Newsletter Arbeitsrecht

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1 MÄRZ 2014 Newsletter Arbeitsrecht März 2014 Im Blickpunkt: Schulungen, Freistellungen, Sachmittel Umgang mit der "Wunschliste" des (neu gewählten) Betriebsrats Inhalt Das Interview 02 Schulungen, Freistellungen, Sachmittel Umgang mit der "Wunschliste" des (neu gewählten) Betriebsrats 04 Aktuelle Urteile Arbeitsrecht 09 Aktuelle Urteile betriebliche Altersversorgung 11 Veranstaltungskalender 12 Newsletterarchiv 14 Hogan Lovells e-newsletter 15 Ihre Ansprechpartner 16

2 Newsletter Arbeitsrecht März Editorial Liebe Leserin, lieber Leser, alle vier Jahre im Frühjahr ist es wieder soweit: Es stehen in diesem Jahr wieder einmal die regelmäßigen Betriebsratswahlen an. Wir hatten Sie in diesem monatlichen Newsletter der deutschen Praxisgruppe Arbeitsrecht von Hogan Lovells ja bereits im Juni des Vorjahres rechtzeitig auf Gestaltungsmöglichkeiten des Arbeitgebers im Vorfeld der Betriebsratswahlen aufmerksam gemacht und Ihnen im Oktober 2013 nochmals einen Überblick zu den Wahlen der Arbeitnehmervertretungen gegeben. In dieser Ausgabe will nun unsere Kollegin Dr. Kerstin Neighbour, Partnerin im Frankfurter Büro, einige wichtige Hinweise zum Umgang mit den alsbald "frisch gewählten" Betriebsräten ergänzen: Bitte gestatten Sie uns schließlich in eigener Sache auch noch einmal den Hinweis auf unsere Frühjahrsveranstaltungen "Update Arbeitsrecht 2014" an allen unseren Standorten. Sehr gern würden wir Sie in München, Düsseldorf, Hamburg und Frankfurt in der Zeit vom 3. April bis zum 15. Mai 2014 zu einem regen Austausch begrüßen. Alle Einzelheiten zu den Terminen, zum Inhalt der Veranstaltungen sowie schließlich zum Anmeldungsprozedere finden Sie nochmals im hinteren Teil dieses Newsletters. Wie stets wünschen wir Ihnen eine angenehme Lektüre. Ihre Praxisgruppe Arbeitsrecht Schon im Interview erläutert die Kollegin Ihnen die gerade bei neuen und unerfahrenen Betriebsratsmitgliedern oft problematische Beachtung der Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit der Teilfreistellung von der Arbeitstätigkeit zur Wahrnehmung von Betriebsratsaufgaben. Der Hauptbeitrag setzt sich dann nochmals intensiver mit vielen von den Forderungen auseinander, welche auf den "Wunschlisten" neu gewählter Betriebsräte stehen. So spannt Dr. Kerstin Neighbour einen Bogen von der Sachmittelausstattung des Betriebsrats über die Freistellung von Betriebsratsmitgliedern bis hin zu den in vielen Personalabteilungen in den nächsten Wochen und Monaten wohl schon erwarteten Auseinandersetzungen mit Wünschen der Betriebsräte nach um einmal im nicht unberechtigten Klischee zu bleiben "viel zu teuren Schulungen viel zu vieler Betriebsratsmitglieder an viel zu weit entfernten Orten". Finden Sie im Hauptbeitrag wichtige Hinweise zu den von der Rechtsprechung tatsächlich anerkannten Ansprüchen sowie natürlich Tipps zum praktischen Umgang mit solchen Forderungskatalogen der Betriebsräte. In unserer Rubrik "Aktuelles Urteil Arbeitsrecht" dürfen wir Ihnen in diesem Monat gleich zwei Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts im Zusammenhang mit der aktuell einmal wieder sehr stark von der Rechtsprechung "beleuchteten" Problematik der Verdachtskündigung vorstellen. In direktem Anschluss berichten unsere Experten aus dem Bereich der betrieblichen Altersversorgung in einer kurzen, aber wichtigen Zusammenfassung zu einer ganzen Fülle jüngster Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts zum Thema wirksamer Altersgrenzen in Versorgungsordnungen.

