Von SAP R/3 zu mysap ERP: alter Wein in neuen Schläuchen?

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1 Von SAP R/3 zu mysap ERP: alter Wein in neuen Schläuchen? Hans Rupp // QBT Qualifizierung, Beratung, Technologiegestaltung HIER LESEN SIE: welche technischen Unterschiede zwischen der alten SAP-Version R/3 und dem neuen mysap ERP bestehen und welche Funktionen neu hinzugekommen sind welche neuen Funktionen aus Sicht der Belegschaftsvertretung besonders kritisch zu betrachten sind auf welche rechtlichen Grundlagen sich Betriebsund Personalräte stützen können, wenn es um die Regelungen neuer oder geänderter SAP-Funktionen geht welche Regelungsbereiche von besonders großer Bedeutung für die Interessenvertretung der betroffenen Arbeitnehmer sind SAP R/3 ist mittlerweile wohl den meisten Betriebs- und Personalräten ein Begriff. Es dürfte sogar schwer fallen, in Deutschland einen größeren Betrieb zu finden, der dieses Softwaresystem nicht einsetzt. Jetzt aber beginnt in immer mehr Unternehmen und Behörden der lange angekündigte Umstellungsprozess auf die neue SAP-Softwaregeneration mysap ERP. Das fordert von den betroffenen Belegschaftsvertretungen nicht nur entsprechende Kenntnisse, sondern auch gut begründete taktische und strategische Entscheidungen. SAP R/3 hat sich seit 1992, als dieses damals revolutionär anmutende, aus Bausteinen (Modulen) aufgebaute System offiziell auf den Markt kam, weltweit als die betriebswirtschaftliche Software vor allem für größere Unternehmen durchgesetzt und auch in öffentlichen Einrichtungen wird es immer mehr genutzt. Spätestens seit 2004/2005 ist allerdings klar, dass die Tage von SAP R/3 gezählt sind: Das offizielle Nachfolgesystem wurde bereits 2005 unter dem Namen mysap ERP vorgestellt. Zugleich teilte SAP seinen Kunden mit, dass die R/3- Version nun ein Auslaufmodell sei, und betonte dabei, dass es sich nicht nur um einen einfachen Versionswechsel handele, wie es in der Vergangenheit schon viele gab, sondern dass mit mysap ERP ein echter Generationswechsel bei der Software-Architektur eingeleitet werde: Das Paket mysap ERP sei eine ganz neue Produktfamilie. Was denn auch seinen Ausdruck darin findet, dass SAP seine Kunden zwingt, mit dem Umstieg auf mysap ERP einen neuen Softwarevertrag abzuschließen (statt nur, wie bisher, den bestehenden zu modifizieren). Die Gründe für diesen Schritt dürften vielfältig sein: Zum einen spielen sicher Marketing-Überlegungen eine Rolle (Klappern gehört auch bei SAP zum Handwerk), zum anderen gab es auch, wie man bei Hintergrundgesprächen mit SAP-Beratern heraushört, massiven Druck von großen internationalen Konzernen, endlich die mittlerweile immer stärker hervortretenden Mängel von SAP R/3 nicht nur zu flicken, sondern durch grundlegende Änderungen der Software-Architektur zu beseitigen. Stellt sich die Frage: Was ist denn nun das wirklich Neue bei mysap ERP? Ist 8 Computer und Arbeit 4/2007

2 (1) Netweaver Der bereits angesprochene NetWeaver fasst sämtliche SAP-Basisfunktionen und - Systemdaten zusammen und stellt sie zur Verfügung. Er ist damit die Basis der DatenmySAP ERP wirklich etwas ganz anderes als das am Ende viel gescholtene R/3 oder ist es doch nur alter Wein in neuen Schläuchen? Und: Was bedeutet das alles für die Beschäftigten und ihre Interessenvertretungen? Die neuen SAP-Konzepte Die SAP-Software sollte schon immer das Schweizer Offiziersmesser der betrieblichen Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) sein: Eine Firma, die R/3 einsetzte, brauchte nach Meinung von SAP daneben kaum noch andere Software für ihre zentralen betriebswirtschaftlichen Prozesse, sondern hatte so meinte jedenfalls SAP alles aus einer Hand. Das hat zwar schon bisher nicht gestimmt, aber mit mysap ERP gibt SAP dies jetzt auch ganz offiziell zu und macht es sogar zum Teil seines Konzepts: (1) Offenheit nach allen Seiten Was mit Blick auf den Alleinstellungsanspruch von SAP R/3 früher gar nicht nötig sein sollte, wird Konzept: Die Verbindung von mysap ERP zu Nicht-SAP-Programmen soll jetzt durch standardisierte allgemein verfügbare Schnittstellen erleichtert werden (z.b. der Datenaustausch mithilfe des systemübergreifenden Dateistandards XML). Realisiert werden soll das Ganze vor allem mit der NetWeaver-Technik aber dazu gleich noch mehr. (2) Service-orientierte Architektur Mit mysap ERP verspricht SAP nun, das Konzept einer service-orientierten Software- Architektur zu realisieren (bei SAP ESA oder neuerdings auch Enterprise- SOA genannt), womit unterschiedlichste Softwarefunktionen besonders schnell und flexibel bereitgestellt werden sollen Näheres zum SOA-Konzept ist im Artikel ab Seite 20 nachzulesen. Vieles von