Outlook 2003 Aufgaben koordinieren und protokollieren

Transkript

1 Outlook 2003 Aufgaben koordinieren und protokollieren

2 Aufgaben... beschreiben verschiedene Tätigkeiten.... sortieren Tätigkeiten nach Prioritäten oder nach bestimmten Kategorien.... können wiederholt ausgeführt werden.... beantworten die Frage Was genau muss / sollte mit welcher Dringlichkeit abgearbeitet werden? Wer führt welche Arbeitsschritte in einem bestimmten Projekt aus? Zu welchen Termin muss eine Aufgabe fertig sein?... sind Elemente in einem Ordner eines Benutzers, wenn man mit dem Microsoft Excange Server arbeitet.... werden mit Hilfe der Schaltfläche Aufgaben in Outlook angezeigt.... können mit Hilfe von Ansicht Aufgabenblock im Modul Kalender eingeblendet werden. Das Menü Ansicht Ansicht Aufgabenblock passt die Anzeige an. OpenOffice Folie 2 Arbeiten mit Outllok Seite 2

3 Beispiele für Aufgaben Projekt "Buchbeschaffung im Bereich IT": Ermittlung der vorhandenen Bücher. Neue Themen und passende Bücher finden. Bestellung zur Aufstockung von Altbeständen wegen großer Nachfrage oder Neubestellung. Katalogisieren der Neuanschaffung. Bereitstellung für die Leser. Einarbeitung in die neue Software planen: Dozenten finden. Termin für die Kursteilnehmer finden. Räumlichkeiten buchen. Einladungen schreiben. Rückmeldungen abwarten. Kurs durchführen Team-Sitzung vorbereiten und einberufen. Weihnachtsgrüße an alle Mitarbeiter versenden. OpenOffice Folie 3 Arbeiten mit Outllok Seite 3

4 Aufgaben auflisten Die Aufgaben werden standardmäßig in Form einer Tabelle aufgelistet. Der Titel und das Fälligkeitsdatum werden angezeigt. Im Lesebereich können weitere Informationen angezeigt werden. OpenOffice Folie 4 Arbeiten mit Outllok Seite 4

5 Standard-Einstellungen Wählen Sie das Menü Extras Optionen aus. Die Registerkarte Einstellungen ist aktiv (im Vordergrund). Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabenoptionen. Folgende Einstellungen sind möglich: Farbkennzeichnung von erledigten und überfälligen Aufgaben. Zugewiesene Aufgaben aktualisieren. Nach Erledigung der Aufgabe wird automatisch ein Bericht gesendet. Erinnerungsmeldung bei Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum. OpenOffice Folie 5 Arbeiten mit Outllok Seite 5

6 Neue Aufgabe erstellen Klicken Sie auf das Symbol Neu Aufgabe. Geben Sie in das Fenster alle wichtigen Informationen zur Erledigung der Aufgabe ein. Klicken Sie auf Speichern und schließen, um die Aufgabe anzulegen. OpenOffice Folie 6 Arbeiten mit Outllok Seite 6

7 Beschreibung der Aufgabe Betreff beschreibt die Aufgabe. Die Bezeichnung sollte selbsterklärend sein. Die Bezeichnung sollte die Wichtigkeit und die Dauer der Aufgabe widerspiegeln. In das Notizfeld werden... Informationen zur Aufgabe abgelegt.... Daten, die für die Erledigung benötigt werden, eingebunden. Aus dem Kombinationsfeld Kontakte können Ansprechpartner für eine Aufgabe ausgewählt werden. Beispiel: Der Kunde benötigt eine Präsentation. Die Informationen zu dem Kunden sind durch das Feld Kontakte ständig präsent und aktuell. Wählen Sie eine passende Kategorie aus der dazugehörigen Liste aus. Mit Hilfe der Kategorien können die Aufgaben sortiert und gruppiert werden. OpenOffice Folie 7 Arbeiten mit Outllok Seite 7