3 2 Newsletter Arbeitsrecht März 2014 Interview Dr. Kerstin Neighbour Partner, Frankfurt am Main T +49 (69) kerstin.neighbour@hoganlovells.com In Ihrem Hauptbeitrag zur "Wunschliste" des Betriebsrats hinsichtlich Schulungen, Freistellungen und Sachmitteln findet sich auch der Wunsch nach "Teilfreistellungen" von Betriebsratsmitgliedern. Worum handelt es sich dabei? Dr. Kerstin Neighbour: 38 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) sieht vor, dass in Abhängigkeit der Betriebsgröße eine gewisse Zahl von Betriebsratsmitgliedern freizustellen ist. So ist z.b. in einem Betrieb mit 200 bis 500 regelmäßig beschäftigten Arbeitnehmern ein Betriebsratsmitglied von jeglicher Arbeitspflicht zu befreien, um Betriebsratsaufgaben zu erfüllen. Anstelle der "Vollfreistellung" eines Betriebsratsmitglieds kann der Betriebsrat in diesem Fall aber auch die Aufteilung des Freistellungsvolumens auf mehrere Betriebsratsmitglieder beschließen. Selbstverständlich können auch Betriebsratsmitglieder freigestellt werden, die von vornherein in Teilzeit tätig sind. Durch die "Vollfreistellung" einer solchen Teilzeitkraft wird das Freistellungsvolumen, das sich aus 38 BetrVG ergibt, dann natürlich nur anteilig verbraucht. Wer entscheidet eigentlich darüber, wer in welchem Umfang freigestellt wird? Dr. Kerstin Neighbour: Diese Entscheidung obliegt dem Betriebsratsgremium. Der Betriebsrat wählt die freizustellenden Betriebsratsmitglieder auf der Grundlage der von den Betriebsratsmitgliedern eingereichten Wahlvorschläge. Auf der Grundlage dieses Wahlergebnisses beschließt der Betriebsrat dann, wer in welchem Umfang freigestellt wird. Arbeitgeber reagieren auf solche Teilfreistellungen meist nicht gerade erfreut. Woran liegt das? Dr. Kerstin Neighbour: Teilfreistellungen führen, ähnlich wie die Aufsplittung einer Vollzeitstelle in zwei oder mehr Teilzeitstellen, in aller Regel zum einem erhöhten organisatorischen und personellen Aufwand für den Arbeitgeber. Da das eigentlich in Vollzeit tätige, jetzt aber teilfreigestellte Betriebsratsmitglied seine Arbeitsleistung nur noch teilweise erbringt, muss für die Erledigung der verbleibenden Aufgaben eine weitere Kraft eingestellt werden, wenn es nicht gelingt, die Aufgaben anderweitig zu verteilen. Handelt es sich bei dem teilfreizustellenden Betriebsratsmitglied um eine Fachkraft mit Spezialkenntnissen, mag es sich als schwierig erweisen, überhaupt jemanden zu finden, der bereit und in der Lage ist, die Aufgaben möglicherweise "nur" in Teilzeit zu übernehmen. In jedem Fall müssen die Verteilung und die Übergabe der Aufgaben so organisiert werden, dass Effizienzverluste möglichst vermieden werden. Was kann der Arbeitgeber in einer solchen Situation tun? Dr. Kerstin Neighbour: Das Betriebsverfassungsgesetz sieht einerseits vor, dass die freizustellenden Betriebsratsmitglieder "nach Beratung mit dem Arbeitgeber" gewählt werden und dass der Arbeitgeber andererseits die Einigungsstelle anrufen kann, wenn er die personelle Auswahl der Freizustellenden durch den Betriebsrat für sachlich unvertretbar hält. Das Beratungsverfahren mit dem Arbeitgeber findet vor der oben bereits angesprochenen Wahl der freizustellenden Betriebsratsmitglieder statt. Dabei berät der gesamte Betriebsrat mit dem Arbeitgeber nicht nur über die Personen, die freigestellt werden sollen, sondern auch darüber, ob und in welchem Umfang der Betriebsrat Teilfreistellungen plant. Die Einflussmöglichkeiten des Arbeitgebers sind zugegebenermaßen begrenzt. Denn trotz etwaig geäußerter Bedenken des Arbeitgebers sind die Betriebsratsmitglieder frei darin, wen sie zur Wahl vorschlagen und letztlich als freizustellendes Mitglied wählen. Nach der Wahl teilt der Betriebsrat dem Arbeitgeber die Namen der Freizustellenden mit. Anschließend hat der Arbeitgeber zwei Wochen Zeit, die Einigungsstelle anzurufen, wenn er eine Freistellung für sachlich nicht vertretbar hält. Lässt der Arbeitgeber diese Frist verstreichen, so gilt sein Einverständnis mit den Freistellungen als erteilt. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber mit rechtlichen Mitteln gegen die Verteilung des Freistellungsvolumens nur in schwerwiegenden Fällen mit Erfolg vorgehen. Hierzu müsste der Arbeitgeber im Einzelnen darlegen können, warum ihn die Aufteilung vor besondere organisatorische Probleme stellt. Der bloße Hinweis auf organisatorischen Mehraufwand reicht insofern nicht aus.

