Christian Scholz* EDV im Personalwesen

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1 Christian Scholz* EDV im Personalwesen Deskriptoren: Arbeitszeit, Ausbildung, Bewerber, Computer, Entlohnung, Flexibilität, Information, Intelligenz-künstliche, Karriereplanung, Lohnkosten, Neue Techniken, Personalauswahl, Personaldaten, Personalinformationssystem, Personalmanagement, Personalplanung, Personalrekrutierung, Technologie, Vorschlagswesen 1. Einführung 2. Technologie 2.1 Hardware 2.2 Software 3. Projekt PSEARCH 4. Spannungsfelder 5. Vision 6. Vorschau 7. Literatur Der vorliegende Beitrag behandelt die wesentlichen Aspekte beim EDV- Einsatz im Personalwesen. Die hier auftretenden Spannungsfelder erstrecken sich auf die nach wie vor widersprüchlich diskutierten Fragen nach Involvierung der betroffenen Mitarbeiter, nach Hardware und Software sowie nach sinnvoller Organisation der EDV im Personalwesen. Dementsprechend beginnt der Beitrag mit einigen EDV-technischen Grundlagen. Im Zusammenhang mit personalspezifischer Standardsoftware dokumentiert das Projekt PSEARCH die steigende, wenn auch noch immer zu geringe Angebotspalette. Der Beitrag schließt mit der Vorstellung des Personalleitstandes als Vision und der Vorschau.

2 Scholz: EDV im Personalwesen (ZfP 2/91) Scholz: EDV im Personalwesen (ZfP 2/91) 1. Einführung Immer stärker rückt der Personalbereich als limitierender Faktor in den Vordergrund: Ausgelöst durch gestiegene Umweltdynamik, die in Strategiedruck, Multinationalität, Fusionswelle, Technikdominanz, Führungsproblematik, Wertewandel, Führungskräftemangel und nicht zuletzt Europa 1992 ihren Ausdruck findet, stellen sich neue und geänderte Anforderungen an das betriebliche Personalmanagement. Zur Erfüllung seiner Ziele muß ein zeitgemäßes Personalmanagement die informatorische Basis für seine Entscheidungen verbessern. Zur Informationsorientierung im Personalmanagement gehört vor allem die zweckmäßige EDV-Infrastruktur. Dies betrifft alle Personalmanagementfelder auf allen Personalmanagementebenen. Gerade der Personalbereich ist im Hinblick auf eine Computerisierung durch eine Reihe gravierender Sachzwänge geprägt: Der sprunghafte Anstieg gesetzlich auferlegter Informationspflichten sowie die anfallenden Massenarbeiten im Personalwesen sind letztlich nurmehr computergestützt erfüllbar. Die Verbreitung der EDV in allen gesellschaftlichen Bereichen übt auch auf den betrieblichen Personalbereich einen Anwendungsdruck aus. Zudem unterstützt der EDV-Einsatz den Aufbau der notwendigen Flexibilität, um Personalentscheidungen substantiell auf Informationen basierend zu fällen. Schließlich ist der Kostendruck zu berücksichtigen, der sowohl den "Kostenverursachungsfaktor" Personal als auch die in der Personalabteilung selbst entstehenden Kosten betrifft. Da die EDV-Infrastruktur in allen Unternehmen unaufhörlich wächst, würde es einer "Maschinenstürmerei" gleichkommen, das Rad der Zeit auf die Lochkartenära zurückzudrehen. Im Gegenteil: Angesichts der zu lösenden Probleme liegt auch die Nutzung dieses Potentials durch die Personalabteilung nahe. Reaktionszeiten müssen sich zwangsläufig verkürzen! Dabei geht es nicht nur darum, bestehende "Papier- und Bleistiftansätze" mit dem Computer effizienter zu lösen. Es können darüber hinaus Szenarien evaluiert, Entwicklungen abgeschätzt und Qualifikationsstrategien entwikkelt werden, die vorher in dieser Form nicht so leicht bestimmbar waren. Durch die Kombination von Intuition und Erfahrung des Planers mit der Informationsverarbeitungskapazität von Computern werden gerade im Hinblick auf ein zeitgemäßes Personalmanagement bisher ungenutzte Potentiale realisierbar. Dies erfordert in vielen Fällen ein Umdenken: Die Zeiten, in denen ein Personalleiter "aus Akzeptanzgründen" kein Terminal und schon gar keinen Personal Computer auf seinem Schreibtisch stehen haben wollte, müssen der Vergangenheit angehören. Zudem müssen Mitarbeiter der Personalabteilung selbst verstärkt inner- und überbetriebliche Schulungen absolvieren, um die nötige EDV-Fachkompetenz zu entwickeln. Nur so ist gewährleistet, daß die EDV-Infrastruktur in der Personalabteilung nicht länger ein Produkt des Zufalls ist. 2. Technologie 2.1 Hardware Grundsätzlich ist bei der Hardware zwischen Großrechnern und Personal Computern zu unterscheiden. Zwischen diesen Computertypen steht die mittlere Datentechnik (MDT). Beim Großrechner befindet sich nur ein kleiner Teil der EDV-Technologie im unmittelbaren Wirkungsbereich des Benutzers: Zentrale Komponenten, wie Speichereinheiten und Prozessoren, werden von Systemoperateuren außerhalb der Personalabteilung betreut und überwacht. Im Gegensatz dazu gehört beim Personal Computer meist die gesamte Hardware zum Kontrollbereich des Benutzers. Dies betrifft sowohl die Eingabeseite wie Verarbeitung und Speicherung als auch die Ausgabe. Kern eines Großrechners sowie eines PC-Systems ist die Zentraleinheit. Hinzu kommt meist mindestens ein Diskettenlaufwerk sowie eine Festplatte

