Recruitingprozesse modular auslagern

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1 Concludis Joker No. 2&3 Recruitingprozesse modular auslagern mit Recruiting Process Outsourcing (RPO) by concludis Band -3- Das Bewerbermanagement mit den drei Jokern

2 concludis TM concludis GmbH Frankfurter Straße Köln

3 Seite: -1- Recruiting Prozesse modular auslagern RPO by concludis Übersicht Das Bewerbermanagement mit den drei Jokern Seite 02 Flexibel auf den Markt reagieren... Seite 04 Leistungsspektrum RPO by concludis Übersicht Seite 05 Ausschreibungsmanagement Seite 06 Aktive Suche nach Ihren Kandidaten Seite 07 Direktansprache über Kandidaten finden Seite 08 Bearbeitung eingeh. Bewerbungen nebst dig. Erfassung von Papierbewerbungen Seite 09 Vorauswahl geeigneter Kandidaten/Telefoninterviews Seite 10 Onboarding Seite 11 Technologische Unterstützung des RPO Seite 13 Prozessunterstützung durch concludis Online-Bewerbermanagement Seite 14 Fallbeispiel RPO by concludis Seite 19

4 Seite: -2- Das Bewerbermanagement mit den drei Jokern Ihr Joker No.1 Mit concludis haben Sie eines der modernsten elektronischen OnlineBewerbermanagementsysteme Ihr Joker No.2 Wir übernehmen variabel Ihre Recruitingprozesse (recruiting-processoutsourcing) Ihr Joker No.3 Wir finden für Sie die besten Kandidaten in Ihrem Wettbewerbsumfeld

5 Seite: -3- Das Bewerbermanagement mit den drei Jokern SaaS Online Bewerbermanagement concludis ist eine echte SaaS-Lösung Software as a Service. Gehostet in einem deutschen Rechenzentrum bietet concludis alle Funktionen eines effizienten Online Bewerbermanagements an. Sie greifen über Ihren Browser auf concludis zu und können Ihr Bewerbermanagement ohne zusätzliche Hard- oder Softwareinstallationen betreiben. Und sollten Sie personelle Engpässe bei der Bearbeitung Ihrer Bewerber haben, können Sie einfach den zweiten Joker ziehen. Recruiting Process O utsourcing ( RPO) Der zweite Joker in der concludis Familie unterstützt Sie individuell und maßgeschneidert bei der Durchführung Ihres Recruitings bei personellen Engpässe oder wenn Sie aus strategischen Gründen bestimmte Prozesse des Recruitings auslagern wollen. Zu dem Leistungsumfang des RPO gehören bei concludis z.b. Unterstützung beim Ausschreibungsmanagement, aktive Suche nach geeigneten Kandidaten in social media Plattformen und in gängigen Lebenslaufdatenbanken, Bearbeitung eingehender Bewerbungen nebst digitaler Erfassung von Papierbewerbungen, Vorauswahl geeigneter Kandidaten, Organisation und Durchführung personaldiagnostischer Verfahren vom Telefoninterview bis zum Assessment und Onboarding individuelle Begleitung in der Phase zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn. Kandidaten finden Mit Ihrem dritten Joker namens Kandidaten finden sprechen wir die Menschen aus Ihrem unmittelbaren Wettbewerbsumfeld an, die die gleiche oder eine ähnliche Position wie Ihre Vakanz innehaben. Dazu erstellen wir im Vorfeld mit Ihnen eine Zielfirmenliste von bis zu 40 Unternehmen. Unsere Recruiter identifizieren über verdeckte Telefonate die Stelleninhaber und sprechen sie auf einen möglichen Wechsel an. Sie bekommen das gesamte Ergebnis alle Personen, die Interesse an einem Wechsel haben, sowie die, die später wechseln wollen bzw. kein Interesse an einem Wechsel haben. Und zudem haben Sie einen unbezahlbaren Einblick in den Wettbewerb!

