Newsletter-Software clickpublic - Hilfe

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1 Newsletter-Software clickpublic - Hilfe Was möchten Sie tun? Zu welchem Themenbereich benötigen Sie Informationen? Tipps und Tricks für Ihren Newsletter... 2 Gestalten Sie einen erfolgreichen Newsletter... 2 Grundsätzlich gilt weiterhin:... 2 Mehr zum Thema Spam... 2 Mehr zum Thema Betreffzeilen... 2 Ein paar Worte zum richtigen Zeitpunkt... 3 Hilfe clickpublic: Definition Kampagne und Newsletter... 4 In clickpublic verwendete Symbole (Icons)... 4 Kampagnen Anzeige... 4 Kampagne bearbeiten... 4 Adresskategorien Liste... 4 Adressen Liste / Adresse bearbeiten... 4 Kampagnen- Reporting... 4 Übersicht über alle Newsletter (Kampagnen)... 5 Neuen Newsletter zusammenstellen... 6 Allgemeine Einstellungen der Kampagne... 6 Inhalt des Newsletters zusammenstellen... 7 Abschnitt bearbeiten... 8 Hinweise zum Editor Adressenverwaltung Adresskategorien Adressen anzeigen Neue adressen eintragen Einstellungen für adressen/Kontakte Unbestätigte Adressen Inaktive Adressen Abgemeldete Adressen Adressimport Adressexport Newsletter versenden Testversand eines Newsletters Versand des Newsletters Kampagnen Reporting nach dem Versand Fehlerliste Fehlerliste exportieren Grafische Auswertung Ihrer Newsletter Übersicht über Ihren Adressbestand Klickverhalten analysieren Kontakt creativ clicks Index

2 Tipps und Tricks für Ihren Newsletter Gestalten Sie einen erfolgreichen Newsletter Im Durchschnitt nehmen sich Empfänger von Newslettern nur 51 Sekunden Zeit für ein schnelles Überfliegen der Inhalte (Nielsen Norman Group 2006). Gerade deshalb ist es wichtig, sich an ein paar Grundregeln für die Gestaltung von Newslettern zu halten, damit Ihre Botschaft auch wirklich beim Leser ankommt. Schneller Überblick: Nutzen Sie das Inhaltsverzeichnis Ihres Newsletters und achten Sie auf aussagekräftige Bezeichnungen. Neugier wecken: Kommen Sie schnell zum Punkt - nennen Sie Schlagzeilen schon in der Einleitung und heben Sie sie hervor. Kurz fassen: Reißen Sie Inhalte nur an (sog. Teaser) oder fassen Sie sie zusammen. Stellen Sie dem Leser die vollständigen Artikel auf Ihrer Website oder als Download zur Verfügung. Das gewisse Extra: Verleiten Sie Ihre Leser mit kleinen Gimmicks (Zitat oder Cartoon des Tages) zum Scrollen - kündigen Sie diese ganz oben an. Grundsätzlich gilt weiterhin: Wählen Sie pro Newsletter ca. 3 bis 5 interessante Artikel aus. Zu viele Informationen sind in nur knapp einer Minute nicht erfassbar. Ein kurzer interessanter Einleitungstext gibt dem Newsletter einen Rahmen (ein Thema) und bietet Platz für die wichtigste Schlagzeile. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte: Ergänzen Sie jeden Artikel um ein aussagekräftiges Bild. Ganz wichtig: Verlinken Sie weiterführende Informationen auch über das Bild, denn viele Nutzer klicken schneller auf einen Bild- als einen Textlink. Mehr zum Thema Spam Damit Ihr Newsletter nicht im Spamordner Ihrer Leser landet oder sofort aus dem Postfach gelöscht wird, weil er wie eine Spam-Mail aussieht, beherzigen Sie bitte folgende Tipps: Absender erkennen: Ihre Firma muss klar als Absender erkennbar sein. Spam-Wörter vermeiden: Viele Spamfilter durchsuchen gezielt die Betreffzeilen und Inhalte nach Spamüblichen Begriffen. Achtung: Auch Großbuchstaben oder eine Reihe von Ausrufe- oder Fragezeichen wird leicht als Spam interpretiert. Mehr zum Thema Betreffzeilen Betreffzeilen sind einer der wichtigsten Komponenten des -Marketings. Sie entscheiden über das Schicksal Ihres Newsletters: wir er geöffnet oder gelöscht? Auch weil manche Spam-Filter auf bestimmte Formulierungen ansprechen und solche s sofort automatisch löschen, wollen wir Ihnen ein paar Tipps & Tricks für den Umgang mit Betreffzeilen geben. 2