3 als Massenspeicher. Als Massenspeicher dienen im wesentlichen Disketten und Festplatten. Neben der Tastatur dient die Maus als Eingabegerät: Lange Zeit als "Kinderspielzeug" abqualifiziert, hat sie sich mittlerweise als effizientes Instrument zur Bedienung von Computerprogrammen etabliert. Auf der Ausgabeseite stehen neben Nadeldruckern (Matrixdrucker) zunehmend auch Laserdrukker, deren Verbreitung aufgrund ihres stark verbesserten Preis-/Leistungs-Verhältnisses kontinuierlich wächst. Für spezifische Anwendungen eignen sich Plotter. Hinzuweisen ist besonders auf die Möglichkeit zur Kommunikation: Hierbei wird der Computer nicht nur als stand-alone-gerät verwendet, sondern über Modem oder Akustikkoppler mit anderen Rechnern verbunden. Für den Personalbereich von besonderem Interesse sind - wie bereits angesprochen - auch Anschlüsse an den Großrechner. Ein weiterer wichtiger Aspekt im Hinblick auf zukünftige EDV-Konzeptionen ist die rasant fortschreitende Vernetzung. War die Installation eines LANs (Local Area Network) noch vor wenigen Jahren oft ein Problem, vor dem ungezählte Projekte aus technischen Gründen scheiterten, kann dies heutzutage als gelöst bezeichnet werden. Diese Entwicklung ist nicht zuletzt dadurch möglich geworden, daß sich Standards durchsetzen konnten, an denen sich Hardwareund Softwareanbieter orientieren können. 2.2 Software Im Zusammenhang mit der zu beschaffenden und einzusetzenden Software im Personalbereich sind neben der Wahl des Betriebssystems Entscheidungen bezüglich des Einsatzes von Individualsoftware oder Standardsoftware zu treffen. Unter Individualsoftware versteht man Software, die direkt für das einzuführende Anwendungssystem erstellt wird. Demgegenüber steht der Einsatz von Standardsoftware, die von Hardware- und Softwareherstellern für den allgemeinen Markt angeboten werden. Bei Standardsoftware ist allgemeine Standardsoftware von personalbereichsspezifischer Standardsoftware zu unterscheiden. Systemsoftware Die Aufgabe der Systemsoftware besteht in der Verbindung zwischen Hardware und Benutzersoftware. Es werden die Anwenderprogramme in die Lage versetzt, mit unterschiedlichen Hardware-Konfigurationen "zusammenzuarbeiten". Neben dem (reinen) Betriebssystem als technologische Grundfunktion bieten sich verschiedene Benutzeroberflächen zur Vereinfachung des Dialogs an. Der große Nachteil des Single-Tasking beim Betriebssystem MS-DOS sowie die Begrenzung des maximal verwalteten Arbeitsspeichers entfällt beim Betriebssystem OS/2 (Operating System/2). Bei OS/2 können mehrere Prozesse gleichzeitig im Rechner ablaufen, entsprechende Software- Produkte vorausgesetzt. OS/2 ist aber wie MS-DOS immer noch ausschließlich ein Single-User-System. Das seit langem auf dem Markt befindliche Betriebssystem UNIX (Unification System) ist als echtes Multi-Tasking- und Multi-User-System angelegt, kann demnach mehrere Benutzer gleichzeitig "bedienen". Es erkauft diese Eigenschaft aber durch diverse Nachteile, beispielsweise ein erheblich geringeres (und teureres) Software-Angebot.

