Update-Info. zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus. Die Checkliste zur Version steht auf den Seiten 29 und 30!

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1 Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Sehr geehrte Damen und Herren, Dezember 2012 bitte lesen Sie zuerst den Begleitbrief zur Version des SBS Lohn plus und beachten Sie vor allem die Informationen zum Installationszeitpunkt bzgl. der AAG-Abwicklung! Bei der Version handelt es sich um ein Pflicht-Update! Ohne diese Version können Sie das Jahr 2013 nicht korrekt abrechnen. Bitte installieren Sie die Version spätestens am (unabhängig davon, in welchem Abrechnungsmonat die Firma/Firmen steht/stehen)! Die Checkliste zur Version steht auf den Seiten 29 und 30! Bitte lesen Sie die Update-Info zur Version komplett durch, bevor Sie mit dem SBS Lohn plus weiterarbeiten! Nehmen Sie sich die Zeit - evtl. Korrekturen sind auf jeden Fall aufwändiger. Im Folgenden finden Sie ausschließlich Informationen zu den Neuerungen usw., die mit der Version zur Verfügung gestellt werden. Auf ausführliche Erläuterungen von Neuerungen, Änderungen oder Korrekturen wurde verzichtet, wenn sie anderen Informationsmedien wie Handbüchern, Menühilfen usw. entnommen werden können. Bitte beachten Sie die entsprechenden Verweise auf diese Medien. Informationen zu den Bedeutungen neuer Felder und Kennwerte finden Sie grds. immer in den jeweiligen F1- Feldhilfen bzw. F12-Kennwertübersichten. Hinter den in der Update-Info genannten Stammdaten-Feldern wird ein Feld- Index (FI) genannt. Wenn Sie im betroffenen Stammdaten-Programm sind, sehen Sie den Index des Feldes, auf dem der Cursor steht, auch links in der Fußzeile. Um den Cursor direkt auf einem Stammdaten-Feld zu positionieren, können Sie entweder doppelt auf die Fußzeile klicken oder die Tastenkombination STRG+G drücken; geben Sie den Feld-Index im Dialog-Fenster ein. Wenn das Ziel-Feld nicht im Editiermodus ist, weil es z.b. nur per Bearbeitungs-Code bearbeitet werden kann, informiert Sie ein entsprechender Hinweis. Der besseren Lesbarkeit halber wurde in der Update-Info auf die geschlechtliche Unterscheidung männlich/weiblich verzichtet (z.b. sind mit Arbeitnehmer auch Arbeitnehmerinnen gemeint). Alle rechtlichen Informationen sind ohne Gewähr! Verbindliche Auskünfte zu den verschiedenen Bereichen erhalten Sie ausnahmslos bei den auskunftsberechtigten Stellen (z.b. Krankenkassen). Evtl. Beispiele stehen nur in der Anzeige-Version der Update-Info! Die Stellen, an denen in der Anzeige-Version ein Beispiel aufgeführt ist, sind in der Druck-Version mit [BSP] gekennzeichnet. Hauptthemen ab Seite AAG Aushilfen und Gleitzone ELStAM Mehrfachbeschäftigung / SV-Rückmeldeverfahren Rechtliche und fachliche Änderungen Informationen zu den folgenden Hauptthemen stehen nur in der Anzeige-Version der Update-Info: Arbeitszeit-Flexibilisierung DokuKonsole (modifizierte Archivierung & mehr) Elektronische Verdienstbescheinigungen SBS Lohn plus kompakt ab Seite Allgemein Stammdaten Erfassung / Brutto-Nettolohn-Berechnung Elektronische Meldeverfahren / Auswertungen Informationen zum folgenden Kompaktthema stehen nur in der Anzeige-Version der Update-Info: Öffentlicher Dienst Wichtig! Informationen zur neuen Firmen- und Arbeitnehmer-Lizenzkontrolle stehen nur im Begleitbrief zur Version und in der Anzeige-Version der Update-Info! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 1 von 30

2 AAG AAG-Anträge / -Datensätze Ab dem ändern sich die elektronischen AAG-Datensätze! Verschiedene Informationen fallen weg, einige neue kommen hinzu. Im Folgenden werden die Auswirkungen der Neuerungen und Änderungen auf Ihre tägliche Arbeit bei der AAG-Antragserfassung erläutert: - Neues Feld Abtretung 5 AAG (nur Erstattungsanträge Arbeitsunfähigkeit) Die Krankenkassen erstatten dem Arbeitgeber seine Aufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit seiner Arbeitnehmer, sofern er am Umlage-1-Verfahren teilnimmt. Es gibt jedoch Fälle, bei denen eine andere Institution erstattungspflichtig ist (z.b. eine Haftpflichtversicherung). In solchen Fällen tritt jedoch grds. die Krankenkasse in Vorleistung - unter der Bedingung, dass der Arbeitgeber seinen Erstattungsanspruch gegenüber der anderen Institution an die Krankenkasse abtritt. Diese Abtretung ist im 5 des Aufwendungsausgleichsgesetzes (AAG) geregelt. Eine abweichende erstattungspflichtige Institution gibt es grds. dann, wenn die Arbeitsunfähigkeit durch eine Schädigung durch einen Dritten eintritt (z.b. unverschuldeter Autounfall). Beim AAG-Antrag Schädigung durch Dritte 2003 wird das neue Feld Abtretung 5 AAG automatisch markiert und ist nicht editierbar. Sollten Sie darüber hinaus bei der Anlage eines AAG-Antrags wegen Krankheit oder Arbeitsunfall/Berufskrankheit die Vermutung haben, dass eine andere Institution erstattungspflichtig sein könnte, markieren Sie das neue Feld manuell. In evtl. Folge-Anträgen ist das Feld nicht mehr editierbar, da die Abtretung für die gesamte Dauer eines Leistungsfalls gilt! - Neues Feld Umfang (nur Erstattungsanträge Beschäftigungsverbot) In den neuen AAG-Erstattungsanträgen über Entgeltfortzahlung bei Beschäftigungsverboten während der Schwangerschaft muss angegeben werden, ob es sich um ein komplettes (individuelles/generelles) Beschäftigungsverbot oder ein teilweises (individuelles/generelles) Beschäftigungsverbot handelt. Komplett heißt, die Arbeitnehmerin fällt den ganzen Tag aus, teilweise heißt folglich, die Arbeitnehmerin fällt nur ein paar Stunden am Tag aus. - Neues Feld Mutmaßlicher Entbindungstag (Erstattungsanträge Beschäftigungsverbot und AG-Zuschuss Mutterschaftsgeld) Die Angabe des Mutmaßlichen Entbindungstages ist Pflicht, sofern er bekannt ist. Programmseits erfolgt daher nur eine Warnung, wenn die Angabe fehlt. In evtl. Folge-Anträgen ist dieses Feld nur noch editierbar, wenn es im Erst-Antrag noch fehlte. - Weggefallenes Feld Letzter Arbeitstag (nur Erstattungsanträge Beschäftigungsverbot) Der Letzte Arbeitstag wurde aus den neuen AAG-Erstattungsanträgen über Entgeltfortzahlung bei Beschäftigungsverboten während der Schwangerschaft entfernt! In den Anträgen bei Arbeitsunfähigkeit ist diese Angabe nach wie vor erforderlich. - Neuer Datenbaustein Ansprechpartner Arbeitgeber (DBAA) (alle Erstattungsanträge) Der gesamte AAG-Datensatz setzt sich zusammen aus dem eigentlichen Datensatz Erstattungen der Arbeitgeberaufwendungen (DSER), einem Fach-Datenbaustein und verschiedenen Informationsdatenbausteinen. Zu den Informationsdatenbausteinen gehört im geänderten AAG-Datensatz der neue Datenbaustein Arbeitgeber Ansprechpartner (DBAA). Die Angaben werden dem Firmenstamm (ggf. vorrangig den Betriebsstätten) entnommen. Hierzu gehören u.a. der Ansprechpartner und die Telefon-Nr. des Ansprechpartners: Firmenstamm: Register Basis, Seite 2, Bereich Kontaktperson Betriebsstätten: Register Basis, Seite 1, Bereich Kontaktperson Da es sich bei diesen beiden Informationen um Pflichtangaben handelt, müssen sie im Firmenstamm bzw. in den Betriebsstätten hinterlegt sein. Komplettieren Sie die Stammdaten falls erforderlich. Beachten Sie unbedingt auch die Hinweise unter Umstellung AAG-Anträge (s.u.)! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 2 von 30

3 Evtl. Storno-AAG-Datensätzen hängt der neue DBAA nicht an! Der DBAA wird automatisch bei der Brutto-Nettolohn-Berechnung gefüllt; bei der AAG-Antragserfassung sind daher keine manuellen Angaben erforderlich. - Weggefallener Datenbaustein Anschrift (DBAN) (alle Erstattungsanträge) Der bisherige Informationsdatenbaustein Anschrift (DBAN) entfällt im neuen AAG-Datensatz! Bei der u.g. Umstellung werden die bisherigen Datensatz-Felder komplett entfernt! Darüber hinaus gibt es weitere Änderungen im Datensatz und in den Datenbausteinen, die jedoch nur bei der internen AAG-Abwicklung relevant sind und die daher nicht näher erläutert werden. Umstellung AAG-Anträge (ID 849) Die Umstellung der AAG-Anträge erfolgt beim erstmaligen Programmstart nach der Installation der Version automatisch! Bei der Umstellung werden für alle AAG-Datensätze, die noch nicht ausgegeben sind, automatisch die Felder des neuen Datenbausteins Arbeitgeber Ansprechpartner (DBAA) gefüllt. Die entsprechenden Informationen werden dem Firmenstamm (ggf. vorrangig den Betriebsstätten) entnommen; hierzu gehören u.a. der Ansprechpartner und die Telefon-Nr. des Ansprechpartners. Erstattung sv-freier Entgeltfortzahlungslohnarten Bis zum Juni 2011 wurden Arbeitgeberbeiträge zu einer betrieblichen Altersvorsorge, die während der Entgeltfortzahlung (Arbeitsunfähigkeit und Beschäftigungsverbot) weiterbezahlt werden/wurden, von einigen Krankenkassen im Rahmen des AAG-Verfahrens erstattet von anderen dagegen nicht. Aus diesem Grund beschäftigte sich der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) mit der rechtlichen Klärung. Unter Punkt 5 der Ergebnisniederschrift der Fachkonferenz Beiträge des GKV-Spitzenverbandes vom wurde dann nicht nur die Erstattungsfähigkeit der Arbeitgeberbeiträge zu einer betrieblichen Altersvorsorge geregelt, sondern gleich der Begriff des erstattungsfähigen Entgelts an sich neu definiert; die Definition steht nur in der Anzeige-Version der Update-Info. Die Erstattungsmöglichkeit von Arbeitgeberbeiträgen zu einer betrieblichen Altersvorsorge lieferten wir mit der Version des SBS Lohn plus aus! Vor kurzem kontaktierte uns erstmalig ein Anwender, der bei einer Entgeltfortzahlung wegen eines Beschäftigungsverbots während der Schwangerschaft arbeitsrechtlich zur Fortzahlung von sv-beitragsfreiem Entgelt verpflichtet war. Diesen ersten Kontakt nahmen wir zum Anlass, den o.g. neu definierten Begriff des erstattungsfähigen Entgelts programmseits vollständig umzusetzen. - Lohnartenstamm (ID 120) Neue Kennziffern im Feld AAG-Besonderheiten (FI 84): 4 = Entgeltfortzahlung sv-frei Krankheit 5 = Entgeltfortzahlung sv-frei Beschäftigungsverbot Beide Kennziffern können nur in sv-freien Lohnarten erfasst werden! SV-freie Lohnarten, die mit der 4 gekennzeichnet sind, gehören zu den AAG-Anträgen Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit (AAG-Typen 2001 bis 2003). SV-freie Lohnarten, die mit der 5 gekennzeichnet sind, gehören zu den AAG-Anträgen Entgeltfortzahlung bei Beschäftigungsverboten während der Schwangerschaft (AAG-Typen 2010 und 2011). - AAG-Antragserfassung (ID Standard-Erfassung) In den AAG-Anträgen Entgeltfortzahlung wegen Arbeitsunfähigkeit und Entgeltfortzahlung wegen Beschäftigungsverbot während der Schwangerschaft gibt es jeweils ein neues Feld für den EFZ-Erstattungsbetrag sv-frei, der nach den gleichen Regeln vorbelegt wird wie der EFZ-Erstattungsbetrag sv-pflichtig, sofern entsprechende Entgeltfortzahlungslohnarten (s.o.) erfasst wurden. Im Gegensatz zu den sv-pflichtigen EFZ-Erstattungsbeträgen sind die sv-freien Beträge im einzelnen AAG-Antrag keine Pflichtangabe. Die Summe der sv-freien Beträge aus allen AAG-Anträgen eines Abrechnungsmonats muss sich jedoch mit den Beträgen der jeweiligen Entgeltfortzahlungslohnarten decken. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 3 von 30