3 Informationen bieten: Selbstverständlich sollte die Betreffzeile ein aktuelles und interessantes Thema ansprechen. Vermitteln Sie dem Empfänger das Gefühl, dass ihm etwas entgeht, wenn er Ihre nicht öffnet. Interesse wecken: Ihr Newsletter ist nur eine unter vielen im Postfach des Empfängers. Deshalb sollte die Betreffzeile ähnlich einer guten Schlagzeile sofort Interesse wecken, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Handlungen initiieren: Fordern Sie den Empfänger in der Betreffzeile auf, das zu tun, was Sie mit dem Newsletter bezwecken. Das gewisse Extra: Verleiten Sie Ihre Leser mit kleinen Gimmicks (Zitat oder Cartoon des Tages) zum Scrollen - kündigen Sie diese ganz oben an. Beziehungen pflegen: Vermitteln Sie dem Empfänger des Gefühl einzigartig zu sein. Sprechen Sie ihn ganz gezielt persönlich an. Auch hier gilt: In der Kürze liegt die Würze. Viele programme zeigen lange Betreffzeilen nicht vollständig an. In der Regel sollte der Betreff einer nicht länger als 35 Zeichen sein. Ein paar Worte zum richtigen Zeitpunkt Auch der Versandtermin trägt zum Erfolg Ihres Newsletters bei. Hier gelten ein paar generelle Regeln: Versenden Sie Informationen an Geschäftskunden vorwiegend Dienstag bis Donnerstag. Informationen an Privatpersonen versenden Sie besser gegen Ende der Woche oder sogar am Wochenende. Etwas komplizierter sind Sonderaktionen vor Feiertagen: Versenden Sie die Informationen früh genug, aber nicht zu früh. (Schließlich denkt im April noch niemand an Weihnachtsgeschenke.) Ein Versandtermin Ende der Woche eignet sich am besten. Achten Sie auch darauf, dass die bestellten Waren noch vor dem Ereignis beim Kunden ankommen. 3

4 Hilfe clickpublic: Definition Kampagne und Newsletter In clickpublic (und dieser Hilfe) bezeichnet der Begriff Kampagne die Gesamtheit aller Werbeaktivitäten in einem bestimmten Zeitraum. Eine Kampagne im weiteren Sinne kann mehrere Medien und Werbeträger umfassen, z.b. Anzeigen, Spots, Mailings, etc. Speziell in clickpublic bedeutet Kampagne die Gesamtheit der einzelnen Newsletter, die an eine bestimmte Anzahl von Adressaten verschickt wurden. Der Begriff Newsletter bezeichnet im Gegensatz zu Kampagne also den eigentlichen Inhalt, der mit Hilfe von clickpublic zusammengestellt und an die Adressaten versandt wird In clickpublic verwendete Symbole (Icons) Kampagnen Anzeige Aktuelle Kampagnen Newsletter bearbeiten Vorschau Newsletter Testversand der Kampagne Versand der Kampagne Kampagne löschen Archivierte Kampagnen Empfänger Kampagne (Anzeige aller Empfänger) (Zahl) Anzahl der Empfänger Newsletter kopieren Vorschau Newsletter Kampagne löschen Kampagne bearbeiten Abschnitt anlegen Abschnitt bearbeiten löschen Adresskategorien Liste Status (grün: online/aktiv, rot: offline/inaktiv) bearbeiten Adressen Liste / Adresse bearbeiten Adresse ist online/aktiv (Status) Adresse ist offline/inaktiv (Status) Adresse ist noch nicht bestätigt Format ist HTML (Art) Format ist Text (Art) bearbeiten löschen Kampagnen- Reporting Diagramme anzeigen 4