4 Allgemeine Standardsoftware Ein erheblicher Teil des EDV-Einsatzes entfällt auf die Textverarbeitung: Manuskripte jeglicher Art werden in zunehmendem Maße nicht mehr mit der Schreibmaschine verfaßt, sondern direkt auf dem Computer erstellt. Die PC-gestützte Textverarbeitung hat wesentlich zur Verbreitung und Akzeptanz des Personal Computings beigetragen. Die leichte Erstellung und Korrigierbarkeit von Texten erhöht die Arbeitseffizienz in diesem Bereich erheblich. Als einfach zu handhabendes Hilfsmittel zur Lösung von Fragestellungen, die in Tabellenform vorliegen, bieten sich zunehmend Tabellenkalkulationsprogramme an. Ein solches "spreadsheet-programm" arbeitet mit einem im Computer gespeicherten Arbeitsbogen. Dieser besteht als "elektronisches Arbeitsblatt" zunächst aus leeren Zellen, die der Benutzer in beliebiger Reihenfolge mit beliebigen Inhalten ausfüllt. Skontrationsrechnung Gegenwärtiger Bestand - Abgänge durch Pensionierungen und Todesfälle, Entlassungen und Kündigungen seitens der Arbeitnehmer, Beförderungen und Versetzungen + Zugänge durch bereits feststehende Neueintritte, Übertritte aus Lehr- in Arbeitsverhältnisse, Beförderungen und Versetzungen = Projektierter Bestand für den Zeitpunkt t + erforderliche (zu planende) personelle Veränderungen bis zum Zeitpunkt t = (Soll-)Planbestand für den Zeitpunkt t - vermutlich nicht realisierbare personelle Veränderungen = Prognostizierter Bestand für den Zeitpunkt t Gerade im Personalbereich und speziell beim Personalkostenmanagement ergeben sich häufig Fragestellungen, die in tabellarischer Form zu beantworten sind. So folgt bereits die Personalbestandsplanung als Skontrationsrechnung der Tabellenform (s. vorherg. Tab.). Andere Fragestellungen, die üblicherweise ebenfalls in Tabellenform vorliegen, betreffen unter anderem Personalbudgets, Personalkonfiguration oder Personaleinsatzplanung. Allen diesen Problemen ist die Möglichkeit gemeinsam, sie quasi über ein (gegebenenfalls sehr groß dimensioniertes) Rechenblatt zu lösen. Dabei kommen meist relativ einfache Rechenoperationen vor, dafür aber oft in großer Zahl. Während Tabellenkalkulationsprogramme überwiegend Rechenoperationen unterstützen, dient das Datenmanagement der Verarbeitung von Datensätzen, beispielsweise zur - Seminarverwaltung, - Bewerberverwaltung, - Altersversorgung, - Parkplatzvergabe, - Entwicklungsplanung und - Bildungsplanung. Gerade für den Personalbereich mit seinem ausgeprägten Berichtswesen setzt sich zunehmend die Erkenntnis durch, daß mittels Business Grafik aufbereitete Zahlen deutlich an Aussagekraft gewinnen: Torten-, Linienund Balkendiagramme reduzieren dabei die Komplexität selbst umfangreicher Zahlenwerke und erleichtern so deren Interpretation. Die erhöhte Aussagekraft zeigt sich auch darin, daß grafisch dargestellte Daten schneller aufgenommen und besser verstanden werden sowie länger im Gedächtnis haften bleiben. Der Erinnerungs- und Erkennungswert bei Grafiken ist deutlich höher als bei geschriebenen Texten oder Zahlenkolonnen. Vergleicht man die beiden Darstellungsformen in der nachfolgenden Abbildung - Tabelle im unteren und Grafik im oberen Bereich - so spiegeln

5 sie zwar den gleichen Sachverhalt wider, einen schnelleren Überblick erhält man jedoch bei der grafischen Darstellung (Abb. 1). Abb. 1: Datenvisualisierung Abb. 2: Integrierte Software In vielen Fällen bietet es sich an, Textverarbeitung, Kalkulation und Datenbankauswertung über integrierte Systeme miteinander zu verbinden. Dies gilt zum einen für das Erstellen von Berichten, die sich im Regelfall aus Textteilen, Zahlen und Tabellen sowie Abbildungen zusammensetzen; zum anderen müssen nicht selten Daten in andere Programme, also beispielsweise aus einem Tabellenkalkulationsprogramm in ein Grafik- Paket übertragen werden. Integrierte Software verbindet unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Grafik, Datenbanksystem und oft zumindest eine rudimentäre Form der Datenübertragung (Abb. 2).