6 Seite: -4- Flexibel auf den Markt reagieren... Konjunkturaufschwung oder ein neuer Geschäftsbereich - Rezession oder Umstrukturierung - entweder Sie suchen dringend Personal oder Sie haben keinen Einstellungsbedarf. Unterschiedliche Situationen, die unterschiedlicher Konzepte bedürfen. Mit Recruiting Process Outsourcing (RPO) by concludis bleiben Sie flexibel: Die Auslagerung von Personalfunktionen wie Ausschreibungsmanagement und Stellenadministration, Bewerberbeschaffung, Bewerberhotline, Bewerberverwaltung oder Bewerberauswahl bis hin zum Einstellungsprozess ermöglicht einen optimierten und kostengünstigen Einsatz der eigenen Ressourcen. Von Fall zu Fall, hoch flexibel und wirtschaftlich. Das ist Recruiting Process Outsourcing by concludis. Mit Recruiting Process Outsourcing by concludis sind wir der richtige Partner, wenn es um eine langfristige professionelle Unterstützung Ihres Recruitings geht. Wir verstehen uns als Teil Ihres HR-Teams und bringen unser Prozesswissen in Ihre Personalarbeit ein.

7 Seite: -5- Leistungsspektrum RPO by concludis Onboarding individuelle Begleitung in der Phase zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn Organisation und Durchführung personaldiagnostischer Verfahren vom Telefoninterview bis zum Assessment Vorauswahl geeigneter Kandidaten und Vorstellen in den Fachbereichen Bearbeitung eingehender Bewerbungen nebst digitaler Erfassung von Papierbewerbungen aktive Suche in social media Plattformen und in gängigen Lebenslaufdatenbanken Bewerber finden und gewinnen Direktsuche Unsere Themenbereiche im Bereich RPO by concludis umfassen weitestgehend alle Prozesse des Recruitings sowie die Entwicklung und die Betreuung des unternehmenseigenen Online Bewerbermanagementsystems concludis (www.concludis.com). Daraus resultiert unser Recruitmentansatz, der alle Perspektiven des Recruitings berücksichtigt. Herzstück ist concludis das seit 2003 im Einsatz befindliche Online Bewerbermanagementsystem, das bereits bei vielen Klienten im Einsatz ist und ständig durch unsere Erfahrungen aus der laufenden Unterstützungsarbeit mit unseren Klienten verbessert wird. Ausschreibungsmanagement

8 Seite: -6- Ausschreibungsmanagement Das concludis Expertenteam unterstützt Sie im Zuge des Ausschreibungsmanagements wie folgt: Wir unterstützen Sie bei der Formulierung Ihrer Stellenanzeige. Dazu sprechen wir mit Ihren Bedarfsträgern / internen Kunden anhand eines strukturierten Gesprächsleitfadens und erfassen so ein weitestgehend vollständiges Bild über das erwartete Kompetenzspektrum des zukünftigen Stelleninhabers. Wir formulieren die Stellenbeschreibung aus und veröffentlichen die Anzeige in den mit Ihnen abgesprochenen Medien und auf Ihrer corporate Homepage.

9 Seite: -7- Aktive Suche nach Ihren Kandidaten Wir suchen Ihre Bewerber aktiv in den gängigen social media Plattformen wir XING, LinkedIn und weiteren Spezialplattformen. Zudem durchsuchen wir anhand des Profils die Lebenslaufdatenbanken von monster, stepstone und der Bundesagentur für Arbeit nach passenden Profilen. Mit geeigneten Kandidaten nehmen wir Kontakt auf, stellen Ihr Unternehmen und die vakante Stelle vor. Bei Interesse bitten wir um Zusendung des Lebenslaufs und speichern den Bewerber in Ihrer Kandidatendatenbank.