dem, was SAP hier verspricht, steht bisher zwar nur auf dem Papier und harrt noch seiner Realisierung, aber SAP betrachtet dieses Konzept insgesamt als strategisch entscheidendes Projekt für die Zukunft von mysap. Was das für die Mit- DIE RELEASE-STRATEGIE VON SAP Das zur Zeit noch von sehr vielen Firmen eingesetzte Release SAP R/3 4.6C lief offiziell Ende 2006 aus, kann allerdings im Rahmen der so genannten verlängerten Wartung (die dann mehr kostet) noch bis Ende 2009 betrieben werden. Das ebenfalls noch häufig genutzte SAP R/3-Release 4.7 (Enterprise) wird noch bis März 2009 normal und bis März 2012 im Rahmen der verlängerten Wartung betreut. Insofern besteht für die Firmen, die eine dieser R/3-Versionen einsetzen, kein Zwang, sofort auf mysap ERP umzustellen und in der Tat gehen, zumindest in Deutschland, die meisten Firmen die Umstellung durchaus gemächlich an. Allerdings hat SAP deutlich angekündigt, dass die heutigen R/3-Versionen zwar noch gewartet, aber nicht mehr inhaltlich weiterentwickelt werden es werden also nur noch Fehler beseitigt, aber keine neuen Funktionalitäten mehr entwickelt. Spätestens dann, wenn eine Firma neue Funktionen benötigt, ist sie also zum Umstieg auf mysap ERP gezwungen. arbeiter und die Belegschaftsvertretung genau bedeuten wird, welche Probleme, aber vielleicht auch welche Chancen damit verbunden sein werden, ist zur Zeit allerdings noch unklar um so genauer muss man diese Entwicklung verfolgen und frühzeitig angemessene Regelungen dafür finden. (3) mysap ERP als großer Werkzeugkasten mysap ERP ist noch viel weniger als das alte SAP R/3 eine Standardsoftware aus einem Guss. Bei der Vielzahl von nach Bedarf einsetzbaren, bausteinartig miteinander zu kombinierenden Komponenten und durch die noch größere Anpassbarkeit der einzelnen Funktionen wird es in Zukunft kaum noch zwei Firmen geben, deren mysap- Installationen auch nur einigermaßen identisch sind. (4) Auswertungen der Daten als Basis der Unternehmensstrategie SAP betont in ihren Prospekten besonders stark die vielfach verbesserten Auswertungsmöglichkeiten der im System gespeicherten betriebswirtschaftlichen Daten, die auch Grundlage für strategische Unternehmensentscheidungen sein sollen. Seinen praktischen Ausdruck findet diese Philosophie darin, dass die Komponente Business Warehouse (siehe Schmitz/ Stockhofe: Das SAP-Business-Warehouse in CF 4/05) in die Basis von mysap integriert ist. Das heißt im Klartext, dass so gut wie alle in einem Unternehmen vorhandenen Daten in einem gemeinsamen Daten- Lagerhaus gespeichert sind und miteinander in Verbindung gebracht werden können. Die entscheidende Frage für die Belegschaftsvertretung wird deshalb in Zukunft sein, wie sie einerseits verhindern kann, dass der Arbeitnehmerdatenschutz (und andere Interessen der Mitarbeiter) darunter leiden und wie sie andererseits die verbesserten Auswertungsmöglichkeiten aktiv für ihre eigenen Bedürfnisse und ihre eigene Politik einsetzen kann. Alte und neue Komponenten Wenn im Zusammenhang mit mysap ERP von neuen Komponenten die Rede ist, heißt das nicht unbedingt, dass es diese Komponenten bisher überhaupt noch nicht gab: Es gibt zwar einige wirklich neue Komponenten, oft haben sie aber auch schon bisher existiert, eventuell nur unter einem anderen Namen oder als separates Produkt. Hier zunächst ein kurzer (vereinfachter) Überblick über die mysap ERP-Komponenten, ehe wir dann einige davon näher betrachten: Computer und Arbeit 4/2007 9

3 verarbeitung in mysap ERP und umfasst viele teils neue, teils bisher bereits existierende Komponenten. (2) Module/Bausteine Dazu gehören die schon aus SAP R/3 bekannten Module, wie z.b. FI (Finanzen), MM (Materialwirtschaft) oder HR (Human Resources, Personalwirtschaft), jetzt umbenannt in HCM. Offiziell soll es diese Module eigentlich gar nicht mehr geben, stattdessen spricht SAP lieber von Softwarefunktionalitäten (in den Dokumentationen zu mysap ERP allerdings tauchen die Modulnamen nach wie vor auf). Neben den aus R/3 bekannten Modulen sind aber wie schon gesagt auch neue Funktionalitäten in mysap ERP enthalten. Alles zusammen gliedert sich nunmehr wie folgt: Financials (Finanzwesen, u.a. mit den R/3-Modulen FI, AM, CO, TR); Operations (Logistik, u.a. mit den R/3- Modulen MM, PP, PM); Human Capital Management/HCM (Personalwirtschaft, mit dem R/3-Modul HR); Corporate Services (Unternehmensdienstleistungen wie z.b. Reisemanagement oder Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitsschutz-Management, u.a. mit den R/3-Modulen FI-TV, EHS); Analytics (Datenauswertungen, mit den R/3-Reports und dem Business Warehouse). Übergreifend zu diesen Fachkomponenten sind in mysap auch die in SAP R/3 