4 AAG-Antragserfassung Neues Feld Vorerkrankungszeiten anfordern (nur bei Entgeltfortzahlung wegen Arbeitsunfähigkeit)! Wenn Sie dieses Feld markieren, lässt sich über den neuen Menüpunkt EVB-Aufbau Vorerkrankungszeiten (ID 850) ein elektronischer Datensatz ausgeben, der die Krankenkasse dazu auffordert, per elektronischer Rückmeldung über evtl. anrechenbare Vorerkrankungen zur aktuellen Arbeitsunfähigkeit zu informieren. Evtl. Vorerkrankungen haben unter bestimmten Voraussetzungen Einfluss auf die Dauer der Entgeltfortzahlung und einen evtl. Startzeitpunkt für eine Entgeltersatzleitung (z.b. Krankengeld). AAG-Vollständigkeitsprüfung Sowohl bei einem Arbeitnehmer-Wechsel in der Standard-Erfassung (ID 135) als auch durch den Brutto-Nettolohn- Prüfhinweis 4.45 Die AAG-Lohnarten/-Anträge sind in mind. 1 Monat unvollständig! wird die antragsindividuelle Identität der AAG-Erstattungsbeträge und AAG-Lohnarten (Entgeltfortzahlung und Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld) überwacht. Der Brutto-Nettolohn-Prüfhinweis war bisher als Warnung definiert - mit der Folge, dass ein betroffener Arbeitnehmer bei Ungleichheit der genannten Beträge dennoch brutto-netto-berechnet wurde. Mit der Version wurden die Prüfbedingungen wie folgt geändert: - Die Warnung wurde in einen Fehler umgewandelt, weswegen ein betroffener Arbeitnehmer bei Ungleichheit der Beträge nicht mehr abgerechnet wird. In diesen Fällen müssen zuerst die AAG-Anträge und/oder die AAG-Lohnarten geprüft und berichtigt werden. - Der Fehler wird nur für Abrechnungszeiträume ab 1/2013 ausgelöst. Unvollständige AAG-Anträge vor 2013 werden im Brutto-Nettolohn-Prüflauf nicht mehr beanstandet. - Im Benutzerstamm und im Personalstamm konnte die AAG-Kontrolle gesperrt werden. Diese Sperre gilt nur noch für die Standard-Erfassung und nicht (mehr) für den Brutto-Nettolohn-Prüflauf! Ab dem Abrechnungsmonat 1/2013 ist es daher nicht mehr möglich, z.b. die normale Vergütungslohnart (z.b. Gehalt) im Lohnarten-Feld AAG-Besonderheiten als Entgeltfortzahlungslohnart zu kennzeichnen und dann den Entgeltfortzahlungsbetrag (z.b. Gehaltsfortzahlung) in der AAG-Antragserfassung entsprechend anzupassen. Der Brutto-Nettolohn- Prüfhinweis 4.45 würde die Abrechnung verhindern! Berechnung des AAG-Erstattungsbetrages Erstreckt sich ein Entgeltfortzahlungszeitraum nicht über den kompletten Abrechnungsmonat, ist für den Teilzeitraum eine anteilige Beitragsbemessungsgrenze (BBG) zu bilden, sofern die Satzung einer Krankenkasse eine Begrenzung der zu erstattenden Entgeltfortzahlung auf die BBG vorsieht. Bei Entgeltfortzahlung wegen eines Beschäftigungsverbotes während der Schwangerschaft wird eine evtl. anteilige BBG im Verhältnis des Betrages der sv-pflichtigen Entgeltfortzahlung zum gesamten sv-pflichtigen laufenden Entgelt ermittelt. Bei Entgeltfortzahlung wegen Arbeitsunfähigkeit wurde eine evtl. anteilige BBG standardmäßig nach den SV- Tagen des Erstattungszeitraums berechnet. Über das Feld BBG bei EFZ w/krankheit n/entgeltverhältnis (FI 682) in den Krankenkassen (ID 126) konnte die Berechnung der anteiligen BBG bei Entgeltfortzahlung wegen Arbeitsunfähigkeit auf die o.g. Verhältnis-Berechnung umgestellt werden. Der GKV-Spitzenverband hat in seiner Fachkonferenz Beiträge am festgelegt, dass eine evtl. anteilige BBG immer - d.h. bei Entgeltfortzahlung wegen Arbeitsunfähigkeit und wegen eines Beschäftigungsverbotes während der Schwangerschaft - im Verhältnis des Betrages der sv-pflichtigen Entgeltfortzahlung zum gesamten sv-pflichtigen laufenden Entgelt zu ermitteln ist. Das o.g. Krankenkassen-Feld hat somit ab der Version keine Bedeutung mehr und wurde daher entfernt! AAG-Ausgabekontrolle Programmseits wird kontrolliert, dass die AAG-Ausgabe (ID 807) für jeden Arbeitnehmer aufgerufen werden muss, für den im aktuellen Abrechnungsmonat AAG-Anträge (auch für vorherige Abrechnungszeiträume) erfasst oder storniert wurden. Wurde die AAG-Ausgabe für mindestens einen Arbeitnehmer mit AAG-Anträgen nicht aufgerufen, ist ein Wechsel in den nächsten Abrechnungsmonat nicht möglich. Betroffene Arbeitnehmer werden auf dem Monatswechsel- Protokoll ausgewiesen. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 4 von 30

5 Die AAG-Ausgabekontrolle läuft wie folgt ab: - Wird im aktuellen Abrechnungsmonat mindestens ein AAG-Antrag erfasst oder storniert (auch für ältere Abrechnungszeiträume), wird die Kennziffer 1 ins neue Personalstamm-Kontrollfeld AAG-Anträge (Register SV, Seite 5) geschrieben. Dieses Feld ist nur für eine Übergangsphase noch per Bearbeitungs-Code editierbar; es wird sowohl beim Duplizieren von Personalstammdaten als auch beim Personalstammdaten-Import über das LohnPortal ignoriert. - Bei der AAG-Ausgabe wird das o.g. Personalstamm-Feld wieder auf 0 gesetzt! - Der Wechsel in den nächsten Abrechnungsmonat ist nur möglich, wenn das o.g. Personalstamm-Feld bei allen aktiven Arbeitnehmern auf 0 ist. Neue Auswertung: AAG-Listen (ID 728) Die bisherigen Auswertungsmenüpunkte - ID AAG-Erstattungslisten (ID wurde für die neue Auswertung wiederverwendet) und - ID AAG-Anträge wurden entfernt. Stattdessen gibt es die neue Auswertung AAG-Listen! Die AAG-Listen beinhalten 3 Auswertungsmöglichkeiten, die alle auf dem ab gültigen Recht basieren: - AAG-Listen nach Krankenkassen - AAG-Listen nach Arbeitnehmern - Einzel-Anträge Aushilfen und Gleitzone Informationen zum neuen Recht finden Sie auch im Lohn-Menü Hilfe Rechtsinformationen FAQ Minijobs 2013; dieses Dokument wurde uns von der ITSG GmbH zur Verfügung gestellt. Die FAQ enthalten zig verschiedene Fallkonstellationen, die Ihnen auch als Entscheidungshilfe dienen können. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall immer an die jeweilige Arbeitnehmer-Krankenkasse! Es folgt nun stichpunktartig, auf was im SBS Lohn plus zu achten ist. Aushilfen - Aushilfen haben in jedem Fall (weiterhin) die Personengruppe Aushilfen können die Berufsgruppe 19 haben, wenn für sie pauschale RV-Beiträge abgeführt werden. - Aushilfen, die bereits vor dem beschäftigt waren, haben grds. eine der folgenden Beitragsgruppen: 6500 (pauschale KV und pauschale RV; Standard) oder 6100 (pauschale KV, Verzicht auf die RV-Freiheit) und in besonderen Fällen 6000 (nur pauschale KV) 0500 (nur pauschale RV) 0100 (nur Verzicht auf die RV-Freiheit) Verzichtete eine Aushilfe auf die RV-Freiheit, musste das Gültig-ab-Datum im Personalstamm-Feld Verzicht RV- Freiheit ab (ID 122; FI 327) hinterlegt werden. - Aushilfen, die ab dem (letzt-)eintreten, haben grds. eine der folgenden Beitragsgruppen: 6100 (pauschale KV, besondere RV-Pflicht; Standard) oder 6500 (pauschale KV, Verzicht auf die RV-Pflicht) und in besonderen Fällen 6000 (nur pauschale KV) 0100 (nur besondere RV-Pflicht) 0500 (nur Verzicht auf die besondere RV-Pflicht) Verzichtet eine Aushilfe auf die RV-Pflicht, kann das Gültig-ab-Datum im Personalstamm-Feld Verzicht RV-Pflicht ab (FI 759) hinterlegt werden. Über die neue Schaltfläche Antrag hinter diesem Feld lässt sich der offizielle Befreiungsantrag von der Rentenversicherungspflicht drucken, der vom Arbeitnehmer unterschrieben und bei den Entgeltunterlagen aufbewahrt werden muss! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 5 von 30

