Dienstvereinbarung zur Einführung des Personalmanagementsystems (PMS) - Phase 1 - gem. 38 Abs. 1 Nr. 9 MAVO

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1 Dienstvereinbarung zur Einführung des Personalmanagementsystems (PMS) - Phase 1 - gem. 38 Abs. 1 Nr. 9 MAVO zwischen der Kirchengemeinde, vertreten durch, den und (Dienstgeber) der Mitarbeitervertretung der Kirchengemeinde, vertreten durch den/die Vorsitzende wird folgende Dienstvereinbarung gem. 38 Abs. 1 Nr. 9 MAVO geschlossen: (Mitarbeitervertretung) Präambel Ziel der Einführung des Personalmanagementsystems (PMS) - Phase 1 - ist eine zeitgemäße Verarbeitung der Personaldaten. Diese Software ermöglicht verschiedenartige Aufzeichnungen, die es technisch ermöglichen, Aspekte der Leistung oder des Verhaltens der Beschäftigten sichtbar oder kontrollierbar zu machen oder die sogar in das Persönlichkeitsrecht des Einzelnen eingreifen können. Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Beschäftigten und ein verantwortungsvoller Umgang mit deren Daten sind ein hohes Gut. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, jeden möglichen Missbrauch auszuschließen. Der Dienstgeber will durch diese Regelung in vertrauensvoller Zusammenarbeit mit der MAV die schutzwürdigen Belange der Beschäftigten und gleichzeitiger Nutzung der Möglichkeiten moderner Technik wahren. 1 Geltungsbereich (1) Diese Dienstvereinbarung gilt für alle Beschäftigten im Zuständigkeitsbereich der Mitarbeitervertretung. (2) Die bisher abgeschlossenen Dienstvereinbarungen behalten ihre Gültigkeit, sofern nichts anderes geregelt ist. (3) Änderungen an der Organisation, den Zuständigkeiten, der Aufgabenverteilung sowie der Rechtsform lassen diese Dienstvereinbarung unberührt. 2 Aufgabenbereiche PMS - Stufen und Phasen- (1) Das Personalmanagementsystem wird bezogen auf einzelne die Software verwendende Einrichtungen bzw. Teilen von Einrichtungen (Bereichen) stufenweise und bezogen auf einzelne Programm-Module phasenweise eingeführt. (2) Zu den Bereichen der 1. Stufe gehören alle diözesanen Dienststellen und Einrichtungen, soweit nicht der 2. Stufe oder 3. Stufe zugeordnet. Zu den Bereichen der 2. Stufe gehören die Abteilungen II und III des Erzbischöflichen Ordinariates und die Schulstiftung. Zu den

2 2 Bereichen der 3. Stufe gehören die Verrechnungsstellen, die das Kirchengemeindepersonal verwalten. Die 1. Stufe hat am begonnen; die dritte Stufe beginnt voraussichtlich am Für die zweite Stufe ist die Zeitplanung noch nicht abgeschlossen. (3) Die Einführung des PMS erfolgt hinsichtlich der einzelnen Module phasenweise. Zur Phase 1 gehören folgende Module der Software: das Teilprojekt Personalverwaltung (Basismodul) die Schnittstelle KIDICAP (Gehaltsabrechnung) das Teilprojekt Strategie/Planung/Stellenplan (Etatisierung/Einsatzortverwaltung) das Teilprojekt Personalkostencontrolling (Budgetierung/Haushaltsüberwachung) das Teilprojekt Personalbeschaffung (Stellenausschreibung/Bewerberverwaltung) das Teilprojekt Betrieb (Zusammenarbeit zw. Erzb. Ordinariat und Rechenzentrum) einschließlich aller zu diesen Teilprojekten erforderlichen Schnittstellen. 1 Zur Phase 2 gehören: das Teilprojekt Personalentwicklung das Teilprojekt Zeiterfassung (Schnittstelle zu ZEUS oder P&I-Modul offen) das Teilprojekt Azubi-Verwaltung (optional/noch offen) das Teilprojekt Reisemanagement (optional/noch offen) einschließlich aller erforderlichen Schnittstellen. 2 (4) Vor einer Inbetriebnahme eines Moduls der Phase 2 oder einer darüber hinausgehenden Erweiterung des Aufgabenbereiches (einschließlich bisher nicht vorgesehener Schnittstellen) wird der Dienstgeber Gespräche mit der Mitarbeitervertretung über eine Ergänzung der Dienstvereinbarung aufnehmen. 3 Berechtigungskonzept Die den Zugriffsberechtigungen auf das System PMS - Phase 1 - zugrunde liegenden Rollen werden in den einzelnen personalverwaltenden Dienststellen dokumentiert und können von der zuständigen MAV eingesehen werden. Aus jeder Rollen-Beschreibung gehen der Umfang der zugriffsberechtigten Personaldaten, die Art des Zugriffs (lesen/schreiben), die erlaubten Programmfunktionen und die Organisationseinheit (Mitarbeiter, auf deren Daten zugegriffen werden darf) hervor. 4 Protokollierung von Dateizugriffen (1) Innerhalb des Verfahrens PMS besteht eine Vielzahl von Möglichkeiten der Anwenderprotokollierung; in diesem Verfahren wird jedoch nur die Protokollierung der Anmeldungen an das System aktiviert. Diese Protokollierung ist technisch bedingt. Ferner müssen die Buchungen, welche die Schnittstelle KIDICAP betreffen, protokolliert werden, um Fehler zu vermeiden und Missbrauchsmöglichkeiten auszuschließen. Zulässig sind ferner die selektive Aktivierung der Benutzerprotokollierung zum Zwecke der Fehlerbereinigung durch den Softwarehersteller sowie die unter 6 geregelten Ausnahmen. 1 Derzeit sind vorgesehen: Schnittstellen zur Gehaltsabrechnung KIDICAP, zum Schulverwaltungsprogramm RUDAT und zum Schematismusprogramm). 2 Derzeit ist vorgemerkt: Schnittstelle zu einer in der Entwicklung befindlichen Zentralen Adressdatenbank (ZAD). 2