bereits enthaltenen Self Services massiv ausgebaut. Mitarbeiter und Manager sollen damit über eine Internet-ähnliche Bedienung auch ohne SAP-Kenntnisse auf die für sie wichtigen Informationen aus dem mysap-system zugreifen können. Insgesamt ist mysap ERP im Vergleich zu R/3 weitaus vielfältiger geworden und bietet eine Reihe neuer Funktionen. Die Belegschaftsvertretung wird also in ihrer zu überarbeitenden SAP-Betriebs-/Dienstvereinbarung genau festlegen müssen, für welche der zum Einsatz kommenden (neuen) Funktionen welche (alten) Regelungen gelten sollen. Der NetWeaver in mysap ERP Der NetWeaver ist in mysap ERP das eigentlich Neue. Dieser Netzweber ersetzt und beinhaltet die bisherige R/3- Basiskomponente (BC), umfasst aber auch Übersicht zu den NetWeaver-Komponenten NetWeaver-Komponente Web Application Server (WAS) und die Basiskomponente (BC) Business Warehouse (BW) mit Business Intelligence (BI) Enterprise Portal (EP) Mobile Infrastructure (MI) Solution Manager, Funktionen Master Data Management (MDM) Exchange Infrastructure (XI) entsprechende SAP-R/3-Komponente(n) WAS und BC waren bisher bereits Teil von SAP R/3 bisher ein eigenständiges SAP-System, das separat in R/3 installiert und als eigenes Produkt vermarktet wurde bisher als eigenständiges SAP-Produkt nicht in R/3 integriert bisher in SAP R/3 nicht vorhanden war bisher bereits Teil von SAP R/3 bisher in SAP R/3 nicht vorhanden SAP-spezifische Schnittstellen wie z.b. BAPI, RFC, idoc oder ALE Anmerkung WAS ist eine Technik, um Geschäftsprozesse internetfähig zu machen und muss zusammen mit den BC-Grundfunktionen immer genutzt werden, unabhängig davon, welche fachlichen Aufgaben durch mysap bearbeitet werden sollen. BW/BI ist ein einheitlicher Datenspeicher mit umfassenden Auswertungsmöglichkeiten für Unternehmensentscheidungen. Durch die Integration in den NetWeaver wird die Nutzung der Daten erleichtert, ohne dass dafür separate Kosten anfallen. Das BW kann nach wie vor als separates System betrieben werden. Das EP bietet einen Internet-ähnlichen Zugang zu den Unternehmensdaten (einschließlich Zusammenarbeits- und Wissensmanagement-Funktionen). Die Nutzung ist nicht zwingend. Das EP ist auch weniger eine fertige Software-Komponente als vielmehr ein Baukasten, mit dessen Hilfe eine Firma sich ihr spezifisches EP zusammenstellen kann. MI ist kein fertiges Produkt, sondern eher eine Sammlung von Werkzeugen und Schnittstellen, um mobile Geräte (Handys, PDAs, RFID-Leser usw.) mit mysap zu verbinden. Der Solution Manager ist eine Werkzeugsammlung vor allem für die Verwaltung (Administration) des WAS und der Basisfunktionen, sowie für den Einführungsprozess von mysap. Das MDM dient vor allem der Zusammenführung und Vereinheitlichung von Stammdaten aus verschiedenen SAP- und Nicht-SAP-Systemen. Die XI ist kein fertiges Produkt, sondern eher eine Sammlung von Werkzeugen und standardisierten Schnittstellendefinitionen, um auf diese Weise Nicht-SAP-Programme untereinander und mit mysap ERP zu verbinden. 10 Computer und Arbeit 4/2007

4 eine ganze Reihe weiterer Komponenten. Die Tabelle auf Seite 10 gibt dazu einen Überblick. Bezogen auf die Funktionen des Net- Weavers sind für die Belegschaftsvertretung vor allem zwei Punkte besonders wichtig: (1) Das bisher technisch von SAP R/3 völlig getrennte Business Warehouse (BW) ist jetzt voll und ganz in den NetWeaver und damit in mysap integriert. Da mit Hilfe des BW auch mitarbeiterbezogene Daten ausgewertet werden können, muss in den entsprechenden Betriebs- und Dienstvereinbarungen klargestellt werden, ob das BW für die Speicherung und Bearbeitung von Mitarbeiterdaten überhaupt genutzt werden darf, und wenn ja, müssen die Details dazu klar geregelt werden (siehe Schmitz/ Stockhofe: Das SAP-Business-Warehouse in CF 4/05). (2) Die Exchange Infrastructure (XI) des NetWeaver spiegelt die neue Philosophie von mysap wieder: Sie soll es den Firmen ausdrücklich erleichtern, Nicht-SAP- Software mit der SAP-Software zu verbinden. SAP geht sogar noch einen Schritt weiter: Firmen sollen XI auch dann einsetzen, wenn sie außer XI keine andere SAP- Software nutzen, um so Programme der unterschiedlichsten Hersteller untereinander zu verbinden. (Was für das Marketing von SAP natürlich eine schöne Vorstellung ist: SAP als zentrale Spinne im Netz der betrieblichen IKT ob die Kunden davon ebenso begeistert sein werden, bleibt allerdings abzuwarten.) Deshalb muss die Belegschaftsvertretung in Zukunft dem Thema Schnittstellen zu Nicht-SAP-Programmen noch größere Aufmerksamkeit widmen und diese Verbindungen bei Bedarf detailliert regeln, vor allem natürlich dann, wenn mitarbeiterbezogene Daten ausgetauscht werden