PERFEKTION IM DETAIL. FinanceSuite PAYMENT MANAGEMENT

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3 3 FINANCESUITE PAYMENT MANAGEMENT MACHEN SIE IHREN ZAHLUNGSVERKEHR UND IHRE BANKENKOMMUNIKATION SICHERER, SCHNELLER UND KOSTENGÜNSTIGER DIREKT IN SAP! Payment Management ist ein Modul der Hanse Orga FinanceSuite, einer SAP-zertifizierten, professionellen Software-Familie für Ihr Finanz- und Rechnungswesen. Die FinanceSuite Payment Management ist vollständig in SAP integriert und bietet Ihnen eine intelligente Lösung für Ihren Zahlungsverkehr und Ihre Bankenkommunikation. Kennen Sie das: Zahlungsaufträge an ihre Kreditoren werden von unterschiedlichen Konten und Hausbanken gezahlt. In jedem E-Banking System der einzelnen Hausbank muss der gleiche Kreditor erfasst und gewartet werden. Die Übertragung der Zahldateien über die unterschiedlichen Systeme ist aufwändig und zeitraubend. All das hält Sie von Ihrer eigentlichen Tätigkeit ab. Die SAP-zertifizierte Hanse Orga FinanceSuite bietet Ihnen hier eine intelligente Lösung: Das Modul Payment Management vereinfacht Ihren gesamten Zahlungsverkehr durch zentral gesteuerte, automatisierte Prozesse und eine Bankenkommunikation direkt aus Ihrem SAP-System heraus. So erreichen Sie eine optimale Datensicherheit und eine deutliche Arbeitsentlastung. Ob Ihr Unternehmen nur eine SAP-Installation nutzt oder ob Sie eine komplexe globale Payment Factory aufbauen möchten das Modul Payment Management bietet Ihnen die gesamte Bandbreite und kann genau auf Ihre Anforderungen angepasst werden. Lernen Sie im Folgenden die leistungsstarken Funktionen des Moduls Payment Management kennen und sprechen Sie uns auf die flexiblen Einsatzmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen an! DAS SAGEN UNSERE KUNDEN Mit der FinanceSuite Payment Management der Hanse Orga AG haben wir eine optimale Zahlungsverkehrslösung gefunden, die den hohen Ansprüchen unserer Unternehmensstruktur gerecht wird. Durch die zuverlässige Zusammenarbeit konnte das Projekt binnen kürzester Zeit zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht werden. Alfons Rediker Leiter Treasury Warsteiner Brauerei Haus Cramer KG

4 4 Manueller Zahlungsverkehr (F111) Maschineller Zahlungsverkehr (F110) Mobiler Systemzugriff FTX (s)ftp Integrierter Workflow Monitoring SWIFT Elektronische Unterschrift EBICS https Integration non-sap Gesellschaften/-Systeme Abruf Kontoauszüge Erreichen Sie eine sichere Bankenkommunikation Die FinanceSuite Payment Management sorgt dafür, dass Ihre Bankenkommunikation sicherer und zuverlässiger wird. Da das Modul in Ihr SAP-System integriert ist und hieraus direkt mit der Bank kommuniziert, gibt es keine Medienbrüche. Die Zahldateien fließen ohne eine Zwischenspeicherung auf dem Unternehmensnetzwerk vom SAP-System zur Bank. So vermeiden Sie Übertragungsfehler und Medienbrüche, und Sie sichern Ihre Zahlungsdateien gegen einen Fremdzugriff von außen. Viele nationale und internationale Standards in der Bankenkommunikation können mit Payment Management umgesetzt werden. Viele international anerkannte Kommunikationswege, wie EBICS (in verschiedenen Ländern), SWIFT, Hostanbindungen, oder FTX können genutzt werden. Im Zuge von SEPA wurde ein einheitlicher europäischer Zahlungsverkehrsraum geschaffen, in dem nun Zahlungen ausschließlich im standardisierten ISO XML- Format durchgeführt werden. Zusehends setzen sich die XML Zahlungsformate auch im internationalen Zahlungsverkehr durch, unterstützt durch die Standardisierungsbemühungen der Initiative CGI MP, an der sich die Hanse Orga AG als aktives Mitglied beteiligt. Mit der FinanceSuite Payment Management, die diese Formate unterstützt, können Kunden schon heute die Vorteile dieser internationalen Formate nutzen: eine einheitliche Kommunikation mit verschiedenen Banken, einheitliche und besser zu automatisierende Prozesse im Konzern, geringere Kosten im Zahlungsverkehr und zügige Abwicklung von Transaktionen selbst bei steigendem Geschäftsvolumen. Als erster Anbieter ermöglicht die Hanse Orga mit der FinanceSuite Payment Management die Übermittlung von Z4-Meldungen gemäß der deutschen Außenwirtschaftsverordnung (AWV) per XML- Anbindung an die Bundesbank. Dafür wird die Z4-Meldung im XML-Format erstellt und aus der Bankenkommunikation der FinanceSuite Payment Management über den automatischen Filetransfer direkt an die Bundesbank gesandt. Auf diese Weise wird die Meldung der Zahlungsausgänge noch weiter vereinfacht und standardisiert.

