Update Sage Personalwirtschaft

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1 Update Sage Personalwirtschaft Inhalt Sage Software GmbH HINWEISE ZUR INSTALLATION ZEITPUNKT FÜR DIE UPDATEINSTALLATION DATENBANK SICHERN INSTALLATION DER NEUEN VERSION INSTALLATION DES SERVICE PACK 4 FÜR MS SQL SERVER HINWEIS ZUR NEU-ERSTELLUNG VON DATENBANKEN AKTUELLE SYSTEMANFORDERUNGEN ALLGEMEINES BETRIEBSYSTEME UND SOFTWARE SYSTEMVORAUSSETZUNGEN DATENBANKSERVER SYSTEMVORAUSSETZUNGEN CLIENT - PC NETZWERK SYSTEMVORAUSSETZUNGEN MITARBEITERPORTAL 8 2 MODULÜBERGREIFENDE FUNKTIONALITÄTEN AUSWERTUNGEN FÜR DIE VERÖFFENTLICHUNG IM MITARBEITERPORTAL ALLGEMEINES TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN ABLAUF DER VERÖFFENTLICHUNG VON AUSWERTUNGEN AUSWAHL DER ZU VERÖFFENTLICHENDEN AUSWERTUNGEN ABONNEMENT DER BERICHTE IM MITARBEITERPORTAL ERZEUGEN UND FREIGEBEN DER AUSWERTUNGEN ANSEHEN DES BERICHTES IM MITARBEITERPORTAL BESONDERHEITEN BEI DER VERÖFFENTLICHUNG VON ARBEITNEHMERBERICHTEN ZUSÄTZLICHE EINSTELLUNGEN FÜR DIE VERÖFFENTLICHUNG VON BERICHTEN HISTORIE DER VERÖFFENTLICHTEN BERICHTE NEUERUNGEN IM GENEHMIGUNGSWESEN ALLGEMEINES EINSTELLUNGEN FÜR GRUPPENSTRUKTUR, DEREN LEITER UND MITGLIEDER EINSTELLUNGEN FÜR BENACHRICHTIGUNGEN EINSTELLUNGEN FÜR DAS GENEHMIGUNGSWESEN (SERVER, PASSWORTE USW) NEUANLAGE VON STRUKTUREN UND ORGANISATIONSEINHEITEN BEARBEITEN VON ORGANISATIONSEINHEITEN AUSWERTUNGEN ZUR GENEHMIGUNGSSTRUKTUR MASSENANLAGE VON BENUTZERN ALLGEMEINES ABLAUF DER MASSENANLAGE START DER MASSENANLAGE AUSWAHL DER BENUTZERTYPS DOMÄNENAUSWAHL (NUR NT-NUTZERANLAGE) SCHEMADEFINITION DES NT-BENUTZERNAMENS ZUORDNEN DER BENUTZER ZU DEN ARBEITNEHMERN RECHTE VERGEBEN AUFBAU DES BENUTZERNAMENS BEI SQL-NUTZERANLAGE PASSWORTDEFINITION (NUR SQL-NUTZERANLAGE) MANDANTEN- UND ARBEITNEHMERAUSWAHL (NUR SQL-NUTZERANLAGE) ART DER RECHTEVERGABE START DER ANLAGE UND PROTOKOLL PASSWORT ÄNDERN EXPORTGENERATOR ASSISTENTENGESTÜTZTE ERSTELLUNG VON AUSWERTUNGEN BERICHTSFILTER FÜR DIE AUSWERTUNGEN DES EXPORTGENERATORS VERWENDEN ANZEIGE DER EIGENEN AUSWERTUNGEN IN DER MENÜSTRUKTUR WEITERE ÄNDERUNGEN IM EXPORTGENERATOR WIEDERVORLAGEN MANUELL EINGEGEBENE WIEDERVORLAGEN PER VERSENDEN ÄNDERUNGEN IN DER BENUTZERVERWALTUNG 29 3 ÄNDERUNGEN IN DER PERSONALABRECHNUNG ABRECHNUNG DER PRIVATNUTZUNG VON FIRMEN PKW 30

2 3.1.1 ALLGEMEINES EINGABE DER FAHRZEUGDATEN AUSWAHL DER BERECHNUNGSMETHODE BESONDERHEITEN BEI DER ABRECHNUNG VON FIRMEN PKW ABRECHNUNG UND ÜBERGABE AN DIE FINANZBUCHHALTUNG RÜCKWIRKENDE ÄNDERUNGEN BEI DER ABRECHNUNG VON FIRMEN PKW VORGEHENSWEISE BEI UNTERBRECHUNG DER BESCHÄFTIGUNG AUSWERTUNGEN AUFTEILUNG AUF VERSCHIEDENE UNTERNEHMENSZWEIGE FÜR DIE BERUFSGENOSSENSCHAFT ALLGEMEINES NEUERUNGEN BEI DER DATENEINGABE ALPHANUMERISCHE TARIFSTELLEN GETRENNTE AUSWEISUNG DER WEIBLICHEN UND MÄNNLICHEN MITARBEITER BEI DEN BRUTTOWERTEN DIE ANTEILIGE JAHRESGRENZE BERÜCKSICHTIGEN ABRECHNUNG DER BETRIEBLICHEN ALTERSVORSORGE ALLGEMEINES VERTRAGSARTEN FÜR GRUPPENVERTRÄGE ARBEITNEHMERBEZOGENE ÜBERWEISUNGSKENNZEICHEN FÜR GRUPPENVERTRÄGE BERÜCKSICHTIGUNG VON UNTERBRECHUNGEN BERECHNUNG PROZENTUALER BEITRÄGE PARALLELE ABRECHNUNG MEHRERER ALTERSVORSORGEVERTRÄGE MINDERUNG DES ZVK-BRUTTOS FÜR DIE SOZIALKASSEN DES BAUGEWERBES KONTENMODIFIKATION FÜR BEITRÄGE ZUR BETRIEBLICHEN ALTERSVORSORGE NEUES LOHNKONTO ALTERSVORSORGE SOZIALVERSICHERUNG KEINE WIEDERHOLUNG DER ERMITTLUNG DER VORAUSSICHTLICHEN BEITRAGSSCHULD ZAHLUNGSTERMIN FÜR VERSORGUNGSBEZÜGE OPTIONALE EDITIERMÖGLICHKEIT DER BERECHNUNGSGRUNDLAGE FÜR DIE VORAUSSICHTLICHE BEITRAGSSCHULD VOREINSTELLUNGEN FÜR DIE UMLAGEBERECHNUNG LOHNSTEUER NACHVERSTEUERUNG UND WIEDEREINTRITT UNTERBRECHUNGEN AUF DER LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG STATUS VON LOHNSTEUERANMELDUNGEN ERFASSUNG IMPORTIERTE FOLGELOHNARTEN ABRUF VON URLAUBSDATEN IM FORMELGENERATOR KENNZAHLENSYSTEM ALLGEMEINES ERSTELLUNG EINER NEUEN AUSWERTUNG AUSWAHL DER ZU ERRECHNENDEN KENNZAHLEN AUSGEWERTETER ZEITRAUM FESTLEGUNG DER AUSZUWERTENDEN DATEN IM FILTER FESTLEGUNG DER AUSGABEART WELCHE DATEN WERDEN AUSGEWERTET? VERDIENSTABRECHNUNGEN UND WEITERE AUSWERTUNGEN EINSTELLEN DES LOHNSCHEINTYPS PRO MANDANT AUSTRITTSDATUM AUF DEM LOHNSCHEIN OPTIONAL LISTE BRUTTOLOHNERFASSUNG NEUERUNGEN FÜR DIE PERSONALSTANDSTATISTIK ALLGEMEINES DATEINAME UND SPEICHERORT ZUSAMMENFASSUNG VON DATEN MEHRERER MANDANTEN KOMMUNALE PRODUKTNUMMERN ART DES TARIFVERTRAGS BESITZSTANDSZULAGE FÜR DEN KINDANTEIL/ STRUKTURAUSGLEICH MONATLICHE SONDERZAHLUNGEN FÜR BEAMTE REGELMÄßIGE WÖCHENTLICHE ARBEITSZEIT SIGNIERSCHLÜSSEL FÜR DIE LAUFBAHN/ SIGN KEYS SCHLÜSSEL FÜR ZULAGEN VERSCHLÜSSELUNG DER DIENST-/ LEBENSALTERSSTUFE AUSSCHLUSS VON ARBEITNEHMERN VON DER STATISTIK BUNDES- BZW. LANDESINTERNE ZWECKE WEITERE ÄNDERUNGEN ABRECHNUNG IM ÖFFENTLICHEN DIENST ABRECHNUNG NACH TVÖD ABSCHNITTSBILDUNG BEI UNTERJÄHRIGER ÄNDERUNG VON BEITRAGSSÄTZEN BERICHT ZUM ZUFLUSS VON ZVK-BRUTTO KEIN ZUFLUSSPRINZIP BEI VERSICHERUNG VON KÜNSTLERN DATÜV-MELDUNGEN MIT VERSICHERUNGSMERKMAL WEITERVERSICHERUNG NACH AUSTRITT DES ARBEITNEHMERS (SAISONKRÄFTE) AUSWERTUNGEN ABRECHNUNG VON KURZARBEITERGELD/ SAISONKURZARBEITERGELD NEU AB : UMLAGE FÜR SAISONKURZARBEITERGELD TRANSFERKURZARBEITERGELD BEHINDERTENABRECHNUNG PERSONALKOSTENABRECHNUNG BEI BEHINDERTEN BERECHNUNG DES ARBEITSFÖRDERUNGSGELDES BEI FEHLZEITEN NEUE AUSWERTUNGEN SUMMIERUNG PRO ARBEITNEHMER IN DEN TRÄGERAUSWERTUNGEN INTEGRATION ZUR SAGE OFFICE LINE 52 2

