Social Business Vendor Benchmark 2015 Softwareanbieter und Dienstleister im Vergleich

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1 Social Business Vendor Benchmark 2015 Softwareanbieter und Dienstleister im Vergleich Social Business Vendor Report Executive Summary des Social Business Vendor Benchmark 2015 für Alfresco Software Inc. Autor: Heiko Henkes

2 Vorwort Die Digitalisierungswelle der Internetökonomie betrifft die gesamte Wertschöpfungskette der Informations- und Kommunikationstechnologie und bringt Informationen und Inhalte aus unterschiedlichen Systemen in hybriden Umgebungen zusammen. Doch leider sind die meisten Software Tools nicht dafür gerüstet, Anwender bei ihrer Transformation hin zu bahnbrechenden neuen Geschäftsmodellen mit kundenzentrischen Produkten zu unterstützen, die Feedback in Echtzeit ermöglichen und die Lieferkette integrieren, so dass Innovationen auf horizontaler Ebene abteilungsübergreifend getrieben werden können. Das Teilen bzw. die gemeinsame Nutzung von Informationen, insbesondere von kontextbezogenen digitalen Inhalten, hat sich zu einer erfolgsentscheidenden Komponente von Go-to-Market- Modellen entwickelt und bildet inzwischen die Grundlage für die Effizienz und Innovationsfähigkeit von Unternehmen. Das Management digitaler Identitäten wird für die Entscheidungsfindung immer wichtiger und ist Voraussetzung für die Einhaltung entsprechender Vorgaben und Richtlinien in digitalen Prozesswelten. Um im Kontext von kollaborativen Aufgaben diese Richtlinienkonformität auf Prozess- und Dateiebene zu gewährleisten, verlassen sich Unternehmen oft auf moderne ECM- Plattformen, die für eine hohe Prozesseffizienz und die Integration mit komplexen und heterogenen Unternehmensstrukturen sorgen. Aufgrund der hohen Komplexität dieser Lösungen sowie des Kostendrucks und Mangels an erforderlichem Know-how ist allerdings in Unternehmen auch ein alarmierender Trend hin zur Nutzung von kostenlosen Filesharing-Diensten zu beobachten, die eigentlich für Privatanwender und nicht für den Unternehmenseinsatz gedacht sind bietet Alfresco eine exzellente Lösung bzw. Plattform, um diese digitalen und Social Business Anforderungen entsprechend zu adressieren. Als führender Anbieter - der auf offene Standards setzt - ist Alfresco eine Alternative zu vielen anderen Lösungen im Markt. Sowohl im Hinblick auf die Kern-ECM-Funktionalität als auch im Bereich Filesharing, aber auch unter Usability- und Mobilitäts-Aspekten bietet Alfresco sicherlich eine wettbewerbsfähige Lösung, die geräte- und unternehmensübergreifend durchgängige Konsistenz gewährleistet. Kassel, 22. Januar 2015 Heiko Henkes Manager Advisor Experton Group AG Seite 2

3 Social Collaboration File Sharing Der Datei- bzw. Content-Austausch im täglichen Arbeitsleben nimmt eine immer bedeutendere Rolle ein. Dies gilt sowohl für die private als auch die professionelle Nutzung von Filesharing-Diensten. Heutzutage werden alle Formen von Datei- Formaten genutzt, gespeichert und vor allem mehr denn je mit externen Partnern und auch Kunden geteilt. Es spielt dabei prinzipiell kaum eine Analyst Statement Heiko Henkes, Manager Advisor Social Filesharing bedeutet extensives Content Sharing und beruht gerade im professionellen Umfeld häufig auf der Weiterentwicklung von DMS-/ECM- Anbietern; sie erweitern ihre Lösungen um entsprechende Collaboration-Funktionen, um interne wie auch externe Anforderungen der digitalisierten Internetökonomie adressieren zu können. Rolle, um welches Format es sich handelt. Unternehmen, die neue Filesharing-Modelle beispielsweise Social ECM Systeme strukturiert, integriert und richtlinienkonform zum Einsatz bringen, profitieren von höheren Geschwindigkeiten bei gleichzeitigen Kosteneinsparungen; damit schaffen sie sich einen größeren Spielraum und das benötigte Geld, um Innovationen voranzutreiben und sich eine Führungsrolle bzw. entsprechende Wettbewerbsvorteile im Markt zu sichern. Im Umfeld von Social Filesharing ist eine Shared"-Infrastruktur auf internen oder externen Storage- Ressourcen eine Grundvoraussetzung, um heutigen Anforderungen hinsichtlich des einfachen Zugriffs von jedem Endgerät zu jeder Zeit und bestenfalls von jedem Ort aus gerecht zu werden. Ein Trend, der sich in diesem Segment abzeichnet, ist beispielsweise auch das Hinzuziehen eines Web- Frontends, um enterprise-konforme DMS-/ECM-Lösungen zu erweitern bzw. diese um solche Collaboration-Features zu erweitern. Neben den Örtlichkeiten der Datenspeicherung, den SLAs sowie Backup- und Recovery-Konzepten, müssen diese Systeme zwangsläufig skalieren, unabhängig ob kleine oder große Dateien gespeichert, gelöscht, verschoben oder geteilt werden. Darüber hinaus spielt ein ausgewogenes Speicherkontingent pro User und das leichte Bereitstellen von zusätzlichen Ressourcen eine Experton Group AG Seite 3

