LOHN PA LOHN PA. Personalwesen & HR-Management

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1 Effizientes Arbeiten in der Personalabteilung. Zeit und Kosten sparen mit integrierten Systemen für Abrechnung und HR. LOHN PA LOHN PA Personalwesen & HR-Management

2 Software von Menschen für Menschen Ergänzend zu unseren Unternehmenslösungen für Betriebswirtschaft, Logistik und Fertigung, entwikkelt und vertreibt unser Unternehmen hochwertige branchenübergreifende Software für das Personalwesen. Basierend auf fundiertem Wissen und langjährigen Erfahrungen sind innovative und komfortable Softwaresysteme für Personalmanagement, Personalabrechnung, das Mitarbeiterportal und weitere Lösungen entstanden. MESONIC schafft Software von Menschen für Menschen. Unsere Softwareprogramme für das Personalwesen werden mit und für kleine, mittelständische und größere Unternehmen in Deutschland konzipiert und entwickelt. Mit intuitiven Oberflächen und einem klaren, übersichtlichen Programmaufbau steht die Benutzerfreundlichkeit der Produkte dabei im Vordergrund. Durch die flexible Modulstruktur können wir auf die individuellen betrieblichen Bedürfnisse unserer Kunden optimal reagieren. Klar strukturierte Konzepte, Wirtschaftlichkeit und Effizienz sind dabei entscheidende Grundsätze für den Erfolg jedes einzelnen Kundenprojekts. Wir pflegen den Kontakt zum Kunden durch eigene Mitarbeiter und kompetente Partner. Der Kunde steht bei uns im Mittelpunkt. Partnerschaftliche Kundenbeziehungen mit persönlichem Dialog und individuellem Service sind die Basis für eine hohe Zufriedenheit unserer Anwender. Wir bieten heute und in Zukunft flexible, stabile und einfach zu handhabende Lösungen. Die Produkte und Dienstleistungen werden im Dialog mit den Anwendern innovativ und verlässlich weiter entwickelt. Sinnvolle Technologiesprünge werden voran getrieben und zeitnah realisiert. Dabei verzichten wir auf flüchtige Trends ohne echten Kundennutzen.

3 Personalmanagement - Personalverwaltung Mitarbeiter und deren Know how sind für jedes Unternehmen die wertvollste Ressource. Es sind Menschen, die über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Dem Personalbereich kommt auf strategischer Ebene eine fundamentale Bedeutung zu. Dies gilt zum einen in Bezug auf Neueinstellungen, zum anderen in der Ausschöpfung und Erweiterung der Potenziale des vorhandenen Mitarbeiterstamms. Vorteile: Übersichtliche Programmstruktur Definierbare Zusatzfelder Wiedervorlage Integrierter Mitarbeiterkalender Elektronische Personalakte Effiziente Datenerfassung und -verarbeitung ist die Voraussetzung für rationelles Arbeiten in der Personalabteilung. Gefordert wird ein schneller Zugriff auf Daten und Dokumente aller Mitarbeiter. Die Personalverwaltung in WINLine LOHN PA ist eine Standardlösung für Personaldaten, Fotos, Dokumente, Qualifikationen, Termine, Seminare und Ressourcen. Die Anwender können den Umfang und die Tiefe der zu erfassenden Personaldaten selbst definieren. Bei der Erstellung neuer Dokumente greift der Anwender auf frei definierbare Vorlagen zu. Das sorgt für eine einheitliche Vorgangsbearbeitung und minimiert den Zeitaufwand. WINLine LOHN PA integriert Microsoft Office Software auf Basis von Serienbriefen und Serien- s. Diese können aus dem System erzeugt und elektronisch verschickt werden. Dadurch ist es möglich, die gesamte Personalakte papierlos zu gestalten. Zentrales Element ist der Personalstamm. Sämtliche Daten und Dokumente eines Mitarbeiters stehen dort gleichzeitig zur Verfügung. Die integrierte Wiedervorlagefunktion erinnert die Anwender an ablaufende Zeitverträge, Arbeitserlaubnisse, Probezeiten und andere Termine. Durch die Verknüpfung mit Microsoft Outlook, Lotus Notes oder Tobit können Besprechungen initiiert werden. Über den Mitarbeiterkalender werden die Fehltage komfortabel verwaltet. Bei gleichzeitiger Nutzung der integrierbaren Personalzeitwirtschaft werden die Kalender automatisch synchronisiert. Alternativ ist die Anbindung vorhandener Systeme zur Zeiterfassung möglich.