4 Newsletter Arbeitsrecht März Der Arbeitgeber muss gerade bei einem neu gewählten Gremium zudem berücksichtigen, dass sich die Zusammenarbeit über die kommenden vier Jahre nicht unbedingt einfacher gestalten wird, wenn das Thema Teilfreistellungen schon zu Beginn der Amtsperiode zu ernsten Auseinandersetzungen führt. Der Arbeitgeber sollte in jedem Fall die Beratung mit dem Betriebsrat nutzen, um diesen möglichst frühzeitig auf echte betriebliche Hindernisse hinzuweisen. Auf diese Weise hat der Betriebsrat zumindest Gelegenheit, die Bedenken des Arbeitgebers bei seiner Entscheidungsfindung angemessen zu berücksichtigen. Worauf sollte der Arbeitgeber bei der Teilfreistellung von Betriebsratsmitgliedern noch achten? Dr. Kerstin Neighbour: Der Arbeitgeber sollte nachprüfen, ob das Gesamtfreistellungsvolumen bei der Aufteilung der Freistellungen überschritten wird. Die Summe der einzelnen Frei- bzw. Teilfreistellungen darf nämlich nicht höher sein als die Summe der sich aus 38 Abs. 1 BetrVG ergebenden Vollfreistellungen. Bei einer betriebsüblichen Arbeitszeit von 38 Wochenstunden können daher z.b. zwei Teilzeitkräfte, die jeweils 19 Stunden wöchentlich arbeiten, "voll" freigestellt werden. Dagegen wäre es nicht möglich, eine dieser Teilzeitkräfte voll freizustellen und zugleich die Teilfreistellung einer Vollzeitkraft für 20 Stunden vorzusehen. Was passiert, wenn ein teilfreigestelltes Betriebsratsmitglied ausfällt, z.b. wegen Urlaubs oder Krankheit? Dr. Kerstin Neighbour: Hier gilt nichts anderes als bei voll freigestellten Betriebsratsmitgliedern auch. Im Verhinderungsfall ist zu prüfen, inwieweit andere Betriebsratsmitglieder ersatzweise freigestellt werden müssen. Dabei berechtigt nicht jede kurzfristige Verhinderung eines freigestellten Betriebsratsmitglieds den Betriebsrat zu einer Ersatzfreistellung. Das Bundesarbeitsgericht hat vielmehr schon mehrfach betont, dass der Gesetzgeber bei der Festlegung der Mindeststaffel in 38 Abs. 1 BetrVG gewisse Fehlzeiten der ständig freigestellten Betriebsratsmitglieder bereits einkalkuliert hat. Mit anderen Worten: Zunächst einmal müssen die übrigen Freigestellten die Aufgaben des ausgefallenen Mitglieds mit übernehmen. Für weitere, vorübergehende Ersatzfreistellungen nach 37 Abs. 2 BetrVG muss der Betriebsrat dann konkret darlegen, warum sie für die ordnungsgemäße Betriebsratsarbeit erforderlich sind. Der Betriebsrat muss sich darüber hinaus fragen (lassen), in wie viele Teilfreistellungen er das Freistellungsvolumen vernünftigerweise aufteilen kann, ohne die ordnungsgemäße Erfüllung der Betriebsratsaufgaben zu gefährden. Hier kommt dem Betriebsrat aber ein weiter Beurteilungsspielraum zu. Welche Gestaltungsmöglichkeiten lässt das Gesetz noch zu? Dr. Kerstin Neighbour: 38 Abs. 1 Satz 5 BetrVG sieht vor, dass durch Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung anderweitige Regelungen über die Freistellung vereinbart werden können. Darin können z.b. die Höchstzahl der Teilfreistellungen oder ein bestimmter zeitlicher Mindestumfang der Teilfreistellungen festgelegt werden. In der Praxis sind solche Regelungen aber eher selten anzutreffen, da entsprechende Absprachen "von Fall zu Fall" getroffen werden. Eine Betriebsvereinbarung über Freistellungen ist auch nicht erzwingbar. Sollte die Verständigung über eine solche Betriebsvereinbarung im Einzelfall doch gelingen, sollte der Arbeitgeber auf die Vereinbarung einer hinreichend langen Laufzeit oder entsprechend langer Kündigungsfristen achten. Denn ansonsten kann die Betriebsvereinbarung ihren Zweck, Rechtssicherheit für beide Seiten zu schaffen, nicht erfüllen. Gleichzeitig sollte die Betriebsvereinbarung aber auch Anpassungsregelungen vorsehen, z.b. für den Fall, dass die Belegschaftsstärke nicht nur vorübergehend sinkt.