4 wichtige Rolle. Hinzu kommt noch die steigende Notwendigkeit, Active Directory-Rollen bzw. - Rechte von Usern übertragen zu können oder Identity-Management-Lösungen zu integrieren. Gerade im Business-Kontext spielt also die Administration inkl. des Rechtemanagements zur sicheren, aber auch unkomplizierten Freigabe von Dateien mit in das Bewertungsschema hinein. Diese Funktionen werden Anwendern über entsprechende Dashboards zur Verfügung gestellt, durch die bestenfalls - jeglicher Zugriff nachvollzogen bzw. gesteuert werden kann. Je nach Angebot differenziert sich dies weiter hinsichtlich der Integration vorhandener Ressourcen zum Einrichten gemeinsam genutzter Storage Pools und eines Dateiversionsverlaufs. Ebenso ist das Tagging von Content von Relevanz, um Informationen respektive Wissen in der herkömmlichen Ansicht von Dateisystemen besser einbinden zu können, so dass Daten wertschöpfend genutzt und die Informationssuche qualitativ verbessert werden kann. Die Provider unterscheiden sich deutlich im Funktionsangebot und auch in der automatisierten Steuerung der infrastrukturbezogenen Implementierungs-, Wartungs- und Serviceprozesse. Social Filesharing bedingt stets ein gewisses Maß an Unkompliziertheit alles andere wäre nicht zeitgemäß und würde in die Rubrik (Online) Storage bzw. Cloud-Speicher fallen. Einige Anbieter zeigen sich kreativ und greifen den Trend zur Digitalisierung in den gegenüber Kunden gezeigten Use Cases auf. Zentrale Bewertungskriterien der Social Collaboration Filesharing Anbieter waren: Dateisharing im internen und externen Netzwerk (extern auch Datenräume) Gleichzeitiges Arbeiten bzw. Diskutieren rund um Content bzw. Files Individuelles Betriebsmodell (On-Premise und Cloud) Gruppen-Funktion inkl. Benachrichtigung über Dateiveränderungen von Teammitgliedern Administrationstools: Kontingentmanagement/ Aktivitätscheck/ angebun dene Geräte/ Log- Historie/ Datenarchivierung Experton Group AG Seite 4

5 Übernahme von Rollen- und Rechtevergaben aus dem Active Directory Dateiversionsverlauf und Verschlüsselung (SSL/VPN) Apps und Applikationen mit Sync-Optionen auf gängigen Plattformen API zur Integration in andere Applikationen oder ein DMS sowie Einbindung weiterer Datenquellen aus ECM/DMS-Ressourcen Von 19 bewerteten Anbietern dieser Kategorie platzierten sich insgesamt fünf Anbieter im Leader- Quadranten. Die Anbieterlandschaft ist von unterschiedlicher Natur, so dass darin Anbieter aus dem Consumer-Segment genauso auftauchen wie alte Business-Hasen aus dem DMS- bzw. ECM- Segment. Die Experton Group untersuchte in dieser Studie offiziell legitimierte und unter Compliance-Vorschriften eingesetzte IT-Lösungen für das Social Filesharing. Experton Group AG Seite 5