6 Info: Der Text zum RV-Beitragsgruppenschlüssel 1 bei Aushilfen wurde geändert: - alt: Pauschaler Beitrag mit Aufstockung - neu: Aushilfe - RV-pflichtig bzw. Verzicht auf RV-Freiheit Beschäftigte in der Gleitzone Beschäftigte in der Gleitzone sind im Personalstamm-Feld Niedriglohnsektor (FI 364) - unverändert - mit der - 1 zu kennzeichnen, wenn sie in der Rentenversicherung nicht auf die Anwendung der Gleitzonen-Regelung verzichtet haben. - 2 zu kennzeichnen, wenn sie in der Rentenversicherung auf die Anwendung der Gleitzonen-Regelung verzichtet haben.! Besonderheit Übergangsregelung Für Arbeitnehmer, die bereits vor dem im Niedriglohnsektor beschäftigt waren und deren Entgelt im Bereich von 400,01 bis 450,00 lag, gelten diverse Besonderheiten. - Grds. bleiben diese Arbeitnehmer in allen Versicherungszweigen sozialversicherungspflichtig, obwohl ihr Entgelt im Bereich der ab gültigen Grenzen für Aushilfsbeschäftigungen liegt. - Ab gelten, solange das regelmäßige Entgelt im o.g. Bereich bleibt, weiterhin die Gleitzonen-Formel und die Gleitzonen-Grenzen, die bis zum zu berücksichtigen waren. Da der SBS Lohn plus das regelmäßige Entgelt nicht kennt, müssen Sie die betroffenen Arbeitnehmer im neuen Personalstamm-Feld ÜR (FI 758) markieren, damit das Programm die bisherigen Berechnungsgrundlagen anwendet. - Diese Arbeitnehmer werden jedoch automatisch kranken-/pflegeversicherungsfrei, sofern für sie ab ein Krankenversicherungsanspruch im Rahmen einer Familienversicherung besteht. Darüber hinaus haben sie die Möglichkeit, auf die Krankenversicherungspflicht zu verzichten. In beiden Fällen entsteht wegen des Wegfalls der Versicherungspflicht die Pflicht zur Abführung des pauschalen Krankenversicherungsbeitrags in Höhe von 13,00%, der vom Arbeitgeber zu tragen ist. In der Pflegeversicherung besteht Versicherungs-/Beitragsfreiheit. Der pauschale Krankenversicherungsbeitrag kann nur über eine zweite Personalnummer abgewickelt werden. Hierfür müssen die Personalstamm-Felder Übergangsregelung und ÜR-Personal-Nr. (FI 369 und 370) genutzt werden: Im Feld Übergangsregelung speichern Sie die Kennziffer 2! Im Feld ÜR-Personal-Nr. hinterlegen Sie die Fiktiv-Personal-Nr., über die der pauschale Krankenversicherungsbeitrag abgewickelt werden soll. Durch die Speicherung dieser Angaben wird die Fiktiv-Personal-Nr. automatisch angelegt. Der Haupt-Personal-Nr. geben Sie eine Beitragsgruppe, in der Kranken- und Pflegeversicherungsfreiheit besteht. Die Fiktiv-Personal-Nr. muss folgende Angaben enthalten, die überwiegend bereits im Rahmen des automatischen Anlagevorgangs (s.o.) auch automatisch belegt werden. Bitte prüfen Sie die Fiktiv-Personal-Nr. vor allem auf folgende Punkte: Arbeitnehmer-Krankenkasse = Aushilfs-Knappschaft Beitragsgruppe 6000 (= Aushilfe - nur pauschale KV) Berufsgruppe 10 (damit die Fiktiv-Personal-Nr. im ELStAM-Verfahren außen vor bleibt) Personengruppe 101 Da über die Fiktiv-Personal-Nr. nur die pauschalen KV-Beiträge abgewickelt werden und die Personal-Nr. nur für das zusätzliche Meldeverfahren zur Knappschaft verwendet wird, bleiben außer den SV-melderelevanten Feldern (Staatsangehörigkeit, Tätigkeitsschlüssel usw.) grds. alle weiteren Felder in Grundstellung (Blank / 0). Beachten Sie auch die F1-Hilfen zu den beiden o.g. Personalstamm-Feldern! - Diese Arbeitnehmer haben ab auch die Möglichkeit, auf die Arbeitslosenversicherungspflicht zu verzichten. Falls sie dies tun, geben Sie der Haupt-Personal-Nr. eine Beitragsgruppe, in der Arbeitslosenversicherungsfreiheit besteht. Auf eine evtl. Fiktiv-Personal-Nr. hat die Arbeitslosenversicherungsfreiheit keine Auswirkungen. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 6 von 30

7 ELStAM - Zuletzt noch ein ganz wichtiger Punkt: Allgemein Die tatsächliche Vergütung dieses Arbeitnehmers erfolgt in jedem Fall über die Haupt-Personal-Nr. In einer evtl. Fiktiv-Personal-Nr. muss daher auch eine Fiktiv-Lohnart (SBS-Muster-Lohnart - Datenbank-Nr. 52) verwendet werden (ggf. Festbetrag); die Muster-Verschlüsselung steht nur in der Anzeige-Version der Update-Info. Durch die Fiktiv-Lohnart erfolgt keine Auszahlung! Eine Prüfung im Rahmen der Brutto-Nettolohn-Berechnung überwacht, dass das sv-beitragspflichtige Entgelt in beiden Personalnummern identisch ist. Das Verfahren der Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (kurz: ELStAM) startet nun zum Die Lohnsteuerabzugsmerkmale (z.b. Steuerklasse, Kinderfreibetrag etc.), die bisher auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte angegeben waren, werden jetzt in einer zentralen Datenbank bei der Finanzverwaltung gespeichert und den Arbeitgebern zum elektronischen Abruf bereitgestellt. Der Gesetzgeber hat das Kalenderjahr 2013 als Einführungszeitraum bestimmt. Das bedeutet: - ELStAM werden erstmalig für Zeiträume ab zur Verfügung gestellt. - Der Arbeitgeber ist verpflichtet im Laufe des Jahres 2013 auf das ELStAM-Verfahren umzusteigen. Bis zum Umstieg wird weiterhin das Papierverfahren angewendet (= Abrechnung nach Lohnsteuerkarte 2010, Ersatzbescheinigung 2011, 2012, 2013, ELStAM-Mitteilungsschreiben). Der Arbeitgeber muss aber spätestens im Abrechnungszeitraum 12/2013 die ELStAM elektronisch abrufen. - Es gilt der Grundsatz: Ist einmal auf das ELStAM-Verfahren umgestellt, ist die Anwendung des Papierverfahrens nicht mehr möglich! Kein Grundsatz ohne Ausnahme: Scheitert der erstmalige Abruf der ELStAM aufgrund technischer Probleme, kann der Arbeitgeber bis zum Abrechnungszeitraum 11/2013 weiterhin das Papierverfahren anwenden. Ziel dieser gestreckten Einführung ist es, den Arbeitgebern aber auch der Verwaltung einen gleitenden Einstieg in das neue Verfahren zu ermöglichen. Das Bundesministerium für Finanzen hat hierzu zwei BMF-Schreiben verfasst. Zudem wurden drei Informationsschreiben für die Arbeitnehmer veröffentlicht. Diese Informationen können Sie über das Menü Hilfe Rechtsinformationen (PDF) aufrufen: - ELStAM-Leitfaden - ELStAM-Startschreiben (Entwurf des BMF-Schreibens) - ELStAM-Anwendungsschreiben (Entwurf des BMF-Schreibens) - ELStAM-Freibetrag - ELStAM-Verfahrensstart - ELStAM-erste Lohnabrechnung Beachten Sie auch die ausführlichen Informationen im neuen Handbuch-Kapitel ELStAM - Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale des Fachteils. Hinweis: Im Folgenden werden 2 Begriffe verwendet: - ELStAM = Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale - LStAM = (manuelle) Lohnsteuerabzugsmerkmale Im SBS Lohn plus wurden zahlreiche neue ELStAM-Funktionen eingebaut. Für einen reibungslosen Ablauf berücksichtigen Sie bitte folgende Punkte: Neu: ELSTER-Zertifikatsverwaltung (ID 835) Für die Übertragung von ELStAM-Meldungen nutzt der SBS Lohn plus das Versandmodul ERiC (ElsterRichClient). Um die Meldungen authentifiziert über dieses Modul an die Rechenzentren der Steuerverwaltungen zu versenden, müssen Sie die ELSTER-Zertifikate aller Benutzer des SBS Lohn plus, die ELStAM-Meldungen übertragen, im neuen Menüpunkt ELSTER-Zertifikatsverwaltung speichern. ELSTER-Zertifikate nutzen Sie bereits im externen Programm SBS steuer.net. Für eine schnelle Anlage der Zertifikate und um Falscheingaben zu vermeiden, werden beim erstmaligen Start der ELSTER- Zertifikatsverwaltung die Zertifikate aus SBS steuer.net automatisch in den SBS Lohn plus importiert. Beachten Sie bitte die Hinweise am Bildschirm. Diese automatische Funktion wird nur dann ausgeführt, wenn noch keine Zertifikate angelegt sind. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 7 von 30

8 Wenn Sie ein anderes Programm für Versand der Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen einsetzen, können die Zertifikate nicht automatisch übernommen werden und müssen manuell angelegt werden. Beachten Sie hierzu unbedingt die wichtigen Informationen im Kapitel ELStAM - ELSTER-Zertifikate (Unterkapitel zum Kapitel ELStAM - Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) des Fachteil-Handbuchs! Benutzerstamm/Passwörter (ID 419) Ab dieser Version wird die Anlage eines Benutzers zur Pflicht! Grund hierfür ist, dass für die elektronische Übermittlung der ELStAM-Meldungen ein Authentifizierungszertifikat erforderlich ist. Das entsprechende Zertifikat ordnen Sie jedem Benutzer des SBS Lohn plus, der ELStAM-Meldungen versendet bzw. abholt, im Feld ELSTER-Zertifikats-Nr. (Register Benutzer, Seite 1) zu. Hinweis: Die Abholung von ELStAM-Meldungen ist nur möglich, wenn zwischen dem Zertifikat, mit dem die Arbeitgeber-Meldungen versendet wurden, und dem Zertifikat, mit dem die Abholung erfolgt, Steueridentität besteht! Aus diesem Grund darf für den ELStAM-Versand im SBS Lohn plus nur ein Zertifikat verwendet werden! Standardmäßig können nur Benutzer ohne Team-Nr. (= Team-Nr. 0) den Versand bzw. das Abholen von Rückmeldungen über das KomCenter durchführen! Sollen auch Benutzer mit einer Team-Nr. diese Funktion ausführen können, müssen Sie ihnen dieses Sonder-Teamrecht über das Benutzerstamm-Feld ELStAM senden/abholen (Register Benutzer, Seite 3) freischalten. Nach jeder ELStAM-Ausgabe (ID 855) wird automatisch das KomCenter gestartet, über das Sie die Übertragung der ELStAM-Meldungen an die Rechenzentren der Finanzverwaltung durchführen. Wenn Sie diesen direkten Programmaufruf unterdrücken möchten, markieren Sie die KomCenter-Direktstartsperre für ELStAM (Register Einstellungen, Seite 3). DFÜ-Absender (ID 016) Für die Übertragung von ELStAM-Meldungen ist es erforderlich, die ELSTER-Real-Verarbeitung zu aktivieren, anderenfalls werden Ihre Meldungen von der Finanzverwaltung nicht verarbeitet! Markieren Sie den Radiobutton Real-Verarbeitung über das Menü Bearbeiten ELSTER-Test-Modus. Wie bereits in der Update-Info zur Version erläutert, muss der Arbeitgeber bzw. der jeweilige Datenabsender (z.b. Steuerberater) bei jedem Datenversand seine Adress- und Kontaktangaben übermitteln. Datenabsender ist derjenige, der die Daten wegschickt. Grds. gilt der Datenabsender des Registers Basis. Optional können Sie für das ELStAM-Verfahren einen abweichenden Absender im Register ELSTER angeben. Ein Wechsel des Datenabsenders muss im ELStAM-Verfahren gemeldet werden. Die ELStAM-Ummeldung ist erforderlich, damit der alte Datenabsender keine ELStAM mehr abrufen kann. Ändert sich im DFÜ-Absender die (abweichende) Bezeichnung und es handelt sich nicht um eine Korrektur der Schreibweise, wird im neuen Feld ELSTER-Absender - Änderung in (Register ELSTER) das Änderungsdatum in der Form MM/JJJJ aus dem Systemdatum zurückgeschrieben. In Folge werden für alle Arbeitnehmer der Firmen, die in diesem Änderungsmonat stehen, beim ELStAM-Aufbau (ID 847) Ummeldungen erstellt. Sie haben auch die Möglichkeit die ELStAM-Ummeldung pro Firma im Firmenstamm auszulösen (siehe nachfolgende Erläuterungen). Firmenstamm (ID 119) Alle nachfolgend genannten Felder, die auf der Maske inaktiv sind, finden Sie im Register Steuer/BG auf der Seite 3. Die Firma nimmt ab 1/2013 automatisch am ELStAM-Verfahren teil, sofern Sie im Feld ELStAM-Teilnahme keine Änderung vornehmen! Wenn Sie mit der Firma erst im Laufe des Jahres 2013 in das ELStAM-Verfahren einsteigen möchten, müssen Sie - bevor der erste ELStAM-Aufbau durchgeführt wird - zur Januar-2013-Abrechnung im Feld ELStAM-Teilnahme die Kennziffer 2 (= Ohne ELStAM-Teilnahme - Übergangsphase für Arbeitgeber) speichern, um weiterhin das Papierverfahren einzusetzen; dieses Feld ist nur über das Menü Bearbeiten Bearbeitungs-Code editierbar. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 8 von 30