5 4 Newsletter Arbeitsrecht März 2014 Schulungen, Freistellungen, Sachmittel Umgang mit der "Wunschliste" des (neu gewählten) Betriebsrats Von März bis Mai 2014 wird in vielen Betrieben der Betriebsrat neu oder auch erstmalig gewählt. Nach der Wahl wird zu klären sein, ob und in welchem Umfang Betriebsratsmitglieder ganz oder teilweise von ihrer beruflichen Tätigkeit freizustellen sind. Auch stellt sich häufig die Frage, welche Sachmittel der Arbeitgeber dem neuen Gremium und dessen Mitgliedern zur Verfügung stellen muss, damit die Betriebsratsaufgaben ordnungsgemäß erfüllt werden können. Großzügige Büroräume, schnelle Computer mit Internetzugang, Laptop, Smartphone oder gar ein Dienstwagen? die diesbezügliche "Wunschliste" des Betriebsrats mag lang und dementsprechend für den Arbeitgeber mit nicht unerheblichen Kosten verbunden sein. Auch das Interesse am Besuch von Schulungen zum Erwerb oder zur Vertiefung rechtlicher Kenntnisse oder zum Erwerb von "Spezialwissen" für besondere Aufgaben wird in den ersten Monaten nach der Wahl besonders hoch sein. Die Angebote auf dem Markt sind immens. Wer die Begriffe "Betriebsrat" und "Seminare" googelt, erhält um die Ergebnisse. Naturgemäß sind Arbeitgeber und Betriebsrat nicht immer einer Meinung, wenn es darum geht, welche Sachmittel dem Betriebsrat tatsächlich zustehen, wie viel eigenes Büropersonal benötigt wird und welche Schulungen wann, wo und durch wen besucht werden. Für den Arbeitgeber stellt sich daher die Frage, welchen Forderungen des Betriebsrats er berechtigterweise entgegentreten kann. Der nachfolgende Beitrag gibt zunächst einen Überblick über die Reichweite und Grenzen der erforderlichen Betriebsratsausstattung. Anschließend beleuchten wir die rechtlichen Voraussetzungen von Freistellungen für die Betriebsratstätigkeit und die Teilnahme an Schulungen. 1. Sachmittelausstattung 1.1 Gesetzliche Grundlagen Gemäß 40 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Arbeitgeber die Kosten zu tragen, die durch die Tätigkeit des Betriebsrats entstehen. Für die Sachmittelausstattung ist die Regelung des 40 Abs. 2 BetrVG maßgeblich. Danach muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat für seine Tätigkeit in erforderlichem Umfang Räume, sachliche Mittel, Informationsund Kommunikationstechnik sowie Büropersonal zur Verfügung zu stellen. 1.2 Erforderlichkeit als einschränkendes Kriterium Bereits aus dem Wortlaut des 40 Abs. 2 BetrVG ergibt sich, dass der Arbeitgeber die durch die Tätigkeit des Betriebsrats entstehenden Kosten nicht unbeschränkt zu tragen hat. Die begehrten Sachmittel müssen für die Erfüllung der Betriebsratsarbeit vielmehr erforderlich sein. Die Prüfung der Erforderlichkeit nimmt der Betriebsrat allerdings selbst vor. Ihm steht dabei ein weiter Beurteilungsspielraum zu. Zwar kann der Betriebsrat die Erforderlichkeit nicht ausschließlich mit subjektiven Bedürfnissen begründen, sondern muss das konkrete Sachmittel nach einer verständigen und objektiven Würdigung für erforderlich halten. Der Betriebsrat muss stets eine Abwägung zwischen den Interessen der Belegschaft an einer sachgerechten Ausübung des Betriebsratsamts und dem Interesse des Arbeitsgebers an einer Begrenzung der Kosten vornehmen. Die betrieblichen Verhältnisse und die konkret zu erledigenden Aufgaben des Betriebsrats müssen berücksichtigt werden. Die Erforderlichkeit ist arbeitsrechtlich nur eingeschränkt kontrollierbar. Insbesondere dürfen die Arbeitsgerichte die Abwägung des Betriebsrats nicht durch eine eigene ersetzen. Sie prüfen nur, ob das verlangte Sachmittel der Erledigung der gesetzlichen Aufgaben dient und der Betriebsrat die Interessen sowohl der Belegschaft als auch des Arbeitgebers angemessen berücksichtigt hat. In der Praxis sind Streitigkeiten in diesem Bereich keine Seltenheit. Insbesondere der technische Fortschritt bei Informations- und Kommunikationsmitteln löst immer wieder neue Begehrlichkeiten bei den Betriebsräten aus, über deren Erforderlichkeit die Gerichte zu befinden haben. Auch wenn letztlich die betrieblichen Gegebenheiten maßgeblich sind, lassen sich doch folgende aktuelle Leitlinien zur Sachmittelausstattung des Betriebsrats entwickeln: (a) Büroraum und Büroausstattung Der Betriebsrat hat unstreitig einen Anspruch auf Überlassung eines geeigneten Büroraums und auf Ausstattung mit entsprechenden Büroutensilien. Auch ist dem Betriebsrat ein Telefon und jedenfalls bei einem entsprechenden betrieblichen Standard auch ein eigenes Telefax zur Verfügung zu stellen. Anzahl und Größe der bereitzustellenden Räumlichkeiten richten sich nach den Geschäftsbedürfnissen des Betriebsrats und hängen damit in erster Linie von der Größe des Betriebes und des Gremiums ab. Danach entscheidet sich auch, ob der Arbeitgeber dem Betriebsrat einen Raum zur dauerhaften Nutzung bereitstellen muss oder ob eine stunden- oder tageweise Überlassung ausreicht. Die Auswahl und Zuweisung eines geeigneten Raumes obliegt dem Arbeitgeber. Der Arbeitgeber muss dabei aber bestimmte Vorgaben beachten. So muss der Raum funktionsgerecht, d.h. beleucht- und beheizbar sein und über eine angemessene Einrichtung verfügen (Schreibtisch, Stühle, Schränke, Sitzungstisch). Ein vom Betriebsrat dauerhaft genutzter Raum muss abschließbar sein. Anderenfalls muss jedenfalls ein Aktenschrank vorhanden sein, der nur dem Betriebsrat zugänglich ist.

