Markus Widl. Microsoft Office 365. Das umfassende Handbuch

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1 Markus Widl Microsoft Office 365 Das umfassende Handbuch

2 Auf einen Blick Auf einen Blick 1 Grundlagen Windows PowerShell Identitäten und Active-Directory-Synchronisierung Office, Project und Visio Exchange Online SharePoint Online Lync Online Weitere Dienste

3 Inhalt Inhalt Vorwort Geleitwort des Fachgutachters Grundlagen Was ist Office 365? Enthaltene Produkte Standard vs. Dedicated Lizenzierung Systemvoraussetzungen Rechenzentren Anlegen eines Testkontos Exchange Online SharePoint Online Lync Online Office Project Visio Office 365-Portal Anwenderansicht Administratoransichten Abonnements Domänenverwaltung Voraussetzungen an DNS-Anbieter Domäne verifizieren mit Midsize Business- und Enterprise-Konten Domäne verifizieren mit Small Business-Konten Domäne entfernen mit Midsize Business- und Enterprise-Konten Domäne entfernen mit Small Business-Konten Benutzerverwaltung Microsoft-Online-ID Benutzer anlegen Benutzer verwalten Gelöschte Benutzer wiederherstellen

4 Inhalt Kennwortablaufrichtlinie Sicherheitsgruppen Berichte Clientkonfiguration Office 365-Desktopsetup Konfiguration von mobilen Endgeräten Problembehebung Domänenproblembehandlung Microsoft Online Services Diagnostics and Logging (MOSDAL) Administratorkennwort zurücksetzen Weitere Hilfestellungen Verbindungsprobleme So geht es weiter Windows PowerShell Wozu PowerShell? Ziele der PowerShell Systemvoraussetzungen Kernkomponenten der PowerShell Cmdlets Pipeline PowerShell Language Navigationsparadigma oder 32 Bit? v1.0? Cmdlets Namenskonventionen Parameter und Argumente Wo gibt es Hilfe? Aliasse Klassen und Objekte »Get-Member« »Select-Object« Punktnotation Standardausgabe

5 Inhalt 2.8 Pipeline Wichtige Cmdlets Filtern mit»where-object« Dateiexport mit»out-file«und»export-csv« Grafische Ausgabe mit»out-gridview« Sortieren mit»sort-object« Einfache Statistiken mit»measure-object« Schleifen mit»foreach-object« Protokolle mit»start-transcript« Variablen Funktionen und Filter Funktionen definieren Filter definieren Skripte Aufbau Skriptausführung Fehlerbehandlung Parameterübergabe Profile Lange Befehlszeilen Funktionssammlungen Snap-ins und Module PowerShell und Office Windows Azure Active Directory-Modul für Windows PowerShell Domänenverifikation Benutzer anlegen Benutzer verwalten Benutzer löschen und wiederherstellen Sicherheitsgruppen verwalten Rollen verwalten PowerShell und Active Directory Bezugsquelle Voraussetzungen Anwendung So geht es weiter

6 Inhalt 3 Identitäten und Active-Directory- Synchronisierung Verschiedene Identitäten Überprüfen der lokalen Umgebung Durchgeführte Tests Voraussetzungen Ausführung Identitätsverbund Vorteile Anforderungen Topologien Anmeldevorgang Einrichtung Test Zugriffssteuerung Active-Directory-Synchronisierung Synchronisierungsvorgang Planung und Vorbereitung Installation Filtern von Active-Directory-Objekten Manueller Start der Synchronisierung Synchronisierung von Benutzerkonten Fehlerbehandlung So geht es weiter Office, Project und Visio Welches Office-Paket? Systemvoraussetzungen Installation unter Windows Manuelle Installation Download der Installationspakete verhindern Aktivierungsprozess Administrative Anpassung der Installation Installation über Gruppenrichtlinien Installation über Softwareverteilungsanwendungen