sollen. Personalwirtschaft von HR zu HCM Die bisherige, auf Personalverwaltung fokussierte Sicht wird abgelöst durch eine gestaltende und ganzheitliche Betrachtungsweise. So preist SAP ihre neue Lösung für die Personalwirtschaft an. Was sich im alten Modul HR (Human Resources = Produktionsmittel Mensch) von SAP R/3 schon angedeutet hat, soll jetzt massiv ausgebaut werden: die Personalwirtschaft als strategische Komponente der Unternehmensführung, die weit mehr leistet als nur Löhne und Gehälter auszurechnen und Arbeitszeiten zu verwalten. Natürlich kann HCM (Human Capital Management = Management des menschlichen Kapitals ) auch das monatliche Entgelt abrechnen und die Arbeitszeiten der Mitarbeiter verwalten. Alle aus HR bekannten Komponenten sind in mehr oder weniger unveränderter Form auch in HCM enthalten. Und viele Firmen werden ihre HCM-Nutzung wohl auch zunächst darauf beschränken (Employee Transaction Management = Personalmanagement). Aber HCM will und bietet mehr: Die Personalentwicklung der vorhandenen und die Gewinnung neuer Mitarbeiter sollen massiv unterstützt werden (Employee Life-Cycle Management = Management des Lebensablaufs als Arbeitnehmer). Außerdem ist die Bewerberverwaltung (= E-Recruiting = elektronische Arbeitnehmer-Rekrutierung) wesentlich erweitert worden. Stärker als bisher soll die Personaleinsatzplanung unterstützt werden, um z.b. schnell ein Projektteam mit den richtigen Mitarbeitern zusammenstellen zu können (Workforce Deployment, englisch: workforce = Arbeitskraft, deployment = Einsatzplanung). Auch soll die Arbeit der Personalabteilungen dadurch rationalisiert werden können, dass ein Teil ihrer Aktivitäten auf die Mitarbeiter und die Vorgesetzten selbst verlagert wird. Die Self Services werden deshalb massiv ausgebaut, so dass z.b. Mitarbeiter Änderungen ihrer Personalstammdaten über das Intranet selbst eingeben oder Vorgesetzte auf dem gleichen Weg Informationen über die ihnen unterstellten Mitarbeiter selbst und direkt abrufen können (Service Delivery, englisch: delivery = Zufluss, Anlieferung). Die Belegschaftsvertretung muss deshalb genau prüfen, welche dieser (und weiterer) HCM-Funktionen eingesetzt werden sollen und sie muss die dafür geeigneten Regelungen finden und vereinbaren. Vor allem, wenn es nicht nur um die klassischen Funktionen wie Entgeltabrechnung oder Zeitwirtschaft geht, wird dies Kreativität erfordern, denn die Einsatzbedingungen in den Betrieben und Behörden sind höchst unterschiedlich und konkrete Erfahrungen gibt es noch kaum. Auch deshalb sollte sich jede Belegschaftsvertretung immer wieder die Frage stellen, ob sie einige der HCM-Funktionen nicht auch selbst aktiv für ihre Aufgaben nutzen könnte. Was sich nicht wesentlich geändert hat Obwohl mysap ERP als völlig neues Produkt vermarktet wird, gibt es doch eine ganze Reihe zentraler Konzepte und Komponenten, die sich nicht oder nicht wesentlich geändert haben: mysap benutzt nach wie vor als Grundbausteine Transaktionen (Datenverarbeitungsvorgänge) und Reports (Datenauswertungen), die alle in ABAP, der alten SAP-eigenen Programmiersprache, erstellt werden. Längerfristig sollen allerdings immer mehr Reports durch die Funktionen des Business Warehouse ersetzt werden. Die Elemente des Berechtigungskonzepts (wer darf mit welchen Rechten auf welche Daten zugreifen?) haben sich nicht geändert: Es gibt, wie schon bei R/3, Berechtigungsobjekte, aus denen dann Berechtigungen, Profile und Benutzer- Rollen (welche Rechte werden für welche Aufgaben benötigt?) gebildet werden. Je nach Modul werden also dieselben Berechtigungsobjekte wie bei R/3 verwendet werden, in manchen Fällen (z.b. in HCM) kommen aber noch welche hinzu. Wie schon in SAP R/3 werden immer noch viele Aktivitäten der SAP-Benutzer standardmäßig protokolliert, weitere Protokolle können bei Bedarf zugeschaltet werden. Auch mysap nutzt für die üblichen betrieblichen Anwendungen das sogenannte SAP-GUI, die schon von R/3 her bekannte auf Windows beruhende Bedienungsoberfläche. Die Möglichkeit, SAP mithilfe eines Internet-Browsers zu bedienen (die es ansatzweise auch schon in R/3 gab), spielt für die innerbetrieblichen Anwendungen keine große Rolle. Computer und Arbeit 4/

