Leistungsbeschreibung für die Vergabe einer Rahmenvereinbarung für den Relaunch und Betrieb der imove-internetportale

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1 Leistungsbeschreibung für die Vergabe einer Rahmenvereinbarung für den Relaunch und Betrieb der imove-internetportale imove (International Marketing of Vocational Education) ist eine Initiative des Bundesministeriums für Bildung und Forschung zur Internationalisierung deutscher Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen. imove unterstützt deutsche Weiterbildungsanbieter bei der Erschließung internationaler Märkte. Im Ausland wirbt imove für deutsche Kompetenz in der beruflichen Aus- und Weiterbildung. Vor diesem Hintergrund bedient imove zwei völlig verschiedene Zielgruppen mit sehr unterschiedlichen Informationsbedürfnissen und Erwartungen: Eine Zielgruppe stellen deutsche Berufsbildungsanbieter dar, die in ausländische Märkte wollen oder ihr Engagement im Zielland intensivieren oder sich in weiteren Zielländern engagieren möchten. Die zweite Zielgruppe sind internationale Nachfrager nach beruflicher Qualifizierung aus Deutschland. Das Internet ist für imove ein zentrales Instrument, um diese zwei sehr unterschiedlichen Zielgruppen zu bedienen. Aktuell kanalisiert eine Gateway-Seite die verschiedenen Zielgruppen. Über einen Bereich deutsche Bildungsanbieter werden deutsche Besucher auf ein deutschsprachiges Portal geleitet. Über einen Bereich verschiedener klickbarer Sprachen werden internationale Besucher auf ein mehrsprachiges Portal geführt, das aktuell in den Sprachen Arabisch, Chinesisch, Deutsch, Englisch, Französisch, Russisch und Spanisch exisitiert. Die Nutzung des kompletten Internetangebots ist kostenlos. Das deutschsprachige Portal Die deutsche Zielgruppe erhält über das deutschsprachige Internetportal aktuelle Informationen zum internationalen Berufsbildungsbereich, aktuelle und umfangreiche Marktinformationen zu verschiedenen Ländern sowie Hilfestellungen zum Einstieg in das internationale Geschäft. Darüber hinaus werden alle imove-aktivitäten zur Unterstützung der Internationalisierung deutscher Bildungsanbieter über das Portal angekündigt und dokumentiert. Des Weiteren gibt imove unregelmäßig Publikationen heraus, die Besucherinnen und Besuchern als Download zur Verfügung stehen. Per Newsletter kommuniziert imove aktuell und ausführlich alle imove-aktivitäten sowie Neuigkeiten und Wissenswertes aus der internationalen Berufsbildungsbranche. Laut Webanalyse für das 2. Halbjahr 2008 wurden die Inhaltsbereiche des Portals in folgender Rangfolge abgerufen: 1. Marktinformationen, 2. (imove-)aktivitäten, 3. Aktuelles, 4. Terminkalender, 5. Über imove, 6. Service, 7. Kooperationsbörse, 8. Aus der Praxis, 9. Linksammlung, 10. Presse. Das Portal besteht aus rund 700 Seiten. Die Datenbank Meldungen enthält rund 650 Datensätze, die Termin-Datenbank rund 1500 Datensätze Inland und rund 600 Datensätze Ausland, die Link-Datenbank rund 400 Datensätze und die Datenbank Kooperationsbörse rund 65 Datensätze. Arbeitsstelle imove beim BIBB Seite 1 von 9

2 Das mehrsprachige Portal Internationale Besucher finden im mehrsprachigen Internetportal die imove- Weiterbildungsdatenbank als zentrales Element. Zudem kann sich die ausländische Zielgruppe in diesem Portal über die Initiative imove und über imove-aktivitäten im Ausland informieren. Laut Webanalyse für das 2. Halbjahr 2008 wurden die Inhaltsbereiche des Portals in folgender Rangfolge abgerufen: 1. (imove-)aktivitäten, 2. Über imove, 3. imove-weiterbildungsdatenbank, 4. Kooperationsbörse, 5. Linksammlung, 6. Presse. Aktuell stellen ca. 190 Anbieter (Stand: April 2009) ihr Firmenprofil in der