7 Inhalt Installation über Windows Intune Konfiguration über Gruppenrichtlinien Office on Demand Office Telemetrie Architektur Installation Auswertung Installation unter Mac OS X Project Systemvoraussetzungen Installation von Project Professional Project Web App Visio Systemvoraussetzungen Installation So geht es weiter Exchange Online Was ist Exchange Online? Funktionsüberblick Einschränkungen Administrationsübersicht Administrationswerkzeuge Exchange-Verwaltungskonsole (EAC) PowerShell mit Exchange Online Voraussetzungen Abgedeckte Funktionalität Verbindungsaufbau Anzahl zurückgegebener Objekte Clients Outlook für Windows Outlook für Mac OS X Outlook Web App Mobile Endgeräte Apps in Outlook und in der Outlook Web App

8 Inhalt 5.5 Allgemeine Verwaltung Postfächer Gruppen Ressourcenpostfächer Externe Kontakte Freigegebene Postfächer Öffentliche Ordner Verbundene Konten Archivierung Lizenzen Szenarien Verwaltung Aufbewahrungsrichtlinien Anwenderansicht Nachrichtenfluss Transportregeln Zustellungsberichte Sicherheit Rollen Postfachberechtigungen Gelöschte Elemente Anti-Virus und Anti-Spam Verwaltung von Informationsrechten Compliance Beweissicherungsverfahren Inaktive Postfächer Überwachungsberichte Verhinderung von Datenverlust Journalisierung Suche in mehreren Postfächern ActiveSync Zugriff auf mobile Geräte Postfachrichtlinien für mobile Geräte Postfacheinstellungen Unified Messaging Funktionen Voraussetzungen Konfiguration

9 Inhalt 5.12 Migration Verfahrensübersicht IMAP-Migration Übernahmemigration Mehrstufige Migration Migration von PST-Dateiinhalten Migration öffentlicher Ordner Hybridbereitstellung Verkehr Voraussetzungen Testumgebung einrichten Einrichtung Postfächer verschieben Outlook Web App-Umleitung Verfügbarkeitsinformationen Exchange Online-Archive Freigabe von Kalenderinformationen So geht es weiter SharePoint Online Was ist SharePoint Online? Einsatzszenarien Funktionsüberblick Voraussetzungen Einschränkungen SharePoint-Zugriff Administrationsübersicht PowerShell mit SharePoint Online Voraussetzungen Abgedeckte Funktionalität Verbindungsaufbau SharePoint-Architektur Websitesammlungen Websites Listen und Bibliotheken Ordner

10 Inhalt Listeneinträge und Dateien Webparts Berechtigungen Single Sign-on Berechtigungskonzept Externe Benutzer verwalten Websitepostfächer Anlegen eines Websitepostfachs Einbindung in Outlook Entfernen eines Websitepostfachs Suche Durchführen einer Suche Administration Kombinierte Suche Benutzerprofile Administration im SharePoint-Administratorcenter Newsfeed Info Blog Apps Aufgaben SkyDrive Websites Terminologiespeicher Erstkonfiguration Ausdruckssätze anlegen Verwaltete Metadatenspalte erstellen Metadatennavigation Dokumentcenter Enterprise-Features InfoPath Forms Services Excel Services Visio Services Access Services Business Connectivity Services (BCS) Datenquellentypen Anbindung an eine SQL Azure-Datenbank Outlook-Anbindung

11 Inhalt 6.14 Offlinezugriff und lokale Synchronisation Synchronisierung einrichten Freigabe von Bibliotheken und Dateien Konfliktbearbeitung Mobiler Zugriff Microsoft Windows Phone Google Android Apple ios Öffentliche Website Anlegen einer öffentlichen Website Grundlayout festlegen Seiten anlegen und bearbeiten Website online stellen Datensicherheit Papierkorb Virusfilterung Dateitypbeschränkungen Verwendung von Informationsrechten Anpassen von SharePoint Online Sandboxed Solutions App Solutions SharePoint Online-Migration und Co-Existence Planung Durchführung Daten übertragen Hybridumgebungen Server-zu-Server-Authentifizierung Kombinierte Suche Problembehandlung Yammer Warum Yammer? Administration Gruppen Clients Office Web Apps Anwendungsgebiete Unterstützte Dateitypen