5 Kurze Zwischenbilanz Alles in allem kann man also sagen: mysap ERP ist nichts völlig Neues, aber auch nicht nur neu abgefüllter alter Wein. Mit mysap greift SAP die Kritik vor allem großer internationaler Konzerne an R/3 auf und versucht, durch neue Konzepte und Komponenten deren Bedürfnissen gerecht zu werden wobei manches davon erst auf dem Papier steht und noch nicht wirklich realisiert ist. Jede Belegschaftsvertretung sollte jedenfalls sehr genau und kritisch hinterfragen, was in ihrem Bereich von mysap ERP wirklich eingesetzt werden wird. Auch wird es in Zukunft noch weniger als bisher möglich sein, von einem SAP- Standardprodukt zu sprechen. Und demzufolge wird mysap ERP auch nicht durch eine in allen Firmen gleiche Vereinbarung geregelt werden. Nur durch eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung, die möglichst genau auf die tatsächlich eingesetzten Komponenten von mysap abgestimmt ist, können die Rechte sowohl der Mitarbeiter also auch der Belegschaftsvertretung gesichert werden. Und die Belegschaftsvertretung wird die Weiterentwicklung von mysap ERP auch künftig immer weiter kritisch begleiten müssen denn mysap ERP ist weit mehr noch als SAP R/3 ein Werkzeugkasten, den SAP nach und nach mit immer mehr Werkzeugen füllen wird. Beteiligungsrechte der Belegschaftsvertretung Bei der Umstellung von SAP R/3 auf mysap ERP werden zahlreiche Informations-, Beratungs- und Mitbestimmungsrechte der Belegschaftsvertretung berührt, und jeder Arbeitgeber ist gut beraten, diese auch zu respektieren sonst könnte sich schnell herausstellen, dass das Projekt und damit auch die Terminplanung für die Umstellung ins Stocken gerät, weil sich die Belegschaftsvertretung wegen mangelhafter Einbindung gezwungen sieht, das Ganze zunächst einmal zu blockieren. Die Tabelle unten zeigt eine Zusammenfassung der wichtigsten Rechte von Betriebs- und Personalräten. Dabei kann aus Platzgründen auf die spezifischen Rechte der Personalräte in den einzelnen Bundesländern nicht gesondert eingegangen werden, diese Rechte unterscheiden sich aber in den meisten Fällen von den entsprechenden Regelungen im BetrVG oder BPersVG nicht oder nur geringfügig. Empfehlungen zur Vorgehensweise Bevor man sich Gedanken darüber machen kann, was die Umstellung auf mysap ERP für die Beschäftigten und den Betrieb bedeutet, braucht man ausreichende Informationen darüber, was der Arbeitgeber konkret plant. Bekanntlich ist diese Information eine Bringschuld des Arbeitgebers. Das heißt, der Arbeitgeber müsste eigentlich unaufgefordert die Belegschaftsvertretung rechtzeitig und umfassend über alle möglichen Aspekte des geplanten Umstellungsprozesses informieren. Die Praxis sieht allerdings häufig anders aus: Teilweise bekommt die Belegschaftsvertretung überhaupt keine Informationen Übersicht zu den Beteiligungsrechten nach BetrVG und BPersVG Informationsrecht 80 Abs Abs. 1 BetrVG BPersVG Anmerkung 68 Abs. 2 umfassende und rechtzeitige Information durch den Arbeitgeber, auch über Aspekte, die nicht der Mitbestimmung unterliegen Beratungsrecht 90 Abs Abs. 5 vor allem wichtig bei geplanten Veränderungen der Arbeitsorganisation (z.b. im Zusammenhang mit der SOA-Philosophie) Mitbestimmung bei Verhaltens-/Leistungskontrolle Mitbestimmung bei der ergonomischen Software-Gestaltung Mitbestimmung bei der Qualifizierung Mitbestimmung bei der Arbeitsorganisation Mitbestimmung bei Arbeitszeitverlängerung 87 Abs. 1 Nr Abs. 3 Nr. 17 die technische Möglichkeit zur Kontrolle genügt, um das Mitbestimmungsrecht auszulösen 87 Abs. 1 Nr Abs. 3 Nr event. auch 76 Abs. 2 Nr. 5+7 zur Software-Ergonomie gehören neben der Gestaltung der Bedienungsoberfläche z.b. auch die Antwortzeiten des Systems 96 bis Abs. 3 Nr. 7 der Betriebsrat hat umfassende Mitbestimmung über alle Details von Qualifizierungsmaßnahmen, der Personalrat kann nur bei der Auswahl der Teilnehmer mitbestimmen 76 Abs. 2 Nr. 5+7 dieses spezielle Personalratsrecht setzt ein, sowie man mysap als Maßnahme zur Hebung der Arbeitsleistung und als grundlegend neue Arbeitsmethode betrachtet 87 Abs. 1 Nr Abs. 3 Nr. 1 setzt vor allem dann ein, wenn im Rahmen der SAP-Einführung bei der Projektarbeit Überstunden erforderlich werden 12 Computer und Arbeit 4/2007

6 oder wenn sie informiert wird geschieht dies völlig oberflächlich. Deshalb hat es sich seit vielen Jahren bewährt, dass die Belegschaftsvertretung, wenn sie denn erfährt, dass eine Umstellung geplant oder schon im Gange ist, einen möglichst umfassenden Katalog von Fragen zusammenstellt, in dem alle für sie und die Beschäftigten wichtigen Aspekte angesprochen werden. Diesen Katalog sollte man dem Arbeitgeber schriftlich vorlegen und ihn auffordern, die darin enthaltenen Fragen innerhalb einer angemessenen Frist (ca. zwei Wochen) schriftlich zu beantworten. Diese schriftlichen Antworten bilden dann zusammen mit entsprechenden Projektdokumenten die Grundlage für die weitere Beratung und Vorgehensweise der Belegschaftsvertretung (siehe dazu den Fragenkatalog rechts). Wenn einigermaßen klar ist, was der Arbeitgeber plant, sollte die Belegschaftsvertretung eine gründliche Zieldiskussion führen: Was soll auf jeden Fall verhindert werden? Was