8 Beginn und Fälligkeit einer Aufgabe Beginnt am terminiert eindeutig den Beginn einer Aufgabe. Für die Erledigung der Aufgabe sind Vorarbeiten notwendig, die abgeschlossen sein müssen. Fällig am terminiert das Ende einer Aufgabe. Zu diesem Termin muss die Aufgabe erledigt sein. Zum Beispiel ein Projekt wird beim Kunden vorgestellt. Die Präsentation findet am statt. Mindestens einen Tag vorher sollte die Präsentation fertig sein. Besser ist noch ein Zeitpuffer einzuplanen, falls Schwierigkeiten auftreten. Falls der Endtermin sich verschiebt, verschieben sich eventuell die Anfangstermine anderer Aufgaben. OpenOffice Folie 8 Arbeiten mit Outllok Seite 8

9 Priorität Folgende Prioritäten sind vorhanden: Hoch für sehr dringliche Aufgaben. Normal für Aufgaben die schnellstmöglich abgearbeitet werden sollten. Niedrig für Aufgaben, deren Erledigung verschoben werden kann. Falls andere Prioritäten genutzt werden sollen, muss ein neues Feld angelegt werden. Wählen Sie das Ansicht Anordnen nach Aktuelle Ansicht - Aktuelle Ansicht anpassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Felder... Im Dialogfenster Felder anzeigen klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Feld. Geben Sie ein Namen für das Feld ein. Falls die Bezeichnung vorhanden ist, wird eine Warnmeldung angezeigt. Wählen Sie einen Typ wie zum Beispiel Nummer aus. Legen Sie das Format fest. Die Auswahlmöglichkeiten sind vom Datentyp abhängig. Hier wird ein Format für Ganzzahlen ausgewählt. Schließen Sie das Fenster mit OK. Blenden Sie das neue Feld ein. OpenOffice Folie 9 Arbeiten mit Outllok Seite 9

10 Dateien einfügen Voraussetzung: Die Einfügemarke blinkt im Notizfeld des Dialogfenster [Betreff] - Aufgabe. Wählen Sie das Menü Einfügen Datei. Im Dialogfenster wählen Sie die entsprechende Datei aus. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten der Schaltfläche Einfügen am rechten Rand. Als Text einfügen fügt den Inhalt von Dateien mit den Endungen ".rtf" oder ".txt" in das Notizfeld ein. Als Anlage einfügen erstellt eine Kopie von einer Datei. Die Datei wird als Icon, welches das Anwendungsprogramm symbolisiert, dargestellt. Standardmäßig werden alle Dateien als Anlage eingefügt. Mit einem Doppelklick kann die Datei geöffnet werden. Änderungen an der Originaldatei werden nicht berücksichtigt. Als Hyperlink einfügen stellt eine Verknüpfung zur Datei her. Der Pfad zur Datei wird blau unterstrichen im Notizfeld abgelegt. Mit einem Klick auf dem Link wird die Datei geöffnet. Änderungen an der Datei werden angezeigt. OpenOffice Folie 10 Arbeiten mit Outllok Seite 10

11 Element einfügen Voraussetzung: Die Einfügemarke blinkt im Notizfeld des Dialogfenster [Betreff] - Aufgabe. Wählen Sie das Menü Einfügen Element. Aktivieren Sie den entsprechenden Ordner. Wählen Sie in der Liste Elemente das gewünschte Element aus. Das Element kann mit OK als Anlage oder Text eingefügt werden. OpenOffice Folie 11 Arbeiten mit Outllok Seite 11

12 Kategorien... sortieren Aufgaben nach bestimmten Themen.... fassen Aufgaben und Termine in bestimmte Gruppen zusammen.... ermöglichen die Zusammenfassung von Aufgaben zu einem Projekt.... ermöglichen eine Kennzeichnung der verschiedenen Aufgaben. OpenOffice Folie 12 Arbeiten mit Outllok Seite 12