12 Inhalt Konfiguration Drucken Gemeinsames Bearbeiten So geht es weiter Lync Online Was ist Lync Online? Einsatzszenarien Arbeiten mit Lync Administration Voraussetzungen Administrationsübersicht Benutzerverwaltung Organisationsverwaltung Externe Kommunikation Einwahlkonferenzen Besprechungseinladungen PowerShell mit Lync Online Lync-Clients Lync 2013-Client Lync Windows Store-App Lync Basic 2013 und Lync Web App-Client Mobile Lync-Clients Lync-Client für Mac OS X Telefone Problembehebung Telefonie Hybridumgebungen Geteilte Domäne (»Lync Hybrid«) Geteilte Domäne mit lokalen Sprachfunktionen (»Lync Hybrid Voice«) So geht es weiter

13 Inhalt 8 Weitere Dienste IaaS, PaaS vs. SaaS; Public Cloud vs. Private Cloud Windows Intune Einrichtung Lizenzierung Dynamics CRM Online Überblick Clients Lizenzierung Anwendung Integration mit SharePoint Online Windows Azure Windows Server 2012 Essentials Funktionsübersicht Anbindung an Office Benutzerverwaltung Eigene Domäne So geht es weiter Anhang 833 A.1 Windows PowerShell 3 Cheat Sheet A.2 Poster Office 365-Lizenzvergleich A.3 Vorgeschlagene Testumgebung A.3.1 Netzwerkumgebung A.3.2 Testkonto für Office A.3.3 Domäne A.3.4 SSL-Zertifikate A.4 Inhalt des Downloadpakets A.5 Wo gibt es sonst noch Informationen? Index

14 Vorwort Vorwort Gleich geht es los. Doch vorher möchte ich Ihnen noch ein paar einleitende Sätze zum Inhalt dieses Buches mit auf den Weg geben. Warum ein Buch zu Office 365? Potenzielle Interessenten von Office 365 erhalten beim Betrachten der offiziellen Produktwebsite und der Marketingbroschüren leicht den Eindruck, dass die Integration in bestehende Umgebungen schnell und ohne große Schwierigkeiten zu bewerkstelligen ist. Beschäftigen sie sich dann näher mit der Thematik, wird schnell deutlich, dass ein komplexer Clouddienst nicht mal eben schnell integriert ist. Außerdem ist ein breites Wissen erforderlich, beispielsweise von Active Directory, DNS, ADFS, Exchange, SharePoint, Lync und Softwareverteilung. Dieses Buch soll Ihnen auf dem Weg zur Integration von Office 365 ein hilfreicher Begleiter sein. Es vermittelt das nötige Wissen und hilft, bei der Umsetzung der für Ihr Unternehmen besten Variante möglichst viele Problemstellen zu umschiffen. Dabei bewegt sich der Inhalt weitab von der offiziellen Produktwebsite und den Marketingbroschüren. Im Buch werde ich auf die Besonderheiten von kleinen und großen Unternehmen und die unterschiedlichen Bedürfnisse gleichermaßen eingehen. Für welche Ausgabe von Office 365 ist das Buch gedacht? Office 365 ist heute für unterschiedliche Zielgruppen verfügbar: Neben Geschäftskunden auch für den Bildungsbereich sowie für Behörden und Privatanwender. In diesem Buch bespreche ich die Editionen für Geschäftskunden, und zwar genauer diese: Office 365 Small Business Office 365 Small Business Premium Office 365 Midsize Business Office 365 Enterprise Seit Ende Februar 2013 erhalten Neukunden von Office 365 die Dienste auf Basis der 2013er-Plattform der Microsoft-Server Exchange, SharePoint und Lync. Wurde Ihr Office 365-Konto noch nicht auf diese Plattform umgestellt, greifen Sie lieber zur 1. Auflage dieses Buches: Microsoft Office 365 Administration, Konfiguration, Integration Galileo Computing, 752 S., 2012, geb., mit Poster 49,90 Euro, ISBN

