Quickguide für die PROF.I.S-Demoversion

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1 Jetter Management GmbH Dufourstrasse 71 CH-9000 St. Gallen T +41 (0) M +41 (0) M +49 (0) info@jetter-management.ch www@jetter-management.ch Quickguide für die PROF.I.S-Demoversion 1. Die PROF.I.S-Demoversion freischalten Nach erfolgtem Download der PROF.I.S-Demoversion müssen Sie die Software freischalten, bevor Sie sie drei Tage lang testen können. Geben Sie dazu den Lizenzschlüssel, den Sie in separater Mail erhalten haben, nach dem Programmstart in das Eingabefenster ein (Abb. 1). Ihr Lizenzschlüssel besteht aus drei Gruppen von Buchstaben und Zahlen. Es ist wichtig, dass Sie den Lizenzschlüssel korrekt in die Felder eingeben. Abbildung 1: Online-Aktivierung Wichtig: Beachten Sie bitte bei der Eingabe des Lizenzschlüssels, dass Sie im ersten Eingabefeld nach den beiden Buchstaben WT eine Null (0) eingeben (kein O). Klicken Sie dann auf den Button Online-Aktivierung. Damit haben Sie drei Tage lang kostenlosen Zugriff auf die PROF.I.S-Demoversion. Die Aktivierung ist nur einmal erforderlich. 1

2 2. Wie Sie sich bei PROF.I.S anmelden Nach der Freischaltung der PROF.I.S-Demoversion erfolgt die Anmeldung. Benutzername: admin Passwort: admin Abbildung 2: Anmeldung Den Benutzernamen admin können Sie im Drop-Down-Menü (Abb. 2) durch Anklicken auswählen. Das Passwort admin geben Sie in das darunter liegende Feld ein und klicken dann auf Anmelden. Diese Anmeldung ist nach jedem Programmstart erforderlich. 3. Mit PROF.I.S starten Stelle anlegen Zum Erkunden von PROF.I.S müssen Sie auf jeden Fall zunächst im Menü Funktionsbeschreibung Erstellen und Bearbeiten eine Stelle anlegen, auch wenn Sie vielleicht keine komplette Funktionsbeschreibung erstellen wollen. Klicken Sie dazu auf Neue Stelle und wählen im daraufhin erscheinenden Drop-Down-Menü einen Unternehmensbereich (oder Einzelstelle) aus, geben dann eine Stellenbezeichnung ein und klicken als Abschluss auf Fortsetzen. Ohne diese Angaben können Sie weder ein Anforderungsprofil noch einen Interviewleitfaden und später auch kein Kompetenzprofil erstellen, denn diese beziehen sich jeweils auf die beim Anlegen der Stelle erzeugte Stellennummer. Alles weitere zum Thema Funktionsbeschreibungen erstellen entnehmen Sie bitte dem PROF.I.S-Handbuch, das Sie zusammen mit der PROF.I.S-Demoversion heruntergeladen haben. 4. Anforderungsprofil erstellen 2 Klicken Sie im Hauptmenü auf Anforderungsprofil Erstellen und Bearbeiten Rufen Sie unter Stellenkennung die zuvor angelegte Stelle auf Wählen Sie im linken Auswahlfenster zunächst einen Kompetenzbereich Wählen Sie dann im mittleren Auswahlfenster die gewünschte Anforderungsdimension.