3 3 (2) Daten, die Informationen über das Arbeitszeitverhalten einschließlich Fehlzeiten und Mehrarbeit, Beurteilungen, Qualifikationen, auf Einzelpersonen bezogene leistungsbeschreibende Entgeltbestandteile, Pfändungen und arbeitsmedizinische Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beschreiben, gelten als besonders schutzwürdig im Sinne dieser Vereinbarung. 5 Datenschutz Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss den Grundsätzen der Zweckbindung, Normenklarheit, Transparenz und Verhältnismäßigkeit sowie der Datensparsamkeit entsprechen. Der Dienstgeber verpflichtet sich, die gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz, insbesondere die KDO uneingeschränkt einzuhalten und dafür Sorge zu tragen, dass diese Dienstvereinbarung und die gesetzlichen Regelungen auf allen Ebenen und von allen Stellen, die im Zusammenhang mit der Nutzung von PMS - Phase 1 - tätig werden, eingehalten werden. 6 Leistungs- und Verhaltenskontrolle, zur Aufklärung des Verdachts eines arbeitsrechtlich pflichtwidrigen Verhaltens, einer Straftat oder zur Prüfung der Voraussetzungen einer personenbedingten Kündigung (1) Eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle findet im Rahmen des PMS in der Regel nicht statt. (2) Ausnahmsweise kann der Dienstgeber eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle im Rahmen des PMS durchführen, wenn diese 1. der Aufklärung des Verdachts eines arbeitsrechtlich pflichtwidrigen Verhaltens oder einer Straftat dient, 2. der Prüfung der Voraussetzungen für eine personenbedingte Kündigung dient. (3) Der Mitarbeitervertretung ist zuvor durch den Dienstgeber schriftlich unter Darlegung der Gründe die Absicht der Leistungs- und Verhaltenskontrolle mitzuteilen. (4) 30 Abs. 2, Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 und Abs. 3 Satz 2 MAVO gelten in ihrer jeweiligen Fassung entsprechend. 3 (5) Die Mitarbeitervertretung ist nach durchgeführter Leistungs- und Verhaltenskontrolle über das Ergebnis zu informieren. (6) Vor personellen Maßnahmen aufgrund der Ergebnisse der Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter anzuhören. Die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter ist darauf hinzuweisen, dass auf Wunsch eine Mitarbeitervertreterin/ein Mitarbeitervertreter bei dem Personalgespräch mit hinzugezogen werden kann. (7) Ohne Einhaltung des Verfahrens nach den Absätzen 2 bis 6 erfolgende Maßnahmen des Dienstgebers sind unwirksam. 3 Der derzeitige Wortlaut dieser Vorschriften ist im Anhang wiedergegeben. 3

