VereinOnline.org Erste Schritte zur Konfiguration des Systems

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1 VereinOnline.org Erste Schritte zur Konfiguration des Systems Willkommen bei VereinOnline, Ihrer Vereinssoftware im Internet. Dieses Dokument richtet sich an den Administrator eines Vereins und zeigt Ihnen, wie Sie das System an Ihren Verein anpassen können. Es erklärt die typischen Fragestellungen beim Start der Nutzung. Inhaltsverzeichnis 1. Import der Mitglieder Rollen anpassen Gruppen anpassen Layout Vorlagen...4 Mail-Vorlagen...4 PDF-Vorlagen...4 HTML-Vorlagen Optionen Mitglieds-Felder...5 Felder konfigurieren...6 Neue Felder anlegen Kontenrahmen Bankkonten Mitgliedsbeiträge Testzugang in einen dauerhaften Zugang wandeln Dieses Dokument Kontakt...8 Seite 1

2 1. Import der Mitglieder Grundsätzlich ist es sinnvoll, mit dem Import der Mitglieder zu beginnen. Dazu benötigen Sie eine Excel-Liste als Import-Datei. Zwar kann man auch eine Excel-Liste direkt importieren, allerdings zeigt die Erfahrung, dass Formatierungen und Formeln in Excel Fehlerquellen für den Import darstellen. Eine.csv-Datei (die Sie in Excel durch Speichern unter leicht erstellen können) erweist sich hierbei als robuster. Die 1. Zeile in der Datei dient als Spaltenbeschreibung. Zwar können Sie während des Imports die Zuordnung zu den VereinOnline-Feldern vornehmen, ratsam ist es allerdings, gleich die VereinOnline- Spaltenbeschreibung zu verwenden, dann ist es einfacher, den Import zu wiederholen. Eine Liste der Spaltenbeschreibungen und ein Beispieldokument finden Sie unter Mitglieder/Import. Den Import können Sie dann direkt unter Mitglieder/Import durchführen. In der Import-Datei ist es auch möglich, gleich Rollen-, Gruppen- und Beitragszuordnungen vorzunehmen. Legen Sie dabei jeweils eine Spalte mit der entsprechenden Spaltendefinition an und geben Sie bei den Mitgliedern die Werte kommagetrennt in die Zelle ein. Nicht existierende Rollen-, Gruppen- und Beiträge werden beim Import automatisch gleich angelegt und dem Mitglied zugeordnet. Hinweis: Über den Mechanismus des Imports können Sie auch nachträglich Änderungen in größerem Stil vornehmen. Exportieren Sie dazu unter Mitglieder/Export eine Liste, bei der das Feld ID in der 1. Spalte steht. Als weitere Spalten benötigen Sie nur diejenigen Spalten, die Sie verändern möchten, die Reihenfolge ist egal. Führen Sie Ihre Anpassungen durch und importieren Sie die Datei, dann werden die Änderungen direkt im bestehenden Mitglied ausgeführt. Wenn die Spalte ID fehlt oder die Zelle leer ist, dann wird der Datensatz neu angelegt. 2. Rollen anpassen Die Rollen dienen dazu, den Mitgliedern Rechte im System zuzuordnen. Unter Administration/Rollen können Sie die angelegten Rollen und die Zuordnung zu den Mitgliedern prüfen und ggf. anpassen. Die Rolle nicht angemeldet ist eine Systemrolle und definiert alle Rechte, die ein anonymer Internet- Besucher hat. Standardmäßig sind dies nur wenige Rechte, diese können Sie anpassen. Damit ein Modul (wie bspw. der Online-Shop ) auch im nichtangemeldeten Zustand zu sehen ist, benötigt er in dieser Rolle die entsprechenden Rechte. Die vordefinierten Rollen Gast, Mitglied, Projektleiter und Vorstand haben vordefinierte Rechte, wie sie üblicherweise in etwa verwendet werden. Passen Sie diese Ihren eigenen Vorstellungen an. Neue Rollen und ebenso die durch den Mitgliederimport entstandenen Rollen haben keine zugeordneten Rechte. Diese Rechte müssen Sie für Ihre Rolle noch definieren. Bei wenigen Rollen ist die Matrix-Ansicht an dieser Stelle hilfreich. Seite 2