5 5 Natürlich können über die Bankenkommunikation in der FinanceSuite Payment Management auch Nachrichten von der Bank abgerufen werden, um sie einer weiteren Verarbeitung zuzuführen. So können Sie beispielsweise Transaktionsprotokolle von der Bank abrufen, um eine Statusverfolgung ihrer Zahldateien im Payment Management zu unterstützen. Ebenso können Sie Ihre Kontoinformationen von der Bank erhalten, um sie beispielsweise für eine Weiterverarbeitung im FinanceSuite Account Statement Manager zu verwenden. Dadurch haben Sie jederzeit zuverlässige Daten für ein effektives und flexibles Monitoring verfügbar. VORTEILE BANKENKOMMUNIKATION Keine Medienbrüche Viele nationale und internationale Bankenstandards SWIFT-Anbindung Kontoauszugsverarbeitung Monitoring Sichere Bankenkommunikation Bündeln und optimieren Sie Ihren Zahlungsverkehr Mit der FinanceSuite Payment Management können Sie sämtliche Zahlungen Ihres Unternehmens zentral über Ihr SAP-System durchführen. Dabei können Zahlungen aus verschiedenen SAP-Systemen ebenso wie aus externen non-sap-systemen verarbeitet werden. Eine doppelte Stammdatenverwaltung ihrer Kreditoren- und Debitorenstammdaten entfällt dadurch. So sparen Sie Zeit und machen Ihre Zahlungen deutlich sicherer! Sie können den aktuellen Status Ihres Zahlungsverkehrsprozesses jederzeit überprüfen. Die Software gibt Ihnen automatisiert Rückmeldung über das erfolgreiche Ausführen und Senden von Zahlungen und holt systemgesteuert Statusmeldungen der Banken ein. Anhand einer übersichtlichen Ampellogik können die jeweiligen Status der Aufträge leicht und übersichtlich nachvollzogen und kontrolliert werden. Die FinanceSuite Payment Management unterstützt auch verschiedene Freigabearten. So kann unter anderem zwischen einer fachlichen und einer bankfachlichen Freigabe unterschieden werden. Fallen viele Einzelzahlungen an einen Kreditor an, so können diese im Rahmen einer Zahlungsoptimierung zusammengefasst, in Ihrem FI-System gebucht und in nur einer Zahlung an die Bank versandt werden. Dabei können die jeweiligen Zahldateien aus verschiedenen Zahlungsträgerformaten in neue Zahlungsträgerformate überführt werden. Durch die Bündelung Ihrer Zahlungen reduzieren Sie Ihre Transaktionskosten und vereinheitlichen Ihre Zahlungsprozesse. Das Modul wählt automatisch den optimalen Zahlungsweg anhand von vorgegebenen Kriterien (wie Land der Empfängerbank, Währung, Zahlungsbedingungen). Die Kriterien können Sie jederzeit flexibel anpassen. Dank des hohen Automatisierungsgrades des Moduls Payment Management und der Zentralisierung der Zahlungen verkürzen Sie