soll auf jeden Fall zugunsten der Beschäftigten erreicht werden? Für eine solche Zieldiskussion sind keine sonderlich tiefgehenden SAP-Fachkenntnisse erforderlich. Deshalb sollte die Diskussion auch nicht nur wie oft üblich im IT-Ausschuss der Belegschaftsvertretung, sondern mit dem ganzen Gremium geführt werden. Denn Ergebnis der Diskussion sollte eine Strategie der Belegschaftsvertretung zur SAP-Umstellung sein, und diese Strategie muss in die Politik der Belegschaftsvertretung insgesamt eingebettet sein. Dabei sollte auch beraten werden, dass die Belegschaftsvertretung sich einen Sachverständigen zu ihrer Unterstützung holt (wie dies die Arbeitgeber bei einer anstehenden Umstellung oder Einführung von mysap praktisch ausnahmslos immer machen). Zunächst wird man allerdings sachkundige Arbeitnehmer (z.b. den Projektleiter) anfordern müssen. Sowie die Belegschaftsvertretung aber den Eindruck hat, auf diesem Weg nicht ausreichend objektiv und umfassend genug informiert werden, kann und muss sie beschließen, VORSCHLAG FÜR EINEN FRAGENKATALOG: Warum wird auf mysap ERP überhaupt umgestellt? Warum gerade jetzt? Wurden Alternativen dazu geprüft? Wie sieht das geplante technische Konzept aus? Sollen neue Funktionalitäten von mysap ERP, die bisher noch nicht vorhanden waren, genutzt werden? Wenn ja, welche? Wie sieht die aktuelle Projektplanung (Projektstruktur, Zeitplan etc.) aus? Welche Risiken beinhaltet das Projekt und wie soll ihnen begegnet werden? Welche Auswirkungen wird die neue Software auf die heutigen SAP-Anwender und anderen Beschäftigten haben? Inwieweit ist eine Qualifizierung der späteren Anwender von mysap ERP erforderlich? Wie soll der Datenschutz der Beschäftigten bei mysap ERP gewährleistet werden? Ist der betriebliche Datenschutzbeauftragte in das Projekt eingebunden? Wie groß wird die Mehrbelastung der Beschäftigten, die unmittelbar in das Umstellungsprojekt einbezogen sind, voraussichtlich sein? Mit welchen Maßnahmen soll dieser Mehrbelastung entgegengewirkt werden, um eine mögliche Überlastung zu verhindern? Werden für den Umstellungsprozess auch externe Berater eingesetzt? Welche Kosten (unterschieden nach Einmal- und laufenden Kosten) entstehen für die Umstellung selbst und dann später für den laufenden Betrieb? (Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.) einen externen Berater zu engagieren. Über diesen Beschluss muss sie sich dann mit dem Arbeitgeber beraten, insbesondere was die Auswahl des Sachverständigen und die zu erwartenden Kosten betrifft. Gerade bei einem so weitreichenden und komplexen Thema wie einer SAP-Einführung, sollte die Belegschaftsvertretung aber nicht davor zurückschrecken ihren Sachverständigen notfalls auch mit Gerichtshilfe durchzusetzen. Wenn die Ziele festgelegt wurden, kann ein Ausschuss oder eine Arbeitsgruppe der Belegschaftsvertretung einen Entwurf für eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung formulieren. Wenn es bisher noch keine Vereinbarung zu SAP gab, muss man natürlich eine komplette Vereinbarung entwerfen. In vielen Fällen jedoch gibt es bereits eine Regelung zum Einsatz von SAP R/3, so dass man die bis jetzt geltende Vereinbarung dann nur überarbeiten und ergänzen muss. Dabei sollte man auch die mit der alten Vereinbarung gemachten Erfahrungen kritisch prüfen und Konsequenzen daraus ziehen. Auf keinen Fall aber sollte man eine R/3-Vereinbarung einfach nur umschreiben, indem man die Namen der Programme austauscht. Dafür enthält mysap ERP zu viele neue Möglichkeiten, und es gilt deshalb, in der neuen Vereinbarung klarzustellen, welche dieser Möglichkeiten genutzt und welche bis auf weiteres nicht genutzt werden dürfen. Ist die Vereinbarung dann ausgehandelt und unterschrieben (siehe dazu auch die folgenden Artikel ab Seite 14), sollte sie auch in die Praxis umgesetzt werden denn wozu macht man sonst überhaupt eine Vereinbarung? Die Belegschaftsvertretung sollte sich auch gründlich überlegen, wie sie technisch und organisatorisch kontrollieren kann, ob die Vereinbarung auch eingehalten wird (dazu wird es in einer der nächsten CuA-Ausgaben einen ausführlichen Artikel geben). Und da sich mysap ERP mit ziemlicher Sicherheit in den nächsten Jahren noch massiv verändern wird (zum einen dadurch, dass die Firma neue Funktionalitäten, auf die sie bisher verzichtet hat, irgendwann auch nutzen will, zum anderen, weil viele Teile von mysap ERP bisher noch Baustel- Computer und Arbeit 4/

