OKTOPOS - DAS WEBBASIERTE ALL-IN-ONE-SYSTEM

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1 OKTOPOS - DAS WEBBASIERTE ALL-IN-ONE-SYSTEM

2 INHALT EDITORIAL EDITORIAL... 3 DIE OKTOPOS IDEE... 4 OKTOPOS MANAGER... 7 KASSE - OKTOPOS CASH... 8 HARDWARE...10 KUNDENKARTE...12 KÜCHENSTATION - OKTOKITCHEN...14 ETIKETTENDRUCKER OKTOLABEL...16 MOBILES BESTELLTERMINAL - ORDERTAB...18 ZEITERFASSUNG - OKTOTIME ELEKTRONISCHE MENÜKARTE - OKTOKIOSK LIEFERSERVICE RFID RFID & AUTOMATENANBINDUNG FEEDBACK TERMINAL - OKTOFEEDBACK KUNDEN APP RESERVIERUNGSSYSTEM MITARBEITERVERWALTUNG SCHICHTPLANUNG WARENWIRTSCHAFT NÄHRWERTE ALLERGENE & ZUSÄTZE BERICHTE CONTROLLING www. CONTENT MANAGEMENT WEBSITE FILIAL- UND FRANCHISEFÄHIGKEIT LIZENZ UND SUPPORT WILLKOMMEN BEI IHREM GLOBALEN IT- SYSTEM Als vor knapp 20 Jahren die erste Version des webbasierten OktoPOS Managers live ging, hatten wir nur eine leise Ahnung davon, welche Dynamik Geschäftsanwendungen in der Cloud einmal entwickeln würden. Heute sind online IT Systeme der Schlüssel zum Erfolg von Filialsystemen. Die Vernetzung von Informationen ist ein unverzichtbarer Bestandteil von Marketing, Vertrieb, Produktion, Controlling und Verwaltung geworden. Eine Flächenorganisation lässt sich nur mit einem System steuern, das auf dezentraler und zentraler Ebene integriert ist. Insellösungen sind heute an jeder Ecke und in App Stores zu haben. Synergien unter den einzelnen Systemen entstehen mangels zentraler Datenbanken, Schnittstellen und integrierten Abläufen jedoch selten. Für jeden Betreiber stellt sich früher oder später die Frage, welche Software für seine Anforderungen und Wachstumspläne zukunftsfähig ist. Auf den folgenden Seiten zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten, die ein umfassendes online System leistet. Einzelne Module können je nach Geschäftsmodell lizenziert und auf die speziellen Abläufe konfiguriert werden. Damit bietet OktoPOS Lösungen für einzelne Filialen bis zum international durchstrukturierten Franchise Konzept. OktoPOS Nutzer sind überdurchschnittlich erfolgreich. Bekannte Markennamen und Konzerne nutzen die vielfältigen Möglichkeiten, die OktoPOS im Marketing und Backoffice bietet. OktoPOS wird sieben Tage pro Woche rund um die Uhr genutzt. Das System kennt keine Ruhezeiten. Bei allen kundenbezogenen Abläufen müssen Sie sich 100% auf die Zuverlässigkeit des Systems verlassen können. Und sollte es dennoch einmal Probleme geben, steht unser Support 24 Stunden, 7 Tage die Woche zur Verfügung. Die Software wird in Deutschland mit einem eigenen Team von fest angestellten hoch qualifizierten Entwicklern programmiert. Dies ist Voraussetzung, um ein so umfangreiches System qualitativ und zukunftsfähig zu gestalten. Dabei investieren wir laufend in die Zukunft, indem wir Softwareentwickler und Systemintegratoren im dualen System ausbilden. Sie haben nur eine Filiale und brauchen eigentlich nur eine einfache Kasse mehr nicht? Kein Problem. Schauen Sie sich die Einsteigerversion OktoPOS lite an. Ein Tablet Computer genügt und es kann losgehen. Sollte aus Ihrem Start-up ein Weltunternehmen werden, dann brauchen Sie das System nicht zu wechseln und können von einem Tag auf den anderen auf die Vollversion upgraden. Mit OktoPOS setzen Sie von Anfang an auf ein System, das mit Ihren Anforderungen wächst. Hätten Sie es gewusst? Der Oktopus gilt nicht nur als eines der intelligentesten Tiere, er hat auch drei Herzen. Ihr Erfolg ist uns wichtig. Denn nur wenn Sie erfolgreich sind, können wir es auch sein. Bodo v. Laffert Gründer und Geschäftsführer OKTOPOS LITE KONTAKT