4 Personalmanagement - Bewerberverwaltung Das Personal ist lange nicht mehr nur Kostenfaktor, sondern Leistungspotenzial jedes Unternehmens. Unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche ist die Gewinnung von motivierten und leistungsstarken Mitarbeitern entscheidend für den Unternehmenserfolg. Die Bewerberverwaltung in WINLine LOHN PA ist ein effektives Instrument für die digitale Abbildung des Bewerbungsprozesses. Über die anwenderfreundliche Programmoberfläche werden Bewerbungen systematisch und zeitsparend erfasst. Der Bewerberdatensatz enthält Informationen über die relevante Stelle und den aktuellen Status der jeweiligen Bewerbung. Dokumente wie Anschreiben, Lichtbild, Lebenslauf und Zeugnisse sind in der digitalen Personalakte des Bewerbers hinterlegt. Alle an der Bewerberauswahl beteiligten Personen können gleichzeitig auf sämtliche Informationen und Dokumente zugreifen. Zusätzliche Informationen über Ausbildung, Qualifikationen, Potenziale und die Einschätzung der Eignung, können direkt im System hinterlegt werden. Durch die Darstellung der Informationen in Historien werden Mehrfachbewerbungen transparent. Vorhandene Bewerberdaten können später genutzt und müssen lediglich aktualisiert werden. Der Schriftwechsel ist durch eine intelligente Integration in die Microsoft Office-Software mit Serienbriefen und Serien- s gelöst. Eingangsbestätigungen, Einladungen, Zwischeninformationen, Zusagen, Absagen und Arbeitsverträge können aus dem System erzeugt und elektronisch verschickt werden. Der gesamte Schriftwechsel wird automatisch in der elektronischen Personalakte des Bewerbers abgelegt und ist sofort für alle Beteiligten verfügbar. Es ist möglich, den gesamten Bewerbungsprozess bis zur Einstellung papierlos zu gestalten. Vorteile: Digitale Abbildung des Bewerbungsprozesses Office Integration: Textverarbeitung, Kalender, Bildung von Bewerberpools Zeit- und Kostenersparnis Für jeden Bewerber können Wiedervorlagetermine hinterlegt und mit einer Kalendersoftware wie MS Outlook, Tobit oder Lotus Notes verknüpft werden. Damit ist die interne Terminabstimmung zwischen der Personalabteilung und den Fachbereichen im Auswahlprozess problemlos möglich. Auf Basis der gesammelten Bewerbungen kann, nach Zustimmung des Bewerbers, ein differenzierter Bewerberpool gebildet und permanent mit vorhandenen Vakanzen abgeglichen werden. Komfortable Such- und Filterfunktionen ermöglichen es, die gespeicherten Bewerber-Informationen gezielt zu identifizieren und Übersichten und Auswahllisten zu erzeugen. Die Daten können nach MS Excel exportiert oder über den Berichtsmanager ausgewertet werden. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens kann der Bewerber als neuer Mitarbeiter direkt in die Personalverwaltung von WINLine LOHN PA, in die Personalabrechnung und in die Zeiterfassung übernommen werden. Die Bewerberverwaltung unterstützt alle Beteiligten bei der Entscheidungsfindung. Die Auswahl der richtigen Mitarbeiter trifft aber immer noch der Mensch!

5 Personalmanagement - Datenschutz & Sicherheit LOHN PA Bei der Verarbeitung sensibler Daten haben Datenschutz und Bedienungssicherheit höchste Priorität. Besonders in der Personalwirtschaft müssen Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität von personenbezogenen Daten jederzeit gesichert sein. Das Sicherheitskonzept von WINLine LOHN PA basiert auf den Säulen Zuständigkeit, Transparenz und Datensicherheit. Jeder Benutzer erhält für seinen Aufgabenbereich die notwendigen Berechtigungen auf Daten und Funktionen. Sensible Funktionen sind durch Freigabeverfahren nach dem Vier-Augen-Prinzip zusätzlich abgesichert. Durch die Protokollierung von Eingaben in Stamm- und Bewegungsdaten entsteht praxisgerechte Transparenz. Mit einem rollenbezogenen Berechtigungssystem bietet WINLine LOHN PA einen flexiblen Datenschutz bis auf die Ebene einzelner Datenfelder. Unterschiedliche Benutzer können auf mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig erfassen und abrechnen. Frei definierbare Benutzerrechte Vier-Augen-Prinzip Vorteile: Protokollierung der Eingaben Maximale Datensicherheit SQL-Datenbanktechnologie Nachhaltiges Sicherheitskonzept WINLine LOHN PA basiert auf der relationalen Microsoft SQL-Datenbank und gewährleistet die maximale Verfügbarkeit, die physikalische Sicherheit und den erfolgreichen Zugriff auf alle Daten.