5 Übersicht über alle Newsletter (Kampagnen) Auf der Startseite (Kampagnen Anzeige) von clickpublic sehen Sie alle Ihre Kampagnen in zwei Kategorien: Aktuelle Kampagnen Archivierte Kampagnen Aktuelle Kampagnen sind alle zum Zeitpunkt der Betrachtung angelegten Kampagnen, an denen gearbeitet wird, die aber noch nicht versandt wurden. Die aktuellen Kampagnen sind chronologisch nach dem Erstellungsdatum sortiert. Zu jeder Kampagne werden das Datum sowie der vergebene Name (Kampagnenbezeichnung) angezeigt. Über die Symbole hinter jeder Kampagne können Sie den jeweiligen Newsletter bearbeiten eine Vorschau des Newsletters erstellen die Kampagne zum Test versenden die Kampagne an eine Empfängerliste versenden, sowie die Kampagne löschen. Sobald eine Kampagne an eine Empfängerliste versandt wurde, ändert sich ihr Status und sie erscheint unter der Kategorie Archivierte Kampagnen. Diese Kampagnen sind rückwärts chronologisch (von der aktuellsten zur ältesten) sortiert, um einen schnellen Zugriff zu den zuletzt versendeten Kampagnen zu ermöglichen. Die Symbole hinter der jeweiligen Kampagne ermöglichen den Zugriff auf eine Liste aller Empfänger des Newsletters eine Übersicht über die Anzahl der Empfänger (Zahl in Klammern) eine Kopie der bereits versendeten Kampagne als Vorlage für eine aktuelle Kampagne die Ansicht der versendeten Kampagne sowie das Löschen der Kampagne. Wenn Sie eine bereits archivierte Kampagne als Vorlage für eine aktuelle Kampagne benutzen möchten, legen Sie eine Kopie dieser Kampagne an. Klicken Sie dazu auf das Symbol Kampagne als neu kopieren. Diese erscheint dann mit einer neuen Kampagnen-ID in der Kategorie aktuelle Kampagnen. Diese können Sie dann entsprechend überarbeiten und erneut versenden. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie ohne zusätzlichen Aufwand auf bereits angelegte Kampagnen (z.b. bezüglich der Struktur) zurückgreifen und müssen nicht jeden Newsletter in allen seinen Teilen neu erstellen. 5

6 Neuen Newsletter zusammenstellen Allgemeine Einstellungen der Kampagne Um eine neue Kampagne zu erstellen, wählen Sie den Link neue Kampagne. Als nächstes müssen die allgemeinen Angaben zu der zu erstellenden Kampagne spezifiziert werden: Anlagedatum: aktuelles Datum (erscheint automatisch) Kampagnenbezeichnung: Name der Kampagne (intern) Betreffzeile: Name der Kampagne, der in der Betreffzeile der erscheint Absenderkennzeichnung: Name des Absenders (z.b. Ihr Firmenname), der in der E- Mail vor der Absenderadresse erscheint Vorlage: Auswahl der Formatvorlage (Template) des Newsletters (Formatvorlagen werdeb bei der Einrichtung Ihres Accounts fest im System hinterlegt. Eine Änderung ist nur durch creativ clicks möglich.) Manuelle Antwort an: Da manche Empfänger auf Newsletter antworten, ist es notwendig in diesem Feld eine -Adresse einzutragen, damit eventuelle Antwort- s auch bei einem realen Empfänger ankommen. Diese Angaben bestätigen Sie durch das Klicken des Links Allgemeine Einstellungen speichern. Sie sehen daraufhin Ihren leeren Newsletter in der Vorschauansicht (Vorschaumodus). Um mit der Füllung zu beginnen, schalten Sie bitte in die Bearbeitungsansicht um. Klicken Sie auf den Link Bearbeitungsmodus. 6

7 Inhalt des Newsletters zusammenstellen Im Bild sehen Sie die voreingestellte Grundstruktur des zu versendenden Newsletters. Dieser besteht prinzipiell aus dem Kopfbereich mit Ihrem Firmenlogo (das nach Ihren Vorgaben von uns in Ihr clickpublic implementiert wurde) und dem eigentlichen Inhaltsbereich des Newsletters. Dieser wiederum unterteilt sich in verschiedene festgelegte Unterbereiche (von links oben nach rechts unten): 7