10 Seite: -8- Direktansprache über Kandidaten finden Gerade bei Positionen für Fachkräfte werden die oben geschilderten Maßnahmen nicht ausreichen, um genügend geeignete Bewerber zu erreichen. In den Datenbanken von XING, LinkedIn oder in den Lebenslaufdatenbanken von monster und stepstone sprechen Sie vor allem die Menschen an, die auf der Suche nach einer neuen Beschäftigung sind. Das sind nicht immer die besten Bewerber. Mit der Direktansprache über Kandidaten finden sprechen wir die Menschen aus Ihrem unmittelbaren Wettbewerbsumfeld an, die die gleiche oder eine ähnliche Position innehaben. Dazu stellen wir im Vorfeld mit Ihnen eine Zielfirmenliste von bis zu 40 Unternehmen zusammen. Unsere Recruiter identifizieren über verdeckte Telefonate die Stelleninhaber und sprechen diese auf einen möglichen Wechsel an. Sie erhalten eine vollständige Liste mit allen angesprochenen Personen differenziert nach denen, die wechselinteressiert sind, die später wechselinteressiert sind und ggfs. auch nicht wechselinteressiert sind. Ihr Nutzen ist doppelt Sie können aus der Liste parallel mehrere Stellen besetzten und haben zudem eine Marktübersicht über die Positionsinhaber in Ihren Wettbewerbsunternehmen.

11 Seite: -9- Bearbeitung eingehender Bewerbungen nebst digitaler Erfassung von Papierbewerbungen Wir kümmern uns um die eingehenden Bewerbungen unsere Klienten. Das können klassische Bewerbungen per Post sein, Online-Bewerbungen oder aber auch Bewerbungen. Um den Annahmeprozess effizient zu gestalten, nutzen wir Ihr Bewerbermanagementsystem oder stellen Ihnen unsere Eigenentwicklung concludis zur Verfügung, die wir mittlerweile in über 60 Mandaten einsetzen. Ihre Papierbewerbungen scannen wir ein und erfassen diese ebenfalls in dem Bewerbermanagementsystem wie z.b. in concludis. Eingegangene Bewerbungen überprüfen wir auf Vollständigkeit und holen bei den Bewerbern ggfs. zusätzliche Informationen oder Unterlagen ein.

12 Seite: -10- Vorauswahl geeigneter Kandidaten/Telefoninterviews Prüfung der Unterlagen Telefoninterviews - Videointerviews Zudem prüfen wir, ob die eingegangenen Bewerbungen hinsichtlich des fachlichen Profils die Erwartungen der offenen Position erfüllen. Geeignete Bewerber leiten wir dann über das Bewerbermanagementsystem an die Fachabteilung unseres Klienten weiter. Zudem kümmern wir uns auch um Ihre Initiativbewerber. Wir prüfen auch hier, auf welche Position der Bewerber passt und leiten diesen Bewerber auch dann an Ihre Fachabteilung weiter. Parallel prüfen wir bei jedem Bewerber, ob er sich ggfs. auch für die Besetzung einer anderen Stelle eignet, auf die er sich bisher noch nicht beworben hat. Strukturierte Telefoninterviews runden den Vorauswahlprozess ab. Über einen im Vorfeld mit Ihnen abgestimmten Interviewleitfaden erfahren wir mehr über die fachlichen Kompetenzen der Bewerber. Die Telefoninterviews werden dokumentiert und über das Bewerbermanagementsystem bereitgestellt. So stehen alle entscheidungsrelevanten Informationen zur Verfügung. Alternativ führen wir zeitversetzte (asynchrone) Video-Interviews mit Ihren Bewerbern durch. Dazu erstellen wir im Vorfeld mit Ihnen einen Fragenkatalog, den wir den Bewerbern zur Beantwortung zusenden. Der Bewerber loggt sich dann innerhalb eines Zeitraumes von ca. einer Woche auf der Videoplattform ein und führt dort das Interview. Über eine Webcam wird das Interview aufgezeichnet. Der Bewerber hat im Vorfeld die Möglichkeit, einige Testdurchläufe zu machen und dann das für ihn beste Interview freizugeben. Das Video-Interview steht im Bewerbermanagementsystem concludis zur Verfügung und kann von den Fachabteilungen zur fachlichen Beurteilung des Bewerbers herangezogen werden. Vorteil dieser Methode ist neben dem Kostenaspekt (Reisekosten) ein deutlich authentischer Eindruck zu Fach- und zum Teil auch Sozialkompetenz des Bewerbers.