13 Zuordnung von Kategorien... bei der Erstellung der Aufgabe Klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorien. Wählen Sie eine Kategorie aus oder erstellen Sie eine neue.... nachträglich: Wählen Sie eine Aufgabe aus. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen den Befehl Kategorien aus. OpenOffice Folie 13 Arbeiten mit Outllok Seite 13

14 Kategorie auswählen Klicken Sie auf ein Kästchen links neben dem Listeneintrag. Wenn das Kästchen mit einem Häkchen versehen war, wird dieses entfernt. Die Kategorie ist inaktiv. Wenn das Kästchen leer ist, wird ein Häkchen angezeigt. Der Termin bekommt die Kategorie zugeordnet. Hinweise: Es kann mehr als eine Kategorie ausgewählt werden. Die verschiedenen Kategorien werden durch ein Semikolon getrennt. Mit Hilfe der Kategorien werden Termine zu Gruppen zusammengefasst. Es können zum Beispiele alle Termine zu einem bestimmten Projekt angezeigt werden. OpenOffice Folie 14 Arbeiten mit Outllok Seite 14

15 Neue Kategorien unabhängig von einem Formular Klicken Sie auf Bearbeiten Kategorien. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hauptkategorienliste. Geben Sie im Textfeld eine neue Kategorie ein. Klicken Sie auf Hinzufügen. Die Kategorie wird der Liste hinzugefügt. Die Liste ist alphabetisch sortiert. Mit Hilfe von Löschen wird die markierte Kategorie aus der Liste entfernt. OpenOffice Folie 15 Arbeiten mit Outllok Seite 15

16 Spalten ein- und ausblenden Spalte in der Aufgabenliste ausblenden: Klicken Sie auf die Spalte, die Sie ausblenden möchten. Wählen Sie den Befehl Diese Spalte entfernen im Kontextmenü der Spalte. Die Spalte und die darin enthaltenen Informationen werden nicht angezeigt, sind aber nicht gelöscht. Spalte in der Aufgabenliste einblenden: Klicken Sie auf den Spaltenkopf der Liste. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Feldauswahl. Ziehen Sie eine der Schaltflächen auf den Tabellenkopf. Es wird eine Spalte für die entsprechenden Informationen eingeblendet. OpenOffice Folie 16 Arbeiten mit Outllok Seite 16

17 Spalten formatieren Klicken Sie auf einen Spaltenkopf. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl Spalten formatieren aus. Rechts wird der Name der ausgewählten Spalte angezeigt. Links legen Sie die Art der Daten und eine Bezeichnung für die Spalte fest. Die Ausrichtung des Textes sowie die Breite der Spalte kann angegeben werden. OpenOffice Folie 17 Arbeiten mit Outllok Seite 17

18 Die Reihenfolge der Spalten verändern. Klicken Sie auf einen Spaltenkopf. Ziehen Sie die Spalte mit der Maus an die gewünschte Position. Rote Pfeile am oberen und unteren Rand des Spaltenkopfes zeigen die aktuelle Position an. Sobald Sie Maustaste loslassen, wird die Spalte an die angezeigte Position eingefügt. OpenOffice Folie 18 Arbeiten mit Outllok Seite 18

19 Aufgaben sortieren... nach einer Spalte: Klicken Sie auf den Spaltenkopf. Der eingedrückte Pfeil zeigt die Richtung der Sortierung an. Ein Pfeil nach oben zeigt eine Sortierung von A...Z an. Ein Pfeil nach unten zeigt eine Sortierung von Z...A an.... nach mehreren Spalten: Wählen Sie das Ansicht Anordnen nach Aktuelle Ansicht - Aktuelle Ansicht anpassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sortieren... Sie können bis zu vier Felder für die Sortierung angeben. OpenOffice Folie 19 Arbeiten mit Outllok Seite 19