15 Vorwort Das Gleiche gilt, wenn Sie sich auf die Microsoft Zertifizierungs-Prüfung ,»Administering Office 365 for Small Businesses«vorbereiten. Solange diese Prüfung nicht auf das aktuelle Office 365 umgestellt wurde, sollten Sie auch hier zur 1. Auflage des Buchs greifen. Bei der Prüfungsvorbereitung kann Ihnen dieses Poster helfen: Sind Sie sich unsicher, ob Ihr Office 365-Konto bereits auf der neuen Plattform aufsetzt oder noch auf der alten, melden Sie sich als Administrator bei Office 365 an (https://portal.microsoftonline.com). Das Layout wurde in der aktuellen Ausgabe deutlich verändert. Abbildung 1 und Abbildung 2 helfen Ihnen bei der Identifizierung. Abbildung 1 Office 365-Anwenderportal der 2013er-Server-Plattform Welche Vorkenntnisse werden vorausgesetzt? Um mit dem Buch arbeiten zu können (und um ein entsprechendes Projekt umzusetzen), sollten Sie grundlegende Kenntnisse in Administrationsaufgaben mitbringen. Dazu gehören beispielsweise Active Directory und DNS. Wenn Sie noch nie mit ADFS gearbeitet haben, ist das kein Beinbruch, die entsprechenden Kenntnisse bespreche ich im Buch. Bringen Sie darüber hinaus Erfahrungen mit Exchange und/ oder SharePoint mit, kann es direkt losgehen. 20

16 Vorwort Abbildung 2 Office 365-Anwenderportal auf Basis der 2010er-Server-Plattform Und der Inhalt? Los geht es mit Kapitel 1,»Grundlagen«. Sie erhalten einen ersten groben Überblick über Office 365. Dazu gehören die verschiedenen Kontenarten, verfügbare Lizenzen und die Administration über das Office 365-Portal. Außerdem richten Sie ein Office 365-Konto ein. Weitere Themen sind die Verifikation eigener Domänen, die Benutzerverwaltung und die Clientkonfiguration. Außerdem gebe ich Ihnen Tipps, wie Sie Probleme beheben können. Weiter geht es mit Kapitel 2,»Windows PowerShell«. Microsofts»neue«Kommandozeile benötigen Sie nicht zwangsläufig für die Arbeit mit Office 365. Im Regelfall können Sie mit grafischen Oberflächen arbeiten. Doch diese unterstützen nicht alle Funktionen, und so ist ein Ausflug in die Kommandozeile manchmal zwingend erforderlich. Kenner der PowerShell werden die Flexibilität schätzen, mit der die skriptbasierte Administration und Automatisierung durchgeführt werden kann. Deshalb zieht sich die PowerShell durch das ganze Buch. In Kapitel 3,»Identitäten und Active-Directory-Synchronisierung«, geht es dann weiter mit zwei optionalen, aber in vielen Szenarien gewünschten Funktionalitäten. Ich erkläre den Unterschied zwischen Microsoft-Online-Identitäten und Verbundidentitäten und zeige Vor- und Nachteile bei ihrem Einsatz auf. Außerdem werden Sie für die Einrichtung von Single Sign-on mit ADFS in Berührung kommen und Teile Ihres 21