8 Grußformel: Diese ist voreingestellt als Sehr geehrte Damen und Herren, wird aber beim Versand automatisch an die Einstellungen in der Adressdatenbank angepasst und jeweils in Sehr geehrter Herr oder Sehr geehrte Frau geändert. Einleitungs- bzw. Begrüßungstext: Hier können Sie einen kurzen Einleitungs- oder Begrüßungstext für Ihre Adressaten verfassen. Artikel: Schreiben Sie eine beliebige Anzahl dieser Artikel, um den Adressaten alle wichtigen Informationen aufzubereiten. Jeder Artikel besteht aus einer Überschrift, einer Unterüberschrift (optional), einem Bild (optional), einem kurzen Text, einem Link zu weiterführenden Informationen auf Ihrer Internetpräsenz sowie einem Download (optional). Rechtlicher Hinweis (voreingestellt): Hier erscheint standardmäßig folgender Text: Möchten Sie in Zukunft diesen Newsletter nicht mehr erhalten, klicken Sie bitte hier. Der Adressat wird über diesen Link zu einem Formular geleitet, mit dessen Hilfe er oder sie den Newsletter abbestellen kann. Weitere Informationen zu gelöschten Adressen finden Sie im Abschnitt Adressverwaltung weiter unten. Abhängig von Ihrem individuellen Newsletter- Layout können Sie folgende Unterbereiche zusätzlich bearbeiten: Auswechselbare Kopfbilder: Einige Layouts ermöglichen die Einstellung verschiedener Kopfbilder des Newsletters. Ein gutes Beispiel wäre ein Kopfbild mit weihnachtlichen Motiven für den Versand eines Weihnachts- Newsletters. Oberer oder linker Fußtext: Diesen können Sie nach Ihren Vorstellungen benutzen, um den Adressaten weitere Informationen oder Hinweise zu geben. Unterer oder rechter Fußtext: Auch diesen können Sie nach Ihren Vorstellungen benutzen, um den Adressaten weitere Informationen oder Hinweise zu geben. Die Fußtexte werden im Normalfall bei der Layoutentwicklung von uns mit Ihnen abgestimmt und sind deshalb nicht veränderbar. Im Bearbeitungsmodus können Sie den aktuellen Newsletter bearbeiten. Dies wird durch die Anzeige der (grün hinterlegten) Bearbeitungssymbole sichtbar, mit deren Hilfe Sie folgende Aktionen durchführen können: Abschnitt anlegen: Legt jeweils einen weiteren Artikel an. Abschnitt bearbeiten: Öffnet das Formular zur Bearbeitung des Abschnittes Löschen: Ermöglicht das Löschen von Abschnitten. Die Grundstruktur kann allerdings nicht verändert werden. Abschnitt bearbeiten Durch das Klicken des Symbols Abschnitt bearbeiten öffnet sich ein separates Browserfenster mit einem Formular, mit dessen Hilfe Sie Ihre Artikel in den Newsletter einstellen können. Das Bild zeigt exemplarisch das umfangreichste Formular zum Erstellen eines Artikels. 8

9 Jeder Artikel besteht aus einer Überschrift, einer Unterüberschrift (optional), einem Bild (optional), einem kurzen Text, einem Link zu weiterführenden Informationen auf Ihrer Internetpräsenz sowie einem Download (optional). Wenn Sie Ihrem Artikel ein Bild hinzufügen möchten, sollte dieses nicht breiter als im Bearbeitungsformular angegeben sein. Sie binden das Bild direkt über den Button Durchsuchen von Ihrem Computer in den Artikel ein. Zusätzlich können (und sollten Sie, sobald es einen Weiterlesen-Link gibt) Sie das Bild noch mit einem Link hinterlegen (Bildlink). Dieser Link wird den Adressaten dann direkt auf Ihre Internetpräsenz verlinken, z.b. dorthin, wo er den vollständigen Artikel lesen kann. Er sollte identisch mit dem Textlink des Artikels sein, sonst weiß der Besucher nicht, wohin er geleitet wird. Für Newsletter an Geschäftspartner oder die Presse bietet es sich unter Umständen an, ein Dokument als Download in den Newsletter einzubinden. Dies könnte zum Beispiel ein Anmeldeformular für ein bestimmtes Event oder aber ein komplette Pressemeldung sein. Downloads werden wie Bilder direkt von Ihrem Computer über den Button Durchsuchen in das Formular eingebunden. Sie werden dann in der Datenbank abgelegt und der Adressat lädt sich das Dokument später bei Interesse direkt vom Server. Damit bleibt das Datenvolumen des Newsletters klein und Sie müssen diese Dokumente nicht zusätzlich auf Ihrer Internetpräsenz online stellen. Als Download-Bezeichnung können Sie einen beliebigen Name wählen, der das Dokument beschreibt, z.b. Anmeldeformular oder Pressemeldung. Mit Hilfe des Links (Textlinks) werden die Adressaten auf den vollständigen Artikel auf Ihrer Internetpräsenz geleitet, wo sie mehr Informationen zu diesem Thema finden können. Auch diesen Link können Sie beliebig benennen. Der Linkname erscheint am Ende des Artikels als Link, über den der Adressat zum vollständigen Artikel gelangt. Wenn der Artikel vollständig bearbeitet wurde, speichern Sie ihn über die Schaltfläche speichern. Sollten Sie den Artikel verwerfen wollen, klicken Sie die Schaltfläche abbrechen. Nach diesem Muster stellen Sie Ihren Newsletter Stück für Stück, Abschnitt für Abschnitt zusammen. 9