20 Ansichten auswählen Mit Hilfe von Ansicht Anordnen nach Ansichten im Navigationsbereich anzeigen werden alle vorhandenen Ansichten im Navigationsbereich angezeigt. Wählen Sie eines der Optionsfelder aus,... um die Aufgaben in Form einer Liste anzuzeigen.... um die Aufgaben in Abhängigkeit von Merkmalen in der Liste zu gruppieren und zu filtern. OpenOffice Folie 20 Arbeiten mit Outllok Seite 20

21 Ansichten anpassen Mit Hilfe von Ansicht Anordnen nach Aktuelle Ansicht - Aktuelle Ansicht anpassen wird die aktuelle Ansicht angepasst. OpenOffice Folie 21 Arbeiten mit Outllok Seite 21

22 Erläuterung Welche Informationen sind eingeblendet? Nach welchen Kriterien werden die Aufgaben sortiert und gruppiert? Welche Beschriftung haben die Spalten? Welchen Typ von Informationen stellen Sie dar? Ist die Information links, rechts oder zentriert ausgerichtet? OpenOffice Folie 22 Arbeiten mit Outllok Seite 22

23 Ansichten definieren Wählen Sie Ansicht Anordnen nach Aktuelle Ansicht - Ansichten definieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Im Fenster Neue Ansicht erstellen... geben Sie in das Text einen aussagekräftigen Namen für die Ansicht ein.... wählen Sie aus der Liste die Anzeigeform aus. Zum Beispiel können die Elemente in Form einer Tabelle angezeigt werden.... legen Sie fest, ob die Ansicht für alle Benutzer des öffentlichen Ordners sichtbar ist oder nicht.... klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu übernehmen. Anschließend öffnet sich das Fenster Ansicht anpassen : [Ansicht]. Legen Sie die anzuzeigenden Felder fest. Werden die Elemente sortiert, gruppiert oder nach einen bestimmten Kriterium gefiltert? Inhalt und Spalten formierten. Schließen Sie das Fenster mit OK. Die neue Ansicht mit Hilfe der Schaltfläche Ansicht übernehmen erstellt. OpenOffice Folie 23 Arbeiten mit Outllok Seite 23

24 Daten filtern Wählen Sie den Menübefehl Aktuelle Ansicht anpassen im Navigationsbereich. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern... Registerkarte Aufgaben: Stichwörter in den Feldern Betreff oder Notizen werden für die Filterung genutzt. Eine Adresse aus Kontakte wird als Filter genutzt. Der Status der Aufgabe oder eine Zeitangabe wird für die Datenfilterung genutzt. Registerkarte Weitere Optionen: Die Daten werden nach bestimmten Kategorien gefiltert. Die Daten werden nach bestimmten Merkmalen wie zum Beispiel die Farbe der Kennzeichnung oder der Priorität gefiltert. Die Registerkarte Erweitert und SQL erlauben das Schreiben von Filtern. OpenOffice Folie 24 Arbeiten mit Outllok Seite 24

25 Mit Hilfe der Ansicht Daten gruppieren Wählen Sie den Menübefehl Aktuelle Ansicht anpassen im Navigationsbereich. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppieren... Wählen Sie bis zu vier Gruppierungsebenen aus. Mit Hilfe der Gruppierung werden Aufgaben zu verschiedenen Gruppen zusammengefasst. OpenOffice Folie 25 Arbeiten mit Outllok Seite 25

26 Gruppieren nach Aufgabe Fällig am Priorität Erstellen einer Präsentation Hoch Neujahrsgrüße Normal Teamsitzung vorbereiten Normal Teilnehmer zu einer Konferenz einladen Hoch Programm für eine Konferenz fertigstellen Hoch Urlaubsvertretung Besprechung Niedrig Nicht Gruppiert Aufgabe Fällig am Priorität Erstellen einer Präsentation Hoch Urlaubsvertretung Besprechung Niedrig Teamsitzung vorbereiten Normal Teilnehmer zu einer Konferenz einladen Hoch Programm für eine Konferenz fertigstellen Hoch Neujahrsgrüße Normal Gruppiert nach der Fälligkeit OpenOffice Folie 26 Arbeiten mit Outllok Seite 26