6 Personalabrechnung - Der Abrechnungsprozess LOHN PA Die termingerechte und korrekte Erstellung der Verdienstabrechnung ist die zentrale Aufgabe der Personalabteilung. Ständig steigende gesetzliche Anforderungen, Besonderheiten der unterschiedlichen Tarifverträge und individuelle Betriebsvereinbarungen müssen abgebildet werden. Viele Bewegungsdaten sind unter Zeitdruck zu erfassen und zu verarbeiten. Darüber hinaus stehen innovative Personalabteilungen ihren Mitarbeitern als Dienstleister zur Verfügung. Bei aller Relevanz der Entgeltabrechnung darf daher der monatliche Abrechnungsprozess die Personalabteilung nicht blockieren. Der Einsatz professioneller Personalabrechnungssysteme schafft Schnelligkeit, Präzision und mehr Raum für strategische Aufgaben.

7 Die Personalabrechnung in WINLine LOHN PA unterstützt Personalabteilungen mit komfortablen Möglichkeiten zur schnellen Datenerfassung. Frei definierbare und offene Schnittstellen sorgen für einen reibungslosen Import von Daten aus verschiedenen Systemen. Buchungsstapel ermöglichen die Trennung von Datenerfassung und buchung mit präziser Nachvollziehbarkeit in der Historie. Alternativ werden die Daten extern erfasst und in einen Buchungsstapel importiert. Vorteile: Schnittstellen für Datenimport Individuell konfigurierbare Programmeinstellungen Umfassende Plausibilitätsprüfungen Keine Gehaltsabrechnungsvordrucke erforderlich Automatische Archivierung und Verteilung Individuell konfigurierbare Programmeinstellungen und automatisierte Routinen rund um den Abrechnungsprozess ermöglichen dem Anwender die optimale Gestaltung seiner Abläufe. Durch intelligente Lohnartendefinitionen können die unterschiedlichen Anforderungen eines Anwenders abgebildet werden. Der umfangreiche Katalog von Standardlohnarten kann beliebig verändert und erweitert werden. Relevante Ereignisse für Rückrechnungen in die Vergangenheit werden automatisch erkannt und vom System verarbeitet. Manuelle Korrekturen sind jederzeit möglich. Die Personalabrechnung überwacht die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften durch umfassende Plausibilitätsprüfungen. Zusätzlich kann der Anwender eigene Plausibilitäten definieren. In Zusammenarbeit mit großen Kunden und Rechenzentren wurde eine Stapelverarbeitung für die Abrechnung im Hintergrund entwickelt. Der Anwender startet den Abrechnungsvorgang auf dem Server und kann die Software auf seinem Arbeitsplatz sofort weiter nutzen. Die parallele Abrechnung mehrerer Mandanten ist möglich. Für den Ausdruck der Verdienstabrechnung sind keine Vordrucke erforderlich. Das Abrechnungsformular kann individuell gestaltet und mit persönlichen oder gruppenbezogenen Mitteilungen versehen werden. Die Abrechnungen werden automatisch archiviert und an die Mitarbeiter verteilt. Sie stehen danach in der elektronischen Personalakte zur Verfügung. Regelmäßige Zertifizierungen durch die Sozialversicherungsträger gewährleisten die Qualität und Verfahrenssicherheit von WINLine LOHN PA.

8 Personalabrechnung - Meldeverfahren & Auswertungen Der ständig zunehmende Informationsaustausch mit internen und externen Empfängern ist eine Herausforderung für die Personalabteilung. Elektronische Meldungen, Statistiken, Bescheinigungen und Auswertungen müssen unter Zeitdruck erstellt und abgegeben werden. Die Personalabrechnung erzeugt automatisch Sozialversicherungsmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Meldungen an Zusatzversorgungskassen (ZVK) und versendet diese elektronisch. Die Programme ELSTER oder Perfidia sind direkt in die Benutzeroberfläche integriert. Die Qualität und Verfahrenssicherheit der Software wird durch regelmäßige Zertifizierungen auf maximalem Prüfniveau gewährleistet. Schnittstellen zu Rehadat-Elan, ELSTER- Signatur und für die elektronische Lohnsteuerprüfung sind vorhanden. Integrierte Meldeverfahren Umfangreiches Berichts- und Bescheinigungswesen Individuelle Auswertungen Integration in Archivsysteme Ad hoc-abfragen Vorteile: Komfortable Abfragegeneratoren stellen die Informationen aus der Personaldatenbank nach definierbaren Kriterien zusammen und übergeben diese an Microsoft Excel. Dadurch sind Ad hoc-auswertungen ohne SQL- Kenntnisse möglich. Die Personalabrechnung verfügt über mehr als 250 Standardberichte zu Personalstammdaten, Fehlzeiten, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Zahlungsverkehr, Sozialversicherung und Steuern. Alle Auswertungen können sofort gedruckt und auf dem Bildschirm angezeigt werden. Mitarbeiterbezogene Berichte werden in der elektronischen Personalakte archiviert, Auswertungen wie Lohnjournale und Beitragsabrechnungen werden im jahrgangsbezogenen Mandanten-Archiv abgelegt. Das HR-Archiv oder vorhandene Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bewahren die Belege sicher auf. Durch die angewandte Web-Technologie ist dezentrales Arbeiten und zentrales Archivieren möglich. Freigegebene Dokumente können im geschützten Mitarbeiterportal abgerufen werden.