6 Expertensysteme Neben der Entwicklung intelligenter Roboter und der Verarbeitung natürlicher Sprache stehen vor allem Expertensysteme (oder auch: wissensbasierte Systeme) im Mittelpunkt des Forschungsinteresses auf dem Gebiet der Künstlichen Intelligenz (KI). Aufgabe eines Expertensystems ist es, das Wissen eines oder mehrerer Experten dritten Personen zugänglich zu machen. Von einer herkömmlichen Datenbank unterscheidet sich ein Expertensystem dadurch, daß es heuristisch, lernfähig und selbsterklärend ist. Die Abarbeitung der Regeln folgt also nicht einem starren Algorithmus, sondern einem heuristischen Prinzip: An jeder Entscheidungsstelle stehen mehrere mögliche Wege offen. Entscheidungsregeln tragen dafür Sorge, daß nicht alle Äste des Entscheidungsbaums abgefragt werden. Ebenfalls von Bedeutung ist die Lernfähigkeit des Systems: Ein aktives System "merkt" sich die gewonnenen Erfahrungen und verwendet sie weiter. Das dritte Unterscheidungsmerkmal zum traditionellen Vorgehen ist die Erklärungskomponente: Das System muß erklären können, warum und auf welchem Weg es zu einer Schlußfolgerung kam. 3 Das Projekt PSEARCH Die oben vorgestellte allgemeine Standardsoftware zeichnet sich durch universelle Einsetzbarkeit aus und eignet sich damit auch für Fragestellungen der betrieblichen Personalarbeit. Sämtliche Produkte sind jedoch "leere" Gerüste, die mit entsprechender Struktur und mit entsprechenden Daten zu füllen sind. Personalbereichsspezifische Software geht einen Schritt weiter; sie liefert bereits die Grundstruktur, die nur noch mit betriebsindividuellen Daten zu ergänzen ist. Im Gegensatz zur zumindest teilweisen Transparenz im Bereich der allgemeinen Standardsoftware stellt sich die Situation bei personalwirtschaftlicher Standardsoftware jedoch als problematisch dar: o Zunächst fehlen dem potentiellen Anwender häufig Informationen darüber, für welche Personalmanagementfelder und -ebenen sich der Einsatz von Standardsoftware überhaupt (prinzipiell) anbietet. o Auch ist der Bekanntheitsgrad der verschiedenen Programme im Vergleich zur allgemeinen Standardsoftware sehr viel geringer, denn die vergleichsweise kleine Zahl möglicher Kunden wirkt sich (verständlicherweise) auch auf den Umfang und die Intensität von Werbemaßnahmen oder Veröffentlichungen in der Fachpresse aus. o Manche Anbieter scheinen die mangelnde Markttransparenz dahingehend auszunutzen, die Benutzerfreundlichkeit auf dem Zustand der "EDV- Steinzeit" einzufrieren oder Preise zu verlangen, die teilweise das zehnbis zwanzigfache vergleichbarer Konkurrenzprodukte ausmachen. Basierend auf dieser Ausgangssituation wurde vom Lehrstuhl für Organisation, Personal- und Informationsmanagement an der Universität des Saarlandes das Projekt PSEARCH ins Leben gerufen. Ziel von PSEARCH ist es, Markttransparenz personalwirtschaftlich orientierter PC-Software zu schaffen. Zudem soll eine erste vorsichtige und vorläufige Bewertung auf der Basis lauffähiger Versionen (zumindest aber von Demonstrationsversionen) vorgenommen werden. PSEARCH ist ein noch laufendes Projekt, was eine ständige Aktualisierung der vorhandenen Datenbasis sowie die Neuaufnahme von Produkten impliziert. PSEARCH ist damit in der Lage, konkrete Anfragen interessierter Anwender zu beantworten, die sich einen Überblick in Hinsicht auf ein spezifisches Einsatzgebiet im Personalmanagement verschaffen wollen. Letztlich soll eine unabhängige und kompetente Anlaufstelle entstehen, die einen Beitrag zur besseren Überschaubarkeit und Einschätzbarkeit des personalbereichsspezifischen PC- Standardsoftware-Marktes leistet. Nach konzeptionellen Vorarbeiten und der Sammlung relevanter Anbieteradressen startete PSEARCH zu Beginn des Jahres Insgesamt konnte mit 207 Anbietern (mit teilweise mehreren Programmen) Kontakt

7 aufgenommen werden. Als Ergebnis stehen 36 Produkte "auf Diskette" (Demo- Version oder lauffähiges Programm) zur Verfügung. Zu weiteren 64 Programmen liegt zum Teil umfangreiches Informationsmaterial vor (Abb. 3). Abb. 3: PSEARCH im Vergleich Der Schwerpunkt des Software-Angebotes (nicht nur für den Personalbereich) liegt eindeutig bei den gut strukturierbaren Aufgabenfeldern. So steht im Personalkostenmanagement eine Vielzahl angebotener Produkte zur Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Verfügung, da tarifvertragliche und gesetzliche Regelungen individuelle Spielräume in einem Maße einengen, das die Entwicklung individueller Software in der Regel unnötig und unrentabel macht. Im Bereich der Personalführung dagegen besteht - abgesehen von den geringeren Möglichkeiten - auch eine geringere Notwendigkeit zur EDV-Unterstützung. Dementsprechend verhält es sich auch mit dem Standardsoftware-Angebot für dieses Personalmanagementfeld..

8 Bei der Durchsicht der Informationsunterlagen und Handbücher sowie der Installation und dem Test der Software haben sich für sämtliche Einsatzbereiche allgemeingültige Kriterien herausgebildet, die vor einer Kaufentscheidung berücksichtigt und vor dem Hintergrund der eigenen Anforderungen beurteilt werden sollten. Dies betrifft teilweise Aspekte, die bei allgemeiner Standardsoftware als selbstverständliche Leistungsmerkmale anzusehen sind. Beispielsweise wird heutzutage niemand mehr darauf achten müssen, daß beim Kauf eines Textverarbeitungssystems der (in der Regel bereits vorhandene) Drucker unterstützt wird, sofern es sich bei diesem nicht um ein außergewöhnlich seltenes Modell handelt. Anders ist es jedoch bei personalbereichsspezifischer Software: Hier ist es keine Ausnahme, wenn das Ausdrucken mit einem Laserdrucker nicht möglich ist, oder wenn der Softwareanbieter Druckeranpassungen nur gegen Aufpreis zur Verfügung stellt (vgl. Abb. 4). Aufgrund der Datenerfassungs- und -auswertungsnotwendigkeit ist der Personal Computer bei der Zeiterfassung ein effizientes Werkzeug zur Arbeitserleichterung in der Personalabteilung. Dies ermöglicht nicht nur Auswertun- Abb. 4: Allgemeine Leistungsmerkmale von Standardsoftware gen und Statistiken bezüglich der Mitarbeiter-Anwesenheitszeiten. Zeiterfassungssysteme können auch als Vorstufe zur Lohn- und Gehaltsabrechnung dienen. Sie sollten vor allem im Hinblick auf neue Arbeitszeitmodelle frei definierbare Anpassungen ermöglichen. Im betrieblichen Vorschlagswesen kann der Personal Computer vor allem die formale Vorgehensweise unterstützen. Dies hat beispielsweise den Vorteil, daß alle Einreicher bei der Prämienfindung einheitlich und in der richtigen Relation zu anderen Verbesserungsvorschlägen eingestuft werden. Jedoch unterstützen nicht alle Programme die Prämienberechnung in befriedigender Art und Weise. Auch sind die Standardbriefverwaltung sowie Unterstützungsfunktionen im Hinblick auf die Terminverfolgung oft nicht zufriedenstellend realisiert.