6 Newsletter Arbeitsrecht März Der Arbeitgeber muss dem Betriebsrat zudem die wichtigsten Gesetzestexte zum Arbeits- und Sozialrecht sowie entsprechende Fachliteratur zur Verfügung stellen. Jeder Betriebsrat hat Anspruch auf einen aktuellen Kommentar zum Betriebsverfassungsrecht, und zwar unabhängig von der Betriebsgröße. In größeren Betrieben kann der Arbeitgeber auch verpflichtet sein, mehrere aktuelle Kommentare zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus hat der Arbeitgeber dem Betriebsrat eine arbeits- und sozialrechtliche Fachzeitschrift bereitzustellen. Die Literaturauswahl obliegt dem Betriebsrat. Praxistipp: Gab es im Betrieb bereits einen Betriebsrat, hat der neu gewählte Betriebsrat keinen Anspruch auf eine komplette Neuausstattung. Er muss vielmehr mit den vorhandenen Sachmitteln vorlieb nehmen. Nur stark veraltete und dadurch nur noch eingeschränkt nutzbare Sachmittel muss der Arbeitgeber durch neue ersetzen. (b) Büropersonal Weiterhin ist der Arbeitgeber nach 40 Abs. 2 BetrVG verpflichtet, dem Betriebsrat in erforderlichem Umfang Büropersonal zur Verfügung zu stellen. Auch hier birgt die Frage der Erforderlichkeit Konfliktpotential. So mag sich die Frage stellen, ob der Betriebsrat Anspruch auf eine Schreibkraft haben kann, obwohl der Arbeitgeber dem Betriebsrat bereits einen PC überlassen hat (er kann vgl. BAG v ABR 14/04). Die Zahl und die notwendige Qualifikation des Personals hängen wiederum von der Betriebsgröße und dem tatsächlichen Arbeitsanfall im Gremium ab. Die Auswahl erfolgt grundsätzlich durch den Arbeitgeber. Aus dem Erfordernis, die Interessen des Betriebsrats angemessen zu berücksichtigen, kann sich allerdings auch das Recht des Betriebsrats ergeben, die zur Verfügung gestellte Kraft abzulehnen. Hierzu müsste der Betriebsrat allerdings nachvollziehbare Ablehnungsgründe vortragen können, z.b. den Verdacht des Vertrauensbruchs. (c) Überlassung eines Computers Ein Computer inklusive des entsprechenden Zubehörs (Bildschirm, Tastatur, Drucker) und Software stellt nach dem heutigen Stand der Technik ein alltägliches Arbeitsmittel dar und ist damit nach ganz überwiegender Auffassung auch stets erforderlich im Sinne des 40 Abs. 2 BetrVG. Der Betriebsrat muss im Unterschied zur früheren Rechtsprechung - daher auch keine weiteren Tatsachen vortragen, um die Erforderlichkeit zu begründen. Noch unklar ist die Rechtslage im Hinblick auf die Überlassung eines Notebooks oder Tablets. Maßgeblich sind hier der betriebliche Standard einerseits und die konkreten Bedürfnisse des Betriebsrats bzw. seiner Mitglieder andererseits. Hat ein Betriebsratsmitglied keinen festen Arbeitsplatz, z.b. weil es im Außendienst tätig ist oder häufige Dienstreisen unternehmen muss, wird sich die Erforderlichkeit eher begründen lassen als bei einem Gremienmitglied, das im Normalfall "vor Ort" für die Belegschaft erreichbar ist. Bislang ist der Anspruch auf Überlassung eines Notebooks oder Tablets aber nach wie vor die Ausnahme geblieben. Praxistipp: Im Streitfall müsste der Betriebsrat im Einzelnen darlegen, warum er das Notebook für erforderlich hält und das Interesse an der Überlassung das Interesse des Arbeitgebers, nicht mit unnötigen Kosten belastet zu werden, überwiegt. (d) Mobiltelefon Ob und unter welchen Voraussetzungen der Arbeitgeber den Betriebsratsmitgliedern ein Mobiltelefon, ein Blackberry oder ein Smartphone zur Verfügung stellen muss, beurteilt sich nach ähnlichen Maßstäben. So schließt das Vorhandensein eines Festnetzanschlusses im Betriebsratsbüro in aller Regel noch die Notwendigkeit eines oder mehrerer mobiler Geräte aus. Nach einer Entscheidung des LAG Hamm aus dem Jahr 2011 rechtfertigt auch eine dezentrale Betriebsstruktur allein noch nicht die Überlassung eines Mobiltelefons. Einen großzügigeren