13 Seite: -11- Onboarding Bereits vor Vertragsabschluss können erste Schritte eingeleitet werden: Eine optimale Personalauswahl ist dabei genauso wichtig, wie der frühzeitige Kontakt zum Mitarbeiter und die Vorbereitung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsmittel (PC, Ausweise, Kunden- und Teaminformation, etc.). Entscheidend sind in den ersten Wochen vor allem die Präsenz der Führungskraft und Gespräche, um den Mitarbeiter langfristig in das Unternehmen zu integrieren. Der Einarbeitungsplan ist der offizielle Rahmen des Prozesses und somit zugleich der erste Baustein einer konsequenten Personalentwicklung. Spätestens in den ersten 2 Monaten sollte dann eine Einführungsveranstaltung folgen. Diese hat zum Ziel, allgemeine Informationen zum Unternehmen zu vermitteln und die Unternehmenskultur erlebbar zu machen. Zudem bietet sich hier die Gelegenheit für alle neuen Mitarbeiter, ein abteilungsübergreifendes Netzwerk aufzubauen, um sich wechselseitig zu unterstützen und Sicherheit zu geben. Über den gesamten Zeitraum soll der Prozess von hoher Kommunikationsbereitschaft der Führung und des Teams und regelmäßigem Feedback gekennzeichnet sein. Nützlich sind darüber hinaus das Monitoring durch Fragebögen sowie ergänzende Gespräche mit der Personalabteilung. Das Ziel dieser Feedbacks ist, für beide Seiten eine Entscheidung über das dauerhafte Verbleiben im Unternehmen zu treffen und den bisherigen Prozess zu beurteilen. Das heißt, welche Teile der Einarbeitung wurden erfolgreich vollzogen, welche Inhalte stehen noch aus und welche Ziele können jetzt schon definiert werden? So geht der Mitarbeiter langsam in den Prozess der normalen Personalentwicklung über, welcher sich in den jährlichen Mitarbeitergesprächen fortsetzt. In diesem für den neuen Mitarbeiter und das Unternehmen wichtigen Prozess unterstützen wir aktiv. Der Onboarding-Prozess kann dabei über das Bewerbermanagementsystem concludis prozessual aktiv begleitet werden z.b. indem Bestellprozesse angestoßen, Erinnerungen verschickt werden oder der zukünftige Mitarbeiter über bestimmte Phasen des Prozesses kontinuierlich informiert wird. Concludis verschafft Ihnen jederzeit einen aktuellen Überblick über den Prozessstatus bei einem einzustellenden Mitarbeiter.

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15 Seite: -13- Technologische Unterstützung des RPO Wir arbeiten prinzipiell technologieunabhängig. Entweder wir nutzen das bereits bei Ihnen im Einsatz befindliche E-Recruiting-System oder stellen Ihnen das Online Bewerbermanagementsystem concludis im RPO zur Verfügung. Beson derh eit des E insatzes v on conclu dis Mit dem Einsatz von concludis gelingt es uns, den von Bewerbern bevorzugten Bewerbungsweg per effektiv zu unterstützen. Der Bewerber sendet aus der Stellenbörse heraus eine direkt an das Bewerbermanagementsystem. concludis legt den Datensatz an und liest den beigefügten Lebenslauf automatisiert aus. Zusätzliche Anlagen werden mit abgespeichert. Der Bewerber bekommt eine Eingangsbestätigung für seine Bewerbung. Der Vorteil für Sie: Kandidaten haben es sehr einfach, eine Bewerbung bei Ihnen zu positionieren und das ohne Formulare ausfüllen zu müssen. Damit reduzieren Sie die Absprungrate bei den Bewerbern erheblich. Im Mittel brechen ca. 20% der Bewerber eine Formularbewerbung ab und entscheiden sich damit gegen die Abgabe einer Bewerbung. Zudem reduzieren wir den Aufwand zur Bearbeitung einer eingehenden Bewerbung um bis zu 90% - was sich hinterher auch in den Prozesskosten widerspiegelt. Setzt das Klientenunternehmen concludis in dem Prozess ein, so zieht das keinerlei Veränderungen bzw. Modifikationen an der Hard- und Softwareinfrastruktur des einsetzenden Unternehmens nach sich. Das Einbinden eines I-Frame in die Kunden-Stellenbörse stellt die Verbindung zu Ihrer corporate Homepage sicher. Schauen Sie sich hierzu einige Beispiele aus der Praxis an: Klicken Sie sich auf den Homepages bitte bis zur Stellenbörse durch: Concludis ist eine ASP-Lösung, auf die einerseits das Recruiting-Team im Zuge des RPO, wie auch Sie und Ihre internen Kunden über einen gängigen Browser zugreifen können. Die Grundlage für ein effektives Bewerbermanagement kann mit concludis innerhalb weniger Tage geschaffen werden.