3 Wenn Sie später den Mitgliedern einen Login zur Verfügung stellen und die Mitglieder sich anmelden, bekommt jedes Mitglied die Summe aller Rechte, die Ihm durch seine zugeordneten Rollen zur Verfügung stehen. 3. Gruppen anpassen Die Gruppen dienen dazu, Vereinsmitglieder in beliebiger Menge zu gruppieren. Einer Gruppe können Sie später eine Mail schreiben, eine Gruppe kann als Veranstaltungsorganisator auftreten und eine Gruppe kann eine Dateiablage (für Gruppendokumente) besitzen. Unter Administration/Gruppen können Sie die angelegten Gruppen und die Zuordnung zu den Mitgliedern prüfen und ggf. anpassen. Bei der Mitgliederzuordnung können Sie auch festlegelegen, welche Mitglieder Gruppenleiter sind. Gruppenleiter sind exponierte Personen, die entsprechend mehr Rechte auf die Gruppe haben (sie können Veranstaltungen einstellen, eine Mail an die Gruppenmitglieder senden, usf.). Bei der Dateiablage kann zwischen zwei grundsätzlichen Berechtigungsmodellen unterschieden werden. Bei Zugriff gemäß Rolle entscheidet die allgemeine und nicht-gruppen-spezifische Festlegung in den Rollenrechte des jeweils angemeldeten Benutzers, was er in dieser Dateiablage darf. Diese Einstellung ist typischerweise in einer allgemeinen Vereins-Datenablage verwendet. Bei den anderen Berechtigungen entscheidet immer die Gruppen-Mitgliedschaft und der Gruppenleiter-Status, wer etwas lesen und wer etwas ändern darf. 4. Layout VereinOnline hat ein schlichtes Erscheinungsbild, damit so gut wie alle Vereinsmitglieder damit zurechtkommen. Unter Administration/Basiskonfiguration/Layout können Sie kleine Anpassungen (wie bspw. Farbschemas) anpassen und auch Ihr Verein-Logo einspielen. Darüberhinaus gibt es die Möglichkeit, ein komplett eigenes Layout zu gestalten (ab Premium-Version). Dazu müssen Sie ein HTML-Template erstellen und mit allen zugehörigen.css-, js- und Bild-Dateien hochladen. Details sind in der Hilfe unter Individuelles Layout beschrieben. Grundsätzlich können Sie VereinOnline auch als kompletten Internet-Auftritt verwenden. Sie haben die Möglichkeit, sogenannte statische Seiten anzulegen (Administration/Vorlagen/HTML/statische Seiten). Darin können Sie alles Wissenswerte über Ihren Verein beschreiben. Sie können pro Seite festlegen, ob diese nur extern und/oder intern zu sehen sein soll. Über Platzhalter {#WebPart.#} (siehe Hilfe zu den statischen Seiten) können in die statischen Seiten auch dynamische Inhalte einblenden. In der Hilfe finden Sie unter Integration in Homepage die Informationen, wie Sie bestimmte Elemente (Login, Kalender, Mitgliedersuche,..) in Ihrer bestehenden Homepage zu verwenden. Seite 3