3 ALLGEMEINES DATENABGLEICH AUSWAHL DER KONTEN AUSWAHL DER KOSTENSTELLEN AUSWAHL DER KOSTENTRÄGER BERICHT ZUM DATENIMPORT INTEGRATION OFFICE LINE EXPORT 56 4 DATENEXPORT NACH DEN ANFORDERUNGEN DER GDPDU AUSGABE VON UMLAUTEN NEUE BEZEICHNUNG FÜR DAS MODUL PRÜFUNGSSIMULATION 59 5 URLAUB UND FEHLZEITEN LOHNART FÜR DEN KRANKENGELDZUSCHUSS ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN KEINE DATENÄNDERUNGEN WÄHREND EINER NETTOLOHNBERECHNUNG SPEICHERN DER EXPORTEINSTELLUNGEN FÜR DIE ÜBERGABE IN DIE PERSONALABRECHNUNG 59 6 PERSONALMANAGEMENT VERÄNDERTE MENÜSTRUKTUR BEWERBERVERWALTUNG BENUTZERDEFINIERTE STRUKTURIERUNG DER BEWERBERDATEN WEITERE ÄNDERUNGEN IM FORMULAR BEWERBER ÜBERNAHME VON DATEN BEIM EINSTELLEN DES BEWERBERS VOLLTEXTSUCHE ZIELVEREINBARUNGEN UND BONUSZAHLUNGEN ALLGEMEINES ZUM MODUL ZIELVEREINBARUNGEN AKTIONEN IM FORMULAR ZIELVEREINBARUNGEN SETZEN DES STATUS DURCH DEN SACHBEARBEITER: ZIELE IM PERSONALMANAGEMENT ANLEGEN ZIELVEREINBARUNGEN: PERSÖNLICHE ZIELE ZIELVEREINBARUNGEN: ÜBERGREIFENDE ZIELE ZIELVEREINBARUNGEN: BONUSZAHLUNG ASSISTENT ZUR EINRICHTUNG DER BONUSZAHLUNGEN ZIELVEREINBARUNGEN: EINSTELLUNGEN AUSWERTUNGEN ZU ZIELVEREINBARUNGEN ZIELE IM MITARBEITERPORTAL ANLEGEN AUSWERTUNGSMÖGLICHKEITEN IM MITARBEITERPORTAL AZUBIVERWALTUNG PLANUNG FÜR AZUBI-GRUPPEN STAMMBLATT ZUM AUSBILDUNGSBERUF STELLENVERWALTUNG AKTUALISIERUNG DER BESETZUNGSDATEN BEI AUSTRITT EINES ARBEITNEHMERS STELLENPLANERSTELLUNG MIT MS EXCEL FORMULAR WEITERBILDUNGSERFASSUNG ALLGEMEINES ZUR FUNKTION DER WEITERBILDUNGSERFASSUNG EINGABE VON BESUCHTEN WEITERBILDUNGSVERANSTALTUNGEN BENUTZERDEFINIERTE VERÄNDERUNG DER BEDIENOBERFLÄCHE ÜBERARBEITUNG UND UMSTRUKTURIERUNG DES MODULS WEITERBILDUNGSMANAGEMENT VORBEMERKUNGEN FORMULAR SEMINARKATALOG FORMULAR SEMINARTERMIN VORHANDENSEIN DER VERSCHIEDENEN MENÜPUNKTE WEITERE ÄNDERUNGEN IM WEITERBILDUNGSMANAGEMENT SCHRIFTVERKEHR ZUR WEITERBILDUNG KOSTENÜBERSICHT VERWALTUNG DER MITARBEITERENTWICKLUNG ALLGEMEINES ZUR MITARBEITERENTWICKLUNG BEURTEILUNG VON MITARBEITERN WEITERBILDUNG PROFIL DER BESCHÄFTIGTEN LAUFBAHNENTWICKLUNG MITARBEITERENTWICKLUNG: ZIELVEREINBARUNGEN WERKZEUG ZUR ERSTELLUNG VON ARBEITSZEUGNISSEN ALLGEMEINES ZUR ASSISTENTENGESTÜTZTEN ERSTELLUNG VON ARBEITSZEUGNISSEN ARBEITSZEUGNISERSTELLUNG: AUSWAHL DES MITARBEITERS UND DER ZEUGNISART ARBEITSZEUGNISERSTELLUNG: ANGABEN ZUM MITARBEITER ARBEITSZEUGNISERSTELLUNG: EINLEITUNG ARBEITSZEUGNISERSTELLUNG: AUFGABENBESCHREIBUNG ARBEITSZEUGNISERSTELLUNG: LEISTUNGSBEURTEILUNG ARBEITSZEUGNISERSTELLUNG: ANGABEN ZUM ENDE DER BESCHÄFTIGUNG ARBEITSZEUGNISERSTELLUNG: ABSCHLUSSFORMULIERUNG ARBEITSZEUGNISERSTELLUNG: FERTIGSTELLUNG ARBEITSZEUGNISERSTELLUNG: SPEICHERN BEARBEITEN DER SERIENBRIEFVORLAGE ERA-TARIF REISEKOSTENABRECHNUNG 104 3

