DokMan. Was ihr wollt

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1 DokMan Oder Was ihr wollt Ulrike Krause, Leiterin der Wissenschaftlichen Zentralbibliothek AGMB-Tagung, Jena 2006

2 Die Schering AG Global agierendes Pharmaunternehmen Gynäkologie und Andrologie Onkologie Diagnostische Bildgebung Spezial-Therapeutika Headquarter und größter Forschungsstandort in Berlin ca Mitarbeiter in F&E weltweit 7 F&E-Standorte page 2

3 ISL-Information Services and Library Gehört zu Corporate Information (UF Forschung) Schwerpunkte: Bibliothek Informationsmanagement Versorgt alle MA in F&E mit maßgeschneiderten Informationen: Recherchen Literatur (Volltexte) Newsroom Intranet-Angebote (Suchmaschine). page 3

4 WZB-Wissenschaftliche ZentralBibliothek Präsenzbibliothek in Berlin: Journals 800 Bücher Sondersammlungen (Schering Publikationen, Kongressliteratur) Virtuelle Bibliothek: E-Journals >2.000 E-Books 50 etoc-service Patentvolltexte Normen (DIN, ISO, etc.) Marktforschungsberichte Diverse Nachschlagewerke Document Delivery Einkauf von Information (gedruckt und elektronisch) page 4

5 Document Delivery Beschaffung von: Aufsatzkopien Patentvolltexte Buchteilkopien Buchleihen etc. 70% aus eigenen Beständen innerhalb von 24 Stunden 30% extern eingekauft (1-3 Werktage) Zentrale Kostenverwaltung Lieferung elektronisch, PDF-Files per Service hat hohe Akzeptanz page 5

6 Document Delivery Formulare im Intranet Lotus Notes: mail.isl Vorlagen Lotus Notes: DokMan Externer Lieferanten ZBMed-Köln Jobnummer! Buchscanner Digital Sender Lotus Notes: mail.isl Lieferungen page 6

7 Document Delivery Anspruch der Kunden: Geschwindigkeit Zuverlässigkeit / Transparenz Kopienqualität Personalisierter Service Vorgaben für ein Bestellverwaltungssystem: Optimale Unterstützung der Arbeitsabläufe Skalierbarkeit des Systems Sicherstellen, dass kein Auftrag verloren geht Wiedervorlage-Option Die Möglichkeit flexibel auf Kundenwünsche eingehen zu können Möglichkeit für statistische Auswertungen page 7

8 DokMan Bestellverwaltungssystem: Notes Datenbank (inkl. Volltextsuche!) Darstellung aller Bestellungen und ihrer jeweiligen Stati in unterschiedlichen Ansichten Eigenentwicklung (seit 2000) Arbeitsinstrument für alle DocDel Mitarbeiter page 8

9 DokMan page 9

10 DokMan page 10

11 DokMan Oberflächen sind standardisiert Per Mouse-Klick werden mehrere Aktionen ausgelöst Standardanfragen werden zügig bearbeitet Sonderanfragen können flexibel bearbeitet werden page 11

12 Schnittstellen Zitat Folien Frau Dr. Schneider ZBMed-Köln: Bestellung per Bestellformular Vorteil: Einfach oder automatisiert Bestellung per Übergabe von CGI-Parametern (openurl) Vorteil: Bestellung aus eigener Anwendung Bestellung per Webservice Vorteil: Alles aus eigener Anwendung page 12

13 Schnittstellen Bestellung per Bestellformular: War vorhanden Zeitintensiv Fehlerquelle Bestellung per Übergabe von CGI-Parametern (openurl) Erzeugung des Subito-Formates war nötig Einführung des Linking-Tools Linksolver Mai 2006 Bestellung per Webservice Höherer Aufwand bei der Implementierung vermutet page 13

14 Schnittstellen Bestellung per Bestellformular: War vorhanden Zeitintensiv Fehlerquelle Bestellung per Übergabe von CGI-Parametern (openurl) Erzeugung des Subito-Formates war nötig Einführung des Linking-Tools Linksolver Mai 2006 Bestellung per Webservice Höherer Aufwand bei der Implementierung vermutet page 14