6 6 IS-U, FS-CD, HR Validierung Buchung Eingabe/ Freigabe Elektronische Unterschrift Zahlungen/ Zahlläufe Reporting/ Monitoring FINANCESUITE PAYMENT MANAGEMENT Kommunikation Kontoinformationen Download Abruf Optional: Weiterverarbeitung in FinanceSuite AutoBank / Cash & Liquidity Management / Treasury Management etc. Optional: FinanceSuite Account Statement Manager: Konvertierung, Routing, Splitting, etc. Banken die Bearbeitungszeit in Ihrem Unternehmen deutlich und unterstützen somit Ihr Straight-through- Processing. Für Ihre manuellen Zahlungen können Sie die nötigen Angaben direkt aus den Kreditoren-/ Debitoren-Stammdaten nutzen oder einen Empfänger manuell erfassen. Das Authentifizieren Ihrer Zahlungen inklusive der elektronischen Signatur wird innerhalb Ihres SAP-Systems ermöglicht, Zahlungen können so sowohl passwortgestützt, als auch hardwarebasiert unterzeichnet werden. Sie können die Zugriffsrechte und Freigaberegeln für die Zahlungen flexibel festlegen und automatisch anwenden. Dabei können Sie diese beispielsweise nach Betrag, Format, Gesellschaft, Bank, Konto und Art der Zahlungen staffeln und die Freigabe beispielsweise nach dem einfachen oder dem Vier- Augen-Prinzip gestalten. Durch die zentrale Steuerung aller Zahlungen und Kontoauszüge bekommen Sie einen unternehmens- bzw. Konzernweiten Überblick in Echtzeit über alle valutarischen Salden. Alle Zahlungen sind vollständig dokumentiert. Sie gewinnen dadurch umfassende Recherchemöglichkeiten und können die Ergebnisse zu Management Reports zusammenfassen. So haben Sie ein effektives Modul für das Monitoring, das Ihnen die höchste Revisionssicherheit und Übereinstimmung mit regulatorischen Anforderungen, wie SOX (Sarbanes Oxley Act), bietet. Wenn Sie vorher eine Vielzahl von dezentral installierten E-Banking-Systemen beispielsweise in nationalen/internationalen Tochtergesellschaften genutzt haben, so können Sie diese durch die FinanceSuite Payment Management ersetzen. VORTEILE ZAHLUNGSVERKEHR Keine doppelte Benutzerverwaltung Bündelung von Zahlungen Automatisierte Auswahl des optimalen Zahlungsweges Benutzerfreundliche Vorlagen für manuelle Zahlungen Einfaches, sicheres Authentifizieren der Zahlungen Flexible Freigaberegeln Konzernweiter, aktueller Überblick der Salden Dokumentation, Recherche und Monitoring Revisionssicherheit

7 7 Die FinanceSuite als App Mit der Hanse Orga App haben Sie jederzeit und von jedem Ort Zugriff auf Ihre Finanzinformationen. Für die FinanceSuite Payment Management stehen verschiedene Funktionalitäten und Reportings zur Verfügung. So können Sie u. a. Zahlungsträger und/ oder Einzelzahlungen freigeben oder kontrollieren, wann welche Zahldateien an die Bank versandt wurden und ob die Daten fehlerfrei übermittelt wurden. Eine Grafik zeigt Ihnen die Zahlungsmethoden des Tages. Auch die Kontoauszüge können Sie mit der App leicht im Blick behalten. Bei Nutzung der Zahlungsoptimierung können die Anzahl und Beträge getätigter Zahlungen mit der App dargestellt werden. FINANCESUITE FÜR SAP AUTOBANK AUTOMATIC CASH APPLICATION PAYMENT MANAGEMENT CASH & LIQUIDITY MANAGEMENT HR / IS-U / BW / MM FS-CD / CO / SD / FI TREASURY MANAGEMENT WORKING CAPITAL MANAGEMENT ebam Verknüpfen Sie Payment Management mit weiteren Modulen der FinanceSuite und profitieren Sie von den Vorteilen einer umfassenden Lösung: Cash & Liquidity Management, AutoBank Automatic Cash Application, Treasury Management, Working Capital Management und ebam electronic Bank Account Management.

8 8 FINANCESUITE PAYMENT MANAGEMENT DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK: Mit Zugriff auf den SAP-Kreditoren- und Debitorenstamm kann die FinanceSuite Payment Management Zahlläufe und manuelle Zahlungen an die Bank verschicken und entsprechende Buchungen direkt in SAP erzeugen.

9 9 Die FinanceSuite Payment Management bildet alle Abläufe übersichtlich in einem Screen ab. Ein Ampeldesign zeigt den jeweiligen Status an. Sichere weltweite Bankenkommunikation integriert in SAP Einbindung von Non-SAP-Gesellschaften Zentrale Zahlungsverkehrsplattform Unternehmensweites Monitoring in Echtzeit Minimierung von Bankkosten Revisionssicherheit Unterstützung des Straight-through Processings Payment Factory

