbeträgen zugeordnet werden. Änderungen der Projekt-Kostenaufteilung werden automatisch allen Mitarbeitern dieses Projektes zugewiesen. Änderungsprotokoll Der WinLine LOHN PA bietet bereits im Basismodul Historienfelder, in denen beliebig viele Einträge mit Geltungszeitraum für die Vergangenheit und die Zukunft hinterlegt werden können. So können Sie z. B. ein neues Gehalt eingeben, das erst nach Ablauf der Probezeit ab des Folgejahres gilt. Mit dem Modul Änderungsprotokoll können Sie nachvollziehen, welcher Benutzer wann welche Daten geändert hat. Die Anzeige erfolgt in der Eingabehistorie direkt auf dem Bildschirm oder in Änderungsprotokollen. Prozessprotokoll Das Zusatzmodul Prozessprotokoll stellt eine Steigerung zur Protokollierung dar. Jeder Vorgang eines Anwenders wird vollständig, automatisch und äußerst genau protokolliert. Dabei spielt es keine Rolle, welche Rechte dieser Benutzer hat oder auf welcher Ebene sich sein Handeln abspielt. Ein lückenloser Einblick in alle Aktivitäten (Prozesse) zu Auswertungszwecken ist so sichergestellt. Filter erlauben gezielte Selektionen und können in Kombination zum Einsatz kommen. Zusatzdaten Das Register Zusatz des Mitarbeiterstammblatts kann der Personalsachbearbeiter frei den eigenen Anforderungen und Bedürfnissen anpassen. Felder verschiedener Größe und unterschiedlichen Typs sind rasch hinterlegt und stehen dem Anwender fortan mit nützlichen Zusatzinformationen zu jedem Mitarbeiter zur Verfügung. Neben Bezeichnung und Positionierung der eingefügten Elemente sind auch Reihenfolge und feldbezogenen Hilfe-Definitionen dem Anwender zur Bearbeitung freigestellt. In Kombination mit den Zusatzmodulen Berichtsmanager und Abfragegenerator bietet das Modul Zusatzdaten vielseitige Auswertungsmöglichkeiten.

7 Elektronische Personalakte Der Schritt zum papierlosen Personalbüro. Mit dem WinLine LOHN PA archivieren Sie Arbeitsverträge, Verdienstabrechnungen oder Bescheinigungen in der multimedialen Personalakte des Mitarbeiters. Die elektronische Personalakte ist vollkommen transparent in das Berichtswesen des WinLine LOHN PA integriert. Lohnjournale, Lohnsteueranmeldungen und Beitragsabrechnungen legen Sie im jahrgangsbezogenen Mandanten-Archiv ab. Eingescannte oder bereits vorhandene Dokumente können problemlos verknüpft werden. Eine Archivierung kann automatisch im Monatsabschluss erfolgen. Dok-Import Als Erweiterung der Elektronischen Personalakte bietet Ihnen der Dok-Import die Möglichkeit, große Mengen an Dokumenten, Scans, PDF-Dateien und/oder sonstigem Bild- und Datenmaterial ohne aufwändiges Handling dem HR-Archiv des WinLine LOHN PA / PM zuzuführen. Die Erfassung der Dokumente findet losgelöst vom Personalmanagementsystem statt, wodurch eine Übertragung der Dokumentenvorerfassung ausgegliedert werden kann (z.b. Hilfskräfte). Eine Einrichtung von Benutzerrichtlinien innerhalb der WinLine LOHN-Lösungen ist nicht erforderlich. HR-Archiv Als wichtige Ergänzung zur elektronischen Personalakte wird das HR-Archiv angeboten. Hier werden die Dokumente aus der Personalakte der Mitarbeiter und des Mandanten-Archivs sicher aufbewahrt. Das HR- Archiv ist ein Webservice. Dokumente werden über das Internet oder Intranet archiviert. Somit können Sie dezentral arbeiten und zentral archivieren. Hervorzuheben ist die Sicherheit der Lösung. Dokumente können nur über die WinLine LOHN-Lösungen und von berechtigten Anwendern in das Archiv gestellt oder aus dem Archiv gelesen werden. Die Übertragung der komprimierten Dokumente erfolgt verschlüsselt. Dateiname, Speicherort und Speicherdatum werden von der Archiv-Software verfremdet, so dass selbst der Administrator des Archiv-Servers keinen Zugriff auf die Dokumente hat. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über den Webservice, der die Berechtigung prüft und das Dokument aushändigt.