Maßstab legte das Hessische LAG in einer Entscheidung aus dem gleichen Jahr an. An diesem Fall wird aber auch deutlich, wie sehr die betrieblichen Verhältnisse entscheidend sind. Das Gericht sah die Kosten für 16 Mobiltelefone für den Betriebsrat in Höhe von insgesamt 352 Euro monatlich als zumutbar an in Anbetracht der konzernweit genutzten Mobiltelefone mit einer monatlichen Kostenbelastung von Euro für den Arbeitgeber. (e) Internetzugang und Seit 2010 sieht das BAG auch einen Internetzugang des Betriebsrats zur Erfüllung seiner betriebsverfassungsrechtlichen Aufgaben als regelmäßig erforderlich an. Der Betriebsrat muss demnach nicht mehr im Einzelnen darlegen, für welche aktuelle Betriebsratsaufgabe er Informationen aus dem Internet benötigt oder welchen betriebsverfassungsrechtlichen Pflichten er ohne den Zugang zum Internet nicht in ausreichendem Maße nachkommen kann. Der Arbeitgeber wird dem Betriebsrat die Einrichtung eines Internetzugangs demnach wohl nur noch in eng begrenzten Ausnahmefällen verweigern können. Dies gilt auch für die Einrichtung eigener E- Mail-Adressen. 2. Freistellung von Betriebsratsmitgliedern Die vorübergehende oder dauerhafte Arbeitsbefreiung für die Betriebsratstätigkeit kann zu Problemen im Betriebsablauf führen, insbesondere wenn es sich bei dem betreffenden Betriebsratsmitglied um einen Mitarbeiter mit Spezialkenntnissen handelt. Darüber hinaus ist auch hier der Kostenfaktor zu berücksichtigen. Denn für die Dauer einer zulässigen Freistellung hat das Betriebsratsmitglied Anspruch auf das Arbeitsentgelt, das es verdient hätte, wenn es normal gearbeitet hätte. Auch besondere Zuwendungen (z.b. Erschwernis- oder Schmutzzulagen, Zuschläge für Nachtarbeit, Urlaubs- oder Weihnachtsgeld) sind bei der Berechnung des Arbeitsentgelts zu berücksichtigen. Es lohnt sich also, genau zu prüfen, ob eine begehrte Freistellung den gesetzlichen Voraussetzungen entspricht.

7 6 Newsletter Arbeitsrecht März Gesetzliche Grundlagen (a) Erforderlichkeit Die Freistellung von Betriebsratsmitgliedern ist in 37 und 38 BetrVG geregelt. Nach 37 Abs. 2 BetrVG sind Betriebsratsmitglieder von ihrer beruflichen Tätigkeit vorübergehend freizustellen, wenn und soweit es nach Umfang und Art des Betriebs zur ordnungsgemäßen Durchführung ihrer Aufgaben erforderlich ist. In größeren Betrieben und beim Vorliegen bestimmter Voraussetzungen kommt daneben auch die dauerhafte Freistellung von der beruflichen Tätigkeit in Betracht ( 38 Abs. 1 und 2 BetrVG). 2.2 Die vorübergehende Freistellung nach 37 Abs. 2 BetrVG Ein Betriebsratsmitglied hat nach 37 Abs. 2 BetrVG Anspruch auf vorübergehende Freistellung von seiner Arbeit aus konkretem Anlass. Hierzu müssen zwei Voraussetzungen vorliegen: Zum einen muss die Arbeitsunterbrechung der Durchführung von Betriebsratsaufgaben dienen, z.b. bei Teilnahme an einer Betriebsratssitzung oder einer Mitarbeitersprechstunde. Zum anderen muss die Arbeitsunterbrechung für die ordnungsgemäße Durchführung dieser Aufgaben erforderlich sein. Doch auch hier wird dem betreffenden Betriebsratsmitglied ein weiter Ermessensspielraum eingeräumt. Es entscheidet über die Erforderlichkeit selbst, indem es gewissenhaft alle relevanten Umstände in die Überlegungen mit einbezieht und vernünftig würdigt. Auch wenn die Rechtsprechung notwendiger Betriebsratsarbeit einen Vorrang vor der regulären Arbeit einräumt, muss das Betriebsratsmitglied die betrieblichen Interessen berücksichtigen. Einer Zustimmung des Arbeitgebers bedarf es hingegen nicht. Das Betriebsratsmitglied muss sich jedoch vorher beim Arbeitgeber abmelden, damit dieser für den Arbeitsausfall entsprechende betriebsorganisatorische Vorkehrungen treffen kann. Dies gilt auch bei Betriebsratstätigkeiten, die das Betriebsratsmitglied von seinem eigenen Arbeitsplatz aus wahrnimmt. 