3 Zu der gewählten Anforderungsdimension erscheinen im darunterliegenden Feld eine Reihe von erfolgskritischen Verhaltensweisen, mit denen Sie nun die Anforderungsdimension definieren können (2-3 Verhaltensweisen reichen in der Regel) Die von Ihnen ausgewählten erfolgskritischen Verhaltensweisen werden im unteren Feld zusammengefasst Wenn Sie genügend erfolgskritische Verhaltensweisen zu einer Anforderungsdimension ausgewählt oder über den Button Hinzufügen ergänzt haben, müssen Sie die damit korrespondierende Anforderungsdimension (oben mittleres Auswahlfenster) ebenfalls auswählen (bisher haben Sie sie nur angeklickt, damit die Verhaltensweisen erscheinen). Die endgültige Auswahl einer Anforderungsdimension für das Anforderungsprofil geschieht, indem Sie auf die Pfeiltaste nach rechts klicken. Daraufhin wandert die selektierte Anforderungsdimension ins rechte obere Auswahlfeld. Die Zahl in der ersten Klammer dahinter gibt an, wie viele Verhaltensweisen Sie für diese Anforderungsdimension ausgewählt haben, in der zweiten Klammer erscheint nach dem Gewichten der ausgewählten Anforderungsdimensionen der jeweilige Gewichtungsfaktor. Wichtig: Vergessen Sie also nicht, Ihre ausgewählten Anforderungsdimensionen mit der Pfeiltaste rechts zu selektieren. Nur dann werden sie ins Anforderungsprofil übernommen Diesen Vorgang können Sie nun so lange wiederholen, bis Sie ein komplettes Anforderungsprofil erstellt haben, d.h. Sie können alle Kompetenzbereiche durchsuchen und prüfen, welche Anforderungsdimensionen in diesen Kompetenzbereichen für die zu besetzende Stelle erfolgskritisch sind und diese dann auf die beschriebene Art und Weise auswählen und durch erfolgskritische Verhaltensweisen definieren Da Sie neben den vorhandenen Inhalten von PROF.I.S für jede Stelle selbstverständlich auch zusätzliche Anforderungsdimensionen und Verhaltensweisen problemlos hinzufügen können, passt sich dieses Programm flexibel an Ihre Situation an. Zum Verlassen des Menüs Anforderungsprofil klicken Sie auf den Button Speichern und Fortsetzen. 5. Interviewleitfaden erstellen Zum Erstellen eines Interviewleitfadens klicken Sie im Hauptmenü auf Interviewleitfaden Erstellen und Bearbeiten und wählen dann bei Stellenkennung die gewünschte Stelle aus. Im linken oberen Auswahlfenster erscheinen die im Anforderungsprofil ausgewählten Anforderungsdimensionen. Wenn Sie mit der linken Maustaste auf die erste Anforderungsdimension klicken, erscheinen rechts daneben die dazu ausgewählten erfolgskritischen Verhaltensweisen. Nach Anklicken der ersten Verhaltensweise sehen Sie im darunter liegenden Fenster die Fragenvorschläge für diesen Aspekt der Anforderungsdimension. Die Fragen, die Sie dazu in den Interviewleitfaden aufnehmen möchten, klicken Sie mit der linken Maustaste an und drücken auf den Button Hinzufügen. 3

4 Um alle Fragen zu dieser Anforderungsdimension zu sehen, klicken Sie auf das rot markierte Zeichen (Abb. 3). Dann öffnet sich ein Fenster mit vielen weiteren Beispielfragen aus denen Sie wählen können. Abbildung 3: Interviewleitfaden Sie können auch hier Ihren Interviewleitfaden durch zusätzliche Fragen ergänzen, indem Sie auf den Button Hinzufügen klicken. Die für den Interviewleitfaden ausgewählten Fragen erscheinen dann im unteren Fenster. Danach wiederholen Sie diesen kompletten Prozess mit der zweiten Anforderungsdimension (links oben) etc. Weitere Informationen, z.b. zum Bearbeiten der Fragen oder der Veränderung der Reihenfolge der Fragen im Leitfaden entnehmen, Sie bitte dem PROF.I.S-Handbuch. Erfahrungsgemäß ist es ausreichend, wenn Sie pro Anforderungsdimension 3-4 Beispielfragen für den Interviewleitfaden auswählen. Zum Verlassen des Menüs Interviewleitfaden klicken Sie bitte auf den Button Speichern und Fortsetzen. 6. Kompetenzprofil erstellen Bevor Sie das Interview mit PROF.I.S auswerten können, müssen Sie im Menü Bewerberverwaltung Erstellen und Bearbeiten einen Bewerber anlegen. Klicken Sie dazu auf Neuer Bewerber. Geben Sie in die Eingabemaske mindestens die Anrede, Vor- und Nachname des Bewerbers ein (Abb. 4, oben). Zur Verknüpfung des Bewerbers mit der Stelle klicken Sie dann bitte auf den Button Bewerbungen (Abb. 4, unten). 4