7 len sind, die nach und nach von SAP ausgebaut und den Kunden zur Verfügung gestellt werden), muss die Belegschaftsvertretung darauf achten, dass die Vereinbarung zu mysap ERP auch entsprechend weiterentwickelt wird (siehe dazu auch den Artikel ab Seite 16). Autor Hans Rupp ist Dipl.-Mathematiker/Informatiker und selbstständiger Technologieberater für Betriebsund Personalräte, einer seiner Tätigkeitsschwerpunkte ist Beratung/Schulung zum Thema SAP; QBT Qualifizierung, Beratung, Technologiegestaltung, Friedrich-Merz-Straße 32, Groß-Bieberau, fon , Lexikon Bedienungsoberfläche (englisch: graphical user interface, GUI) der Teil der Software, der für den Anwender sichtbar ist und mit dem er direkt arbeitet Business Warehouse (englisch: business = Geschäft/Unternehmen, warehouse = Lagerhaus) SAP-System zur Zusammenfassung und schnellen Auswertung sehr großer Datenmengen unterschiedlicher Herkunft und unterschiedlicher Formate Internet-Browser (englisch: browse = blättern, durchsuchen) Software zum Aufsuchen und Betrachten von Inhalten im World-Wide-Web (WWW), dem größten und bekanntesten Teil des Internet Intranet auf ein Unternehmen oder eine Organisation beschränktes Computernetzwerk, das auf der Basis der Internettechnik arbeitet Enterprise Resource Planning, ERP (englisch: enterprise = Unternehmen, resource = Arbeitsmittel, planning = Planung) Begriff für umfassende betriebswirtschaftliche Softwarepakete, die in der Regel aus Bausteinen bestehen (z.b. Finanzbuchhaltung, Materialwirtschaft, Produktionsplanung/-steuerung, Personalabrechnung und -verwaltung) Release (englisch: Veröffentlichung, Version) im Gegensatz zu Update (Aktualisierung) bezeichnet Release eine gravierende Erweiterung/Verbesserung einer Software SAP (Systems, Applications, Products) Weltmarktführer bei betriebswirtschaftlicher Unternehmens- Software mit Sitz in Walldorf; die Produkte SAP und neu mysap sollen nach Anpassung an die Kundenbedürfnisse so gut wie alle Datenverarbeitungsaufgaben von Unternehmen und Behörden abdecken Schnittstelle Verbindungsstelle zwischen zwei IKT-Systemen (Hard-/Software) über die Daten ausgetauscht werden können Self-Service (englisch: self = selbst, service = Dienstleistung) von Beschäftigten, Kunden oder anderen Endverbrauchern selbst übernommene Arbeiten, die üblicherweise von Unternehmen, Behörden oder Spezialabteilungen als Dienstleistungen erledigt wurden (z.b. Bearbeitung eines Urlaubsantrags oder einer Wohnortanmeldung) XML, Extensible Markup Language (englisch: extensible = ausdehnbar, markup = Auszeichnung, language = Sprache) Möglichkeit, standardisierte Dokumentenformate zu definieren, die vor allem im Internet-Umfeld genutzt wird (z.b. für die Erstellung von Web-Seiten) Mögliche Auswirkungen von mysap ERP auf die Beschäftigten Hans Rupp // QBT Qualifizierung, Beratung, Technologiegestaltung Wie sich die Umstellung von SAP R/3 nach mysap ERP auf die Beschäftigten auswirkt, hängt von vielen Faktoren ab und wird deshalb von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein. Entscheidend ist vor allem, wie der Arbeitgeber den Versionswechsel gestaltet: Findet nur eine so genannte technische Umstellung statt, d.h. wird im Wesentlichen das bisherige R/3 auf mysap ERP umgestellt, ohne dass neue Funktionalitäten zum Einsatz kommen oder wird die Umstellung zum Anlass einer umfassenden Reorganisation der Geschäftsprozesse genommen, um dann auch viele neue Funktionalitäten von mysap ERP zu nutzen? Bei einer wirklich nur rein technischen Umstellung von SAP R/3 auf mysap ERP werden die Auswirkungen auf die SAP- Benutzer häufig nur gering sein: Die Bedienung hat sich nicht geändert, und auch funktional ist im großen und ganzen alles gleich geblieben allerdings ist nicht ausgeschlossen, dass bei einzelnen Abläufen oder Reports im Detail neue Funktionen hinzugekommen sind oder sich vorhandene Funktionen geändert haben. Deshalb muss die Belegschaftsvertretung in jedem Fall genau nachfragen, was sich wie ändern wird. Solche fachlichen Änderungen haben zwar häufig keinen Einfluss auf die Inhalte geltender Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, aber sie können dazu führen, dass die betroffenen Benutzer zunächst entsprechend qualifiziert werden müssen. Leistungs- und Verhaltenskontrolle Werden allerdings im Zuge der Umstellung komplette betriebliche Prozesse neu gestaltet, kann dies umfangreiche Auswirkungen auf die Benutzer (und vielleicht sogar auf die übrigen Beschäftigten, die mysap ERP gar nicht selbst nutzen, deren Daten aber darin gespeichert sind) haben: Denn wenn zusätzliche Mitarbeiterdaten gespeichert und verarbeitet werden, hat dies Auswirkungen auf die Möglichkeiten der Verhaltens- oder Leistungskontrolle und berührt massiv den Datenschutz der Mitarbeiter. Pauschal kann man sagen, dass sich mit mysap ERP die Möglichkeiten der Verhaltens- oder Leistungskontrolle auf keinen Fall vermindert, eher noch erhöht