10 Wenn Sie Ihren Newsletter zusammengestellt haben, können Sie ihn im Vorschaumodus in der Form betrachten, wie ihn der Adressat sehen wird. Weitere mögliche Schritte: Testversand eines neu erstellten Newsletters Newsletter versenden Hinweise zum Editor Der integrierte Editor ermöglicht Ihnen die Bearbeitung Ihrer Inhalte ähnlich wie bekannte Textverarbeitungsprogramme. Bitte beachten Sie folgende Hinweise: Text aus Word in den Newsletter kopieren: Bitte immer über das Symbol Text aus Word einfügen gehen, den Text in das Textfeld kopieren und beide Häkchen anschalten. Noch besser wäre es, den Text aus Word in einen Texteditor und vom Texteditor in den Newsletter zu kopieren. Links in den Newsletter-Text einfügen: Über das Symbol Link einfügen / editieren können Sie im Newsletter-Abschnitt eine Adresse (inkl. Betreffzeile und voreingestelltem Text) hinterlegen. Hier haben wir die Möglichkeit, Links zu Websites einzufügen, herausgenommen, da diese nicht verfolgt werden können. Sollten Sie dennoch dringend einen Link benötigen, fügen Sie diesen einfach im HTML- Modus ein. Bearbeitung als HTML: Mit Hilfe des Symbols Quellcode schalten Sie in die HTML-Ansicht Ihres Artikels um. Dort können Sie den Text wie vorher bearbeiten. 10

11 Adressenverwaltung Adresskategorien Um Ihre Newsletter-Empfänger nach beliebigen Kriterien sortieren und so den Versand gezielter Informationen an bestimmte Empfänger steuern zu können, gibt es Adresskategorien. Diese legen Sie nach Belieben selbst an. Können sich Ihre Empfänger über Ihre Website für den Newsletter anmelden, landen diese Anmeldungen in einer bestimmten Adresskategorie. Diese sog. Standard-Adresskategorie legen Sie in der Adresskategorien- Verwaltung fest, indem Sie den Punkt setzen. Benennen Sie diese Kategorie bitte eindeutig, z.b. Anmeldungen über die Website. Sie können beliebig viele Adresskategorien anlegen. Empfänger können verschiedenen Adresskategorien angehören. Diese sog. Mehrfachzuordnung steuern Sie in der Bearbeitungsmaske der Adresse oder durch den Import von Adressen, siehe Abschnitt Adressimport weiter unten. Adresskategorien können Sie nur löschen, wenn keine Empfänger zugeordnet sind. Leere Adresskategorien haben das Symbol zum Löschen, volle nicht. Lösen Sie zuerst die Verknüpfung der Adressen und löschen Sie die Kategorie, sobald sie leer ist. Adressen anzeigen Über den Link Adressen gelangen Sie zu Ihrer Adressdatenbank, die als Adressenliste dargestellt wird. Für die Anzeige der Adressen in der Liste können Sie entweder alle oder nur bestimmte Adresskategorien mit Hilfe der Auswahlliste (Dropdownmenü) auswählen. Die angezeigten Adressen können Sie nach verschiedenen Angaben durch Klicken des Sortiersymbols neben der jeweiligen Angabe sortieren. Über die Icons Bearbeiten und Löschen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kontakte zu pflegen. Neue adressen eintragen Eine neue adresse können Sie durch Klicken des Links neue Adresse manuell hinzufügen. Alle Adressaten, die sich über das Formular Newsletter abonnieren auf Ihrer Internetpräsenz anmelden, werden automatisch in der Datenbank gespeichert. Einstellungen für adressen/Kontakte Folgende Angaben stehen Ihnen für jeden Ihrer Kontakte zur Verfügung: Anrede: Herr oder Frau Vorname Nachname adresse Unternehmen Adresskategorie: Zuordnung des Kontaktes zu einer der Adresskategorie durch die Auswahl aus der Liste, Mehrfachzuordnung mittels Strg-Taste und Klick. Status: Aktiv: der Newsletter wurde abonniert und wird an diesen Kontakt versandt Inaktiv: der Newsletter wird nicht an diesen Kontakt versandt Art des Versandes: Voreinstellung des Formates des Newsletters, entweder HTML oder Text (in Abhängigkeit von den technischen Voraussetzungen und persönlichen Vorlieben des Kontaktes) Über das Symbol Bearbeiten können diese Einstellungen jederzeit von Ihnen manuell geändert werden. 11