9 Die Kennziffer 1 ist für Firmen gedacht, die ebenfalls nicht am ELStAM-Verfahren teilnehmen, weil kein Arbeitnehmer dieser Firma meldepflichtig ist (z.b. pauschal versteuerte Aushilfen). Die Kennziffer 1 unterdrückt im Brutto-Nettolohn- Prüflauf die Warnung auf eine noch nicht abgeholte monatliche Änderungsliste. Das neue Feld ELStAM-Startmonat wird automatisch verwaltet und beim erstmaligen ELStAM-Aufbau mit dem Abrechnungsmonat der Firma gefüllt. Das Feld Kontrolle Monatsliste überwacht die Abholung der monatlichen Änderungslisten. Die ELStAM-Sendenummer wird pro XML-Ausgabe in den Dateinamen aufgenommen, um doppelte Namen zu verhindern. Sie wird fortlaufend vergeben und legt die Versandreihenfolge der ELStAM-Dateien fest. Über das neue Feld ELStAM-Ummeldung in, lösen Sie für die Arbeitnehmer dieser Firma ELStAM-Ummeldungen aus. Eine Ummeldung ist erforderlich wenn der Datenabsender wechselt. Dies ist der Fall, wenn Sie von einem anderen Abrechner (z.b. Steuerberater) eine Firma übernehmen, die zukünftig über den SBS Lohn plus abgerechnet werden soll. Beachten Sie hierzu unbedingt die ausführlichen Erläuterungen in der F1-Hilfe. Ein Systemwechsel wird der ELStAM-Datenbank durch Abmeldungen des bisherigen Systems und Anmeldungen des neuen Systems angezeigt. Alternativ ist auch die Anforderung einer Bruttoliste durch das zuständige Betriebsstätten- Finanzamt möglich. Beachten Sie hierzu die F1-Hilfen der neuen Felder ELStAM-Anmeldung in und ELStAM-Abmeldung in. Die Felder ELStAM-Ummeldung in, ELStAM-Anmeldung in und ELStAM-Abmeldung in sind ausschließlich über das Menü Bearbeiten Bearbeitungs-Code System-/Datenabsender-Wechsel editierbar. Personalstamm (ID 122) Im Register Steuer/BG auf der Seite 1 gibt es zwei neue Schaltflächen: Lohnkonten und ELStAM. Über die Schaltfläche Lohnkonten erhalten Sie eine Lohnkontenübersicht der Felder, die für die Steuerberechnung herangezogen wurden. Für eine aussagekräftige Übersicht sollte der Arbeitnehmer brutto-nettolohn-berechnet sein. Es werden maximal die letzten 24 Monate angezeigt. Ein Kreuz (X) in der Spalte manuell weist Sie darauf hin, dass die ELStAM nicht für die Abrechnung verwendet wurden. Über die Schaltfläche ELStAM werden die ELStAM-Rückmeldungen angezeigt. Das Feld etin finden Sie jetzt auf der Seite 2 des Registers Steuer/BG. Des Weiteren wurden folgende Felder umbenannt: - Jahres-Freibetrag (gewünscht) neu: Anforderung Freibetrag - Besonderheit CH/B neu: Grenzgänger Die LStAM (rechte Maskenhälfte) haben ab dieser Version grds. nur noch informativen Charakter, weshalb sie bei einem Bestandsarbeitnehmer inaktiv sind. Die LStAM werden nur noch in folgenden Fällen bei der Abrechnung berücksichtigt: - Sie legen einen Arbeitnehmer im Personalstamm neu an und haben noch keine ELStAM abgerufen. Die LStAM- Felder sind editierbar. Speichern Sie entweder die familiengerechten Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers oder die Steuerklasse VI. - Die automatische Verarbeitung der ELStAM-Rückmeldungen kann über das neue Feld LOLR-Automatik (Menü Bearbeiten Bearbeitungs-Code) deaktiviert werden. Bitte nutzen Sie die Abschaltung der Automatik nur, wenn die zurückgemeldeten ELStAM nicht angewendet werden sollen. Das kann z.b. der Fall sein, wenn für einen Arbeitnehmer fehlerhafte ELStAM zurückgemeldet wurden, die er zuerst mit seinem Finanzamt klären muss. Sperren Sie bei diesem Arbeitnehmer die Anwendung der Rückmeldungen bis zur Klärung über das o.g. Feld. Dieses Feld finden Sie auch in der Stammdaten-Vormonatskorrektur (Register Steuer/BG/SFN, Seite 1). Da das Beschäftigungsverhältnis (FI 697) im gleichnamigen Personalstamm-Feld angegeben wird, hat der Kennwert 2 in den Feldern Bes. LStB-Jahresende (FI 430) und Bes. LStB-Austritt (FI 456) zukünftig die gleiche Bedeutung wie der Kennwert 0 (= Keine Besondere LStB bzw. keine Steuerpflicht). Über den Kennwert 2 wurde bisher eine zweite bzw. weitere Beschäftigung angezeigt und hatte lediglich informativen Charakter. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 9 von 30

10 Brutto-Nettolohn-Berechnung (ID 330) Mit der Brutto-Nettolohn-Berechnung wird das Lohnkonto mit den zurückgemeldeten ELStAM aktualisiert und entsprechend bei der Abrechnung berücksichtigt, sofern die LOLR-Automatik (s.o.) nicht deaktiviert ist. ELStAM (ID 852) Für das ELStAM-Verfahren sind folgende neue Menüpunkte erforderlich, über die u.a. der Aufbau und die Ausgabe der ELStAM-Meldungen erfolgt: - ID ELStAM-Aufbau - ID ELStAM-Listen - ID ELStAM-Ausgabe - ID ELStAM-Anzeige - ID ELStAM-Bescheinigungen - ID ELStAM-Ausgabe-Protokolle - ID Transfer ELStAM-Meldungen Bitte lesen Sie hierzu auch die ausführlichen Informationen im Fachteil-Handbuch, Kapitel ELStAM - Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM - Auswertungen! Beachten Sie folgende Vorgehensweise: - ELStAM-Meldungen können nur für Arbeitnehmer erstellt werden, die brutto-netto-berechnet sind. Ausnahme: Eine ELStAM-Anmeldung für einen eingetretenen Arbeitnehmer kann direkt nach der Anlage des Personalstamms aufgebaut und ausgegeben werden, damit rechtzeitig zur Abrechnung die ELStAM vorliegen. - Rufen Sie den Menüpunkt ELStAM-Aufbau (ID 847) auf. Grds. werden alle Meldesachverhalte automatisch erkannt und entsprechende ELStAM-Meldungen aufgebaut. - Prüfen Sie sorgfältig ein evtl. ELStAM-Fehlerprotokoll, beheben Sie alle Fehler und wiederholen Sie den ELStAM- Aufbau. - Prüfen Sie die aufgebauten ELStAM-Meldungen! Hierfür stehen Ihnen die Menüpunkte ELStAM-Listen (ID 848) und ELStAM-Anzeige (ID 857) zur Verfügung. Wann welche ELStAM-Meldungen erstellt werden, erfahren Sie im Kapitel ELStAM - Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM - Allgemeines des Fachteil-Handbuchs! - Wenn alle ELStAM-Meldungen korrekt und vollständig sind, führen Sie die ELStAM-Ausgabe (ID 855) durch. - Übertragen Sie die ELStAM-Meldungen über das KomCenter (s.u.)! Ausgabeverzeichnisse und Dateibezeichnung Die Ausgabeverzeichnisstruktur ist fest vorgegeben und kann nicht verändert werden. Die folgenden Verzeichnisangaben sind Unterverzeichnisse zum Datenverzeichnis des SBS Lohn plus : - Die ELStAM-Ausgabe-Dateien werden automatisch in das Verzeichnis..\ELSTER\EM\AUSGABE abgestellt. - Zusätzlich werden Sicherungskopien der Original-Dateien ausgegeben, die für evtl. Wiederholungs-Übertragungen zwingend erforderlich sind. Diese Sicherungskopien werden in eine systemmonatindividuelle Unterverzeichnisstruktur zum Verzeichnis..\ELSTER\EM\SICHERUNG abgestellt. [BSP] Die Bezeichnung der XML-Ausgabedatei lautet: ELStAMFFFFFJJJJMMXXXXXXZZ.XML (Erläuterung des Dateinamens: siehe Anzeige-Version der Update-Info)! Pro Meldegrund wird eine separate XML-Datei erstellt. KomCenter Das neu gestaltete KomCenter (bisher: InfoCenter) bietet Ihnen u.a. die Möglichkeit, ELStAM-Meldungen zu senden, abzuholen, zu verarbeiten und Versand-Informationen anzuzeigen! Die im Folgenden genannten Verzeichnisangaben sind Unterverzeichnisse zum Datenverzeichnis des SBS Lohn plus. - ELSTER-Server - Schaltfläche senden/abholen Die Schaltfläche senden/abholen ist nur aktiv, wenn der Benutzer die Team-Nr. 0 oder das Sonder-Teamrecht ELStAM senden/abholen (ID Benutzerstamm/Passwörter; Register Benutzer, Seite 3) besitzt. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 10 von 30