17 Vorwort Active Directorys automatisch mit Office 365 synchronisieren, was nicht nur den Administrationsaufwand verringert. Mit Kapitel 4,»Office, Project und Visio«, lernen Sie die Besonderheiten des Office- Pakets aus Office 365 im Vergleich zur Volumenlizenzvariante kennen. Außerdem zeige ich Ihnen verschiedene Wege bei der Verteilung des Pakets in Ihrem Unternehmen auf. Und auch mit Project und Visio, das in manchen Ausgaben von Office 365 verfügbar ist, kommen Sie in Berührung. In Kapitel 5,»Exchange Online«, beschreibe ich den komplexen -Dienst. Sie lernen die abgedeckten Funktionsbereiche, die Administration über EAC und Power- Shell kennen. Darunter sind Funktionen wie Postfächer, Transportregeln, Archivierung, Compliance und das Sicherheitskonzept. Außerdem spielt die Migration von vorhandenen -Systemen eine wichtige Rolle. Am Ende des Kapitels beschreibe ich die Einrichtung einer Hybridbereitstellung, bei der Sie dauerhaft eine lokal vorhandene Exchange-Organisation mit Exchange Online koppeln. In Kapitel 6,»SharePoint Online«, wird es nicht weniger komplex. Auch in diesem Kapitel lernen Sie zunächst die abgedeckten Funktionen kennen. Außerdem erläutere ich viele SharePoint-Grundlagen wie die Architektur, das Berechtigungskonzept, Benutzerprofile, Terminologiespeicher und auch die Office Web Apps. Ein wichtiger Teil sind die Besonderheiten von SharePoint Online, beispielsweise das Einladen externer Benutzer und die Erstellung einer einfachen öffentlichen Website. Wie bei Exchange Online beschreibe ich verschiedene Strategien bei der Migration bestehender Umgebungen. Weiter geht es in Kapitel 7,»Lync Online«, mit dem»kleinsten«der Office 365- Dienste. Sie lernen verschiedene Einsatzbereiche, die Administration und eine breite Palette verschiedener Clients kennen. In Kapitel 8,»Weitere Dienste«, wagen wir einen Blick über den Tellerrand. Ich beschreibe verschiedene weitere Produkte, die wie Office 365 von Microsoft als SaaS- Cloudanwendungen angeboten werden. Darunter sind Dynamics CRM Online und Windows Intune. In diesem Kapitel zeige ich Ihnen auch verschiedene Integrationsmöglichkeiten der Produkte untereinander. Das Buch schließt mit einem Anhang, der Bonusmaterialien für Sie bereithält. Manche Absätze sind mit diesem Symbol gekennzeichnet. Diese Absätze stellen Kommentare zu den entsprechenden Schritten dar. Ich möchte Ihnen damit die einzelnen Aktionen näher vorstellen. Was ist mit neuen Funktionen? Office 365 ist ein lebendiges Produkt. Im Unterschied zu den klassischen Box-Versionen von Exchange, SharePoint und Lync werden bei Office 365 sehr viel häufiger 22