12 Bitte bestätigen Sie den Eintrag eines neuen Kontaktes und alle Änderungen durch Klicken des Links E- Mailadresse speichern. Alle Kontakte, die sich über das Formular Newsletter abonnieren auf Ihrer Website für den Newsletter anmelden, können in diesem Formular Ihre Angaben (Anrede, Vorname, Nachname und adresse) selbstständig eintragen. Für den Fall, dass Abonnenten nur Ihre adresse angeben, bleiben alle anderen Angaben leer und dieser Adressat erhält seinen Newsletter mit der Anredeformel Sehr geehrte Damen und Herren. Dies trifft auch auf Firmenadressen (z.b. zu, bei denen kein bestimmter Ansprechpartner als Adressat eingetragen wird. TIPP! Vervollständigen Sie die Daten Ihrer Empfänger um möglichst viele Details (z.b. Vorname), wenn Sie diese zur Verfügung haben. Nur wenn die Anrede und der Name des Empfängers gespeichert sind, erhält er einen personalisierten Gruß. Die Pflege Ihrer Adressdaten verspricht mit relativ kleinem Aufwand einen großen Nutzen. Kunden (oder Kontakte), die sich persönlich angesprochen fühlen, werden mit größerer Wahrscheinlichkeit Ihren Newsletter tatsächlich lesen. Unbestätigte Adressen Abonniert ein Empfänger den Newsletter über das Formular auf Ihrer Website, muss er seine Anmeldung durch Klicken eines Lins bestätigen. Dieses sog. Double-Opt-In-Verfahren stellt sicher, dass die Zustimmung Ihrer Empfänger vorliegt. Solange das Abonnement nicht bestätigt wurde, ist der Empfänger mit einem gelben Lämpchen gekennzeichnet und erhält keine Newsletter. Bestätigt er sein Abonnement nicht innerhalb von zwei Wochen, werden seine Daten gelöscht. Inaktive Adressen Sie können temporär Empfänger auch auf den Status inaktiv setzen (nur der Admin), dann erhält der jeweilige Empfänger keine Newsletter. Kündigt ein Empfänger sein Abonnement, sollten Sie diesen löschen. Abgemeldete Adressen Wird das Abonnement über den Link im Newsletter oder das Formular auf Ihrer Internetpräsenz abbestellt, wird die Adresse automatisch aus der Adressdatenbank gelöscht und auf die sog. Blacklist gesetzt. Diese stellt sicher, dass der Empfänger nicht aus Versehen, z.b. durch einen Import wieder aktiver Empfänger wird. Die Blacklist ist durch Sie nicht einsehbar. Um einen Empfänger wieder zu einem aktiven Empfänger zu machen, muss dieser sich selbst neu anmelden oder der Administrator muss ihn neu eintragen. Adressimport Sie können Ihre Adressdatenbank auch durch Adressimport, z.b. aus einer Inhouse-Kundenverwaltung, aktualisieren. Achten Sie hier bitte darauf, dass die Einwilligung der Empfänger vorliegt. Um Adressen zu importieren klicken Sie auf den Link importieren im Bereich Adressen. Wählen Sie zuerst die Adressdatei direkt von Ihrem Computer aus und danach die gewünschte Adresskategorie, in die Sie die Adressen importieren möchten. Sie können immer nur genau eine Adresskategorie auswählen. Klicken Sie den Link Import starten um den Import zu starten. Gibt es Probleme mit dem Adressimport oder Fehler, erhalten Sie ein Fehlerprotokoll mit der Ursache des Fehlers. Beheben Sie den Fehler und beginnen Sie erneut. Adressdatei: Für den Import Ihrer Adressdaten benötigen Sie eine CSV-Datei (im Windows-Format), diese muss genau 9 Spalten und in der Kopfzeile die folgenden Feldbezeichnungen enthalten: anrede;titel;vorname;name; adresse;firma;html;aktiv;datum 12