11 Über diese Schaltfläche öffnet sich ein Übertragungsfenster mit 3 Registern: Register ELStAM-Versand In diesem Register sind alle Dateien ersichtlich, die im Verzeichnis..\ELSTER\EM\AUSGABE stehen. Über die Schaltfläche Senden werden die Ausgabedateien in das offizielle XML-Format umgewandelt, verschlüsselt und an die Rechenzentren der Finanzverwaltungen versendet. War der Versandvorgang erfolgreich, wird in der Spalte Status versendet angezeigt. Die versendeten XML-Dateien werden im Verzeichnis..\ELSTER\EM\VERSENDET gespeichert. Hinweis: Der Arbeitgeber bzw. Datenübermittler muss in regelmäßigen Abständen die monatlichen Änderungslisten von der ELStAM-Datenbank abrufen. Kommt er seiner Pflicht nicht nach, wird der Abruf angemahnt. Änderungslisten werden jeden Monat neu erzeugt, auch wenn sich keine Lohnsteuerabzugsmerkmale geändert haben! Register ELStAM-Abholung Über die Schaltfläche Abholen des Registers ELStAM-Abholung laden Sie vorhandene ELStAM-Rückmeldungen von den ELStAM-Servern herunter. Die Funktion entschlüsselt die XML-Dateien und stellt sie im Verzeichnis..\ELSTER\ER\AKTUELL ab. Die heruntergeladenen Dateien werden auf dem Bildschirm angezeigt. Register Fehler-Archiv Das Register Fehler-Archiv hat informativen Charakter! In diesem Verzeichnis werden evtl. Fehler angezeigt, die beim Versand- bzw. Abholvorgang aufgetreten sind. - Rückmeldedateien - Schaltfläche verarbeiten Die Schaltfläche verarbeiten ist nur aktiv, wenn der Menüpunkt Elektronische Rückmeldungen (ID 790) nicht über den Rechte-Ausschluss (ID 061) gesperrt wurde und Dateien zur Verarbeitung bereit stehen. Vor dem Einlesen der ELStAM in den SBS Lohn plus erfolgt die Identifikation der Firma und des Arbeitnehmers anhand der Steuernummer des Arbeitgebers und der Steuer-ID des Arbeitnehmers. a) Firma und Arbeitnehmer können identifiziert werden! Konnte der Arbeitnehmer ermittelt werden, werden die ELStAM automatisch in den SBS Lohn plus eingelesen und vorrangig zu den LStAM im Personalstamm (ID 122; Register Steuer/BG, Seite 1) berücksichtigt. Beachten Sie, dass die LStAM durch das automatische Einlesen der ELStAM nicht verändert werden! Sie haben ab dieser Version grds. nur noch informativen Charakter (s.o.). Beachten Sie auch die Rückmelde-Protokolle! b) Firma und/oder Arbeitnehmer können nicht identifiziert werden. Konnte der Arbeitnehmer nicht ermittelt werden, wird der Datensatz in einer Übergangsdatei geparkt. Die nicht identifizierbaren Datensätze werden unter einer Datensatz-ID protokolliert. Über den neuen Menüpunkt Transfer ELStAM-Meldungen (ID 858) können Sie die Datensätze einsehen und nach manueller Identifikation transferieren. Beachten Sie hierzu die ausführlichen Erläuterungen im Kapitel ELStAM - Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM - Rückmeldungen des Fachteil-Handbuchs. Nach der erfolgreichen Verarbeitung im SBS Lohn plus werden die ELStAM-Rückmeldedateien im Verzeichnis..\ELSTER\ER\VERARBEITET abgestellt. Rückmeldungen, die z.b. wegen technischen Fehlern nicht verarbeitet werden konnten, landen im Verzeichnis..\ELSTER\ER\FEHLER. Durch das Einlesen von ELStAM-Rückmeldungen werden in der Standard-Erfassung (ID 135) ggf. automatisch Vormonate aufgerollt (Korrekturkette). Bei noch nicht abgerechneten Arbeitnehmern erfolgt die Vormonatskorrektur im aktuellen Monat. Bei bereits abgerechneten Arbeitnehmern wird die Korrekturkette im Folgemonat erstellt. Hinweis: Alle ELStAM-Rückmeldungen im Verzeichnis..\ELSTER\ER (und den Unterverzeichnissen) werden unverschlüsselt gespeichert. Wenn Sie einem Anwender des SBS Lohn plus keinen Zugriff auf diese Daten gewähren möchten, muss das Verzeichnis..\ELSTER\ER (inkl. der Unterverzeichnisse) über die Benutzerrechte von Windows gesperrt werden. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 11 von 30

12 Besonderheit: Rückmeldung von Frei- und Hinzurechnungsbetrag Im ELStAM-Verfahren wird zukünftig - abweichend zum Papierverfahren - innerhalb einer ELStAM-Rückmeldung für einen Arbeitnehmer ggf. ein Steuerfreibetrag und ein Hinzurechnungsbetrag zurückgemeldet. Die Verrechnung der beiden Beträge muss der Arbeitgeber vornehmen. Bisher war das Finanzamt für die Verrechnung zuständig. Die Verrechnung führt das Programm automatisch bei der Brutto-Nettolohn-Berechnung durch. Im Lohnkonto wird der verrechnete Betrag gespeichert. Elektronische Rückmeldungen (ID 790) Der Menüpunkt Elektronische Rückmeldungen wurde neu gestaltet und um die Verarbeitung von ELStAM-Rückmeldungen ergänzt. Zur automatischen Verarbeitung von ELStAM-Rückmeldungen: siehe Punkt KomCenter (s.o.)! Versand-Wiederholung (ID 530) Dieser Menüpunkt wurde um die ELStAM-Dateien ergänzt. Beachten Sie, dass in der Option Dateiname die vollständige 29-stellige ELStAM-Dateibezeichnung (s.o.) inklusive der Extension.XML angegeben werden muss. Die Dateibezeichnung entnehmen Sie dem ELStAM-Ausgabe-Protokoll (ID 856). Monatswechsel Ein Monatswechsel in den nächsten Abrechnungsmonat ist nur möglich, wenn für alle Beschäftigten einer Firma ELStAM-Meldungen aufgebaut und ausgegeben wurden! Die Prüfung erfolgt erstmalig ab dem Monatswechsel von Januar auf Februar 2013, sofern die Firma ab Januar 2013 am ELStAM-Verfahren teilnimmt. Automatik (ID 319) Die Menüpunkte ELStAM-Aufbau (ID 847), ELStAM-Listen (ID 848) und ELStAM-Ausgabe-Protokolle (ID 856) können Sie bei Bedarf in Ihre Automatikgruppen integrieren. Die ELStAM-Ausgabe (ID 855) kann nicht in die normale Auswertungs- Automatik aufgenommen werden, da die Ausgabe erst erfolgen darf, wenn alle Datensätze korrekt und vollständig sind. Die ELStAM-Ausgabe kann - wie die SV-Ausgabe-Menüpunkte - in der Konsolidierungsautomatik aufgenommen werden. Archivierung Die Protokolle des ELStAM-Aufbaus (ID 847), der ELStAM-Ausgabe (ID 855) sowie die ELStAM-Listen (ID 848) werden standardmäßig automatisch archiviert. Jahresendlauf (ID 313) Da die Steuerfreibeträge zukünftig im Rahmen der monatlichen Änderungslisten an die Arbeitgeber zurückgemeldet und dementsprechend die Lohnkonten aktualisiert werden, werden die Steuerfreibeträge in den Personalstammdaten daher bei keinem Jahresendlauf mehr gelöscht! ELStAM-Anzeige (ID 857) Über den Menüpunkt ELStAM-Anzeige lassen sich schnell die Inhalte aller zurückgemeldeter ELStAM in optisch aufbereiteter Form und sortiert nach den Kalenderjahren auf dem Bildschirm darstellen. Zudem können Sie über die ELStAM-Anzeige in Ausnahmefällen für einzelne Arbeitnehmer ELStAM-Meldungen erneut ausgeben oder manuelle ELStAM-Meldungen erzeugen. Beachten Sie hierzu unbedingt die ausführlichen Beschreibungen im Kapitel ELStAM - Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM - Auswertungen des Fachteil-Handbuchs. Mehrfachbeschäftigung / SV-Rückmeldeverfahren Bis 2011 mussten bei mehrfachbeschäftigten Arbeitnehmern die Entgelte aus den anderen versicherungspflichtigen Beschäftigungen (= Fremdentgelte) manuell im Personalstamm/Lohnkonto hinterlegt werden. Anhand dieser Angaben wurden im SBS Lohn plus die anteiligen SV-Beitragsbemessungsgrenzen berechnet, die bei Ihrer SV-Beitragsberechnung zu berücksichtigen waren. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 12 von 30

13 Seit 2012 übernimmt die Krankenkasse die Mitteilung der Fremd- bzw. Gesamtentgelte - und zwar in 2 Schritten: - Seit für mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer in der Gleitzone! - Ab zusätzlich auch für Arbeitnehmer, deren Entgelt die SV-Beitragsbemessungsgrenzen übersteigt (im Folgenden: BBG-Überschreiter)! Bereits seit müssen für versicherungspflichtige Arbeitnehmer mit mehreren beitragspflichtigen Einnahmen (z.b. versicherungspflichtige Mehrfachbeschäftigung, beschäftigte Altersrentner) monatlich verschiedene SV-Beitragsberechnungsinformationen per GKV-Monatsmeldung an die Arbeitnehmer-Krankenkassen gemeldet werden. Ab 1/2013 kommt eine neue Angabe hinzu, die Sie noch vor der Januar-2013-Abrechnung bei den betroffenen Arbeitnehmern in den Personalstamm einpflegen müssen: das Regelmäßige Jahresentgelt (ID 122; FI 752)! Bei Arbeitnehmern, die in der Gleitzone beschäftigt sind und die weitere beitragspflichtige Einkünfte beziehen, ist das Regelmäßige Jahresentgelt eine Pflichtangabe. Zum Regelmäßigen Jahresentgelt gehören alle laufenden und einmaligen, sv-pflichtigen Lohn-/Bezugsarten, auf die der Arbeitnehmer einen rechtlichen oder vertraglichen Anspruch hat und die regelmäßig (monatlich/jährlich) bezahlt werden. Es handelt sich - wie der Name schon sagt - um ein Jahresentgelt, wobei der vorzutragende Betrag vorausschauend zu ermitteln ist, d.h., wenn Sie beim Arbeitnehmer das Regelmäßige Jahresentgelt vortragen, sind der aktuelle und die kommenden 11 Monate zu betrachten. Sobald rechtlich/vertragliche Änderungen eintreten (z.b. Entgelterhöhungen), muss auch der Betrag im Personalstamm angepasst werden. Die GKV-Monatsmeldungen werden im SBS Lohn plus automatisch durch die Kennziffer 1 im Personalstamm-Feld Weitere beitr.pfl. Einkünfte (FI 696) ausgelöst, die auch ins Lohnkonto geschrieben wird und über die Stammdaten-Vormonatskorrekturen editierbar ist. Die Krankenkassen sammeln diese Informationen, werten sie aus und melden den Arbeitgebern mit sogenannten Krankenkassen-Meldungen Folgendes zurück: für Mehrfachbeschäftigte in der Gleitzone (Krankenkassen-Meldung mit Fach-Datenbaustein Gleitzone / DBGZ) - SV-pflichtiges Gesamtentgelt laufend aus allen Beschäftigungen - SV-pflichtiges Gesamtentgelt einmalig aus allen Beschäftigungen - SV-Tage (aus der Beschäftigung mit der höchsten SV-Tageszahl) für mehrfachbeschäftigte BBG-Überschreiter (Krankenkassen-Meldung mit Fach-Datenbaustein Beitragsbemessungsgrenze / DBBG) - KV-pflichtiges Gesamtentgelt laufend aus allen Beschäftigungen - RV-pflichtiges Gesamtentgelt laufend aus allen Beschäftigungen - AV-pflichtiges Gesamtentgelt laufend aus allen Beschäftigungen - KV-pflichtiger Teil einer Einmalzahlung, die im SBS Lohn plus abgerechnet wurde - RV-pflichtiger Teil einer Einmalzahlung, die im SBS Lohn plus abgerechnet wurde - AV-pflichtiger Teil einer Einmalzahlung, die im SBS Lohn plus abgerechnet wurde - Rechtskreis RV/AV Die zurück gemeldeten Informationen müssen bei der SV-Beitragsberechnung vorrangig vor den entsprechenden Angaben im SBS Lohn plus berücksichtigt werden, da die Krankenkassen-Meldungen als elektronische Verwaltungsakte gelten! Bitte beachten Sie: Beide Krankenkassen-Meldungen sind Reaktionsmeldungen auf Ihre GKV-Monatsmeldungen. Das hat zur Folge, dass es bei mehrfachbeschäftigten Arbeitnehmern permanent zu Korrektur-Abrechnungen kommen kann und wird! Was heißt das für Ihre Abrechnung? Allgemein Die GKV-Monatsmeldungen werden - wie bereits oben erwähnt - monatlich vom SBS Lohn plus erstellt und im Rahmen des SV-Meldeverfahrens zusammen mit den übrigen SV-Meldungen über das KomCenter (früher: InfoCenter) versendet (Schaltflächen senden/abholen). Die Bezeichnung der Schaltfläche sagt es schon: Das Versenden von SV-Meldedateien erfolgt in einem Arbeitsgang mit dem Abholen von SV-Rückmeldedateien jeglicher Art. Zu den SV-Rückmeldedateien gehören auch die Krankenkassen- Meldungen. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 13 von 30