18 Vorwort neue Funktionen bereitgestellt und nicht etwa erst mit einem Service Pack. Das heißt allerdings auch, dass zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie dieses Buch lesen, sicher so manche spannende Funktion zusätzlich verfügbar ist oder so manche Einschränkungen nicht mehr existieren. Damit Sie dennoch auf dem Laufenden bleiben, erhalten Sie mit dem Buch einen Zugang zu einem geschützten Bereich auf dem Galileo-Press- Webserver. Dort finden Sie neben aktuelle Updates übrigens auch den Skript- und Programmcode aus diesem Buch Abtippen ist nicht nötig! Am einfachsten erreichen Sie das Bonusmaterial unter dieser URL: Neue Inhalte werden unter dieser URL veröffentlicht: Die RSS-Feed-Reader-Fraktion verwendet alternativ diese URL: Dankeschön! Das Vorwort ist ein guter Platz, um allen zu danken, die zum Gelingen dieses Buches beigetragen haben. Da wären zunächst einmal meine Lektoren Sebastian Kestel und Anne Scheibe, die mich bei meinem Buchprojekt angenehm unterstützt haben. Dank gebührt auch den vielen anderen Galileos, die im Hintergrund während der Entstehungsphase, bei der Veröffentlichung und auch später für eine hohe Qualität des Buches sorgen. Eine wichtige Rolle spielte auch mein Fachlektor Volker Mössinger von Microsoft. Ihm habe ich nicht nur viele konstruktiv kritische Anmerkungen zu verdanken, sondern auch ein ständig offenes Ohr und zeitnahe Informationen über aktuelle Entwicklungen direkt von der Quelle. Die Sprachkorrektur wurde von Angelika Glock durchgeführt. Ihr haben wir es zu verdanken, dass der Text insgesamt viel lesefreundlicher ist, als dies in meinem ursprünglichen Manuskript der Fall war. Ein Dankeschön auch an die Setzer von SatzPro und Maxi Beithe von der Herstellung, durch deren Arbeit das relativ trockene Themengebiet ein ansprechendes Äußeres erhalten hat. Dank gebührt auch dem AddOn Systemhaus (www.addon.de). AddOn versorgt mich immer mit spannenden Projekten und unterstützt mich an den unterschiedlichsten Stellen. Tipp: Für die AddOn halte ich auch mehrtägige Seminare rund um Office 365. Meine Schwester Angelika Widl hat auch bei diesem Buch wieder die schwere Aufgabe gehabt, meine handschriftlichen Skizzen in ansehnliche Schaubilder umzusetzen, was ihr wieder sehr gut gelungen ist. 23

19 Vorwort Zu guter Letzt sei hier noch meine Familie erwähnt, die, wenn auch nicht direkt, zumindest indirekt ihren Anteil an diesem Buch hat sei es durch moralische Unterstützung oder die Freiheit, ein solch zeitintensives Projekt neben der»normalen«arbeit anzugehen. Ihnen und euch allen ein herzliches Dankeschön! Fragen, Wünsche, Anregungen? Sollten bei Ihnen Fragen zum Inhalt des Buches aufkommen, oder haben Sie Wünsche oder Anregungen für eine eventuelle Neuauflage, sind Sie herzlich eingeladen, sich mit mir in Verbindung zu setzen. Ich bin beruflich zwar sehr eingespannt, und es kann ein paar Tage dauern, bis Sie eine Antwort von mir bekommen, aber ich werde mich melden. Meine -Adresse finden Sie unten. Nun aber genug der Vorrede. Ich wünsche Ihnen viele neue Erkenntnisse und Erfolg mit Ihren Office 365-Projekten! Schömberg, im April 2013 Markus Widl 24

20 Kapitel 3 Identitäten und Active-Directory- Synchronisierung : Maximalanzahl der mit dem SQL Server 2008 R2 Express synchronisierbaren Active-Directory-Objekte Typischerweise wollen Sie Ihre Endanwender bei der Arbeit unterstützen und alltägliche Schritte vereinfachen. Dazu gehört beispielsweise die Bereitstellung von Single Sign-on. Bei Office 365 bedeutet dies, dass sich Ihre Anwender etwa an den Exchange- Online-Postfächern mit dem Benutzerkonto anmelden können, mit dem sie sich auch am lokalen Active Directory anmelden. Um das zu erreichen, müssen Sie einen Identitätsverbund konfigurieren. Mit diesem erstellen Sie eine Art Vertrauensverhältnis zwischen Ihrem eigenen Active Directory und Office 365, sodass Office 365 die erfolgreiche Authentifizierung an Ihrem Active Directory übernimmt. Eine solche Konfiguration ist zwar für Ihre Anwender sehr elegant, erfordert dafür jedoch die Einrichtung einer ADFS-Umgebung in Ihrem Netzwerk. Diese ist nicht selten mit zusätzlichem Ressourcenaufwand verbunden, sofern Sie noch nicht über eine ADFS-Installation verfügen. Diesen Aufwand wird nicht jedes Unternehmen akzeptieren. Voraussetzung für einen Identitätsverbund und nicht nur da ist die Aktivierung der Active-Directory-Synchronisierung. Sie installieren dazu auf einem lokalen Server eine Softwarekomponente, die in regelmäßigen Abständen lokal vorhandene Benutzerkonten, Gruppen und Kontakte automatisch im Verzeichnisdienst von Office 365, dem Windows Azure Active Directory (WAAD), anlegt und Änderungen an diesen Objekten übernimmt. Dadurch entfällt zunächst für Sie als Administrator der doppelte Pflegeaufwand beispielsweise beim Anlegen von Benutzerkonten für Mitarbeiter. Doch es gibt weitere Vorteile, die ich in diesem Kapitel noch besprechen werde. Verwenden Sie ein Small Business-Konto, können Sie dieses Kapitel überspringen dort sind weder der Identitätsverbund noch die Active-Directory-Synchronisierung möglich. 199