13 Als Trennzeichen für die Spalten muss ein Semikolon (;) verwendet werden. Dies ist normalerweise die Standard-Einstellung, wenn Sie die Datei in Microsoft Excel im.csv-format speichern (Datei speichern unter Format auswählen). Bitte beachten Sie auch die korrekte Schreibung der Bezeichnungen (wie angegeben). Wenn die Datei diesem Format nicht entspricht, ist kein Import möglich. Weitere Hinweise zur Adressdatei Das Datum sollte im Format tt.mm.jjjj angegeben sein. Die Spalte " adresse" muss zwingend notwendig die adressen aller Empfänger im Format beinhalten, sonst ist kein Versand von Newslettern möglich. Alle anderen Felder können leer sein, müssen aber in der Datei angelegt sein. Dort werden beim Import bei den letzten drei Spalten folgende Standard-Angaben hinterlegt: html: 1 (Versandformat HTML), aktiv: 1 (Status aktiv), datum: aktuelles Datum. Um eine personalisierte Ansprache Ihrer Empfänger zu ermöglichen, müssen in den Feldern "anrede" und "name" Angaben hinterlegt sein: o anrede: Herr oder Frau oder leer (z.b. bei Firmen oder o name: Nachname des Empfängers o Beim Versand erscheinen diese in der Grußformel Sehr geehrter "anrede" (Herr) "name" (Name) / Sehr geehrte "anrede" (Frau)"name"(Name). o Sind keine Angaben hinterlegt, wird die Standard-Grußformel Sehr geehrte Damen und Herren verwendet. Nach dem erfolgreichen Adressimport erhalten Sie ein Import-Protokoll mit allen eingelesenen Adressen und Aussagen über den Status. Durch den Import überschreiben Sie fehlerhafte oder fehlende Daten mit aktuellen Daten und steuern auch die Mehrfachzuordnung zu Adresskategorien. Adressen, die bereits vorhanden sind, werden nicht doppelt angelegt, sondern nur aktualisiert durch neue Daten. Adressexport Sie können Adressbestände auch aus clickpublic exportieren. Klicken Sie dazu im Bereich Adressen den Link exportieren. Sie haben folgende Optionen um den Export zu verfeinern: Alle Adressen einer Adresskategorie: Wählen Sie die entsprechende Adresskategorie aus. Alle Adressen ab einem bestimmten Anmeldedatum: Wählen Sie das Datum aus. Starten Sie den Export durch Klicken des Links Export starten. Hinweis: Wenn Sie ein Datum angeben, wird die Adresskategorie ignoriert. Adressdatei: Der Export der Adressdaten erfolgt in eine CSV-Datei (im Windows-Format). Die 1. Zeile enthält die folgenden Feldbezeichnungen: anrede;titel;vorname;name; adresse;firma;html;aktiv;datum Als Trennzeichen für die Spalten wird ein Semikolon (;) verwendet. Die Adresskategorie wird nicht mit exportiert. Speichern Sie diese Datei oder öffnen Sie sie in Microsoft Excel. Falls die Spalten nicht automatisch getrennt werden, wählen Sie in Excel die Option Text in Spalten. 13

14 Newsletter versenden Testversand eines Newsletters Mit Hilfe des Icons Testversand der Kampagne gelangen Sie zum Formular Kampagnen Versand. Geben Sie eine -Adresse ein, wählen Sie das Format und klicken Sie den Link Newsletter-Kampagne jetzt versenden. Nachfolgend werden Sie mit Hilfe eines weiteren Dialogfeldes erneut gefragt, ob sie den aktuellen Newsletter mit den gewählten Einstellungen versenden möchten. Bestätigen Sie diesen Dialog mit OK, wird der (Test-) Newsletter versandt. Wählen Sie Abbrechen, wird der Versand nicht ausgelöst und Sie können erneut Einstellungen vornehmen. TIPP! Schicken Sie auch einen Newsletter im Textformat an sich selbst und prüfen Sie die korrekte Darstellung der Artikel und Links. Um einen Testversand an mehrere Empfänger zu versenden, versenden Sie entweder mehrere einzelne Testnewsletter oder Sie legen sich eine Adresskategorie Testversand mit den entsprechenden Empfängern an. Dann müssen Sie den Testversand allerding als richtigen Versand durchführen, siehe nächster Abschnitt. Um Ihren Newsletter bei verschiedenen Providern zu prüfen, z.b. die Zustellbarkeit, die Darstellung und die Güte der Betreffzeile, legen Sie eine Adresskategorie Providertest an und versenden den Newsletter vorab an diese Adresskategorie. Prüfen Sie die verschiedenen Postfächer und nehmen Sie ggf. Änderungen am Newsletter vor. 14

15 Versand des Newsletters Klicken Sie in der Kampagnenübersicht auf das Symbol Versand der Kampagne um den Newsletter zu versenden. Für den Versand haben Sie folgende Möglichkeiten: Versenden Sie den Newsletter an alle Adressen: Setzen Sie ein Häkchen bei An alle Adressen. Versenden Sie den Newsletter an eine oder mehrere Adresskategorien: Setzen Sie das Häkchen bei der oder den ausgewählten Adresskategorien. Versenden Sie den Newsletter sofort: Aktivieren Sie die Option Versand sofort. Versenden Sie den Newsletter später: Wählen Sie Versandtag und Versandzeit aus. Hinweis: Sollte ein Empfänger mehreren Adresskategorien angehören, erhält er trotzdem nur einen Newsletter. Auf der rechten Seite des Bildschirms sind alle aktuellen Einstellungen zusammenfassend dargestellt. 15

16 TIPP! Prüfen Sie vor dem endgültigen Versand, ob alle Links Ihres Newsletters auch korrekt verlinken. Manchmal passieren an dieser Stelle Fehler, die Sie durch diese Kontrolle vermeiden können. Bitte bestätigen Sie den Versand durch Klicken des Links Newsletter-Kampagne jetzt versenden. Nachfolgend werden Sie mit Hilfe eines weiteren Dialogfeldes erneut gefragt, ob sie den aktuellen Newsletter mit den gewählten Einstellungen versenden möchten. Bestätigen Sie diesen Dialog mit OK wird der Newsletter versendet. Wählen Sie Abbrechen, wird der Versand nicht ausgelöst und Sie können erneut Einstellungen vornehmen. 16