14 Die SV-Rückmeldedateien müssen zuerst über die KomCenter-Schaltfläche verarbeiten (im Bereich SV-Meldeverfahren) verarbeitet werden. Im Rahmen des Krankenkassen-Meldeverfahrens heißt verarbeiten, dass die Inhalte der Krankenkassen-Meldungen in die interne Datei LOMK-xxx bzw. LMKxxxxx (xxx/xxxxx = Firmen-Nr.) eingelesen werden, deren Inhalte bei der Brutto-Nettolohn-Berechnung automatisch berücksichtigt werden (s.u.). Die GKV-Monatsmeldungen enthalten u.a. ein Aktenzeichen Verursacher. Dieses Aktenzeichen wird vom SBS Lohn plus automatisch bestückt und enthält die Firmen-Nr., die Personal-Nr. und Ihre SBS-Kunden-Nr. Die Krankenkassen- Meldungen enthalten das gleiche Aktenzeichen, über das der Arbeitnehmer bei der o.g. Verarbeitung identifiziert wird. Sollte eine Krankenkassen-Meldung keiner Personal-Nr. zugeordnet werden können (z.b. weil eine Krankenkassen- Meldung nicht als Reaktion auf die GKV-Monatsmeldung, sondern auf Veranlassung der Krankenkasse verschickt wird), wird sie bei der Verarbeitung in die interne Datei LODO-000 eingelesen. Hierbei wird eine Datensatz-ID vergeben, die Sie dem Verarbeitungsprotokoll entnehmen können. Öffnen Sie nicht identifizierte Datensätze unter Vorgabe der jeweiligen Datensatz-ID im Menüpunkt Transfer SV-Datenmeldungen (ID 837) und ordnen Sie die Datensätze den korrekten Personalnummern zu. Hierbei wird der Datensatz von der Datei LODO-000 in die Datei LOMK-xxx bzw. LMKxxxxx verschoben und wie oben erwähnt bei der Brutto-Nettolohn-Berechnung automatisch berücksichtigt. Alle SV-Rückmeldedateien haben auf jeden Fall ein Gültig-ab-Datum und evtl. auch ein Gültig-bis-Datum. D.h., die Informationen aus einer Krankenkassen-Meldung gelten für jeden Abrechnungsmonat, der in deren Gültigkeitszeitraum fällt. Hat eine Krankenkassen-Meldung z.b. nur ein Gültig-ab-Datum, gelten deren Informationen solange, bis eine Ende-Meldung kommt. Bzgl. der Berücksichtigung der Informationen aus einer verarbeiteten SV-Rückmeldedatei gilt: - Liegt das Gültig-ab-Datum in der Vergangenheit oder entspricht es dem aktuellen Abrechnungsmonat wird die Abrechnung des betroffenen Arbeitnehmers sofort korrigiert, sofern er im aktuellen Abrechnungsmonat noch nicht brutto-netto-berechnet ist. wird das Datum in das nicht manuell editierbare Personalstamm-Feld Vormonatskorrekturen bis (Register SV, Seite 5) geschrieben. In diesem Fall werden die Datensatz-Informationen berücksichtigt, sobald der Arbeitnehmer das nächste Mal in der Standard-Erfassung angesprochen wird: Das könnte im laufenden Monat sein. Davon ist jedoch abzuraten, wenn schon Zahlungsträger erstellt wurden, weil der Datensatz-Inhalt die Zahlbeträge verändern kann. auf jeden Fall jedoch im nächsten Monat. In beiden Fällen wird automatisch eine Vormonatskorrekturkette erzeugt, wenn das Gültig-ab-Datum in der Vergangenheit liegt. - Liegt das Gültig-ab-Datum in der Zukunft, wird die Krankenkassen-Meldung erst ab dem Abrechnungsmonat berücksichtigt, der dem Gültig-ab-Datum entspricht.!!! Wir möchten Sie bereits an dieser Stelle auf Folgendes hinweisen: Das Krankenkassen-Meldeverfahren ist sehr unausgereift, vor allem das Verfahren bei den mehrfachbeschäftigten BBG-Überschreitern. Wenn Sie bei den betroffenen Personenkreisen die SV-Beitragsberechnung und die dazugehörigen sv-pflichtigen Entgelte nicht (mehr) nachvollziehen können, prüfen Sie über den Menüpunkt Anzeige KK- Meldungen (ID 838) zuerst, ob es für den/die betroffenen Abrechnungsmonat/e Krankenkassen-Meldungen gibt. Falls ja, werden die zurück gemeldeten Entgelte im Rahmen der SV-Beitragsberechnung vorrangig zu den tatsächlich erfassten Entgelten berücksichtigt. Die Unzulänglichkeiten im Krankenkassen-Meldeverfahren sind den beteiligten Verbänden bekannt. Wir wurden bereits darüber informiert, dass der Krankenkassen-Meldedatensatz DBBG für die BBG-Überschreiter schon jetzt in der Überarbeitung für das Kalenderjahr 2014 ist! Mehrfachbeschäftigte in der Gleitzone (mit [BSP]) Bei mehrfachbeschäftigten Arbeitnehmern in der Gleitzone tragen Sie die Summe der laufenden sv-pflichtigen Entgelte aus den anderen Beschäftigungen (Fremdentgelt) grds. nur im Personalstamm-Feld Entgeltsumme RV/AV grk (Register SV, Seite 4) vor. Evtl. Einmalbezüge lassen sich nur direkt in der Standard-Erfassung (Schaltfläche Diverses, Register Mfb, Feld Fremd-Einmalzahlungen - Niedriglohnsektor) erfassen. Sowohl das laufende als auch das einmalige Fremdentgelt werden monatlich ins Lohnkonto übernommen. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 14 von 30

15 Gibt es für einen Abrechnungsmonat eine Krankenkassen-Meldung mit dem Fach-Datenbaustein DBGZ, wird das Fremdentgelt durch Subtraktion des im SBS Lohn plus erfassten Entgelts vom gemeldeten Gesamtentgelt ermittelt. Die manuell erfassten Fremdentgelt-Angaben werden in diesem Fall ignoriert, aber nicht überschrieben! Sobald es für einen Abrechnungszeitraum keinen DBGZ (mehr) gibt, wird wieder das manuell vorgetragene Fremdentgelt berücksichtigt. In diesem Fall ist zu prüfen, ob der Arbeitnehmer überhaupt noch mehrfachbeschäftigt ist. Falls nicht, müssen die manuellen Fremdentgelt-Angaben gelöscht werden. Darüber hinaus sind die zurück gemeldeten SV-Tage im Rahmen der Ermittlung einer ggf. anteiligen abgesenkten beitragspflichtigen Einnahme vorrangig vor den SV-Tagen im SBS Lohn plus. Bis auf die per Krankenkassen-Meldung gelieferten Berechnungsfaktoren hat sich am eigentlichen Berechnungsweg der abgesenkten beitragspflichtigen Einnahme - außer der neuen Gleitzonen-Formel - nichts geändert! Mehrfachbeschäftigte BBG-Überschreiter (mit [BSP]) Bei mehrfachbeschäftigten Arbeitnehmern, deren Entgeltsumme aus allen versicherungspflichtigen Beschäftigungen mindestens die Beitragsbemessungsgrenze eines Sozialversicherungszweiges, in dem Versicherungspflicht besteht, übersteigt, tragen Sie die Summe der laufenden sv-pflichtigen Entgelte aus den anderen Beschäftigungen (Fremdentgelt) grds. in den Personalstamm-Feldern Entgeltsumme KV/PV, Entgeltsumme RV/AV grk und Entgeltsumme RV/AV ark (Register SV, Seite 4) vor. Beachten Sie bzgl. der Höhe der vorzutragenden Entgelte unbedingt die F1-Feldhilfen! Die Beträge werden monatlich ins Lohnkonto übernommen. Gibt es für einen Abrechnungsmonat eine Krankenkassen-Meldung mit dem Fach-Datenbaustein DBBG, werden - im Rahmen der Berechnung der anteiligen Beitragsbemessungsgrenzen die gemeldeten laufenden Entgelte berücksichtigt; hierbei sind folgende Besonderheiten zu beachten: Liegt die Entgeltsumme in einem Versicherungszweig unter der Vollmonats-BBG, wird für diesen Versicherungszweig keine anteilige BBG berechnet; es gilt die Vollmonats-BBG. In Teilmonaten erfolgt bei der Anteilsberechnung keine Hochrechnung der Teilentgelte auf Vollmonatsentgelte. Gilt im SBS Lohn plus die besondere Knappschafts-RV-BBG, wird keine anteilige BBG berechnet. Erfolgt die RV-Abwicklung im SBS Lohn plus über eine Berufsständische Versorgungseinrichtung, wird keine anteilige BBG berechnet. - die vom SBS Lohn plus ermittelten beitragspflichtigen Einmalbezüge durch die gemeldeten Einmalbezüge, die von den Krankenkassen berechnet wurden, ersetzt. Dies führt insbesondere zur folgenden Problematik: Einmalbezüge bleiben künftig grds. zunächst einmal beitragsfrei! Warum ist das so? Sie haben eine zu berücksichtigende Krankenkassen-Meldung (DBBG). In dieser Meldung wurde Ihnen das laufende sv-pflichtige Gesamtentgelt aus einem Monat gemeldet, in dem es noch keinen Einmalbezug gab. Aus diesem Grund sind die Einmalbezugsfelder in der Meldung auf 0,00. 0,00 ist jedoch ein gültiger Wert und kann vom Programm nicht ignoriert werden, da ein Einmalbezug ja auch tatsächlich beitragsfrei sein kann, da bereits das laufende Entgelt über der BBG liegt. Die tatsächliche Beitragsberechnung erfolgt also immer erst, wenn der beitragspflichtige Teil der Einmalzahlung per DBBG gemeldet wurde - also rückwirkend. Sicherlich erkennen Sie die Problematik (eine von vielen), sofern ein Arbeitnehmer austrat, bevor die Krankenkassen-Meldung über den beitragspflichtigen Teil aus dem Einmalbezug versendet wurde. Auf den zu zahlenden Beiträgen bleibt der Arbeitgeber sitzen, da ja lediglich rückwirkend Beiträge berechnet werden aber kein Entgelt mehr bezahlt wird. Die manuell erfassten Fremdentgelt-Angaben werden in diesem Fall ignoriert, aber nicht überschrieben! Sobald es für einen Abrechnungszeitraum keinen DBBG (mehr) gibt, werden wieder die manuell vorgetragenen Fremdentgelte berücksichtigt. In diesem Fall ist zu prüfen, ob der Arbeitnehmer überhaupt noch mehrfachbeschäftigt ist. Falls nicht, müssen die manuellen Fremdentgelt-Angaben gelöscht werden. Notlösung Vorab müssen wir Sie darauf hinweisen, dass die im Folgenden erläuterte Notlösung auch wirklich nur eine Lösung für Extremsituationen sein kann und grds. nur nach Rücksprache mit Ihrem Software-Hersteller und/oder betroffenen Krankenkassen angewendet werden sollte! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 15 von 30