haben, und dass es noch schwieriger als bei R/3 ist, einen ausreichenden Datenschutz zu gewährleisten. Qualifizierung Je mehr sich ändern wird, desto umfangreicher muss die Qualifizierung der SAP- Benutzer ausfallen. Dabei darf nicht nur das Wissen für die Bedienung neuer Funktionen oder Transaktionen vermittelt werden, sondern es muss auch geprüft werden, ob das fachliche Wissen der Benutzer für ihre neuen oder geänderten Aufgaben ausreicht. Mit neuen Funktionen kann nämlich auch eine Veränderung der Tätigkeit eines Benutzers verbunden sein, und dafür muss er eventuell noch zusätzlich auch fachlich fortgebildet werden. Gebrauchstauglichkeit Im Zusammenhang mit der Software- Ergonomie stellt sich immer auch die Frage, ob mysap ERP mit seinen neuen Funkti- 14 Computer und Arbeit 4/2007

8 onen gebrauchstauglich ist, das heißt: ob der Benutzer mit diesen Funktionen seine Arbeitsaufgaben vollständig, ohne unnötige Arbeitsschritte oder sonstige Beeinträchtigungen erledigen kann. Die Software-Ergonomie und Gebrauchstauglichkeit ( Usability) bei R/3 war häufig schon schlecht, und sie wird bei mysap ERP nicht automatisch besser. Organisation und Rationalisierung Wenn die neuen Funktionalitäten von mysap ERP verstärkt zum Einsatz kommen (z.b. die Verbindung zum Intranet/Internet oder die Verbindung zu Nicht-SAP- Programmen), wird sich häufig auch die Arbeitsorganisation verändern. Das heißt: Die Verantwortung für bestimmte Tätigkeiten und Aufgaben kann sich verschieben, Arbeitsabläufe können sich ändern usw. (siehe dazu auch den folgenden Artikel ab Seite 16). Gerade die für SAP neue SOA-Philosophie (siehe Artikel ab Seite 20) kann dazu wesentlich beitragen. Bei solchen Änderungen der Arbeitsorganisation gibt es dann häufig sowohl Gewinner als auch Verlierer unter den Beschäftigten. Allerdings ist das oft nicht auf Anhieb sichtbar, da die Auswirkungen vor allem langfristig und schleichend eintreten werden. Natürlich soll mysap auch zur weiteren Rationalisierung beitragen die durch die neuen Funktionalitäten erhofften Kosteneinsparungen (z.b. durch Self Services) werden für viele Arbeitgeber ein Argument für ihre Einführung sein. Ob aus der Hoffnung auch wirklich Realität wird, überprüft dann in der Regel niemand mehr das war schon bei R/3 nicht anders. Dennoch dürfte es wie bereits bei der R/3-Einführung die große Ausnahme sein, dass solche Rationalisierungseffekte zu betriebsbedingten Kündigungen führen. Der Einführungsprozess belastet immer die Beschäftigten! Unabhängig von den Auswirkungen, die mysap ERP im laufenden Betrieb haben wird, ist die Frage, was der Einführungsprozess der neuen Software selbst bedeutet. Auch eine nur rein technische Umstellung von SAP R/3 auf mysap ERP ist in der Regel ein umfangreiches Projekt. In dieses Projekt, das sich häufig über mehrere Monate hinzieht, sind immer auch zahlreiche Beschäftigte als sogenannte Keyuser (SAP-Benutzer mit besonders umfangreichen Erfahrungen oder speziellen Kenntnissen) eingebunden sind. Vor allem diese Beschäftigten werden stark belastet, und es besteht die Gefahr, dass sie im Laufe des Projekts sogar massiv überlastet werden. Deshalb sollte die Belegschaftsvertretung rechtzeitig prüfen, welche zeitlichen Belastungen auf diese Mitarbeiter zukommen und mit dem Arbeitgeber Maßnahmen vereinbaren, um eine drohende Überlastung von vornherein zu verhindern. In jedem Fall müssen natürlich auch bei einem solchen Projekt die bestehenden Regelungen zur Arbeitszeit, die gemäß Arbeitszeitgesetz, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung gelten (z.b. das Verbot, mehr als 10 Stunden pro Tag zu arbeiten), eingehalten werden. Autor Hans Rupp ist Dipl.-Mathematiker/Informatiker und selbstständiger Technologieberater für Betriebsund Personalräte, einer seiner Tätigkeitsschwerpunkte ist Beratung/Schulung zum Thema SAP; QBT Qualifizierung, Beratung, Technologiegestaltung, Friedrich-Merz-Straße 32, Groß-Bieberau, fon , Lexikon Report (englisch: Darstellung) Auswertung von Datenbeständen meist in Listenform Self-Service Seite 14 Software-Ergonomie menschengerechte Gestaltung der Softwarenutzung; dazu gehören sich selbst erklärende Arbeitsabläufe, Robustheit gegen Fehlbedienungen oder klare Rückmeldungen über Arbeitsstände ebenso wie z.b. eine gute Lesbarkeit von Bildschirmanzeigen Usability (englisch: Gebrauchstauglichkeit) gehört mit zur Software-Ergonomie und meint, dass eine Software auch tatsächlich für die Arbeitsabläufe tauglich sein sollte, für die sie entwickelt wurde (was nicht selbstverständlich ist); zur Usability-Überprüfung sind standardisierte Verfahren erarbeitet worden, mit denen jede Software getestet werden sollte Computer und Arbeit 4/