8 Bewerberverwaltung / Personalverwaltung Als Ergänzung zur Personalabrechnung bietet mesonic das Modul Bewerberverwaltung für die schnelle und effiziente Bearbeitung der Bewerbungsunterlagen an. Im Bewerberstamm werden die Grunddaten sowie Ausbildung und Qualifikation erfasst. Die Bewerberunterlagen können ergänzend in der Elektronischen Personalakte hinterlegt werden. Die Kommunikation mit dem Bewerber erfolgt durch mitgelieferte und anpassbare Vorlagen per beziehungsweise per Brief. War die Vorstellungsrunde erfolgreich, so kann die Einstellung des Bewerbers direkt durch das Versetzen in den Entgelt-Ziel-Mandanten abgeschlossen werden. Mitarbeiterportal Das Mitarbeiterportal ist die Lösung für den effizienten Employee Self Service. Es ist eine leistungsfähige und praxiserprobte Ergänzung zum WinLine LOHN PA und zur WinLine LOHN PZ auf Basis von.net. Ziel des Mitarbeiterportals ist es, mittels einer leicht zu bedienenden, modern gestalteten und rechtegesteuerten Web-Oberfläche den Mitarbeiter aktiv an der Personaladministration zu beteiligen. Der Datenfluss zwischen Personalabteilung, Vorgesetzten und Beschäftigten wird vereinfacht und verbessert, die Kommunikation und Zufriedenheit gesteigert, Entscheidungsträger und Personalabteilung werden entlastet. Berichtsmanager Mit dem Berichtsmanager können Sie neue Berichte und Funktionen (Access-Makros) einrichten. Für jeden Bericht können Auswahlmöglichkeiten und Informationen für den Benutzer hinterlegt werden. Die Berichte werden übersichtlich nach Berichtstypen gegliedert, um diese leicht zu finden (z. B. Listen Arbeitsagentur oder Statistik ). Mehrere Berichte können zu Berichtsmappen zusammengefasst werden (z. B. als Monatsabschluss oder Quartalsstatistik). Ressourcenverwaltung Verwalten Sie Gegenstände wie Firmenfahrzeuge und Mobiltelefone, aber auch Seminare, Verträge, Sprachkenntnisse und andere Qualifikationen effizient und flexibel. Umfassende Such- und Auswertungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung. Die vollständig in den WinLine LOHN PA integrierte Lösung, bietet Ihnen deutliche Vorteile gegenüber einer separaten Software.

9 Multi-DB (Multidatenbankfähigkeit) Das Modul Multidatenbankfähigkeit ermöglicht die physisch getrennte Verwaltung von Mandanten bereits auf Datenbankebene. Die Unterscheidung zwischen physischen und logischen Mandanten ermöglicht eine strikte Trennung von parallelen Mandanten. Anwender mit entsprechendem Recht steuern gezielt nur die Datenbanken (physische Mandanten) an, auf die sie ein zugewiesenes Recht besitzen. Abonnements Die WinLine LOHN-Anwendungen bieten mit verschiedenen Abonnements einen vielseitigen Service. Folgende Abonnements werden derzeit angeboten: - Krankenkassen Das Krankenkassen-Abonnement" beinhaltet die automatische Aktualisierung der Krankenkassen- Beitragssatzdateien der GKV und Kennzahlen der Unfallkassen (Berufsgenossenschaften). - Lexikon für das Lohnbüro Arbeitslohn, Lohnsteuer und Sozialversicherung von A-Z (Rehm-Verlag) - Lexikon TVÖD (Rehm-Verlag) - Lexikon TV-L (Rehm-Verlag) - Arbeitsrecht (Rehm-Verlag)

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