4 7.1 NEUE RICHTLINIENDATEI ABRECHNUNG VON EINSATZWECHSELTÄTIGKEIT ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN ZU ERFASSTEN BELEGEN INFORMATIONEN ZU BELEGEN AUF DER REISEKOSTENABRECHNUNG HINWEISE ZUM GENEHMIGUNGSWESEN BERÜCKSICHTIGUNG VON REISEN FÜR DEN ABRECHNUNGSLAUF AUSWERTUNGEN FILTER NACH REISEDATUM FILTER VOR AUSWERTUNGEN ANZEIGE VON DATUM UND REISENUMMER DATENÜBERGABE AN DIE FINANZBUCHHALTUNG SCHNITTSTELLE ZUR DIAMANT FIBU PERSONALKOSTENPLANUNG ÜBERNAHME VON EINSTELLUNGEN AUS ANDEREN PLANUNGSDATENBANKEN ALLGEMEINES BEDIENUNG EXPORT DER PLANUNGSDATEN ZU MS EXCEL ALLGEMEINES MENÜSTRUKTUR ANLEGEN AUSWERTUNG KONFIGURIEREN STRUKTURIERUNG DER PERSONALKOSTEN FÜR AUSWERTUNGEN ALLGEMEINES EINRICHTUNG DER STRUKTUR STRUKTUR MIT BEZEICHNUNG UND KÜRZEL ANLEGEN KOSTENEINHEITEN ANLEGEN DEN KOSTENEINHEITEN LOHNARTEN ZUORDNEN KOSTENEINHEITEN IN KATEGORIEN EINORDNEN STRUKTURIERUNG DARSTELLEN AUSWERTUNGEN FILTER VOR DEN HOCHRECHNUNGSBERICHTEN PERSONALWIRTSCHAFTLICHE KENNZAHLEN PROTOKOLL ÜBER GELÖSCHTE ARBEITNEHMER ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN RECHTEVERGABE FÜR DIE PERSONALKOSTENPLANUNG AUSWERTUNGEN BEI VERWENDUNG VON KOSTENTRÄGERN WEITERE AUSWERTUNGEN MITARBEITERPORTAL NEUER MANAGERBEREICH ALLGEMEINES BEDIENOBERFLÄCHE MITARBEITERBEREICH MANAGEMENTBEREICH EINGABE VON STAMMDATENÄNDERUNGEN ALLGEMEINES DATENSICHERHEIT VORAUSSETZUNGEN IN DER BENUTZERVERWALTUNG EINGABE VON STAMMDATENÄNDERUNGEN PRÜFEN UND ÜBERNEHMEN DER IM MITARBEITERPORTAL ERFASSTEN ÄNDERUNGEN SPERREN DES MITARBEITERPORTALS URLAUBSVERWALTUNG IM MITARBEITERPORTAL AUSWERTUNGEN ZUM URLAUB IM MANAGERBEREICH REISEKOSTEN IM MITARBEITERPORTAL REISE-ÜBERSICHT IM MANAGERBEREICH ANSICHT DES REISEANTRAGS ANSICHT DER BELEGAUFTEILUNG 120 4

5 Beschreibung zum Update (05/2006) 1 Hinweise zur Installation 1.1 Zeitpunkt für die Updateinstallation Spielen Sie die neue Version möglichst unmittelbar nach der Monatsübernahme ein. Wann darf das Update auf keinen Fall eingespielt werden? - Wenn Sie sich im Rückblick/ in der Korrektur befinden - Wenn Sie bereits ausgezahlt haben, aber noch keine Monatsübernahme durchgeführt haben Hier bitte erst die Monatsübernahme durchführen! 1.2 Datenbank sichern Erstellen Sie ein Backup Ihrer Personaldatenbank. Nutzen Sie dazu entweder den Datenbankwartungsassistenten der Personalsoftware oder den Enterprise Manager des SQL Servers. Lesen Sie bei Bedarf im Installationshandbuch nach. 1.3 Installation der neuen Version Schließen Sie Ihre Anwendungen, bevor Sie das Update einspielen. Zum Starten des Updates legen Sie einfach Ihre Installations CD in das CD ROM Laufwerk ein. Die CD verfügt über eine Autorun-Funktion. Das heißt, der CD-Browser öffnet sich automatisch und Sie brauchen nur die gewünschten Funktionen anzuklicken. Falls Sie das Setup ohne die Autorun-Funktion starten möchten, klicken Sie im Explorer doppelt auf die Datei "setup.exe" oder geben Sie unter Start\ Ausführen je nach der Bezeichnung Ihres CD-ROM-Laufwerks den Befehl "D:\setup.exe" bzw. "E:\setup.exe" ein. Folgen Sie danach den Anweisungen des Installationsassistenten. WICHTIG: Achten Sie bei der Installation darauf, die richtige Installationsvariante auszuwählen. Wenn Sie einen normalen SQL Server (keine MSDE/ Desktop Engine, keinen Terminal Server) im Einsatz haben, wählen Sie auf jeden Fall die Variante "Standard Installation". In den anderen Fällen wählen Sie bitte die "Erweiterte Installation". Unter diesem Punkt wird die Einzelplatzund die Terminalserverinstallation angeboten. Die Variante <Einzelplatz> darf nur dann gewählt werden, wenn eine Desktop Engine im Einsatz ist bzw. zum Einsatz kommen soll. 5

6 1.4 Installation des Service Pack 4 für MS SQL Server Nach der Installation erfolgt beim Verbindungsaufbau zum Server (z.b. für den Start des Datenbankupdates bzw. der Datenbankneuerstellung) ab sofort eine Prüfung, ob das Service Pack 4 für den MS SQL Server 2000 installiert wurde. Sie erhalten eine entsprechende Warnmeldung, wenn dies nicht der Fall ist. Wir empfehlen, das Service Pack auf dem SQL Server zu installieren. Sie finden das Service Pack auf der Installations CD im Unterverzeichnis \Tools\MSSQLServer2000\SQL2000-KB SP4-x86-GER.EXE. Anwender, deren SQL Server mehr als 4 GB Arbeitsspeicher aufweist, installieren bitte zusätzlich das Patch SQL2000- KB v x86x64-DEU.exe. 1.5 Hinweis zur Neu-Erstellung von Datenbanken Bei der Neuerstellung einer Datenbank werden ab sofort nur noch die folgenden Standardbenutzer angelegt. LohnAdmin InfoAdmin ReiseAdmin ZeitAdmin spbaseadmin 1.6 Aktuelle Systemanforderungen Allgemeines Die Personalwirtschaft ist als Client-Server-Anwendung konzipiert. Die folgenden Anforderungen orientieren sich am aktuellen Stand der Technik. Eine Aktualisierung aufgrund von neuen technischen Entwicklungen behalten wir uns vor. Vor jeder Installation sollte zusätzlich eine detaillierte Analyse der Systemumgebung erfolgen Betriebsysteme und Software Client / Server Betriebsysteme: Windows 98 Windows ME Windows 2000 Windows XP Prof. Windows 2003 Server Jahr 2000 Update (Abkündigung für 2006 vorbereitet) möglich (Abkündigung für 2006 vorbereitet) SP4 empfohlen, SP3, SP2, SP1 und Original möglich SP2, SP1 empfohlen, Original möglich freigegeben Windows Server mit Terminaldiensten als Anwendungsserver: Windows 2000 Server Windows 2003 Server Office-Pakete: Office 2000 Office XP Office 2003 Datenbank Server: SQL-Server 2000 MSDE 2000 Internet Explorer: Internet Explorer 5.5 Internet Explorer 6.0 freigegeben freigegeben SR3 empfohlen - inkl. Access 2000 mindestens SR1 Freigegeben Freigegeben SP3a freigegeben, andere SPs SP3a freigegeben, andere SPs nicht unterstützt SP2 empfohlen, SP1 und Original möglich SP1 empfohlen, Original möglich 6