9 Bewerberverwaltungssysteme dienen primär zur formalen Bearbeitung (externer) Bewerbungen in Unternehmen. Eine PC-gestützte Bewerberauswahl beinhaltet dies im Regelfall nicht. Der Hauptzweck von Bewerberverwaltungssystemen liegt in der übersichtlichen Aufbereitung der eingehenden Bewerbungen nach verschiedenen Kriterien wie Alter oder Berufsausbildung sowie in der effizienten und benutzerfreundlichen Serienbriefverwaltung. Qualitativ hochwertige Programme sollten zudem auch die Laufwegkontrolle unterstützen. Der Bereich der Personalkostenverwaltung kann durch die EDV weitgehend vereinfacht, vor allem aber beschleunigt werden. Die Hauptursache hierfür ist die Vielzahl von Routinetätigkeiten sowie die Verarbeitung und Weitergabe von Massendaten. Das Angebot an Standardsoftware zur Personalabrechnung umfaßt mittlerweile auch branchenspezifische Software, die spezielle Gegebenheiten und Anforderungen vieler Industriezweige berücksichtigt. Von besonderer Bedeutung ist die kontinuierliche Anpassung der Software an neues Recht. Aufgrund der reinen Verwaltungstätigkeit eignet sich die Reisekosten- und Spesenabrechnung für die PC-Unterstützung besonders gut. Die PC-gestützte Spesenabrechnung führt zu teils erheblichem Zeitgewinn und zur Vereinheitlichung. Standardsoftware zur Reisekosten- und Spesenabrechnung kann jedoch für einen Anwender unbrauchbar sein, wenn lediglich die Abrechnung von Inlandsreisen möglich ist und Firmenmitglieder sich häufig dienstlich auch im Ausland befinden. Zudem ist wiederum auf die Anpassung an neues Recht zu achten. Bei der Ausbildungs- und Karriereplanung ist die vollständige Berücksichtigung sämtlicher relevanter Aspekte mit einer entsprechenden Berücksichtigung von Fähigkeitsprofilen der Mitarbeiter und der Anforderungsprofile der Stellen völlig unmöglich. Der Personal Computer kann zwar die Daten aus Leistungs- und Anforderungsprofilen effizient verwalten und rechnerisch vergleichen. Der Personal Computer macht aber keine Aussagen darüber, auf welche Art und Weise man an diese Informationen gelangt ist. Beim Einsatz derartiger Software muß man sich stets über die Grenzen des EDV-Einsatzes im Personalwesen klar sein. 5. Spannungsfelder Grundsätzlich läßt sich eine EDV-Unterstützung im Personalbereich auf vielerlei Art realisieren: Dies gilt für alle betroffenen Gesichtspunkte von Hard- und Softwareeinsatz bis zur Verteilung der Aufgaben und Verantwortungen. Hierbei bestehen teils äußerst gegensätzliche Lösungsansätze, die sich sowohl auf die Erfassung, Bearbeitung und Weitergabe personalbezogener Daten als auch auf technische Aspekte bezieht. Die wesentlichen Diskussionspunkte im Hinblick auf den EDV-Einsatz im Personalwesen betreffen den Mitarbeiteraspekt, den Hardwareaspekt, den Softwareaspekt sowie den Organisationsaspekt. Mitarbeiteraspekt Im Hinblick auf die Mitarbeiter ist bei dem EDV-Einsatz im Personalwesen hauptsächlich die Frage der Akzeptanz angesprochen. Im Personalbereich machen die Diskussionen über Personalinformationssysteme seit Mitte der 70er Jahre die gegensätzlichen Auffassungen besonders deutlich: Befürworter finden sich auf der Seite des Managements und der Arbeitgeber, Gegner auf der Seite der Arbeitnehmer und der Gewerkschaften. Die Hauptaspekte im Hinblick auf die rechtlichen Bestimmungen zum EDV- Einsatz im Personalbereich betreffen die Mitbestimmung, da personenbezogene Datenverarbeitung dem Betriebsverfassungsgesetz unterliegt, den Datenschutz vor mißbräuchlicher Verwendung gespeicherter Daten sowie die DEVO/DÜVO (Datenerfassungs- und Datenübermittlungsverordnung). Die Befürworter versprechen sich von der Einführung eines Personalinformationssystems eine Beschleunigung der Arbeit, eine Objektivierung und bessere Nachvollziehbarkeit der Personalarbeit, erhöhte