4 4 7 Leistungs- und Verhaltenskontrolle aus sonstigen Gründen (1) Eine ausnahmsweise beabsichtigte Auswertung von Daten im Rahmen des PMS zum Zwecke einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle aus anderen als in 6 genannten Gründen bedarf der Zustimmung der Mitarbeitervertretung. (2) Die Mitarbeitervertretung kann die Zustimmung nur verweigern, wenn die Maßnahme gegen ein Gesetz, eine Rechtsverordnung, kircheneigene Ordnungen oder sonstiges geltendes Recht verstößt. (3) 33 Abs.2, 3 und 5 MAVO gelten in ihrer jeweiligen Fassung entsprechend. 4 (4) Hat die Mitarbeitervertretung die Zustimmung verweigert, so kann der Dienstgeber das Kirchliche Arbeitsgericht anrufen. (5) Die Mitarbeitervertretung ist nach durchgeführter Leistungs- und Verhaltenskontrolle über das Ergebnis zu informieren. (6) Vor personellen Maßnahmen aufgrund der Ergebnisse der Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter anzuhören. Die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter ist darauf hinzuweisen, dass auf Wunsch eine Mitarbeitervertreterin/ein Mitarbeitervertreter bei dem Personalgespräch mit hinzugezogen werden kann. (7) Ohne Einhaltung des Verfahrens nach den Absätzen 2 bis 6 erfolgende Maßnahmen des Dienstgebers sind unwirksam. 8 Ansprechpartner des Dienstgebers Der Dienstgeber benennt der MAV Ansprechpersonen für sachliche und technische Angaben 9 Inkrafttreten (1) Diese Dienstvereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. (2) Sie kann mit einer Frist von 3 Monaten von beiden Seiten schriftlich zum Monatsende gekündigt werden. Nach Eingang der Kündigung müssen unverzüglich Verhandlungen über eine neue Dienstvereinbarung aufgenommen werden. Freiburg, den..., den... (MAV) Vorsitzende(r) 4 Der derzeitige Wortlaut dieser Vorschriften ist im Anhang wiedergegeben. 4

5 5 Anhang zu 6 und 7 Auszug aus 30 MAVO: (2) Will die Mitarbeitervertretung gegen die Kündigung Einwendungen geltend machen, so hat sie diese unter Angabe der Gründe dem Dienstgeber spätestens innerhalb einer Woche schriftlich mitzuteilen. Erhebt die Mitarbeitervertretung innerhalb der Frist keine Einwendungen, so gilt die beabsichtigte Kündigung als nicht beanstandet. Erhebt die Mitarbeitervertretung Einwendungen und hält der Dienstgeber an der Kündigungsabsicht fest, so werden die Einwendungen in einer gemeinsamen Sitzung von Dienstgeber und Mitarbeitervertretung mit dem Ziel einer Verständigung beraten. Der Dienstgeber setzt den Termin der gemeinsamen Sitzung fest und lädt hierzu ein. (3) Als Einwendung kann insbesondere geltend gemacht werden, dass nach Ansicht der Mitarbeitervertretung 1. die Kündigung gegen ein Gesetz, eine Rechtsverordnung, kircheneigene Ordnung oder sonstiges geltendes Recht verstößt,... Diese Einwendungen bedürfen der Schriftform und der Angabe der konkreten, auf den Einzelfall bezogenen Gründe. Auszug aus 33 MAVO (2) Der Dienstgeber unterrichtet die Mitarbeitervertretung von der beabsichtigten Maßnahme oder Entscheidung und beantragt ihre Zustimmung. Die Zustimmung gilt als erteilt, wenn die Mitarbeitervertretung nicht binnen einer Woche nach Eingang des Antrages bei ihr Einwendungen erhebt. Auf Antrag der Mitarbeitervertretung kann der Dienstgeber die Frist um eine weitere Woche verlängern. Wenn Entscheidungen nach Ansicht des Dienstgebers eilbedürftig sind, so kann er die Frist auf drei Tage, bei Anstellungen und Einstellungen auch bis zu 24 Stunden unter Angabe der Gründe verkürzen. (3) Erhebt die Mitarbeitervertretung Einwendungen, so haben Dienstgeber und Mitarbeitervertretung mit dem Ziel der Einigung zu verhandeln, falls nicht der Dienstgeber von der beabsichtigten Maßnahme oder Entscheidung Abstand nimmt. Der Dienstgeber setzt den Termin für die Verhandlung fest und lädt dazu ein. Die Mitarbeitervertretung erklärt innerhalb von drei Tagen nach Abschluss der Verhandlung, ob sie die Zustimmung erteilt oder verweigert. Äußert sie sich innerhalb dieser Frist nicht, gilt die Zustimmung als erteilt. (5) Der Dienstgeber kann in Angelegenheiten der 34 bis 36, die der Natur der Sache nach keinen Aufschub dulden, bis zur endgültigen Entscheidung vorläufige Regelungen treffen. Er hat unverzüglich der Mitarbeitervertretung die vorläufige Regelung mitzuteilen und zu begründen und das Verfahren nach den Absätzen 2 bis 4 einzuleiten oder fortzusetzen. 5