9 Personalabrechnung - Integration & Schnittstellen Die Personalabrechnung setzt auf offene und variable Schnittstellen. Dadurch sind unterschiedliche Daten aus Programmen für Personalmanagement, Zeiterfassung*, Reisekostenabrechnung*, Betriebsdatenerfassung (BDE)*, Kantinenabrechnung und Personalverkauf problemlos einzulesen. Eine Anbindung an Branchenlösungen für z. B. Zeitarbeit, Pensionskassen und Call-Center ist möglich. Automatisch erstellte Meldungen werden per ELSTER oder über Perfidia an die zuständigen Behörden übermittelt. Microsoft Office-Programme wie Textverarbeitung und Tabellenkalkulation sind über die elektronische Personalakte integriert. Vorteile: Schnittstellen für Datenimport und -export Anbindung an Branchenlösungen Verarbeitung in Buchungsstapeln Automatische Archivierung Integration von MS Office-Software Anbindung von Archivierungssystemen/DMS Im Buchungsstapel laufen die Daten aus den unterschiedlichen Quellen zusammen. Durch die automatische Archivierung der gebuchten Vorgänge ist eine lückenlose Dokumentation gewährleistet. Die Personalabrechung kommuniziert über frei definierbare Schnittstellen mit nachgelagerten Systemen wie Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Personalmanagement. Die Übergabe der Abrechnungsdaten an die Betriebsprüfung ist im Standard integriert. * Hierfür sind externe Lösungen verfügbar.

10 Komfortables Arbeiten mit WINLine LOHN PA Die Personalabrechnung und das Personalmanagement in WINLine LOHN PA bieten einen hohen Standard und ein umfangreiches Auswertungswesen. Für das zügige und sichere Arbeiten sorgen führende SQL-Datenbanksysteme. Das System ermöglicht das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Anwender mit jeweils frei definierten Zugriffsrechten. Bereits das Basismodul bietet einen weitreichenden Umfang und Komfort. So kennt WINLine LOHN PA alle deutschen Post- und Bankleitzahlen, Bundesländer, Feiertage, Berufsbezeichnungen, Namenszusätze und Vorsatzworte sowie sämtliche Staatsangehörigkeiten, Finanzämter, Krankenkassen und Berufsgenossenschaften inklusive der erforderlichen Kennzahlen. Außerdem überwacht das System die Einhaltung gesetzlicher und vom Anwender definierter Plausibilitäten und bietet eine umfassende Online-Hilfe mit zahlreichen Beispielen und Querverweisen. WINLine LOHN PA bietet unter anderem diese Funktionalitäten: Übersichtlicher Fehlzeitenkalender inkl. Standardfehlzeiten Umfangreiches Berichtswesen (ca. 200) Umfangreicher Lohnartenstamm (ca.120) Integration in WINLine FIBU und WINLine KORE Erinnerungsfunktion mittels Wiedervorlagen Suchfunktion mit definierbaren Filtern Eingabehistorie Steuerhistorie Separater Zugang für Betriebsprüfer Mehrmandantenfähigkeit Mehrere Tarife pro Mandant Anbindung an Microsoft Office Eingabehistorie

11 Mitarbeiterportal Unternehmen nutzen Mitarbeiterportale zum Aufbau einer neuen Kommunikationskultur. Der Informationsfluss zwischen der Personalabteilung, den Vorgesetzten und den Beschäftigten wird einfacher, schneller und gezielter, die interne und externe Kommunikation wird umfassender. Gut informierte, beteiligte Mitarbeiter sind motivierte Mitarbeiter. Darüber hinaus trägt Partizipation besonders dazu bei, unternehmensweiten Konsens zur Unterstützung von strategischen und operativen Zielsetzungen zu schaffen: Denn nur wer strategische Informationen gibt, kann strategiekonformes Handeln erwarten. Das Mitarbeiterportal in WINLine LOHN PA ist eine leistungsfähige Ergänzung zu unseren Lösungen für Personalmanagement und Personalabrechnung. Das Modul stellt den Mitarbeitern Informationen und Funktionen der Applikationen im Intranet oder Internet zur Verfügung. Die Mitarbeiter erhalten im Rahmen ihrer Benutzerrolle personalisierten Zugriff auf die Funktionen des Portals. Sie werden aktiv an der Personaladministration beteiligt, indem sie über eine leicht zu bedienende Web-Oberfläche Personal- und Zeitwirtschaftsdaten selbst erfassen und verwalten (Employee Self Service). Wesentlicher Bestandteil des Mitarbeiterportals ist das Antrags- und Genehmigungsverfahren für z.b. Urlaub, Dienstreisen und Gleitzeit. Der Mitarbeiter hat Zugriff auf kalendarische Monats- und Jahresübersichten seiner Arbeits- und Urlaubszeiten sowie seiner Fehlgründe. Vorteile: Merkmal moderner und erfolgreicher Unternehmenskultur Verbesserter Informationsfluss Administrative Entlastung aller Beteiligten Beschleunigung der Prozessabläufe Erhöhung der Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit Die in das Mitarbeiterportal integrierte Bildschirmbuchung ermöglicht die Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten am Büroarbeitsplatz, im Home-Office oder an einem PC-Terminal. Ein aktueller Status der Anwesenheit oder der Fehlgründe aller Mitarbeiter wird in der optionalen Anwesenheitsübersicht angezeigt. Mitarbeiter und Vorgesetzte haben Zugriff auf freigegebene Dokumente aus der elektronischen Personalakte wie Verdienstabrechnungen und Bescheinigungen. Das Mitarbeiterportal ist mit geringem Einführungsaufwand in jedem Unternehmen einsetzbar. Es erhöht die Transparenz und die Effektivität im Unternehmen und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Mitarbeiter und Vorgesetzte sehen ihren Abteilungs- und Gruppenkalender mit Saldenübersichten und Statistiken. Diese Informationen unterstützen die selbstständige Planung der Mitarbeiter für Urlaubstage und sonstige planbare Abwesenheiten.