6 Bewertung Alfresco Das Unternehmen Alfresco ist über den Globus verteilt und unterhält Partnerschaften in EMEA, DACH und Nord- sowie Südamerika. Im Vergleich zum Social Business Vendor Benchmark 2013 wurde die Partnerlandschaft erheblich ausgebaut, was zur hohen Wettbewerbsstärke beitrug. Der Open-Source-Background hilft Alfresco in puncto Kosten und auch in puncto Content Management Interoperability Services (CMIS), die zur Integration von anderen CMIS-gestützten Client-Anwendungen und von Produkten von Drittanbietern wie bspw. IBM (Lotus Notes), Google (Google Docs), Jive und vielen weiteren Anbietern dienlich sind. Sehr positiv sind die Offenheit der Lösung und die APIs, um fertige Integrationen mit SAP und salesforce.com-angeboten im Bereich ERP/CRM bieten zu können. Alfresco hat sein Preismodell flexibilisiert und modernisiert und Abbilung 1 Social Collaboration Filesharing Market Insight Quadrant Experton Group AG Seite 6

7 rechnet nun nutzerbasiert ab. Mehrere Millionen Nutzer verwenden die Software aktuell weltweit. Alfresco bietet eine hybride ECM-Lösung, die aus der Kombination einer On-Premise-Installation mit einem sicheren Cloud-Netzwerk besteht. Kunden profitieren von einfacherem Sharing, ohne die Kontrolle aus der Hand geben zu müssen. Für eine Analyst Statement Heiko Henkes, Manager Advisor Alfresco entwickelt schnell hohe Maturity und ändert das Support- Modell für Großkunden, um ihnen die benötigte Orientierungshilfe bieten zu können. höhere Produktivität der Anwender sorgt die schlüsselfertige Integration mit OpenOffice bzw. Microsoft Office; sicherer Zugriff bzw. Sharing ist sowohl stationär als auch mobil gewährleistet. Die Lösung schlägt - über das Dokumenten- bzw. Filesharing-Angebot hinaus - mit einem Workflow Management für die Verwaltung von Geschäftsprozessen eine ebenfalls wichtige Richtung ein. Hierbei wird neben integrierter Projektorganisation besonderer Wert auf Compliance-Richtlinien und die Integration von Sicherheitssystemen gelegt, um die erforderliche Einhaltung von Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten. Die Lösung bietet also sehr viel mehr als bloße Document- oder Filesharing-Funktionalität. Demnach eignet sich Alfresco für komplexe Content- Sharing-Szenarien mit Social-ECM-Charakter und ist in der Lage, den heute geforderten Content- Austausch mit externen Parteien über Unternehmensgrenzen hinweg zu ermöglichen. Alle übertragenen Daten werden permanent auf Smartphones und Tablets verschlüsselt Alfresco gewährleistet also sicheres Sharing auf mobilen Endgeräten bei gleichzeitigiger, sehr hoher Benutzerfreundlichkeit. Experton Group AG Seite 7

8 Über Alfresco Alfresco bietet moderne Enterprise Content Management (ECM) und Business Process Management (BPM) Software auf Basis von offenen Standards. Damit können Unternehmen das Potenzial ihrer geschäftskritischen Inhalte und Prozesse voll ausschöpfen und eine effektive Zusammenarbeit gewährleisten - sowohl in der Cloud als auch in mobilen, hybriden und On-Premise-Umgebungen. Aktuell nutzen über 1800 Kunden die hybride Enterprise- Plattform von Alfresco, um mit mehr als 11 Millionen Anwendern über 7 Milliarden Dokumente zu verwalten. Über Experton Group Die Experton Group ist ein führendes IT-Research- und Beratungsunter nehmen. Mit europaweit 30 erfahrenen Analysten unterstützen wir mittelständische und große Unternehmen bei der strategischen Planung und Umsetzung ihrer IT-Strategien. Die Experton Group ist in Deutschland an den Standorten München und Kassel vertreten. Weitere Informationen über unsere Research unter: https://twitter.com/expertongroup Experton Group AG Seite 8

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