16 Seite: -14- Prozessunterstützung durch concludis Online-Bewerbermanagement Mit concludis werden Sie im Zuge Ihres Recruiting Process Outsourcings eines der modernsten und effektivsten Bewerbermanagementsysteme einsetzen. In concludis steckt die Recruitingerfahrung eines Spezialistenteams von über 10 Jahren. Und concludis wird täglich besser unsere Entwickler stehen mit den Recruitern im täglichen Dialog und wissen, wo der Schuh drückt. Genehmigung Ausschreibung Annahme von Bewerbungen Vorklassifizierung corporate Homepage externe Stellenbörsen Kurzbew. & Fragebogen Kurzbewerbung Bewerbungsmappe Agenturschnittstelle Facebook XING LinkedIn Call-Back Individuelle Eingabemaske n Niederlassungsstrukturen Workflowmanager Kompetenzmanagement Personaldienstleister File-2-pdf Talentpools Schlagworte Weiterleitung an die Fachabteilung Bewertung durch die Fachabteilung Einladung zu Interviews Dokumentation der Interviews durch die Fachabteilung Auswertung der Interviews Festlegung der Folgeaktivitäten Dokumentation und ggfs. Export

17 Seite: -15- Prozessunterstützung durch concludis Stellen ausschreiben Bereits der Prozess der Ausschreibung einer neuen Stelle wird mit concludis unterstützt. Mit einem ausgeklügelten Vorlagensystem greifen Sie auf vorbereitete Stellenbeschreibungen zu und veröffentlichen diese mit wenigen Klicks auf Ihrer Homepage oder in externen Stellenbörsen wie z.b. stepstone oder monster. Mit einer interaktiven Agenturschnittstelle unterstützt concludis den gesamten Veröffentlichungsprozess mit externen Agenturen um z.b. Print- und/oder elektronische Stellenanzeigen zu veröffentlichen. Eine vorbereitete Schnittstelle zu Facebook integriert auch dort Ihre Stellenbörse mit wenigen Klicks. Bewerbungen entgegennehmen Hier zeigt concludis seine ganze Stärke. Wir haben uns eine Menge Gedanken gemacht, wie Ihre Kandidaten sich zukünftig bewerben sollen. Ausgangspunkt ist der Ansatz, dass Sie einerseits Stellen ausschreiben, für die Sie viele Bewerbungen erhalten andererseits aber auch Stellen haben, auf die sich wenige Kandidaten bewerben. Denken Sie z.b. an die Ausschreibung eines Bürokaufmanns. Auf diese Stellen bewerben sich viele Kandidaten, die dann zu einem hohen Bearbeitungsaufwand führen. Hier haben wir uns die Bewerbungsmappe einfallen lassen, über die Bewerber strukturiert mit einigem Aufwand ihre Bewerbung digital erfassen. Dem einen oder anderen wird der Aufwand zu hoch sein er/sie verzichtet auf eine Bewerbung. Die Kandidaten, die hoch motiviert sind, sich bei Ihnen zu bewerben, werden die Mühe nicht scheuen. So haben Sie mit der Bewerbungsmappe einen Filter, der zumindest die Kandidaten von einer Bewerbung abhält, die sich ansonsten auf jede offene Stelle bewerben. Ganz anders bei Stellen, auf die sich nur wenige Kandidaten bewerben hier muss eine Bewerbung mit wenig Aufwand möglich sein. Concludis bietet dazu zwei Bewerbungsformen an die Kurzbewerbung und die bewerbung. So wird die Bewerbung per unmittelbar an concludis versendet, dort gespeichert, sofort der richtigen offenen Stelle zugeordnet, der Lebenslauf automatisch ausgelesen und dem Bewerber eine Eingangsbestätigung versendet. Bei der Kurzbewerbung wird der Bewerbungsprozess ähnlich unterstützt lediglich einige persönliche Angaben müssen in einem Webformular ergänzt werden. Die Bewerbungsform ohne Hürde ist die Bewerbung über den Call-Back-Button. Der Bewerber hinterlässt eine Information, dass er zurückgerufen werden möchte. Der Datensatz wird in concludis angelegt und der Recruiter bekommt eine mit dem Rückrufhinweis. Ein Bewerber, der bereits ein berufliches Profil in XING oder LinkedIn hat, kann per Klick seine Daten aus der Plattform in seine Bewerbungsmappe übernehmen (apply by XING) und dort ggfs. bearbeiten.