12 Standardfunktionen in WINLine LOHN PA Perfidia Über Perfidia werden Sozialversicherungsmeldungen und Beitragnachweise ITSG-geprüft erstellt und elektronisch an die Krankenkassen versendet. Weiterhin werden Steuerbescheinigungen und Lohnsteueranmeldungen automatisch erzeugt und elektronisch an die Finanzbehörden übermittelt. Die Einzelplatzversion ist im Standard enthalten, eine Mehrplatzversion kann zusätzlich erworben werden. ELSTER/ELSTER-Signatur Per ELSTER werden Steuererklärungen und Steueranmeldungen über das Internet übermittelt. Die elektronische Authentifizierung durch ELSTER-Signatur gewährleistet, dass nur ein registrierter Absender Steuererklärungen und Steueranmeldungen für Ihre Steuernummer abgeben kann. Statistische Verdiensterhebung Mit diesem Modul können die Daten zur Statistischen Verdienststrukturerhebung durch die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder erhoben und elektronisch übermittelt werden. REHADAT/Elan Hier wird die einfache Erstellung der Schwerbehindertenauswertung und mögliche Abgabe der Meldung in elektronischer Form oder auf amtlich anerkanntem Ausdruck. durchgeführt. DASBV Die Eingabe von berufsständischen Versorgungswerken wird über die Mitarbeiterstammdaten vorgenommen. Die elektronische Übermittlung der DEÜV-Meldungen und der Beitragserhebung an das berufsständische Versorgungswerk erfolgt automatisch. Sofortmeldungen Für sofortmeldepflichtige Betriebe werden nach Eingaben der sozialversicherungsrechtlichen Details abrechnungsunabhängig die Sofortmeldungen generiert. Diese werden elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt. Aufwendungsausgleichgesetz (AAG) Die Erstellung und Ermittlung von Anträgen nach dem AAG ist ebenfalls möglich. Die ITSG bescheinigt dem AAG-Workflow in WINLine LOHN PA eine erhöhte Verfahrenssicherheit, die dem Anwender einen hohen Automatisierungsgrad bietet. Pfändung Die Eingabe von Pfändungen erfolgt in den Mitarbeiterstammdaten. Pfändbare und unpfändbare Lohnbestandteile werden automatisch berücksichtigt. Die aktuellen Lohnpfändungstabellen sind integriert, die Berechnung des pfändbaren Betrags erfolgt durch die Verdienstabrechnung.

13 Berichtsgenerator Der Berichtsmanager ermöglicht die Bereitstellung eigener Auswertungen in der Personalabrechnung und im Personalmanagement von WINLine LOHN PA. Außerdem ist das Anpassen vorhandener Standardauswertungen auf individuelle Anliegen möglich. Zusatzdaten Diese Funktion ermöglicht dem Personalsachbearbeiter das Einfügen und freie Gestalten eigener Felder im Mitarbeiterstammblatt. So stehen fortan nützliche Zusatzinformationen zu jedem Mitarbeiter zur Verfügung. Tarife Tarifwerke und -tabellen können hier beliebig definiert werden. Neben Tarifentgelten und der Steuerung einer automatischen Erhöhung ist auch die Anlage von Tabellen zur Berechnung von Einmalbezügen und Urlaubstagen möglich. Import/Exportfunktionalität Mit Hilfe der Importfunktion werden Tabellen oder Textdateien importiert oder Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen integriert. Die importierten Daten stehen im so genannten "Buchungsstapel" zur Kontrolle bereit und werden nach der Freigabe vom Anwender verarbeitet. Auch die Exportfunktion ist sehr flexibel gestaltet. So ist es möglich, sämtliche Berichte, Auswertungen und Tabellen mit nur einem Mausklick an Office-Anwendungen zu übergeben. Zusätzlich ist der Stamm- und Bewegungsdatenexport integriert. Dieser kann frei definiert werden und permanent oder monatlich Daten zur Verfügung stellen. Ein Export nach dem GDPdU-Vorgaben ist im Standard enthalten. Wertguthaben/Flexigesetz Wertguthaben und Flexiguthaben werden mit der Verdienstabrechnung im Lohnkonto gespeichert. Alle Sozialversicherungsanteile des Arbeitgebers, die zur Wertguthabensicherung erforderlich sind, werden ebenso im Lohnkonto dokumentiert. Eine Störfallberechnung kann problemlos abgerechnet werden. Alle gesetzlichen Bestimmungen und Vorgaben sind enthalten. FIBU/KORE-Schnittstelle Mit Hilfe dieser Schnittstelle werden relevante Daten aus WINLine LOHN PA automatisch in WINLine FIBU und WINLine KORE übergeben, um sie dort weiter zu verbuchen.