4 5. Vorlagen Unter Administration/Vorlagen können Sie folgendes anpassen: alle Mails, die das System automatisch verschickt alle PDF-Vorlagen, die zur Erstellung von Serienbriefen, Rechnungen usf. verwendet werden alle HTML-Elemente, die Sie anpassen können (z.b. das Layout des Newsletters) Mail-Vorlagen Alle Mail-Vorlagen sind so voreingestellt, dass Sie diese grundsätzlich gleich direkt verwenden können. Trotzdem schadet es nicht, die Mail-Vorlagen durchzusehen und ggf. an vereinsspezifische Besonderheiten anzupassen. Die jeweils möglichen Platzhalter {#...#} zeigt das System unter der Vorlage an. PDF-Vorlagen Die PDF-Vorlagen können um Texte und i.d.r. vor allem um Bilder (Logos, Hintergrundbilder, ) angereichert werden. Bei den PDF-Vorlagen gibt es folgende Basis-Regeln: Es gibt Sektionen, diese sind in eckigen Klammern notiert, z.b. die Kopfzeile [Header], der Hauptbereich [Body], der Rechnungsbereich [Rechnung], die Fußzeile [Footer]. Es gibt Befehle, diese beginnen mit einem -Zeichen (dieses finden Sie auf Ihrer Tastatur i.d.r. bei dem < und >-Zeichen und kann in Kombination mit der AltGr-Taste eingeben werden). Die wichtigsten Befehle sind: Pos positioniert den Ausgabecursor an die Position 10 mm von links und 20 mm von oben Font Arial 10 B stellt die Schriftart auf Arial in der Größe 10 auf fett (= B ) um Image datei.jpg 30 zeigt das Bild an der aktuellen Position in 30 mm Breite an. Das Bild muss zuvor unter Administration/Basiskonfiguration/Dateien hochgeladen worden sein. Die restlichen Zeilen sind normale Text-Zeilen, wobei {#...#}-Abschnitte die Platzhalter darstellen, die während der späteren Anwendung gefüllt werden. Die möglichen Platzhalter können Sie der Hilfe entnehmen. HTML-Vorlagen Die HTML-Vorlagen ermöglichen folgendes: Anlage von statischen Seiten (siehe oben) die Anpassung des Gast- und Mitgliedsantrags. Der Gastantrag können Sie über die Webseite auf Ihrer Homepage per IFRAME einblenden oder auch direkt verlinken. Ebenso funktioniert der Mitg- Seite 4

5 liedsantrag (..?mitgliedsantrag). Beide Anträge sind vorbereitet und können in der Menge der Felder sowie in den Steuerfeldern (wer bekommt eine Benachrichtigungs-Mail, in welche Rolle soll das Gastmitglied aufgenommen werden usf.) angepasst werden. Details finden Sie in der Hilfe. Anpassung des Newsletter-Layouts. VereinOnline bietet die Möglichkeit, einen HTML-Newsletter (inkl. Double-Opt-In-Verfahren) zu verwenden, bei dem die Mitglieder zuvor durch Beiträge mitwirken. Alle Beiträge werden vor dem Versand in diese HTML-Seite personalisiert eingebettet. Details finden Sie in der Hilfe. Die Zustimmungspflichtige Erklärung wird, sofern ausgefüllt, beim ersten Anmelden eines Mitglieds angezeigt und muss von diesem zugestimmt werden, damit weitere Aktionen erfolgen können. Vereine setzen hiermit Ihre Datenschutzrichtlinie um. Hier ist keine Standard-Vorlage enthalten, da wir keine rechtliche Verantwortung für die Formulierung übernehmen können. Die Shop-Widerrufs-Erklärung wird, sofern ausgefüllt, beim Bestellvorgang angezeigt und muss zugestimmt werden. Hier ist keine Standard-Vorlage enthalten, da wir keine rechtliche Verantwortung für die Formulierung übernehmen können. 6. Optionen Unter Administration/Basiskonfiguration/Optionen finden Sie eine Vielzahl an Einstellungsmöglichkeiten. Viele regeln Details und sind auch aufgrund von Wünschen von Vereinen entstanden und werden selten umgestellt. Hier möchte ich eine kleine Liste von Optionen vorstellen, die für fast jeden Verein relevant sind: Register Feld Beschreibung Allgemein Vereinsname Wichtig für Serienbriefe/Rechnungen Straße Wichtig für Serienbriefe/Rechnungen Ort Wichtig für Serienbriefe/Rechnungen Wichtig für Serienbriefe/Rechnungen Kontoinhaber Wichtig für Rechnungen & Bankeinzug Bankname Wichtig für Rechnungen & Bankeinzug internationale Konto-Nr. (IBAN) Wichtig für Rechnungen & Bankeinzug internationale Bank-Kennung (BIC) Wichtig für Rechnungen & Bankeinzug internationale Gläubiger-ID für SEPA- Wichtig für Rechnungen & Bankeinzug Aufträge Mail versenden zentraler Mail-Absender Sehr wichtig, um nicht als SPAM erkannt zu werden. 7. Mitglieds-Felder Die Anzahl der Felder, die Sie im Mitglieds-Profil sehen, ist flexibel. Sie können sowohl Felder ausblenden, als auch neue Felder anlegen. Unter Administration/Basiskonfiguration/Felder Mitglieder sehen Sie die Standard-Felder. Hier können Sie folgendes einstellen: Seite 5