7 1.6.3 Systemvoraussetzungen Datenbankserver Mindestanforderungen Empfehlung Datenbankserver Hardware bis max. 500 Mitarbeiter und 5 Arbeitsplätze Hersteller / Typ Egal Egal CPU, RAM, Sicherungsmedium CD ROM zur Installation Freier Festplattenspeicher Netzwerk, Grafik Betriebssystem Welche Datenbanken werden unterstützt? P IV 1,5 GHz, RAM 512 GB, SCSI, Band Vorhanden 500 MB (Installation) + 1GB/ Jahr (davon ca. 100 MB auf Systempartition) Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 Microsoft Windows 2000 Server, mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Microsoft Windows 2003 Server, mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH MS SQL 2000 mit Service Pack 3a, DEUTSCH Hardware bis max. 500 Mitarbeiter und 5 Arbeitsplätze 2 x P IV, 2 XEON DP 2,4 GHz, RAM -ab- 1GB, SCSI, Band Vorhanden 500 MB (Installation) + 1GB/ Jahr (davon ca. 100 MB auf Systempartition) Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 Microsoft Windows 2000 Server, mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH MS SQL 2000 mit Service Pack 4, DEUTSCH Anmerkungen: Wir empfehlen, bei neu angeschafften Servern die Organisation der Festplatten wie folgt vorzunehmen, um eine optimale Geschwindigkeit zu erzielen: 4 sichtbare Laufwerke C:\ System und Programme D:\ SQL-Server Datenbankdatei (mdf-datei) Raid 10 (SCSI) 64 K Clustergröße Log Daten für SQL Server (ldf-datei) E:\ Raid 10 (SCSI) 8 K Clustergröße F:\ Backups (größter Speicherbedarf) Bei mehr als 500 zu betreuenden Mitarbeitern und/oder mehr als 5 Arbeitsplätzen müssen spezielle Hardwareanforderungen erstellt werden und eine individuelle Analyse der Hardware vor Ort erfolgen. Es wird dann eine auf den Kunden zugeschnittene Anforderung erarbeitet. Im Zweifelsfall werden vor der Beschaffung Testinstallationen durchgeführt - um die Performance vor Ort zu überprüfen (z.b. bei komplexen Formeln usw.) Systemvoraussetzungen Client - PC Mindestanforderungen Empfehlung Client Hardware bis max. 500 Mitarbeiter Hardware bis max. 500 Mitarbeiter CPU, RAM P IV 1,4 MHz RAM 128 MB P IV 2,8 GHz RAM 256 MB CD ROM Vorhanden Vorhanden Freier Festplattenspeicher 1GB (Installation) (davon 200 MB auf der Systempartition) Netzwerkkarte Netz 100 MBit Netz 100 MBit Bildschirm (Größe / Auflösung), Grafik Weitere Ausstattungsmerkmale Textverarbeitung - Software für Serienbriefe und Bescheinigungen Auflösung 1024 x 768 Farben True Color Netzwerkdrucker (Laserdrucker) Microsoft Office 2000 Professional DEUTSCH 1GB (Installation) (davon 200 MB auf der Systempartition) Auflösung 1024 x 768 Farben True Color Netzwerkdrucker (Laserdrucker) Microsoft Office 2000 Professional DEUTSCH Alle Anforderungen gelten für den Standard - Normalfall (z.b. Lohnabrechnung - monatliches festes Gehalt - Zahlweise monatlich - ohne besondere Abrechnungen). Bei Abweichungen vom Standard sind individuelle Anforderungen zu erarbeiten, welche für den speziellen Einsatz abgestimmt werden müssen Netzwerk Systemanforderungen Optimal Netzwerkbetriebssystem MS Windows Netzwerk (2000) Netzwerkprotokoll Native TCP/IP Client-Organisation TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server Anmerkungen: 7

8 Eine Einzelplatzinstallation (Datenbankserver lokal) ist möglich. Hier kann ebenfalls die Jet Engine (früher MSDE) des SQL Servers eingesetzt werden. Dabei sind jedoch eine Begrenzung des Datenbankzugriffs sowie eine geringere Performance zu berücksichtigen. Eine Installation unter Terminalserver ist ebenfalls möglich. Standardport ist Port Dieser ist gegebenenfalls vor der Installation in der Firewall frei zuschalten. Für alle Web - Applikationen ist zusätzlich der Port 445 notwendig. Ein Betrieb unter Novell 4.11 direkt per IPX ist nicht möglich. TCP/IP over IPX ist lauffähig - aber aus Performancegründen nicht nutzbar für den Einsatz mit mehr als 50 zu betreuenden Arbeitnehmern. Für die Verwendung von Elster zur Übermittlung von Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen an das Finanzamt sind besondere Einstellungen für Internetzugang notwendig, Portfreigabe und Proxy-Konfiguration notwendig (vgl. Elster-Handbuch) Systemvoraussetzungen MitarbeiterPortal Hardwareanforderungen Webserver Hersteller / Typ Egal CPU, RAM, Sicherungsmedium P IV, 2 GHz, RAM -ab- 1GB, Band CD ROM zur Installation Vorhanden Freier Festplattenspeicher 50 MB (Installation) (davon ca. 30 MB auf Systempartition) Netzwerk, Grafik empfohlenes Betriebssystem Webserver IIS 5.0 Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll Farben 65000, Auflösung 1024x768 Microsoft Windows 2000 Advanced Server, mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Anmerkungen: Windows 2000 Workstation bzw. Windows XP Professional kann als Plattform für Vorführzwecke genutzt werden. Es muss zusätzlich eine Verbindung zwischen Web-Server und SQL-Server bestehen. Hardwareanforderungen Web-Client CPU, RAM CD ROM Freier Festplattenspeicher Netzwerkkarte Bildschirm (Größe / Auflösung), Grafik Weitere Ausstattungsmerkmale P III 933 MHz RAM 128 MB Vorhanden 20 MB (für Browsercache) Netz 100 MBit Auflösung 1024 x 768 Farben True Color Netzwerkdrucker (Laserdrucker) Web-Browser TIE 5.5, IE 6.0T Betriebssystem Zusätzliche Software TWindows 2000T TWindows XPT Adobe Acrobat Reader 5.0/6.0 2 Modulübergreifende Funktionalitäten 2.1 Auswertungen für die Veröffentlichung im Mitarbeiterportal Allgemeines Auswertungen können in der Personalwirtschaft erstellt und anschließend im Mitarbeiterportal veröffentlicht werden. Auf diese Weise können Informationen zu den jeweils berechtigten Personen im Internet gelangen. Es wird unterschieden zwischen den so genannten Managerberichten und Arbeitnehmerberichten. Managerberichte können nur von denjenigen Nutzern eingesehen werden, welche Berechtigungen für die Nutzung des Managerservices haben. Arbeitnehmerberichte werden für den jeweiligen Arbeitnehmer selbst erzeugt. Die Veröffentlichung von Auswertungen kann in den Programmen Personalabrechnung sowie Personalmanagement durchgeführt werden. Die Bedienung ist in beiden Programmen identisch Technische Voraussetzungen Für die Erstellung und Speicherung der Berichte muss das Programm PDF Exchange auf Ihrem Arbeitsplatz installiert sein. Auf Ihrer Installations CD finden Sie im Verzeichnis \Tools das Setup für PDF Exchange. Der Bericht wird als PDF Datei erzeugt und in Ihrer Personalwirtschaft-Datenbank abgelegt. Für das Aufrufen des Berichtes im Mitarbeiterportal ist der Acrobat Reader erforderlich Ablauf der Veröffentlichung von Auswertungen Der Ablauf gestaltet sich wie folgt: 8