imove- Weiterbildungsdatenbank vor. Der Informationsteil des Portals besteht aus etwa 2100 Seiten, also rund 300 Seiten je Sprache. Die Datenbank Kooperationsbörse enthält rund 55 Datensätze, die Link-Datenbank 25 Links, die allen oder ausgewählten Sprachen zugeordnet sind. Über die imove-weiterbildungsdatenbank finden ausländische Unternehmen, Einrichtungen und staatliche Stellen deutsche Anbieter, die berufliche Qualifizierung in der benötigten Branche im gewünschten Land und/oder der gewünschten Sprache durchführen können. Weitere wichtige Informationen für ausländische Nachfrager scheinen bereits vorhandene Erfahrungen der deutschen Anbieter im Ausland sowie die Möglichkeit zur direkten Kontaktaufnahme zu sein. Die imove-weiterbildungsdatenbank wird kontinuierlich mit geeigneten Datensätzen bzw. geeigneten deutschen Bildungsanbietern erweitert. Englisch ist die Basissprache der Datenbank. Darüber hinaus werden oben genannte weitere Sprachen angeboten. Die aktuelle Lösung sieht vor, dass Unternehmen, die in der Datenbank verzeichnet sind, ihre Daten im Idealfall sprachübergreifend selbst über einen individuellen Zugang in einen geschlossenen Bereich aktualisieren. Die deutschen Bildungsanbieter bewerben sich online zur Aufnahme in die Datenbank und erhalten nach positiver Prüfung seitens imove einen Zugang in den Mitgliederbereich. Die imove-weiterbildungsdatenbank befindet sich unter Beide imove-portale werden über ein Content Management System (CMS) redaktionell betreut und verwaltet. Die imove-weiterbildungsdatenbank ist in das CMS integriert. Aktuell sind folgende Programme an die Portale geknüpft bzw. implementiert: - NewsBuilder (Erstellung, Versand und Verwaltung von Newslettern) - Google ASP (als On-Site Suche) - WebTrends imove ist verpflichtet, die Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung BITV) einzuhalten. Arbeitsstelle imove beim BIBB Seite 2 von 9

3 Ziel des Auftrags Die Initiative imove möchte einen umfassenden Relaunch der Internetpräsenz realisieren sowie den reibungslosen Betrieb und die stetige Weiterentwicklung und Optimierung der relaunchten Internetpräsenz gewährleisten. Mit dem Relaunch soll die vorhandene Informationsarchitektur der Internetportale aufgebrochen und zielgruppengerecht neu strukturiert werden. Nutzerfreundlichkeit, kurze Wege und Transparenz sollen mit dem Relaunch der Portale genauso realisiert werden, wie ein zeitgemäßes Layout und ein technischer Relaunch. Der Newsletter bleibt ein wichtiges Kommunikationsmittel mit beiden Zielgruppen. Die in das CMS eingebundene imove-weiterbildungsdatenbank soll überarbeitet werden, über eine simple Struktur verfügen und für alle Anwender einfach zu bedienen sein. Das CMS soll auf RedDot umgestellt werden. Den laufenden Support der kompletten imove-internetpräsenz soll der Auftragnehmer übernehmen. Das Hosting der imove-internetpräsenz ist nicht Bestandteil der Ausschreibung. Dennoch soll der Auftragnehmer ein entsprechendes Angebot beifügen. Von Vorteil ist die Möglichkeit einer Übernahme der verknüpften Programme ( Google- Suche, WebTrends). Ziele des Auftrags im Einzelnen 1. Technischer Relaunch der imove-portale - Beide imove-portale basieren auf einer aktuellen, langfristig verfügbaren und zuverlässigen Technik, die mit neuen technischen Entwicklungen mitwächst. - Nach dem Relaunch sollten die bisherigen Seiten-URLs weitestgehend auch in den relaunchten Portalen zielführend sein. - Die Portale sind im deutschen und internationalen Kontext suchmaschinenoptimiert. - Die Portale sind über alle international gängigen Browser vollständig mit kurzen Ladezeiten abrufbar. - Der mehrsprachige Teil der imove-internetpräsenz verfügt über ziellandspezifische Anpassungen und bietet den notwendigen Rahmen zur Lokalisierung der Inhalte. - Newsletter können je nach Bedarf für die verschiedenen Zielgruppen getrennt verschickt werden. Dabei erhält die internationale Zielgruppe den Newsletter in Englisch. 