10 Zuverlässigkeit der Ergebnisse oder auch eine Vereinheitlichung der Datenbasis. Dabei wird der Einsatz von Personalinformationssystemen nicht auf isolierte Einsatzgebiete beschränkt gesehen, sondern als Verbund einer Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten, wie Abrechnungsaufgaben, Verwaltungsaufgaben oder die Unterstützung allgemeiner Planungstätigkeiten. Die Kritiker von Personalinformationssystemen argumentieren im wesentlichen mit - zu geringen Betriebsgrößen, - mangelndem Bedarf an Computerunterstützung, - geringer Personalfluktuation und damit guten persönlichen Mitarbeiterkenntnissen, - Zweifel an der generellen Abbildbarkeit von Menschen durch Daten, - fehlender Gleichartigkeit der Fähigkeits- und Anforderungsprofile, - mangelnder Anpassungsfähigkeit der Konzepte. Bei unvoreingenommener Analyse - jedoch mit dem Bewußtsein der Sensibilität im Hinblick auf die elektronische Verarbeitung von Personaldaten - zeigt sich jedoch, daß die Entwicklung solcher Systeme eine erhebliche praktische Relevanz besitzt und den Personalverantwortlichen viel Zeit ersparen kann, um sich der "eigentlichen" Personalarbeit zu widmen. Hardwareaspekt Traditionell kommen im Personalwesen als Hardware Großrechner zum Einsatz. In der Regel finden sich diese Anlagen in betrieblichen Rechenzentren und ermöglichen die dezentrale Nutzung gegebenenfalls über angeschlossene Terminals. Trotz fließend verlaufender Grenzen zwischen Großrechner und Personal Computer können für diese Systeme klare Einsatzgebiete abgesteckt werden: Der Großrechner dominiert bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Anwendungsschwerpunkte von Personal Computern liegen bei den übrigen Personalmanagementaufgaben. Abgesehen von Personalverwaltungsaufgaben sprechen für eine Verwendung des Personal Computers beim Personalmanagement drei wesentliche Gründe: - Die physikalische Unabhängigkeit des Personal Computers erlaubt eine lokale Datenhaltung und -analyse. Die Unabhängigkeit ist gerade für eine Anwendung im Personalbereich bedeutsam. - Die Flexibilität des Personal Computers im Hinblick auf Gerätekonfigurationen und Software unterstützt eine problembezogene Auswertung auch von personalwirtschaftlichen Fragestellungen. - Die Vernetzbarkeit von Personal Computern vergrößert die Datenbasis der Personalplanung. So sind betriebliche, nationale und internationale Datenbanken für Planungsdaten, Rechtsprechung oder Arbeitsmarkt aufrufbar. Vermutlich wird auch künftig die Dominanz der Großrechner beispielsweise bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung bestehen bleiben. In diesem Bereich lassen sich auch kaum Vorteile des Personal Computings erkennen. Das immer bessere Softwareangebot verbunden mit der rasanten Entwicklung im Hardwarebereich eröffnet dagegen dem Personal Computing stetig wachsende Gestaltungsspielräume. Die Anwendungsschwerpunkte von Personal Computern sind somit zukünftig vornehmlich bei den Personalmanagementaufgaben zu sehen. Softwareaspekt Der Leistungsumfang sowie das in der Regel günstigere Preis- /Leistungsverhältnis sprechen meist für den Einsatz von Standardsoftware. Zudem engen gesetzliche Vorschriften und Regelungen den Aktionsspielraum teilweise so stark ein, daß das Erarbeiten eines individuellen Programmes uneffizient wäre. Ein typisches Beispiel ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dennoch ist die Individualsoftware keinesfalls außer acht zu lassen: durch die Anwendung und Umsetzung spezifischer Methoden und Modelle auf

11 diesem Wege kann ein Unternehmen besondere Stärken ausbauen und entwickeln, die seine Attraktivität für vorhandene und potentielle Mitarbeiter erhöht. Dies können beispielsweise Modelle zur betrieblichen Fortbildung oder zur mitarbeiterbezogenen Vermögensbildung sein. Organisationsaspekt Die Entwicklung der Personal Computer hat dazu geführt, daß in allen Unternehmen, also auch in denjenigen mit streng zentraler und funktionsorientierter Organisationsstruktur, über die Verteilung der EDV- Ressourcen neu entschieden werden muß. In diesem Zusammenhang sind vier wesentliche Gesichtspunkte zu berücksichtigen, die die zentrale und dezentrale Datenverarbeitung betreffen: - die Datenhaltung, - die Dateneingabe, - die eigentliche Verarbeitung der Daten, - die Beschaffungsentscheidungen über Hardware und Software. Speziell im Personalbereich ist eine Kombination aus zentralisierter und dezentralisierter Datenverarbeitung vorzuziehen: Für die zentrale Datenverarbeitung eignen sich Verarbeitungsvorgänge, die durch einen hohen Grad an Strukturiertheit und Routinemäßigkeit zu charakterisieren sind, beispielsweise die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Unstrukturierte Aufgaben sind im Rahmen dezentraler Datenverarbeitung besser lösbar. Das notwendige spezielle Fachwissen ist nur in der Personalabteilung vorhanden, so daß die Verarbeitung der Daten dezentral erfolgen sollte. Daraus ergibt sich auch die dezentrale Datenhaltung, da diese in Abhängigkeit der Anforderungen der Datenverarbeitung zu organisieren ist. Ähnliches gilt für die dezentrale Dateneingabe. Da spezielle Auswertungen und Analysen die entsprechende Software voraussetzen, sollte auch die Beschaffungsbefugnis in der Personalabteilung angesiedelt sein. Dies betrifft sowohl die Software als auch die Hardware, da die Hardware im Anschluß an die Softwareauswahl gemäß deren Anforderungen zu konfigurieren ist. Die historische Entwicklung, nach der üblicherweise vor allem in Großunternehmen eine zentrale EDV-Abteilung besteht, die für das gesamte Unternehmen zuständig ist, erschwert jedoch die dezentrale Datenverarbeitung erheblich: Argumente, wie die gemeinsame Nutzung teurer Spezialsoftware, die Einheitlichkeit zentral organisierter Informationssysteme, die Einheitlichkeit der Programmentwicklung, das an zentraler Stelle konzentrierte EDV-Fachwissen oder die niedrigen Gesamtkosten, treffen jedoch für den Personalbereich nicht zu. Die hier durchgeführten Auswertungen und Verarbeitungsprozesse sind zum einen für andere Geschäftsbereiche wenig relevant, zum anderen ist beispielsweise eine Datenweitergabe aufgrund der Sensibilität mitarbeiterbezogener Daten oft nicht vorzusehen. Somit fehlt den auf die Zentralisierung abzielenden Argumenten die Basis. Selbstverständlich sollte es jedoch der Datenverarbeitung in der Personalabteilung möglich sein, Informationen aus dem Großrechner für die "eigene" Datenverarbeitung nutzbar zu machen, so daß eine Datenübernahme in dieser Richtung vorteilhaft ist. 5. Vision Die dargestellten vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der EDV im Personalwesen eröffnen nicht nur Chancen und Potentiale, sie können auch Probleme mit sich bringen: Angesichts der Vielzahl von Anbietern und der daraus resultierenden Uneinheitlichkeit von Anwendungen verliert der Anwender leicht den Überblick. Auch fällt es teilweise schwer, die jeweils wesentlichen gewünschten Informationen effizient und anschaulich herauszufiltern. Das Idealszenario eines EDV-Arbeitsplatzes in der zeitgemäßen Personalabteilung ist damit relativ klar zu charakterisieren: Auf dem Bildschirm befinden sich eine Reihe ad hoc abrufbarer Informationen, darunter verschiedene grafisch aufbereitete Personalstatistiken. Auch