17 Kampagnen Reporting nach dem Versand In der Übersicht im Bereich Reporting erhalten Sie eine Listung aller versandten Kampagnen mit den Angaben: Kampagnen: Listung aller versandten Kampagnen (Kampagnenbezeichnung dient als Link zur Ansicht des Newsletters) Diese Liste ist sortierbar: Durch Klicken der Spaltenüberschrift Kampagnen werden die Kampagnenbezeichnungen alphabetisch (A - Z) oder rückwärts alphabetisch (Z - A) sortiert. Versand: Datum und Uhrzeit des Versandes Diese Liste ist sortierbar: Durch Klicken der Spaltenüberschrift Versand werden die Kampagnen chronologisch oder rückwärts chronologisch sortiert. gesendet: Anzahl der Empfänger des Newsletters Wenn Sie diese Zahl anklicken, erhalten Sie eine detaillierte Liste aller Empfänger (Anrede, Vorname, Nachname, adresse). Außerdem sehen Sie, ob es bei der Übertragung Fehler gab. Fehler: Anzahl der Fehler bei der Übertragung Öffnungen: Anzahl der Öffnungen des Newsletters Klicks: Anzahl der im Newsletter angeklickten Links und Downloads. Abmeldungen: Anzahl der Abmeldungen vom Newsletter. Bei jeder Abmeldung wird eine an die Link zu den Diagrammen: Das Diagramm-Symbol führt Sie zur grafischen Auswertung der Daten Ihres Newsletters. Die Anzahl der Fehler, Öffnungen, Klicks und Abmeldungen wird als Zahl und Prozentsatz (Prozent der Empfänger) angezeigt. Die Zahl bei Fehler und Klicks dient als Link zum detaillierten Reporting. 17

18 Nach sechs Monaten werden die Newsletter nicht mehr live reportet. Die aktuellen Zahlen werden gespeichert und stehen Ihnen zur Verfügung. Es werden keine Zugriffe (z.b. über das Newsletter-Archiv der Website) mehr gezählt. Fehlerliste Klicken Sie auf die Zahl der Fehler um eine detaillierte Liste der nicht zustellbaren Newsletter zu erhalten. In der letzten Spalte sehen Sie einen Hinweis zum Fehler. Dieser wird vom Server des Empfängers versandt und unterliegt den lokalen Einstellungen. Viele Fehlermeldungen sind nicht nachvollziehbar. Aber es gibt zwei Regeln : Beginnt der Fehlercode mit 4, handelt es sich um einen temporären Fehler. Der Server war temporär nicht erreichbar während des Versandes. Dieser Empfänger erhält sehr wahrscheinlich Ihren nächsten Newsletter. Beginnt der Fehlercode mit 5, handelt es sich um einen permanenten Fehler. Dieser Empfänger erhält sehr wahrscheinlich Ihren nächsten Newsletter nicht. Die häufigsten Ursachen für permanente Fehler sind: Schreibfehler in der -Adresse: Prüfen Sie die Schreibung und korrigieren Sie ggf. die Adresse sofort durch Klicken des Bearbeiten-Icons. -Adresse / Empfänger gibt es nicht mehr: Löschen Sie den Empfänger oder fragen Sie ggf. nach, wer jetzt den Newsletter erhalten soll (Achtung: Einwilligung sicherstellen). Die häufigsten SMTP-Error Codes: 421 Service nicht verfügbar, Verbindung wird beendet. Domain service not available, closing transmission channel. 441 Service nicht verfügbar, Keine Verbindung zum SMTP Server möglich Sorry, I wasn't able to establish an SMTP connection 450 Aktion nicht ausgeführt - Mailbox nicht verfügbar. Requested mail action not taken: mailbox unavailable. ATRN request refused. 451 Aktion abgebrochen - Fehler beim Ausführen. Requested action aborted: local error in processing. Unable to process ATRN request now 452 Aktion abgebrochen - Nicht genügend System-Speicher. Requested action not taken: insufficient system storage. 500 Syntax-Fehler - Kommando unbekannt. Command not recognized: command. Syntax error. 501 Syntax-Fehler - Parameter oder Argument falsch. Syntax error, no parameters allowed. 512 Keine Verbindung zum Server möglich Sorry, I couldn't find any host named 511 Syntax-Fehler - Mailbox nicht erreichbar. Requested action not taken: mailbox unavailable. 550 Syntax-Fehler - Mailbox nicht erreichbar oder voll. Requested action not taken: mailbox unavailable or full. 18

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