18 Seite: -16- Prozessunterstützung durch concludis Bearb eitung des Bew erb ers durch den Recruiter Als ersten Schritt sieht concludis die Klassifizierung eines Kandidaten vor. Bereits hier zeigt sich die Stärke von concludis. Kandidaten, die z.b. mit C klassifiziert wurden, werden anschließend automatisch abgesagt. Hier muss durch den Recruiter keine Absag mehr geschrieben werden. Concludis weiß, was zu tun ist. Diese Funktionalität wird über den integrierten Workflowmanager sichergestellt, der individuell aufgesetzt Routinetätigkeiten übernimmt. Routinetätigkeiten sind vor allem Aktionen, die einen hohen Verwaltungsaufwand nach sich ziehen und mit dem eigentlichen Auswahlprozess nichts zu tun haben eben C Bewerbern abzusagen. Dieser Workflow greift nur, wenn er eingerichtet wurde. Es ist kein Automatismus, denn jeder Workflow kann individuell aufgesetzt werden. Geeignete Bewerber werden mit einem Mausklick an die Fachabteilung weitergeleitet. Die Führungskraft dort erhält eine Nachricht, dass neue zu bewertende Kandidaten vorliegen. Die Kandidaten werden dann online bewertet. Sobald die Bewertung erfolgte, verändert concludis den Status des Bewerbers automatisch und informiert den Recruiter, dass Kandidaten durch die Fachabteilung bewertet wurden. In einem nächsten Schritt werden geeignete Kandidaten zu Interviews eingeladen. Fand ein Interview statt, erhalten die Interviewer automatisch eine Einladung, zu dem Interview ein Feedback zu geben. Das Feedback wird schließlich online abgegeben und der Bewerber für den Folgeprozess bewertet. So werden beliebig viele Gesprächsrunden in concludis dokumentiert und tragen so zu einem Gesamtbild des Kandidaten zu einer abschließenden Bewertung bei. Darüberhinaus können Bewerber z.b. im Vorfeld eines persönlichen Gespräches zu asynchronen Video- Interview eingeladen werden. Der Bewerber erhält einen Fragenkatalog und nimmt seine Antworten per Video auf. Das Video wird schließlich beim Kandidaten gespeichert und kann so zu jeder Zeit abgerufen werden. So bekommt ein Bewerber in einem frühen Stadium seiner Bewerbung ein Gesicht, so dass eine Vielzahl von Eindrücken und Impressionen zu einer Einstellungsentscheidung beitragen können. Datenschutz Concludis unterstützt Sie mit einer cleveren Funktion, die Belange des Datenschutzes zu erfüllen. Kandidaten erhalten mit dem Eingang ihrer Bewerbung bereits ein vordefiniertes Löschdatum in Tagen. Dieser Prozess wird erst dann aktiviert, wenn dem Bewerber abgesagt wurde. Mit dieser Funktionalität können Bewerber sogar den Hinweis geben, weiterhin in der Datenbank verbleiben zu wollen.