14 Zusatzmodule für den Bereich Personalabrechnung LOHN PA Multi-DB Die Multidatenbankfähigkeit ermöglicht die physikalisch getrennte Verwaltung von Mandanten auf Datenbankebene. Damit erfolgt eine strikte Trennung paralleler Mandanten. ELStAM Mit dem ELStAM-Modul werden ab 2013 alle erforderlichen Meldungen generiert. Der Abruf der elektronischen Steuerabzugsmerkmale erfolgt per Datenabruf und wird automatisch den Mitarbeiterstammdaten zugeordnet. Entgeltersatzleistungen (EEL-Verfahren) Mit diesem Modul werden alle Entgeltersatzleistungsmeldungen abrechnungsunabhängig generiert. Vorerkrankungszeiten können ebenfalls elektronisch angefragt werden. Die Rückmeldungen der Krankenkassen werden eingelesen und den Mitarbeiterstammdaten automatisch zugewiesen. Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV) Hier wird das elektronische Krankenkassenmeldeverfahren für alle Zahlstellen, die Betriebsrenten oder andere Versorgungsbezüge abrechnen, abgebildet. Altersteilzeit (ATZ) Das Modul ermöglicht die einfache und vollautomatische Abrechnung von Altersteilzeit, insbesondere bei schwankenden Entgelten, Tariferhöhungen und Einmalzahlungen. Die Aufstockungsbeträge des Brutto- und Nettoentgeltes sowie die zusätzlichen Rentenversicherungsbeiträge des Arbeitgebers werden automatisch berechnet. Die Abrechnungsliste für die Arbeitsagentur ist integriert. Kurzarbeitergeld (KUG) Bei der Ermittelung von Soll- und Ist-Entgelten sowie des Differenzbetrags werden entsprechende Fehlgründe (z.b. KUG bei Krankheit) berücksichtigt. Die Erstellung der KUG-Abrechnungsliste und/oder des KUG-Antrages erfolgt über die Verdienstabrechnung und enthält individuelle Mehrzahlungs- oder Aufstockungsbeträge

15 Bescheinigungswesen Hier können verschiedene Bescheinigungen (z.b. Krankengeld, Wohngeld etc.) direkt aus dem Mitarbeiterkonto heraus verwaltet, erstellt, ausgefüllt und gedruckt werden. Die erzeugte Bescheinigung lässt sich komfortabel als PDF speichern und in der Elektronischen Personalakte* archivieren. Zusatzversorgungskasse für den Öffentlichen Dienst und das Baugewerbe Die ZVK-Module** rechnen mit den Zusatzversorgungskassen im Baugewerbe oder im öffentlichen Dienst ab (z. B. VBL oder Bühnenversorgung). Der Urlaubsanspruch und das Urlaubsentgelt in Baubetrieben werden automatisch berechnet. Erstattungslisten für die Arbeitsagentur und bauspezifische Berichte sind integriert. * Zusatzmodul "Elektronische Personalakte" notwendig ** Jeweils ein Modul ZVK Öffentlicher Dienst und ZVK Bau Buchungsstapel Das Modul Buchungsstapel optimiert die manuelle Erfassung von Lohnarten und Fehlzeiten. Dabei können beliebig viele Buchungsstapel erfasst und später gebucht werden. Der Buchungsstapel kann ebenfalls als Erfassungsprogramm für externe Bearbeiter genutzt werden, die keinen Zugriff auf das Lohnprogramm erhalten sollen. Somit lässt sich eine Trennung zwischen Erfassendem und Verbuchendem realisieren (4-Augen- Prinzip). Kasseninformation Das Krankenkassen-Abonnement" beinhaltet die automatische Aktualisierung der Krankenkassen- Beitragssatzdateien der Gesetzlichen Krankenversicherungen sowie Kennzahlen der Unfallkassen (Berufsgenossenschaften). Lexikon-Zugriff Mit diesen Modulen hat der Sachbearbeitung Zugriff auf die Integrierten Nachschlagewerke für das Personalbüro zu den Themen " Arbeitslohn, Lohnsteuer und Sozialversicherung von A-Z" sowie "Arbeitsrecht". Dienstleistermodul Bei hoher Fluktuation der Arbeitnehmer und dem Einsatz des Dienstleistermoduls werden monatlich nur die Lizenzen der aktiven Mitarbeiter gezählt.