16 Was können Sie tun, wenn das Krankenkassen-Meldeverfahren aus technischen Gründen versagt oder zu nicht akzeptablen Abrechnungen führt? Bis zur Version konnten Sie das Krankenkassen-Meldeverfahren komplett und abrechnungszeitraumübergreifend abschalten. Diese Möglichkeit besteht ab dem Abrechnungsmonat 1/2013 nicht mehr! Vielmehr wurde die Abschaltung verfeinert! Sie haben ab der Version und dem Abrechnungsmonat 1/2013 die Möglichkeit, die Berücksichtigung jedes einzelnen Fach-Datenbausteins des Krankenkassen-Meldeverfahren individuell und pro Abrechnungszeitraum zu deaktivieren. Hierzu gibt es im Personalstamm (ID 122) die Felder DBMM-Anwendung, DBMS-Anwendung, DBGZ-Anwendung und DBBG-Anwendung, die nur per Bearbeitungs-Code (Menü Bearbeiten) editierbar sind, beim Monatswechsel wieder in Grundstellung (= Berücksichtigung der Datenbausteine ab dem neuen Monat) gesetzt und bei einer evtl. Monatsrücksetzung aus dem Lohnkonto wiederhergestellt werden. Die Felder gibt es auch in der Stammdaten-Vormonatskorrektur (Register SV, Seite 3, Bereich DEÜV), so dass die Berücksichtigung der einzelnen Fach-Datenbausteine auch rückwirkend win- oder ausgeschaltet werden kann. Rechtliche und fachliche Änderungen Offizielle Konfessionskürzel Beim erstmaligen Programmstart wurden im Rahmen der Konvertierungen (ID 846) automatisch die offiziellen firmenstamm-bundeslandindividuellen Konfessionskürzel in den Personalstämmen und in der Bewerberverwaltung gespeichert. Diese Kürzel werden auch zukünftig im ELStAM-Verfahren zurückgemeldet. Für die Speicherung der offiziellen Konfessionskürzel stehen neue Felder zur Verfügung: - Personalstamm (ID 122): Konfession Arbeitnehmer und Konfession Ehegatte (FI 725 und 726) Bei der Konvertierung erhielt grds. jeder Arbeitnehmer die neuen Konfessionskürzel, vorausgesetzt im alten Feld KiSt-Schlüssel stand nicht der Kennwert 9 (= Ohne pauschale Kirchensteuer / Berufsgruppen 6/9/13). Arbeitnehmer mit den Berufsgruppen 6, 9 oder 13 und dem Kennwert 9 im alten Feld KiSt-Schlüssel erhielten im Feld Pauschale KiSt. den Kennwert 8 (= Ohne pauschale Kirchensteuer). Die Felder KiSt-Schlüssel, Konfession Ehegatte und Aufteilung sonstige KiSt wurden von der Maske entfernt! Beachten Sie, dass diese Felder nicht mehr über die Zukunftserfassung und über die Externe Schnellerfassung erfasst werden können. - Bewerberverwaltung (ID 647): Neues Feld Konfession (FI 49) - Lohnkonten-Stamm (ID 129) Folgende neue Anzeige-Felder stehen zur Verfügung (alle im Register Steuer/BG, Seite 2): Konfession Arbeitnehmer Konfession Ehegatte Kirchensteuer (lfd./sonstige Bezüge) - Arbeitnehmer Kirchensteuer (lfd./sonstige Bezüge) - Ehegatte Kirchensteuer (Abfindung/Bezüge für mehrere Kalenderjahre) - Arbeitnehmer Kirchensteuer (Abfindung/Bezüge für mehrere Kalenderjahre) - Ehegatte - Standard-Erfassung (ID 135) Stammdaten-Vormonatskorrektur Korrekturen der Konfession können in den neuen Feldern Konfession Arbeitnehmer und Konfession Ehegatte (Register Steuer/BG/SFN, Seite 1, Bereich ELStAM) vorgenommen werden. Die Felder Kirchensteuer-Schlüssel Arbeitnehmer und Konfession Ehegatte (Register Steuer/BG/SFN, Seite 2) wurden entfernt. - Aufnahme Lohnwerte (ID 094) Ein Vortrag der Konfession ist zukünftig über die neuen Felder Konfession Arbeitnehmer und Konfession Ehegatte (Register Steuer/BG/Kammer, Seite 1) möglich. Die Felder KiSt-Schlüssel und Konfession Ehegatte wurden entfernt! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 16 von 30

17 - Auswertungen In folgenden Auswertungen werden anstatt der bisherigen Kennwerte die neuen Konfessionskürzel gedruckt: Jahres-Lohnkonten (ID 373) Formular 3 (ID 531) Formular 5 (ID 670) Elterngeldbescheinigung (ID 708) Zwischenbescheinigung (ID 021) Neue SV-Unterbrechungsart Das Ende des Krankengeld-Bezugs wegen Erreichen der Höchst-Bezugsdauer nennt man Krankengeld-Aussteuerung! Dieses Endedatum wird Ihnen ggf. von der Arbeitnehmer-Krankenkasse mitgeteilt. Die neue SV-Unterbrechungsart 0012 (bzw. 3012) Arbeitslosengeld nach Krankengeld-Aussteuerung gibt es zusätzlich zu der bisherigen SV-Unterbrechungsart 1011 (bzw. 4011) Krankengeld-Aussteuerung. Die neue SV-Unterbrechungsart 0012 verwenden Sie im direkten Anschluss an die Krankengeld-SV-Unterbrechung, die mit 0011 (bzw. 3011; Krankengeld-Aussteuerung) endet, sofern der Arbeitnehmer ab dem Folgetag - also im direkten Anschluss an den Krankengeld-Bezug - Arbeitslosengeld erhält. Der Unterschied zur Anschluss-SV-Unterbrechungsart 1011 liegt darin, dass das sv-rechtliche Beschäftigungsverhältnis nicht noch einen Zeitmonat weiterbesteht, sondern mit dem letzten Tag des Krankengeldbezugs endet. Durch die neue 0012-Anschluss-SV-Unterbrechung wird der Arbeitnehmer zu diesem Tag mit dem Abgabegrund 30 abgemeldet. [BSP] Neue Länderschlüssel / -kennzeichen Am erlangte die Republik Südsudan ihre Unabhängigkeit von der Republik Sudan. Im Punkt 6 des Besprechungsergebnisses der SV-Spitzenverbände vom 14./ wurden folgende neue Länderschlüssel und Länderkennzeichen beschlossen, die ab dem zu verwenden sind: Länderschlüssel* Länderkennzeichen** - Sudan, Republik 277 SDN - Südsudan, Republik 278 SSD Die bisherigen Angaben Länderschlüssel* - Sudan 276 SUD Länderkennzeichen** dürfen für Abmeldungen und Stornomeldungen auch über den o.g. Zeitpunkt hinaus weiterhin verwendet werden. * für Staatsangehörigkeit und Geburtsland! ** für Nationalitätskennzeichen! Die Kennwert-Übersichten im SBS Lohn plus wurden entsprechend ergänzt; die bisherigen Angaben wurden aus diesen Übersichten entfernt. Bitte überarbeiten Sie Ihre Stammdaten falls erforderlich. Ausgabemonat für Jahresmeldungen Im 1. Halbjahr 2012 wurde uns auf einer Info-Veranstaltung der ITSG GmbH mitgeteilt, dass SV-Jahresmeldungen ab dem spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres abgegeben werden müssen - und nicht mehr wie bisher bis zum 15. April des Folgejahres. Diese Regelung sollte bereits für die 2012er-Jahresmeldungen gelten. Wir setzten dieses geplante Recht umgehend um! Offenbar wurde die Regelung jetzt jedoch noch verschoben. Unabhängig vom tatsächlichen Start des geplanten Rechts bleibt es im SBS Lohn plus bei der Änderung: SV-Jahresmeldungen werden ab der Version mit der Januar-Abrechnung erstellt und ausgegeben. Evtl. Korrekturen oder Märzklausel-Fälle in den Monaten Februar und März führen automatisch zu Korrekturen der SV-Jahresmeldungen. Die fixe Abgabefrist hat zur Folge, dass das Firmenstamm-Feld Jahresmeldungen in (Register SV, Seite 2) entfernt wurde. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 17 von 30