3 DIE OKTOPOS IDEE ONE STOP SHOPPING OktoPOS steht für integrierte und umfassende Kommunikation und Funktionen. Modernes Filialmanagement erfordert eine Integration von Daten verschiedener Herkunft. Insellösungen führen nicht zum Ziel. Warenwirtschaft Berichte Zwischen den am Markt angebotenen unüberschaubaren Einzellösungen sind in den seltensten Fällen Schnittstellen vorhanden. OktoPOS setzt daher auf einen integrierten Ansatz und bietet weit mehr als eine Kasse. Durch den integrierten Ansatz wird die doppelte Datenhaltung vermieden und Daten aus unterschiedlichen Bereichen können verknüpft werden. Personal Schichtplanung www. CMS OktoPOS Manager (Web) Kunden Reservierungen Lieferservice Die zentrale OktoPOS Datenbank, die über den webbasierten OktoPOS Manager gesteuert wird, ermöglicht Steuerung und Kontrolle von jedem Ort der Welt mit gesicherter Internetverbindung. OktoPOS unterstützt Franchise- und Filialsysteme durch die Abbildung der Unternehmensorganisation mit entsprechenden Rechten. So kann die gesamte Organisation mit einem System arbeiten. Im Inland und im Ausland. Mobile App Zeiterfassung Filiale (lokal) E-Menü Kasse KEIN ANDERES SYSTEM BIETET EINEN VERGLEICHBAREN FUNKTIONSUM- FANG AUF EINER PLATTFORM OrderTab Labelprinter Küchenstation Feedback Terminals OKTOPOS IST LOKAL UND WEBBASIERT Lokale Komponenten (Frond End) laufen lokal, der zentrale OktoPOS Manger (Backend) ist in der Cloud. Die lokalen Komponenten tauschen Daten mit dem OktoPOS Manager über eine Internetverbindung aus. So verfügt der OktoPOS Manager über Echtzeitdaten. Datenupdates der Front End Systeme finden auf Knopfdruck statt. Sollte die Internetverbindung unterbrochen sein, können die lokalen Komponenten problemlos weiterarbeiten. BRANCHEN OktoPOS ist für verschiedene Branchen und Abläufe einsetzbar. Einzelhandel Gastronomie Bäckereien Friseure/ Beauty Dientleistungen Lifestyle 5

4 OKTOPOS MANAGER BUSINESS CLOUD COMPUTING Der OktoPOS Manager ist das webbasierte Herzstück des Systems. Mit dem OktoPOS Manager können sämtliche Front End Systeme verwaltet werden. Hier laufen die Daten aus den Systemen zusammen, um zentral und in Echtzeit ausgewertet werden zu können. Der OktoPOS Manager ist über eine gesicherte Internetverbindung mit einem Standard Browser zugänglich. Die Daten werden sicher in einem Rechenzentrum gespeichert. Auch für die Verwaltung einer internationalen Filialkette wird kein Server in der Zentrale mehr benötigt. SYSTEMVORAUSSETZUNGEN BETRIEBSSYSTEM: HARDWARE: PC, Mac. Empfohlene Auflösung: Full HD oder höher. BROWSER: Firefox, Chrome, Safari DATENANBINDUNG: LAN, WLAN, Mobil SIE SOLLTEN AUF DER INSEL SEIN - NICHT IHRE IT INTERNATIONAL Der OktoPOS Manager ist in den wichtigsten Sprachen verfügbar. Die Sprache kann für jeden Nutzer individuell eingestellt werden. ERGONOMISCH UND KOMFORTABEL OktoPOS Manager Lieferantenverwaltung (Japanisch) Obwohl der OktoPOS Manager eine Web-Anwendung ist, arbeiten Sie mit ihm wie mit einer Desktop Anwendung: Listen exportieren Listen sortieren Drag & Drop Mehrere Fenster gleichzeitig öffnen OktoPOS Manager (Konfiguration Kassenlayout) 7

5 KASSE - OKTOPOS CASH OKTOPOS CASH OktoPOS Cash ist das Kassenmodul im OktoPOS System. Die Stammdaten (Artikel, Tastenlayout, Nutzer, Rabatte, Kunden, etc.) werden im OktoPOS Manager zentral verwaltet und über eine Internetverbindung an die Kasse übertragen. Die Kassenbuchungen werden über das Internet direkt im OktoPOS Manager gespeichert, so dass Umsätze ohne Zeitverzögerung nachvollziehbar und auswertbar sind. SYSTEMVORAUSSETZUNGEN HARDWARE: Hersteller unabhängig. Breite Auswahl an Modellen. Vom schlanken Tablet Computer (z.b. Microsoft Surface) bis zur robusten Touchscreen Kasse. BETRIEBSSYSTEM: DATENANBINDUNG: LAN / WLAN / MOBIL Die Kasse bucht direkt über das Internet auf dem OktoPOS Manager. Wenn das Internet einmal nicht verfügbar sein sollte, speichert die Kasse die Bons und schickt sie später an den OktoPOS Manager. Kasse Kasse 1 Kasse 2 Küche Server FUNKTIONEN Kassiereranmeldung über PIN, kontaktlose Chipkarte (RFID) oder Kassiererschlüssel Differenzierte Nutzerrechte Unbegrenzte Artikelanzahl Artikelauswahl über Touchscreen oder Scanner Individuelle Artikel-Button Belegung über OktoPOS Manager Farbliche Differenzierung der Buttons individuell konfigurierbar Konfigurierbare Vertriebswege (Inhouse, Take Away, etc.) Preisgestaltung und Mehrwertsteuer in Abhängigkeit von Vertriebsweg und Filiale Zahlungswege: Bar, Karten, Scheck, auf Rechnung und Gutschein Tischverwaltung Beilagenfunktion Zubereitungsartenfunktion Bestellaufgabe für Küche Abrufen von Gängen Unlimitierte Rabattarten Kundenauswahl Bonuspunktesystem für Kunden Bon, Zwischenrechnung, Bewirtungsbeleg Trinkgeldrechner Artikelstorno / Bonstorno Kassenabschluss mit Eingabe von Endbeständen Abfallbuchung Artikelinformationen Produktbündelung Preisberechnung pro Stück oder pro Maßeinheit (z.b. Gewicht) Feste Preise oder manuelle Preiseingabe Artikel Kommentare Etc. ANBINDUNG OktoPOS Manager (Stand Alone Variante, direkt über Internet angebunden) OktoPOS Manager (Mehrere Geräte pro Filiale) Einzelne Kassen sind direkt über das Internet mit dem OktoPOS Manager verbunden. Sollten sich mehrere Kassen in einer Filiale untereinander synchronisieren müssen (z.b. gemeinsame Tischverwaltung) oder es wird die Küchensteuerung OktoKitchen eingesetzt, dann erfolgt die Koordination der Daten unter den Geräten in der Filiale durch einen kleinen Server. 9

