s aus Outlook einlesen 1.

Transkript

1 BAUPROCHECK Dokumentation s aus Outlook einlesen 1. Grundlagen 1.1 Ab Version V können Sie s aus Outlook (Outlook 98, Outlook 2000, Outlook XP und Outlook 2003) vollständig mit allen Formatierungen und Anhängen in Ihr BauProCheck- Projekttagebuch übergeben. Leider haben die Programmierer vor den Lohn den Schweiss gestellt. Daher müssen Sie zuvor drei kleine Vorarbeiten erledigen, damit hinterher das Einlesen problemlos klappt. Hintergrund: Um s aus Outlook in BauProCheck einzulesen und die s via DDE zu öffnen, benötigt BauProCheck genau wie für alle anderen Dokumente einen "Ablageort", der auf Outlook- Dateien verweist. Die Standard-Endung dieser Dateien ist MSG. Daraus ergeben sich diese 3 Schritte: 1. Sie müssen einen Ablageort für MSG-Dateien definieren, unter dem die s abgespeichert werden. 2. Wenn Sie die -Dateien was zu empfehlen ist - in einem eigenen Projekt-Unterordner speichern möchten, müssen Sie in allen(!) bestehenden Projekten diesen Ordner hinzufügen. Das kann manuell, aber besser natürlich automatisch erfolgen. Dazu können Sie einfach eine bestehende Funktion in BauProCheck umnutzen (anpassen). 3. Schließlich werden Sie diesen Ordner auch in allen neuen Projekten benötigen, also muß die Projektanlageprozedur entsprechend erweitert werden. Ergebnis: Wenn Sie die 3 Schritte erledigt haben, ist Ihre Projektdokumentation in Zukunft wirklich vollständig mitsamt allen s inklusive Attachments. ADS s aus Outlook einlesen (10/03) - Vorarbeiten - 1

2 Dokumentation BAUPROCHECK 1.2 Ablageort für MSG-Dateien definieren Wie erwähnt, benötigt BauProCheck einen Ablageort, der auf Outlook-Dateien verweist. Die Standard-Endung dieser Dateien ist MSG. Um einen Ablageort für die MSG-Dateien anzulegen, gehen Sie in BauProCheck im Menü Auswahl auf den Menüpunkt Ablageorte. Jetzt gehen Sie im Menü Bearbeiten auf den Menüpunkt Neue Zeile Anlegen. Der Schlüssel für diesen Ablageort ist für das Einlesen egal, wir schlagen OL (für "Outlook") vor. Bitte passen Sie die Stammdaten für den neuen Ablageort wie im Bild zu sehen an: Dieser Ablageort wird nun für das Einkopieren der s verwendet, sofern das oben definierte Dateiverzeichnis vorhanden ist. Bitte beachten Sie, dass das Dateiverzeichnis natürlich auf Ihre Installation vor Ort eingestellt werden muß, d.h. auf das richtige Laufwerk und die richtige Pfadstruktur. s aus Outlook einlesen - Vorarbeiten (10/03) - 2 ADS

3 BAUPROCHECK Dokumentation Für vorhandene Projekte: MSG-Verzeichnisse automatisch erstellen 1.3. Wie stellen Sie nun sicher, das in allen vorhandenen Projekten das Verzeichnis für die Outlook- s vorhanden ist? Am besten erzeugen Sie sich dazu einfach einen Batchablauf, der das Verzeichnis in allen Projektordnern automatisch anlegt. Dazu verwenden Sie die Möglichkeit, Daten aus dem Projektdatenpool zu exportieren. Einen solchen Export finden Sie in der Export-Definition SYSAPRJ1.EXP im Verzeichnis BPC- STAMM. Ändern Sie den vorhandenen Export einfach so ab, dass eine Batch-Datei erzeugt wird, die für alle vorhandenen Projekte einen MSG-Ordner neu anlegt. Falls Sie ganz sicher gehen wollen, kopieren Sie zunächst die vorhandene SYSAPRJ1.EXP im Verzeichnis BPCSTAMM auf einen neuen Dateinamen. Passen Sie dann die Datei SYSAPRJ1.EXP im Verzeichnis BPCSTAMM an. Öffnen Sie diese Datei dazu einfach im Texteditor (bzw. im Notepad), und tragen Sie dort die Pfade ein. Ursprünglicher Inhalt (Beispiel): Hier die angepasste Variante (in den ersten beiden Zeilen nach #begin wurde HTML mit ersetzt, die anderen Zeilen bis #end wurden gelöscht): ADS s aus Outlook einlesen (10/03) - Vorarbeiten - 3

4 Dokumentation BAUPROCHECK Wenn Sie die Exportdefinition angepasst haben, starten Sie den Export. Dazu gehen Sie in BauProCheck in die Projektauswahl (im Menü Auswahl den Menüpunkt Projektdatenpool auswählen). Dann wählen Sie im Menü Datei den Menüpunkt Textexport aus, und starten Sie danach den Export SYSARJ1 APRJ Export. Durch diesen Export wird eine Datei HTMLSTRUK- TUR.BAT im BPC-Verzeichnis erzeugt. Gehen Sie in den Explorer, und starten Sie einfach die neu erzeugte Batch-Datei HTMLSTRUKTUR.BAT. Damit wird für alle im Projektdatenpool enthaltenen Projekte die richtige Verzeichnisstruktur erzeugt, in der die s abgelegt werden sollen. Ab jetzt sollte beim Einlesen der s aus Outlook die gesamte als "Ablageort" abgelegt werden. Diesen Ablageort können Sie im Projekttagebuch wie üblich direkt mit der Lupe öffnen, unabhängig, ob es sich um eigene oder um s von Kollegen handelt. s aus Outlook einlesen - Vorarbeiten (10/03) - 4 ADS

5 BAUPROCHECK Dokumentation Für neue Projekte: MAKEPATH.BAT erweitern 1.4 Jetzt sollten Sie noch die Datei MAKEPATH.BAT anpassen, die sich im BauProCheck-Verzeichis befindet und die beim Neuanlegen von Projekten im Hintergrund automatisch die gesamte Projektverzeichnisstruktur anlegt. Öffnen Sie Ihre MAKEPATH.BAT ebenfalls per Editor oder Notepad und ergänzen Sie einfach am Schluß zwei Zeilen für den Ordner der -Dateien (Sie können dazu einfach die letzten beiden Zeilen kopieren und nur die Pfadangaben anpassen): Ab jetzt wird bei der Neuanlage von Projekten auch gleich das richtige Verzeichnis für die s angelegt. ADS s aus Outlook einlesen (10/03) - Vorarbeiten - 5

6 Dokumentation BAUPROCHECK F:\adsdoku\bpcstuff\Vorarbeiten_ -Einbindung\ s_via_Outlook_einbinden.doc s aus Outlook einlesen - Vorarbeiten (10/03) - 6 ADS