18 Überwachung der Dauer kurzfristiger Beschäftigungen Beschäftigungen, die von vornherein auf max. - 2 Monate (bei vollen Beschäftigungsmonaten) - 50 Arbeitstage (bei nicht vollen Beschäftigungswochen und -monaten) - 60 Kalendertage (bei vollen Beschäftigungswochen) pro Kalenderjahr befristet sind, sind unter bestimmten weiteren Voraussetzungen sozialversicherungsfrei, grds. unabhängig von der Höhe des Arbeitsentgelts. Die Einhaltung der o.g. Grenzwerte lässt sich nun überwachen - erstmalig ab dem Abrechnungsjahr Personalstamm (ID 122) Im neuen Feld Kurzfristig - Art (FI 728) geben Sie die mit dem Arbeitnehmer vereinbarte kurzfristige Beschäftigungsart an. Bei den Kennziffern 2 und 3 können Sie die u.g. neue Statistik in der Standard-Erfassung nutzen. Es lassen sich nur Arbeitnehmer mit der Personengruppe 110 (= Kurzfristig Beschäftigte) kennzeichnen. Im neuen Personalstamm-Feld Kurzfristig - Prüfung (FI 729) markieren Sie die Arbeitnehmer, bei denen zusätzlich im Rahmen des Brutto-Nettolohn-Prüflaufs die Einhaltung der o.g. Grenzwerte überwacht werden soll. Es lassen sich nur die Arbeitnehmer überwachen, die im o.g. neuen Feld Kurzfristig - Art mit der 2 oder 3 gekennzeichnet sind. - Lohnartenstamm (ID 120) Um die kurzfristigen Tage zählen und die Einhaltung der o.g. Grenzwerte überwachen zu können, muss eine Lohnart (auch statistische Lohnart) erfasst werden, deren Einheit im Faktor A oder B TAG lautet und die im neuen Feld Def. Kurzfristige Tage (FI 179) mit der 1 gekennzeichnet ist. Lautet die Einheit in einem der beiden o.g. Faktoren nicht TAG, kann die Lohnart nicht gekennzeichnet werden. Die Lohnart kann sowohl tageweise als auch kumuliert erfasst werden. [BSP + Muster-Lohnart] - Standard-Erfassung (ID 135) In der Statistik (Menü Bearbeiten Statistik oder Statistik-Symbol) gibt es das neue Register GfG - 110, in dem sich die o.g. Grenzwerte sowohl für das laufende Jahr als auch noch für das Vorjahr überwachen lassen. Das bisherige Register GfG, das der Entgelt-Überwachung bei geringfügig entlohnten Beschäftigungen dient, wurde umbenannt in GfG Die Kurzfristigen Tage, die im aktuellen Abrechnungsmonat erfasst werden (auch per Vormonatskorrektur), sind in dieser Statistik noch nicht enthalten. Der Wert Offen informiert Sie also über die im aktuellen Monat bis zum Jahresende noch zur Verfügung stehenden Kurzfristigen Tage. - Brutto-Nettolohn-Berechnung / Prüfhinweise (ID 330/332) Neben der Kontrollmöglichkeit in der Standard-Erfassung (s.o.) ist eine Prüfung im Rahmen der Brutto-Nettolohn- Berechnung geplant. Sobald die Prüfung umgesetzt ist, wird sie per Online-Update nachgeliefert. - Aufnahme Lohnwerte (ID 094) Bei einem Software- oder Mandanten-Wechsel im Laufe eines Kalenderjahres lassen sich die Kurzfristigen Tage die mit der vorherigen Software bzw. vom vorherigen Steuerberater abgerechnet wurden, im neuen Feld Kurzfristige Tage (Register SV, Seite 3) vortragen. Die vorgetragenen Tage werden in der Statistik und bei der Prüfung der Einhaltung der o.g. Grenzwerte berücksichtigt. Abweichende Versandadresse Ab dieser Version können Sie im Personalstamm eine Abweichende Versandadresse über die gleichnamige Schaltfläche (Register Basis, Seite 1) speichern. Sie haben die Möglichkeit die Adresse aus dem Personalstamm zu übernehmen, sodass nur die abweichenden Angaben erfasst werden müssen. Des Weiteren können Sie die Zustellanweisung c/o (englische Abkürzung für care of) angeben. Dies kann erforderlich sein, wenn z.b. für einen Versorgungsbezugsempfänger ein Betreuer bestellt wird, der die Post erhalten soll. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 18 von 30

19 Die abweichende Versandadresse wird vorrangig zu der Adresse aus dem Personalstamm in folgenden Arbeitnehmer- Auswertungen berücksichtigt: - ID Arbeitnehmer-Adressen - ID SV-AN-/AG-Bescheinigungen - ID Formular 3* - ID Formular 5 - ID LSt-AN-Bescheinigungen - ID Verdienstbescheinigungen** - ID Steuerfreie Bezüge - ID Empfangsbestätigungen Arbeitspapiere - ID AN-Flexibescheinigungen - ID AN-Bescheinigungen SoKa Zukünftig gilt die Steuerung der Namensdarstellung (Firmenstamm; FI 55) und der Anrede (Personalstamm; FI 124) für alle zuvor genannten Auswertungen. Eine evtl. Angabe im Personalstamm-Feld Versandschlüssel wird ab dieser Version ignoriert; das Feld wurde von der Maske entfernt (bisher im Register Ausdrucke/Automatik, Seite 1). Für den vorrangigen Druck der abweichenden Versandadresse mussten die Adressfenster der o.g. Auswertungen optisch überarbeitet werden. In den Menüpunkten... - ID Arbeitnehmer-Adressen - ID Formular 3* - ID SV-AN-/AG-Bescheinigungen - ID LSt-AN-Bescheinigungen - ID Verdienstbescheinigungen**... steht Ihnen ab sofort die neue Option Vermerke zur Verfügung. Die neue Option Adressfenster ermöglicht Ihnen den Druck der Firmennummer (F), der Personalnummer (P), der Stamm-Kostenstelle (K) und/oder des Stamm-Kostenträger (T) in folgenden Menüpunkten: - ID Formular 3* - ID SV-AN-/AG-Bescheinigungen - ID Verdienstbescheinigungen** * Die bisherige Option Adressfenster wurde entfernt! ** Die bisherige Option Zuordnung wurde entfernt! Des Weiteren wird die abweichende Versandadresse in folgenden Menüpunkten berücksichtigt: - ID Protokolle drucken - ID Protokolle löschen - ID Stammdaten löschen - ID Personalnummern auslagern - ID Personalnummern löschen - ID Personalnummern verschieben - ID LohnPortal Im Zuge der Realisierung der abweichenden Versandadresse wurden die Empfangsbestätigungen Arbeitspapiere (ID 674) optisch neu gestaltet: - Formular mit Adressfenster - Neue Option Adressfenster, Druck der Firmennummer (F), der Personalnummer (P), der Stamm-Kostenstelle (K) und/oder des Stamm-Kostenträger (T) - Neue Option Vermerke (für den Druck eines Vermerks im Adressfenster) - Entfernte Option Lohnsteuerkarte - Individueller Erklärungstext mit max. 6 Zeilen und jeweils max. 110 Zeichen (bisher: max. 10 Zeilen mit jeweils max. 60 Zeichen) Wenn Sie bisher einen individuellen Text gedruckt haben, müssen Sie ggf. die ASCII-Datei EBA00000.TXT (firmenübergreifend) bzw. EBAXXXXX.TXT (firmenindividuell) anpassen. Beachten Sie hierzu auch die Menühilfe! Beitragsnachweise für die DAK / BKK Gesundheit ab 2013 (Information ohne Gewähr) Die DAK (KK-Betriebs-Nr ) und die BKK Gesundheit (KK-Betriebs-Nr. West / Ost / ) fusionierten zum zur DAK Gesundheit (KK-Betriebs-Nr ). Alle genannten Krankenkassen-Betriebsnummern sind lt. Beitragssatz-Aktualisierungsdatei weiterhin aktiv. Wir wurden darüber informiert, dass von der DAK Gesundheit ab 1/2013 ein konsolidierter Beitragsnachweis unter der KK-Betriebs-Nr erwartet wird. Wenn Sie mit den genannten Krankenkassen zu tun haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit der DAK Gesundheit auf. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 19 von 30

20 Klären Sie bei dieser Gelegenheit auch gleich, ob die Verwendung der einheitlichen KK-Betriebs-Nr für alle SV-Verfahren gilt (z.b. DEÜV). Falls nicht, ist der folgende Lösungsvorschlag nicht umsetzbar und die DAK Gesundheit muss die Beitragsnachweise weiterhin in ihrem Haus konsolidieren. Wenn ab 1/2013 ein konsolidierter Beitragsnachweis erstellt werden soll, müssen Sie nach der Dezember und noch vor der Januar-2013-Abrechnung - in den Krankenkassen (ID 126) bei der BKK Gesundheit West (KK-Betriebs-Nr ) und bei der BKK Gesundheit Ost (KK-Betriebs-Nr ) im Feld Betriebs-Nr. gültig bis* den Monat 12/12 und im Feld Betriebs-Nr. Fusions-KK* die Betriebs-Nr der DAK Gesundheit speichern und danach - bei allen Arbeitnehmern, denen noch die BKK Gesundheit (KK-Betriebs-Nr. West / Ost / ) zugeordnet ist, im Personalstamm (ID 122; FI 40) die DAK Gesundheit (KK-Betriebs-Nr ) als neue AN-Krankenkasse hinterlegen. * Beide Krankenkassen-Felder sind nur über das Menü Bearbeiten Bearbeitungs-Code Betriebs-Nr. (Fusion) editierbar! Sozialausgleich Auch im Kalenderjahr 2013 startet der Sozialausgleich nicht, da der Durchschnittliche KV-Zusatzbeitrag vom Bundesministerium für Gesundheit (basierend auf einer Prognose des Schätzerkreises) für wie schon für auf 0,00 festgesetzt wurde. Das hat zur Folge, dass das Personalstamm-Feld Weitere beitr.pfl. Einkünfte (FI 696) nur dann auf 1 (bzw. auf 2) gesetzt werden sollte, wenn es sich bei den Einkünften um Arbeitsentgelt aus weiteren versicherungspflichtigen Beschäftigungen handelt. Erhält der Arbeitnehmer ausschließlich die in der F1-Hilfe genannten übrigen beitragspflichtigen Einnahmen, bleibt das Feld auf 0. Beispiele: Ein Arbeitnehmer enthält neben dem Entgelt aus der versicherungspflichtigen Beschäftigung, die Sie abrechnen - Entgelt aus einer versicherungspflichtigen Beschäftigung Feld Weitere beitr.pfl. Einkünfte = 1 - eine Rente aus der gesetzlichen Rentenversicherung Feld Weitere beitr.pfl. Einkünfte = 0 - Entgelt aus einer geringfügig entlohnten Beschäftigung Feld Weitere beitr.pfl. Einkünfte = 0 - Entgelt aus einer versicherungspflichtigen Beschäftigung und eine Rente aus der gesetzlichen Rentenversicherung Feld Weitere beitr.pfl. Einkünfte = 1 Allgemein KomCenter Das bisherige InfoCenter wird zum KomCenter (= Kommunikationscenter), das über die neue blaue K-Schaltfläche im Lohn-Menü rechts neben der Visitenkarte des Software-Betreuers oder über die Tasten-Kombination STRG+K manuell aufgerufen werden kann. Darüber hinaus wird das KomCenter beim Start des SBS Lohn plus automatisch geöffnet, sofern mindestens eine neue oder noch nicht gelesene Info-aktuell-Ausgabe und/oder mindestens eine noch nicht heruntergeladene Aktualisierungsdatei (Online-Update, SBS lohn.net) existiert. Die bisherigen Steuerungsmöglichkeiten bzgl. des Aufrufzeitpunkts des InfoCenters im Benutzerstamm wurden entfernt. Das KomCenter wird zu folgenden Zeitpunkten aktualisiert: - beim Programmstart - beim manuellen Aufruf - über das Aktualisierungssymbol (ineinander gedrehte grüne Pfeile) Das KomCenter hat eine neue Optik und neue Funktionen: - Es gibt ein Register Info aktuell und ein Register Archiv. Öffnet man eine Info-aktuell-Ausgabe, wird das Gelesen- Symbol (blauer Haken in weißem Kästchen) aktiv. Klickt man auf dieses Symbol, wird die Info-aktuell-Ausgabe ins Archiv verschoben. Klickt man auf das Zurück-Symbol (weißer Pfeil in blauem Kreis), bleibt die Info-aktuell-Ausgabe auch im gleichnamigen Register - mit der Folge, dass das KomCenter beim Programmstart immer wieder geöffnet wird. Die Gelesen-Funktion ist benutzerindividuell! - Das Drucker-Symbol ist nur in geöffneten Info-aktuell-Ausgaben aktiv! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 20 von 30

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