16 Zusatzmodule für den Bereich HR Management LOHN PA Mitarbeiterportal Das Mitarbeiterportal ist die Lösung für den effizienten Employee Self Service. Es ist eine leistungsfähige und praxiserprobte Ergänzung zu WINLine LOHN PA. Ziel des Mitarbeiterportals ist es, mittels einer leicht zu bedienenden, modern gestalteten und rechtegesteuerten Web-Oberfläche den Mitarbeiter aktiv an der Personaladministration zu beteiligen. Der Datenfluss zwischen Personalabteilung, Vorgesetzten und Beschäftigten wird vereinfacht und verbessert, die Kommunikation und Zufriedenheit gesteigert, Entscheidungsträger und Personalabteilung werden entlastet. Bewerber- & Personalverwaltung Die Bewerber- und Personalverwaltung ist eine Ergänzung zur Personalabrechnung und dient der schnellen und effizienten Bearbeitung der Bewerbungsunterlagen. Im Bewerberstamm werden die Grunddaten sowie Ausbildung und Qualifikation erfasst. Die Bewerberunterlagen können ergänzend im Zusatzmodul "E-Akte" (Elektronische Personalakte) hinterlegt werden. Die Kommunikation mit dem Bewerber erfolgt durch mitgelieferte und anpassbare Vorlagen per beziehungsweise per Brief. War die Vorstellungsrunde erfolgreich, so kann die Einstellung des Bewerbers direkt durch das Versetzen in den Entgelt-Ziel-Mandanten abgeschlossen werden. E-Akte Die elektronische Personalakte ist der erste Schritt zum papierlosen Personalbüro. Hier archivierien Sie Arbeitsverträge, Verdienstabrechnungen oder Bescheinigungen aus der in der multimedialen Personalakte des Mitarbeiters. Die E-Akte ist vollkommen transparent in das Berichtswesen von WINLine LOHN PA integriert. Lohnjournale, Lohnsteueranmeldungen und Beitragsabrechnungen werden im jahrgangsbezogenen Mandanten-Archiv abgelegt. Eingescannte oder bereits vorhandene Dokumente können problemlos miteinander verknüpft und im Monatabschluss automatisch archiviert werden.

17 HR-Archiv Das HR-Archiv ist ein weiteres Zusatzmodul zur Elektronischen Personalakte. Hier werden die Dokumente aus der Personalakte der Mitarbeiter und des Mandanten-Archivs sicher aufbewahrt. Das HR-Archiv ist ein Webservice mit hohen Sicherheitsstandards. Dokumente werden über das Internet oder Intranet verschlüsselt übermittelt und im HR-Archiv abgestellt. Somit kann der Personalsachbearbeiter dezentral arbeiten und zentral archivieren. Ressourcen Mit diesem Modul, das vollständig in die Personalabrechnung WINLine LOHN PA integriert ist, werden Gegenstände wie Firmenfahrzeuge und Mobiltelefone, aber auch Seminare, Verträge, Sprachkenntnisse und andere Qualifikationen effizient und flexibel verwaltet. Umfassende Such- und Auswertungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung. Abfragegenerator Mitarbeiter Über den "Abfragegenerator Mitarbeiter" können kundenspezifische Analysen erstellt werden. Hierfür werden die mitarbeiterbezogenen Daten ausgewertet und direkt an Microsoft Excel übergeben. Dok-Import Als Erweiterung der Elektronischen Personalakte bietet der Dok-Import die Möglichkeit, große Mengen an Dokumenten, Scans, PDF-Dateien und sonstigem Bild- und Datenmaterial ohne aufwändiges Handling dem HR-Archiv von WINLine LOHN PA zuzuführen. Die Erfassung der Dokumente findet losgelöst vom Personalmanagementsystem statt, wodurch eine Übertragung der Dokumentenvorerfassung ausgegliedert werden kann (z. B. Hilfskräfte). Abfrage Finanzbuchhaltungsdaten im LOHN Hierbei handelt es sich um ein Werkzeug zur Auswertung finanzbuchalterischer Daten und deren Übergabe an Microsoft Excel. Mit dem Abfragegenerator für die Finanzbuchhaltungsdaten im LOHN können binnen kürzester Zeit individuelle Auswertungen erstellt werden.