9 - Aus verschiedenen Auswertungen der Personalwirtschaft werden diejenigen ausgewählt, die veröffentlicht werden sollen. - Die Nutzer des Managerservice sehen eine Liste mit angebotenen Berichten und können diese abonnieren. - Für Arbeitnehmerberichte ist kein Abonnement notwendig, nach der Freigabe stehen diese Auswertungen individuell für jeden Arbeitnehmer zur Verfügung. - In der Personalwirtschaft werden die zu veröffentlichenden Berichte erzeugt, geprüft und anschließend freigegeben. - Im Mitarbeiterportal werden die Managerberichte unter dem Bereich <Managerservice> und die Arbeitnehmerberichte im Mitarbeiterbereich angezeigt Auswahl der zu veröffentlichenden Auswertungen Auswertungen für Manager müssen gesondert ausgewählt werden, Auswertungen für Arbeitnehmer sind fest vorgegeben. Unter dem Menüpunkt <Extras: Mitarbeiterportal-Infoservice> nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen für die Veröffentlichung vor. Um einen neuen Bericht für die Veröffentlichung einzurichten, klicken Sie im Baum auf der linken Seite des Formulars auf den Zweig <neue Berichtsdefinition>. Im Feld <Berichtsvorlage> stehen verschiedene Auswertungen aus dem jeweiligen Programm (Personalmanagement/ Personalabrechnung) zur Verfügung. Wählen Sie die gewünschte Auswertung. Im Feld <Bezeichnung> können Sie den Namen hinterlegen, unter dem die Auswertung im Mitarbeiterportal angezeigt wird. Sie können für den zu erzeugenden Bericht einen Filter einrichten und abspeichern. Dann wird die Auswertung mit den getroffenen Filterkriterien aufgerufen. Wird kein Filter eingestellt, können Sie vor dem Aufrufen des Berichts noch filtern, anderenfalls wird die Auswertung mit den voreingestellten Kriterien und Zeitbezug erzeugt. Nun müssen die Nutzer festgelegt werden, welche diesen Bericht sehen dürfen. Klicken Sie hierzu bitte doppelt auf den Eintrag <Berechtigung hinzufügen>. 9

10 Als Manager im Sinne der Berechtigungsverwaltung für das Mitarbeiterportal gelten alle Nutzer, welche einem Arbeitnehmer/ einer Stelle mit Leitungsfunktion zugeordnet sind. Leitungsfunktionen werden im Modul Organisation verwaltet. Markieren Sie nun die Benutzer, welche Zugriff auf die Auswertung erhalten sollen und verschieben Sie sie mit Hilfe der Pfeiltaste in das rechte Fenster. Schließen Sie das Unterformular. Felder <Gültig ab/ Gültig bis>: In dem hier angegebenen Zeitraum kann der Bericht abonniert werden Abonnement der Berichte im Mitarbeiterportal Wurde eine Auswertung für die Veröffentlichung eingerichtet, kann sie im Mitarbeiterportal unter dem Punkt <Management: Berichte: Abonnements> abonniert werden. Klicken Sie einfach auf den gleichnamigen Schalter. Wird die Auswertung dann in der Personalabrechnung oder im Personalmanagement erzeugt und freigegeben, steht sie anschließend unter <Management: Berichte: Berichte> im PDF Format zur Verfügung Erzeugen und Freigeben der Auswertungen Im Personalmanagement/ in der Personalabrechnung wird beim jeweiligen Benutzer die Berichtsbezeichnung in der Baumstruktur angezeigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bericht und wählen Sie <Bericht erzeugen>. Sollten Sie an dieser Stelle die Meldung erhalten, dass kein Drucker eingerichtet ist, fehlt auf Ihrem Arbeitsplatzrechner das Programm PDF Exchange. Installieren Sie dieses nach, das Setup hierfür befindet sich auf Ihrer Installations CD für die Personalwirtschaft im Verzeichnis \Tools. Der Bericht wird als PDF erzeugt und gespeichert. Damit er im Mitarbeiterportal auch angesehen werden kann, muss er freigegeben werden. Klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste auf den Bericht und wählen Sie <Bericht freigeben>. 10

11 Damit steht der Bericht im Mitarbeiterportal zur Verfügung. Wurde ein Bericht im aktuellen Abrechnungsmonat noch nicht erzeugt, dann wird dieser im Baum fett dargestellt. Im jeweils übergeordneten Bereich wird dann eine Anzahl der noch zu druckenden Berichte angezeigt, d.h. der Sachbearbeiter kann auf den ersten Blick sehen, wie viele Bericht er im aktuellen Monat noch erzeugen/ freigeben muss. Ein erzeugter Bericht wird mit der Standard-Schriftstärke dargestellt. Nach der Freigabe des Berichtes wird er durch einen Haken im Baum markiert. Ist das erzeugte Dokument nicht in Ordnung, dann kann der Sachbearbeiter die Erzeugung und die Freigabe über das Kontextmenü wieder rückgängig machen. Alle erzeugen/ alle freigeben Ansehen des Berichtes im Mitarbeiterportal Im Mitarbeiterportal finden Sie die freigegebenen Auswertungen unter <Management: Berichte: Berichte>. Sie können hier durch einfaches Anklicken geöffnet werden. Die so genannten Arbeitnehmerberichte finden die Anwender unter <Arbeitnehmerbereich: Stammdaten> Besonderheiten bei der Veröffentlichung von Arbeitnehmerberichten Werden die Berichte erzeugt, ändert sich die entsprechende Kennzeichnung werden die Berichte nicht erzeugt ändert sich nichts und die Anzeige bleibt konstant. Lediglich beim Monatswechsel ändert sich die Kennzeichnung der Liste bzgl. der Monatsbezeichnung Wechsel in den Status Erzeugt. Nach dem Erzeugen der Standardberichte werden diese gesplittet und stehen dann für jeden Arbeitnehmer zur Verfügung. Die Berichte können gesammelt über Kontextmenü für alle oder auch einzeln für die Arbeitnehmer freigegeben werden. Eine Vorschau ist nur noch für den einzelnen Arbeitnehmer möglich. Im Baum der Arbeitnehmerberichte können die Arbeitnehmer nach Organisationsstrukturen gruppiert werden. Über das Kontextmenü (Rechte Maustaste) besteht die Möglichkeit, den Baum nur für eine gewünschte Organisationsstruktur aufzubauen. Zusätzlich steht eine Suchfunktion zur Verfügung, über die Sie den Bericht für den gesuchten Arbeitnehmer aufrufen können. Die Suche wird nur dann im Kontextmenü angezeigt, wenn sich der Personalsachbearbeiter in der jeweiligen Periode befindet. Der Arbeitnehmer wird dann nur innerhalb dieser Periode gesucht Zusätzliche Einstellungen für die Veröffentlichung von Berichten Unter <Extras: Mitarbeiterportal-Infoservice: Einstellungen> können Sie durch Setzen des entsprechenden Hakens festlegen, dass die Benutzer bei der Freigabe eines abonnierten Berichts per informiert werden. 11