12 Telefonverzeichnisse, Mitarbeiterdateien, diverse Kennziffern, Unternehmensdaten (wie Produktions-und Absatzplanung) bis hin zur aktuellen Werkszeitung sind sofort unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche anwählbar. Sofern gewünscht, läßt sich über den Computer auch die Telefon- oder PC-Verbindung zu anderen Personen oder Dateien herstellen. Abb. 5: Der PC-Leitstand als Vision Ein derartiger PC-Leitstand (Abb. 5) informiert den Personalmanager auf einen Blick über die wichtigsten Entwicklungen in seinem Bereich und ermöglicht zudem tiefergehende Analysen. Viele sind Routineanwendungen, weshalb sich der Benutzer aufgrund entsprechender Voreinstellungen auf dem Rechner keine Gedanken darüber machen muß, wo sich Daten und Programme befinden: Beispielsweise ist es für ihn unwesentlich, ob für spezielle Informationen auf den Großrechner zugegriffen wird. Analoges gilt für die Verknüpfung von Daten und Programmen. Unabhängig von technologischen Aspekten bleibt festzuhalten: Trotz Notwendigkeit und Sinnhaftigkeit des PC-Leitstandes in der Personalabteilung darf dies nie zu einer Mechanisierung und Taylorisierung im Personalbereich führen. Mitarbeiter sind mehr als Personalnummern und müssen es auch bleiben. Auch Aspekte wie "informatorische Selbstbestimmung" und "gläserner Mensch" behalten weiterhin unvermindert Aktualität. Vielmehr muß der Umkehrschluß gelten: Gerade, weil ein Forcieren von