2.3 Die dauerhafte Freistellung nach 38 BetrVG Ab einer bestimmten Betriebsgröße sind Betriebsratsmitglieder gemäß 38 Abs. 1 BetrVG auch vollständig von der Arbeitspflicht zu befreien. Die Anzahl der freizustellenden Betriebsratsmitglieder hängt von der Zahl der im Betrieb regelmäßig beschäftigten Arbeitnehmer ab. Bei Erreichen der im Gesetz festgelegten Schwellenwerte hat der Betriebsrat einen Anspruch auf die vollständige Freistellung eines oder mehrerer Betriebsratsmitglieder. Da das Gesetz jedoch lediglich Mindestwerte festlegt, sehen sich Arbeitgeber in der Praxis auch mit der Forderung nach der Freistellung zusätzlicher Betriebsratsmitglieder konfrontiert. Auch sind Fälle denkbar, in denen der Betriebsrat eine teilweise oder vollständige Freistellung eines Mitglieds verlangt, obwohl der Betrieb die gesetzlich bestimmte Mindestgröße von 200 regelmäßig Beschäftigten gar nicht erreicht. Einen Anspruch auf eine Erhöhung der im Gesetz genannten Mindestzahlen hat der Betriebsrat nur dann, wenn dies zur ordnungsgemäßen Durchführung seiner Aufgaben erforderlich ist. Der Betriebsrat kann die weitere Freistellung von Betriebsratsmitgliedern auch nicht einfach beschließen. Vielmehr muss der Arbeitgeber der Erhöhung zustimmen. Die Erforderlichkeit ist dann gegeben, wenn die gesetzlich vorgesehene Anzahl an Arbeitsbefreiungen im konkreten Einzelfall nicht ausreicht, um die Betriebsratsaufgaben innerhalb der betriebsüblichen Arbeitszeit ordnungsgemäß zu erfüllen. Dies muss der Betriebsrat im Einzelnen darlegen. Bevor der Betriebsrat die Freistellung eines zusätzlichen Betriebsratsmitglieds verlangen kann, ist z.b. zu prüfen, ob der Arbeitsaufwand evtl. durch verstärkte Freistellung der übrigen Betriebsratsmitglieder nach 37 Abs. 2 BetrVG erledigt werden kann. Insbesondere besteht nicht schon deshalb ein Anspruch auf die Freistellung eines weiteren Betriebsratsmitglieds, weil ein dauerhaft freigestelltes Mitglied erkrankt oder urlaubsabwesend ist. Letztlich ist die Frage der Erforderlichkeit wiederum eine Frage des Einzelfalls, bei der die betrieblichen Besonderheiten hinsichtlich Organisation und Ablauf berücksichtigt werden müssen. Als besondere Umstände hat die Rechtsprechung z.b. weit verstreut liegende Betriebsstätten, Mehrschichtbetrieb oder die längerfristige Beurlaubung eines freigestellten Betriebsratsmitglieds anerkannt. Kann keine Einigung erzielt werden, muss der Betriebsrat den Weg des gerichtlichen Beschlussverfahrens gehen. Hält der Arbeitgeber die Freistellung eines weiteren Betriebsratsmitglieds für nicht erforderlich, reicht es nicht, den Vortrag des Betriebsrats lediglich zu bestreiten. Vielmehr muss der Arbeitgeber seine Ablehnung substantiiert begründen können. (b) Freistellung bei Unterschreiten der Mindestgrenze Hat der Betrieb weniger als 200 regelmäßig beschäftigte Mitarbeiter, scheidet eine anlasslose Freistellung nach 38 Abs. 1 BetrVG aus. Streitig ist allerdings, ob es dann nach 37 Abs. 2 BetrVG eine dauerhafte "Pauschalfreistellung" geben kann (so BAG, NJW 1974, 1724 zur alten Fassung des 38 Abs. 1 BetrVG) oder ob die Freistellung bei Kleinbetrieben im Hinblick auf die damit verbundene wirtschaftliche Belastung stets anlassbezogen sein muss. Vor dem Hintergrund des seit 2001 absenkten Schwellenwerts für Dauerfreistellungen kann man die Fortgeltung der alten Rechtsprechung mit guten Gründen bezweifeln und 38 Abs. 1 BetrVG als abschließende Regelung für anlasslose dauerhafte Freistellungen ansehen. Praxistipp: Will der Betriebsrat eines Betriebes mit weniger als 200 regelmäßig beschäftigten Mitarbeitern eine Pauschalfreistellung erreichen, sollte ihn der Arbeitgeber auffordern, einzelfallbezogen und substantiiert darzulegen, warum eine anlassbezogene Freistellung nicht genügt.