12 Historie der veröffentlichten Berichte Die Historie beinhaltet die Berichte der Vorperioden (Vormonate). Die Anzeige wird jeweils mit dem Monatswechsel aktualisiert und um die erzeugten Berichte der Vormonate erweitert. Unter jedem Manager wird nun noch zusätzlich ein Zweig <Periode> angezeigt. Darunter werden dann die erstellten Berichte aufgelistet. Historie o Manager Periode Bericht Es werden nur die tatsächlich erzeugten Berichte angezeigt. Wurde in einem Monat kein Bericht erzeugt, dann ist in der Historie auch kein Eintrag zu finden. 2.2 Neuerungen im Genehmigungswesen Allgemeines Die Festlegung, welcher Benutzer für welche Beschäftigten personalrelevante Prozesse genehmigen oder ablehnen darf, erfolgt ab sofort nicht mehr in der Benutzerverwaltung, sondern im Formular <Genehmigungswesen>. Dieses Formular steht Ihnen in den Programmen Personalmanagement, Urlaub- und Fehlzeiten sowie Reisekosten zur Verfügung. Die Bedienung ist in allen Programmen identisch, es bestehen lediglich abweichende Einstellungen pro Genehmigungsprozess (Urlaub, Reisekosten, Zielvereinbarungen). Sie finden das Formular <Genehmigungswesen> in den Programmen Personalmanagement, Urlaub- und Fehlzeiten sowie Reisekosten unter dem Menüpunkt <Datenstamm: Organisation>. Hier stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: - Einstellungen für Gruppenstruktur, deren Leiter und Mitglieder (Genehmigungsstruktur) bzw. zusätzliche Einstellungen für einzelne Nutzer - Einstellungen für Benachrichtigungen - Allgemeine Einstellungen (Genehmigungswesen - Server, Passworte usw) Einstellungen für Gruppenstruktur, deren Leiter und Mitglieder Für welchen Bereich soll das Genehmigungswesen eingerichtet werden? Als erstes müssen Sie entscheiden, für welchen Bereich das Genehmigungswesen eingerichtet werden soll. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Im Modul Personalmanagement Genehmigungswesen für Zielvereinbarungen Im Modul Urlaub und Fehlzeiten Genehmigungswesen für Urlaubsanträge Im Modul Reisekosten Genehmigungswesen für Reiseanträge Genehmigungswesen für Reisekostenabrechnungen Welche Organisationsstruktur soll dem Genehmigungswesen zu Grunde liegen? Wählen Sie aus der Liste <Verwendete Struktur für > die Struktur aus, nach der Sie die Genehmigungsrechte vergeben möchten. Hier werden alle arbeitnehmerbezogenen Strukturen zur Auswahl angeboten, die in der Organisationsstruktur vorhanden sind. Dies können die Mitgelieferten Strukturen nach Mandant/ Abrechnungskreis, Mandant/ Kostenstelle oder Mandant/ Gruppen oder auch selbst angelegte Strukturen sein. Für jeden Bereich können unterschiedliche Strukturen verwendet werden. So können Sie beispielsweise das Genehmigungswesen für Urlaubsanträge auf der Basis von Gruppen einrichten, die Genehmigungsrechte für den bereich Reisekosten auf der Basis von Kostenstellen organisieren und für die Zielvereinbarungen eine selbst angelegte Struktur verwenden Wer darf genehmigen? Wird eine Struktur ausgewählt, so können nun für alle Organisationseinheiten, welche dieser Struktur zugeordnet wurden (z.b. Kostenstelle, Gruppe, Abrechnungskreis) die Personen festgelegt werden, welche genehmigen, zustimmen und ablehnen dürfen. Diese Personen müssen Leiter dieser Organisationseinheit sein. Auch die Leitungsfunktionen werden im Modul Organisation gepflegt. Eine Einheit kann verschiedene Leiter haben. In der Baumstruktur werden Ihnen die vorhandenen Organisationseinheiten mit ihren Mitgliedern und Leitern angezeigt. Wenn Sie einen Leiter markieren, können Sie diesem entweder über das Kontextmenü oder über die Häkchen im rechten Fenster Rechte geben oder entziehen. 12

13 Wenn Sie Rechte vergeben oder entziehen, so müssen Sie einen Gültigkeitszeitpunkt angeben, ab dem diese Änderung wirksam wird. Dadurch kann auch im Nachhinein nachvollzogen werden, wer zu welchem Zeitpunkt welche Rechte besaß. In den Standardeinstellungen haben die Leiter einer Organisationseinheit alle Genehmigungsrechte für die jeweilige Einheit Können Genehmigungsrechte auch unabhängig von der Leitungsfunktion vergeben werden? Auch Benutzer, welche keine Leitungsfunktion inne haben, können Genehmigungsrechte erhalten. Diese rechte können jedoch nur im Zentralsystem (Desktopanwendung) zur Geltung kommen und nicht im Mitarbeiterportal. So ist beispielsweise denkbar, dass ein Personalsachbearbeiter Urlaubsanträge genehmigen darf, auch wenn er kein Vorgesetzter des jeweiligen Arbeitnehmers ist. Die Einstellungen hierfür nehmen Sie im Zweig <erweiterte Einstellungen nach Benutzerkonten> vor. Hier werden für jeden angelegten Benutzer zunächst die einzelnen möglichen Aktionen aufgelistet, z.b. zustimmen, genehmigen. Nutzer, die ausschließlich Zugriff auf das Mitarbeiterportal haben, sind hiervon ausgenommen. Unter den Aktionen befinden sich die Organisationseinheiten, die zu der oben ausgewählten Struktur gehören. Nun kann dem Benutzer das Recht zum Ausführen der einzelnen Aktionen für die jeweilige Organisationseinheit entzogen oder gewährt werden Einstellungen für Benachrichtigungen Allgemeines zu Benachrichtigungen Neben der Vergabe von Genehmigungsrechten werden im Modul Genehmigungswesen auch die automatisch generierten Benachrichtigungen verwaltet. So können zum Beispiel automatisch s oder Wiedervorlagen generiert werden, wenn ein Urlaubs- oder Reiseantrag gestellt wird, wenn eine Genehmigung erteilt wurde usw. Diese Einstellungen werden pro Mandant festgelegt Auswahl der Aktion, bei der eine Benachrichtigung erfolgen soll Die Aktionen, welche die Erstellung einer Nachricht auslösen können, werden in der Baumstruktur im linken Fenster pro Mandant aufgelistet. Markieren Sie die gewünschte Aktion. 13

14 Auswahl des Adressaten für die Benachrichtigung Markieren Sie nun den Adressaten, welcher die jeweilige Benachrichtigung erhalten soll. Klicken Sie ihn einfach mit der Maus an. Sie können beliebig viele Personen als Adressaten definieren. Adressaten für den Bereich Urlaubsverwaltung können folgende Personen sein: Vorgesetzter: Der Vorgesetzte des urlaubswilligen Arbeitnehmers wird im Modul Organisation festgelegt. Jede Gruppe, sei es nun eine vorgegebene Gruppe (z.b. Abrechnungskreis) oder eine speziell für die Fehlzeitenverwaltung angelegte Gruppe, kann auf der Seite <Leitung> einen entsprechenden Arbeitnehmer zugeordnet bekommen. Person: Zum Beispiel könnten dies Sachbearbeiter für das Gebiet Urlaubsverwaltung sein. Wählen Sie den Namen der Person aus der Liste. Antragsteller: Hier ist derjenige Arbeitnehmer gemeint, der den Urlaub beantragt. Vertreter: Hierbei handelt es sich um denjenigen Arbeitnehmer, welchen der Urlaubsantragssteller als Urlaubsvertretung ausgewählt hat. Adressaten für den Bereich Reisekosten können folgende Personen sein: Vorgesetzter: Person: Reisender Der Vorgesetzte des Reisenden wird im Modul Organisation festgelegt. Jede Organisationseinheit kann auf der Seite <Leitung> einen entsprechenden Arbeitnehmer zugeordnet bekommen. Zum Beispiel könnten dies Sachbearbeiter für das Gebiet Reisekosten sein. Wählen Sie den Namen der Person aus der Liste. Hier ist derjenige Arbeitnehmer gemeint, der die Reise beantragt/ unternommen hat Welche Art von Benachrichtigung soll versendet werden? Die Benachrichtigung kann in Form einer oder einer Wiedervorlage gesendet werden, es sind auch beide Formen parallel möglich. Je nach Adressat ist die Form entweder durch Setzen der entsprechenden Häkchen oder durch Auswahl aus der Liste festzulegen Welchen Inhalt soll die Benachrichtigung enthalten? Sowohl der Betreff als auch der Inhalt der übermittelten Nachricht wird vordefiniert. Hierbei kann frei wählbarer text hinterlegt werden. Durch den Einsatz von Platzhaltern für variable Daten (z.b. Daten des Urlaubsantrags, Name des Reisenden) wird sichergestellt, dass die Benachrichtigung aussagekräftig ist. Die Platzhalter stehen in einem Kontextmenü zur Verfügung, welches Sie über die rechte Maustaste erreichen. Verwendete Platzhalter erkennen Sie an der blauen Schriftfarbe und an den %-Zeichen, welche jeweils den Beginn und das Ende des Textbausteins markieren. Über die Schaltfläche <Vorschau> sehen Sie, wie Ihre vorkonfigurierte Nachricht aussehen könnte. 14