6 Felder konfigurieren Sie können in einem Feld einen Standardwert hinterlegen, der bei der Anlage eines neuen Mitglieds verwendet wird. Sie können eine Standard-Mitgliedsnummer wie folgt festlegen: #### sogt für Mitgliedsnummern 0001, 0002, 0003, ABC-#### sogt für Mitgliedsnummern ABC-0001, ABC-0002, ABC-0003, ABC-{YYYY}-#### sogt für Mitgliedsnummern ABC , ABC ,.. (bei Anlage in 2014) Auswahl von Einschränkung in "Mein Profil": Hier geben Sie an, was der Benutzer unter Mein Profil können soll: o Standard: normales Feld o Pflichtfeld: Feld muss ausgefüllt werden o nicht änderbar: Der Benutzer sieht den Inhalt, kann diesen aber nicht ändern o nicht sichtbar: Der Benutzer sieht dieses Feld nicht Auswahl von Einschränkung für Verwaltung: Dies legt fest, was ein Mitgliederbetreuer (bspw. Vorstand) alles darf (unter Mitgliedersuche, Mitglied bearbeiten): o Standard: normales Feld o Pflichtfeld: Der Mitgliederbetreuer muss dieses Feld ausfüllen nicht sichtbar: Der Mitgliederbetreuer sieht dieses Feld nicht Neue Felder anlegen Neue Felder können Sie unter Administration/Basiskonfiguration/Felder Mitglieder und dann unter dem Register Sonstiges anlegen. Klicken Sie auf den Button Extrafelder definieren und füllen Sie die Liste aus: Beschreibung: Ein beliebiger Text, der später bei der Eingabe vor dem Feld steht. Jederzeit beliebig änderbar. Feldname: ein technischer Name, zu dem später der Wert abgespeichert wird. Bitte nur Kleinbuchstaben, keine Leerzeichen und keine Umlaute verwenden. Kann später noch geändert werden, sollte aber vermieden werden. Feld-Typ: Normalerweise ein Textfeld, aber auch Auswahlfelder (mit Einfachauswahl oder Mehrfachauswahl) und viele weitere Feldtypen sind möglich. Falls eine Auswahl aus einer längeren Liste erfolgen soll, kann dafür auch eine sogenannte Flexible Liste (siehe Online-Hilfe) definiert werden und diese dann im als Typ referenziert werden. Nach dem Schließen der Liste muss erneut auf Felder Mitglieder geklickt werden, um die Ansicht zu aktualisieren. Standardmäßig sind die neuen Felder unter dem Register Sonstiges zu finden. Über folgende Spezialkonfiguration können Sie diese aber auch an eine andere Stelle im Profildialog verschieben: Legen Sie unter Administration/Basiskonfiguration/Parameter folgende Zeile an: members.extrafelder.sektion.abschnittsname=feldname1,feldname2 Seite 6