6 HARDWARE GÖNNEN SIE IHREM UNTERNEHMEN PROFESSIONELLE KASSENHARDWARE OHNE KOMPROMISSE FÜR HOHE ARBEITSBELASTUNG EMPFEHLEN WIR EINEN ALL-IN-ONE TOUCHSCREEN KASSEN-PC Wir empfehlen das Microsoft Surface Pro Kassenschublade Barcorde Scanner PERIPHERIE Microsoft Surface Pro ipad Dank Standard Windows PC System steht eine endlose Auswahl an Peripherie zu Verfügung: Bondrucker Schlanker Tablet Computer Kellnerschloss Kassenlade Breite Auswahl an Periherie durch Anschlüsse und verfügbare Gerätetreiber Professionelle Wartbarkeit und Einbindung in eine Unternehmensinfrastruktur Drucker Verfügbarkeit von Zusatzprogrammen für die gleiche Plattform USB Anschlüsse für unterbrechnungsfreie Anbindung von Kassenschublade, Drucker und weiterer Peripherie. (Keine Behinderung des operativen Betriebs an der Kasse durch W-Lan) Kartenterminal RFID Kartenleser Anschluss Kundendisplay über USB EC Terminal Kundendisplay Scanner 10 11

7 KUNDENKARTE KUNDENBINDUNGSSYSTEM Mit OktoPOS können Kundenkonten angelegt werden. Kunden bekommen für jeden Euro Umsatz einen Bonuspunkt gutgeschrieben. Gesammelte Punkte können gegen definierte Produkte eingetauscht werden. Kundenkarten können an der Kasse kontaktlos, per Barcode oder Magnetstreifen eingelesen werden. Durch den Einsatz der Kundenkarte können Sie die Einkäufe Ihrer Kunden auswerten und für Ihr Marketing verwenden. Kunden können auf Rechnung einkaufen und die Rechnung per erhalten. In der Debitorenliste wird der Geldeingang nachgehalten. Kunden können manuell im OktoPOS Manager angelegt werden oder sich über Ihre Website anmelden. 1. BONUSPUNKTE SAMMELN Kunde kauft ein und bekommt dafür Bonuspunkte auf seine Karte gutgeschrieben. Kundenkarte Bezahlung Punkte Kasse Kundenkonto 2. BONUSPUNKTE EINLÖSEN Kunde tauscht Bonuspunkte gegen Prämien ein. Punkte Im OktoPOS Manager können Geburtstagslisten und Geburtstagsbriefe erstellt werden. Schreiben Sie Ihren Stammkunden Extra-Bonuspunkte gut für Werbeaktionen (Facebook, Geburtstag, etc). und als Ausgleich für Reklamationen. Kundenkarte Prämien Kasse Kundenkonto DEBITOREN Die Kasse kann als Zahlungsweg auf Rechnung buchen. Die Rechnungen erscheinen im OktoPOS Manager in der der Debitorenliste. Wenn der Kunde nicht bereits durch den Einsatz der Kundenkarte bekannt ist, kann der Name in der Liste nachgetragen werden. Die Rechnung kann als PDF vom System versendet werden. Beglichene Rechnungen werden entsprechend markiert. Kauf auf Rechnung $x $x $x Eintrag Debitorenliste $x Rechnung per Überweisung $ $x x $ Austrag Debitorenliste 13