2. Gestalterischer und inhaltlicher Relaunch - Die Gateway-Funktion soll verbessert werden. Eine sinnvolle neue Lösung zur zielgruppenspezifischen Besucherführung und zur Verknüpfung der Inhalte für die unterschiedlichen Zielgruppen wird gewünscht. - Die imove-portale haben ein neues, zeitgemäßes Layout. - Logik, Struktur und Funktionen der imove Portale sind optimiert bzw. erneuert und ggf. erweitert. Stichworte: zielgruppenspezifisch, benutzerfreundlich, kurze Wege, Transparenz. - Die aktuellen Inhalte der imove-portale sind vollständig in die neue Struktur migriert und ggf. durch neue, zusätzliche Inhalte und/oder Funktionen erweitert. Arbeitsstelle imove beim BIBB Seite 3 von 9

4 - Die imove-weiterbildungsdatenbank ist neu aufgesetzt und hat eine einfache, klare Struktur. Dadurch ist sie für deutsche Bildungsanbieter und internationale Nachfrager leicht zu bedienen und effizient zu nutzen. 3. Support sowie Beratung und anfallende Programmierarbeiten für den Bereich Internet im laufenden Betrieb: - Der Auftragnehmer übernimmt die laufende technische Betreuung der Portale und sorgt für deren reibungslosen Betrieb. - Der Auftragnehmer berät imove hinsichtlich relevanter technischer Entwicklungen und neuer Feature. - Der Auftragnehmer übernimmt laufende Pflege- und Wartungsarbeitungen sowie Weiterentwicklungen im Zusammenhang mit den imove-portalen. Der Support aller verwendeten Programme und Programmversionen ist langfristig gewährleistet. - Dem Auftragnehmer obliegt Wartung und Support implementierter Programme. Aktuelle Programme: Statistiktool WebTrends, Suchprogramm Google ASP. Die Möglichkeit der Übernahme dieser Programme durch den Auftragnehmer ist von Vorteil. - Aufwände des Auftragnehmers, die über die Gewährleistung des laufenden fehlerfreien Betriebs der imove-internetpräsenz hinaus gehen, können über die Laufzeit des Vertrags vom Auftraggeber optional im Umfang von bis zu 16 Stunden bzw. 2-Manntagen monatlich abgerufen werden. Hierbei sind insbesondere Beratungstätigkeiten und Programmierarbeiten zur Weiterentwicklung der Internetpräsenz gemeint. - Der Auftragnehmer kann die Durchführung und den Support von Google AdWords Kampagnen übernehmen. Die Durchführung von Google AdWords Kampagnen ist nicht Bestandteil der Ausschreibung. Dennoch soll der Auftragnehmer dies im Angebot ggf. anführen. - Der Auftragnehmer kann das Hosting der imove-internetpräsenz sowie aller imove- URLs übernehmen. Dies ist nicht Bestandteil der Ausschreibung. Dennoch soll der Auftragnehmer dies im Angebot aufführen. Beschreibung der Leistungen Technischer Relaunch: o Der Auftragnehmer implementiert RedDot, über das sämtliche Inhalte in allen Sprachen gepflegt, erweitert und gesteuert werden. Die Voraussetzungen zum reibungslosen Betrieb europäischer und nicht-europäischer Sprachen einschließlich Arabisch werden geschaffen. o Das Redaktionssystem soll zwischen Redakteur und Administrator unterscheiden, Ein entsprechender Workflow wird definiert, ein Qualitätsmanagementsystem (QM) wird vorausgesetzt. Der Auftragnehmer soll den QM-Prozess darstellen. o RedDot wird gemäß technischen Entwicklungen upgedatet und upgegradet. o Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die imove-präsenz über alle international gängigen Browser mit kurzen Ladezeiten abrufbar ist. o Der Auftragnehmer wirkt an einer Suchmaschinenoptimierung für die international am meisten genutzten Suchmaschinen mit. o Der Auftragnehmer berät imove zum Kauf von Domänen mit ziellandspezifischer Top-Level-Domain und kann dies ggf. abwickeln. Arbeitsstelle imove beim BIBB Seite 4 von 9