27 Gruppieren nach Aufgabe Fällig am Priorität Erstellen einer Präsentation Hoch Urlaubsvertretung Besprechung Niedrig Teamsitzung vorbereiten Normal Teilnehmer zu einer Konferenz einladen Hoch Programm für eine Konferenz fertigstellen Hoch Neujahrsgrüße Normal Gruppiert nach der Fälligkeit Aufgabe Fällig am Priorität Erstellen einer Präsentation Hoch Teilnehmer zu einer Konferenz einladen Hoch Teamsitzung vorbereiten Normal Urlaubsvertretung Besprechung Niedrig Programm für eine Konferenz fertigstellen Hoch Neujahrsgrüße Normal Gruppiert nach der Fälligkeit und der Priorität OpenOffice Folie 27 Arbeiten mit Outllok Seite 27

28 Gruppierfeld nutzen Klicken Sie mit der rechten Maus auf eine freie Stelle im Spaltenkopf. Wählen Sie den Befehl Gruppierfeld aus. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste werden die gewünschten Spaltenköpfe in das Gruppierfeld gezogen. Die Aufgaben werden in Abhängigkeit der Angaben im Gruppierfeld zusammengefasst. OpenOffice Folie 28 Arbeiten mit Outllok Seite 28

29 Gruppierung im Gruppierfeld entfernen Ziehen Sie mit gedrückt gehaltener Maustaste einen Spaltenkopf aus dem Gruppierfeld. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird die Gruppierung aufgehoben. OpenOffice Folie 29 Arbeiten mit Outllok Seite 29

30 Betreff ändern Blenden Sie den Spaltenkopf Betreff ein. Klicken Sie in die Zeile Betreff, die geändert werden soll. Es wird die Einfügemarke eingeblendet. Markieren Sie den Text und ändern diesen. Drücken Sie <RETURN>, um die Änderung zu speichern. OpenOffice Folie 30 Arbeiten mit Outllok Seite 30

31 Fälligkeitsdatum ändern Blenden Sie den Spaltenkopf Fällig am ein. Es wird die Einfügemarke angezeigt, um ein Datum anzugeben. Mit Hilfe des Pfeils nach unten wird der Datumsnavigator geöffnet. Wählen Sie ein Datum aus. Wenn Sie das Feld verlassen, wird die Änderung automatisch übernommen. OpenOffice Folie 31 Arbeiten mit Outllok Seite 31

32 ... erledigt Teilweise erledigt: Klicken Sie doppelt auf eine Aufgabe, um diese zu öffnen. In dem Feld & erledigt geben Sie eine Ganzzahl größer Null ein. Mit Hilfe des Feldes kann der Status der Aufgabe näher spezifiziert werden. Eine Aufgabe kann in Bearbeitung sein oder aufgrund von fehlenden Informationen zurückgestellt werden. Mit Hilfe des Menüs Aktionen Statusbericht senden kann ein Bericht an den Projektleiter etc. versandt werden. Vollständig erledigt: Der Spaltenkopf Erledigt ist ist eingeblendet. Klicken Sie auf das passende leere Kontrollkästchen. In das angeklickte Kontrollkästchen wird ein Häkchen gesetzt und die Aufgabe durchgestrichen. Die Aufgabe wird aber nicht gelöscht. OpenOffice Folie 32 Arbeiten mit Outllok Seite 32

33 Immer wiederkehrende Aufgaben Klicken Sie auf das Symbol Neu Aufgabe. Geben Sie in das Fenster alle wichtigen Informationen ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Serientyp. Die Aufgabe kann in Abhängigkeit eines Intervalls neu erstellt werden. Es wird eine neue Aufgabe erstellt, sobald die vorherige erledigt ist. Ein Anfangs- und Enddatum kann für die Serie festgelegt werden. Klicken Sie auf Speichern und schließen, um die Aufgabe anzulegen. OpenOffice Folie 33 Arbeiten mit Outllok Seite 33