8 KÜCHENSTATION - OKTOKITCHEN PRODUKTIONSSTEUERUNG Die OktoKitchen Terminals verbessern die Abläufe in der Küche und steigern die Effizienz. Bestellungen von der Kasse, OrderTab, E-Menü, Kunden App werden ohne Umwege auf die Küchenstationen gesendet. Je nach Ablauf im Restaurant können unterschiedliche Produktionsverfahren eingestellt werden. So können die Bestellungen tischweise und für verschiedene Gänge abgearbeitet werden. Die Auslösung eines Gangs erfolgt über die Kasse oder über den OrderTab. SYSTEMVORAUSSETZUNGEN BETRIEBSSYSTEM: HARDWARE: Touchscreen Terminals. Breite Auswahl an Modellen. Vom schlanken Microsoft Surface Tablet Computer bis zum explosionsgeschützten Terminal. Optional Anschluss eines Druckers für den Ausdruck des Lieferscheins für den Service. Selbstverständlich kann statt eines Terminals auch ein einfacher Bondrucker verwendet werden. DATENANBINDUNG: LAN zum lokalen Server FUNKTIONEN Küchenstation Auf den Terminals kann die Kochanleitung und ein Produktbild angezeigt werden. Je nach Organisation kann mit einem Pass-Terminal gearbeitet werden. Das Annoncieren, lautstarke Hektik und vergessene Bestellungen gehören der Vergangenheit an. Kasse OrderTab Küchenstation E-Menu Kunden App Beliebig definierbare Stationen Artikel können Stationen zugewiesen werden (Getränke, Barstation, etc.) Auswahl einer oder mehrerer Stationen gleichzeitig an einem Gerät Synchronisation der Produktionsschritte unter den Stationen Zuteilung von Bestellungen auf zuständige Stationen Optionale Tischgruppierung Optionale Gangsteuerung Zeitsteuerung Zubereitungsanleitung/ Rezepte/ Bilder Deaktivierung von nicht verfügbaren Artikeln für elektronische Menükarten Optionaler Bondrucker Optionale Dispatcher Station für den Pass Einstellung von Profilen für elektronische Menukarten (Frühstück, Mittag, Abend, etc. ) Delivery Kiosk 15

9 ETIKETTENDRUCKER OKTOLABEL VERPACKUNGEN BESCHRIFTEN Mit OktoLabel können Etiketten für Verpackungen von Lebensmitteln gedruckt werden. Die Artikeldaten kommen direkt aus dem OktoPOS Manager. Über einen Touchscreen wird der Artikel gewählt und die Anzahl der zu druckenden Etiketten eingestellt. Der angeschlossene Etikettendrucker produziert die Etiketten mit den nötigen Informationen: Preis, Preis/ Gramm, Menge, Inhaltsstoffe, Allergene, Nährwerte, Haltbarkeitsdatum, Barcode. SYSTEMVORAUSSETZUNGEN BETRIEBSSYSTEM: HARDWARE: Touchscreen PC, Drucker, Waage DATENANBINDUNG: LAN FUNKTIONEN Angebunden an die OktoPOS Manager Artikeldatenbank Anbindung Etikettendrucker Anbindung Waage über zertifizierte Schnittstelle (optional) Preis Preis pro Einheit Menge Haltbarkeitsdatum Inhaltsstoffe Zusatzstoffe Allergene Nährwerte Barcode etc. OktoLabel, Waage, Etikettendrucker Waage Terminal Label Printer OktoPOS Manager 17

10 MOBILES BESTELLTERMINAL - ORDERTAB MEHR UMSATZ UND GEWINN Mit dem OrderTab Kellnerterminal können Bestellungen aufgenommen und an die Kasse und Küche übermittelt werden. SYSTEMVORAUSSETZUNGEN BETRIEBSSYSTEM: Android HARDWARE: Dank Android Betriebssystem läuft die App auf den gängigen kostengünstigen schlanken Smart Phones und MP3 Playern. DATENANBINDUNG: WLAN FUNKTIONEN OrderTab DER EINSATZ VON KELLNERTERMINALS HAT DEUTLICHE VORTEILE Kellneranmeldung Bestellaufnahme Beilagen Zubereitungsarten Bon Memo Tischverwaltung Gangverwaltung Einlesen von kontaktlosen Kunden-Chipkarten (NFC) Artikelinformation Cross Selling Übertragung an Küche Übertragung an Kasse Reduktion von Laufwegen Geschwindigkeitsvorteil Übersicht und Kontrolle Bessere Beratung durch Artikelinformation Vermeidung doppelter Eingabe von Daten Kein Anstehen von Servicepersonal an Kassen Reibungslose Kommunikation zwischen Service und Küche Kosten und Personalersparnisse Umsatzsteigerung Keine handschriftlichen Zettel in der Küche OrderTab Küche Server Kasse OktoPOS Manager 19