19 Notizen Seite: -17-

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21 Seite: -19- Fallbeispiel RPO by concludis Concludis realisiert z.b. das Bewerbermanagement für die Besetzung der Stellen für die Händler von NISSAN Deutschland. Die Händler nutzen unmittelbar das concludis Online Bewerbermanagementsystem und veröffentlichen dort auch selbst ihre offenen Stellen. Offene Stellen werden sowohl in Online Stellenbörsen wie auch in der unternehmenseigenen Stellenbörse über concludis automatisiert sofort veröffentlicht.

22 Seite: -20- Fallbeispiel RPO by conclu dis Bewerberhotline Die Bewerberhotline ist die Anlaufstelle für interessierte Kandidaten. An der Bewerberhotline werden alle Fragen der Bewerber beantwortet. Um das zu gewährleisten, erstellen wir zu Beginn eines Projektes eine FAQ Liste mit ggfs. dann an interessierte Bewerber zu versendende Materialien. Nun werden nicht alle Fragen über die FAQ-Liste zu beantworten sein. Daher protokollieren wir alle nicht unmittelbar beantworteten Fragen und erarbeiten eine dazugehörige Antwort in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber. Aus Erfahrung gelingt es bereits nach wenigen Wochen, bei der Beantwortung der Fragen einen Servicelevel von mindestens 95% zu erreichen. Der folgende Bearbeitungsprozess an der Hotline ist musterhaft mit dem folgenden Flussdiagramm abgebildet: Prozess: Bewerberhotline ProzessNr.: 001 Prozessname: Gesamtprozess KCP Hotline nimmt Anruf an beantwortet Fragen des Bewerbers prüft Eignung für die Position anhand des Fragebogens geeignet? JA koordiniert Termin mit dem Bewerber NEIN lädt Bewerber ein Absage am Telefon informiert Betrieb über Termin Unternehmen A Unternehmen anrufender Bewerber Unternehmen B Beginn Bewerber ruft an Terminliste für Gespräche und Probearbeiten Bewerber erhält mit Einladung Betriebsleiter erhält mit Termin Ende Noch ein Wort zum Servicelevel: Je nach Erwartung unserer Klienten stellen wir den gewünschten Servicelevel sicher. So z.b. der Servicelevel: 80/20 -> 80% der Anrufe werden innerhalb von 20 Sekunden angenommen.

23 Seite: -21- Fallbeispiel RPO by conclu dis Pre-Check an der Bewerberhotline Um den Bewerbungsprozess zu beschleunigen, haben wir für Klienten vor allem bei gewerblich zu besetzenden Positionen ein Auswahlinterview unmittelbar beim Erst-Anruf an der Bewerberhotline eingerichtet. Hierzu gibt es in dem Interview K.O.-Kriterien, die dann eine Weiterverfolgung der Bewerbung ausschließen. Erfüllt der Bewerber alle Voraussetzungen, dann liegen den Mitarbeitern der Bewerberhotline Terminvorschläge für Gespräche in den Fachbereichen vor. So kann dann unmittelbar beim Ersttelefonat und bei grundsätzlicher Eignung für die Position ein Vorstellungstermin / Probearbeitstermin vereinbart werden. Im Fokus dieser Vorgehensweise sind Positionen für gewerblich tätige Mitarbeiter ohne dedizierte Eignungsvoraussetzungen. Zeitraum für die Bew erb erh otline Hinsichtlich der Erreichbarkeit der Bewerberhotline orientieren wir uns an den Erwartungen unserer Klienten. Derzeit decken wir mit dem bestehenden Team eine Zeitspanne von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr ab. Die Zeitspanne kann jederzeit erweitert werden. Berichtswesen Zielerfüllung und Transparenz spielen für ein vertrauensvolles Zusammenwirken zwischen Dienstleister und Klient eine erhebliche Rolle. Daher erstellen wir über die Aktivitäten ein wöchentliches Berichtswesen, das Ihnen jederzeit Auskunft über Ihr Bewerberaufkommen und die erreichten Servicelevels gibt.