8 Newsletter Arbeitsrecht März Betriebsratsschulungen Gerade neu gewählte Betriebsräte machen oftmals geltend, die ihnen obliegenden Aufgaben ohne umfangreiche Schulungen nicht sachgerecht erfüllen zu können. Da Schulungen aber nicht selten eine kostspielige Angelegenheit darstellen, sollte der Arbeitgeber sorgfältig prüfen, ob die begehrten Schulungsmaßnahmen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. 3.1 Gesetzliche Grundlagen Das Gesetz differenziert zwischen zwei Schulungsansprüchen: Der Schulungsanspruch des 37 Abs. 6 BetrVG steht dem Betriebsrat in seiner Gesamtheit zu. Daneben hat nach 37 Abs. 7 BetrVG jedes einzelne Betriebsratsmitglied einen Anspruch auf Bildungsurlaub von drei (bzw. bei erstmaliger Amtsübernahme: vier) Wochen zur Teilnahme an Schulungsund Bildungsveranstaltungen. Der Schulungsanspruch nach 37 Abs. 6 BetrVG spielt in der Praxis die weitaus größere Rolle. 3.2 Grundsatz: Erforderlichkeit der Schulungsmaßnahme Der Arbeitgeber hat den Betriebsratsmitgliedern bezahlte Freistellung zu gewähren und die Kosten für die Schulungsteilnahme einschließlich der Reise- und Übernachtungskosten zu übernehmen, wenn die Schulungsveranstaltung die für die Betriebsratsarbeit erforderlichen Kenntnisse vermittelt. Dies ist dann der Fall, wenn sie unter Berücksichtigung der konkreten Verhältnisse notwendig ist, damit der Betriebsrat seine gegenwärtigen oder in naher Zukunft anstehenden Aufgaben sach- und fachgerecht erfüllen kann. (a) Zulässiger Schulungsinhalt Nach ständiger Rechtsprechung des BAG ist die Vermittlung von Grundkenntnissen im Betriebsverfassungsrecht oder im allgemeinen Arbeitsrecht (z.b. Arbeitsschutzrecht) stets erforderlich. Einen aktuellen betriebsbezogenen Anlass muss der Betriebsrat hierfür nicht darlegen. Einem neu gewählten Betriebsrat, der bisher noch nicht entsprechend geschult worden ist, kann der Arbeitgeber eine solche Grundschulung nicht verweigern. Etwas anderes kann dann gelten, wenn die Schulung erst kurz vor dem Ende der Amtszeit des Betriebsrats stattfinden soll und abzusehen ist, dass die in der Schulungsveranstaltung vermittelten Grundkenntnisse bis zum Ende der Amtszeit nicht mehr einsetzbar sind. Geringerer Schulungsbedarf besteht auch bei langjährigen Betriebsratsmitgliedern, die bereits über ein großes Fachwissen verfügen. Ist die Veranstaltung nicht als Grundschulung, sondern als Spezialschulung einzuordnen, muss der Betriebsrat einen aktuellen betrieblichen Anlass darlegen. Einen solchen hat die Rechtsprechung z.b. bejaht bei Schulungen im Hinblick auf die Erläuterung der Rechtsprechung des BAG zur Thematik des Akkord- oder Prämienlohns sowie zu Arbeitszeitfragen. Restriktiver handhabt die Rechtsprechung bislang dagegen die Erforderlichkeit von Schulungen zu sog. "soft skills". Eine Schulung zur Diskussionsführung und Verhandlungstechnik hat das BAG allerdings kürzlich als erforderlich anerkannt. Praxistipp: Bei der Frage, ob eine Schulungsteilnahme im Einzelfall erforderlich ist, ist immer auch zu beachten, dass regelmäßig nicht die Teilnahme aller Betriebsratsmitglieder erforderlich ist, sondern der Arbeitgeber erwarten kann, dass sich die Betriebsratsmitglieder gegenseitig informieren. Auch hat der Betriebsrat bei der Festlegung der zeitlichen Lage des Besuchs von Schulungsveranstaltungen die betrieblichen Notwendigkeiten zu berücksichtigen. In Zeiten mit absehbar besonderer Arbeitsbelastung steigen daher die Anforderungen an die Darlegung der Erforderlichkeit. (b) Dauer und Tagungsort Die Dauer der Schulung, der Tagungsort und die anfallenden Reisekosten müssen angemessen sein. Für welche Dauer der Arbeitgeber eine Freistellung gewähren muss bzw. bei Überschreitung welchen Zeitraums er diese verweigern kann, lässt sich nicht pauschal beantworten. Vielmehr sind auch hier die betrieblichen Verhältnisse, die Vorkenntnisse der Betriebsratsmitglieder und die Schwierigkeit der anstehenden Themen maßgeblich. Die Rechtsprechung hat neben kurzfristigen Schulungen (drei Tage) auch längere Schulungen von 14 Tagen als erforderlich anerkannt. Gerade bei erstmalig gewählten Betriebsräten wird es der Arbeitgeber schwer haben, einen erhöhten Schulungsbedarf in Zweifel zu ziehen. Probleme treten in der Praxis auch dann auf, wenn der Betriebsrat Schulungen besuchen möchte, die von der Betriebsstätte weit entfernt liegen. Hier gilt Folgendes: Ist die Schulung erforderlich und gibt es keine ortsnähere Schulung, wird der Arbeitgeber dem Betriebsrat die Teilnahme und die Kostenübernahme auch bei einer weiten Entfernung nicht verweigern können. Die Reisekosten muss der Arbeitgeber aber nicht erstatten, wenn eine gleichwertige ortsnähere Veranstaltung angeboten wird. Es ist grundsätzlich auch nicht zwingend erforderlich, dass der Betriebsrat im Tagungshotel selbst übernachtet. Dies wird insbesondere dann relevant, wenn die Schulung in einem Hotel der Oberklasse abgehalten wird. Hier kann der Arbeitgeber vom Betriebsrat verlangen, auf eine preiswertere Unterkunft auszuweichen. Dies gilt jedenfalls dann, wenn das Tagungshotel über eine gute verkehrstechnische Anbindung verfügt. 4. Zusammenfassung und Fazit Unabhängig davon, ob der Betriebsrat die Ausstattung mit Sachmitteln verlangt, die dauerhafte Freistellung (zusätzlicher) Betriebsratsmitglieder begehrt oder an Schulungen teilnehmen will die "Wunschliste" des Betriebsrats ist stets an der Erforderlichkeit zur ordnungsgemäßen Durchführung der Betriebsratsarbeit zu messen.