13 Personal Computern zu einer wesentlichen Entlastung der Personalabteilung führt, bleibt verstärkt Zeit für die immer notwendiger werdende Berücksichtigung verhaltensorientierter Aspekte, also des "menschlichen" Faktors. 6. Vorschau Die rasanten Entwicklungen auf dem Hardware- und Softwaresektor haben in der Vergangenheit immer wieder flexibles Umdenken und Anpassen erfordert. Langfristige Voraussicht im Hinblick auf neue EDV-Anwendungen und Nutzungsmöglichkeiten war bisher kaum möglich und ist in absehbarer Zeit nicht zu erwarten. Die nachfolgenden Beiträge dieses Schwerpunktheftes sollen daher die Einschätzung wesentlicher Aspekte des EDV-Einsatzes im Personalwesen erleichtern: Der Beitrag von Huckert behandelt lokale Netzwerke im Personalmanagement. Nach der Erläuterung technologischer Aspekte von lokalen Netzwerken geht der Autor auf die Anforderungen an netzwerkfähige Software für das Personalwesen sowie potentielle organisatorische Schwierigkeiten aufgrund des Netzwerkeinsatzes innerhalb der Personalabteilung ein. Flecken erläutert in seinem praxisorientierten Beitrag den gekoppelten Einsatz von vernetzten Personal Computern mit dem Großrechner. Auf diese Weise werden von der Zeiterfassung über Datenbankfunktionen bis zum allgemeinen Berichtswesen ein bedeutender Teil der Aufgaben im Personalbereich von der EDV unterstützt. Je nach Anwendung wird dabei auf die Großrechner- beziehungsweise PC-Technologie zurückgegriffen. Der Beitrag von Wohlgemuth hat das Pionierprojekt einer Schweizer Großbank zum Inhalt, welches sich mit der computerunterstützten Handhabung aller entscheidungsrelevanten Daten für die Nachfolgeplanung sowie zur Beurteilung des Führungspotentials der gesamten Unternehmung beschäftigte. Den Computereinsatz zur Personalentwicklung und Personalentwicklungsplanung in mittelständischen Unternehmen beschreibt Rumpf. Das Kernstück der computergestützten Personalentwicklung ist dabei eine Datenbank mit mitarbeiterbezogenen Informationen, die Auswertungen und Auflistungen im Hinblick auf verschiedenartige Anfragen ermöglicht. Finzer behandelt die Frage, inwieweit Expertensysteme innerhalb des betrieblichen Personalwesens insbesondere für dispositive Aufgabenstellungen sinnvoll einsetzbar sind. Wenn ihre Entwicklung auch noch eher im Anfangsstadium steckt, so zeichnen sich doch sowohl für administrative als auch für dispositive Aufgabenbereiche bereits Einsatzmöglichkeiten für Expertensysteme im Personalbereich ab. Braun und Oberschulte stellen mit der Darstellung des Unternehmensplanspiels PLUS-P ein PC-gestütztes Instrument zur Personalentwicklung für (zukünftige) Führungskräfte vor. Mit dem Schwergewicht im Personalbereich unterstützt PLUS-P die Fähigkeit zum vernetzten Denken und verdeutlicht die Notwendigkeit, auch Soft Facts wie Unternehmensimage oder Unternehmenskultur im betrieblichen Alltag zu berücksichtigen. In seinem Beitrag über Personalinformationssysteme und Mitbestimmung erläutert Herberger schwerpunktmäßig die Ergebnisse, zu denen die Rechtsprechung im Zusammenhang mit der Einführung von Personalinformationssystemen gelangt ist. Dabei postuliert Herberger die frühzeitige volle Beteiligung des Betriebsrates im Vorfeld der Ausgestaltung eines Personalinformationssystems.

14 7. Literatur Domsch, Michel, Systemgestützte Personalarbeit, Wiesbaden (Gabler) Hentschel, Bernd/Gliss, Hans/Wronka, Georg, Vorrangige Rechtsvorschriften bei Personalinformations- und Abrechnungssystemen, Köln (Datakontext) 3. Aufl Hentschel, Bernd/Goldenbohm, Wolfgang/Laicher, Eberhard, Auskunfts-, Melde- und Bescheinigungsvorschriften im Personalwesen, Köln (Datakontext) 3. Aufl Huckert, Klaus, Einsatzmöglichkeiten von PC-Software in Personalabteilungen, in: Personalführung (1986), Klotz, Ulrich/Meyer-Degenhardt, Klaus (Hrsg.), Personalinformationssysteme, Reinbek (Rowohlt) Scholz, Christian, Personalmanagement mit dem Personalcomputer, in: ZfbF 39 (1987), Scholz, Christian, Personalmanagement - Informationsorientierte und verhaltenstheoretische Grundlagen, München (Vahlens Handbücher der Wirtschafts- und Sozialwissenschaften) 1989a. Scholz, Christian, Einführung in das Personal Computing, Berlin - New York (de Gruyter) 1989b, Scholz, Christian, Leitfaden PC im Personalbereich, Köln (TÜV Rheinland) 1991, (im Druck). Scholz, Christian/Oberschulte, Hans, Mit PSEARCH durch den EDV-Dschungel, in: Personalwirtschaft 18 (1991) Nr. 3, Schröder, Hans-Horst/Vateroth, Hans-Christian, Computergestützte Personalplanung auf der Basis von Personalinformationssystemen: Was leisten Standard-Software-Pakete? in: Personalwirtschaft 12 (1985), und Seibt, Dietrich, DV-Unterstützung des betrieblichen Personalwesens, computergestützte Personalinformationssysteme, in: Ronald Kay (Hrsg.), Management betrieblicher Informationsverarbeitung, München-Wien (Oldenbourg) 1983, * Prof. Dr. Christian Scholz, geb. 1952; Lehrstuhl für Organisation, Personal- und Informationsmanagement an der Universität des Saarlandes; Betriebswirtschaftlicher Direktor des Europa-Institutes für Wirtschaftswissenschaften an der Universität des Saarlandes; 1990 Gründung der PRISMA Prof. Scholz GmbH, Saarbrücken; Autor des Handbuches Personalmanagement - Informationsorientierte und verhaltenstheoretische Grundlagen, München (Vahlens Handbücher der Wirtschafts- und Sozialwissenschaften) Vgl. Scholz (1989a). Vgl. Hentschel/Goldenbohm/Laicher (1988). Vgl. Scholz (1987). Vgl. Scholz (1991). Vgl. Domsch (1980), Klotz/Meyer-Degenhardt (1984), Scholz (1989a; 1991), Seibt (1983). Zur Vertiefung siehe Scholz (1989b), Vgl. Huckert (1986), Schröder/Vateroth (1985). Vgl. Scholz/Oberschulte (1991). Vgl. Hentschel/Gliss/Wronka (1987). Derzeit entwickelt die PRISMA Prof. Scholz GmbH in Saarbrücken einen entsprechenden Prototyp.

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