21 3 Identitäten und Active-Directory-Synchronisierung 3.1 Verschiedene Identitäten Office 365 verwendet intern mit dem Windows Azure Active Directory (WAAD) einen eigenen Verzeichnisdienst, so wie Sie selbst höchstwahrscheinlich ein Active Directory einsetzen. Für jeden Ihrer Office 365-Anwender muss im WAAD ein Benutzerkonto angelegt sein, das dann für die verschiedenen Dienste autorisiert wird (siehe Abbildung 3.1). Das ist auch der Fall, wenn Sie Single Sign-on einrichten. Eigenes Unternehmen Active Directory Identitätsprovider Authentifizierungs- Plattform Benutzerbereitstellung Verzeichnisdienst Identitätsprovider Lync Online SharePoint Online Exchange Online Office 365-Portal Powershell Abbildung 3.1 Office 365 verfügt über einen eigenen Verzeichnisdienst. Das WAAD wird übrigens nicht nur von Office 365, sondern auch von Dynamics CRM Online und Windows Intune eingesetzt. Mehr zu diesen beiden Produkten lesen Sie in Kapitel 8,»Weitere Dienste«. Die Frage ist nun, wie Sie in der Praxis mit diesem zusätzlichen Verzeichnisdienst umgehen, obwohl Sie ja schon selbst einen haben. Dabei gibt es mehrere verschiedene Varianten. Um die zu verstehen, müssen wir zunächst drei Begriffe klären: Microsoft-Online-Identität Für jeden Office 365-Anwender wird im Office 365-Verzeichnisdienst ein Benutzerkonto angelegt. Diesen Benutzerkonten weisen Sie dann eine Office 365-Lizenz zu. Außerdem bekommen die Konten separate Kennwörter. Ihre Anwender melden sich dann an Office 365 mit diesen Benutzerkonten und Kennwörtern an den 200