15 Generierung eines Serienbriefs Für den Bereich <Urlaub und Fehlzeiten> kann zusätzlich beim Ausführen einer bestimmten Aktion ein Serienbrief erzeugt werden. Als Beispiel wäre hier das Stellen eines Urlaubsantrags zu nennen. Die Daten des Antrags werden dann in den Serienbrief überführt, dieser kann dann gedruckt und an den entsprechenden Verantwortlichen weitergeleitet werden. Setzen Sie hierfür bitte einen Haken im Feld <Generierung eines Serienbriefs>. Wählen Sie dann einen Brief aus der Liste. Die Seriendruckdokumente müssen vorher unter <Datenstamm: Vorgaben: Konfiguration: Briefe> mit Bezeichnung und Pfadangabe der Dokumentenvorlage angelegt worden sein Einstellungen für das Genehmigungswesen (Server, Passworte usw) Einstellungen für den -Versand Auf der Seite <Einstellungen> werden einerseits die technischen Rahmenbedingungen für den Versand automatisch generierter s gepflegt sowie zusätzliche Optionen für das Antrags- und Genehmigungsverfahren für die verschiedenen bereiche festgelegt. Tragen Sie in das Feld <Servername> die Bezeichnung oder die IP-Adresse Ihres Mail-Servers/ Exchange-Servers ein. Wenn Sie sich vor der Bedienung des Mailservers mit Name und Kennwort anmelden müssen, dann haken Sie das Feld <Anmeldung erforderlich> an und hinterlegen Sie die Zugangsdaten für die Anmeldung. Fragen Sie Ihre IT-Abteilung bzw. Ihren Systembetreuer Einstellungen in alle Mandanten kopieren Über die Schaltfläche <Optionen> erhalten Sie im Register <Einstellungen> die Möglichkeit, die getroffenen Einstellungen in andere Mandanten zu übernehmen. Dieser Kopiervorgang bezieht sich sowohl auf die Einstellungen zum Mail-Server als auch auf die zusätzlichen Einstellungen für das jeweilige Modul Zusätzliche Einstellungen für die Urlaubsverwaltung Einstellung Bedeutung Bei der Urlaubsplanung muss eine Vertretung angegeben werden Wenn ein Urlaubsantrag muss zwingend ein Vertreter angegeben werden, ansonsten wird der Antrag nicht gespeichert. Auswahl der Urlaubsvertretung Stornierung/ Änderung der Planung muss beantragt werden Hier wird eingestellt, welche Arbeitnehmer in der Auswahlliste für die Urlaubsvertretungen angeboten werden. Wird ein Urlaubsantrag storniert oder werden die Daten des Antrags geändert, wäre hier eine erneute Zustimmung/ Genehmigung erforderlich Zusätzliche Einstellungen für die Reisekostenabrechnung Einstellung Bedeutung Reiseabrechnungen sind genehmigungspflichtig Bevor eine Reisekostenabrechnung erledigt werden kann, muss bei Verwenden dieser Option die Abrechnung explizit genehmigt werden. Antragswesen verwenden Durch Setzen des Häkchens besteht eine generelle Antragspflicht für Reisende des Mandanten. Im Formular Arbeitnehmer können Sie jedoch einzelne Arbeitnehmer von dieser Pflicht ausnehmen. Die Beantragung 15

16 erfolgt unter dem Menüpunkt <Abrechnung: Formular Reisekosten> im Register <Reiseantrag>. Ein Reiseantrag kann aber auch gestellt werden, wenn keine generelle Antragspflicht besteht Neuanlage von Strukturen und Organisationseinheiten Im Modul Genehmigungswesen werden die Strukturen und Einheiten verwendet, welche im Modul Organisationsstruktur definiert wurden. Es besteht jedoch im Genehmigungswesen die Möglichkeit, zusätzliche Strukturen und Einheiten anzulegen, ohne erst in die Organisationsstruktur wechseln zu müssen. Klicken Sie dafür bitte mit der rechten Maustaste in die Baumansicht im linken Fenster. Wählen Sie den Eintrag <Neue Struktur anlegen>, wenn die mitgelieferten Vorgabestrukturen für Ihr Verfahren nicht ausreichen. Tragen Sie eine Bezeichnung für Ihre neue Genehmigungsstruktur ein und klicken Sie auf <OK>. Bestätigen Sie anschließend die Nachfrage des Systems mit <Ja>. Nun muss die erste Organisationseinheit für diese Struktur angelegt werden. Ohne eine Organisationseinheit kann die selbst angelegte Struktur nicht verwendet werden! Tagen Sie eine Nummer und eine Bezeichnung für Ihre neue Organisationseinheit ein. Wählen Sie den Mandanten aus, zu dem diese Einheit gehört und legen Sie die Anzahl an Arbeitnehmern fest, die als Mindestbelegung in der Urlaubsverwaltung gelten soll. Um weitere Organisationseinheiten anzulegen, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf Ihre Struktur und wählen im Kontextmenü <Neue Organisationseinheit>. Geben Sie wiederum Nummer, Bezeichnung, Mandant und Mindestbesetzung ein. Beachten Sie bitte, dass eine im Genehmigungswesen angelegte Organisationseinheit immer zum aktuellen Systemdatum angelegt wird. Wenn Sie rückwirkend Einheiten anlegen müssen, benutzen Sie bitte das Modul Organisation. Die im Genehmigungswesen angelegten 16

17 Einheiten gehören immer der Kategorie <Zeitwirtschaft> an und können wie diese auch weiter bearbeitet werden (Mindestbelegung ändern, Leiter oder Mitglieder entfernen) Bearbeiten von Organisationseinheiten Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Organisationseinheit klicken und im Kontextmenü <Organisationseinheit bearbeiten> wählen, dann können Sie die Bezeichnung, die Mandantenzuordnung und die Mindestbelegung dieser Einheit nachträglich ändern. Wenn Sie auf das Pluszeichen vor der Einheit klicken, werden Ihnen die Leiter und Mitglieder der Einheit aufgelistet. Über das Kontextmenü kann die markierte Person aus der Einheit entfernt werden. Hierbei muss immer ein Gültigkeitsdatum angegeben werden, damit das System weiß, wann die Zuordnung zur Organisationseinheit beendet wurde Auswertungen zur Genehmigungsstruktur Genehmigungsstruktur drucken Über die Schaltfläche <Optionen> im Register <Genehmigungsstruktur> können Sie über den Eintrag <Genehmigungsstruktur drucken> die aktuelle Struktur in Berichtsform ausgeben. Wählen Sie im vorgeschalteten Filter bitte die auszuwertenden Bereiche aus: das können bestimmte Organisationseinheiten (Mandanten, Gruppen), bestimmte Strukturen oder bestimmte Leitungsfunktionen sein Struktur als Chart anzeigen Über die Schaltfläche <Optionen> im Register <Genehmigungsstruktur> können Sie über den Eintrag <Struktur als Chart anzeigen> die aktuelle Genehmigungsstruktur an MS Visio übergeben und damit in Organigrammform darstellen. Voraussetzung hierfür ist, dass MS Visio auf Ihrem Arbeitsplatz installiert ist. 2.3 Massenanlage von Benutzern Allgemeines Um die Anlage von Benutzern, die nur Zugriff auf das Mitarbeiterportal haben, zu vereinfachen, steht Ihnen ein Assistent zur Verfügung. Mit dessen Hilfe können für alle oder ausgewählte Arbeitnehmer die entsprechenden Nutzer angelegt und automatisch mit Zugriffsrechten auf das Mitarbeiterportal ausgestattet werden Ablauf der Massenanlage NT-Benutzeranlage (6 Schritte): a.) Auswahl des Benutzertyps b.) Domänenauswahl c.) Schemadefinition des Benutzernamens f.) Übersicht über die zu erstellenden Nutzer g.) Art der Rechtevergabe h.) Start der Anlage und Protokoll SQL-Benutzeranlage (7 Schritte): a.) Auswahl des Benutzertyps c.) Schemadefinition des Benutzernamens d.) Passwortdefinition e.) Mandantenauswahl f.) Übersicht über die zu erstellenden Nutzer g.) Art der Rechtevergabe h.) Start der Anlage und Protokoll Start der Massenanlage Um assistentengestützt eine größere Menge von Benutzern für das Mitarbeiterportal anzulegen, öffnen Sie das Modul <Benutzerverwaltung> und wählen hier den Menüpunkt <Verwaltung: Automatische Webnutzeranlage>. 17