10 10 Ihr Experte und zuverlässiger Partner: Hanse Orga AG Die 1984 gegründete Hanse Orga AG ist einer der führenden Anbieter von innovativen Softwarelösungen für das Finanz- und Rechnungswesen, speziell innerhalb von SAP. Wir sind offizieller SAP Software Solution and Technology Partner und unsere Produkte sind als FinanceSuite 5.1 von SAP zertifiziert. Wir bei der Hanse Orga AG ver fügen über langjährige Erfahrungen in nationalen und internationalen Märkten. Mit unseren hochqualifizierten Mitarbeitern haben wir so ein einzigartiges betriebswirtschaftliches und technisches Know-how aufgebaut, das wir gerne für Sie zum Einsatz bringen. Vertrauen auch Sie auf unsere kompetenten Lösungen und unser umfassendes SAP-Consulting. Neben den Anwendungen im SAP- Standard können wir auch individuelle, in ABAP programmierte Lösungen für Ihre Kundenwünsche anbieten. Mehr als 500 mittelständische und große Unternehmen weltweit nutzen mittler weile unsere intelligenten Softwarelösungen. Neben unserem Hauptsitz in Hamburg haben wir Niederlassungen in Frankreich, der Schweiz, den Niederlanden und den USA. Unsere zertifizierten Projektmanager helfen Ihnen, die für Ihr Unternehmen optimale Lösung zu finden. Sprechen Sie uns an! Hanse Orga AG Oldesloer Straße Hamburg Deutschland Tel: +49 (0)40 / Fax: +49 (0)40 / Hanse Orga International B.V. Nieuwe Prinsenkade VC Breda Niederlande Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) Hanse Orga Schweiz AG Thurgauerstrasse Zürich Schweiz Tel: +41 (0) Fax: +41 (0) Hanse Orga France S.a.r.l 36 Avenue de la République Issy-les-Moulineaux Frankreich Tel: +33 (0) Fax: +33 (0) Hanse Orga International Corp. 205 N. Michigan Avenue / Suite 4110 Chicago, Illinois USA Tel: +1 (312) Fax: +1 (312) Hanse Orga International B.V Wilds Rents, London, SE1 4QG Vereinigtes Königreich Tel: + 44 (0) Fax: +31 (0)

11 11 HANSE ORGA GROUP EIN GANZHEITLICHER ANSATZ FÜR IHRE FINANZPROZESSE Die Hanse Orga tritt seit 2014 als Gruppe auf und vereint die drei Gesellschaften Hanse Orga AG, cogon GmbH und SymQ GmbH unter einem Dach. Mehr als Kunden profitieren bereits von unseren führenden und spezialisierten Lösungen und Dienstleistungen. Als Hanse Orga Group bieten wir für das Financial Supply Chain Management alles aus einer Hand: spezialisierte SAP Add-ons in Form der Hanse Orga FinanceSuite-Module, innovative und ERP-unabhängige Finanzlösungen der cogon GmbH und kompetente SAP Treasury Beratung durch die SymQ GmbH. Wir sehen uns als ganz- heitlichen Anbieter von modularen Softwarelösungen und spezialisierter SAP-Beratung, mit denen wir unseren Kunden einen besonderen Mehrwert ermöglichen können. Schon seit 1984 entwickeln wir moderne Finanzlösungen immer am Puls der Zeit. Unsere Software wird von Finanzexperten für Finanzexperten geschaffen, denn so profitieren unsere Kunden von technisch und betriebswirtschaftlich durchdachten Lösungen. Gepaart mit hochklassiger Beratung ist dies ein Garant für Best Practice und nachhaltige Qualität. Die integrierten und von SAP zertifizierten Lösungen der Hanse Orga bieten Unternehmen ein sinnvolles Add-on zu vorhandenen SAP-Umgebungen. Damit lassen sich deutliche Effizienzsteigerungen für die Bereiche Zahlungseingangsverarbeitung, Cash Management, Liquiditätsplanung, Treasury Management, Payment Factory und electronic Bank Account Management realisieren. Die cogon GmbH legt bewusst den Fokus auf innovative und ERP-unabhängige Finanzlösungen für Zahlungsverkehr, Kontoauszugsverarbeitung sowie Cash-, Liquidity- und Treasury Management. Flexibilität, ein erweiterbares Leistungsangebot und leichte Integrierbarkeit in bestehende Systeme zeichnen die Lösungen besonders aus. SymQ bietet großen und mittelständischen Unternehmen aller Branchen eine kompetente SAP-Beratung für den Finanz- und Treasury-Bereich. Der Beratungsansatz reicht von Strategieentwicklung und Lösungsdesign über die Implementierung bis hin zur kontinuierlichen Prozessoptimierung in SAP. Copyright 03/2015 Hanse Orga AG. Alle Rechte vorbehalten. SAP und R/3 sind eingetragene Marken der SAP SE.

12 12 Hanse Orga AG Oldesloer Straße Hamburg Deutschland Tel: +49 (0)40 / Fax: +49 (0)40 /

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