7 Ersetzen Sie dabei ABSCHNITTSNAME und den Feldnamen. Beispielsweise können die das Extrafeld mit dem Feldnamen mitgliedsnummerregion in die Sektion Verein verschieben: members.extrafelder.sektion.verein= mitgliedsnummerregion Wenn Sie das neue Feld innerhalb eines Abschnitts noch genauer positionieren möchten (beispielsweise das neue Mitgliedsnummernfeld *vor* das Standard-Feld Funktion, dann geben dies so an: members.extrafelder.sektion.verein= mitgliedsnummerregion/funktion 8. Kontenrahmen Standardmäßig ist der Kontenrahmen SKR49 für Vereine eingestellt. Wenn Sie planen dies zu ändern dann ist es hilfreich, dies möglichst früh (bevor Buchungen entstehen), durchzuführen. Den Kontenrahmen selbst können Sie unter Kasse/Kontenrahmen herunterladen und wieder hochladen. Wichtig ist allerdings anschließend folgender Punkt: Da an einigen Stellen im System (Anmeldung zu kostenpflichtiger Veranstaltung, Erstellung der Mitgliedsbeiträge, Kauf im Online-Shop,..) automatisch Buchungen entstehen, muss das System einige zentrale Buchungskonten kennen. Diese müssen Sie unter Administration/Basiskonfiguration/Optionen im Register Kasse im Abschnitt Standard-Konten aus Kontorahmen anpassen. 9. Bankkonten Damit der Abruf der Bankkonten-Zahlungsdatensätze möglich ist, müssen Sie das Bankkonto unter Kasse/Bankkonten hinzufügen. Bei der Angabe der HBCI-Daten ist folgendes zu beachten: Der HBCI-Abruf muss in aller Regel erst von der Bank freigeschaltet sein Die Felder Benutzerkennung und Kundenkennung enthält die Angaben (in der Regel Zahlen), die Sie von Ihrer Bank bekommen haben. Je nach Institut sind das Kontonummer, Kundennummer oder eine andere Nummer. Das Feld PIN/TAN URL muss im Format gefüllt werden (also unbegingt mit Oder besser Fast immer kann man diese Url auch hierüber ermitteln bzw. überprüfen (unter Eingabe der BLZ): Mitgliedsbeiträge Unter Mitglieder/Beiträge/Beiträge festlegen können Sie Ihre Beiträge anlegen und den Mitgliedern zuordnen. Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit, verschiedene Beiträge (ja nach Alter der Mitglieder) anzulegen und allen Beiträgen einer Kategorie den gleichen(!) Beitragsgruppennamen zuordnen. Die Zuordnung der Mitg- Seite 7

8 lieder muss dann zu der Beitragsgruppe (unter den Einzelbeiträgen angezeigt) erfolgen und NICHT zu einem Einzelbeitrag. Damit dies funktioniert ist folgendes zu beachten: Alle beteiligten Mitglieder benötigen ein korrekt gesetztes Geburtsdatum In den Beiträgen muss die Alters-Definition EXAKT so erfolgen: o -17 für bis 17 Jahre o für ab 18 bis 40 Jahre o -41 für ab 41 Jahre 11. Testzugang in einen dauerhaften Zugang wandeln Um den Testzugang in einen dauerhaften Zugang umzustellen, ist es am einfachsten, über das Menü Administration/Überblick/Kundencenter den Button Diesen Testzugang dauerhaft weiterverwenden und VereinOnline jetzt online bestellen zu klicken. Dann öffnet sich die Bestellungsseite, bitte hier alle Daten passend eingeben. Beim Bestellvorgang wird dabei Ihr Umgebungsname übergeben und nach dem Abschluss der Bestellung können Sie auswählen, ob Sie Ihre Umgebung unverändert weiterverwenden leer weiterverwenden eine komplett neue Umgebung verwenden möchten 12. Dieses Dokument Dieses Dokument ist entstanden auf Basis der Erfahrung, welche Fragen zu Beginn bei der Konfiguration typischerweise auftreten. Zögern Sie aber nicht, weitere Fragen zu stellen, Sie helfen damit auch mit, dieses Dokument bedarfsgerecht weiterzuentwickeln. Ist alles verständlich formuliert? Wurden alle Ihre Fragen beantwortet? Was fehlt?? Nutzen Sie nachfolgende adresse, oder den Menüpunkt Administration/Support-Anfragen, herzlichen Dank! 13. Kontakt GRITH AG Von-Poschinger-Str. 32, Ismaning Telefon: 089 / Internet: Seite 8

9 Ihr Ansprechpartner: Dr. Thomas Füssl Telefon: 0177 / Seite 9