34 Aufgabe innerhalb einer Serie überspringen Klicken Sie doppelt auf die gewünschte Aufgaben-Serie. Geben Sie im Feld Fällig am, das Datum für das Element ein, welches Sie überspringen möchten. Klicken Sie anschließend auf Aktionen Aufgabe dieser Serie überspringen. Die ausgewählte Aufgabe wird als erledigt gekennzeichnet. OpenOffice Folie 34 Arbeiten mit Outllok Seite 34

35 Termine und Aufgaben Markieren Sie eine Aufgabe und ziehen diese auf die Schaltfläche Kalender. Die Aufgabe wird automatisch als neuer Termin behandelt und in den Kalender eingetragen. Markieren Sie ein Termin im Kalender und ziehen diese auf die Schaltfläche Aufgaben. Der Termin wird automatisch als neue Aufgabe dargestellt und kann angepasst werden. OpenOffice Folie 35 Arbeiten mit Outllok Seite 35

36 Aufgaben delegieren Klicken Sie auf das Symbol Neu Aufgabenanfrage. Geben Sie in das Fenster alle wichtigen Informationen ein. Mit Hilfe der Schaltfläche An wählen Sie eine Person aus. Die Aufgabe wird an diese Person delegiert. Geben Sie ein Betreff ein, um die Aufgabe zu spezifizieren. Klicken Sie auf Speichern und schließen, um die Aufgabe zu versenden. OpenOffice Folie 36 Arbeiten mit Outllok Seite 36

37 Statusberichte Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern. Es wird eine Kopie der delegierten Aufgabe in der Liste gespeichert. Es werden dort Nachrichten über den Status der Aufgabe gespeichert. Voraussetzung: Die Nachricht wird an eine Person delegiert. Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist. Falls die Aufgabe erledigt ist, wird automatisch eine Nachricht versandt. OpenOffice Folie 37 Arbeiten mit Outllok Seite 37

38 Bestehende Aufgaben delegieren Wählen Sie eine Aufgabe in der Liste aus, die nicht delegiert ist. Wählen Sie im Kontextmenü der Abfrage den Befehl Aufgabe zuordnen. Geben Sie in das sich öffnende Fenster alle wichtigen Informationen ein. Mit Hilfe der Schaltfläche An wählen Sie eine Person aus. Die Aufgabe wird an diese Person delegiert. Geben Sie ein Betreff ein, um die Aufgabe zu spezifizieren. Klicken Sie auf Speichern und schließen, um die Aufgabe zu versenden. OpenOffice Folie 38 Arbeiten mit Outllok Seite 38

39 Aufgabe empfangen Die Aufgabe wird im Posteingang abgelegt. Der Lesebereich ist eingeblendet. Mit Hilfe der Schaltfläche Zusagen wird die Aufgabe übernommen. Eine entsprechende Nachricht wird an den Empfänger gesendet. Die wird automatisch in die Aufgabenliste übernommen. Ablehnen wird die Übertragung der Aufgabe nicht akzeptiert. Mit Hilfe der Option Antwort vor dem Senden bearbeiten, kann ein Erläuterung hinzugefügt werden. OpenOffice Folie 39 Arbeiten mit Outllok Seite 39

40 Der Eigentümer einer Aufgabe... kann die Aufgabe verändern und löschen.... kann die Aufgabe aktualisieren. Alle Kopien der Aufgabe werden automatisch aktualisiert. Ausnahme: Die Aufgabe wurde an mehrere Personen delegiert.... erledigt diese Aufgabe vollständig und ein Statusbericht wird an alle früheren Eigentümer versendet.... kann die übertragene Aufgabe löschen. Falls die Aufgabe nicht erledigt ist, kann die Aufgabe... nachträglich abgelehnt werden.... als erledigt markiert werden und dann gelöscht werden.... nur gelöscht werden. OpenOffice Folie 40 Arbeiten mit Outllok Seite 40