18 Daraufhin öffnet sich ein Assistentenformular, welches Sie bei der Anlage der Benutzer unterstützt Auswahl der Benutzertyps Zunächst erfolgt die Auswahl, ob sich die Mitarbeiter über die NT-Authentifizierung oder die SQL-Authentifizierung an das Mitarbeiterportal anmelden sollen. NT-Authentifizierung ist nur dann sinnvoll, wenn alle Beschäftigten, die mit dem Mitarbeiterportal arbeiten sollen (Reisen erfassen, Urlaubsanträge stellen usw.) ein eigenes, persönliches NT-Login haben. In diesem Fall werden beim Start des Mitarbeiterportals die Windows-Anmeldeinformationen übernommen und der Benutzer muss sich nicht erneut mit Name und Kennwort authentifizieren. Soll dagegen die SQL-Authentifizierung angewendet werden, so wird für jeden ausgewählten Arbeitnehmer ein Benutzername und ein Kennwort angelegt. Da sich jeder Benutzer bei der Anmeldung an das Mitarbeiterportal über Name und Kennwort authentifizieren muss, ist das Vorhandensein einer Domäne nicht unbedingt erforderlich. Es ist zum Beispiel denkbar, einen Computerarbeitsplatz einzurichten, über den sich mehrere Arbeitnehmer an das Mitarbeiterportal anmelden können, obwohl sie keinen eigenen Rechner haben Domänenauswahl (nur NT-Nutzeranlage) Bei der Anlage von NT-Benutzern werden zunächst die vorhandenen Domänenbenutzer ermittelt. Anschließend wird geprüft, ob zu diesen Benutzern in der Personaldatenbank Arbeitnehmer existieren. Hierbei wird der NT-Benutzername mit dem Namen der vorhandenen Arbeitnehmern verglichen. Kann dem Benutzernamen ein Arbeitnehmer zugeordnet werden, so wird bei dem angelegten Benutzer gleich der richtige Mandant und Arbeitnehmer hinterlegt. Kann eine eindeutige Zuordnung nicht erfolgen, beispielsweise weil die Benutzernamen in der NT-Umgebung nicht die echten Namen der Arbeitnehmer beinhalten, dann wird als Arbeitnehmer ANNr 1 und MDNR 0 hinterlegt. 18

19 Wählen Sie zunächst die Domänen aus, deren Benutzer ausgelesen werden sollen. Markieren Sie die gewünschten Domänen durch ein Häkchen Schemadefinition des NT-Benutzernamens Um das Programm bei der Zuordnung der NT-Benutzer zu den Arbeitnehmern zu unterstützen, geben Sie nun bitte die schematische Zusammensetzung der NT-Benutzernamen an. Hierfür stehen Ihnen Name und Vorname des Arbeitnehmers als Textbaustein zur Verfügung. Beispiel 1: In Ihrem Unternehmen melden sich alle Nutzer mit Vornamen und Namen an das System an. Egon Freiwillig meldet sich also mit dem Benutzernamen Egonfreiwillig an. Als Schema wäre daher von Ihrer Seite anzugeben: - <Vorname(*)><Nachname(*)> Das bedeutet, dass alle Zeichen des Vornamens und alle Zeichen des Nachnamens verwendet werden. Beispiel 2: In Ihrem Unternehmen melden sich alle Nutzer mit dem ersten Buchstaben des Vornamens und allen Buchstaben des Nachnamens an das System an. Egon Freiwillig meldet sich also mit dem Benutzernamen Efreiwillig an. Als Schema wäre daher von Ihrer Seite anzugeben: - <Vorname(1)><Nachname(*)> Das bedeutet, dass nur das erste Zeichen des Vornamens und alle Zeichen des Nachnamens verwendet werden. Wenn Sie das Schema eingegeben haben, können Sie über die Schaltfläche <Schema prüfen> die korrekte Angabe der Platzhalter feststellen. Sie erhalten eine entsprechende Erfolgsmeldung über die Korrektheit des angegebenen Schemas. Klicken Sie anschließend bitte auf <Weiter> Zuordnen der Benutzer zu den Arbeitnehmern Nun erfolgt die Anzeige der Benutzernamen mit dem dazugehörigen Arbeitnehmer, so dieser aufgrund der Namenszuordnung ermittelt werden konnte. Dabei werden die NT-Benutzernamen und die Domäne einerseits und Mandantennummer, Arbeitnehmernummer und Name des Arbeitnehmers andererseits aufgelistet. Prüfen Sie bitte die korrekte Zuordnung. Wenn Sie die vorgeschlagene Zuordnung ändern möchten, weil nicht der richtige Arbeitnehmer vorgeschlagen wurde, klicken Sie bitte doppelt auf den NT-Benutzernamen und suchen Sie über die Auswahllisten den korrekten Arbeitnehmer. Bestätigen Sie bitte mit <OK>. 19

20 HINWEIS: Besitzt ein NT-Nutzer bereits Zugriffsrechte auf Ihre Personaldatenbank (z.b. der Personalsachbearbeiter, die Reisekostenabrechnungsverantwortliche usw.), so werden diese Nutzer hier nicht mit zur Auswahl angeboten. Diese Nutzer existieren bereits und sollten nicht mehrfach angelegt werden. In den Standardeinstellungen haben diese Benutzer ohnehin Zugriffsrechte auf das Mitarbeiterportal. Um die angezeigten NT-Benutzer nun als Benutzer Ihrer Personaldatenbank anzulegen, müssen diese mit einem Haken markiert werden. Setzen Sie einen Haken im Feld <Alle auswählen>, um die komplette Liste auf einmal zu markieren. Klicken Sie bitte auf <Weiter> Rechte vergeben Bei der Neuanlage der Nutzer in der Personalwirtschaftsdatenbank werden Standardrechte vergeben. Das bedeutet, dass die neuen Benutzer ausschließlich das Mitarbeiterportal nutzen dürfen und dort vollen Zugriff auf den Mitarbeiterbereich haben. Der Zugriff auf die Personalabrechnung, Personalmanagement, Reisekosten, Personalkostenplanung, Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung ist also ohne weitere Einstellungen nicht möglich. Auch der Zugriff auf den Managerbereich im Mitarbeiterportal ist nicht gestattet. Sollen diese Standardrechte verändert werden, können Sie die Rechtevergabe für jeden einzelnen Benutzer verändern oder die neu angelegten Benutzer in einer Gruppe zusammenfassen und dann für diese Gruppe einmal die Rechte festlegen. Markieren Sie den Punkt <Rechte für jeden Benutzer setzen>, wenn Sie die Feineinstellungen auf Benutzerebene durchführen oder keine Änderungen an den Standardrechten vornehmen wollen. Möchten Sie die angelegten Benutzer jedoch in einer Gruppe zusammenfassen, markieren Sie bitte den anderen Punkt und geben einen Namen für die anzulegende Gruppe ein. Nach dem Klicken auf <Fertigstellen> werden die neuen Benutzer angelegt Aufbau des Benutzernamens bei SQL-Nutzeranlage Bei der Anlage von Nutzern, die mit SQL-Authentifizierung auf das Mitarbeiterportal zugreifen sollen, muss ein Benutzername und ein Kennwort festgelegt werden. Über die Definition eines Schemas kann der Benutzername für mehrere Arbeitnehmer automatisch generiert werden. Für die Bildung des Benutzernamens stehen Ihnen Name und Vorname des Arbeitnehmers sowie die Mandanten- und Personalnummer zur Verfügung. 20

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