11 ZEITERFASSUNG - OKTOTIME ÜBERSICHT UND KONTROLLE Das Zeiterfassungsterminal OktoTime ist per Internet mit dem OktoPOS Manager verbunden. Neue Mitarbeiter werden im OktoPOS Manager angelegt. Die Log-Zeiten sind direkt im OktoPOS Manager sichtbar, so dass jederzeit ein Überblick gegeben ist, wer gerade arbeitet und wer nicht. Mit OktoTime erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen der Zeiterfassung, sondern Sie bekommen gleichzeitig eine Kostenübersicht der geleisteten Stunden. Die Stunden werden mit den Vertragsdaten bewertet. Die erfassten Stunden können für die Gehaltsabrechnung verwendet werden. SYSTEMVORAUSSETZUNGEN BETRIEBSSYSTEM: Android HARDWARE: Android Tablet Computer Zoll. DATENANBINDUNG: WLAN - Internet OktoTime bucht über eine Internet Verbindung direkt im OktoPOS Manager. Sollte das Internet einmal nicht verfügbar sein, so speichert das Terminal die Logs und sendet sie später nach. FUNKTIONEN Zeiterfassung Mitarbeiterauswahl Funktionsauswahl Einloggen / Ausloggen Loggen mit kontaktloser Mitarbeiterkarte (RFID) Mitarbeiter werden im OktoPOS Manager verwaltet Zeiterfassungsdaten werden in Echtzeit an den OktoPOS Manager gesendet Neue Mitarbeiter sind direkt nach der Anlage im OktoPOS Manager auf den Terminals verfügbar Auswertungen im OktoPOS Manager Personalkosten Personalkostenquote Personalkosten OktoPOS Manager Terminal Umsatz Stunden Arbeitsvertrag 21

12 ELEKTRONISCHE MENÜKARTE - OKTOKIOSK OKTOPOS IST PIONIER OktoPOS ist Pionier für elektronische Menükarten. Seit dem Jahr 2010 stattet OktoPOS Restaurants mit der neuen Technologie aus, die sich mittlerweile fest etabliert hat. Die OktoPOS E-Menüs zeichnen sich durch eine vollständige Integration in das Gesamtsystem aus. Die zentrale Artikeldatenbank des Okto- POS Managers wird verwendet, Bestellungen gehen direkt auf die Küchenterminals und über die Kasse in den OktoPOS Manager. So schließt sich der Kreislauf. VORTEILE FÜR GÄSTE Bessere Information >Artikelfoto > >Artikelbeschreibung > >Allergeninformation > und Filter >Nährwerte > Mehrsprachig Bestellung geht ohne Umwege in die Küche Kostenübersicht Bestellhistorie Entspannte Auswahl ohne Druck Einfache Nachbestellung (z.b. Getränke) Größere Auswahl durch konfigurierbare Artikel Abfrage der Zubereitungswege Combo Menü Zusammenstellung Kellnerruf E-Menu Artikel, die nicht mehr verfügbar sind, können über die Küchenterminals auf den E-Menüs deaktiviert werden. Ebenfalls können je nach Wochentag und Tageszeit verschiedene Menükarten auf Knopfdruck aktiviert werden (Frühstück, Mittag-, Abendessen). Es können verschiedene Menüs für Bereiche definiert werden. (z.b. Restaurant, Bar, Take Away, etc.). Jede Filiale kann ihr Angebot auf der Karte unterschiedlich gestalten. Je nach Konfiguration können die elektronischen Menükarten mit kontaktlosen Kundenkarten (RFID) kombiniert werden. ELEKTRONISCHE MENÜKARTEN BIETEN VORTEILE FÜR GÄSTE UND BETREIBER VORTEILE BETREIBER Aktualisierung der Karte auf Knopfdruck Einfaches Hinzufügen und Auslisten von Artikeln Einbindung saisonaler Angebote Entfall von Druckkosten Arbeitsersparnis durch direkte Buchung in der Küche und Kasse durch den Gast Erhöhte Sicherheit und Kontrolle durch sichere Erfassung der Buchungen in der Kasse Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Ausweisung der Allergene (ermittelt über die Rezeptur) Cross Selling (Weinempfehlungen, etc.) Mehr Nachbestellungen (Getränke, Dessert, etc.) Ausblenden von Artikeln, die kurzzeitig nicht verfügbar sind Wechsel von Menüprofilen auf Knopfdruck (Abendkarte, Wochenendkarte, etc.) Einbindung von Informationen und Werbung (Jugendschutzgesetz, Fotos, Texte, Website, etc.) Filialdifferenzierung NUTZEN SIE UNSER STANDARD LAYOUT ODER LASSEN SIE EIN INDIVIDUELLES LAYOUT ERSTELLEN. 23