24 Seite: -22- Fallbeispiel RPO by conclu dis Handling des Bewerbungseinganges Dieser Prozessschritt gewinnt an Güte und Effizienz, wenn er mit einem prozessorientierten Bewerbermanagementsystem unterfüttert ist. Wie oben beschrieben, setzen wir hierzu die Systeme unserer Klienten ein oder bieten den Einsatz von concludis mit an. Im Zuge dieses Prozessschrittes wird von den concludis Mitarbeitern die Vollständigkeit der Bewerbungsunterlagen geprüft, ggfs. fehlende Unterlagen werden nachgefordert und die Kommunikation mit den Bewerbern z.b. über eine Eingangsbestätigung und einen Zwischeninformation nach einem gewissen Zeitraum sichergestellt. Ge danken zur Qualifikation der conclu dis Mitarb eiter Grundsätzlich gibt es zwei Ansätze: Einerseits jeweils unterschiedliche qualifizierte Mitarbeiter je Prozessschritt einzusetzen oder generalistisch qualifizierte Mitarbeiter vorzuhalten, die sich in jedem Prozessschritt sowohl dem Bewerber wie auch unseren Klienten als kompetente Ansprechpartner positionieren. Concludis hat sich für den zweiten Weg entschieden. Für die Bereiche Handling, Screening und Telefoninterview verfügen wir über ein Team erfahrener Mitarbeiter, die diese Prozessbereiche auf einem hohen Niveau beherrschen. Sobald es in den Bereich der persönlichen Interviews bzw. des Einsatzes diagnostischer Auswahlinstrumente geht, steht diesem Team eine Gruppe von Beratern zur Seite, die sich auf diesen Bereich spezialisiert haben.

25 Seite: -23- Fallbeispiel RPO by conclu dis Bewerber Vor-Auswahl In diesem Prozessschritt kommt es darauf an, ob wir das Business unserer Klienten verstanden haben. Um die Güte des Vorauswahlprozesses optimal zu gestalten, erarbeiten wir auf der Basis der Stellenausschreibung einen Kompetenzkatalog, der Grundlage der Vorauswahl sein soll. Dieser Kompetenzkatalog umfasst kognitive Kompetenzen sowie Berufs- und ggfs. Branchenerfahrung. Der Kompetenzkatalog kann in dem Bewerbermanagementsystem hinterlegt werden und unterstützt durch ein automatisiertes Matching die Vorauswahl geeigneter Kandidaten. So besteht für Sie jederzeit die Möglichkeit nachzuvollziehen, welche Bewerber sich derzeit mit dem jeweiligen Kompetenzgrad in der Datenbank befinden. Durchführung von Telefoninterviews Grundlage der Telefoninterviews ist eine verbindliche Struktur über das erwartete Ergebnis zur weiteren Bewertung des Kandidaten. Diese Struktur erarbeiten wir mit Ihnen im Verlauf der Vorbereitungen zu dem gemeinsamen Projekt. Hier können wir z.b. auch eine Bewertungsskala ähnlich eines Ergebnisbogens in einem Assessment einrichten, die als Ergebnis schließlich eine Punktzahl ergibt. Diese Punktezahl hilft Ihnen schließlich bei der weiteren Priorisierung Ihrer Folgeprozesse. Weiterleitung der vor-ausgewählten Bewerber Unter der Prämisse des Einsatzes von concludis leiten wir die Bewerber schließlich über das System an Sie weiter. Das erfolgt papierlos. Sie haben dann Zugriff auf alle relevanten Informationen und Unterlagen aus dem Vorauswahlprozess. Sollten Sie nun Ihrerseits die Kandidaten an Ihre internen Kunden weiterleiten wollen, so können Sie hierzu ebenfalls concludis einsetzten. Auch so vereinfachen Sie die weiteren Prozesse erheblich, sparen Ressourcen und stellen vor allem sicher, dass die Belange des Datenschutzes eingehalten werden.

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