5 Design / Layout / Informationsarchitektur: o Der Auftragnehmer entwickelt jeweils zwei alternative Layouts für die Homepages und die Inhaltsseiten der Portale. Es soll eine sinnvolle Verbesserung der Gateway-Seite bzw. der Verknüpfung beider Zielgruppen integriert werden. Ein dreispaltiger Aufbau (Navigation, Hauptinhalt, variable Serviceelemente) soll beibehalten werden. o Der Auftragnehmer entwickelt in der Umsetzungsphase zwei verschiedene Vorschläge für eine neue, zielgruppenspezifische und benutzerfreundliche Inhaltsarchitektur. Dabei soll der größte Teil der bisherigen Inhalte, Funktionen und Feature übernommen und integriert werden. Neue Funktionen und Angebote sollen hinzu kommen. o Nach Festlegung von Designs und Informationsarchitektur erstellt der Auftragnehmer einen StyleGuide zur neuen Gestaltung der Benutzeroberflächen. Neue Menüstrukturen, Begriffe, Layout, Templates, Steuerelemente u.v.a.m. werden entwickelt und unterstützen die Realisierung eines konsistenten Look & Feel. Dabei sind für die ausländische Zielgruppe Entwürfe und Umsetzungen spezifischer Anpassungen an die jeweilige Sprache zu berücksichtigen. o Darüber hinaus muss der Auftragnehmer die verwendeten Datenbanken inklusive der imove-weiterbildungsdatenbank an das neue Layout anpassen. Zudem sollen die Datenbanken in einer Form zur Verfügung stehen, dass künftige Erweiterungen und Anpassungen in der Architektur seitens des Auftraggebers flexibel vorgenommen werden können. o Die imove-weiterbildungsdatenbank muss in Struktur, Logik und Bedienbarkeit wesentlich vereinfacht werden. Sie bleibt in das CMS eingebunden. Die Pflege soll im Front- und Backend möglich sein. Der Bereich Trainingsprogramme soll entfallen. Zudem muss die Datenbank eine zuverlässige Exportfunktion erhalten. Inhalt: o o o o Der Auftragnehmer überarbeitet die Struktur vorhandener und ggf. neu anzulegender Datenbanken inklusive der imove-weiterbildungsdatenbank. Gleiches gilt für Formulare. Die Migration der vorhandenen Inhalte in die neue Struktur der Portale wird vom Auftragnehmer realisiert. Der Auftragnehmer wirkt mit an einer Suchmaschinenoptimierung für international meist genutzte Suchmaschinen. Die Internetauftritte sollen stetig inhaltlich weiterentwickelt und es sollen sinnvolle neue Feature implementiert werden. Hier unterstützt der Auftragnehmer imove mit eigenen Vorschlägen. Art und Umfang sämtlicher Leistungen, die erbracht werden, beziehen sich jeweils auf das deutschsprachige und das mehrsprachige Portal bzw. eine neue Gesamtlösung, sofern es nicht ausdrücklich anders vermerkt ist. Übersetzungen, die in diesem Zusammenhang anfallen, sind nicht Bestandteil der Ausschreibung. Allgemeine Anforderungen: Das Angebot zu dieser Ausschreibung muss ein Grobkonzept enthalten, aus dem vorgesehene Arbeitsschritte hervorgehen. Arbeitsstelle imove beim BIBB Seite 5 von 9

6 Dabei soll unter anderem dargestellt werden, wie die weitestgehende Zielführung der bisherigen URLs gewährleistet werden soll und in welcher Form und mit welcher Qualitätssicherung die Daten migriert werden sollen. Zudem sind in der Konzeptions- und Umsetzungsphase des Relaunchs zwei bis drei Usability Tests für die deutsche und die internationale Zielgruppe zu berücksichtigen. Schwerpunktländer und Schwerpunktregionen von imove sind China, Indien, die arabische Region und der osteuropäische Raum. Nach Auftragserteilung sollen die detaillierten Anforderungen an den Relaunch vom Auftragnehmer ermittelt und dann in einem Feinkonzept umgesetzt werden. Laufende Beratungs-, Pflege- und Wartungsarbeiten im Rahmen des Support und evtl. Hosting sowie anfallende Programmierarbeiten und Beratungstätigkeiten werden nach Aufwand abgerechnet. Ein maximaler monatlicher Aufwand wird auf 2-Manntage festgelegt. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Abruf dieser laufenden Arbeiten. Zur Abrechnung der laufenden Arbeiten erstellt der Auftragnehmer einen Quartals-Report (Tätigkeit, Mitarbeiterin/Mitarbeiter, Stundenzahl, Gesamtkosten) als Nachweis über ausgeführte Arbeiten. Lizenzen oder Drittkosten sind nicht Bestandteil der Ausschreibung. Die zu erbringende Leistung muss jeweils dem Stand der aktuellen technischen Entwicklung entsprechen. Gleiches gilt für den Bereich der Barrierefreiheit. Umsetzung, Testphase und Übergabe: Alle Leistungen erfolgen in enger Abstimmung und kontinuierlicher Absprache mit imove. Eine enge und unkomplizierte Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmer und imove ist daher unerlässlich. Zudem legt imove wert auf das Einbringen eigener Ideen und kreativer Lösungen seitens des Auftragnehmers. imove erwartet mit der Einführung/dem Betrieb des Relaunch eine voll funktionsfähige Gesamtlösung ( schlüsselfertige Übergabe ). Ein Fehler- und Qualitätsmanagement sowie Usability-Checks, die der Auftragnehmer in allen einzelnen Projekten bzw. Leistungen durchführt, werden vorausgesetzt und sollen im Angebot dokumentiert werden. Nach Fertigstellung einer Komponente ist jeweils eine Testphase vorgesehen. Im Anschluss daran sind eventuell aufgetretene Fehler zu korrigieren und in angemessenem Umfang sind Änderungen und Verbesserungen zur Zielerreichung durchzuführen. Darüber hinaus sind ein bis zwei Usability-Tests denkbar. Auch hier fließen die Ergebnisse in den Relaunch ein. Alle Komponenten, Templates und Scripte sind zu dokumentieren und mit Anmerkungen zu versehen, so dass eine spätere Bearbeitung möglich ist. Soweit Lizenzen, Handbücher oder CDs im Rahmen des Auftrags erworben werden, sind diese imove auszuhändigen. Die Rechte des Quellcodes von html-seiten und Web-Applikationen, die im Rahmen des Auftrags erstellt werden, gehören vollständig und ausschließlich imove. Arbeitsstelle imove beim BIBB Seite 6 von 9

7 Alle Bilddateien, die im Rahmen des Auftrags erstellt werden, sind imove in bearbeitbarer Form zur Verfügung zu stellen. Die Rechte am Bild und zur weiteren Bearbeitung werden imove vollständig und ausschließlich übertragen. Der Auftragnehmer ist bereit, ggf. mit anderen Auftragnehmern von imove zusammen zu arbeiten. Technische Standards Content Management System Web-Hosting Standards in der Bundesverwaltung Layout Bevorzugte Scriptsprache Trennung Script / Layout Browserkompatibilität Aktuell: PortalBuilder der Firma TWT Interactive (Düsseldorf) Gewünscht: RedDot Aktuell: TWT Interactive Neu: evtl. Übernahme durch Auftragnehmer 1. SAGA imove orientiert sich bei der Entwicklung von Web-Applikationen an SAGA (Standards und Architekturen für egovernment-anwendungen): 2. Barrierefreiheit / BITV In SAGA enthalten ist die BITV (Barrierefreie Informationstechnik- Verordnung), Priorität 2, zu deren Einhaltung imove verpflichtet ist. Design-Richtlinien von imove Design-Richtlinien des BMBF (Bundesministerium für Bildung und Forschung) für geförderte Projekte Design-Richtlinien des Bundes für geförderte Projekte: tml PHP imove-weiterbildungsdatenbank: MySQL Layoutelemente sollen in Templates vorgehalten werden browserunabhängige Realisierung Die online-plattform soll auch ohne Javascript benutzbar sein Zeitlicher Ablauf Relaunch: Beginn der Arbeiten: Zwischentermine: Es sind mindestens 6 Zwischentermine vorgesehen, die im Abstand von etwa 2 Monaten stattfinden sollen. Diese sollen als Meilensteine den Fortgang der Arbeiten dokumentieren und sinnvolle Testphasen kennzeichnen. Die genauen Termine werden im Feinkonzept festgelegt. Ende der Arbeiten: Arbeitsstelle imove beim BIBB Seite 7 von 9