13 ELEKTRONISCHE MENÜKARTE - OKTOKIOSK SYSTEMVORAUSSETZUNGEN BETRIEBSSYSTEM: Android HARDWARE: Android Tablet Computer, 7-13 Zoll. Das Tablet kann z.b. in einen hochwertigen Ledereinband gefasst werden oder im Tisch versenkt werden. E-Menu E-Menu E-Menu DATENANBINDUNG: WLAN Küche Server Kasse FUNKTIONEN Standard Layout oder individuelles Layout Artikel und Bilder Import aus OktoPOS Manager auf Knopfdruck Menükategorien Artikelübersicht und Detailansicht Artikelbeschreibung mit Text und Foto Warenkorb mit Preisaddition Senden von Bestellungen an OktoKitchen und Kasse Anzeige von alten Bestellungen Mehrsprachig Vegetarier Filter Allergen Filter Nährwertrechner Beilagen Abfrage Vom Gast konfigurierbare Artikel (eigener Salat, etc.) Zubereitungswege Abfrage (medium, well done, etc.) Combo Menü Zusammenstellung (mit kostenpflichtigen und kostenfreien Komponenten) Cross Selling Weinempfehlung Kellnerruf Buchung auf Tische oder kontaktlose Gäste Chipkarten Unterschiedliche Menükarten je Filiale (Artikel, Preise) Unterschiedliche Menükarten für Inhouse und Take Away (Artikel, Preise, Mwst.) Einbindung von Informationen und Werbung Einbindung Apps / Websites Versenkbares E-Menu Mobiles E-Menu OktoPOS Manager 25

14 LIEFERSERVICE ALLES IN EINEM SYSTEM Telefonische Bestellungen und Online Bestellungen laufen im OktoPOS Manager auf. In der Bestelleingangsliste können die Touren geplant werden. Abgearbeitete Bestellungen werden direkt im Okto- POS Manager als Umsatzbeleg verbucht. Somit entfällt der manuelle Übertrag in die Kasse. Die Artikeldaten werden direkt aus der Warenwirtschaft in den Shop übernommen. So sind Preise, Produktbeschreibungen, Fotos, Allergen- und Nährwertangaben stets aktuell. Für die Tourenplanung werden verschiedene Faktoren wie die Auslastung, Produktionszeit und Entfernung berücksichtigt. Die Fahrtzeit wird über Google Maps ermittelt. Die Route kann über eine Google Maps Schnittstelle angezeigt werden. FUNKTIONEN Telefonische Bestellaufnahme Online Bestellungen Integration mit Kundendatenbank Kundenhistorie Integriert in Warenwirtschaft Fahrerzuweisung / Fahrerabrechnung Integrierte Abrechnung Küchenausdruck / Fahrerausdruck / Kundenausdruck Allergene, Nährwerte Tourenplanung Routenoptimierung Berücksichtigung Verkehrssituation Fahrer App Fahrtenbuch Fahrzeugtracking intergrierte Routenplanung ONLINESHOP Der Onlineshop kann von Ihrem Webdesigner in Ihre Website integriert werden. OktoPOS liefert die Daten über eine Schnittstelle. Alternativ realisieren wir den Shop auf Ihrer Website in Ihrem Design. Bestelleingang (OktoPOS Manager) Kunden Bestellungen www. Artikel OktoPOS Manager Küche Logistik Bestelldetails (OktoPOS Manager) 26 Kasse Mitarbeiter 27

15 RFID RFID & AUTOMATENANBINDUNG GÄSTEKARTEN SELF SERVICE Mit dem RFID Control Center werden Kundenkarten verwaltet, um Bestellungen auf der Karte zu speichern. Kunden erhalten am Eingang eine Karte. Auf diese Karte werden Bestellungen gespeichert. Die Speicherung von Artikeln auf der Karte kann durch verschiedene OktoPOS Module vorgenommen werden: Kasse OrderTab E-Menü Automaten Verschiedene Automaten können mit OktoPOS verbunden werden. Die Anbindung erfolgt individuell nach den Bedürfnissen des Kunden. Automaten können mit Kundenkarten bedient werden. Die erhaltenen Artikel werden auf der Karte zur späteren Zahlung gespeichert. Je nach Gerät können auch die Daten und Preise der über Automaten verkauften Artikel mit dem OktoPOS Manager gesteuert werden An der Kasse können die offenen Karten mit den Bestellungen aufgelistet werden. Karten können zusammengefasst und aufgeteilt werden. Der Zahlvorgang an der Kasse wird vereinfacht, indem lediglich die Karte auf ein Lesegerät gelegt wird. Karten können aktiviert und deaktiviert werden um Sicherheit bei Verlust zu gewährleisten. Kunde erhält Karte Kunde bestellt über Automaten Abrechnung am Ausgang mit der Karte Fragen Sie uns, ob der für Ihr Geschäft vorgesehene Automat an OktoPOS angebunden werden kann. Kunde erhält Karte Bestellung wird geliefert Kunde bestellt mit der Karte Abrechnung am Ausgang mit der Karte Bestellung wird auf Küchenterminals verteilt Die Anzahl verfügbarer Automaten wächst ständig, Dabei stehen beispielsweise folgende Arten zu Verfügung. Wein Dispenser Bier Zapfanlagen Kaffee Automaten Eis Automaten Etc. Automat Server OktoPOS Manager Kasse 29