22 3.1 Verschiedene Identitäten Microsoft-Online-Identitäten. Diese haben mit den im lokalen Verzeichnisdienst vorhandenen Benutzerkonten zunächst nichts zu tun. Der Identitätsprovider wird von Office 365 gestellt. Daneben verwenden Sie mit Ihrem lokalen Active Directory einen weiteren Identitätsprovider. Verbundidentität Auch bei Verbundidentitäten (Federated Identity) werden im Office 365-Verzeichnisdienst Benutzerkonten angelegt und mit einer Lizenz versehen. Allerdings arbeiten Ihre Anwender in Umgebungen mit einem Identitätsverbund nicht direkt mit den Benutzerkonten aus Office 365, sondern mit den Benutzerkonten aus dem lokalen Active Directory. Zwischen Ihrem Active Directory und Office 365 wird dabei eine Art Vertrauensverhältnis konfiguriert, sodass sich Ihre Anwender letztlich mit den lokalen Benutzerdaten an Office 365 und den darin enthaltenen Diensten anmelden können. Der Identitätsprovider ist hier Ihr lokales Active Directory. Active-Directory-Synchronisierung Dabei handelt es sich um eine im lokalen Netzwerk zu installierende Komponente, die in einem regelmäßigen Intervall im Active Directory vorhandene Objekte im Office 365-Verzeichnisdienst nachpflegt. Dazu gehören die Benutzerkonten, Gruppen und Kontakte. Setzen Sie diese optionale Komponente ein, werden die Active- Directory-Benutzer in Office 365 automatisch angelegt, und Sie müssen sie nur noch mit einer Lizenz (und gegebenenfalls einem Kennwort) ausstatten. Die Active-Directory-Synchronisierung sehen wir uns in Abschnitt 3.4,»Active-Directory-Synchronisierung«, im Detail an. 3 Grundsätzlich gibt es in Office 365 drei unterschiedliche Szenarien, wie Sie mit Identitäten umgehen. Sehen wir uns diese genauer an: Szenario»Microsoft-Online-Identität«In diesem Szenario legen Sie im Office 365-Verzeichnisdienst manuell Benutzerkonten für Ihre Anwender an. Dies können Sie beispielsweise ganz klassisch über das Office 365-Portal durchführen, wie ich es in Abschnitt ,»Benutzer anlegen«, beschrieben habe. Eine Alternative zur Automatisierung wäre die Power- Shell, wie in Abschnitt ,»Benutzer anlegen«, beschrieben. Ihre Anwender melden sich an Office 365 über das Benutzerkonto aus dem Office 365-Verzeichnisdienst an. Die Authentifizierung erfolgt also nicht im lokalen Active Directory, sondern direkt in Office 365. Lassen Sie sich dieses Szenario durch den Kopf gehen, erkennen Sie verschiedene Nachteile, beispielsweise: Die Anwender müssen mit zwei Identitäten umgehen einmal mit der lokalen Identität und einmal mit der Identität aus Office 365. Sie müssen also auch mit zwei unterschiedlichen Kennwörtern und manchmal auch mit unterschiedlichen Benutzernamen umgehen können und erkennen, wann Sie 201

23 3 Identitäten und Active-Directory-Synchronisierung welches einzugeben haben. Identische Kennwörter sind dabei oft nicht möglich, da unterschiedliche Kennwortrichtlinien und Ablaufzeiten bestehen (siehe Abschnitt ,»Kennwortablaufrichtlinie«). Vergisst ein Anwender sein Kennwort, muss es potenziell an zwei unterschiedlichen Stellen zurückgesetzt werden. Dieses Szenario hat aber auch zwei große Vorteile: Es fällt der geringste Konfigurationsaufwand an, und es kann direkt nach dem Anlegen eines Office 365-Kontos angewandt werden. Abbildung 3.1 zeigt das Szenario in einem Schaubild. Szenario»Microsoft-Online-Identität mit Active-Directory-Synchronisierung«Im Unterschied zum ersten Szenario legen Sie hier die Benutzerkonten im Office 365-Verzeichnisdienst nicht selbst an, sondern lassen das über eine optionale Softwarekomponente erledigen. Kennwörter werden dabei nicht synchronisiert. Ansonsten gibt es aber keinen weiteren Unterschied. Die grundsätzlichen Probleme durch die unterschiedlichen Identitäten, mit denen der Anwender umgehen muss, bleiben bestehen (siehe Abbildung 3.2). Wie eben angemerkt, werden in diesem Szenario Kennwörter nicht synchronisiert. In Zukunft soll dies jedoch möglich sein. Eigenes Unternehmen Active Directory- Synchronisierung Active Directory Identitätsprovider Authentifizierungs- Plattform Benutzerbereitstellung Verzeichnisdienst Identitätsprovider Lync Online SharePoint Online Exchange Online Office 365-Portal Powershell Abbildung 3.2 Microsoft-Online-Identitäten mit Active-Directory-Synchronisierung 202

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