5 Abbildung 4: Bewerber anlegen Wählen Sie dann in dem Drop-Down-Menü die zu besetzende Stelle aus und klicken auf Übernehmen (Abb. 5). Die zusätzlichen Informationen sind nur auszufüllen, wenn Sie beabsichtigen sollten, eine automatisierte Vorauswahl vorzunehmen. Dazu müssten Sie dann aber im Menü Funktionsbeschreibungen auch die erforderlichen Basisqualifikationen eingeben (siehe PROF.I.S- Benutzerhandbuch). Abbildung: 5: Bewerber einer Bewerbung zuordnen 5

6 Wählen Sie nun die Stelle (unter Stellenkennung) und den Bewerber aus. Daraufhin erscheint ein Feld mit allen Anforderungsdimensionen, die es nun zu bewerten gilt. Wenn Sie auf die erste Anforderungsdimension klicken, sehen Sie in der Bildschirmmitte die entsprechenden erfolgskritischen Verhaltensweisen. Diese können Sie mit dem Regler auf (-), (0) oder(+) bewerten. (-) bedeutet, dass Sie dazu im Interview überwiegend negative Beispiele erhalten haben, (+) bedeutet, dass Sie überwiegend den Anforderungen genügende Bespiele erhalten haben und (-) bedeutet, dass Sie überwiegend sehr positive Beispiele erhalten haben. Abbildung 6: Interview auswerten Aus der Konstellation dieser Grobbewertungen ergibt sich relativ nahtlos die Bewertung der gesamten Anforderungsdimension. Falls die Bewertung der erfolgskritischen Verhaltensweisen aufgrund der Interviewerkenntnisse überwiegend negativ bewertet wurde, ergibt sich logischerweise ein Skalenwert von 1 oder 2 (Entwicklungsfeld), waren die Beispiele überwiegend im mittleren Bereich, ergibt sich der Wert 3 (Guter Standard) und bei überwiegend positiver Bewertung der Verhaltensweisen, wäre ein Skalenwert von 4 oder 5 angezeigt. Das System macht einen Plausibilitätsvorschlag, den Sie selbstverständlich mit einem Klick auf den gewünschten Skalenwert korrigieren können. Wiederholen Sie nun diesen Vorgang mit allen weiteren Anforderungsdimensionen. Zum Verlassen des Menüs Kompetenzprofil klicken Sie auf den Button Speichern und Fortsetzen. 6

7 7. Bewerber auswählen Zur Entscheidungsfindung können Sie mit Hilfe von PROF.I.S die Bewerberprofile aller Kandidaten miteinander vergleichen. Klicken Sie dazu im Hauptmenü auf Auswahlentscheidung Bewerber auswählen und wählen Sie dann im Eingabefeld unter Stellenkennung die gewünschte Stelle (Abb. 7, oben). Abbildung 7: Entscheidung treffen Die Bewerberübersicht wird dann z.b. als Balkendiagramm dargestellt (weitere Darstellungsarten sind wählbar). Unter Zoom können Sie die Bildschirmdarstellung vergrößern. Sie können den Bewerbern dann einen Status (Zusage, Absage, Bewerberpool) zuordnen (Abb. 7, unten) und damit gleichzeitig auch eine entsprechende Briefversion aktivieren. 8. Sonstiges Diese Schnellhilfe ermöglicht Ihnen, die Kernfunktionen von PRFO.I.S rasch und ohne langes Suchen zu nutzen. Darüber hinaus steckt in PROF.I.S jedoch noch viel Nützliches, das Sie im PROF.I.S- Handbuch beschrieben finden. Probieren Sie die vielfältigen Funktionen einfach mal aus. Sie werden sehen, es lohnt sich. 7