8 Nach Auftragserteilung findet ein ausführliches Briefing zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer statt. Der Auftragnehmer ermittelt dabei die detaillierten Anforderungen an den Relaunch und setzt diese dann in einem Feinkonzept um. Während der Konzeptions- und Realisierungsphase erfolgen mehrere Abstimmungsgespräche zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer (in Bonn im Bundesinstitut für Berufsbildung). Das Ende des Relaunchs kennzeichnet der erfolgreiche Live-Betrieb der neuen imove-internetpräsenz. Support, Beratung und anfallende Programmierarbieten: Beginn der Arbeiten: mit Fertigstellung des Relaunchs Ende der Arbeiten: siehe Vertragsdauer Vertragsdauer Der Vertrag soll am beginnen und endet am Sofern die Initiative imove weiter besteht und entsprechende Haushaltsmittel bereit gestellt werden, verlängert sich der Vertrag jeweils um ein weiteres Kalenderjahr, sofern er nicht früher vom Auftraggeber gekündigt wird. Spätestens am , 4 Jahre nach Auftragsvergabe, läuft der Vertrag zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber aus. Kostenaufstellung Der Bieter soll neben den im Kostenplan geforderten Angaben (Anlage 4 der Verdingungsunterlagen) in seiner Kostenaufstellung folgende Positionen gut nachvollziehbar getrennt aufführen: Kosten Datenmigration Kosten je Usability Test a) deutschsprachige Zielgruppe und b) internationale Zielgruppe Stundensatz nach Art der Tätigkeit Anwender-Schulung Darüber hinaus sollen folgende Kosten aufgeführt werden, die nicht Bestandteil der Ausschreibung sind: Gebühren für Lizenzen, Nutzungen und/oder Mieten je Programm Hosting Agenturprovision und ggf. weitere Kosten zur Durchführung von Google-Adwords Kampagnen in verschiedenen Zielländern Anforderungen an den Auftragnehmer In die Auswahl des Auftragnehmers gehen neben den in dieser Leistungsbeschreibung dargestellten Anforderungen noch folgende Kriterien ein: - Fachliche Qualifikation: o Praktische Erfahrung in den Bereichen: Mehrsprachigkeit inklusive nicht-europäischer Sprachen, Datenbanken, Barrierefreiheit gemäß Vorgaben BITV Arbeitsstelle imove beim BIBB Seite 8 von 9

9 o Praktische Erfahrung in den Bereichen wünschenswert: internationales Suchmaschinenmarketing (Google AdWords), Auftraggeber aus dem Bereich Außenwirtschaftsförderung, mit Auftraggebern aus dem öffentlichen Dienst, WebTrends, On-Site Suche Google ASP oder Google Mini o Kreativität und Umsetzungsgeschick komplexer Internetportale - Zuverlässigkeit/Termintreue o Angabe von Referenzprojekten mit Ansprechpartnern o Kunden- und Serviceorientierung o Verfügbarkeit (Service-Hotline) - Qualifikation und fachliche Eignung der voraussichtlich mit den Aufgaben betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter o Qualifikation/Referenzprojekte mit Ansprechpartnern der letzten 3 Jahre o Bereitschaft zur Aneignung der inhaltlichen Anforderungen an die imove-portale sowie der spezifischen Rahmenbedingungen einer Initiative eines Bundesministeriums o Entscheidungsbefugnis - Gesamtpreis imove behält sich vor, die 3 am besten bewerteten Anbieter zu einer Vorstellung ihres Angebots in das Bundesinstitut für Berufsbildung in Bonn einzuladen und die Ergebnisse dieser Präsentation in der abschließenden Entscheidung zu berücksichtigen. Zuschlagskriterien Qualität Preis ggf. Präsentationsveranstaltung Arbeitsstelle imove beim BIBB Seite 9 von 9

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