15 Schnittstellen Kunden bestellen aus: PubMed Trip-DB Word-Dokumenten STN DataStar OVID LinkSolver : E-Journal Bestellung im DocDel DokMan: Eigene Bestände Externe Bestellung Schnittstelle openurl ZBMed: Standard Eilt Supereilt Fullservice page 15

16 Schnittstellen Kunden bestellen aus: PubMed Trip-DB Word-Dokumenten STN DataStar OVID LinkSolver : E-Journal Bestellung im DocDel DokMan: Eigene Bestände Externe Bestellung "OpenForm&issn= &volume=162&issue=6-7&spage=735&pages=735-40&date=2006&Li_YR=2006&Li_AU=Brochet xxx Brochet B&Li_SO=Revue Neurologique 2006, Vol: 162 (6-7), P: 735 xxx , ISSN: xxx &Li_TI=][Reduction of injection site reactions in multiple sclerosis (MS) patients newly started on interferon beta 1b therapy with two different devices.&journal=revue Neurologique&Li_ISL=[Entrez:PubMed: ] " page 16

17 Schnittstellen page 17

18 Schnittstellen DokMan: Eigene Bestände Externe Bestellung ZBMed: Standard Eilt Supereilt Fullservice 0Neurologique&issn= &volume=162&issue=6-7&pages=735-40&date=2006&au=Brochet%20xxx%20Brochet%20B&atitle=%5 D%5BReduction%20of%20injection%20site%20reactions%20in% 20multiple%20sclerosis%20%28MS%29%20patients%20newly% 20started%20on%20interferon%20beta%201b%20therapy%20wit h%20two%20different%20devices%2e&prio=normal&weg= & sign=ui%20ii%20zs.45&note=26%2e07%2e195%2eb%20achtu ng%20test%2c%20bitte%20stornieren%21 page 18

19 Schnittstellen OVID LinkSolver : E-Journal Bestellung im DocDel "OpenForm&issn= &volume=162&issue=6-7&spage=735&pages=735-40&date=2006&Li_YR=2006&Li_AU=Brochet xxx Brochet B&Li_SO=Revue Neurologique 2006, Vol: 162 (6-7), P: 735 xxx , ISSN: xxx &Li_TI=][Reduction of injection site reactions in multiple sclerosis (MS) patients newly started on interferon beta 1b therapy with two different devices.&journal=revue Neurologique&Li_ISL=[Entrez:PubMed: ] " ZBMed: Standard Eilt Supereilt Fullservice %20in%20multiple%20sclerosis%20%28MS%29%20patients%20newly%20started%20on%20interferon%20beta%201b% 20therapy%20with%20two%20different%20devices%2E&prio=normal&weg= &sign=Ui%20II%20Zs.45&note=26%2E 07%2E195%2Eb%20Achtung%20Test%2C%20bitte%20stornieren%21 page 19

20 Zusammenfassung Positiv: Die Schnittstelle läuft stabil Für jede Bestellung eine Zeitersparnis Bei der Datenübertragung geringere Fehlerquote Room for Improvement : Umlaute im Source-Feld Sourcefeld bei Datensätzen zu Büchern und Tagungen Begrenzte Linklänge bei Übertragung aus Word Liste der ZBMed ergänzen Übertragung der Signaturangaben bei mehreren Signaturen page 20

21 Zusammenfassung Implementierung der Schnittstelle in wenigen Tagen Gute Unterstützung durch die MA der ZBMed Mit wenig Aufwand gravierende Optimierung der Arbeitsabläufe Ein Danke schön!!!! an: Herr Lackhoff, Herr Schuh, Herr Zimmermann, Frau Dr. Schneider Frau Woschnik, Herr Pupkes, Frau Winkler page 21

22 DokMan Oder Was ihr wollt Ulrike Krause, Leiterin der Wissenschaftlichen Zentralbibliothek AGMB-Tagung, Jena 2006

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