16 FEEDBACK TERMINAL - OKTOFEEDBACK QUALITÄTSSICHERUNG Mit dem Feedback Terminal können Sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Kunden können Bewertungen abgeben (OktoFeedback) und Mitarbeiter können mit ihrer Mitarbeiterkarte Checks (z.b. WC Kontrolle) dokumentieren (OktoCheck). Das Feedback Terminal kann neben einfachen Bewertungen, z.b. mit Smilies, weitergehende Meinungen von den Kunden einholen. Dafür können individuelle Fragebögen hinterlegt werden. Die Fragebögen können gewechselt werden um zu unterschiedlichen Themen Feedback einzuholen. Feedback Terminal Die Feedbacks werden direkt in den OktoPOS Manager gesendet, wo sie ausgewertet werden können. Die Auswertung kann in Verbindung mit den in der Schicht eingeteilten Mitarbeitern gebracht werden. Die App kann gleichzeitig verwendet werden, um Kontrollen durch die Mitarbeiter zu erfassen. Dies kann z.b. die WC Checkliste ersetzen. Jede Kontrolle wird durch das Vorhalten der Mitarbeiterkarte registriert. Optional wird auf dem Terminal angezeigt, wann die letzte Kontrolle durch welchen Mitarbeiter stattgefunden hat. Die erfassten Kontrollen werden an den OktoPOS Manager übermittelt. SYSTEMVORAUSSETZUNGEN BETRIEBSSYSTEM: Android HARDWARE: Android Tablet Computer 7 13 Zoll. Für OktoCheck ist NFC Funktionalität notwendig. DATENANBINDUNG: WLAN/ Mobil FUNKTIONEN Individuelle Fragebögen Verzweigung von Fragen > > unterschiedliche Fragebögen > > Zuordnung des Fragebogens zu Terminal > > Optionales automatisches Wechseln der Fragebögen > > Optional zufällige Anordnung der Fragen Zuordnung von Feedbacks zu Mitarbeiter in der Schicht Feedbacks werden in Echtzeit an den OktoPOS Manager geschickt Auswertungen im OktoPOS Manager Auch als Checkliste verwendbar, z.b. für WC Bereiche Mitarbeiter können Kontrollen mit Ihrer Mitarbeiterkarte (RFID) dokumentieren individualisiertes Design Kunden Feedback OktoPOS Manager Feedback Terminal Mitarbeiter Feedback Mitarbeiter Feedback Schichtplan 31

17 KUNDEN APP VON UNTERWEGS BESTELLEN Mit der Take away App können Kunden ihre Bestellungen bequem mit dem Smartphone aufgeben und bezahlen. Die Filiale und Abholzeit wird gewählt und dem Kunden wird angezeigt, wann und wo er seine Bestellung abholen kann. SYSTEMVORAUSSETZUNGEN BETRIEBSSYSTEM: FUNKTIONEN Download aus App Store, Play Store Vorbestellungsfunktion Store Finder (GPS) Eingabe der Abholzeit Integrierte Zahlungsfunktion Beilagenfunktion Zubereitungsartenfunktion Bestellungen landen direkt auf dem Küchenmonitor und in der Kasse > > QR Code für die Abholung > > Menükarten werden im OktoPOS Manager gepflegt > > Unterschiedliche Menüs für Filialen möglich $ Kunden App Die Bestellung wird direkt auf den Küchenbildschirm der Filiale gesendet. An der Kasse wird der QR Code vom Smartphone gescannt, um die Bestellung zuzuordnen und dem Kunden auszuhändigen. Die Artikel und Menukarten in der App werden über den OktoPOS Manager gepflegt. $ Artikel Umsätze 33

18 RESERVIERUNGSSYSTEM ONLINE BOOKING Das Reservierungssystem ist ein Modul des OktoPOS Managers. Reservierungen können telefonisch oder online über eine Anbindung an die Website aufgenommen werden. OktoPOS Manager www. Online Telefonisch FUNKTIONEN Telefonische Reservierungsaufnahme Online Reservierungsaufnahme mit Prüfung der Verfügbarkeit Bestätigungen Storno-Link Reservierungsliste Markierung No-Shows Blacklist Funktion für wiederholte No-Shows Übernahme in Newsletterliste Auslastungsanzeige Tischplanverwaltung Zeitgesteuerte Regeln für Tischverfügbarkeit Automatische Tischzuweisung für optimierte Kapazitätsnutzung INDIVIDUELLE SITZPLÄNE Die Tischpläne werden im OktoPOS Manager per drag + drop erstellt. Verschiedene Bereiche im Restaurant können definiert werden und separate Tischpläne erhalten. Jeder Bereich und Tisch kann separat konfiguriert und gesteuert werden. Sie können für Reservierungen geöffnet und geschlossen sowie für bestimmte Zeiten eingeschränkt werden Die konfigurierten Tischpläne können auch für die Kasse und das E-Menü verwendet werden :00 12:00 14:00 16: :00 22:

19 MITARBEITERVERWALTUNG MITARBEITER DATENBANK Die Mitarbeiter werden zentral im OktoPOS Manager angelegt und verwaltet. Somit stehen sie mit der einmaligen Erfassung im gesamten System zur Verfügung. Von der Schichtplanung über die Zeiterfassung bis zur Kassenanmeldung. Eine mehrfache Anlage entfällt. FUNKTIONEN Stammdaten Vertragsdaten Zuweisung von Mitarbeiterfunktionen (für Auswertungen) Zugriffsrechte Urlaubsverwaltung Fehlzeiten Zeiterfassungsdaten Auswertung von Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit und Abgleich mit Abschlagszahlungen Check-in / Check-out Liste Stellenausschreibungen und Bewerberverwaltung über Unternehmenswebsite Terminkalender (Vertragsverlängerung, etc.) VERTRAGSVERWALTUNG In der Mitarbeiterakte werden die Vertragsdaten historisiert. Dies dient auch für die Berechnung von Personalkostenquoten und andere Auswertungen. URLAUBSKONTEN Aus den Vertragsdaten ergibt sich der jährliche Urlaubsanspruch und Urlaubsverfall. Im Urlaubskonto wird das Guthaben des Mitarbeiters fortgeschrieben und dokumentiert. Fehltage durch Arbeitsunfähigkeit können in dem Konto ebenfalls dokumentiert werden. Beantragte und genehmigte Urlaube sowie Arbeitsunfähigkeiten lösen in der Schichtplanung entsprechende Warnmeldungen aus. Urlaubskonten Monatsarbeitszeit 115% 84% 98% ZEITERFASSUNGS LOGS Die Log Zeiten der Mitarbeiter sind einzeln und kumuliert verfügbar. Durch die direkte Anbindung der Zeiterfassungsterminals über Internet kann der aktuelle Log-Status eingesehen werden. CHECKLISTEN In der Mitarbeiterakte wird eine Checkliste geführt, welche Gegenstände an den Mitarbeiter ausgehändigt werden. (Schlüssel, Arbeitskleidung, etc.). 37

20 SCHICHTPLANUNG FUNKTIONEN SCHICHTPLANUNG ÜBERSICHT MEIN SCHICHTPLAN VERÖFFENTLICHUNG Planung in Wochenansicht Planung nach Funktionsbereichen Konfliktabgleich Mitarbeiter Restriktionen Kopierfunktion Summierung der Stunden pro Mitarbeiter Übersicht als Balkendiagramm In der Übersicht sehen Sie den Schichtplan auf einen Blick. Der Schichtplan kann auf Knopfdruck in eine andere Woche kopiert werden. Dabei können alle Funktionen oder nur einzelne Funktionen kopiert werden. Wenn Mitarbeitern ein Zugang zum OktoPOS Manager eingerichtet wird, können sie online ihre Schichtzeiten und Einsatzorte einsehen. EINSCHRÄNKUNGEN Für die Schichtplanung können verschiede Einschränkungen einzelner Mitarbeiter berücksichtigt werden. Der Schichtplan kann über die folgenden Wege den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden: Zugang für Mitarbeiter ( Mein Schichtplan ) Verteilung der Einsatzzeiten an die Mitarbeiter auf Knopfdruck per PDF Auswertungen nach Filialen und Funktionen Schicht-Vorlagen Umsatz / Personalkosten / Personalkostenquote Planungshilfen (Informationen über Mitarbeiter) SCHICHTPLANUNG EINGABEMASKE Die Schichten können einfach und komfortabel per Drag & Drop im OktoPOS Manager geplant werden. Mitarbeiter können per Drag & Drop in die vordefinierten Zeitfenster gezogen werden. Für die einzelnen Funktionen stehen die Mitarbeiter zur Verfügung, die eine entsprechende Qualifikation für die Funktion hinterlegt haben. Das System gleicht dabei Doppeleinteilungen und andere Merkmale dynamisch ab und gibt entsprechende Warnhinweise aus. Wochenplan SCHICHTPLANUNG BALKENDIAGRAMM Das Balkendiagramm bietet eine gute Übersicht, ob alle Zeiten optimal besetzt sind und keine Unteroder Überbesetzung in der Planung entstanden ist. So kann dem Schichtplaner angezeigt werden, wenn ein Mitarbeiter Urlaub hat oder seine Auslastung zu hoch wird. In der Systemkonfiguration kann eingestellt werden, ob die Einschränkungen lediglich Warnmeldungen hervorrufen oder die Einteilung effektiv unterbinden. Die folgenden Einschränkungen sind verfügbar: Urlaub Krankheit Geburtstag Ruhezeiten Kollegeneinschränkungen Filialeinschränkungen PLANUNGSHILFEN PDF OktoPOS Manager Neben den Mitarbeiter-Einschränkungen werden dem Schichtplaner verschiedene Planungshilfen zur Verfügung gestellt. So wird angezeigt, wie viele der vertraglichen Stunden bereits verbraucht sind, für welche Funktionen der Mitarbeiter qualifiziert ist, in welchen Filialen und Funktionen er Erfahrung hat sowie alternativ passende Mitarbeiter. Woche als Balkendiagramm Erfahrung eines Mitarbeiters 38 39

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