18 Personalzeitwirtschaft Die Personalzeitwirtschaft arbeitet auf der gleichen Datenbasis wie WINLine LOHN PA und bietet umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten und die Ausbaufähigkeit mit Zusatzmodulen. Das Basismodul im Kurzüberblick: Erfassung frei definierbarer An- und Abwesenheiten Zeitkontenführung mit autom. Buchungsfunktion Definition individueller Rundungsszenarien/Kappungen Flexibel einzurichtende Pausenregelungen Überprüfung gemäß 3ArbZG Kernzeitüberwachung Frei definierbare Abrechnungsperioden Revisionssicherheit (Änderungsprotokoll) Korrekturmöglichkeiten direkt im Fehlerprotokoll Frei definierbare Zusatzfelder im Personalstamm Schnittstelle zu WINLine LOHN PA (Übergabe von Zulagen und Abwesenheiten) Umfangreiche Filterfunktionen Parametrierbare Exportmöglichkeiten (ASCII, Excel, PDF) Kontextbezogene Hilfe Einrichtung Ampelkonten Urlaubsplaner mit Besetzungsplan Import von Stammdaten Anbindung verschiedener Hardware* Berichtsmanager für eigene Auswertungen * Hardwareausstattung erfolgt über ein Partnerunternehmen Weitere Funktionalitäten stehen als Zusatzmodule zur Verfügung: Kommen-/Gehen-/Projektbuchungen über PC Projektzeiterfassung mit Zuordnung zu Kostenstellen, Kunden, Tätigkeiten etc. Mobile Zeiterfassung über dialogorientiertes Sprachsystem Zutrittskontrolle mit Möglichkeit der Anlage von vorübergehenden Zusatznutzern Import von XML-Dateien aus Fremdsystemen Anwesenheitstableau unabhängig vom Zugriff auf die Personalzeiterfassung Anbindung an Mitarbeiterportal von WINLine LOHN PA Anbindung an Personaleinsatzplanung von WINLine LOHN PA Zeitkontenschnellerfassung für die Ermittlung von Zulagen automatische Prozessprotokollierung pro Anwender Multidatenbankfähigkeit zur physischen Trennung von Mandanten auf Datenbankebene

19 Checklist. Die Mitarbeiterabrechnung und die angrenzenden Aufgaben der Personalwirtschaft stellen Sie vor vielfältige Anforderungen. Mit WINLine LOHN PA und den zugehörigen Modulen sind Sie auf der sicheren Seite! x Voll-DEÜV ELSTER/ELSTER-Signatur Änderungsprotokoll Perfidia Ein- und Mehrplatz REHADAT-Elan Statistik Bescheinigungswesen Entgeltersatzleistungsverfahren (EEL-Verfahren) Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV-Verfahren) Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG-Verfahren) Berufsständische Versorgungseinrichtungen (DASBV) Sofortmeldungen Pfändung Statistische Verdiensterhebung Wertguthaben/Flexigesetz Abbildung von Tarifverträgen HOGA-Rente Agenturabrechnung Heuerabrechnung TVöD / TV-L Altersteilzeit (ATZ) Kurzarbeitergeld (KUG) Zusatzversorgungskasse (ZVK) - Bau und ÖD Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM Abfrage Finanzbuchhaltungsdaten im LOHN Abfragegenerator Mitarbeiterdaten Schnittstelle zu WINLine FIBU und WINLine KORE Personalzeitwirtschaft Freie Zusatzfelder Berichtsmanager Zusatzdaten Ressourcenverwaltung (Sachmittel, Seminare, Verträge etc.) Aktualisierung Krankenkassen-/Beitragssätze Integrierte Lexika für Personalwesen, Arbeitsrecht Integrierte Lexika für TV-L, TVöD Elektronische Personalakte DOK-Import HR-Archiv Stapelverarbeitung Buchungsstapel Prozessprotokoll Personal- und Bewerberverwaltung Mitarbeiterportal Anbindung Mitarbeiterportal an Zeitwirtschaft Microsoft SQL-Server Mehrmandantenfähig Multidatenbankfähigkeit Datenimport/-export Weiterhin ist die Anbindung folgender externer Programme möglich: Personaleinsatzplanung Reisekostenmanagement Organigramm-Manager Microsoft, Outlook, Windows, Windows Mobile und das Windows-Logo sind entweder eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. MESONIC GmbH, 2012 Dieses Prospekt dient zur allgemeinen Information. Produktabbildungen können geringfügig von der endgültigen Version abweichen. Änderungen und Irrtümer vorbehalten. MESONIC Deutschland Software GmbH MESONIC Österreich Datenverarbeitung GmbH MESONIC Italia Postfach 1563 D Scheeßel Tel.: Fax: Herzog Friedrich-Platz 1 A-3001 Mauerbach Tel.: Fax: Via Giovanni da Udine 34 I Milano Tel.: Fax: info@mesonic.com